Концептуальні засади впровадження сучасних інформаційних технологій в управлінську діяльність підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Концептуальні засади впровадження сучасних інформаційних технологій в управлінську діяльність підприємства

Чернишова Л.І., кандидат економічних наук, доцент кафедри менеджменту, Національний університет «Одеська політехніка», м. Одеса, Україна

Бершадська О.А., студентка 3-го курсу спеціальності 073 «Менеджмент», Національний університет «Одеська політех-ніка», м. Одеса, Україна

Анотація

Мета статті полягає у визначенні поняття «інформаційні технології», дослідженні новітніх інформаційних програм, виявленні їх переваг та недоліків та оцінці концептуальних засад необхідності їх впровадження в управлінську діяльність підприємств для підвищення ефективності їхньої діяльності в сучасних непередбачуваних умовах. На основі використання порівняльної методики оцінені три новітні програми - Trello, Pipedrive та Slack, які сприяють полегшенню роботи працівників організацій шляхом контролю, автоматизації та оптимізації робочих процесів. Результати дослідження дали змогу розробити покроковий алгоритм запровадження інформаційних застосунків в управлінські бізнес-процеси сучасних організацій, надати управлінські рекомендації. Визначено, що вони сприятимуть розвитку управлінського потенціалу завдяки автоматизації та поліпшенню внутрішньої організаційної комунікації

Ключові слова: інформаційні технології, програми, управління, організація, Trello, Pipedrive, Slack, управлінський алгоритм.

Abstract

CONCEPTUAL FOUNDATIONS OF IMPLEMENTATION OF MODERN INFORMATION TECHNOLOGIES IN THE MANAGEMENT ACTIVITIES OF

AN ENTERPRISE

Chernyshova L.I., Ph.D. (Economics), Associate Professor, National University "Odesa Polytechnic", Odesa, Ukraine

Bershadska O.A., 3rd-year student majoring in 073 «Management», National University "Odesa Polytechnic", Odesa, Ukraine

The main purpose of the article is to identify the advantages and disadvantages of the latest information programs and to assess the conceptual foundations that determine the need for their implementation in the management activities of enterprises in order to improve the efficiency of their functioning in today's unpredictable environment.

To achieve this goal, the article uses a comparative methodology that allows analyzing three newest applications - Trello, Pipedrive, and Slack. These applications play an important role in facilitating the work of employees of organizations by providing control, automation, and optimization of work processes. Through a detailed study of these programs, their main advantages and disadvantages were identified.

The results of the study served as the basis for developing a step-by-step algorithm for implementing information applications in the management business processes of modern organizations. This algorithm provides specific recommendations for selecting and configuring applications, as well as defines the stages of their integration into the enterprise's workflow. The introduction of the latest information applications into management activities will contribute to the development of the management potential of the enterprise by automating routine processes, increasing productivity, and improving internal organizational communication.

Thus, this article solves an important problem in the field of management, namely, the introduction of modern information technologies into the activities of enterprises. It provides a clear understanding of the importance of these technologies, explores the latest applications, and reveals their advantages and disadvantages. The results of the study allow the development of an algorithm for the implementation of these programs, which will be an important step in improving the efficiency of management activities of enterprises in the current unpredictable environment.

Key words: information technology, applications, management, organization, Trello, Pipedrive, Slack, management algorithm.

Постановка проблеми

інформаційні програми управлінська діяльність

Динамічне середовище, що визначає розвиток сучасних організацій, накладає значний відбиток на режим їх управління та визначення стратегічного позиціонування у глобальному бізнес-середовищі. Через це більшість підприємств, адаптуючись до змін, починають використовувати інформаційні технології для оптимізації власних бізнес-процесів, раціоналізації планування та використання власних ресурсів. Впроваджуючи їх, підприємства намагаються регулювати попит і обсяги виробництва в режимі реального часу, виявляють нові канали збуту і розподілу своєї продукції, покращують організаційну структуру, відповідно до поточних можливостей, визначають структуру виробництва згідно зі стандартами та відповідними нормативними документами, підвищують якість послуг та ефективність своєї діяльності [5]. Отже, це актуалізує необхідність поглибленого вивчення визначеної проблематики.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Дослідженням питання впровадження інформаційних технологій в організаційні управлінські процеси займалася низка вчених, серед яких можна виділити О. Вишневського, В. Глушкова, В. Гейця, В. Гуляєва, В. Грабаурова, М. Ефремова, О. Кармінського, С. Коляденко, В. Ляшенко, М. Морозова, П. Несторова, А. Шлевкова, В. Фіщука та інших. Проте визначена тематика доволі динамічна і вимагає постійного доопрацювання.

Відокремлення невирішених раніше частин загальної проблеми. Разом з тим, невизначеність сучасного економічного становища та швидкоплинність зовнішніх факторів, які відбиваються на розвитку організацій, імовірність кризових ситуацій в управлінських процесах спричинюють необхідність поглибленого дослідження визначеної проблематики, можливості запровадження інформаційних технологій у різних компаніях, поглибленої їх оцінки та вивчення можливостей їх використання.

Мета дослідження

Метою статті визначено дослідження умов впровадження окремих інформаційних технологій (зокрема програм Trello, Pipedrive, Slack) у процеси управління сучасними підприємствами.

Основний матеріал

Інформаційні технології являють собою сукупність методів, способів і програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний процес, що забезпечують створення, зберігання, накопичення інформації, керування нею для підвищення ефективності роботи.

Кожного дня ми стикаємось з використанням сучасних технологій, що покращують наше життя [7]. Деякі з них економлять час, деякі забезпечують комфорт, ефект інших можна навіть і не помітити, але всі їх продовжують використовувати. Отже, метою їх застосування є побудова системи, де інфо-технологічні потоки будуть спрямовані у такому напрямку, що користувачі з мінімальними витратами одержуватимуть доступ до потрібних технологій та інформації саме тоді, коли вони потрібні, актуальні, і там, де вони необхідні. Тому їх базовими принципами визначають релевантність, час та місце [13].

Сучасні технології, що є тенденцією ХХІ століття, знайшли своє застосування і в управлінні підприємством. Безумовно, новітні технології мають свої вагомі переваги. До основних з них слід віднести наступне:

1. Збільшення кількості інформації та знань. Комп'ютери, з'явившись, відкрили перед людством нові галузі знань та інформації, до яких раніше не було доступу. Нині встановлення контакту з даними не є складним завданням, оскільки інформація може бути знайдена у будь-якому куточку підприємства.

2. Нові можливості для наукових досліджень та розвитку технологій. Завдяки цьому доступ до будь-якої інформації відкритий для дослідження, яке бажає здійснити будь-яка людина, не виходячи з дому або офісу, та навіть установа чи організація.

3. Автоматизація. Сучасні технології дозволяють здійснювати процеси виробництва товарів та послуг швидше, ефективніше та оптимальніше, що приносить великі вигоди для промисловості та бізнесу. Завдяки цьому можливе зменшення кількості робочої сили та збільшення обсягу виробництва, що зменшує кількість робочого часу працівників і збільшує прибуток. Автоматизовані інформаційні технології дозволяють виконувати тисячі дій одночасно, не перериваючи процесів [11]. Яскравим прикладом може стати фінансова діяльність, що цілком залежить від автоматизації і дозволяє людям дистанційне придбання товарів та послуг. Так само завдяки цифровим технологіям процеси, пов'язані з публічно-адміністративними процедурами, інтернет-торгівлею та іншими цифровими процесами, відбуваються значно швидше.

На противагу безперечним перевагам слід поставити і недоліки, що виявляються у збільшенні лінощів у людей, негативному ефекті деяких технологій на навколишнє середовище. Слід додати, що в наш час спостерігається все більше ізолювання людей від соціуму та погіршення елементарних навичок [8]. Також слід обов'язково враховувати ризики витоку інформації при впровадженні будь-яких технологічних систем. Тому, приймаючи рішення про впровадження на підприємстві нових технологій, рекомендується детально ознайомитись з усіма недоліками та перевагами цих новацій.

Управління підприємством є постійним процесом забезпечення стабільної роботи системи шляхом прийняття та реалізації ефективних управлінських рішень. Це є основною діяльністю будь-якої організації. Розглянемо детальніше програми, які можуть стати в нагоді в управлінні сучасними підприємствами.

В останні роки все більшої популярності набуває програма Trello. Вона призначена для управління проектами та координації командної роботи. Може бути представлена у вигляді хмарної платформи, тому не потребує встановлення на комп'ютери користувачів. Ця програма чудово зарекомендувала себе під час управління проектами з розробки програмного забезпечення. Широкого користування ця програма набуває в IT галузі, однак її використання підходить і для багатьох інших завдань та галузей. Також у Trello широкий спектр використання - можна вести великі проекти і створювати дошки для особистих справ [4]. Історію зародження програмного забезпечення Trello систематизовано у табл. 1.

Таблиця 1

Історія створення програмного забезпечення Trello

Джерело: складено авторами за матеріалами [3].

Важливою характеристикою програмного додатку Trello є простота і зрозумілість інтерфейсу. На відміну від заплутаних таблиць і вкладок інших платформ, Trello пропонує зручні дошки, картки та списки. Але, не зважаючи на об'єктивну примітивність, ця система має дуже багато переваг, які стануть у нагоді користувачам.

Trello можна використовувати не тільки як багатофункціональну CRM, а й як простий і зрозумілий таск-трекер. Функціонал цього програмного забезпечення можна застосувати і для індивідуального планування, він допомагає впорядковано зберігати інформацію і складати To-Do-списки. Його активно використовують деякі компанії середніх і великих масштабів, зокрема Google, National Geographic, Kickstarter тощо.

Визначимо головні переваги, які дали змогу Trello домогтися популярності:

? зручність і простота у використанні сайту;

? широкі можливості при стандартному режимі, за який не треба платити;

? наявність опції поєднувати цю програму з іншими онлайн-інструментами.

? можливість організації завдань широкого спектру;

? створення нових продуктів;

? проведення різноманітних досліджень;

? прийом на роботу працівників;

? відведення часу для робочих зустрічей;

? розробка плану щодо наповнення контентом соціальних мереж компанії;

? проведення тренування або тестування;

? процес навчання, як особистий так і груповий.