Организация рассмотрения документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Теоретический вопрос. Организация рассмотрения документов

1. Общий порядок организации рассмотрения документов

2. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей в государственных органах, органах местного самоуправления

Практическое задание. Оформить и заполнить проект журнала входящей документации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Актуальность темы контрольной работы определена тем, что работники, осуществляющие организацию рассмотрения документов, получают доступ ко всей информации, поступающей в организацию. Они обязаны соблюдать служебную этику и обеспечивать защиту информации от несанкционированного доступа, хорошо ориентироваться в структуре организации, знать ее руководящий состав и распределение обязанностей между руководителями, состав руководителей структурных подразделений, круг вопросов, решение которых входит в их компетенцию. Они обязаны также хорошо знать состав документов и порядок работы с ними, правила их оформления, уметь пользоваться всеми классификационными справочниками, применяемыми в организации.

Цель контрольной работы - изучение процесса организации рассмотрения документов.

Для достижения цели определены следующие задачи:

Изучить общий порядок организации рассмотрения документов;

Изучить порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей в государственных органах, органах местного самоуправления;

Выполнить практическое задание - оформить и заполнить проект журнала входящей документации.

Теоретический вопрос. Организация рассмотрения документов

1. Общий порядок организации рассмотрения документов

В службе делопроизводства после проведения экспедиционной обработки документов проводят их предварительное рассмотрение с целью:

- установления маршрута движения конкретного документа;

- оперативного доведения документов до конкретного исполнителя;

- определения необходимости регистрации отдельных видов документов;

- ·формирования информационно-поискового массива Басаков М.И. Делопроизводство (ДОУ): Учебник / М.И. Басаков. - Изд. 2-е, испр. И доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2017. - 68 с..

Предварительное рассмотрение осуществляют референты и помощники руководителей и заместителей руководителей, заведующие канцеляриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты или другие лица, специально назначенные для проведения данной работы и имеющие определенные полномочия для направления документа по назначению.

При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом:

· документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Это зависит прежде всего от важности содержания документа, авторства, вида документа и необходимости срочного решения поставленных в нем вопросов. Как правило, это документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;

· документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;

· документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей;

· документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению;

· обращения граждан. Если в организации есть специальное подразделение по работе с указанными документами, то они могут сразу из экспедиции передаваться в это подразделение. Однако жалобы на действия подчиненных должностных лиц, а также предложения по улучшению деятельности организации должны направляться на рассмотрение руководству организации Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: Делопроизводство, документооборот и нормативная база/ О.И. Захаркина. - Омега-Л, - 2018. - 84 с..

Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20% общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов. Для того чтобы ускорить рассмотрение документов руководителем, лица, проводящие предварительное их рассмотрение, выполняют еще несколько операций. Так, при необходимости к поступающему документу подбираются дополнительные материалы, если они могут понадобиться руководителю при его рассмотрении (документы вышестоящих организаций, на которые имеются ссылки в документе, переписка по данному вопросу, которая велась ранее, и т.п.). Если в документе отсутствует заголовок, в его тексте подчеркивают или выделяют наиболее важные фразы, отражающие основные мысли автора документа. Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату. При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

- важность содержания;

- вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.); сложность и новизна поставленных вопросов;

- авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

- реальная срочность исполнения документа Пономарева Н.Г. Справочник кадровика: руководство по оформлению типовых документов. Практическое пособие/Н.Г. Пономарева. - Омега-Л, 2015. - 97 с..

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов:

- примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

- перечня должностных лиц и их обязанностей;

- технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба делопроизводства должна быть уведомлена, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов. Обычно применяется следующий порядок рассмотрения корреспонденции руководителем:

- документы передаются руководителем и посетителями по его просьбе секретарю;

- секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение;

- в конце рабочего для информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка».

Руководители не должны задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение - на следующий день, возвращены в службу делопроизводства для внесения необходимых сведений в базу данных. При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количества копий определяется лицом, организующим исполнение - ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство (правовые основы): практическое пособие/ Ю.П. Орловский. - М.: Инфра-М, 2013. - 57 с..

Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на свободном месте между адресатом и текстом и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?). Подпись в резолюции не расшифровывается, так как в любой организации сотрудники знают подписи лиц, имеющих право давать указание по исполнению документов. Если в резолюции несколько исполнителей, ответственным является тот, кто указан первым. Это означает, что он должен организовать работу над документом и отвечает за его своевременное исполнение. Иногда в резолюции не указывается срок исполнения. Это означает, что срок исполнения данного документа относится к типовым (например, служебное письмо - 10 дней). Дата резолюции играет также важную роль, от нее во многих организациях начинается исчисление срока исполнения, хотя по требованиям государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) документы должны быть рассмотрены в день поступления и срок исполнения должен исчисляться от даты поступления Румынина Л.А. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по юридическим специальностям / Л.А. Румынина. - М.: Мастерство, 2016. - 83 с..

2 Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей в государственных органах, органах местного самоуправления

Далее изучим особенности порядка рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей в государственных органах и органах местного самоуправления.

Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей в государственных органах, органах местного самоуправления регламентирован пунктом 3.4.5 Приказа Росархива от 24.12.2020 N 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления«.

В соответствии с данным документом, в Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством государственного органа, органа местного самоуправления с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей Приказ Росархива от 24.12.2020 N 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления».

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

- документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам государственного органа, органа местного самоуправления только после регистрации (исключением могут быть только документы, требующие незамедлительного исполнения, а также нерегистрируемые документы, предназначенные руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иным должностным лицам);

- после рассмотрения документов руководством, резолюции (поручения по документам) переносятся в ЭРК (в Инструкции по делопроизводству устанавливается, кем и каким образом эти сведения вносятся в ЭРК);

- доступ к электронному документу (электронной копии документа) исполнители получают после вынесения резолюций (поручений по документу);

- место хранения подлинника документа, если документ поступил на бумажном носителе (в Службе делопроизводства или в структурном подразделении, назначенном исполнителем (ответственным исполнителем) по документу);

- передача документов между структурными подразделениями государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется через Службу делопроизводства или с обязательным уведомлением Службы делопроизводства.

После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по Межведомственному электронному документообороту (МЭДО), для информирования организации-отправителя должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, содержащее следующие данных:

а) дату/время формирования уведомления;

б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;

в) информацию о пункте документа, принятом к исполнению (опционально);

г) информацию об авторе резолюции (руководителе, заместителе руководителя организации - участника МЭДО);

д) информацию о руководителе подразделения-исполнителя;

е) информацию об ответственном исполнителе (исполнителе).

Если в ходе исполнения полученного по МЭДО документа, меняется ответственный исполнитель (исполнитель), для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства формируется уведомление об изменении хода исполнения, содержащее следующие данные:

а) дату/время формирования уведомления;

б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;

в) информацию о пункте документа, по которому меняется ход исполнения (ответственный исполнитель);

г) информацию об изменении хода исполнения (информация об изменении ответственного исполнителя (исполнителя);

д) информацию о документе - основании изменения хода исполнения документа (ответственном исполнителе (исполнителе) Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие / А.В. Пшенко. - М.: Форум-Инфра-М, 2016. - 105 с..

Практическое задание

Оформить и заполнить проект журнала входящей документации

Проект

ООО «Крастекст»

Журнал входящей корреспонденции

Начат «01» января 2021 г

Окончен «31» декабря 2021 г

Всего 116 (сто шестнадцать) листов

Срок хранения 5 лет

Хранить до «31» декабря 2026 г.

Ответственные за ведение журнала

Лицо, ответственное за ведение журнала на дату его окончания

Секретарь-делопроизводитель Баева Л.Д.

___________________________________ ____________

(должность) (подпись)

Заключение

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства документов требуется ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое государственной системы документационного обеспечения управления предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе делопроизводства на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки - для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. Обычно применяется следующий порядок рассмотрения корреспонденции руководителем: документы передаются руководителем и посетителями по его просьбе секретарю; секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении); в конце рабочего для информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе.

Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей в государственных органах, органах местного самоуправления регламентирован пунктом 3.4.5 Приказа Росархива от 24.12.2020 N 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления«. При правильной организации работы с документами существует четкий распорядок их передачи на рассмотрение руководству и возврата в службу делопроизводства. Согласно резолюции руководителя определяется дальнейший маршрут движения документов.

документация руководство самоуправление

1. Басаков М.И. Делопроизводство (ДОУ): Учебник / М.И. Басаков. - Изд. 2-е, испр. И доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2017. - 350 с.

2. Гост Р 7.0.97-2016. Национальный Стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-Ст) (ред. от 14.05.2018)

3. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: Делопроизводство, документооборот и нормативная база/ О.И. Захаркина. - Омега-Л, - 2018. - 117 с.

4. Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство (правовые основы): практическое пособие/ Ю.П. Орловский. - М.: Инфра-М, 2013. - 144 с.

5. Пономарева Н.Г. Справочник кадровика: руководство по оформлению типовых документов. Практическое пособие/Н.Г. Пономарева. - Омега-Л, 2015. - 230 с.

6. Приказ Росархива от 24.12.2020 N 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления»

7. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие / А.В. Пшенко. - М.: Форум-Инфра-М, 2016. - 245 с.

8. Румынина Л.А. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по юридическим специальностям / Л.А. Румынина. - М.: Мастерство, 2016. - 223 с.