Вибір менеджером електронних інструментів для створення ефективної системи тайм-менеджменту

Размещено на http://www.allbest.ru/

Харківський національний університет імені В. Н. Каразіна, м. Харків

Вибір менеджером електронних інструментів для створення ефективної системи тайм-менеджменту

Крикун О.О. Кандидат економічних наук, доцент, доцент закладу вищої освіти, економічний факультет,

Медяник Ю.Г. Викладач закладу вищої освіти, економічний факультет

м. Харків, Україна

Анотація

Розвинути навики ефективного керівництва дозволяє чітке уявлення про теоретичні і методологічні основи тайм-менеджменту, використовуючи електронні інструменти організації робочого часу і раціонального використання ресурсів. У статті дана характеристика основних електронних інструментів тайм-менеджменту, з'ясовано особливості застосування програмних технологій управління бізнесом, налагодження ефективного робочого процесу в колективі. Проаналізовано переваги та недоліки застосування електронних інструментів у забезпеченні персональної ефективності та налагодження структури роботи. Практична реалізація програмних додатків і платформ дозволяє виробити навики самоорганізації, мотивації, розстановки пріоритетів, делегування повноважень, контролю і оцінки особистих показників діяльності. Сучасні програми дозволяють легко відстежувати робочі питання та розуміти над яким завданням зараз працює той чи інший співробітник. А вбудований календар дозволяє візуалізу- вати всі ці підзадачі й перевірити те, наскільки реалістично виглядають плани. Розмежовано електронні інформаційні платформи, котрі застосовують для моніторингу продуктивності працівників і програмні додатки, як ефективні планувальники тайм-менеджменту. Доведено, що для моніторингу працівників і оцінки ефективності роботи співробітників за комп'ютером великим попитом користується саме Yaware Time Tracker, CrocoTime, Any.do, NetHunt CRM-система обліку робочого часу. Інформаційні платформи це зброя в руках менеджерів по боротьбі з лінощами, безвідповідальністю і несумлінністю деяких співробітників. Як показує практики, що ці програми здатні вирішувати безліч справ одночасно і водночас мотивувати працівника. Для ефективного планування роботи працівників краще застосовувати Google Календар, Microsoft Outlook, Evernote, Notion, Trello. Головною метою такого сервісу є не тотальний контроль співробітників або стеження за кожним їх кроком, а допомога менеджеру зосередитися на поточному моменті, записати ідею, придумати вихід з ситуації або просто записати свою думку і донести її до своїх підлеглих. Такий сервіс дає політ фантазіям і не дозволяє їм розвіюватися, залишаючись на смартфоні. Визначено переваги застосування менеджером основні електронні інструменти щодо ефективного планування часу, встановлення пріоритетів, персональної ефективності. Оглядова стаття.

Ключові слова: ефективне планування; електронні інструменти; тайм-менеджмент; програмні додатки і платформи; персональна ефективність.

Abstract

MANAGER'S SELECTION OF ELECTRONIC TOOLS FOR CREATING AN EFFICIENT TIME MANAGEMENT SYSTEM

Olga Krykun

PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of Institution of Higher Education, Faculty of Economics, Department of Economics and Management, Kharkiv National University named after V. N. Karazin, Kharkiv, Ukraine

Yuliia Medianyk

Teacher of a Higher Education Institution, Faculty of Economics, Department of Economics and Management, Kharkiv National University named after V. N. Karazin, Kharkiv, Ukraine

A clear understanding of the theoretical and methodological foundations of time management, using electronic tools for organizing working time and rational use of resources, allows you to develop effective leadership skills. The article describes the characteristics of the main electronic time management tools, explains the features of the application of business management software technologies, and establishes an effective work process in the team. The advantages and disadvantages of using electronic tools in ensuring personal efficiency and establishing a clearer work structure are analyzed. The practical implementation of software applications and platforms allows you to develop the skills of self-organization, motivation, prioritization, delegation of authority, control and evaluation of personal performance indicators. Electronic information platforms that are used to monitor employee productivity and software applications as effective time management planners are demarcated. It has been proven that Yaware Time Tracker, CrocoTime, Any.do, NetHunt CRM-system of working time are in great demand for monitoring employees and evaluating the efficiency of employees' work at the computer. Information platforms are a weapon in the hands of managers in the fight against laziness, irresponsibility and dishonesty of some employees. As practice shows, these programs are able to solve many cases at the same time and at the same time motivate the employee. For efficient planning of employees' work, it is better to use Google Calendar, Microsoft Outlook, Evernote, Notion, Trello. The main purpose of such a service is not total control of employees or monitoring their every step, but to help the manager focus on the current moment, write down an idea, come up with a way out of the situation, or simply write down his opinion and convey it to his subordinates. Such a service gives flight to fantasies and does not allow them to dissipate, remaining on the smartphone. The advantages are determined. The manager is offered to use basic electronic tools for effective time planning, setting priorities, and personal efficiency. Review article. Key words: effective planning; electronic tools; time management; software applications and platforms; personal efficiency.

Вступ

Більшість менеджерів не вміють керувати командою, ставити цілі, ефективно проводити робочі зустрічі, якісно розподіляти та регулювати зони відповідальності, делегувати відповідальність співробітникам, забезпечувати якісний зворотний зв'язок, мотивувати та розвивати підлеглих, вчасно звільняти неефективних співробітників. У результаті загальна ефективність команди знижується, а менеджер компанії втрачає прибуток. Зокрема, дуже важливою темою є інструменти, які обирає менеджер під час створення системного бізнесу, адже багато питань пов'язані з правильним управлінням завданнями, тобто використанням прийомів тайм-менеджменту.

Огляд літератури

Методи управління та організації часового ресурсу були розроблені класиками управлінської науки. Ф. Тейлор [10] приділив увагу керуванню часом працівників та сконцентрувався на принципах ефективного тайм-менеджменту. Вирішити проблеми підвищення продуктивності праці робітників шляхом удосконалення операцій ручної праці із замірами часу на виконання роботи дозволило Г Ганту [13], Ф. Гілбрет [13], Л. Гіл- брет [13], Г Форду [13].

Досягти високого результату в житті, а також отримати професійну кваліфікацію, бути експертом у галузі тайм-менеджменту, допоможуть книги з тайм-менеджменту, особливо зарубіжних авторів: Брайан Трейсі [11], Стівен Кові [2], Хел Елрод [12]. Велику увагу ефективно застосовувати систему управління своїм часом та часом своїх підлеглих, уміння розставляти пріоритети і будувати життєві цілі приділено в роботах українських вчених А. А. Гробова [1], А. В. Вацьків- ська [3], О. С. Колесов [3], А. О. Маслюківська [5], Г І. Писаревська [6], Л. І. Скібіцька [7] та інші.

Мета та завдання

Метою статті є узагальнення вибору менеджером ефективної системи тайм-менеджменту з використанням нових програмних інформаційних технологій для планування та контролю робочого часу.

Завданнями статті є характеристика інформаційних систем та нових програмних технологій управління бізнесом, визначити особливості використання електронних інструментів та прикладних платформ для створення ефективного робочого процесу, проаналізувати основні переваги та недоліки програмних веб-сервісів у забезпеченні персональної ефективності.

Методи дослідження

Дотримувались основних принципів наукових досліджень, які забезпечують концептуальну єдність теорії і практики тайм-менеджменту: системний, структурно-функціональний та порівняльний аналіз - для вивчення особливостей застосування електронних інструментів тайм-менеджменту; об'єктивності - вибір програмного забезпечення для впровадження різних методів і способів тайм-менеджменту; логічно-аналітичний метод - для забезпечення послідовності та логічної завершеності викладення матеріалу щодо вибору менеджером ефективної системи тайм-менеджменту. електронний робочий час бізнес

Результати

Вимірювання часу відіграє важливу роль у списку деяких професій, однією з яких є менеджер, життя якого насичене різними подіями, справами та завданнями. Багатофункціональ- ність цієї професії потребує постійної уваги та ефективності як своєї роботи, так і роботи підлеглих. Необхідність планувати та організовувати свій день допоможе менеджеру ефективно проводити час та не відволікатися на дрібниці. Професійний менеджер повинен грамотно і вміло розподіляти час, цілі та завдання серед своїх співробітників так, щоб це давало компанії позитивний результат [7]. Цього можна досягти, використовуючи спеціальний розділ науки управління - тайм-менеджмент.

Поняття «тайм-менеджмент» можна трактувати по-різному, але якщо говорити простою мовою, то це сукупність технологій планування та організації часу, які людина застосовує для підвищення ефективності його використання, а також для підвищення якості виконання завдань [6, с. 149].

Варто відзначити, що тайм-менеджмент - це досить абстрактна річ, адже зупинити, прискорити або повернути час назад буквально неможливо. Люди повинні усвідомити, що максимум, чого вони можуть навчитися, - це створювати своє життя, цінувати кожну хвилину виконаної роботи, пам'ятаючи про обмеженість часу та його незворотність.

Про тайм-менеджмент написано безліч книг, курсів та тренінгів. Однак, як не дивно, люди, які потребують ефективного тайм-менеджменту, часто не можуть дозволити читати товсті книги або проходити багатомісячні курси навчання, а це ж непомірно дорого. Тому на допомогу приходять зручні та доступні інструменти. Все, що потрібно менеджеру, це телефон, кілька програм або комп'ютер. Розвиток сучасного світу не стоїть на місці, тому кількість різних програм і додатків, які існують на даний момент, підходять кожному і можуть стати справжнім помічником у повсякденних справах.

Перш ніж розпочати впровадження інструментів тайм-менеджменту, необхідно мати чітку мету та розуміти кінцеву мету організації роботи менеджера, саме для чого функціонує компанія та які результати очікуються. Менеджеру також необхідно вміти розставляти пріоритети, а також усвідомлено розуміти, що можна доручити підлеглим, щоб економити час. Вміння делегувати повноваження є однією з найважливіших характеристик ефективного менеджера, оскільки існує низка справ, які не потребують спеціальних знань, навичок чи прийняття рішень, а тому можуть здійснюватися без участі менеджера. Для цього необхідно навчитися правильно використовувати інструменти тайм-менеджменту.

Звичайно, пропозицій та способів підвищення ефективності використання часу не було б так багато, якби не було проблем і перешкод, які заважають це робити. Зіставляючи список можливих щоденних перешкод, а їх ще називають «поглиначами часу», у всіх він різний: хтось любить пити багато кави, хтось багато розмовляє по телефону або відволікається на соцмережі, когось турбують інші колеги, а хтось просто лі- ниться працювати. Вважаємо, слід оцінювати витрачений час і постаратися повністю виключити «пожирачів часу» або обмежити їх до мінімуму. Тому коректним твердженням буде, що технології, які можна використовувати у своїх цілях, зменшивши навантаження або звільнивши себе від певних функцій, можуть, заважати менеджеру сконцентруватися на головних завданнях та знизити увагу.

Отже, вибираючи інструменти створення ефективної системи тайм-менеджменту, слід враховувати власні особливості. Всі люди різні і варто усвідомлювати, що коли справа стосується планування часу, не існує одного правильного рішення, яке б влаштувало абсолютно всіх [3, с. 68].

Впровадження різних методів і способів управління часом може мати як позитивний так і негативний вплив на ефективність роботи менеджера. Нарешті, виникає питання, наскільки доречний тайм-менеджмент у певних типах компаній, враховуючи їх сферу діяльності. Є ймовірність, що надто велика увага до термінів чи жорсткий контроль співробітників можуть, навпаки, призвести до поганих результатів чи зниження креативності. У цьому випадку переваги тайм-менеджменту будуть зведені нанівець, оскільки величезна кількість завдань може повністю стомити співробітників та негативно вплинути на ефективність роботи компанії [5, с. 470]. Але вихід є, вміння менеджера керувати та концентруватися на правильних діях.

За результатами досліджень [7; 8] визначено, що необхідно відстежувати час, витрачений на конкретні завдання та проєкти, інформувати клієнтів про продуктивний час співробітників, відведений на клієнтські проєкти, ефективно керувати спеціалістами різних відділів з різним графіком роботи, покращувати робочу атмосферу в колективі і вчасно знати, чи хтось демотивований, вдосконалити дисципліну, не використовуючи політику тотального контролю, для цього розроблено безліч програмного забезпечення, що допомагає менеджеру у роботі, завдяки якому колектив працює краще та заробляє більше.

Отже, існує безліч програмних додатків управління робочим часом, які використовують як малі підприємства, так і багатомільйонні компанії. Наведемо кілька програм для моніторингу продуктивності працівників та порівняємо їх особливості:

Yaware - простий та зручний інструмент обліку робочого часу для команд будь-якого розміру та структури [15]. Особливості застосування менеджером:

Автоматичний розрахунок робочого часу дозволяє відстежувати, як працівники розпоряджаються своїм часом і скільки годин вони щодня присвячують роботі, коли беруть вихідний чи перебувають у відпустці.

Аналіз продуктивності праці дозволяє відстежувати роботу команди та фіксувати фактичну завантаженість.

Управління проєктами та завданнями дозволяє розрахувати вартість завдань, робочого часу та оцінити, наскільки результат переводиться у витрачені гроші/зусилля.

Особиста статистика дозволяє аналізувати особисту ефективність та блокувати фактори, що відволікають від робочого часу, присвяченого досягненню цілей компанії.

Моніторинг дисципліни та візуальних діаграм дозволяє зменшити кількість затримок, запізнень, переносів графіка та запитів «чи можу я сьогодні піти з роботи раніше».

CrocoTime - програма обліку робочого часу дозволяє автоматизувати робочі процеси, виявити нераціональне використання робочого дня співробітників, підвищити ефективність, збалансувати навантаження співробітників та створити резерви робочого дня [15]. Особливості застосування програми менеджером:

Відпрацьований час: програма підраховує загальний робочий час та ділить його на продуктивний час та час відволікань; у звіті будуть показані всі програми та сайти, з якими працювали підлеглі, що дозволить менеджеру швидко проаналізувати, наскільки добре співробітники проводять свій час; відображати графік активності завантажень співробітника; статистика доступна щодня за тиждень чи місяць, а також погодинна статистика за один день.

Фотографія робочого дня: покаже, що і коли робив співробітник та якими програмами користувався, особливо зручно стежити за роботою віддалених спеціалістів; добре видно початок, закінчення, час діяльності співробітників та перерви, можна переглянути деталі кожного окремого періоду; додатково є можливість відображати дати та зустрічі з корпоративних календарів та розмов за рахунок інтеграції із системами IP-те- лефонії; легко відстежувати, скільки часу було витрачено і скільки досягнуто цілей.

Аналіз процесу: менеджеру буде видно, з якими документами працювали співробітники та скільки часу це зайняло, що дозволить порівняти фактичний час роботи інструменту з нормою для цього працівника чи посади; дозволяє проаналізувати, як співробітники використовують відповідні інструменти та оптимізувати свою роботу.

Функція відстеження часу: допоможе розрахувати час проєкту, конкретні завдання про- єкту та оцінити внесок кожного учасника; допоможе розрахувати частку підлеглих у проєкті та скільки часу було відведено на окремі елементи проєкту.

Табель обліку робочого часу: автоматично створює дані про графік роботи, вихідні, свята та дні відсутності, які можна вводити як вручну, так і за допомогою інтеграції з кадровими системами.

Any.do надає користувачам різні інструменти для керування списками справ та завдань [15].

Програма дозволяє керувати особистими та діловими проєктами, списками справ, списками покупок, а також щоденником та системою нагадувань. Також дозволяє створювати проєкти, розбивати їх на завдання, розбивати на відділи та призначати відповідальних за допомогою системи тегів, а також встановлювати терміни та відслідковувати результат по етапах проєкту. Створений загальний календар дозволить менеджеру бачити статус завдань, поділених на різні періоди.

Користувачі можуть візуалізувати свій про- єкт у вигляді канбан-дошки, перетягуючи окремі завдання між стовпцями в міру їх виконання або переміщення в інший відділ для обробки.

Підтримка комунікації між членами команди, система нагадувань та повідомлень, система управління пріоритетами, можливість передачі файлів іншим співробітникам, інструмент потоку дій, що дозволяє контролювати роботу команди.

CRM-система NetHunt для продажу та маркетингу [15]. Система допомагає керувати базою даних, керувати взаємовідносинами з клієнтами, автоматизувати бізнес-процеси та збільшувати конверсію та обсяг продажів.

NetHunt CRM робить все можливе, щоб дані компанії були у безпеці. Усі дані, включені до системи, належать лише власнику створеної системи. Основне завдання NetHunt - бути надійним бізнес-помічником та надати можливість використання CRM-системи всім спеціалістам компанії.

Завдяки CRM-системі менеджер можете стежити за ходом продажів, спостерігати, як швидко транзакції проходять по логістичному ланцюжку, які процеси ефективні і на що слід звернути увагу. Отримувати готові звіти про продаж на основі даних та прийняття рішень буде простішим.

Загалом, існують також менш жорсткі сервіси для планування і структурування справ [4]. Виділимо переваги та недоліки планування часу, оскільки, незважаючи на те, що всі люди мають однакові ресурси часу, не всім вдається досягти поставлених завдань, використовуючи часовий ресурс (табл. 1).

Як відомо, щодня багато компаній переходять на програми автоматизованого хронометражу. Це дозволяє менеджерам стежити за тим, що відбувається на комп'ютерах співробітників, незважаючи на питання щодо порушень приват- ності та особистого простору. В табл. 2 подано електронні інструменти, які застосовують успішні менеджери, які користуючись цими програмами, раціонально використовують час, зберігаючи купу інформації, впорядковувати її та ділитися нею з колегами [4; 14].

Таблиця 1 Переваги та недоліки планування робочого часу менеджера

Джерело: складено на основі [4; 8; 9]

Отже, ці програми призначені для зберігання великої кількості нотаток, причому нотатки можуть бути будь-якого формату - текстові, графічні, аудіо, відео, з прикріпленими файлами. Крім того, сервіс виступає як система управління проектами.

Таблиця 2 Інструменти тайм-менеджменту, які практикують успішні менеджери

Джерело: складено на основі [4; 14]

Огляд різних джерел [9; 14; 15] підтверджує, що щодня користуються цими програмами на 25 мовах 255 мільйонів людей. Багато провідних компаній, як-от «Forbes», «Inc.», «Enterpreneur magazine», «The Verge» тощо, залишають позитивні відгуки та заохочують скористатися. Ці типи програм дозволяють максимально вигідно впорядкувати думки менеджера та структурувати плани.

Дискусія

Розглянуті питання не є вичерпними за рамки цієї статті, оскільки в Україні досі відсутні обов'язкові умови застосування електронних пристроїв для запровадження обліку робочого часу працівників на робочих місцях, застосування таких заходів залежить лише від особистого бажання керівництва підприємства [1, с. 361]. Як показує практика, раціональне планування з застосуванням електронних додатків значно скорочує час виконання завдань і дає компанії такі переваги:

Підвищується продуктивність праці, тобто спостерігається ефективність роботи співробітників і всієї компанії; настільки досягнуті цілі виправдовують витрачені на них гроші, час та людські ресурси.

Збільшується прибуток, тобто генерує більше результатів з однаковою кількістю працівників; збільшується прибуток за рахунок належної організації роботи; визначення, мотивація та утримання ключових співробітників компанії; оцінка співпраці з віддаленим персоналом та фінансові переваги «віддаленого офісу».

Практика показує, що моніторинг робочого часу підвищує продуктивність на 20% і більше, якщо керівник цінує довіру співробітників і не використовує повний контроль. Така позиція менеджера дає співробітникам значні переваги:

Вищий заробіток можна отримати за високий результат роботи.

Відмова від непродуктивної багатозадачності та концентрація уваги на вирішенні однієї проблеми, дає результат.

Прозора звітність та реальні докази виконаної роботи за конкретним проєктом чи завданням.

Висновки

Підсумовуючи вищевикладене, слід зазначити, що тайм-менеджмент об'єднує в собі комплекс прийомів, методів і технологій, які дозволяють розподіляти особистий час з метою підвищення ефективності його використання. Впровадження електронних інструментів тайм-менеджменту дозволяє відстежувати та контролювати робочий час підлеглих, покращувати роботу та особистий розвиток. Це також вимагає від менеджера особистої організаційної готовності до постійної оцінки і контролю своєї поточної і перспективної діяльності, організаційної напруги, лідерських якостей. Щоб уникнути негативних наслідків непередбачених ситуацій, менеджер повинен постійно контролювати використання свого робочого часу та робочого часу підлеглих. Взагалі всім людям, які працюють в умовах дефіциту часу, необхідно протягом усього життя наполегливо оволодівати складним мистецтвом раціонального управління своїм навчанням, роботою та вільним часом, що сприятиме не лише ефективному використанню їх робочого часу, а й збереженню, й зміцненню свого здоров'я та тривалому активному довголіттю.

Бібліографічний список

1. Grobova, A. A. (2015). Oblik robochoho chasu naukovo-pedahohichnykh pratsivnykiv [Time tracking scientific and pedagogical staff]. Naukovyi visnyk Akademii munitsypalnoho upravlinnia. Seriia «PRAVO» - Scientific Bulletin of the Academy of Municipal Administration. Series “Law”, 2, 356-362.

2. Kovi, S. R. (2014). 7 zvychok nadzvychaino efektyvnykh liudei [The 7 habits of highly effective people]. Kharkiv : Knyzhkovyi Klub “Klub Simeinoho Dozvillia” [in Ukrainian].

3. Kolesov O. S., & Vatskivska A. V. (2011). Taim-menedzhment - upravlinnia chasom [Time management - time management]. Zbirnyk naukovykh prats VNAU - Collection of scientific papers of VNAU, 2 (53), 61-70 [in Ukrainian].

4. Krashchi planuvalnyky: 10 dodatkiv dlia taim-menedzhmentu [The best planners: 10 apps for time management] {11.08.2021).

5. Masliukivska, A. (2018). Znachennia taim-menedzhmentu dlia pidvyshchennia personalnoi efektyvnosti [Significance of time management to increase personal efficiency]. Molodyi vchenyi - Young scientist, 11 (63), 467471.

6. Pysarevska, H. I. (2016). Vykorystannia taim-menedzhmentu dlia pidvyshchennia efektyvnosti upravlinnia personalom [The use of time management to increase the efficiency of personnel management]. Naukovyi visnyk Khersonskoho derzhavnoho universytetu. Ser.: Ekonomichni nauky - Scientific Bulletin of the Kherson State University. Ser. : Economic sciences, 20(1), 148-153.

7. Skibitska, L. I. (2009). Taim-menedzhment : Navch. posibnyk [Time management: education. manual]. Kyiv : Kondor [in Ukrainian].

8. Taim-menedzhment, abo yak vse vstyhnuty [Time management, or how to do everything in time] (24 Zhovtnia 2022).

9. Khudenko, D. (14 lystopada 2022). Taim-menedzhment: shcho take taim-menedzhment ta yoho vazhlyvist pid chas roboty [Time Management: What is time management and its importance at work]. Bloh>Shkola PM - Blog>PM School.

10. Teilor, F. (n/d). Pryntsypy naukovoho menedzhmentu [Principles of scientific management]. Turystychna biblioteka : vebsait - Tourist library: website.

11. Treisi, B. (2007). Zizh tsiu zhabu. 21 chudovyi sposib zrobyty bilshe za menshyi chas [Eat this frog. 21 great ways to get more done in less time]. Vydavnytstvo Berrett-Koehler [in Ukrainian].

12. Olrod, Kh. (2016). Magiya utra. Kak pervyy chas dnya opredelyaet vash uspekh [The magic of the morning. How the first hour of the day determines your success].

13. Yuryk, N. Ye. (2015). Istoriia menedzhmentu : Kurs lektsii [History of management: Course of lectures]. Ternopil : TNTU imeni Ivana Puliuia.

14. Tame your work, organize your life (n/d). Evernote : website.

15. Shcho take Yaware.TimeTracker? [What is Yaware.TimeTracker?] (n/d). Yaware Time Tracker: website.

Размещено на Allbest.ru