Побудова комунікаційного процесу в організації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Побудова комунікаційного процесу в організації

Дьомін Максим Юрійович

магістрант

Єдинак Володимир Юрійович

кандидат економічних наук, доцент доцент кафедри менеджменту зовнішньоекономічної діяльності Університет митної справи та фінансів, Україна

Анотація

У роботі розглянуто основні підходи (маркетинговий, економічний, соціальний, психологічний, філософський, лінгвістичний) до визначення поняття комунікації і комунікаційного процесу; визначена необхідність використання системного підходу у процесі побудови комунікацій в будь-якій організації; у підтвердження визначального впливу комунікації на успіх організації було наведено узагальнені результати опитувань керівників і працівників різних організацій із різних країн стосовно недоліків в організаційних комунікаціях і потенціалу виникнення організаційних проблем у ході здійснення комунікаційного процесу; приведено ряд положень, які підтверджують необхідність наявності ефективної системи комунікації в організації; наведені аспекти діяльності організації, на які першочергово спрямовуються організаційні комунікації; розглянуті складові комунікаційної мережі (відправник, повідомлення, канал, одержувач) та етапи комунікаційного процесу; розглянуто визначення поняття комунікативного шуму; надано визначення комунікаційним бар'єрам, як явищу; перелічені та охарактеризовані основні види комунікаційних бар'єрів (особистісні, фізичні і семантичні), зокрема проаналізовані ті бар'єри, які притаманні саме організаційним комунікаціям; змістовно наведені принципи побудови системи комунікацій в організації, дотримання яких є одним із головних факторів ефективності комунікаційної системи; зазначено роль комунікативного простору у процесі реалізації стратегічних програм розвитку організації; визначені заходи і рекомендації, які, охоплюючи різні аспекти діяльності організації, сприяють підвищенню ефективності комунікаційних процесів у внутрішньому і зовнішньому середовищах організації. комунікаційний маркетинговий психологічний

Ключові слова: комунікація; комунікації в організації; комунікаційний процес; комунікаційні бар'єри; удосконалення комунікації

Abstract

DOMIN Maksym, YEDYNAK Volodymyr. Building a communication process in the organization

Постановка проблеми у загальному вигляді та її зв'язок із важливими науковими чи практичними завданнями

Щоденно кожна людина є учасником того чи іншого комунікаційного процесу. У ході діяльності організації комунікації набувають особливо важливого значення.

Ефективне досягнення цілей організацією неможливе без узгоджених комунікацій, адже, якщо у працівників немає можливості обмінюватися інформацією, то це унеможливлює їх скоординовану роботу та досягнення поставлених цілей. Тому, метою кожного керівника є - зробити процес комунікації в своїй організації злагодженим і безперебійним. Неналежні комунікації сприяють зупинці багатьох організаційних процесів. Тому, питання побудови комунікаційного процесу є важливим для ефективної роботи компанії. У свою чергу, правильній побудові будь-якого процесу передують з'ясування його природи, структури, факторів, які на нього впливають.

Аналіз останніх досліджень та публікацій

Завдяки аналізу останніх досліджень та публікацій знайдені праці таких вітчизняних і зарубіжних авторів, як: А. Файоль, Г. Почепцов, А. Соколова, Б. Мільнер, Ф. Хміль, О. Кузьмін, Т. Бурцева, Дж. М, Лейхіф, Т. Пацкун, М. Туріянська, П. Журавльов, О. Граната, зміст яких окреслює різноманітні моделі процесу комунікації.

Виділення невирішених раніше частин загальної проблеми, котрим присвячується означена стаття

Однак, слід зазначити, що праці цих авторів висвітлюють переважно дослідження теоретичних питань комунікацій, не розглядаючи при цьому, шляхи вдосконалення побудови організаційного комунікаційного процесу.

Формулювання цілей статті

Метою статті є дослідження методичних Метою статті є узагальнення теоретичних засад процесу комунікації в організації та формування рекомендацій щодо його вдосконалення.

Виклад основного матеріалу дослідження з повним обґрунтуванням отриманих наукових результатів

Дослідженню теоретичних засад процесу комунікації передує, перш за все, визначення суті самого поняття "комунікація". Досить багато вчених досліджували сутність цього терміну, в результаті чого в інформаційному просторі існує велика кількість трактувань, які поділяється згідно підходів (лінгвістичний, філософський, психологічний, соціальний, економічний, маркетинговий), що були використані авторами у процесі дослідження (табл. 1).

Розглянуті підходи відображають багатогранність поняття "комунікація", що, у свою чергу, викликає необхідність використання системного підходу під час побудови комунікаційного процесу в організації.

Необхідність і важливу роль ефективних комунікацій в організації підтверджують ряд положень [1]:

1. Комунікація - фундаментальний фактор існування і розвитку організації.

2. За допомогою комунікації здійснюється взаємодія із зовнішнім середовищем, визначається рівень і якість управлінських рішень, що приймаються.

3. Комунікації, забезпечуючи унікальну взаємодію між людьми, структурою, цілями, технологіями та завданнями, відображають стан внутрішнього середовища організації.

4. Комунікація породжує неформальне спілкування в процесі діяльності організації і сприяє, при належному керівництві, зближенню з нею формальної структури.

За Дж. Лафтом існують ряд моментів, на які першочергово спрямовуються організаційні комунікації [4]:

1. Продуктивний інформаційний обмін між об'єктами і суб'єктами управління, Внутрішнім та зовнішнім середовищами організації.

2. Удосконалення співробітниками та партнерами у процесі інформаційного обміну.

3. Створення окремих каналів для обміну інформацією між окремими працівниками та/ чи групами працівників для координації їх завдань і дій.

4. Регуляція та оптимізація інформаційних потоків.

Прикладом, що підтверджує загальноприйнятий факт про визначальний вплив комунікацій на успіх організації, можуть слугувати опитування, в результаті яких 73% американських, 63% англійських і 85% японських керівників заявили, що недоліки в організаційних комунікаціях є головною перепоною на шляху до забезпечення ефективності роботи організації.

Згідно ще одного опитування приблизно 250 тис. працівників із 2000 різних компаній відзначили, що комунікаційний процес, на їх погляд, є явищем з великим потенціалом виникнення організаційних проблем [2].

Слід зазначити, що комунікація є 2. Повідомлення - інформація, що складно-структурованим організаційним передається. Варто відзначити, що для складається з 4-х елементів: викладена у зрозумілій формі;

1. Відправник - особа, яка є джерелом 3. Канал - засіб передачі інформації, інформації, що передається; наприклад, телефонна лінія, електронна пошта, смс-повідомлення тощо;

4. Одержувач - особа, яка отримує інформацію. Дуже важливо, щоб одержувач правильно і адекватно її зрозумів. Це має безпосередній вплив на успіх комунікації [5].

Процес комунікацій складається з наступних етапів:

1. Зародження ідеї. Обміну інформацією передує формулювання ідеї, здійснення вибору інформації для передачі. Відправник, як ініціатор комунікації, вирішує, яка саме ідея буде предметом обміну.

2. Кодування і вибір каналу. Після вибору ідеї відправник, використовуючи слова, інтонації, жести, символи, кодує її і обирає засіб передачі повідомлення.

3. Передавання. Безпосередня передача повідомлення одержувачу за допомогою обраного раніше каналу.

4. Декодування. Отримавши повідомлення, одержувач повинен декодувати його. Декодування - це перетворення символів відправника, з метою усвідомити ідею, що була ним відправлена [6].

5. Зворотний зв'язок. Зворотній зв'язок не завжди здійснюється у процесі комунікації, хоча і значно підвищує його ефективність. За наявності зворотного зв'язку - відправник і одержувач міняються ролями [1].

У комунікаційному процесі має місце бути певний рівень шуму. Комунікативний шум - це певні деформації (порушення) повідомлення, які ускладнюють процес передачі або сприйняття інформації. Внаслідок шуму, інформація може бути деформована настільки, що вже зовсім не буде мати нічого спільного з тим, що хотів донести відправник. Слід зазначити, що шум може супроводжувати будь-який етап комунікаційного процесу [7].

Організаційні комунікації характеризуються наявністю певних бар'єрів, що мають різне походження. Комунікаційні бар'єри - це деформація комунікації як процесу, наслідком якої можуть бути неадекватні дії адресата.

Виокремлюють три типи бар'єрів - особистіші, фізичні і семантичні [8].

Особистісні бар'єри - це комунікативні перешкоди, джерелом яких є людські емоції, системи цінностей і невміння слухати співрозмовника. Існує, також, імовірність їх виникнення через відмінність у місці походження, статі, соціально-економічний статусі, расі, віросповідання суб'єктів комунікації. Психологічна дистанція (емоційна несумісність людей) також може бути віднесена до особистісних бар'єрів. Її ефект є рівноважним фізичній відстані між сторонами [8].

Фізичні бар'єри являють собою комунікативні перешкоди, головною причиною виникнення яких є фізичні (матеріальні) перепони для здійснення повноцінної комунікаційної взаємодії. До фізичних бар'єрів можуть бути віднесені: шум, що є голоснішим за процес передачі інформації, відстань між людьми, статичні перешкоди, такі як стіни. Зазвичай, суб'єкти комунікації обізнані про такого типу перешкоди і завчасно здійснюють заходи для їх оминання.

Семантичні бар'єри виникають внаслідок обмежень, що передбачаються символами, які суб'єкти комунікації обирають для передачі інформації. Існує немало символів, які мають декілька значень, проте учасники комунікаційного процесу повинні чітко визначити значення того чи іншого символу для більш коректного доведення ідеї до відома одержувача. Потенційно семантичний бар'єр може спровокувати виникнення емоційного. У такому випадку можливість продовження комунікації буде втрачена. Комунікації між представниками різних культур мають великий потенціал для виникнення особливо складних комунікаційних проблем. Обидва суб'єкти мають бути не тільки обізнані щодо буквального значення тих чи інших виразів мови що використовується, але й інтерпретувати їх належним чином, враховуючи контекст і невербальні чинники [8].

Окремо слід виділити організаційні бар'єри комунікації, такі як:

- деформація змісту повідомлення;

- невідповідність між способом передачі інформації та її сприйняттям;

- некомпетентність співробітників;

- неефективність організаційної структури;

- проблема направленості повідомлення;

- комунікативна, професійна та методологічна некомпетентність персоналу;

- неефективний поділ праці;

- внутрішньо-організаційні конфлікти;

- авторитарний стиль керівництва;

- неналежне виконання керівниками своїх обов'язків;

- відсутність здорової атмосфери у процесі розробки ділової політики і мотивації для спілкування представників персоналу між собою;

- неправильне визначення прав, обов'язків і відповідальності.

Усі вище перелічені бар'єри повинні бути враховані при побудові комунікаційного процесу. Це складна задача, але одним з головних факторів її розв'язку є дотримання принципів побудови системи комунікацій в організації (табл. 2).

Таблиця 2

Принципи побудови системи комунікацій в організації (складено автором за [9])

Підвищенню ефективності комунікаційних процесів в організації можуть сприяти: вміння чітко визначати ідею комунікації як процесу; об'єктивне визначення мети здійснення кожної з комунікацій; чітке пояснення повідомлення, демонстрація розуміння, відвертість у спілкуванні; регулювання інформаційних потоків; звертання уваги на інтонацію мовлення та однозначність інтерпретації; наповнення повідомлення корисною та цінною інформацією для одержувача; постійне сприяння наявності зворотного зв'язку; регулярне вживання управлінських дій, спрямованих на полегшення обміну інформацією, як по вертикалі, так і по горизонталі; розгортання системи збору та накопичення пропозицій; використання внутрішньо-організаційних інформаційних систем, таких як: корпоративні друковані видання, стінгазети, стенди тощо; планування комунікаційного процесу наперед; застосування досягнень сучасних інформаційних технологій.

Однією з головних умов реалізації стратегічних програм розвитку будь-якої організації є якісний комунікативний простір, створення якого досягається шляхом удосконалення комунікаційних бізнес- процесів та побудови системи ефективних комунікацій.

Вдосконаленню комунікаційних процесів в організації може сприяти дотримання наступних рекомендацій: паралельно використовувати декілька каналів зв'язку при передачі повідомлень (наприклад, у письмовій та усній формах); свідомо впроваджувати в діяльність працівників організації: ділові зустрічі з колегами, обговорення перспективних змін, звітування за результатами контролю; оптимізувати структуру організаційного комунікаційного процесу шляхом усунення зайвих та дублюючих операцій; удосконалювати документообіг; враховувати думку і пропозиції членів трудового колективу щодо вдосконалення обміну інформацією; систематичне підвищення кваліфікації управлінських працівників; оптимізувати та удосконалювати організаційну структуру управління; впроваджувати використання сучасних інформаційних технологій та вживати заходів з оновлення технічної інфраструктури.

Висновки з даного дослідження і перспективи подальших розвідок у даному напрямку

Підводячи підсумки, можна зазначити, що у даній роботі було узагальнено теоретичні засади комунікацій та комунікаційного процесу в організації, визначено основні види бар'єрів, які можуть трапитися на шляху до ефективних комунікацій та розроблено необхідні рекомендації щодо вдосконалення комунікаційного процесу.

Варто відзначити, що налагоджений процес комунікацій безпосередньо сприяє успішному функціонуванню організації, формуванню та існуванню організаційної структури, засвоєнню та проповідуванню корпоративних цінностей. Крім того, розвиток співробітників (що відбувається виключно у належно сформованому комунікаційному середовищі), зокрема їх професійних та ділових якостей, розкриття творчого потенціалу, сприяє досягненню організаційних цілей.

Вдало спланована та ефективно реалізована система комунікацій є одним із визначальних факторів досягнення головної мети організації, адже забезпечує результативний обмін інформацією між усіма контрагентами, як у внутрішньому, так і в зовнішньому середовищах організації. Система комунікацій може бути ефективною тільки, якщо її формування супроводжується ретельним регулюванням та організацією всіх інформаційних потоків, належними вхідними ресурсами, технологіями та управлінськими взаємодіями.

Література