Организация проектных офисов для внедрения современных информационных технологий управления производственными ресурсами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация проектных офисов для внедрения современных информационных технологий управления производственными ресурсами

ORGANIZATION OF PROJECT OFFICES FOR THE

IMPLEMENTATION OF MODERN INFORMATION TECHNOLOGIES FOR THE MANAGEMENT OF PRODUCTION RESOURCES

Маслова Ирина Алексеевна

Maslova Irina Alekseevna

Аннотация на русском языке

В статье описывается организация проектных офисов на производстве при внедрении информационных систем управления.

Ключевые слова: проектный офис, информационные системы, информационные технологии, управление производственными ресурсами.

The summary in English

The article describes the organization of project offices in production when implementing information management systems.

Key words: project management system, project management office, information systems, information technology, production resource management.

В условиях постоянно меняющейся экономической ситуации в мире каждой организации необходимо идти в ногу со временем, чтобы оставаться наплаву.

Современные компании стараются избегать бумажного документооборота.

Во-первых, это неудобно. Сотрудники утопают во входящей бумажной корреспонденции и в письмах, подготовленных для ответа.

Во-вторых, входящая корреспонденция печатается на бумажный носитель, проходит ручную регистрацию и распределение между сотрудниками отделов.

В-третьих, данный подход неэкологичен и безответственен: бесполезная трата бумаги.

Кроме неудобств, описанных выше, не забудем о долгом согласовании бумаг на предприятии. Если предприятие на уровне «микро», то время согласования не будет разниться, однако, с ростом масштабов предприятия в геометрической прогрессии увеличивается время на согласование важной документации. В рамках рыночной экономики потеря времени может послужить камнем, который тянет предприятие на дно.

В 2020 году электронный документооборот стал вынужденным решением многих компаний. Пандемия стала катализатором внедрения инновационных решений в системы устоявшихся предприятий, одним из ведущих направлений стало «Управление проектами» [1].

Проектное управление становится приоритетным направлением развития и у бизнесменов, и в государственных учреждениях, оно позволяет повысить эффективность экономических вложений, также упрощает решение поставленных задач [2]. Четко выстроенная структура позволяет уменьшить издержки и повысить качество решений. На выходе производства мы получаем материальный продукт с набором документации, регламентируемой ГОСТ. В создании продукта участвуют производственные ресурсы, такие как: материальные, трудовые, финансовые, информационные (табл.1) [3].

Таблица 1

Производственные ресурсы

Для управления ресурсами необходимы современные информационные системы, которые помогут выстроить взаимодействие между ними, помогут структурировать и упорядочить использование ресурсов.

Хорошая информационная система (ИС) делает проще управление предприятием, разрешает проблему несвоевременного сбора информации, ее сортировки и обработки. Цель внедрения информационной системы - не только описанные процессы выше, - это пусть к высокотехнологичному производству. ИС сейчас - это неотделимое средство постоянного совершенствования организаций и их развития. Современные технологические системы позволяют реализовать новые идеи, получить конкурентное преимущество [4].

Внедрение современных технологий проходит несколько этапов, прежде чем полностью начнет работать в конечном виде (рис.1).

Рисунок 1. Внедрение современных технологий на предприятие

1. Инициация внедрения.

Данный пункт внедрения подразумевает осознание необходимости внедрения современных технологий на предприятие с целью оптимизации производственных процессов. Инициация происходит от сотрудника предприятия, который предлагает идею вышестоящему руководству или от руководства, которое дает задание по совершенствованию системы производства.

Процессы.

На данном этапе происходит описание процессов, которые планируют оптимизировать. Для корректной работы программ необходимо точно определить, какие процессы нужно модернизировать для уменьшения потерь.

ТЗ

ТЗ позволяет структурировать и описать все процессы на производстве, поставить цели и задачи по внедрению, обозначить сроки и бюджет на данные работы. Кроме того, исполнителю будет понятно, что именно необходимо преобразовать в уже сложившейся системе производства.

Проектный офис.

Для внедрения информационных технологий все чаще используют проектные офисы, которые специализируются на создании современной технологической системы и ее поддержке в рамках производственной деятельности.

«Проектные офисы (Project management system, Project management office) - временная или постоянная организационная единица, создающая условия для повышения эффективности проектной деятельности, обеспечения целесообразности и результативности компонентов проектной деятельности» [5].(РМО - использовано далее)

Грамотно созданный РМО способствует выполнению проектов, делает эффективной организацию управления и процессы контроля хода проекта, участвует в получении проектных решений и достижению результат вовремя.

Проектный офис поможет избежать перегрузки сотрудников, которые, занимаясь своими прямыми обязанностями, отвлекались бы еще и на модернизацию производственной системы.

Приняв за проект внедрение ИС систему производства на базе организации, следует создать проектный офис, силы которого будут направлены на выполнение данного проекта. Это отдел, который планирует и контролирует деятельность по проекту, оказывает поддержку, способствует развитию проектно-ориентированной системы управления в организации [6].

Организация офиса минимально состоит из 2-3 человек: руководитель, специалист по планированию и отчетности и методолог. Состав офисам может расширяться в связи с целями и задачами проекта.

В данном контексте РМО утверждает техническое задание, ставит цели перед исполнителем, отслеживает выполнение работ согласно срокам, контролирует расход бюджета. Все следующие этапы внедрения попадают под влияние РМО с целью подконтрольного выполнения.

Внедрение. проектный офис информационный

Внедрение происходит после утверждения ТЗ компетентными специалистами. Это может происходить силами специалистов предприятия или подрядной организацией.

Апробация.

Апробацию рекомендуется проводить на небольшом количестве процессов с целью выявления недостатков. Данный метод позволяет выяснить несовершенства системы, которые редактируются на следующем шаге.

Редактирование.

Все несовершенства системы проходят редакцию специалистов, чтобы в дальнейшем распространении ИС на все производство исключить ошибки и недостатки при выполнении работ. После редактирования переходим снова в стадию «Апробация» для проверки. Данные стадии повторяются столько раз, сколько это необходимо для корректной работы ИС.

Масштабирование.

На данном этапе проверенная и отработанная система распространяется на все сферы производства, которые нуждаются в модернизации и введении современных информационных технологий.

После выполнения всех этапов по внедрению проектный офис готовит отчетность по проекту, представляет результаты на публике, получает фидбек по проведенной работе от руководства предприятия, а так же от работников, которые непосредственно участвуют в сферах работы ИС на предприятии. Возможен внос корректировок после получения обратной связи.

После полученных результатов проектный офис будет переведен на новый проект, который нуждается в управлении.

В данной статье описано внедрение современной технологической системы управления производственными ресурсами с помощью проектного офиса.

Литература

Пандемия как катализатор цифровой революции. [В Интернете] Автономная некоммерческая организация «ТВ-Новости», 10 июль 2020 г. [Цитировано: 11 январь 2021 г.] https://russian.rt.com/opinion/763094 - kandelaki-rossiya-gosudarstvo-cifrovizaciya.

pmjournal.ru. С чего начать внедрение проектного управления?

Портал для профессионалов в управлении проектами и бизнесом в целом. [В Интернете] [Цитировано: 11 январь 2021 г.]

https://pmjournal.ru/articles/obzory/s-chego-nachat-vnedrenie-proektnogo- upravleniya/.

Н.С., Гуркина. Управление ресурсами предприятия. Реферат по теме выпускной работы. Донецк : Инженерно-экономический факультет, 2021 г.

Высшая школа экономики. Современные информационные технологии в бизнесе. Корпоративные информационные системы. Виды корпоративных информационных систем. ERP-системы. Москва: ВШЭ, 2016 г.

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии от 13 декабря 2018. ГОСТ Р 58305-2018. Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис. НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Система менеджмента проектной деятельности. б.м. : АО "Кодекс", 2018 г.

pmservices.ru. Проектный офис: создание и развитие. Консалтинг в управлении проектами. [В Интернете] [Цитировано: 11 январь 2021 г.] https://www.pmservices.ru/consulting/proektnyj-ofis-i-proektnyj-komitet/

Размещено на Allbest.ru/