Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru

21

1.Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы (рис.1):

первичную обработку;

предварительное рассмотрение, разметку;

регистрацию;

рассмотрение документов руководством;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем необходимо проверить: правильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов документа; наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы- получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов, которые складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 -- номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. Для отличия от других пометок эта запись обводится кружком. В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки, состоящее из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю фирмы. Если в обязанности секретаря- референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника фирмы. Передача входящих документов на рассмотрение руководству фирмы должна осуществляться после регистрации. После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы.

Принятие управленческого решения по конкретному документу -- одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюций (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Рис.1 Блок-схема работы с входящими документами

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения, а также рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секре- тарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их затруднен. Таких «архивов» быть не должно.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с про-ставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «Конфиденциально».

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.

В фирме для ряда документов может быть принят порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время руководителя за счет не двукратного, а однократного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет, и провести этап проверки этого порядка на практике.

Понятие и виды номенклатуры дел

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Номенклатура дел-- это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке.

Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам)для оперативного их поиска в случае надобности. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения (службу документационного обеспечения управления - ДОУ): управление делами, канцелярию, общий или административно-хозяйственный отдел и т.д. при участии архива организации. В небольших организациях, не имеющих отдельной службы ДОУ, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на лицо, ответственное за архив (как правило, на секретаря).

Руководитель службы ДОУ совместно с ответственным за архив организации проводит совещание с участием представителей всех структурных подразделений.

На таком совещании, которое обычно проводится в IV квартале, подводятся итоги по формированию дел в текущем году и даются указания о порядке составления и сроках представления в службу ДОУ номенклатуре дел на будущий год структурными подразделениями организации.

Номенклатура дел учреждения печатается в трех экземплярах.

Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства,

второй -- используется этой службой в качестве рабочего экземпляра,

третий -- находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет.

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная (конкретная). Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Это позволяет установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года.

В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. При составлении индивидуальных номенклатуре дел (конкретного учреждения, фирмы) на базе типовой или примерной необходимо учитывать специфику формирования дел.

Каждому учреждению необходимо иметь номенклатуру дел структурных подразделений и сводную учреждения.

Разработка индивидуальных номенклатуры дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале - так, чтобы номенклатура была завершена в декабре, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Этапы разработки номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

* определение круга документов для включения в номенклатуру;

* составление заголовков (наименований) дел;

* разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка

расположения дел;

* определение сроков хранения дел;

* определение системы индексации и установление индексов дел;

* оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру. 

Основное требование к номенклатуре -- охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации - При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела).

Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел

Это самая сложная часть работы при составление номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи.

1. размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов,

2.затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения),

3.распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов.

Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности.

Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы,

затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный.

В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.

Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом “наименование должности руководителя службы ДОУ”.

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем -- дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.

Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Общие требования к составлению номенклатуры дел

Общие требования к номенклатуре дел:

охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Обязательные реквизиты документа «Номенклатура дел»:

наименование организации (учреждения) (06);

наименование вида документа;

гриф утверждения;

текст документа;

подпись;

визы согласования;

печать утверждающего органа.

Подпись документа «Номенклатура дел»:

ответственным лицом по делопроизводству.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке формата А4.

Для оформления номенклатуры дел целесообразно иметь трафаретные заголовки, в которых постоянная информация отпечатана типографским способом.

При составлении номенклатуры дел используют:

Устав, Положение об учреждении, фирме, организации; планы;

отчеты о работе;

штатное расписание;

действующие перечни документов;

классификаторы;

номенклатуры дел за прошлые годы;

список структурных подразделений;

список корреспондентов;

список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);

справочник картотеки.

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов -- номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

Пример: 02-01, 02-02, 02-03 и так далее, где

02 - обозначение структурного подразделения,

01,02,03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело “Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии” в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.

В графе 2 «Заголовок дела» указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.

Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел - томов (объем дела не должен превышать 300 листов). Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню» указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о не заведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.

2 Формирование дел

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него . Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим требованиям : 

1. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов; 

2. В дело не помещают следующие документы: - не соответствующие заголовку дела; - неправильно оформленные (возвращают на доработку); - подлежащие возврату; - черновики; - размноженные копии (например на ксероксе). 

В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке.

Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела. 

Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома. 

На обложке дела оформляют: 

-полное название предприятия;

-индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов; 

-наименование дела в соответствии с номенклатурой дел; 

-документационный год; 

-количество листов и срок хранения.

Индексация дел.

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме.

В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения.

Например, индекс дела 03--02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год.

3 Подготовка документов к архивному хранению

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов.

Сроки хранения -- важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов -- постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) -- устанавливаются в зависимости от значимости документов.

Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больший.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

4 Передача документов в архив, экспертиза ценности документов

Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации.

Подготовка дел к сдаче в архив - завершающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.

Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива.

В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.

Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику.

Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел.

Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные остаются в архиве организации.

Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.

Экспертиза ценности документов.

Большая часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой документы теряют свою актуальность.

Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в обозримом будущем.

Определенная группа документов содержит информацию, ценную и в научном, и в практическом отношениях. Такие документы, естественно, должны храниться постоянно.

Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов сцелью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487--83).

Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государственным архивом.

- 1 этап -- составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.

- 2 этап -- подготовка документов к сдаче в архив организации.

- 3 этап -- уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в организации проводится под руководством постоянно действующей экспертной комиссии.

В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений.

Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера.

Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);

Экспертная комиссия -- коллегиальный орган, заседания которого протоколируются и утверждаются руководителем организации.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится систематически, наряду с оценкой правильности и оперативности ведения дел и их соответствия утвержденной номенклатуре.

Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения.

Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.

Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, ее функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.

При проведении документной экспертизы следует помнить о принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности документов, о критериях отбора по происхождению, содержанию и внешним особенностям документов.

Конкретно сроки хранения документной информации определяются с помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.

Типовые перечни устанавливают, как правило, сроки хранения, характерные для большинства организаций и отражают организационно-функциональные вопросы их практической деятельности (руководство, планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация трудового, материально-технического обеспечения и т. п.)

Разумеется, типовые перечни не способны полностью охватить все многообразие документной информации.

По этой причине на базе типовых ведомственными органами разрабатываются перечни отраслевого и межотраслевого характера.

В зависимости от значимости (важности, актуальности) документов устанавливаются дифференцированные (постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет и т. д.

Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в течение года при формировании дел могут быть допущены ошибки различного характера.

В связи с этим необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с выделением единиц постоянного и временного хранения.

Практика архивоведения выделяет (с позиций хранения) четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской Федерации;

- длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).

Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов»... Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.

Существенным обстоятельством является то, что рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению приходится проводить одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

Формирование дел фактически завершается по окончании года, когда подшиты последние документы прошедшего года, после чего дела еще год (минимум) хранятся в структурных подразделениях.

После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.

Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения.

Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив.

Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается.

Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу.

Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи.

Элементы обложки определены ГОСТом 17.914--72 «Обложки дел длительного пользования».

Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

В современных условиях при правильной организации работы с номенклатурой дел она становится одним из основных справочных и учетных документов организации. Её роль и формат зависят от того, на каком этапе автоматизации деятельности и внедрения систем электронного документооборота организация находится.

Если средства автоматизации в работе службы ДОУ не используются, разработка номенклатуры дел - самостоятельный процесс, итогом которого является бумажный документ, раз в году утверждаемый руководством организации.

Главным и очень существенным недостатком «бумажной» технологии ведения номенклатуры является невозможность быстрого обновления данных, и очень большие трудозатраты на сам процесс обновления.

Возможность вести номенклатуру дел в электронной форме (текстовой файл, Excel-таблица и т.п.), и возможность коллективной работы за счёт использования сетевых технологий, - позволяют существенно снизить трудозатраты на поддержание номенклатуры дел в актуальном состоянии и способствуют её активному использованию сотрудниками организации.

Хочется подчеркнуть, что ведение номенклатуры в электронном виде не означает полный отказ от использования её бумажного варианта.

Во-первых, если в нормативных документах организации требуется ежегодное утверждение номенклатуры дел, ее всё-таки придется распечатать и утвердить в соответствии с внутренними правилами.

Во-вторых, при определённых обстоятельствах работать с бумажной версией может оказаться удобнее.

В-третьих, хранение копии номенклатуры на бумажном носителе может стать частью программы сохранения важнейших документов организации в случае непредвиденных обстоятельств.

Список литературы

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева - М.: ИНФРА-М, 2001. - 487 с.

Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Пшенко А.В. Учеб. Пособие. - М.: Из-во МГУ, 1994

Образцы документов по делопроизводству: Стенюков М.В. Руководство к составлению. - М.: Приор, 1996

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -- М.: Главархив, ВНИИДАД, 1991.

Проект ГСДОУ. www.directum.ru2003

Т.В. Кузнецова. Делопроизводство. М. 2003

Приложение

Должностная Инструкция секретаря.

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Центр образования № 1»

(МБОУ Центр образования № 1)

СОГЛАСОВАНО первичной профсоюзной организацией МБОУ Центр образования № 1 (протокол от 01.09.2023 № 7)	УТВЕРЖДЕНО приказом МБОУ Центр образования № 1 от 01.09.2023 № 576

Должностная инструкция № 91

секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция (далее - ДИ) предназначена для работников, занимающих должность «Секретарь руководителя» (далее - работник).

1.2. ДИ разработана на основе приказа Минтруда России от 15.06.2020 № 333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», штатного расписания и структуры МБОУ Центр образования № 1.

1.3. Работник подчиняется директору МБОУ Центр образования № 1.

1.4. Права и общие обязанности работника определяются Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами в сфере трудовых отношений, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами МБОУ Центр образования № 1 (далее - в том числе «организация»).

1.5. Работник, в соответствии с законодательством РФ, может быть подвергнут дисциплинарной, материальной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности.

1.6. ДИ является приложением к трудовому договору с работником при условии, что в трудовом договоре прямо на это указано.

2. Требования к квалификации

2.1. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее образование - бакалавриат по специальностям 7.46.03.02 Документоведение и архивоведение и 7.46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена по специальностям 7.46.03.02 Документоведение и архивоведение и 7.46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение или среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2.2. Требования к опыту практической работы: не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

2.3. Работник должен знать:

специфику основной деятельности организации;

основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;

руководящий состав организации и ее подразделений;

функции самоменеджмента;

принципы и правила планирования рабочего времени;

методы постановки целей;

правила проведения деловых переговоров;

особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях);

основы управления временем;

телефонные контакты руководителя;

функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали;

правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

правила поддержания и развития межличностных отношений;

правила проведения деловых переговоров;

правила защиты конфиденциальной информации;

порядок подготовки и проведения командировок;

порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;

деловой протокол;

этику делового общения;

правила организации приема посетителей;

правила делового общения;

правила речевого этикета;

правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;

структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

правила организации приемов в офисе;

этикет и основы международного протокола;

правила сервировки чайного (кофейного) стола;

правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

правила защиты конфиденциальной служебной информации;

общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;

принципы, способы информирования сотрудников;

управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности;

локальные нормативные акты организации;

требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;

основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;

основы эргономики офиса и флористики;

стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;

состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;

правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);

нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

правила документационного обеспечения деятельности организации;

порядок работы с документами;

требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;

правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);

виды документов, их назначение;

основы документной лингвистики;

современные информационные технологии работы с документами

порядок работы с документами, схемы документооборота;

правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;

правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

системы электронного документооборота;

системы скоростного письма;

2.4. Работник должен уметь:

устанавливать цели, определять иерархию целей;

определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;

оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;

выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;

обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;

выбирать и оформлять планировщик;

вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;

расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;

выбирать оптимальный ритм работы;

анализировать причины невыполнения задач;

применять информационно-коммуникационные технологии;

вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;

использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;

сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;

использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;

соблюдать служебный этикет;

оформлять авансовые отчеты руководителя;

организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;

оформлять командировочные документы;

обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;

обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;

применять способы делового общения;

использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;

организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;

управлять конфликтами;

учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;

использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;

создавать положительный имидж организации;

принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

применять информационно-коммуникационные технологии;

обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;

вести сроковую картотеку;

вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя;

работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;

использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;

использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;

применять информационно-коммуникационные технологии;

оценивать результаты в рамках поставленных задач;

осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

3. Должностные обязанности

3.1. Работник выполняет действия в рамках трудовой функции по оказанию помощи руководителю в планировании рабочего времени:

выбирает формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;

вносит информацию в планировщик (органайзер);

согласовывает с руководителем время планируемых действий;

согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий;

формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций;

3.2. Работник выполняет действия в рамках трудовой функции по планированию рабочего дня секретаря:

выбирает и оформляет планировщик секретаря;

ведет дневник (на электронном и (или) бумажном носителе);

согласует планы с планами и сроками работы руководителя;

распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);

переносит невыполненные запланированные задачи;

выполняет типичные ежедневные дела;

3.3. Работник выполняет действия в рамках трудовой функции по организации телефонных переговоров руководителя:

ведет базу телефонных контактов руководителя;

соединяет руководителя с конкретными абонентами;

готовит материалы для телефонных переговоров руководителя;

регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;

перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и сотрудникам;

получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;

устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;

3.4. Работник выполняет действия в рамках трудовой функции по организации командировок руководителя:

готовит проект служебного задания руководителя;

готовит проект приказа о служебной командировке;

оформляет командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости;

готовит документы на получение визы, заграничного паспорта;

заказывает железнодорожные и авиабилеты, гостиницы, транспортное обеспечение руководителя;

оформляет программу поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий;

готовит документы к поездке руководителя;

уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки;

прорабатывает маршрут руководителя, увязывает его с расписанием транспорта;

обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке;

3.5. Работник выполняет действия в рамках трудовой функции по организации работы с посетителями в приемной руководителя:

организует личный прием посетителей руководителем;

устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;

ведет журнал предварительной записи на прием;

регистрирует посетителей;

содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;

организует прием деловых партнеров в офисе;

организует обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;

сервирует чайный (кофейный) стол в офисе;

принимает меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

3.6. Работник выполняет действия в рамках трудовой функции по организации исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

документально оформляет решения руководителя;

доводит до сведения работников организации распоряжений руководителя;

координирует деятельность по исполнению решений руководителя;

ведет сроковой текущий и предупредительный контроль;

проверяет исполнение поручений руководителя в установленный срок;

предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

фиксирует исполнение поручений;

составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений руководителя.

С должностной инструкцией ознакомлен(а) На руки второй экземпляр должностной инструкции получил(а)
Секретарь	Гординкина	Е.И. Гординкина
26.12.2022

Тест (для всех вариантов контрольной работы)

1. Когда работа над документом завершена, проставляется отметка: 

а) об исполнителе; 

б) об исполнении документа и направлении его в дело; 

в) о переносе данных на машинный носитель.

2. Формуляр-образец - это: 

а) совокупность реквизитов приказа; 

б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации; 

в) совокупность реквизитов делового письма.

3. С точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент

Зам.директора Плюхину И.К.

Обеспечить условия выполнения поставок до 16.01.2008 л/п 18.11.2007

является: 

а) резолюцией; 

б)визой; 

в)заголовком.

4. Не входит в формуляр письма реквизит: 

а) заголовок; 

б) наименование вида документа; 

в) ссылка на индекс и дату входящего документа.

5. Докладная записка - это документ: 

а) поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения; 

б) информационно-справочный, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов и событий; 

в) адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

6. С точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент 

Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. А

634635 г. Новосибирск ул. Ленина, д. 15.

является: 

а) резолюцией 

б)визой заверения 

в) адресатом

7.Текст приказа состоит из следующих частей:

а) констатирующей, распорядительной;

б) вводной, основной;

в) вводной, констатирующей.

8.Документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий - это:

а) протокол;

б) решение;

в) акт.

9.Комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию ее работы , права, обязанности и ответственность руководства- это:

а) распорядительные документы;

б) информационно-справочные документы;

в) организационные документы.

10.Какой из приведенных реквизитов «подпись» оформлен правильно:

а) Директор л/п И.И. Иванов

б) Директор л/п Иванов И.И.

в) Директор И.И.Иванов л/п

11. Фраза "Направляем Вам..." говорит о том, что данное письмо по содержанию будет: 

а) сопроводительным; 

б) претензией; 

в) информационным; 

г) подтверждением.

12. Не входит в формуляр протокола следующий реквизит:

а) заголовок;

б) текст;

в) адресат;

г) подпись.

13. Заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются в следующий срок:

а) не позднее 1 месяца со дня поступления;

б) не позднее 15 дней со дня поступления;

в) не позднее 7 дней со дня поступления.

14.Оптимальная форма организации документооборота в учреждениях со сложной структурой и большим объемом документов:

а) централизованная;

б) децентрализованная; 

в)смешанная. документ делопроизводство номенклатура

15. Номенклатура дел подлежит составлению и согласованию заново:

а) не реже одного раза в пять лет;

б) не реже одного раза в год;

в) не реже одного раза в три года.

Размещено на Allbest.ru

...