Використання сучасних інструментів підтримання мотивації та ефективності використання трудового потенціалу персоналу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Використання сучасних інструментів підтримання мотивації та ефективності використання трудового потенціалу персоналу

Холодницька А.В., Кандидат економічних наук, доцент, кафедра управління персоналом та бізнес-технологій, Мотуз В.О. Здобувачка першого бакалаврського рівня вищої освіти зі спеціальності 073 «Менеджмент», Національний університет «Чернігівська політехніка»

В статті проаналізовано ключові фактори мотивації персоналу як ефективного інструмента використання трудового потенціалу. Розглянуті аспекти впливу внутрішньої мотивації на досягнення успіху в професійній діяльності працівника та створення умов максимізації потенціалу кожного працівника. Під час аналізу досліджено основні аспекти мотивації працівників в умовах військового часу, віддаленої роботи а також досліджено вплив HR-метриків як показник вимірювання ефективності персоналу. Зосереджено увагу на питанні створення мотиваційного середовища в системі управління трудовим потенціалом працівників. Систематизовано сучасні методи мотивації персоналу, які дозволять підвищити ефективність використання трудового потенціалу. Зокрема: застосування HR-метрик як інструменту для аналізу тактики та стратегії управління; щоденні стендапи або тижневі скрам зустрічі; запровадження гнучкого графіку роботи в умовах віддаленої роботи; використання відеозв'язку, онлайн-платформ для оперативного обміну інформацією; запровадження відстеження результатів праці співробітників за допомогою веб-сервісів для управління проектами (Trello, Asana або Jira). Акцентується увага на важливості використання HR-метрик для полегшення та удосконалення процесу аналізу досягнень, тактики та стратегії управління, пошуку слабких сторін та розробки максимально ефективної системи управління трудовим потенціалом персоналу.

Доведено важливість застосування лідерства в частині підвищення мотивації у частині скорочення втрат часу та ресурсів, розвитку команди та її членів, підвищення результативності праці. Зазначено, що віддалена робота, гнучкі графіки роботи, хмарні технології сприятимуть підвищенню мотивації та ефективному використанню трудового потенціалу. Розглянуто доцільність, переваги та недоліки застосування запровадження Yaware Time Tracker, що базуватиметься на індивідуальному виборі кожного співробітника платформи роботи та часу активності.

Ключові слова: мотивація; HR-метрики; трудовий потенціал; персонал; дистанційна робота; HR-аналітика; ефективність; самомотивація; лідерство.

The use of modern tools to maintain the motivation and efficiency of the use of the workforce

Alla Kholodnytska, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, at the Department of Personnel Management and Business Technologies, Violetta Motuz, Student of the First Bachelor's Level of Higher Education in the Specialty 073 «Management», Chernihiv Polytechnic National University

The article analyzes the key factors of employee motivation as an effective tool for utilizing labor potential. It examines the aspects of internal motivation's influence on achieving success in professional activities and creating conditions for maximizing the potential of each employee. The analysis explores the main aspects of employee motivation in times of war, remote work, as well as the impact of HR metrics as indicators of personnel effectiveness. Attention is focused on the issue of creating a motivational environment in the system of managing the labor potential of employees. Modern methods of personnel motivation have been systematized, which will allow to increase the efficiency of the use of labor potential. In particular: the use of HR metrics as a tool for analyzing management tactics and strategies; daily stand-ups or weekly scrum meetings; introduction of a flexible work schedule in conditions of remote work; use of video communication, online platforms for rapid information exchange; implementation of employee performance tracking using web services for project management (Trello, Asana or Jira).

Emphasis is placed on the importance of using HR metrics to facilitate and improve the process of analyzing achievements, management tactics and strategies, finding weaknesses, and developing the most effective personnel management system. The importance of the use of leadership in terms of increasing motivation in terms of reducing the loss of time and resources, developing the team and its members, and increasing work efficiency has been proven. It is noted that remote work, flexible work schedules, cloud technologies will contribute to increasing motivation and effective use of labor potential. The expediency, advantages and disadvantages of implementing Yaware Time Tracker, which will be based on each employee's individual choice of work platform and activity time, are considered.

Key words: motivation; HR metrics; labor potential; personnel; remote work; HR analytics; efficiency; self-motivation; leadership; time tracking.

мотивація персонал трудовий

Вступ

В умовах сьогодення мотивація та саморозвиток персоналу набувають все більшого значення, що обумовлено швидким ритмом життя, постійними змінами ринку праці та невизначеністю бізнес-середовища. Мотивація сприяє адаптації до змін, розвитку нових навичок та компетенцій, збільшенню впевненості та досягнення успіху, що є основними складовими ефективного використання трудового потенціалу підприємства. Щоденно відбуваються події, які характеризуються високим рівнем стресу та перенавантаження, непередбачуваності, низькою автономністю та керованістю, що потребує розробки та запровадження сучасних та інноваційних механізмів та систем мотивації.

Ефективна система мотивації дозволяє підвищити продуктивність праці, знизити плинність кадрів, покращити якість роботи, залучити нових співробітників до активної участі в діяльності підприємства, створити позитивну корпоративну культуру, а також підсилити конкурентоспроможність, що в кінцевому підсумку вплине на успішність діяльності організації та ефективність залучення та використання трудового потенціалу.

Огляд літератури

Вивченню сучасних інструментів підтримання мотивації персоналу приділяється увага багатьох науковців та практиків. Це обумовлено тим, що ефективна мотивація працівників є засобом підтримання та розвитку їх трудового потенціалу, що сприяє досягненню стратегічних цілей організації. В статтях вітчизняних науковців Гончар О.І., та Лемешевої Т.Г досліджувалися сучасні підходи до оцінювання системи мотивації та її ролі в процесах ефективності використання трудового потенціалу підприємства [1]. Дуда С.Т. вивчає соціальні аспекти мотивації та їх вплив на підвищення рівня ефективності використання трудового потенціалу, а саме самореалізації та задоволеності [2]. Питання мотиваційних чинників, раціоналізації роботи трудових ресурсів і управління ними, досліджувалися в роботах Кичко І.І. [3, 4]. Басюта В.Б досліджує питання аналізу стану мотивації та розробка інноваційних напрямків її удосконалення для покращення показників використання трудового потенціалу [5].

Численні дослідження системи мотивації персоналу демонструють її надзвичайну важливість для досягнення стратегічних цілей організації та максимізації її трудового потенціалу. Дослідники акцентують увагу на приверненні та утриманні талановитих працівників, підвищенні їх продуктивності та задоволеності роботою, що в свою чергу сприяє покращенню ефективності командної роботи та стимулює розвиток особистого потенціалу співробітників.

Дослідження показують, що інноваційні системи мотивації можуть бути особливо ефективними в умовах глобальної конкуренції та швидкої зміни ринкових умов, дозволяючи організаціям адаптуватися до нових викликів та забезпечувати стабільний розвиток [6].

Багато досліджень спрямовані на вивчення та ідентифікацію основних мотиваційних факторів, а також важливість інвестування в мотивацію працівників [7].

Мета та завдання

Мета статті полягає в дослідженні та висвітленні ефективних підходів до мотивації персоналу, що допоможуть підтримувати ефективну роботу віддалених команд, обґрунтуванні доцільності використання системи моніторингу часу через тайм-трекер Yaware, а також HR-метрик для підвищення продуктивності праці, підвищення ефективності використання трудового потенціалу та задоволеності працівників.

Методи дослідження

Підходи до мотивації персоналу постійно змінюються та потребують більш ширшого та всеосяжного дослідження. Дуже важко оцінити рівень мотивації персоналу в умовах невизначеності, особливо в умовах воєнного часу та підвищення рівня стресових ситуацій. Тому вважаємо, що важливо визначити вплив інноваційних підходів на підвищення мотивації персоналу та ефективність використання трудового потенціалу. Не зважаючи на численні дослідження в цьому напрямку, а саме опитування та анкетування, експериментальні дослідження, корпоративний аналіз, дієве дослідження тощо, не існує єдиної ефективної системи мотивації, яку б можна було застосувати для всіх сфер працевлаштування, особливо в частині взаємодії характеристик, вподобань та цінностей кожного працівника.

Результати

При формування команди керівник прагне мати висококваліфікованих професіоналів, здатних досягати цілей компанії та повністю зосередитися на виконанні поставлених завдань. На цьому етапі дуже важливо розуміти, як має виглядати «ідеальний співробітник», що дозволить встановити основні акценти його мотивації (рис. 1).

Рис. 1. Характеристика «ідеального співробітника» для оцінки рівня його мотивації: [8]

Відсоток віддаленої роботи в умовах воєнного стану поступово зростає, враховуючи небезпеку сьогодення внаслідок ведення бойових дій на території України. Це ще більше загострює питання підвищення рівня ефективності використання трудового потенціалу працівників. Тому під час розробки та впровадження системи мотивації персоналу варто враховувати специфічні аспекти віддаленої/дистанційної роботи.

Зважаючи на це, система мотивації працівників в умовах віддаленої/дистанційної роботи повинна базуватися на:

- виконанні завдань у встановлені терміни та можливість отримання допомоги від керівництва протягом робочого дня;

- своєчасному інформуванні про заплановані та виконані завдання;

- встановленні порядку вирішення особистих питань під час робочого дня;

- визначенні фіксованого часу для щоденного оновлення, тижневого огляду та місячного планування виробничих процесів а також для обговорення поточних питань та планування майбутніх дій;

- використанні онлайн-чатів або онлайн-платформ для оперативного обміну інформацією та документами в реальному часі між членами команди на керівництвом підприємства.

Підвищення мотивації персоналу при дистанційній роботі та підтримання ефективного використання трудового потенціалу персоналу передбачає здійснення наступних заходів:

1. Забезпечення персоналу необхідним обладнанням та програмним забезпеченням, що дозволить ефективно виконувати роботу з будь-якої локації.

2. Підтримка систематичного зворотного зв'язку. Співробітники можуть відчувати відсутність прямого спілкування з колегами та керівництвом, що може створювати перешкоди у доступі до необхідної інформації. Тому доцільно організовувати регулярні зустрічі у зручному форматі.

3. Сприяння формуванню та підтримці організаційної культури. Потрібно підтримувати у працівників відчуття належності до команди та компанії в цілому. Наприклад, щоденні стендапи або тижневі скрам-зустрічі можуть служити ефективними інструментами для цього.

4. Відстеження прогресу. Використання інструментів для відстеження прогресу дозволяє керівництву оцінити трудовий потенціал працівників шляхом аналізу їх продуктивності, дотримання термінів та якості виконаної роботи. Наприклад, веб-сервіси для управління проектами, такі як Trello, Asana або Jira, дозволяють створювати завдання з визначеними термінами виконання і відслідковувати прогрес виконання завдань кожним співробітником. За допомогою аналітики, доступної у цих інструментах, можна оцінити ефективність роботи кожного працівника та виявити його сильні та слабкі сторони.

5. Адаптація трудового процесу в залежності від ситуації. Потрібно розглянути можливість гнучкого графіку роботи з урахуванням індивідуальних особливостей кожного співробітника, регулярно взаємодіяти з персоналом, цікавитися актуальними потребами, систематизувати пропозиції щодо оптимізації трудового процесу.

На рис. 2 наведені основні поради, які слід дотримуватися, для успішної мотивації персоналу.

Рис. 2. Поради для створення успішної системи мотивації персоналу для підвищення ефективності використання трудового потенціалу: [9]

Сучасна ситуація змусила навіть найбільш консервативних роботодавців переосмислити своє ставлення до дистанційної роботи та інвестування в неї, оскільки успіх в цій сфері залежить від гнучкості та швидкого адаптування до нових умов.

Щодо внутрішньої мотивації, то вона може виявитися ключовим елементом використання трудового потенціалу. Вважаємо, що доцільно розглянути систему запровадження такого інструменту як Yaware Time Tracker, що дозволяє зручно відстежувати час, витрачений на конкретні завдання, успішно управляти спеціалістами різних відділів, з різними графіками роботи. Тайм-трекер Yaware має детальний список можливостей, а саме:

1. Автоматизований облік робочого часу, що дозволить отримувати інформацію про те, як персонал витрачає робочий час, а також коли вони беруть вихідні або відпустки. Усі ці дані автоматично зберігаються у системі обліку робочого часу і можуть бути легко завантажені на комп'ютер для подальшого аналізу і опрацювання.

2. Проведення аналізу продуктивності. Завдяки Yaware можна провести аналіз продуктивності, оцінивши реальне навантаження команди та використання ресурсів. Це дозволить визначити потребу у додатковому персоналі, або необхідність підвищення кваліфікації існуючих співробітників.

3. Управління проектами та завданнями в одному централізованому місці дозволить тримати під контролем весь обсяг запланованої роботи, включаючи терміни виконання, відповідальних осіб, бюджет та очікувані результати. По закінченню проекту ви зможете проаналізувати вартість завдань, витрачений час та оцінити ефективність, враховуючи витрати грошей та зусиль.

4. Можливість відстеження особистої статистики дозволяє створити середовище, в якому співробітники мають можливість самостійно контролювати власну продуктивність і мотивувати себе до досягнення поставлених цілей. Це дозволяє підвищити самодисципліну та ефективність працівників, а також ефективно управляти власним часом для досягнення цілей компанії.

5. Використання візуальних діаграм дозволяє швидко та ефективно аналізувати робочий день працівників. Завдяки ним ви можете легко визначити час початку та завершення роботи, а також виявити будь-які запізнення або перерви.

В таблиці 1 наведено переваги та недоліки застосування тайм-трекеру Yaware як і для працівників, так і для компанії.

Таблиця 1. Переваги та недоліки застосування тайм-трекеру Yaware в частині підвищення мотивації: [9]

Таблиця 2. Формули розрахунків HR-метрик для визначення ступеня мотивації та її впливу на продуктивність праці: [10]

HR-метрики відіграють важливу роль у мотивації персоналу, оскільки вони дозволяють оцінити ефективність стратегій управління персоналом та впливати на ключові аспекти праці та задоволення працівників. Шляхом аналізу цих метрик керівництво може ідентифікувати сильні та слабкі сторони в управлінні персоналом, вчасно виявляти проблемні ситуації та розробляти ефективні стратегії для покращення мотивації та задоволеності працівників. Такий підхід дозволяє створювати сприятливу атмосферу праці, підвищувати рівень залученості та продуктивності персоналу, а також зменшувати плинність кадрів.

Дискусія

Внутрішня мотивація є ключовим елементом успіху в підвищенні ефективності використання трудового потенціалу. Розглянута система моніторингу часу засобами тайм-трекера Yaware може стати важливим інструментом для підвищення мотивації співробітників та дозволить об'єктивно визначити їх продуктивність та винагороди за результати. Вважаємо що, застосування тайм-трекера дозволить керівництву здійснювати аналіз продуктивності та ефективно керувати ресурсами компанії, виявляти слабкі місця, вдосконалювати виробничі процеси та оптимізувати витрати. Дискусійним залишається питання щодо аналізу використання HR-метрик, що дозволить постійно удосконалювати та адаптувати стратегії управління персоналом до змінних умов ринку та внутрішніх потреб компанії. Це дозволить підприємствам бути конкурентоспроможними та успішним у довгостроковій перспективі, ідентифікувати проблемні ситуації, розробити та впровадити ефективні стратегії для покращення мотивації та задоволеності працівників.

Висновки

Отже, зміна умов праці вимагає перегляду системи мотивації персоналу. Нова система мотивації повинна бути спрямована на підтримку продуктивності та забезпечення комфортних умов для роботи з будь-якої локації. Інструменти для відстеження прогресу і комунікації, такі як веб-сервіси для управління проектами та онлайн-платформи для обміну інформацією, допомагають забезпечити ефективну роботу віддалених команд.

Бібліографічний список

1. Honchar O.I., Lemesheva T G. (2009). Motyvatsiia yak osnova formuvannia trudovoho potentsialu pidpryiemstva [Motivation as a basis for the formation of labour of the enterprise's labour potential]. Visnyk Khmelnytskoho natsionalnoho universytetu. Ekonomichni nauky - Herald of Khmelnytskyi National University. Economic sciences, 4, T.2b, 66-69 [in Ukrainian].

2. Duda S.T. (2015). Sotsialni aspekty rehuliuvannia ta motyvatsii efektyvnosti vykorystannia trudovoho potentsialu pidpryiemstva [Social aspects of regulating and motivating the efficiency of using the labour potential of an enterprise]. Efektyvna ekonomika - Effective economy, 2, 4-5. [in Ukrainian].

3. Kychko I.I., Gorbachenko M.A. (2017). Innovatsii v upravlinni personalom i suchasnyi rynok pratsi: aspekty vzaiemodii [HR innovations and current labor market: aspects of interaction]. Problemy i perspektyvy ekonomiky ta upravlinnia - Problems and prospects of economics and management, (1(9), 007-014. [in Ukrainian].

4. Korzun A.V., Nedyey A.O., Kholodnytska A.V. (2016). Suchasni pidkhody do formuvannia motyvatsii trudovoi povedinky personalu [Modern approaches to formation of motivation of labor behavior of personnel]. Problemy i perspektyvy ekonomiky ta upravlinnia - Problems and prospects of economics and management, 2(5), 91-97. [in Ukrainian].

5. Basiuta V.B. (2016). Motyvatsiia personalu na pidpryiemstvi v suchasnykh ekonomichnykh umovakh. [Motivation of personnel at the enterprise in modern business conditions]. Efektyvna ekonomika - Effective economy, 6, 8-12. [in Ukrainian].

6. Samorozvytok i motyvatsiia dlia vas: shliakh do uspikhu [Self-development and motivation for you: the path to success] (01.12.2023). Tsentr Personalnoho Rozvytku Motyw WordPress - Motyw WordPress Personal Development Centre. [in Ukrainian].

7. 16 porad, yak zberehty motyvatsiiu na shliakhu do mety [16 tips to stay motivated on the way to your goal] (12.08.2019). like U - like U. [in Ukrainian].

8. Motyvatsiia personalu v umovakh dystantsiinoi roboty [Motivating staff in a remote work environment] (n/d). Shkola biznesu Nova poshta - Nova Poshta Business School. [in Ukrainian].

9. Yaware - efektyvna systema dlia monitorynhu produktyvnosti pratsivnykiv [Yaware is an effective system for monitoring employee productivity] (n/d). Yaware.TimeTracker. [in Ukrainian].

10. HR-metryky: yak vymiriaty efektyvnist personalu [HR metrics: how to measure staff efficiency] (28.12.2021). Shkola biznesu Nova poshta - Nova Poshta Business School. [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru