Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические основы "формирование и оформление дел. Передача дел в архив организации

1.1 Систематизация и хранение документов учреждения

1.2 Формирование дел учреждения

1.3 Оформление дел учреждения

1.4 Передача дел в архив

2. Анализ формирования и оформления дел. Передача дел в архив организации на примере "РЦФКиЮС"

2.1 Структура и назначение

2.2 Систематизация и номенклатура дел в РЦФКиЮС

2.3 Правила формирования дел

2.4 Экспертиза ценности документов

2.5 Оформление дел

2.6 Составление описи дел для передачи дел в архив учреждения

Список использованных источников



Введение

Актуальность темы данной работы подтверждается тем, что правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, а правильная организация передачи дел в архив способствует успешному дальнейшему хранению документов.

систематизации и учета документов в организации

формирования и оформление дел

организация хранения документов в делопроизводстве

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения. В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью написания данной работы является рассмотрение процесса формирования и оформления дел, рассмотрение процесса передачи дел в архив организации.

Задачи работы - рассмотрение вопросов:

- Изучение формирования и оформление дел в РЦФКиЮС

- Рассмотреть и проанализировать:

1. Составление оформление описей дел для передачи в архив

2. Организацию передачи дел в архив организации.

Объект исследования - документация организации.

Предмет исследования - процесс формирования и оформления дел для передачи в архив.



1. Теоретические основы "формирование и оформление дел. Передаче дел в архив организации

1.1 Систематизация и хранение документов учреждения

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, "Приказы ректора академии за 2000 г.", "Переписка с предприятиями о поставке комплектующих" и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел предназначена для установления в учреждении единого порядка формирования дел, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и видом, определения сроков хранения дел и является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима каждой учреждения как проиндексированный перечень заголовков дел, систематизированный в соответствующем порядке классификационный справочник, который используется при построении информационно-поисковой работы: создании единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документов по содержанию и виду и их отбора для включения в архив конкретного учреждения, ведомственного архива или в состав Национального архивного фонда.

Разработку номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения управления и контроля, канцелярии и т. п) учреждения. На небольшом предприятии функции такой службы может выполнять один работник (как правило, секретарь), ответственный за организацию делопроизводства.

Заметим, что номенклатура дел является обязательным документом для каждой организации. Если в новообразованном учреждении вовремя не разработан номенклатуру, то усложняется группировки документов в дела, обеспечения их учета и розыска, становится невозможным отбор документов для последующего хранения. дело архив документ

Для правильного формирования дел документы группируют по содержанию и видам еще в текущей работе с ними. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. Если номенклатуру дел составлено верно, то документы по мере их исполнения будут вноситься до тех дел, которые заранее для них предусмотрены, тогда найти нужный документ будет не сложно.

Таким образом номенклатура дел:

ѕ выступает указателем индексов документов, который присваивается при регистрации, поскольку индекс документа, как правило, включает индекс структурного подразделения структуры и номер дела по номенклатуре;

ѕ определяет принципы распределения документов и группировки их в дела;

ѕ устанавливает сроки хранения документов;

ѕ используется как схема построения справочной картотеки отработанных документов;

ѕ служит отчетным документом структурного архива;

Номенклатура дел - это документ, который создают на специальном многостраничном трафаретном бланке формата А 4. Реквизитами номенклатуры дел являются: наименование структурного подразделения; наименование документа; дата; индекс; место составления; гриф утверждения; гриф согласования; заголовок к тексту; текст (заполняется в табличной форме); подпись; визы; исполнитель.

По сфере использования различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная (образцовая) и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел имеет нормативный, то есть обязательный характер для внедрения без исключений. Составляется номенклатура дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются учреждениями высшего уровня (министерства, государственные комитеты, другие органы государственной власти, центральные учреждения страны, крупные корпорации, концерны, ассоциации, товарищества и компании) для сети подведомственных организаций или дочерних предприятий, однородных по характеру деятельности, с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, унификации однотипных заголовков дел и установления для них единых сроков хранения. Используются они как методические пособия при составлении индивидуальных номенклатур.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждое учреждение должно иметь собственную, индивидуальную номенклатуру дел, в которой установлен конкретный перечень дел, образующихся за время ее деятельности. В зависимости от объемов документного массива, включенного в систематизированного перечня, выделяют индивидуальную номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

1.2 Формирование дел учреждения

Формирование дел - группировка документов в дела согласно номенклатуре.

К началу нового года разрабатывается или пересматривается номенклатура дел. Готовятся папки для формирования новых дел согласно номенклатуре дел.

На папках указываются реквизиты:

ѕ наименование вышестоящей организации;

ѕ наименование учреждения;

ѕ наименование структурного подразделения;

ѕ номер (индекс) дела;

ѕ название дела;

ѕ дата (начало и окончание);

ѕ количество листов;

ѕ срок хранения.

На делах постоянного хранения указывается: "хранить постоянно".

Исполненные документы распределяются и раскладываются в дела в день исполнения или на следующий день.

В дела подшиваются документы, исполненные в течение одного календарного года, в которых проставлены все делопроизводственные пометки. Прежде необходимо проверить наличие реквизитов: подписи, даты, индекса, заверительной надписи, отметки об исполнении (В дело №).

Документы постоянного хранения - уставы, приказы, положения, отчеты, протоколы собраний. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

При большем количестве документов их формируют в самостоятельные дела по узким вопросам: "Переписка с фирмой "Омега" о поставке множительной техники", "Переписка с облстатом", "Переписка со строительной фирмой "Атлант" и т.д.

Документы подшивают в хронологическом, алфавитном или нумерационном порядке. Документы личных дел следует подшивать в алфавитном порядке. Накладные и квитанции - в нумерационном. В хронологическом порядке подшивают служебные письма, систематизируя их так, чтобы письмо-ответ было подшито за письмом-запросом. По хронологии подшивают распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления).

Дела по заявлениям и жалобам граждан формируют отдельно от общей переписки.

Приказы по общей деятельности подшивают в дела отдельно от приказов по личному составу.

Приложения к документам большого объема подшивают в отдельные тома, а небольшие - присоединяют к документам, к которым они относятся.

Документы оформляют в твердых папках-скоросшивателях или в более удобных папках-регистраторах, применяемых в последнее время.

Оформление дел проводится тщательно, чтобы в архив поступали дела, не требующие дополнительной обработки.

Хранить дела следует в запирающихся шкафах, разделенных на ячейки, в которых можно поставить 5-10 папок с документами.

Располагают папки вертикально, что обеспечивает быстрый поиск нужного дела. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа крепится копия НД. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать НД. При поиске документов сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, затем по номеру - папку с документами.

В последнее время получила распространение система подвесного хранения в специальных шкафах, сложная по устройству, но обеспечивает компактное хранение и быстрый поиск.

Горизонтальный способ хранения - менее удобен (папки лежат стопками).

При формировании дел следует руководствоваться следующими правилами:

ѕ документы группируют в дела только за календарный год;

ѕ исключение составляют переходящие дела, а также личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в учреждении;

ѕ документы учебного заведения формируют за учебный год;

ѕ нельзя помещать в дело документы постоянного и временного хранения;

ѕ включают в дело документы в одном экземпляре; черновики и размноженные копии в дело не подшивают.

При выдаче документа, подшитого в дело, на его место закладывается лист-заместитель, в котором указывается: кому, когда и на какой срок выдан документ.

При необходимости дело может быть выдано во временное пользование. На его место помещается карта-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, фамилии лица, которому оно выдано, даты возвращения, росписи в получении и приеме дела.

Выдача бухгалтерских дел производится по распоряжению главного бухгалтера.

Выдачу копий документов, вынос дел из учреждения или передача в другое структурное подразделение можно производить только с разрешения руководителя учреждения или начальника структурного подразделения.

Выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (по требованию судебно-следственных органов) изъятие производится с разрешения руководителя, а вместо документа оставляют заверенную копию и акт о причине изъятия.

Хранятся дела централизованно в канцелярии или в структурных подразделениях (у исполнителей - нежелательно). Дела должны храниться в шкафах.

Заключительным этапом работы с документами является подготовка дел к сдаче в архив для последующего хранения.

В структурных подразделениях дела хранятся еще год после их формирования для дальнейшей работы, а потом их сдают в архив.

1.3 Оформление дел учреждения

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке (переплету) документов, нумерации листов, составлению листа-заверителя, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу подлежат полному оформлению.

Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела - лист-заверитель дела.

Перед первым листом дела прокладывается технический лист. Формат технического листа должен соответствовать формату дела. В качестве технического листа допускается использовать чистый лист писчей бумаги.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научноисторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, могут не подшиваться. Также не подлежат переплету или подшивке документы, чтение которых при переплете может быть затруднено, а нарастить их невозможно (в основном это рукописи и письма).

Документы, не подлежащие подшивке, укладываются в папку клапанами на завязках формата А 4.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

1.4 Передача дел в архив

Процедура передачи дел на архивное хранение проводится следующим образом. Первоначально выполняется подготовка дел, а также экспертиза ценности документации с определением сроков хранения. Исполненные бумаги с типовой номенклатурой систематизируются, подшиваются и нумеруются в папки дел в строгом хронологическом порядке. При этом каждая папка не может содержать более 250 листов общей толщиной не более 40 мм. Оформление обложки при передаче дел в архив включает в себя указание:

ѕ наименования предприятия;

ѕ номенклатуры (номера и тома дела);

ѕ начального и конечного сроков хранения;

ѕ архивного шифра;

ѕ количества листов;

ѕ наименования структурного подразделения и телефона исполнителя;

ѕ особых и дополнительных отметок.

При подготовке и передаче документов на архивное хранение каждый лист нумеруется с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу. В нумерацию не включаются листы, содержащие внутреннюю опись дела, заверения, распорядительные листы. При наличии конвертов-вложений номер проставляется в первую очередь непосредственно на конверте, а затем в порядке последовательности - на листах-вложениях. Если в процессе оформления передачи дел на хранение в нумерации допущена ошибка, используются литерные номера.

Для обеспечения сохранности сформированные документы для передачи дела в архив прошиваются путем выполнения 4 проколов. При этом все скрепки и зажимы предварительно удаляются, а в начало дела подшивается чистый лист. В случае передачи дел на хранение, содержащих лицевые счета сотрудников организацию, требуется выполнение архивного переплета.

К каждой единице прикладывается лист-заверитель с указанием особенностей физического состояния документов. Для передачи дел в архив со сроком хранения свыше 10 лет, а также документации по кадровому учету составляется внутренняя опись, которая затем вкладывается в папку. В ней содержится перечень и краткое описание входящих в данное дело документов.

Подготовка и организация процедур для передачи дел и документов на архивное хранение может выполняться непосредственно внутренними силами компании. Для этих целей создается комиссия из 3 человек, включая главного бухгалтера и штатного сотрудника, ответственного за обеспечение архивного хранения. Формирование передачи дел на хранение может быть также выполнено специалистами сторонней компании, имеющей лицензию на право осуществления архивной деятельности (Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.), с которой предприятие заключает договор на депозитарное хранение и оказание сопутствующих услуг.

После систематизации всей документации и формирования составляется сводная опись для передачи дел в архив.

Заключительным этапом является передача документов на архивное хранение непосредственно в специализированное архивохранилище. Уполномоченным сотрудником организации и архивистом сверяются реквизиты и содержание всех передаваемых дел, затем составляется и подписывается общая архивная опись.



2. Анализ формирования и оформления дел. передача дел в архив организации на примере "РЦФКиЮС"

2.1 Структура и назначение

Центр является методическим и образовательным учреждением, координирующим деятельность учреждений дополнительного образования детей физкультурно-спортивной направленности Республики Татарстан.

Целью деятельности Центра является развитие детско-юношеского спорта в республике Татарстан и реализация образовательной деятельности специалистов детско-юношеских спортивных школ, в том числе специализированных и республиканских.

Предметом деятельности Центра является:

ѕ координация и изучение деятельности учреждений дополнительного образования физкультурно-спортивной направленности;

ѕ оказание методической и организационной помощи республиканским специализированным детско-юношеским спортивным школам олимпийского резерва (РСДЮСШОР), специализированным детско-юношеским спортивным школам олимпийского резерва (СДЮСШОР), детско-юношеским спортивным школам (ДЮСШ); стимулирование творческой деятельности тренеров-преподавателей, работников методической и управленческой службы РСДЮСШОР, СДЮСШОР, ДЮСШ;

ѕ образовательная деятельность по повышению уровня квалификации специалистов сферы дополнительного образования спортивного профиля;

ѕ отслеживание результативности деятельности учреждений спортивного профиля по развитию детско-юношеского спорта, совершенствование спортивного мастерства и оздоровление учащихся;

ѕ обеспечение участия спортсменов учащихся сборных команд РТ в российских и международных соревнованиях;

ѕ установление и развитие взаимодействия с учреждениями дополнительного образования спортивного профиля различных регионов, стран ближнего и дальнего зарубежья;

ѕ содействие становлению и закреплению социальных гарантий и льгот для работников РСДЮСШОР, СДЮСШОР, ДЮСШ.

Основными видами деятельности Центра являются "Физическая культура и спорт" и "Образование и наука".

2.2 Систематизация и номенклатура дел в РЦФКиЮС

Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях организации.

В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях.

Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, один раз в 5 лет представляется на согласование соответствующей экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями в порядке, установленном Правилами хранения.

Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства, второй - используется Службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - передается в архив организации в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел организации, утвержденной руководителем организации, передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация.

В подразделения организации номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

Номенклатура дел организации строится по структурной (названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой организации), или функциональной схемам (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каждом подразделении организации работником, ответственным за делопроизводство подразделения, при участии ведущих специалистов подразделения, согласовывается с экспертной комиссией подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется Службу делопроизводства.

Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой организации или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где:

01 - код структурного подразделения;

05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле.

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются).

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома.

В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

8.17. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений организации.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

2.3 Правила формирования дел

При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

- в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

- приложения помещаются вместе с основными документами;

- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2.4 Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

- при составлении номенклатуры дел;

- при подготовке дел к передаче в архив организации;

- в архиве организации.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия (далее - ЭК), в организациях, имеющих подведомственные организации, филиалы, - центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Основными функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопроизводителями подразделений совместно с ЭК организации и под методическим руководством Службы делопроизводства организации.

При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:

- отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;

- отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.



2.5 Оформление дел

По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации одновременно. Согласованные ЭК (ЦЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации.

Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях организации по месту формирования документов в дела.

Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

- оформление реквизитов обложки дела по форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

- наименование вышестоящей организации (организации-учредителя); наименование организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- номер тома (части);

- заголовок дела (тома, части);

- крайние даты дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация.

При оформлении обложки дела:

- наименование вышестоящей организации (организации-учредителя), при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии);

- наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой организации (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);

- индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

- даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования организации или подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

2.6 Составление описи дел для передачи дел в архив учреждения

Передача дел в архив организации производится по описям дел структурных подразделений.

Описи дел составляются в структурных подразделениях организации под методическим руководством Службы делопроизводства.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам).

По описям дел структурных подразделений документы передаются в архив организации.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

Описи дел структурных подразделений представляются в архив организации не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

- порядковый номер дела по описи;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- примечания.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний");

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации.

Описи дел структурного подразделения организации составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив организации также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

...