Основы проектного менеджмента событийных мероприятий: история, теория и классификации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Краснодарский государственный институт культуры

Основы проектного менеджмента событийных мероприятий: история, теория и классификации

Борисова М.А. студент 2 курса факультета гуманитарного образования

Научный руководитель: Павлова О.А. доктор филологических наук, доцент кафедры социально-культурной деятельности

г. Краснодар, Россия

Аннотация

Статья исследует основы, историю и специфику проектного менеджмента в контексте организации мероприятий. Особенно детально представлено описание стадий жизненного цикла проекта, а также различных типов ивент-проектов. Также даны емкие определения видов ивент-проектов и возможности их использования в различных сферах: от культуры до бизнеса и спорта.

Ключевые слова: ивент-индустрия, ивент-проект, проектный подход, проектный менеджмент, agile-методология, проект, процессы, жизненный цикл проекта.

Abstract

Borisova M.A.

Krasnodar State Institute of Culture (Krasnodar, Russia)

Scientific advisor:

Pavlova O.A.

Krasnodar State Institute of Culture (Krasnodar, Russia)

BASICS OF EVENT PROJECT MANAGEMENT: HISTORY, THEORY AND CLASSIFICATIONS

Article explores the basics, history and specifics of project management in the context of event organization. The description of the stages of the project life cycle, as well as different types of event projects is presented in particular detail. The article also gives concise definitions of the types of event projects and the possibilities of their use in various spheres: from culture to business and sports.

Keywords: event industry, project approach, project management, agile methodology, project, processes, project life cycle.

Современная ивент-индустрия представляет собой крупную сферу, охватывающую широкий спектр услуг по организации досуга и развлечений. Учитывая ее масштабы и сложность, событийные мероприятия требуют итерационного, контролируемого, и творческого подхода к организации работы над проектом, чтобы все задачи были выполнены в срок и в рамках установленного бюджета. Такой метод управления событиями в социокультурной сфере называется проектным подходом и подразумевает особый вид менеджмента - проектный, который включает в себя планирование, организацию, контроль и регулирование всех ресурсов и этапов проекта для достижения поставленных целей в рамках данного проекта. Проектный подход обеспечивает гибкость рабочего процесса и адаптивность проекта к изменяющимся рыночным условиям. Это позволяет организаторам событий быстро реагировать на изменения и своевременно корректировать рабочие планы, чтобы успешно провести мероприятие. Применение проектного подхода помогает учесть все возможные риски и гарантировать успешное проведение мероприятия, принимая во внимание все его аспекты.

Развитие проектного менеджмента - это история развития проектного подхода через заимствование полезных приемов из других сфер деятельности, а также через применение методов системного анализа и исследования операций. Проекты зачастую не выполняются в соответствии с первоначально установленным бюджетом, сроками и объемом работ. В ответ на это предлагаются решения, включая пересмотр метода критического пути (англ. CPM, Critical path method), корректировку этапов и, по необходимости, полное исключение управления проектами из сферы деятельности менеджеров среднего звена. Приоритеты проекта определяются в ходе взаимодействия с заинтересованными сторонами.

В России в 1920-1930-е годы зародилась идея регламентации, координации и согласования комплекса работ при реализации крупных проектов в строительстве с использованием календарных планов и циклограмм. В период между серединой 1930-х и серединой 1950-х гг. оценка проектов стала инструментом подтверждения корректности плановых показателей. В 19601980-е годы появились первые сетевые методы планирования и управления проектами, а также программные системы планирования и контроля, такие как «А-ПЛАН», «АККОРД», «ГАУСС». Этот период характеризовался созданием сетевых моделей и развитием средств имитационного моделирования. С 1990 года по настоящее время происходит развитие методов и средств управления проектами. Особенно это стало заметно после отказа от прежней системы планирования в начале 1990-х. В дальнейшем начали активно внедряться западные подходы к оценке проектов, в ходе чего в стране появились стандарты и методологии, которые действуют и в настоящее время. Таким образом, с развитием рыночной экономики, проектный подход стал необходим для продвижения товаров и услуг. В это время формируются различные научнотеоретические направления, такие как концептуальное проектирование, теория активных систем, технология робастного управления проектами и другие. Также наблюдается активное развитие гибких (agile) методологий управления проектами, которые смещают акцент на коммуникации, быструю реакцию на изменения и итерационный характер ведения проекта. Сегодня в России сформировано профессиональное сообщество «Национальная ассоциация организаторов мероприятий», активно участвующее в профессиональных ассоциациях и сертификации специалистов ивент-сферы в области управления проектами.

Проектный подход в управлении событиями включает в себя несколько ключевых этапов, применимых к любому проекту вне зависимости от его специфики. Ниже предлагаются этапы жизненного цикла ивент-проекта.

Инициация -- это начальный этап планирования мероприятия, на котором определяются его концепция, цели, задачи, формат и тематика. Он включает в себя анализ потребностей участников и возможных площадок для проведения мероприятия.

Планирование -- это этап управления мероприятием, на котором разрабатывается комплексный и подробный план мероприятия, включающий расписания, бюджета, требования к участникам и оборудованию. Кроме того, оцениваются риски, связанные с мероприятием, и разрабатываются меры по их минимизации.

Реализация представляет собой важнейший этап управления проектом, в рамках которого реализуется непосредственное выполнение всех запланированных ранее этапов, таких как подготовка площадки, приглашение участников и организация программы. В процессе реализации осуществляется постоянный мониторинг и контроль за ходом мероприятия, при необходимости вносятся коррективы для обеспечения его успешного проведения. ивент проектный жизненный

Мониторинг предполагает наблюдение за ходом мероприятия и оценку его эффективности. Данный этап включает в себя сбор и анализ данных о ходе мероприятия, выявляются отклонения от плана и причины их возникновения.

Завершение - это заключительный этап управления мероприятием, на котором подводятся итоги, оценивается его успех и результаты. Завершаются все связанные с мероприятием активности, результаты передаются заказчику, взаимодействие с участниками прекращается.

В ивент-индустрии проекты классифицируются по различным критериям, чтобы облегчить эффективность планирования и реализации проекта. Классификация проектов помогает организаторам мероприятий лучше понимать, какие мероприятия им нужно провести, какие ресурсы для этого потребуются и как лучше всего организовать процесс. Шумович А.В. в книге «Великолепные мероприятия. Технологии и практика event-management» предлагает следующую классификацию событийных мероприятий:

Деловые мероприятия - это события, организуемые с целью развития профессиональных и коммерческих связей, обмена опытом, продвижения товаров и услуг, а также налаживания долгосрочных отношений в деловой или бизнес среде. К таким мероприятиям относятся конференции, семинары, форумы, выставки, презентации, круглые столы, тренинги, мастер-классы, деловые обеды и ужины, корпоративные вечеринки и т.д. Они предназначены для специалистов, предпринимателей, руководителей, инвесторов и всех тех, кто стремится развивать свою карьеру и расширять деловые контакты.

Академические мероприятия представляют собой различные конференции, семинары, симпозиумы, лекции и другие события, организуемые с целью обмена знаниями, опытом и полезной информацией в рамках определенной академической сферы. Такие мероприятия проводятся для ученых, преподавателей, студентов, а также для специалистов из различных сфер.

Пресс-мероприятия - это события, организуемые с целью информирования представителей СМИ о какой-либо новости, событии, проекте или продукте. К таким событиям относятся пресс-конференции, презентации, интервью, выставки, круглые столы, пресс-туры и другие форматы общения с представителями прессы.

Выездные мероприятия - это события, которые проводятся вне обычного или привычного места проведения, например, в офисе, отеле, на природе, дома у участников или в кофейне. Это может быть конференция, семинар, тренинг, презентация, вечеринка или любое другое событие, которое можно организовать на выезде. Выездные ивенты бывают однодневными или многодневными.

Развлекательные мероприятия представляют собой широкий спектр зрелищно-развлекательных событий, целью которых является подарить зрителям незабываемые впечатления и моменты радости, часто посредством художественных или развлекательных представлений и мероприятий. Они могут включать в себя различные виды деятельности, такие как концерты, фестивали, театральные постановки, кинопоказы, художественные выставки, посещение тематических парков, спортивные состязания и т.д. Развлекательные мероприятия могут проводиться как для детей, так и для взрослых.

Торжественные мероприятия - это мероприятия, которые проводятся с целью празднования какой-либо важной даты, важного события или достижения. К ним относятся банкеты, фуршеты, юбилеи, свадьбы.

Благотворительные мероприятия - это события, основная цель которых - сбор средств или оказание помощи тем, кто в ней нуждается. К благотворительным мероприятиям относятся благотворительные обеды, концерты, аукционы, акции по сбору средств.

Публичные/массовые мероприятия - это совокупность взаимодействий большого количества людей с целью проведения какого-либо события, например, концерта, спортивного соревнования или фестиваля. Они могут быть как организованными, так и спонтанными и проходить в совершенно разных местах.

Спортивные мероприятия - это соревнования, турниры, олимпиады и другие события в спортивной сфере, которые проводятся с целью проверки уровня подготовки спортсменов, определения сильнейших и обмена опытом между участниками.

В современном мире организация мероприятий становится все более сложной и комплексной задачей, требующей применения новых инструментов и технологий для эффективного управления проектами. Сегодня существует множество программ для управления проектами, от простого тайм-менеджмента до сложной работы с клиентами. К ним относятся такие сервисы как Битрикс24, Notion, Jira, Asana, MS Project, Evemote, Trello и т.д. Они позволяют максимально упростить процесс управления проектами, улучшить коммуникацию между участниками команды, отслеживать прогресс выполнения задач, контролировать бюджет и ресурсы, а также анализировать результаты работы.

Преимущества проектного подхода включают возможность четкого определения целей и результатов проекта, структурирование задач и распределение ответственности между участниками, а также возможность мониторинга и контроля прогресса проекта. Кроме того, применение современных технологий и инструментов для управления проектами позволяет повысить эффективность работы, сократить сроки реализации мероприятий и снизить затраты.

В целом, перспективы развития проектного управления в сфере организации мероприятий выглядят многообещающими. Постоянное развитие технологий и инноваций открывает новые возможности для оптимизации процессов и повышения эффективности ивент-проектов.

Список литературы

1. Агафонов А.В. Проектный подход - наиболее эффективная для предприятий event-индустрии методология управления // Теория и практика общественного развития. 2012. №4.

2. Манакова М.А. Управление проектом в Event-индустрии / М.А. Манакова, Ю. Горбунова // Управление современной организацией: опыт, проблемы и перспективы. 2022. №16. С. 36-40;

3. Перепелкин Н. А. Развитие событийного маркетинга в российских компаниях : специальность 08.00.05 -- «Экономика и управление народным хозяйством (маркетинг)» : автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук / Перепелкин Николай Александрович , Место защиты: ФГБОУ ВО Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова. Москва, 2016;

4. Системный анализ // systems-analysis [сайт]

5. Управление проектами: фундаментальный курс : учебник / А. В. Алешин, М. Аньшин, К. А. Багратиони и др. , под ред. В. М. Аньшина, О. Н. Ильиной , Нац. исслед. ун-т «Высшая школа экономики». -- М. : Изд. дом Высшей школы экономики, Москва, 2013. -- 620, [4] с. -- (Учебники Высшей школы экономики). -- 2000 экз.

6. Шумович А.В. Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management // Издательство «Манн, Иванов и Фербер», Москва, 2007

Размещено на Allbest.ru