Переваги застосування електронного сховища у процесах формування, ведення та використання страхового фонду документації України

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Науково-дослідний, проектно-конструкторський та технологічний інститут мікрографії (НДІ мікрографії)

Відділ дослідження та розробки інформаційних технологій

Переваги застосування електронного сховища у процесах формування, ведення та використання страхового фонду документації України

Савич А.В., к.т.н., доцент,

Ільїн С.В., завідувач відділу,

Клименко Н.М., інженер-програміст

м. Харків

Анотація

Відповідно до Закону України «Про страховий фонд документації України» страховий фонд документації України повинен забезпечити надійність довгострокового зберігання документації та оперативність забезпечення користувачів документами.

Традиційна технологія виготовлення документів страхового фонду документації забезпечувала «надійність довгострокового зберігання даних», але через певні обмеження мікроплівки, яку використовують як носій даних, не вирішувала питання оперативного забезпечення користувачів документами.

До сучасних технологій, які забезпечують як надійність зберігання, так і оперативність доступу до інформації, належать гібридні технології, що разом із традиційною технологією передбачають використання електронних сховищ даних.

Під час автоматизації процесу побудови мікрофільму при підготовці до мікрофільмування КОМ-системою «SMA 51» було реалізовано можливість формування електронної копії документа страхового фонду документації у вигляді спеціалізованого файла із зображеннями підготовленої до зйомки документації, що створило передумови для побудови у складі Державного реєстру документів страхового фонду документації України сховища електронних копій документів страхового фонду документації для отримання всіх переваг гібридної технології.

Вирішення зазначеного питання потребувало розроблення нової технологічної моделі із формування, ведення та використання страхового фонду документації України, визначення вимог до нової інформаційної одиниці - електронної копії документа страхового фонду документації, розроблення спеціалізованого програмного забезпечення та адаптацію діючої нормативно-технологічної бази до функціонування в умовах існування сховища електронних копій документів страхового фонду документації.

Ключові слова: страховий фонд документації, КОМ-система, електронні копії документів страхового фонду документації, Державний реєстр документів страхового фонду документації України.

Abstract

Application of electronic data warehouse in the processes of formation, maintenance and use of the insurance documentation fund of Ukraine

Savich A.V. Phd in Tech. Sci., ass. professor, director, Scientific-Research; Ilin S.V., Head of the department of research and development of information technologies; Klymenko N.M., Leading software engineer, Project-Design and Technological Institute of Micrography (SRI Micrography), Kharkiv

According to the Law of Ukraine "On the Insurance Fund of Documents of Ukraine", the Insurance Fund of Documents of Ukraine must ensure the reliability of long-term storage of documents and the promptness of providing users with documents.

The traditional technology of producing documents of the insurance documentation fund ensured "reliability of long-term data storage", but due to certain limitations of microfilm used as a data carrier, it did not solve the issue of promptly providing users with documents.

Modern technologies that provide both reliable storage and fast access to information include hybrid technologies, which, along with traditional technology, involve the use of electronic data warehouses.

During the automation of the process of microfilm creation in preparation for microfilming using the COM-system SMA 51, the possibility of creating an electronic copy of a document of the insurance documentary fund in the form of a specialised file with images of the documentation prepared for shooting was implemented. This created the preconditions for building a repository of electronic copies of documents of the insurance documentation fund of Ukraine as part of the State Register of Documents of the Insurance Documentation Fund of Ukraine to obtain all the benefits of hybrid technology.

The solution to this issue required the development of a new technological model for the formation, maintenance and use of the insurance documentary fund of Ukraine, the definition of requirements for a new information unit - an electronic copy of a document of the insurance documentary fund, the development of specialised software and the adaptation of the existing regulatory and technological framework to function in the conditions of the existence of a repository of electronic copies of documents of the insurance documentary fund.

Keywords: insurance documentation fund, KOM system, electronic copies of documents of the insurance documentation fund, State Register of Documents of the Insurance Documentation Fund of Ukraine

Постановка проблеми

Відповідно до [1] Державна система страхового фонду документації (далі - СФД) - це організаційно-правова структура, яка здійснює державну політику та координацію робіт зі створення, формування, ведення та використання СФД України і є сукупністю суб'єктів системи СФД, СФД України, технічних засобів, обслуговуючого їх персоналу, нормативно- правових актів, організаційно-технічних заходів. У свою чергу СФД України - упорядкований банк документів, зафіксованих на мікрографічній плівці чи інших компактних носіях інформації, які прийняті на державний облік і довгострокове надійне зберігання.

Основним недоліком традиційної технології виготовлення документів СФД, яка передбачає запис документації на рулонні або форматні галогенідо-срібні мікроносії (мікроформи) та забезпечує довгострокове зберігання (за деякими оцінками - до 500 років), - неможливість оперативного забезпечення користувачів копіями документів СФД (за певними розрахунками відтворення документації з рулону з 300 кадрів 150 форматів А4х3 може складати до 47 годин). Спрощену модель формування та використання СФД за традиційними технологіями наведено на рис. 1.

Таким чином, не виконуються положення Закону України [1], відповідно до яких бази зберігання СФД України забезпечують накопичення документів СФД, їх облік, ведення та відтворення з метою оперативного забезпечення користувачів документами. Що є суттєвим недоліком, особливо з огляду на те, що відповідно до [1] документ СФД необхідний саме для поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних (відбудовчих), аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідування надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також для збереження культурної спадщини, на випадок утрати або псування оригіналу документа.

Рис. 1. Спрощена модель формування та використання СФД за традиційними технологіями

- застосування електронно-мікрографічної технології запису [2-6], яка передбачає перетворення аналогової інформації з паперових документів і мікрофільмів у цифрову форму шляхом їх сканування, а також перетворення цифрової інформації з електронних носіїв в аналогову форму та комп'ютерний запис її на мікроформи (комп'ютерне мікрофільмування) і паперові носії (цифрове друкування);

- розроблення моделі із формування, ведення та використання СФД України в умовах застосування гібридного підходу для довгострокового зберігання документів, яка має також передбачати міграцію накопичених документів СФД до відповідного сховища їх електронних копій.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. У світі для зберігання документів застосування гібридного підходу є поширеною та сталою технологією, важливі аспекти застосування якої зокрема висвітлені у [2-6]. Однак її ефективне впровадження в Україні потребує розроблення відповідних заходів із адаптації до неї чинної матеріально-технічної та нормативної бази та приведення у відповідність до нових норм СФД України, виготовлених за традиційною технологією у вигляді рулонів мікрофільмів та мікрофіш, що зараз знаходяться на довгостроковому зберіганні.

Мета статті - висвітлення моделі із формування, ведення та використання СФД України в умовах застосування гібридного підходу для довгострокового зберігання документів.

технологічний інформаційний електронний документація страховий фонд

Виклад основного матеріалу

Впровадження нової технологічної моделі у процеси формування, ведення та використання СФД України передбачало:

- визначення вимог до нової інформаційної одиниці сховища електронних копій документів СФД - електронного мікрофільму;

- створення у Державній системі СФД сховища електронних копій документів СФД (далі - Електронне сховище);

- розроблення спеціалізованого програмного забезпечення (далі - ПЗ):

а) ПЗ «Електронне сховище документів СФД - облік»;

б) ПЗ «Електронне сховище документів СФД - відтворення»;

- адаптації діючої нормативно-технологічної бази до функціонування в умовах існування сховища електронних копій документів СФД:

а) розроблення ДСТУ 33.206:2017. «Страховий фонд документації. Електронне сховище копій документів страхового фонду документації. Порядок формування, ведення та використання»;

б) внесення змін у типові технологічні процеси з виготовлення мікрофільмів страхового фонду документації з використанням цифрових технологій, зберігання мікрофільмів страхового фонду документації, відтворення повнорозмірних паперових копій з мікрофільмів СФД з використанням сучасної комп'ютерної техніки тощо.

Це дозволило впровадити у технологічний процесів забезпечення функціонування Державної системи СФД наступні моделі:

- формування електронних мікрофільмів під час виготовлення документів СФД (дивись рис. 2);

- приймання електронних мікрофільмів на зберігання (дивись рис. 3);

- формування електронних мікрофільмів з виготовлених за традиційною технологією документів СФД, що знаходяться на зберіганні (дивись рис. 4);

- відтворення копій документів СФД із застосуванням Електронного сховища (дивись рис. 5).

Ключовими процесами моделі виготовлення електронного мікрофільму спеціальною установою СФД України (відповідно до [1] здійснює виготовлення документів СФД) є:

- побудова електронного мікрофільму за допомогою відповідного ПЗ під час підготовки до мікрофільмування КOM-системою;

- накладання електронного цифрового підпису із застосуванням надійного засобу цифрового підпису, наприклад, ПЗ «ІІТ Користувач ЦСК-1».

Ключовими процесами моделі приймання електронних мікрофільмів на зберігання (дивись рис. 3) є:

- перевірка за допомогою надійного засобу цифрового підпису, наприклад, ПЗ «ІІТ Користувач ЦСК-1», накладеного спеціальною установою СФД України електронного цифрового підпису на електронний мікрофільм перед його відправленням на зберігання;

- закладання Електронного мікрофільму на зберігання в Електронному сховищі. Процес передбачає безпосередньо збереження електронного мікрофільму в сховищі даних, а метаданих - в сховищі інформаційно- пошукових характеристик (далі - ІПХ).

Рис. 2. Модель формування Електронних мікрофільмів під час виготовлення документів СФД

Рис. 3. Модель приймання Електронних мікрофільмів на зберігання

- побудова електронного мікрофільму за допомогою відповідного ПЗ під час підготовки до мікрофільмування КOM-системою;

- збереження в Електронному сховищі електронного мікрофільму. Процес передбачає збереження в сховищі даних цифрових зображень документації та збереження в сховищі ІПХ метаданих електронного мікрофільму.

Рис. 4. Модель формування Електронних мікрофільмів з виготовлених за традиційною технологією документів СФД, що знаходяться на зберіганні

Нарешті, ключовим процесом моделі відтворення копій документів СФД із застосуванням Електронного сховища (дивись рис. 5) є пошук у сховищі ІПХ на підставі відомостей запиту на відтворення за допомогою ПЗ «Електронне сховище документів СФД - облік» певного електронного мікрофільму та підготовка за допомогою ПЗ «Електронне сховище документів СФД - відтворення» (зшивання тощо) електронних копій замікрофільмованої документації.

Рис. 5. Модель відтворення копій документів СФД із застосуванням електронного сховища

Висновки

Впровадження нової технологічної моделі у процеси формування, ведення та використання СФД України дозволило досягти наступного позитивного ефекту:

- забезпечення відповідно до вимог [1] оперативного доступу до закладеної на зберігання документації відповідно до вимог та зменшення часу на відтворення документів СФД з їх електронних копій, які будуть зберігатися в Електронному сховищі;

- підвищення надійності зберігання інформації СФД України за рахунок її резервного копіювання на машинні носії Електронного сховища.

Література

1. Про страховий фонд документації України: Закон України від 22.03.2001 р. №2332-III. Законодавство України.

2. Chapman S., Conway P., Kenney A.R. Digital Imaging and Preservation Microfilm: The Future of the Hybrid Approach for the Preservation of Brittle Books. Council on Library & Information Resources.

3. Simon J. 1956-2006: Fifty Years of the Foreign Newspaper Microfilm Project. Focus on global resources. 2006. Vol. 26, No 1.

4. Smith E. The Strange History of Microfilm, Which Will Be With Us for Centuries. From carrier pigeons to comic books. Atlas Obscura.

5. Schilke S.W., Rauber A. Long-term archiving of digital data on microfilm. International Journal of Electronic Governance. 2010. Т. 3, №3. С. 237-253.

6. Gionco L.P. Usable / Non-usable / Reusable. Present continuous of microfilms. E-LIS repository.

References

2. Chapman S., Conway P., Kenney A.R. (1999). Digital Imaging and Preservation Microfilm: The Future of the Hybrid Approach for the Preservation of Brittle Books. Council on Library & Information Resources.

3. Simon J. (2006). 1956-2006: Fifty Years of the Foreign Newspaper Microfilm Project. Focus on global resources, 26, 1.

4. Smith E. (2016). The Strange History of Microfilm, Which Will Be With Us for Centuries. From carrier pigeons to comic books. Atlas Obscura.

5. Schilke S.W., Rauber A. (2010). Long-term archiving of digital data on microfilm. International Journal of Electronic Governance, 3, 3, 237-253.

6. Gionco L.P. (2016). Usable / Non-usable / Reusable. Present continuous of microfilms. E-LIS repository.

Размещено на Allbest.Ru