Менеджмент якості архівної та бібліотечної справи: до проблеми імплементації міжнародних стандартів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Менеджмент якості архівної та бібліотечної справи: до проблеми імплементації міжнародних стандартів

Тверитникова Олена Євгенівна, доктор історичних наук, професор, професор кафедри інформаційно-вимірювальних технологій і систем Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут»; Салата Галина Володимирівна, доктор історичних наук, доцент, доцент кафедри інформаційних технологій Київського національного університету культури і мистецтв

Мета роботи - аналітичний огляд ступеня гармонізації міжнародних і європейських нормативних документів у галузі архівної та бібліотечної справи, окреслення методологічних підходів впровадження інтегрованої системи якості управління в означених установах. Методологія дослідження базується на використанні загальнонаукових і спеціальних методів наукових досліджень, що забезпечили комплексний характер наукової розвідки. Залучення нормативно-правових документів сприяло застосуванню методів змістовного та порівняльного аналізу, адитивного моделювання, дедукції, індукції, абстрагувавння, структурно-логічної методології, систематизації, узагальнення. Наукова новизна статті полягає в актуалізації питання впровадження інтегрованих систем менеджменту якості у розвиток архівної та бібліотечної справи, що є нагальним в умовах розгортання процесів цифровізації, електронного документообігу, надання електронних послуг.

Наявність систем якості, відповідно до вимог міжнародних стандартів, сприятиме ефективній діяльності окреслених установ, удосконаленню системи якості надання послуг. Висновки. Розглянуто та аргументовано доведено нагальну необхідність імплементації відповідних міжнародних інтегрованих систем управління якістю архівної та бібліотечної справи, а саме: електронний документообіг, організація роботи вебсайтів, керування документаційними процесами, інформаційне забезпечення надання відповідних послуг. Констатовано, що інтеграція міжнародних стандартів менеджменту якості бібліотечної та архівної справи сприятиме доступності задоволення інформаційних потреб користувачів і підвищенню ефективності діяльності означених установ консолідованої інформації.

Ключові слова: стандарт, електронні ресурси, інформація, інформаційні технології, цифровізація, архів, архівна та бібліотечна справа, документ.

Quality management of archival and library studies: towards the problem of implementing international standards

Tverytnykova Olena, Doctor of Historical Sciences, Professor, Department of Information Measuring Technologies and Systems, National Technical University “Kharkiv Polytechnic Institute”; Salata Halyna, Doctor of Historical Sciences, Associate Professor, Department of Information Technology, Kyiv National University of Culture and Arts

The purpose of the study is to provide an analytical review of the degree of harmonisation of international and European regulations in the field of archival and library studies, and to outline methodological approaches to the implementation of an integrated management quality system in these institutions. The research methodology is based on the use of general scientific and special research methods, which ensured the comprehensive nature of scientific research. The involvement of regulatory and legal documents contributed to the use of methods of substantive and comparative analysis, additive modelling, deduction, induction, abstraction, structural and logical methodology, systematisation, and generalisation. The scientific novelty of the article lies in the actualisation of the issue of implementing integrated quality management systems in the development of library and archival studies, which is urgent in the context of the development of digitalisation, electronic document management, and provision of electronic services.

The availability of quality systems in accordance with the requirements of international standards will contribute to the effective operation of these institutions and improve the quality of service provision. Conclusions. In this article, the author examines and argues for the urgent need to implement relevant international integrated quality management systems in the above-mentioned areas, namely, electronic document management, organisation of websites, management of documentary processes, and information support for the rendering of relevant services. It is stated that the integration of international standards of quality management in library and archival studies will facilitate accessibility of information needs of all users and will contribute to the efficiency and operation of these institutions of consolidated information.

Key words: standard, electronic resources, information, information technologies, digitalisation, archive, archival and library work, document.

Актуальність теми дослідження

Трансформаційні процеси в Україні, що відбуваються у ХХІ ст., охопили всі сфери життєдіяльності соціуму, зокрема системи організації архівної та бібліотечної справи як важливі складові загальної документно-інформаційної інфраструктури держави. Завдання зі створення і впровадження дієвої системи електронних ресурсів фондів бібліотечних та архівних установ є надзвичайно актуальними. Цивілізаційний вибір України до євроінтеграції передбачає реформування та різнопланові інновації, зокрема, у сфері технічного регулювання: створення сучасної нормативно-правової бази діяльності означених інформаційних установ, відповідно до вимог міжнародних стандартів.

Нормативно-правові документи - інструментарій уніфікації термінології, ідентифікації об'єктів; чинник удосконалення організаційного процесу архівного та бібліотечного менеджменту, інтеграції українських архівів і бібліотек до світового співтовариства. На часі процес створення дієвих механізмів з надання якісних інформаційних послуг у системі архівного та бібліотечного менеджменту, що вимагає від інформаційних установ проводити менеджмент якості, спрямований на узгодження взаємовідносин між користувачами, персоналом, суспільством. Впровадження інтегрованих систем менеджменту якості є дієвим важелем у питанні конкурентоспроможності та поступового вдосконалення професійної діяльності інформаційної галузі.

Аналіз досліджень і публікацій

Висвітлення аспектів еволюції стандартизації в галузі архівної та бібліотечної справи, організації інформаційно-комунікаційного середовища, цифровізації документних ресурсів є предметом вивчення вітчизняних і зарубіжних науковців. Зокрема, це дослідження розвитку інформаційного середовища національної архівної спадщини та інтеграції світових інтелектуальних ресурсів [1], досвід упровадження новітніх технологій у діяльність Державного архіву Черкаської області [2], проблеми формування нормативно-правової бази забезпечення якості обслуговування, цифровізації архівів [3]. Вагомими для визначення методологічних засад розвитку сучасних технологій у роботі архівів є напрацювання [4], де узагальнено інформацію щодо проведення міжнародних заходів з актуальних проблем архівної справи. Істотно доповнюють аналіз окресленої проблеми питання з вивчення методології теоретичного дослідження архівного бренд-менеджменту як сукупності заходів, спрямованих на формування статусу архіву як культурного, наукового осередку [5], та особливості впровадження міжнародних стандартів в Україні [6]. Вагомим є накопичений досвід розробки та реалізації системи менеджменту якості в діяльність Науково-технічної бібліотеки Національного авіаційного університету [7]. Аналіз наукової літератури щодо визначеної проблеми надає підстави стверджувати, що цілісного дослідження з питання створення багаторівневої інтегрованої системи управління архівними та бібліотечними установами не виявлено.

Мета роботи - аналітичний огляд ступеня гармонізації міжнародних і європейських нормативних документів означеної галузі, окреслення методологічних підходів упровадження інтегрованої системи якості управління в архівних та бібліотечних установах.

Виклад основного матеріалу

Формування нормативно-правової бази в галузі архівної та бібліотечної справи незалежної України розпочалося з ухвалення низки нормативних документів, зокрема Закону України № 3814-XII «Про Національний архівний фонд і архівні установи» (1993), у якому узагальнено термінологічний матеріал, окреслено основні положення щодо формування, обліку, зберігання, використання Національного архівного фонду, прав власності на документи, правові засади функціонування системи архівних установ України, розвитку міжнародного співробітництва тощо. Початок законотворення в галузі бібліотечної справи пов'язаний з етапом відновлення системи національної стандартизації та ухваленням Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» (1995), де були розглянути основні положення державної політики в галузі бібліотечної справи [8].

Система глобальної стандартизації сьогодні торкнулася практично всіх сфер економічного, суспільного життя. Міжнародного аспекту набуває і діяльність з бібліотечної та архівної справи. Стандартизацію діяльності бібліотек, установ з документації та інформації, видавництв, архівів, музейної документації, послуг індексування та реферування й інформатики здійснює технічний комітет ISO/TC 46 «Інформація та документація». Членство України в ISO/TC 46 підтверджено створенням Технічного комітету 144 «Інформація і документація» [6, 55].

Необхідно виокремити ще один важливий етап у розвитку системи української стандартизації: початок його віднесемо до 2 015 р., коли Україна підписала Угоду про асоціацію з Європейським Союзом. Наслідком цього стало припинення дії Міждержавних стандартів - «ГОСТ», що були впроваджені до 1992 р. та відмова від радянської моделі обов'язкової сертифікації на користь європейської системи оцінки відповідності продукції вимогам технічних регламентів; переорієнтація на добровільне застосування стандартів. З огляду на це, нагальними виявилися питання якості роботи архівних та бібліотечних установ, інформаційно-бібліотечного обслуговування, запровадження новітніх технологій і процедур управління, спрямованих на забезпечення якості послуг [9, 34].

Важливу роль у цьому процесі відіграє створення та впровадження інтегрованих систем менеджменту якості, що адаптовані до особливостей функціонування конкретної установи й акумулюють сучасні тенденції розвитку міжнародної стандартизації. Завдання створення інтегрованих систем менеджменту якості в системі українських архівних і бібліотечних установ стає пріоритетним. Формування інтегрованої системи базується на чинних в Україні документах: ДСТУ EN ISO 9001:2018, ISO 9004, ДСТУ ISO/TR 10013:2003. Окремі положення цих нормативних документів присвячені керуванню документацією, оптиміза- ції процесу документування та документообігу, що, безумовно, сприяє ефективній діяльності установ [10].

В Україні діяльність у галузі архівної справи регламентована низкою різнопланових документів. Це ДСТУ 4331:2004. «Правила описування архівних документів (62023), (ISAD (G): 1999, NEQ)» - нееквівалентний стандарт, прийнятий зі значними змінами на основі міжнародного стандарту ISAD; ДСТУ EN ISO 9706:2008 «Інформація та документація. Папір для документів. Вимоги до довговічності (EN ISO 9706:1998, IDT)» - ідентичний за змістом, структурою та викладом; ДСТУ 4423-1 (2):2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1 та Частина 2. Основні положення ^SO 15489-1:2001, MOD)» - модифіковані з незначними відхиленнями; гармонізований стандарт ДСТУ ISO 5127:2018 «Інформація та документація. База та словник термінів (ISO 5127:2017, IDT)». Тобто спостерігається поступова реалізація політики в розвитку архівної справи в Україні, зокрема створення потужних інформаційних ресурсів, спрощення доступу до архівних фондів, підвищення якості послуг.

Специфіка професійної діяльності бібліотек та архівів вимагає залучення комплексу нормативів з опису та збереження архівних документів, керування документаційними процесами, організації діяльності з електронними документами та електронними архівами, бібліотечної статистики, термінології і визначення понять, загальних вимог та правил до бібліографічних описів. Нормування діяльності ґрунтується на стандартах серії 30300 «Інформація та документація. Системи керування документами. Основні положення і словник термінів (ISO 30300:2011, IDT)»; ДСТУ ISO 2789:2016 «Інформація та документація. Міжнародна бібліотечна статистика (ISO 2789:2013, IDT)», ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», ДСТУ 7448:2013 «Інформація і документація. Бібліотечно-інформаційна діяльність. Терміни та визначення понять», ДСТУ 7157:2010 «Інформація та документація. Видання електронні. Основні види та вихідні відомості» тощо. Є чинними в IDT) «Інформація та документація. Вимоги до зберігання архівних та бібліотечних матеріалів», ДСТУ ISO/TR 14873:2018 (ISO/TR 14873:2013, IDT) «Інформація та документація. Статистика та обмеження якості для вебархівування» [11].

До інтегрованої системи менеджменту якості доцільно залучити стандарти ISO SA 8001:2008 та ISO SR 26000, які є нормативними вимогами соціальної відповідальності, знижують ризики порушення соціальних норм і стандартів безпеки та є гігієною професійної діяльності: ДСТУ OHSAS 18001:2010 та ВS ISO 45001:2018, які спрямовані на запобігання травм і шкоди для здоров'я співробітників, гарантування безпечних умов праці, робочих місць.

Важливим для організації діяльності архівного та бібліотечного простору є інтегрування міжнародних стандартів серії ISO/IEC 27000 та гармонізованого ДСТУ ISO/IEC 27001:2015 «Методи захисту системи управління інформаційною безпекою. Вимоги (ISO/IEC 27001:2013; Cor 1:2014, ГОТ)». Застосування такої системи забезпечує захист даних і передбачає ризики неправомірного доступу [12, 46].

Методологія побудови інтегрованої системи менеджменту якості потребує поступового додавання до базової структури інших моделей, тобто об'єднання (одночасного інтегрування) різних систем менеджменту (управління) в єдину схему. Створена інтегрована система якості менеджменту архівних та бібліотечних установ базується на циклічній моделі управління якістю Е. Демінга, принципах «плануй-виконуй-перевіряй-дій» і має бути впроваджена в загальну структуру управління (рис. 1).

Наукова новизна статті полягає в актуалізації питання впровадження інтегрованих систем менеджменту якості в розвиток архівної та бібліотечної справи, що є нагальним в умовах розгортання процесів цифровізації, електронного документообігу, надання електронних послуг. Наявність систем якості, відповідно до вимог міжнародних стандартів, сприятиме ефективній діяльності окреслених установ, удосконаленню системи якості надання послуг.

Рис. 1. Структурно-логічна схема інтегрованої системи менеджменту якості архівних та бібліотечних установ

Висновки

Отже, окреслений аналіз нормативно-правової бази України в галузі архівної та бібліотечної справи засвідчив наявність низки гармонізованих національних стандартів, що є підставою для формування єдиного цифрового простору. Доцільно продовжувати діяльність у цьому напрямі, зокрема у створенні відповідних документів з керування електронним документообігом, організації роботи вебсайтів, керування документаційними процесами, інформаційного забезпечення надання відповідних послуг. Розробка і впровадження інтегрованих систем управління якістю системи як складової загальної системи керування означеної галузі, безумовно, сприятиме доступності користувачів до інформаційних потоків; підвищенню ефективності та конкурентоспроможності діяльності культурних, наукових, освітніх та інформаційних установ, адаптації до ринкових умов.

управління архівний бібліотечний європейський

Список використаних джерел

1. Лотоцька О.П. Аспекти розвитку архівної справи України в умовах глобалізації. Інформація та соціум: матер. VI Міжнар. наук.-практ. конф. Київ, 2021. С. 36-37.

2. Клименко Т.А. Цифровізація процесів архівної справи та діловодства як пріоритет діяльності Державного архіву Черкаської області. Архіви України. 2018. № 5-6 (316-317). С. 22-27.

3. Алєксєєнко А.О., Балишев М.А. Міжнародний круглий стіл «Проблеми інформатизації архівної справи: цифровізація як засіб забезпечення потреб інформаційного суспільства (до 50 -річчя ЦДНТА України)». Архіви України. 2019. № 3. С. 192-202.

4. Бездрабко В., Григор'єв В. Архівний бренд-менеджмент: теоретичні засади та перспективи. Архіви України. 2021. Вип. 2, № 327. С. 7-32.

5. Артеменкова О. Нормативно-правове забезпечення впровадження інформаційних технологій у діяльність архівних установ України. Український журнал з бібліотекознавства та інформаційних наук. 2022. Вип. 10. С. 62-68.

6. Калінічева Г.І., Романовський Р.В. Міжнародні стандарти у сфері архівної справи та керування документаційними процесами: проблеми гармонізації в Україні. Архіви України. 2015. № 4 (298). С. 54-73.

7. Вахнован В., Шкурко О. Впровадження системи менеджменту якості в практику роботи Науково-технічної бібліотеки Національного авіаційного університету. Вісник Книжкової палати. 2009. № 4.С. 10-13.

8. Нормативно-правова база. Державна архівна служба України.

9. Tverytnykova E.E., Drozdova T.V., Demidova Y.E. Environmental management as a component of an integrated management system for gas condensate and oil processing enterprises. Сучасні інформаційні системи. Харків: НТУ «ХПІ», 2020. Т. 4, № 1. С. 33-38.

10. Національний стандарт України. ДСТУ ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015, IDT) «Системи управління якістю. Вимоги». Київ: ДП «УкрНДНЦ». 2016. 22 с.

11. Каталог нормативних документів України онлайн.

12. Tverytnykova E.E., Demidova Y.E., Drozdova T.V. Management system of occupational safety at Ukrainian enterprises: international and european dimension. Сучасні інформаційні системи. Харків: НТУ «ХПІ». 2021. Т. 5, № 1. С. 45-53.

References

1. Lotots'ka O.P. (2021). Aspects of the development of archival affairs of Ukraine in the conditions of globalization. Informatsiya ta sotsium: Materialy VI Mizhnarodnoyi naukovo-praktychnoyi konferentsiyi. Kyiv, 36-37 [in Ukrainian].

2. Klymenko T.A. (2018). Digitization of archival and record-keeping processes as a priority of the State Archive of the Cherkasy region. Arkhivy Ukrayiny, 5-6 (316-317), 22-27 [in Ukrainian].

3. Alyeksyeyenko A.O., Balyshev M.A. (2019). International round table "Problems of informatization of archival matters: digitalization as a means of meeting the needs of the information society (to the 50th anniversary of the National Center for the Study of Ukraine)". Arkhivy Ukrayiny, 3, 192-202 [in Ukrainian].

4. Bezdrabko V., Hryhor"yev V. (2021). Archival brand management: theoretical foundations and perspectives. Arkhivy Ukrayiny, 2 (327), 7-32. [in Ukrainian].

5. Artemenkova O. (2022). Regulatory and legal support for the introduction of information technologies in the activities of archival institutions of Ukraine. Ukrayins'kyy zhurnal z bibliotekoznavstva ta informatsiynykh nauk, 10, 62-68 [in Ukrainian].

6. Kalinicheva H.I., Romanovs'kyy R.V. (2015). International standards in the field of archival affairs and management of documentation processes: problems of harmonization in Ukraine. Arkhivy Ukrayiny, 4 (298), 54-73 [in Ukrainian].

7. Vakhnovan V., Shkurko O. (2009). Implementation of the quality management system in the work practice of the Scientific and Technical Library of the National Aviation University. Visnyk Knyzhkovoyi palaty, 4, 10-13 [in Ukrainian].

8. Regulatory and legal framework. State Archive Service of Ukraine. [in Ukrainian].

9. Tverytnykova E.E., Drozdova T.V., Demidova Y.E. (2020). Environmental management as a component of an integrated management system for gas condensate and oil processing enterprises. S uchasni informatsiyni systemy. Kharkiv, 4 (1), 33-38 [in English].

10. National standard of Ukraine. (2016). DSTU ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015, IDT) «Systemy upravlinnya yakistyu. Vymohy.» Vydannya ofitsiyne. Kyiv, 22 [in Ukrainian]

11. Catalog of normative documents of Ukraine online. [in Ukrainian].

12. Tverytnykova E.E., Demidova Y.E., Drozdova T.V. (2021). Management system of occupational safety at Ukrainian enterprises: international and european dimension. Suchasni informatsiyni systemy. Kharkiv, 5 (1), 45-53 [in English].

Размещено на Allbest.ru