Поєднання проєктного підходу та бізнес-аналітичних технік для оптимізації бізнес-процесу обліку матеріальних цінностей в контексті концепції BPM

Размещено на http://www.allbest.ru/

ТОВ «Технічний Університет «Метінвест Політехніка»

Поєднання проєктного підходу та бізнес-аналітичних технік для оптимізації бізнес-процесу обліку матеріальних цінностей в контексті концепції BPM

Шевченко Н.Ю. кандидат економічних наук, доцент,

Дмитренко І.В. магістр

Анотація

У статті розглядається роль проектного підходу до оптимізації процесу обліку матеріальних цінностей на підприємстві у поєднанні з бізнес-аналітичною діяльністю. Автори наголошують на важливості якісного бізнес-аналізу для визначення поточного стану і бізнес-потреб підприємства, а також для побудови стратегії впровадження змін. Наголошується на доцільності поєднання процесного та проєктного підходів при вивченні бізнес-процесів та визначенні оптимальних інструментів їх вдосконалення в контексті концепції Business Process Management. Для демонстрації запропонованого бачення наведена матриця співвідношення окремих проєктних задач та бізнес-аналітичних технік на етапі ініціації проєкту. В якості артефакту, що формується наприкінці фази ініціації та містить результуючу інформацію, отриману після виконання бізнес-аналітичних задач з вивчення предметної галузі і визначає межі проєкту, наведена концепція проєкту.

Ключові слова: проєктний підхід, бізнес-аналітичні техніки, облік матеріальних цінностей, інвентаризація, бізнес-процес, концепція Business Process Management, концепція проєкту.

Abstract

COMBINATION OF THE PROJECT APPROACH AND BUSINESS ANALYTICAL TECHNIQUES FOR OPTIMIZING THE BUSINESS PROCESS OF ACCOUNTING OF MATERIAL VALUES IN THE CONTEXT OF THE BPM CONCEPT

Shevchenko Natalia, Dmytrenko Ihor

Limited Liability Company "Technical University "Metinvest Polytechnic"

The article examines the role of a project approach in optimizing the process of inventory management in combination with business analytics activities. The authors emphasize the importance of quality business analysis to determine the current state and business needs of the enterprise, as well as to develop a change implementation strategy. The approach to optimizing the business process of inventory management is considered as a project with clearly defined goals and success criteria. The combination of process and project approaches in studying business processes and determining optimal improvement tools within the Business Process Management concept is highlighted. To illustrate the proposed approach, a matrix correlating specific project tasks and business analytic techniques at the project initiation stage is provided. Techniques for analyzing the current state of the business process include observation, documentation study, and interviews. It is suggested that visualizing the current process using BPMN 2.0 notation is useful for identifying improvement options. Such contextual analysis allows for systematizing the features and drawbacks of the current business process state and formulating the project vision/ concept. As an artifact generated at the end of the initiation phase, which contains the resulting information obtained after performing business analytic tasks to study the domain and define project boundaries, the project concept "Development of an Automation Module for Inventory Management" is presented. While the structure proposed by K.Wiegers serves as the basis for describing the concept in the article, the authors note that in practice, the choice of document template for describing the project vision (as an artifact consolidating the results of the project initiation phase) is usually determined by the enterprise S requirements. The article also outlines the prospects of combining project approaches and business analytic techniques in the context of optimizing business processes related to inventory management, mentioning the potential for creating flexible, efficient, and competitive management models that meet the requirements of the modern market environment.

Keywords: project approach, business analytics techniques, inventory management, inventory, business process, Business Process Management concept, project vision.

Постановка проблеми

Аналіз, оптимізація та реінжиніринг бізнес-процесів стають все більш актуальними для сучасних підприємств, особливо в контексті концепції Індустрії 4.0, яка передбачає використання передових цифрових технологій, таких як штучний інтелект, аналітика даних, Інтернет речей (IoT) та автоматизація, для створення інтелектуальних та гнучких виробничих процесів. Підприємства, які активно впроваджують концепцію Індустрії 4.0, шукають способи оптимізувати свої бізнес-процеси з метою підвищення продуктивності, зменшення витрат та покращення якості продукції або послуг. Аналіз бізнес-процесів дозволяє ідентифікувати слабкі місця, перешкоди та можливості для удосконалення, що є ключовим етапом перед оптимізацією. Оптимізація включає впровадження нових технологій та методів роботи, які дозволяють підприємствам зменшувати час на виконання завдань, вдосконалювати якість продукції та послуг, а також знижувати витрати на виробництво. Реінжиніринг передбачає радикальне переосмислення та перетворення виробничих процесів з використанням передових цифрових технологій. цінність бізнес потреба стратегія

З огляду на виклики сьогодення одним з важливих бізнес-процесів підприємства, який потребує постійного вдосконалення і є процес обліку майна та ресурсів. З точки зору управління підприємством, облік є необхідним інструментом для прийняття стратегічних управлінських рішень і допомагає при розподілі ресурсів, плануванні робіт та визначенні напрямків розвитку компанії. Також важливо пам'ятати, що реалізація бізнес-процесу тісно пов'язана з дотриманням підприємствами соціальної відповідальності при розподілені ресурсів та матеріальних цінностей. На державному рівні процес регулюється відповідними законодавчими актами України [1-3 та ін.], на основі яких підприємства розробляють локальні документи (накази, регламенти, інструкції тощо).

Процес систематичного обліку та оцінки всіх матеріальних цінностей (МЦ), активів та ресурсів, які належать підприємству або організації, називається інвентаризацією. Облік майна передбачає систематичне та структуроване фіксування всіх операцій з майном, включаючи придбання, передавання, використання, відчуження та інші операції і, зазвичай, здійснюється за допомогою бухгалтерських програм, які дозволяють вести облік і генерувати фінансову звітність. Інвентаризація, в свою чергу, - це систематичний та періодичний перегляд фактичного наявного майна на підприємстві для порівняння з даними обліку. Основна мета інвентаризації - перевірка точності обліку, виявлення можливих розходжень та уточнення даних про наявність та стан майна. Зв'язок між обліком та інвентаризацією полягає у взаємодії цих процесів для забезпечення достовірності та повноти інформації про майно. Зазвичай інвентаризація використовує дані обліку як основу для свого проведення. Якщо в процесі інвентаризації виявляються розходження, то це може призвести до коригування облікових записів. Важливо відзначити, що облік та інвентаризація є невід'ємними частинами системи управління майном, і їх правильна взаємодія дозволяє забезпечити достовірність інформації та ефективне управління майновими ресурсами підприємства [4].

На підприємствах процес інвентаризації проводиться у відповідності з «Положенням про інвентаризацію активів та зобов'язань» [3], в якому чітко описаний процес проведення інвентаризації, але не описані технології, якими можливо користуватись під час проведення інвентаризації, не врегульовані питання проведення інвентаризації під час карантинних заходів, в умовах віддаленої роботи тощо. Після 24.02.2022 облік матеріальних цінностей (МЦ) українських компаній ускладнився переміщенням співробітників з місць попереднього перебування до інших регіонів держави та, у багатьох випадках, за кордон. Складності полягають у відсутності можливості здійснення фізичної перевірки МЦ, ускладнюється збір інформації про наявні активи та їх стан через віддалені комунікаційні канали, зростають вимоги до зберігання та обробки конфіденційної інформації під час інвентаризації. Для нівелювання цих ризиків важливо створювати детальний план інвентаризації, використовувати ефективні комунікаційні канали, надійні технології та забезпечувати безпеку обробки даних, корисно проводити навчання персоналу та узгоджувати процеси між підрозділами. Всі ці елементами можуть бути організовані в єдину систему ефективного обліку майна на підприємстві при реалізації проєктного підходу. Метою функціонування такої системи може бути зниження витрат часу та ресурсів на проведення інвентаризації, забезпечення більшої точності та надійності обліку матеріальних цінностей.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Питанням аналізу, оптимізації та реінжинірингу бізнес-процесів на українських підприємствах присвячено багато досліджень серед науковців та практиків України (Волинець І. [5], Данченко О. [6], Дергачов Є., Фіщук К. [7], Козир С., Слєсарєв В., Ус С., Хом'як Т. [8] та ін.). Так, наприклад, у роботі [7] досліджуються методичні підходи до аналізу та оптимізації бізнес процесів та рекомендоване «обрання єдиного способу оптимізації, який відповідає обсягам і ринку компанії, та абсолютне усунення керівництва від процесу оптимізації»; автор дослідження [9] розглядає підходи до формування економіко-управлін- ського інструментарію в системі управління бізнес-процесами підприємств; в роботі [6] наведені методологічні основи реінжинірингу бізнес-процесів на наведені кращі практики реінжинірингу на прикладах конкретних українських компаній. Згадані дослідження концентруються на вивченні процесного підходу до підвищення ефективності діяльності підприємства в контексті економії ресурсів, підвищення результативності, забезпечення якості через аналіз та вдосконалення бізнес-процесів. При цьому питання поєднання процесного та проєктного підходів при вивченні бізнес процесів та визначення оптимальних інструментів вдосконалення бізнес-процесів в контексті концепції Business Process Management залишаються актуальними.

Проєктний підхід дозволить не тільки оптимізувати процес інвентаризації, але й визначити етапи, ресурси, відповідальних осіб, що задіяні у цьому процесі, врахувати специфіку реалізації процесу в умовах віддаленої роботи та карантинних обмежень. При цьому ефективна реалізація проєктного підходу неможлива без якісного бізнес-аналізу поточного стану процесу, визначення бізнес-потреб та стратегії впровадження змін. Використання бізнес-аналітичних технік при дослідженні існуючого та моделюванні бажаного стану бізнес-процесу інвентаризації дозволить структуру- вати процес інвентаризації, ідентифікувати можливі ризики та проблеми. Проєктний підхід дозволить розглянути оптимізацію обліку матеріальних цінностей як проєкт з чітко визначеними цілями, завданнями та критеріями успішності, а бізнес-аналі- тичні техніки допоможуть провести аналіз ефективності та здійснити оптимізацію цього процесу, виявляючи можливості для покращення та розробки стратегій його удосконалення.

Формулювання цілей статті

В межах статті доцільно висвітити можливості поєднання проєктного підходу та бізнес-аналітичних технік при оптимізації бізнес-про- цесу інвентаризації для підвищення ефективності управління майном та ресурсами підприємства.

Виклад основного матеріалу

В якості інструменту оптимізації бізнес-процесу інвентаризації та підвищення операційної ефективності в контексті концепції Business Process Management (BPM) розглядається автоматизація окремих етапів процесу. BPM розглядає бізнес-процеси як особливі ресурси підприємства, що безперервно адаптуються до постійних змін. Основні принципи даної концепції - це зрозумілість і прозорість бізнес-процесів через їх моделювання з використанням формальних нотацій, динамічної адаптації моделей бізнес-процесів засобами програмних систем тощо [10].

В табл. 1 наведена матриця співвідношення окремих проєктних задач та бізнес-а- налітичних технік з урахуванням принципів BPM (табл. 1), які пропонується використати на стадії ініціації проєкта з оптимізації бізнес-процесу інвентаризації.

Першим кроком при ініціації проєкту доцільно вивчити як на поточний момент проводиться інвентаризація (техніки: спостереження, вивчення документації, інтерв'ювання та інш.), а за допомогою моделювання з використанням нотації BPMN 2.0 візу- алізувати даний процес для пошуку опцій для покращення (техніка: моделювання процесів). Вивчення контексту дозволить систематизувати особливості та недоліки поточного стану бізнес-процесу, а також сформулювати бачення/концепцію проєкту.

Аналіз поточного стану бізнес-процесу інвентаризації дозволяє визначити як відбувається процес до впровадження змін та виявити слабкі місця в цьому процесі (табл. 2). Основні етапи щорічної інвентаризації майна включають підготовчий етап, призначення комісії з інвентаризації, визначення обсягу майна, що буде інвентаризовано, здійснення підготовчих заходів для проведення інвентаризації. В свою чергу, процес проведення інвентаризації включає в себе наступні етапи: організація роботи інвентаризаційної комісії, фіксація стану майна на початок інвентаризації, оцінка майна та визначення його кількісних та якісних характеристик. Етапом закінчення роботи інвентаризаційної комісії є складання акту інвентаризації, в якому фіксуються результати інвентаризації та розбіжності між фактичною та обліковою кількістю майна. Завершальним етапом щорічної інвентаризації на підприємствах є внесення корегувань до бухгалтерського обліку на підставі результатів інвентаризації.

Окремо необхідно зауважити, що кожен вказаний процес вимагає ручної роботи, що уможливлює появу помилок під час заповнення відомостей з наданих фото-звітів. Подекуди існує необхідність повторних запитів на додаткові фотографії обладнання. Модель бізнес-процесу отримання інформації про МЦ під час інвентаризації в нотації BPMN 2.0, побудована за результатами спостереження та аналізу документів, з урахуванням даних інтерв'юерів, наведена на рис. 1.

Таблиця 1 Матриця співвідношення окремих проєктних задач та бізнес-аналітичних технік

Джерело: сформовано авторами

Таблиця 2 Наявні процеси ідентифікації МЦ та їх недоліки

Джерело: сформовано авторами

Результати аналізу поточного стану бізнес-процесу вказують, що більшість операцій виконуються вручну, витратні за часом і супроводжуються ризиком некоректного введення даних, тому рішенням, яке дозволить усунути виявлені недоліки, може стати автоматизація цих «проблемних» операцій.

Наступним кроком є визначення бажаного стану бізнес-процесу, бачення якого автори статті пропонують представити у вигляді концепції проєкту «Розробка модуля автоматизації обліку матеріальних цінностей». Концепція є артефактом, що формується наприкінці фази ініціації проєкту, містить результуючу інформацію, отриману після виконання бізнес-аналітичних задач з вивчення предметної галузі і є достатньою для визначення меж проєкту.

Нижче наведена концепція проєкту «Розробка модуля автоматизації обліку матеріальних цінностей» (скорочений варіант).

Передумови реалізації проєкту.

Модуль автоматизації обліку матеріальних цінностей повинен забезпечувати взаємодію з інформаційними системами, в яких ведеться централізований облік та моніторинг всіх МЦ на підприємстві. Це дозволить здійснювати відслідковування руху матеріалів, їх зберігання та використання з будь-якого місця, що є критичним для віддалених офісів.

Забезпечити використання технологій для сканування штрих-кодів для точної ідентифікації МЦ. Ці засоби допомагають зменшити людський фактор та підвищують точність обліку.

Забезпечити функціональність автоматичної генерації актів приймання/передавання в ERP-системі підприємства. Кожен акт повинен включати необхідну інформацію та бути електронно підписаним КЕП для гарантування його правової значущості.

Мета та бізнес-задачі проєкту.

Мета - розробка єдиного функціонального модуля для автоматизації обліку матеріальних цінностей для підвищення ефективності обліку, нівелювання помилок ручного введення даних та підтримки високого рівня безпеки даних з урахуванням вимог віддаленої роботи та розподілених офісів компанії.

Рис. 1. Процес отримання інформації про МЦ під час інвентаризації в нотації BPMN 2.0 (поточний стан)

Бізнес-задачі проєкту:

зменшення витрат людино-годин членів ІК при інвентаризації МЦ територіально розподілених співробітників на 70% від існуючих;

підвищення якості та своєчасності заповнення облікових карток МЦ в SAP та HPSM при переміщенні та/або інвентаризації до рівня 99,9%;

підвищення кількості підписаних актів приймання/передавання протягом доби після моменту отримання до 90%;

підвищення повноти заповнення карток майна при виконанні сервісних опера- цій(ремонт, консервація, профілактика, тощо) до 99,9%.

Бізнес-ризики проєкту:

неузгодження рішення керівництва компанії щодо його впровадження;

залежить від існуючої на підприємстві інформаційної системи;

перехід на іншу платформу обліку МЦ буде вимагати докорінної переробки модуля.

Ризиком невикористання модулю, на який неможливо вплинути з боку розробників та керівництва підприємства, є відсутність вбудованого сканера штрих-кодів в особистому телефоні користувача. В цьому випадку інвентаризація або передача МЦ буде виконана згідно моделі поточного стану процесу.

Профілі зацікавлених осіб та їх ставлення до проєкту наведені в табл. 3.

Матриця стейкхолдерів проєкту (табл. 4) та матриця відповідальності RACI (R - Responsible - безпосередньо виконує завдання; A - Accountable - приймає роботу і несе відповідальність за результат; C - Consulted - надає консультативну допомогу; I - Informed - в курсі прийнятих рішень і перебігу виконання завдань), табл. 5.

Межі проєкту (функціональність модуля).

Перелік подій:

комірник ініціює передавання обладнання: згідно заявки користувача «з рук в руки», згідно заявки користувача через зовнішню поштову службу чи на обслуговування (ремонт, сервіс, консервація, готово до видачі);

отримувач обладнання отримує повідомлення про необхідність отримати обладнання через зовнішню поштову службу;

отримувач обладнання та Комірник отримують повідомлення про доставку обладнання;

отримувач обладнання ініціює приймання техніки через сканування маркування обладнання;

інформація про переміщення автоматично вноситься в систему;

система ініціює автоматичну генерацію акту приймання/передавання в ERP-сис- темі підприємства;

авторизований користувач передивляється картку закріпленого за ним майна;

перед початком щорічної або позапланової інвентаризації голова інвентаризаційної комісії генерує звернення до всіх співробітників про необхідність надання інформації;

кінцеві користувачі отримують автоматичні повторювані повідомлення (до моменту надання даних) на пошту щодо необхідності надання відповідних даних;

кінцевий користувач підтверджує наявне майно (через сканування штрих-коду, надсилання фотозвіту тощо) згідно картки закріпленого майна;

інформація про закріплене майно автоматично вноситься до інвентаризаційних відомостей.

Для опису концепції за основу була взята структура, запропонована К. Вігерсом [11], однак на практиці вибір шаблону документу для опису бачення проєкту (як артефакту, що консолідує результати фази ініціації проєкту) зазвичай визначається вимогами підприємства.

Таблиця 3 Матриця стейкхолдерів проекту

Джерело: сформовано авторами

Таблиця 4 Профілі зацікавлених осіб

Таблиця 5 Матриця відповідальності RACI

Висновки

Підхід до оптимізації бізнес-процесів у контексті концепції Індустрії 4.0 вимагає не лише використання передових технологій, але й постійного аналізу та вдосконалення процесів. Поєднання проєктного підходу та бізнес-аналітичних технік у контексті оптимізації бізнес-процесу обліку матеріальних цінностей дозволяє якісно проводити аналіз існуючого стану бізнес-процесу та моделювати його майбутній стан з позиції проєктного управління. Застосування бізнес-аналітичних технік сприяє ідентифікації слабких місць і можливостей для оптимізації, що стає ключовим етапом перед та протягом реалізації проєктного підходу. Проєктний підхід дозволяє систематизувати процес оптимізації, розбивши його на конкретні етапи та завдання, враховувати ризики та перешкоди, системно контролювати досягнення запланованих результатів. Нарешті, концепція BPM надає фреймворк для ефективного управління бізнес-процесами, забезпечуючи їх зрозумілість, прозорість та гнучкість. З поглибленням розуміння процесів та впровадженням інноваційних методик управління, підприємства матимуть можливість адаптуватися до змін, впевнено впроваджувати нові стратегії та реагувати на виклики та можливості, що виникають у процесі розвитку. Отже, поєднання проєктного підходу та бізнес-аналітичних технік у контексті оптимізації бізнес-процесів обліку матеріальних цінностей відкриває перед підприємствами широкі перспективи для створення гнучких, ефективних та конкурентоздатних моделей управління, які відповідають вимогам сучасного ринкового середовища.

Список використаних джерел

1. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні. Закон України від 16.07.1999 № 996-XIV.

2. Про затвердження Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку. Наказ Міністерства Фінансів України від 20.10.1999 № 246.

3. Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань. Наказ Міністерства Фінансів України від 02.09.2014 № 879.

4. Порядок проведення інвентаризації (етапи).

5. Волинець І.Г. Суть та значення реінжинірингу бізнес-процесів підприємницьких систем. Процесне та соціально-компетентне управління інноваційним розвитком підприємницьких систем : монографія / за наук. ред. д-ра екон. наук, проф. О. М. Полінкевич. Луцьк : Вежа-Друк, 2017. 368 с.

6. Данченко О.Б. Практичні аспекти реінжинірингу бізнес-процесів. Київ : Університет економіки та права «КРОК», 2017. 238 с.

7. Дергачов Є.В., Фіщук К.О. Методичні підходи до аналізу та оптимізації бізнес-процесів. Ефективна економіка. 2020. № 11.

8. Козир С.В., Слєсарєв В.В., Ус С.А., Хом'як Т.В. Моделювання та реінжиніринг бізнес-процесів: підручник. М-во освіти і науки України; Нац. техн. ун-т «Дніпровська політехніка». Дніпро : НТУ «ДП», 2022. 163 с.

9. Шуляр Р.В. Розвиток економіко-управлінського інструментарію забезпечення бізнес-процесів: моделювання, регулювання та економічне обґрунтування: монографія. Львів : Видавництво Львівської політехніки, 2018. 276 с.

10. Business Process Management, BPM.

11. Karl Wiegers, Beatty Joy. Software Requirements (Developer Best Practices). 3rd Edition. Kindle Edition. 2013. 672 р.

References

1. Pro buxgalterskyj oblik ta finansovu zvitnist v Ukrayini. Zakon Ukrayiny. 16.07.1999. No. 996-XIV [About accounting and financial reporting in Ukraine. Law of Ukraine].

2. Pro zatverdzhennya Nacionalnogo polozhennya (standartu) buxgalterskogo obliku. Nakaz Minis- terstva Finansiv Ukrayiny. 20.10.1999. No. 246 [On the approval of the National regulation (standard) of accounting. Order of the Ministry of Finance of Ukraine].

3. Pro zatverdzhennya Polozhennya pro inventary'zaciyu aktyviv ta zobovyazan. Nakaz Minis- terstva Finansiv Ukrayiny. 02.09.2014. No. 879 [On the approval of the Regulation on the inventory of assets and liabilities. Order of the Ministry of Finance of Ukraine].

4. Poryadok provedennya inventaryzaciyi (etapy) [The procedure for conducting an inventory (stages)].

5. Volynecz I. G. (2017) Sut' ta znachennya reinzhyniryngu biznes-procesiv pidpryyemnyczkyx system. Procesne ta socialno-kompetentne upravlinnya innovacijnym rozvytkom pidpryyemnyczkyx system [The essence and significance of reengineering business processes of enterprise systems. Process and social-competent management of innovative development of business systems]. Monograph under the title of Ph.D. ed. Dr. Econ. Sciences, Prof. O. M. Polinkevich. Lutsk: Vezha-Druk. 368 р.

6. Danchenko O. B. (2017) Praktychni aspekty reinzhyniryngu biznes-procesiv [Practical aspects of business process reengineering]. Kyiv: "KROK" University of Economics and Law. 238 рр.

7. Dergachev E. V, Fishchuk K. O. (2020) Metodychni pidxody do analizu ta optymizaciyi biznes-procesiv [Methodical approaches to the analysis and optimization of business processes]. Efficient economy, no. 11.

8. Kozyr S. V, Slesarev V V (2022) Modelyuvannya ta reinzhyniryng biznes-procesiv: pidruch- nyk [Modeling and reengineering of business processes: a textbook] (eds. Us S. A., Khomyak T. V). Ministry of Education and Science of Ukraine; National technical "Dniprovska Polytechnic" University. Dnipro: NTU "DP". 163 р.

9. Shulyar R. V (2018) Rozvytok ekonomiko-upravlinskogo instrumentariyu zabezpechennya biznes-procesiv: modelyuvannya, regulyuvannya ta ekonomichne obgruntuvannya [Development of the economic and management tools for ensuring business processes: modeling, regulation and economic justification]. Monograph. Lviv: Publishing House of Lviv Polytechnic. 276 р.

10. Business Process Management, BPM.

11. Karl Wiegers, Beatty Joy (2013) Software Requirements (Developer Best Practices). 3rd Edition. Kindle Edition. 2013. 672 р.

Размещено на Allbest.ru