Ивент-менеджмент как средство продвижения библиотеки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство культуры Республики Беларусь

Учреждение образования «Белорусский государственный университет культуры и искусств»

Курсовая работа по дисциплине

Ивент-менеджмент как средство продвижения библиотеки

Минск 2022



ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ИВЕНТ-МЕНЕДЖМЕНТ

1.1 История ивент-менеджмента

1.2 Классификация ивент мероприятий

ГЛАВА 2. ПРОВЕДЕНИЯ EVENT-МЕРОПРИЯТИЯ В БИБЛИБЛИОТЕКЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ



ВВЕДЕНИЕ

Сегодня маркетинг играет огромную роль для успешного функционирования современного предприятия. Особенно это становится важным ввиду продолжительности развития кризисных явлений. PR -- это один из важных инструментов в проведение коммерческой деятельности. В первую очередь это связано в той, что любая уважающая себя компания должна иметь продуктивные и грамотные отношения с клиентами, дилерами, поставщиками и общественными кругами, заинтересованными в деятельности данной организации. Необходимо проводить постоянный сбор информации о потребностях аудитории, о ее состоянии и процессе формирования желаемого поведения. Нужно разрабатывать различные обращения, проекты для развития успешной коммерческой деятельности. Event - менеджмент является одним из наиболее существенных инструментов паблик рилейшинз, который направлен на получение не одноразового эффекта, а долговременного процесса в формировании имиджа предприятия, его влиянии на общественные интересы и потребности. означает превращение мероприятия посредством вспомогательных эффектов в нечто совершенно исключительное с точки зрения посетителей. В сфере внимания Event-менеджмента, или управления событиями, лежат вопросы, касающиеся того, что именно отличает подлинное событие и как таким событием управлять, как его планировать и последовательно осуществлять. В основу успеха должно быть положено тщательное планирование и безупречная организация каждого мероприятия: здесь необходимо действовать систематически и избегать распространенных ошибок.

Исключительность события приносит и дополнительную выгоду, которая проявляется про происшествие времени, когда становится ясно, что возможные обои и неудачи удалось предупредить, и подтверждается оправданность мероприятия.

Кардинальные политические, экономические и социальные изменения, характеризующие современное развитие общества, повысили значимость информации и статус библиотек как наиболее демократичного источника доступа к накопленным человечеством знаниям. Изменения требований пользователей к качеству библиотечной деятельности, процессам переработки и предоставления информации ставят библиотеки перед необходимостью освоения новых социальных и информационных технологий, использования современных средств доступа и преобразования информации, создания новых видов итоговых продуктов. Специалистам библиотечного дела становится очевидным тот факт, что именно ивент-менеджмент путь развития библиотек, обновление всех сторон их жизнедеятельности обеспечивают выполнение возложенной на них социальной миссии.

Цель: Изучение ивент-менеджмента в библиотеках.

Задачи:

-рассмотреть общую характеристику ивент-менеджмента

-выявить специфику ивент-менеджмента в библиотеках

-дать общую характеристику организации и проведению ивент-мероприятий в библиотеке

Объект исследования: ивент-менеджмент.

Предмет исследования: библиотека как средство продвижения ивент-менеджмента.

Методы исследования: анализ, сравнение, включенное наблюдение.

База исследования: библиотека



ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ИВЕНТ-МЕНЕДЖМЕНТ

1.1 История ивент-менеджмента

Само по себе слово «событие» охватывает огромный комплекс различных по направленности эпизодов в жизни человека. Это может быть, как событие жизненного цикла (день рождения, помолвка, свадьба и пр.), так и событие социального характера (благотворительные аукционы, спортивные чемпионаты, образовательные семинары и пр.).

Управление событиями рассматривают как комплексный процесс, включающий следующие элементы:

анализ события;

планирование события;

маркетинг события;

производство (реализация) события;

оценка события.

В случае управления мероприятием эффективно и действенно, возникает возможность его использования как мощного рекламного инструмента. Для этого требуется определение основных ценностей каждого элемента, процесса и решения. Результативный показатель может быть достигнут как отдельным лицом, так и группой лиц или компанией, специализирующейся на планировании и организации мероприятий.

Идея использования зрелищных мероприятий в целях создания интереса и привлечения внимания широкой аудитории сама по себе не является новой. Ещё в древние времена использовались спортивные соревнования, ритуалы посвящения, а также различные обряды с целью влияния на общественное сознание. В средние века стали появляться городские и государственные праздники, активно применялись театральные постановки для пропаганды и формирования отношения к социальным и политическим явлениям. С развитием рыночных отношений мероприятия стали приобретать коммерческую направленность и использовались для привлечения внимания к товарам и услугам.

Фактически в каждой эпохе были люди, обладающие навыками подготовки и управления мероприятием. Однако необходимость организации событий на профессиональном уровне начала более четко проявляться в 20 веке, когда люди осознали потребность в помощи специалиста для проведения сложных мероприятий. Спрос на организацию деловых встреч, крупномасштабных мероприятий стремительно возрос с наступлением индустриализации, а десятилетия спустя рост глобализации окончательно повлиял на необходимость превращения организации мероприятий в независимую отрасль.

В России формирование ивент-индустрии на профессиональном уровне началось в 1990-е годы, когда стали открываться специализированные агентства по организации праздников и мероприятий. А в начале 2000-х годов, когда в крупных компаниях появились штатные маркетологи и PR-специалисты, стала выпускаться специализированная литература, а учебные заведения начали активно готовить специалистов коммуникационной сферы и процесс организации мероприятий стал принимать вид бизнес-технологии [5].

Суть организации мероприятий всегда заключалась в возможности вдохновения людей на объединение для коллективного (инновационного) сотрудничества и/или совместного времяпрепровождения. С ростом уровня требований, а также потребностей заказчиков в индивидуальном подходе - возникла необходимость сосредоточения на более творческой подготовке, чем на простой логистике. От декора до освещения, кроме того, на мебели, центральных элементах, подарках участникам, музыки - каждая деталь влияет на имидж мероприятия и тем самым рекламирует в положительном или отрицательном плане само агентство-организатора.

Глобальные технологии оказали существенное влияние на развитие ивент-индустрии. Цифровая эволюция представила различные творческие способы привлечения людей к мероприятиям. Смартфоны, настольные и мобильные приложения сделали мероприятия эффективными и управляемыми, что помогло организаторам управлять и выполнить все задачи без потери времени и усилий. Большие возможности открылись в онлайн-пространстве (проведение вебинаров, видеоконференций, различных марафонов и многого другого).

Социальные сети играют огромную роль в индустрии, так как появляется возможность связи с людьми для анализа предпочтений и планирования мероприятий в соответствии с их требованиями.

Ивент-индустрия состоит из трех сегментов: выставочной отрасли, индустрии встреч и отрасли специальных мероприятий.

Выставочная отрасль - это совокупность компаний, занятых организацией выставочно-ярмарочных мероприятий (включая деловую и около выставочную программы), предприятий, специализирующихся на оказании сопутствующих услуг, а также профильных общественных организаций, занятых регулированием коммуникации между участниками отрасли.

Индустрия встреч (отрасль деловых мероприятий) - это совокупность предприятий (организаторов, операторов, поставщиков услуг, инфраструктуры), связанных с организацией и проведением деловых мероприятий. При этом под словом «встреча» понимается деловое мероприятие, в рамках которого определенное количество людей собирается вместе в одном месте для достижения профессиональных, культурных, деловых и научных целей.

Отрасль специальных мероприятий - это совокупность компаний, участвующих в организации мероприятий, которые проводят в досуговых, культурных, личных или организационных целях. Специальные мероприятия, проводимые от имени компании, обеспечивают укрепление их социального имиджа и положительно влияют на восприятие бренда. Примеры специальных мероприятий: фестиваль, карнавал, праздник, массовые мероприятия, городские события, спонсорские или благотворительные мероприятия, тематические мероприятия, конкурс, рекламные туры.

1.2 Классификация ивент мероприятий

Рассмотрим подробно наиболее обширно представленный сегмент ивент-индустрии - специальные мероприятия.

Специальные мероприятия представляют собой комплексно планируемые, организованные события, созданные для взаимодействия между субъектом PR и целевой аудиторией с целью достижения различных коммуникационных целей и задач, связанных, в зависимости от тематики, с продвижением бренда или товаров, формированием известности, имиджа, репутации, лояльности, идентификации и дифференциации на рынке.

По мнению А.В. Шумовича, руководителя креативного агентства «Eventum Globo», специальное мероприятие - это вид человеческой деятельности, предполагающий встречу и взаимодействие разных людей, ограниченный по времени и связанный с реализацией каких-либо общих целей [12].

Специальные мероприятия различного вида имеют ряд специфических характеристик:

любое специальное событие заранее спланировано и уникально в своём роде;

в зависимости от вида мероприятия достигаются различные цели (повышение спроса, создание имиджа, повышение лояльности, формирование известности бренда);

мероприятие имеет креативную составляющую (оригинальный сценарий, творческое выражение, тематическое соответствие);

мероприятие начинается задолго до его проведения в виде анонсов, афиш, публикаций и приглашений;

продвижение мероприятий сочетает в себе комплекс интегрированных коммуникаций, поэтому воздействует на аудиторию комплексно;

событие устанавливает связь между действием, впечатлением и символикой;

участники мероприятия могут быть использованы для сбора маркетинговой информации.

Отличительной особенностью специальных мероприятий является их психологическая составляющая. Они воздействуют на эмоции человека, надолго остаются в памяти, вовлекают в действо и являются исключительными по своей природе, что позволяет вызвать стойкие ассоциации с брендом или продуктом. Это достигается благодаря использованию художественной и перформансной коммуникации - символической подаче информации, с применением вербальных и невербальных элементов, костюмов, постановок и пр.

В научных источниках можно встретить различные подходы к классификации специальных мероприятий [8]:

по периодичности (разовые, многократные);

по целевой аудитории (внутренняя, внешняя, B2B, СМИ);

по масштабу и географии (городские, региональные, федеральные, международные);

по области деятельности (образование, культура, наука, политика, спорт, информационные технологии, шоу-бизнес);

по тематике (зрелищные, спортивные, конкурсные, досуговые, праздничные, спонсорские, благотворительные);

по характеру взаимодействия участников (формальные, неформальные, научные);

по типу маркетинговой среды (социальные, корпоративные, культурные, спортивные);

по открытости (закрытые по приглашениям, открытие для свободного посещения).

С точки зрения связей с общественностью целесообразно классифицировать специальные мероприятия по следующим видам: деловые мероприятия, для представителей СМИ, для широкой и внутренней аудитории.

Деловые мероприятия представляют собой профессиональные, отраслевые события, проводимые с целью формирования и укрепления делового имиджа, повышения статуса и узнаваемости в бизнес-среде (компании, персоны). К ключевым событиям данного вида можно отнести следующие [13]:

ярмарки и отраслевые выставки, демонстрирующие товары или услуги (не только анонсируемые, но и уже вышедшие);

переговоры, деловые встречи направлены на обсуждение интересующих вопросов, подписание документов и пр.;

презентационные мероприятия для партнёров и бизнес-сообществ;

саммиты, круглые столы проводятся с целью обсуждения различных мнений по главному вопросу;

семинары, тренинги, мастер-классы представляют собой краткосрочные события, чаще всего обучающего характера.

Мероприятия для средств массовой информации - события, созданные для владельцев, редакторов, журналистов и представителей медиа с целью донесения достоверной и оперативной информации по тем или иным вопросам от лица компании или персоны, к ним относятся [9]:

пресс-конференции - событие для СМИ, созданное для предоставления фактографической, проблемной информации от первоисточника по различным аспектам с возможностью уточнения версии с помощью вопросов и ответов;

брифинг - событие, в ходе которого до представителей СМИ доносится та или иная информация;

пресс-тур - заранее запланированное мероприятие длительностью от нескольких часов до нескольких дней, в ходе которого журналистам проводят экскурсию (по региону, заводу, цеху, производству, спортивным объектам) с целью получения дальнейших публикаций;

презентация - официальное представление (новой компании, продукции, филиала, меню, проекта) средствам массовой информации;

пресс-завтрак (пресс-ланч) - предоставление информации журналистам в неформальной обстановке за легкими закусками;

фотоколл - событие для фотографов-представителей СМИ для съёмки знаменитостей (в рамках кинофестиваля или другого культурного мероприятия) или участников различных ивентов.

Мероприятия для широкой аудитории - массовые ивенты, в основном рассчитанные на потребителей или имеющие комбинированную целевую аудиторию, их цель - создать широкую известность и узнаваемость, дифференцироваться и идентифицироваться на рынке, привлечь внимание к бренду, товарам, услугам, проблемам или проекту, повысить спрос, сформировать имидж и лояльность, к ним относятся [9]:

развлекательные мероприятия (фестивали, праздники, шоу, конкурсы, концерты, театральные постановки, флэш-мобы);

торжественные мероприятия (юбилеи, вручение наград, церемонии открытия);

спортивные мероприятия (соревнования, матчи, турниры, чемпионаты);

сбытовые мероприятия (выставки-продажи, акции, промо-фестивали, промо-концерты);

благотворительные мероприятия (обеды, концерты, аукционы, акции по сбору средств).

Мероприятия для внутренней аудитории - это корпоративные события, целевой аудиторией которых являются сотрудники компании, их цель - повысить уровень внутрифирменных коммуникаций, создать эффективную систему нематериальной мотивации, улучшить микроклимат, сплотить коллектив, создать приверженность и лояльность, сформировать имидж организации как работодателя, к ним относятся [9]:

деловые внутренние события (совещания, переговоры, собрания коллектива, съезды сотрудников филиалов);

корпоративные праздники, приуроченные к значимым датам (отраслевые праздники, день рождения компании, Новый год, 8 марта, 23 февраля и другие);

мероприятия направленные на сплочение команды (спортивные соревнования, чемпионаты, игры, тренинги);

образовательные мероприятия (семинары, мастер-классы, программы адаптации, выступления экспертов);

мероприятия для сотрудников и партнёров (презентации, дни открытых дверей, экскурсии, осмотры производства);

мероприятия для поиска персонала (ярмарки вакансий, рекрутмент).

В настоящее время в связи с развитием Интернета и технологий особую актуальность приобретают специальные мероприятия в онлайн-среде. Если раньше, чтобы принять участие в ивенте, нужно было физически присутствовать на нем, то сейчас, со стремительным развитием глобальной сети, человек, находясь у себя дома или на работе, может оказаться на мероприятии в другом городе или даже стране. На многих конференциях, конгрессах и других деловых мероприятиях стало обязательно вести онлайн-трансляции, чтобы увеличить количество участников.

Спрос на онлайн-мероприятия значительно вырос на фоне нестабильной эпидемиологической обстановки. В сложившихся условиях специалистам пришлось перестраивать бизнес, налаживать внутренние процессы, искать новые возможности для реализации событий. Эпидемия в короткий срок изменила ивент-индустрию, заставив выйти из зоны комфорта и изменить инструменты и методы.

Можно выделить следующие основные виды специальных мероприятий в онлайн-среде [9]:

онлайн-форумы и другие деловые мероприятия, проводимые с помощью онлайн-платформ и сайтов, к которым подключаются организаторы, участники, спикеры и гости;

вебинары - мероприятия в формате онлайн, к ним относят семинары, конференции, различные дискуссии, встречи и презентации, где связь между участниками поддерживается через интернет;

онлайн-конкурсы - распространённый метод привлечения внимания к бренду, проводятся в социальных сетях, на интернет-сайтах или по электронной почте;

онлайн-флешмобы и челленджи, обозначают призыв другого человека совершать определенные действия, за основу взят метод «сарафанного радио», который является достаточно действенным способом продвижения и распространения информации;

интернет-марафоны - эффективный метод продвижения экспертных блогов в соцсети Instagram, суть марафона для организатора заключается в продаже его экспертных знаний и умений, а для участника - освоить новые навыки;

прямые эфиры - проводятся в социальных сетях или на сайтах, где спикер освещает ту или иную тему (ситуацию, событие), отвечает на вопросы гостей или берёт интервью;

культурные онлайн-мероприятия - виртуальные экскурсии, показы, постановки, выступления, арт-проекты, которые в записи или в режиме реального времени можно посмотреть на сайтах культурных учреждений или в социальных сетях (бесплатно или на платной основе);

внутрикорпоративные онлайн-мероприятия: совещания и переговоры в мессенджерах и Zoom, тематические квизы и деловые онлайн-игр, онлайн-обучение.

В долгосрочной перспективе традиционные офлайн-мероприятия не пропадут, потребность в живом общении и эмоциях у людей остаётся такой же сильной. Если массовых мероприятий и станет меньше, то число мероприятий, направленных на узкую аудиторию (события по интересам), наоборот, возрастёт.

Таким образом, специальные мероприятия - важный инструмент деятельности по связям с общественностью, который в зависимости от тематики, целевой аудитории и информационного повода способен достичь важных коммуникационных целей и задач. В свою очередь для успешной реализации ивент-проекта требуется эффективная PR-стратегия его сопровождения и продвижения.

Состав участников ивент-индустрии включает в себя следующие группы [11]:

потребители (корпоративные и некорпоративные клиенты);

организаторы (владельцы прав на проведение мероприятия);

агентства и посредники (ивент-агентства, коммуникационные агентства);

поставщики (организации, предоставляющие помещения в аренду для мероприятия, артисты и творческие коллективы, шоу-программы, производственные компании, обеспечивающие производство декораций, прокатные компании, предоставляющие технику в аренду, транспортные компании, видео-продакшн и пр.);

маркетинговые организации (организация локального и федерального уровня отвечающие за продвижения региона/страны как места для проведения мероприятий, например, конгресс-бюро, туристические офисы).

Более детально охарактеризуем структуру ивент-агентств. Данные компании специализируется на организации и проведении праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Для того чтобы ознакомится со спецификой деятельности ивент-агентства рассмотрим основные этапы проектирования организации мероприятия:

Первый этап. Каждое мероприятие начинается с выбора общеполагающей идеи, в рамках которой впоследствии будут создаваться детали общего целого. Над созданием идеи, концепции и образа работает целая команда - это и креативные директора, и режиссеры, и художники по свету, и декораторы.

Второй этап. После утверждения концепции начинается стадия составления сметы. Немаловажным условием в ее подготовке является заявленный бюджет. Желания непременно должны совпадать с возможностями, тогда не будет разочарований и неприятных сюрпризов.

Третий этап. Далее следует стадия подбора подрядчиков. В зависимости от направленности мероприятия это могут быть разные компании, но практически в каждом проекте принимают участие декораторы, техническое обеспечение (световая и звуковая аппаратура), ведущий, диджей, фотографы и видео операторы, кавер-группа или хедлайнер. Если с подрядчиками по техническому обеспечению все более-менее ясно - хорошее агентство всегда имеет список надежных компаний, предоставляющих оборудование, то подбор и утверждение творческих коллективов может занимать довольно большое количество времени.

Четвертый этап. Следующий этап в подготовке проекта - это заключение договоров с подрядчиками, составление технических заданий и проработка приложений: схем, графиков монтажа/демонтажа, сценариев и прочих документов проекта. В процессе этого этапа проходит множество выездов на площадку, встреч в месте проведения, совещаний со всеми участниками мероприятия или же с отдельными службами. Создаются эскизы, 3D модели, утверждаются плейлисты, проходят записи в студии.

Заключительные этапы. На заключительных этапах подаются списки для охраны на местах проведения мероприятия, куда входят данные персонала, перечень завозимого оборудования, а также списки автотранспорта. Производятся необходимые закупки для проекта, а также доставка. По необходимости проводятся репетиции.

Проведение мероприятия. Далее следует непосредственно само мероприятие - чаще всего оно проходит в течение одного дня, но бывают проекты, протяженные во времени, ряд мероприятий, порой в разных городах или регионах. Или же мероприятие, одновременно проводимое в разных городах.

Пост продакшн. Но и после окончания мероприятия ивент-агентству есть чем заняться - проводится демонтаж, формируются отчеты и презентации. Агентство продолжает работу с фотографами и видеорежиссерами над созданием альбомов и отчетных роликов, фильмов.

Ключевые причины выбора ивент-агентств для организации и проведения мероприятий:

отбор профессиональных подрядчиков (наличие многолетнего опыта работы в ивент-индустрии дает возможность нахождения профессионалов своей отрасли, качество работы которых гарантировано будет высоким);

разработка оригинальной концепции (с учётом малейших пожеланий создаётся уникальное мероприятие);

грамотная подача мероприятия (подбор режиссёра для полного раскрытия замысла без эффекта театральщины);

преобладание перфекционизма (авторитетное агентство добивается высокого качества работы подрядчиков, что в результате даёт плоды в виде безупречной организации);

отлаженные бизнес-процессы (практически абсолютный контроль ситуации);

наличие чёткого плана (в день мероприятия участники играют строго отведённые роли, которые заранее отрепетированы и продуманы);

возможность насладиться праздником и получить удовольствие от участия в процессе реализации личной мечты или идеи.

Количество людей, вовлеченных в организацию ивента, во многом зависит от его размера и масштаба. В то время как для организации небольшой вечеринки может потребоваться всего один или два человека, так для организации очень крупного мероприятия, такого как празднование дня города, может потребоваться несколько десятков человек.

Как правило, штат ивент-агентства небольшой и состоит преимущественно из ивент-менеджеров (проектных менеджеров), именно они и занимаются организацией предстоящего события. Данная профессия относится к сфере маркетинга и управления персоналом и считается одной из самых сложных, так как помимо хороших организаторских способностей требует пунктуальности, собранности, умения общаться с людьми, определенных творческих талантов и креативности мышления.

Ивент-агентство «виртуально» объединяет разные компании и людей, которые отвечают за отдельные элементы мероприятия. Это могут быть кафе, рестораны, фирмы, занимающиеся кейтерингом, танцевальные и музыкальные коллективы, диджеи, ведущие, артисты, технические специалисты, декораторы, фотографы и т.д. У каждого серьезного ивент-агентства, имеющего опыт организации и проведения мероприятий, есть своя, «наработанная» группа таких субподрядчиков, качество работы которых прошло проверку и не вызывает сомнений.

Выбор ивент-агентства следует осуществлять после анализа следующих критериев [7]:

профиль ивент-агентства;

Отсеивание сомнительных компаний можно устроить еще до личного знакомства с претендентами. В современном мире каждое уважающее себя агентство имеет страницы в социальных сетях и сайты. Именно здесь можно детально ознакомиться со спецификой компании, её профессионализмом, портфолио, разноплановостью проектов.

репутация;

При выборе ивент-агентства обязательным критерием является изучение отзывов реальных клиентов, а также рекомендаций экспертов в ивент-индустрии.

качество обслуживания, коммуникация;

Учитывается скорость ответа на оставленную заявку, стиль общения менеджеров (проявляется ли интерес к пожеланиям, вопросам, прослеживается заинтересованность в конкретном проекте). Хорошее агентство назначает для клиента персонального менеджера, который помогает разобраться со всеми вопросами, независимо от тематики мероприятия.

ценовая политика;

Конечно, масштабное мероприятие невозможно организовать за бесценок, однако, уважающее себя агентство обязательно учтет пожелание клиента и при необходимости предложит разработанную концепцию мероприятия в зависимости от его бюджета.

подрядчики;

Чаще всего ивент-агентства привлекают подрядчиков для выполнения определенных задач, необходимо выяснение, насколько надежны они являются, выполняют ли работу в оговоренный срок. Если информация скрывается, то есть риск оказаться в ситуации, когда данные обещания не будут выполнены и праздник изрядно пострадает.

Учитывая все моменты, необходимо выбирать несколько претендентов для тендера, а затем осуществление личной встречи для обсуждения деталей заказа. Следует обращать внимание на то, как происходит взаимодействие с сотрудниками (слушают и слышат ли они пожелания клиента). После личной встречи останется только один вариант, который и окажется наилучшим.

Ивент-агентства работают в следующих направлениях:

бизнес-туризм и корпоративные мероприятия (технический визит/тур, приём, корпоративная выставка, тимбилдинг, день открытых дверей);

досуговые мероприятия и мероприятия по организации развлечений (церемония награждения, концерт, театрализованное представление, показ мод);

правительственные и государственные мероприятия (собрание, дебаты, инаугурация, заседание Правительства, саммит);

маркетинговые мероприятия (мероприятие для спонсоров, мероприятие по запуску продуктов, рекламные события, демонстрация продукции);

организация встреч и конференций (конгресс, совещания, лекция, брифинг, мозговой штурм, симпозиум);

организация выставок (сельскохозяйственные шоу, ярмарка вакансий, многоотраслевые, общественные и частные выставки);

организация спортивных мероприятий (олимпиада, состязание, игра, ралли, марафон, турнир);

организация мероприятий по сбору средств (аукцион, благотворительный ужин, прием, выставка, тематическая вечеринка);

организация фестивалей (фестиваль ремёсел, музыки, танца, этнический фестиваль, парад, карнавал);

организация частных мероприятий (свадьба, похороны, юбилей, крещение, выпускной и многое другое).

Подводя итоги, следует отметить то, что ивент-индустрия чрезвычайно чувствительна к рыночным колебаниям. Именно она быстрее всего чувствует охлаждения рыночного спроса или даже опасения, что ситуация может ухудшиться. Одним из первых шагов сокращения издержек в компаниях являются отмены мероприятий. Таким образом, ивент-индустрия раньше многих других секторов экономики чувствует охлаждение в рыночной конъюнктуре. К счастью, раньше других ивент-индустрия чувствует и оживление спроса. После рецессии, испытывая оптимизм, компании начинают планировать мероприятия и агентства чувствуют оживление спроса раньше других.

Ивент-индустрия является одной из самых интересных отраслей для работы, ведь чаще всего характеризуется как энергичная, инновационная и динамичная.



ГЛАВА 2. ПРОВЕДЕНИЯ EVENT-МЕРОПРИЯТИЯ В БИБЛИБЛИОТЕКЕ

Библиотека - один из древнейших культурных институтов. За долгий период человеческой истории ее социальные функции претерпели существенные изменения. Назначением первых библиотек было хранение документов. Со времени своего возникновения до сегодняшних дней библиотека прошла первый этап эволюции общественной миссии: от обслуживания нужд правящей элиты до удовлетворения общественных потребностей. Библиотека превратилась в социальный институт, включающий информационные и культурные компоненты и обеспечивающий устойчивость связей и отношений в рамках общества.).

Социальный институт является элементом структуры общества и выполняет функции организации и регулирования общественной жизни. С его помощью упорядочиваются отношения между людьми, их деятельность и поведение в соответствии с традициями, нравственными и этическими нормами. Деятельность социальных институтов тесно связана с экономическими и политическими условиями жизни общества. Сегодня библиотека является важным социальным институтом.

Происходящие в стране экономические, политические, социальные реформы существенно изменили место и роль библиотек в обществе. Выдвинули перед ними новые цели и задачи, вызвали необходимость инновационной деятельности, поиска новых форм и методов обслуживания различных групп пользователей, новых путей и средств своего функционирования, организации новых взаимоотношений с окружающей средой.

Происходит эволюция социальной роли библиотеки, развиваются и становятся более разнообразными их функции. Наряду с информационной, культурно-просветительной и образовательной деятельностью они все больше играют роль в демократизации библиотечного дела и общества, в формировании общественного согласия и стабильности, в социализации, развитии интеллектуального потенциала людей. Меняется характер взаимодействия библиотек с различными учреждениями, с органами власти, с пользователями. зрелищный мероприятие библиотека информационный

В настоящее время библиотека является одним из наиболее многочисленных, наиболее посещаемых учреждений культуры бесплатно предоставляющими пользователям свои услуги.

Важнейшей составляющей культурно-досуговой деятельности является массовая работа библиотеки. Под массовой работой понимается система реализации культурно-досуговой деятельности библиотек средствами библиотечных мероприятий, цель которой определяется как стимулирование читательской и познавательной деятельности читателей (пользователей). Реализуясь в различных формах массовой работы, культурно-досуговая деятельность позволяет библиотеке проявить особое отношение к своим читателям, способствовать их духовно-нравственному и эстетическому развитию, сохранять национальную культуру.

Массовая работа библиотеки -- это совокупность форм и методов устной и наглядной пропаганды произведений печати и других документов среди читателей и населения [4].

Внедрение в деятельность библиотек новых информационных технологий позволило превратиться им в информационные центры, предоставляющие пользователям доступ к национальным и мировым информационным сетям и банкам данных.

Современная библиотека -- это информационный автоматизированный центр, обслуживающий пользователей как в локальном, так и в удаленном режимах и предоставляющий им широкий комплекс услуг. Это центр работы с книгой и информацией, центр общения и досуга, центр развития интеллектуального и творческого потенциала читателей. Современные библиотеки все чаще выступают в качестве многофункциональных площадок, креативных исследовательских платформ и витрин, представляющих достижения научной и культурной жизни. Модель библиотеки как пространства событий не нова, но ивент-маркетинг получил развитие в нашей стране только в последние годы.

Можно выделить несколько предпосылок популярности событийного маркетинга в библиотеках. Во-первых, за последние десятилетия произошел отток читателей в интернет-сервисы, и миграция в онлайн сделала необходимостью поиск новых форм взаимодействия с аудиторией, способных развлечь читателей, получить внимание местных СМИ и, главное, проинформировать круг потенциальных посетителей о сервисах и книгах, хранящихся в фондах библиотек. Во-вторых, изменилась организационная парадигма библиотек, особенно в регионах. В новой реальности библиотекам были делегированы функции культурно-досуговых общественных центров, мест встречи с представителями местного сообщества и лидерами мнений, концертов, выставок, квестов и ролевых игр. Наконец, в-третьих, событийные форматы помогают библиотекарям развивать компетенции, которые не востребованы классическими моделями библиотек.

Событийный маркетинг, таким образом, стимулирует развитие сотрудников библиотек, предлагает способы коммуникации и вовлечения новых читателей, продвигает дополнительные услуги библиотек.

В общепринятой концепции событийного маркетинга выделяют несколько групп мероприятий.

1. Деловые. Тренинги, семинары, встречи профессионалов, в том числе презентации, конференции.

2. PR-акции. Пресс-конференции, туры, деловые завтраки и ужины, интервью, экскурсии для СМИ.

3. Праздничные мероприятия. Различные праздники и торжества, приуроченные как к запуску нового продукта (товара или услуги), так и к юбилею организации или её выдающихся представителей.

4. Развлекательные мероприятия.

5. Выездные события, в том числе на площадках партнеров.

Комплексное массовое мероприятие -- крупное массовое мероприятие, которое включает мероприятия различных видов и форм.

День открытых дверей (библиотеки) -- включает экскурсии по библиотеке, беседы, книжные выставки, игровые программы, встречи с писателями, интересными людьми, концерты и т.д. Мероприятия проводятся в течение одного дня. Цель -- привлечение потенциальных читателей и создание положительного имиджа библиотеки.

Неделя (декада) книги (отрасли знаний) -- включает книжные выставки, экскурсии и беседы по ним, библиографические обзоры, Дни информации, встречи с авторами, литературные вечера и т.п. Массовые мероприятия проводятся в течение всего указанного срока (недели или декады). Цель -- пропаганда литературы и знаний, привлечение к чтению.

Премьера книги (журнала) сочетает в себе информирование читателей о новой книге и ее рекламу. В последние годы библиотеки стали премьеры именовать «презентацией». Если премьера означает нечто строгое, торжественное, то презентация ближе к празднику, шоу. На практике библиотеки сочетают эти две особенности и устраивают праздник, подарок как для автора, так и для читателей, приветствуя выход новой книги. Удачно проходит премьера новой книги по краеведческой тематике. Структура мероприятия: краткое выступление библиотекаря; обзор или беседа по книге; чтение наиболее интересного отрывка: краткие читательские отзывы о книге; встреча с автором. Автор рассказывает об истории написания книги от замысла до воплощения, о трудностях и проблемах, которые встали на его пути, о прототипах героев и т.д. Затем выступают те, кто способствовал появлению книги:

представители издательства, редакторы, рецензенты и др. Если есть возможность, приглашают прототипов, героев, свидетелей, участников событий и др.

В качестве оформления используют фотодокументы, предметы материальной культуры. В сценарий можно включить стихи, песни, инсценировки, связанные с сюжетом или биографией автора.

Ток-шоу - на обсуждение выносится какой-либо философский вопрос (например: что такое любовь?). Участникам предлагается обсудить несколько жизненных ситуаций, разыгранных актерами. Библиотекарь руководит обсуждением. Цель -- нравственное воспитание читателей.

Чтения -- комплекс форм и методов пропаганды литературы по определенной теме. Чтения включают научно-практические конференции и семинары, вечера книги, книжные выставки, лекции, литературные вечера и устные журналы, библиографические обзоры. Чаще всего мероприятия проходят в течение нескольких дней. В проведении мероприятий могут принимать участие различные учреждения и общественные организации. Цель -- пропаганда литературы и знаний.

Клуб читателей по интересам -- форма организации досуга. Могут быть клубы любителей поэзии, музыки, литературы, клубы библиофилов, овощеводов, цветоводов, пропагандистов здорового образа жизни, знатоков и т. д. Библиотекари организуют клубы читателей и являются обязательными участниками всей их работы (определяют темы очередной встречи, подбирают необходимую литературу и аудиовизуальные материалы, подготавливают обзоры, помогают докладчикам). Иногда занятия ведут специалисты: сотрудники музеев, преподаватели литературы, музыки, агрономы, местные писатели и поэты и др.

Созданию клуба предшествует подготовительный период. В это время библиотекарь собирает из числа активных читателей группу энтузиастов, объединенных общим интересом. При этом они сами должны выразить желание создать клуб. Библиотекарь разъясняет им творческие возможности клуба, ресурсы библиотеки. Затем проводится организационное собрание, на котором определяют цели и тематику работы, состав клуба, его структуру, формы деятельности, утверждают документы, избирают руководителей. Библиотекарь может быть как руководителем клуба, так и одним из заместителей руководителя.

В деятельности клубов важно сочетание тематической и развлекательной части программы. При определении тематики программы важно учитывать, что клуб -- форма организации досуга, поэтому любая тема должна быть представлена в виде увлекательных мероприятий: литературные вечера, вечера отдыха, презентации, бенефисы, ток-шоу, вечера встреч, экскурсии и т.д.

Клуб по интересам должен иметь свою документацию: устав (положение), план работы, абонемент (программа), дневник мероприятий, список участников, эмблему. Один из основных документов клуба -- дневник.

В нем в хронологическом порядке записывают проведенные мероприятия.

Указывают дату проведения, приводят краткое описание мероприятия, число и состав аудитории. Абонемент, как правило, составляется на один год, в нем перечислены программные мероприятия клуба, указывается место и время их проведения. Абонемент не обязателен, но он помогает библиотеке в рекламе работы клуба, в привлечении новых членов и потенциальных читателей. Цель клуба -- развивать интересы, не связанные с книгой, постепенно превращая их в читательские интересы. ТАКОЕ «МАССОВАЯ РАБОТА» ИААКОВЕ О Подготовка и проведение любого массового мероприятия происходят в несколько этапов.

Подготовительный этап:

* определение темы мероприятия, его названия, читательского и целевого назначения (обычно этот под этап проходит при составлении плана работы);

* изучение материалов по теме;

* подбор необходимых документов по разным источникам, включая

Интернет;

* определение круга заинтересованных лиц, организаций и учреждений, переговоры с ними;

* составление программы (проекта) массового мероприятия;

* реклама массового мероприятия (подготовка афиши).

Основной этап:

* разработка структуры мероприятия, написание сценария;

* подбор иллюстративного материала

* подготовка участников мероприятия;

* оформление аудитории (оформление книжной выставки);

* проведение массового мероприятия, его фиксирование

Заключительный этап:

* изучение эффективности;

* анализ мероприятия, выявление его достоинств и недостатков;

* пропаганда проведенного мероприятия

Мероприятие пройдет результативно, если соблюдать основные требования к нему:

* актуальность тематики;

* адекватность содержания (соответствие теме);

* ориентация на соответствующую аудиторию (темы, содержание, манеры подачи);

* доказательность позиции (подтверждение цифрами, фактами, примерами);

* лаконичность, ясность, доступность, четкость;

* тщательность подготовки;

* желательная системность мероприятий (по теме, контингенту)

Слагаемые успеха самого ведущего:

* умение войти в контакт с участниками;

* учет возрастных и индивидуальных особенностей аудитории;

* осведомленность по теме и эрудиция;

* культура речи и культура поведения;

* способность творчески разрешить нестандартные ситуации

Организация и проведение любого мероприятия предполагает выполнение и соблюдение ряда этапов. Среди основных можно выделить следующие: разработка концепции мероприятия, составление сметы расходов, подготовительный этап, монтаж площадки и координацию мероприятия, демонтаж площадки, составление финансового отчета и подведение итогов. Эффективность работы организатора зависит от большого количества нюансов. Необходимо диагностировать каждый этап реализации проекта, заранее просчитывать спорные и проблемные ситуации, иметь креативное мышление, налаживать необходимые контакты и работать с документацией.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день существует много классификаций ивент-мероприятий. Они различаются и по месту проведения, и по периодичности, и по способу приглашения, и по длительности, по выполняемым ими функциям. Чтобы организовать хорошее ивент-мероприятие, необходимо точно знать все пожелания клиента.

Подводя итоги, следует отметить то, что ивент-индустрия чрезвычайно чувствительна к рыночным колебаниям. Именно она быстрее всего чувствует охлаждения рыночного спроса или даже опасения, что ситуация может ухудшиться. Одним из первых шагов сокращения издержек в компаниях являются отмены мероприятий. Таким образом, ивент-индустрия раньше многих других секторов экономики чувствует охлаждение в рыночной конъюнктуре. К счастью, раньше других ивент-индустрия чувствует и оживление спроса. После рецессии, испытывая оптимизм, библиотеки начинают планировать мероприятия, чувствуют оживление спроса раньше других.



СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.Виды корпоративных праздников [Электронный ресурс]: Корпоративные праздники

2.Гойхман, О. Я. Организация и проведение мероприятий: учеб. пособие / О. Я. Гойхман. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 135 с.

3.Гришечкина, Н. В. Свадьба по всем правилам: советы лучшего тамады / Н.В. Гришечкина, И. М. Самойлик, Г. В. Чуб. - Ярославль: Акад., 2010. -190 с.

4. Девяткина, Л. В. Современные аспекты массовой работы в библиотеке [Электронный ресурс] / Л. В. Девяткина // Центральные библиотеки субъектов РФ: корпоративная полнотекстовая база данных / Российская Национальная библиотека. -- СПб., 2012.

5.История, понятие и сущность специальных мероприятий [Электронный ресурс]: Организация специальных мероприятий

6.Киселева, Т. Г. Социально-культурная деятельность: учеб. пособие / Т. Г. Киселева, Ю. Д. Красильников. - М.: МГУКИ, 2004. - 416 с.

13.Структура участников событийной индустрии [Электронный ресурс]: Определение и структура событийной индустрии

7. Критерии выбора ивент-агентства [Электронный ресурс]: Правила подбора event-агентства

8. Лаврентьева, Л. С. Культура русского народа / Л. С. Лаврентьева, Ю. И. Смирнов. - СПб.: Паритет, 2004. - 442 с.

9. Мероприятия для средств массовой информации [Электронный ресурс]: Проведение мероприятий для СМИ

10. Определение ивент-индустрии [Электронный ресурс]: Индустрия встреч как сегмент мировой ивент-индустрии

11. Структура ивент-индустрии [Электронный ресурс]: Определение и структура событийной индустрии

12. Шумович, А. В. Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management / А. В. Шумович. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: Манн, Иванов и Фербер, 2007. - 35 с.

13.Форматы деловых мероприятий [Электронный ресурс]: Виды деловых мероприятий

14.Event-менеджмент / У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, Р. Мозер, М. Целлер. - Издательство: Эксмо, 2006. - 384 с.

Размещено на Allbest.ru

...