Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

на тему: Основные программы обработки информации в офисе

Барнаул, 2005

Введение

Мы вступаем в этап, когда стоящие перед нами проблемы невозможно решить без применения ЭВМ. Я не испытываю страха перед ЭВМ. Меня страшит их отсутствие.

Айзек Азимов.

В наше время стало невозможно прожить без знания компьютера. Он не только значительно облегчает работу огромных предприятий, но даже дома для многих становиться незаменимой вещью. Компьютер уже давно перестал быть роскошью богатых, теперь он есть практически в каждом доме наряду с другой бытовой техникой. Устроиться на квалифицированную работу без знания ПК уже достаточно сложно. Для менеджеров - как управляющих, очень большое значение имеет умение пользоваться основными компьютерными программами. Так что выбранная тема является наиболее актуальной в данное время.

Целью работы является рассмотрение и описание основных программ обработки информации в офисе. В первую очередь это наиболее известные и используемые программы, такие как MS Word, MS Excel, MS Access, и некоторые другие.

Объектом исследования являются непосредственно программы обработки информации в офисе.

Предметом особенности этих программ.

В целом работа состоит из двух основных частей: теоретической и практической. В теоретической части дается описание и характеристика перечисленных программ, а в практической части показано их применение на практике.

1. Основные программы обработки информации в офисе

Впервые Windows была выпущена в свет в 1985 году фирмой Microsoft. Windows - это графическая оболочка, которая открывает новые возможности в использовании персонального компьютера. Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например: вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены для совместной работы. К счастью у Windows есть решение этой проблемы - пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и «общаются» они друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных. В работе будут рассмотрены наиболее популярные программы из этого пакета: MS Word, MS Excel, MS Access, PowerPoint и некоторые др.

1.1 Текстовый редактор MS Word

Текстовый редактор Word - это компьютерная программа, которая позволяет создавать, редактировать, печатать и сохранять документы для последующего считывания и изменения. Текст не пишется на бумаге, а вводится в компьютер с клавиатуры. Он отображается на экране и временно хранится в оперативной памяти компьютера.

Word работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, автоматическое сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных, объекты графики. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. В Word можно вставлять рисунки, создавать таблицы, изменять цвет шрифта, его стиль, делая документ более привлекательным. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

Word - мощный текстовый редактор, который позволяет не только быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок, но и довести до совершенства любой информационный бюллетень или брошюру. Он просто не заменим для людей, работа которых постоянно связана с различными документами и бумагами. Перед тем, как печатать текст, можно легко посмотреть, как он будет выглядеть, и быстро исправить допущенные ошибки и недочеты. Овладеть этой программой совсем не сложно. Она достаточно проста в использовании и содержит панели инструментов, на которых иконками изображены основные действия, которые можно производить с текстом. Также на панели инструментов есть справка, с помощь которой можно найти ответы на все интересующие вопросы.

1.2 Табличный процессор MS Excel

word excel access powerpoint

Microsoft Excel - табличный процессор, программа для создания и обработки электронных таблиц Основное назначение табличного процессора -- автоматизация расчетов в табличной форме. Он очень удобен для составления бюджетов и финансовых отчетов.

Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги. Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки - цифрами. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7. Ссылки на ячейки бывают двух типов: относительные - когда ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой (например: F7); абсолютные - когда ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $ (например: $F$7). Диапазон ячеек -- группа смежных ячеек. Диапазон ячеек задается указанием адресов первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием (А2: С15). Воробьев В.В. MS Excel 97. Пособие для начинающих. Киев, 1998г.

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена функций. Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле могут использоваться арифметические операторы +, -, *, /. Порядок вычислений определяется обычными математическими законами. Примеры формул: =(А4+В8)*С6. Excel позволяет производить математические, статистические, экономические и другие расчеты. В состав программы включены порядка 825 расчетных функций на все случаи жизни.

Копирование, сохранение, применение шрифтов, масштабов, выравнивание текста в ячейки, предварительный просмотр документа - эти и многие другие функции в Excel осуществляются также как и в Word, и проще всего это сделать с помощью соответствующих кнопок на стандартной и панели инструментов и панели форматирования. Созданные в Excel таблицы можно сортировать по определенным параметрам, можно вычислять итоги, фильтровать таблицы, выявляя необходимые значения.

Конечно, возможности MS Excel не ограничиваются перечисленными. В Excel создаются различные диаграммы, графики, автоматически вычисляются огромные формулы, что облегчает работу многим миллионам людей, которые по роду деятельности каждый день сталкиваются с большими числами. Для помощи в изучении особенностей этой программы существуют многочисленные справочные материалы, написанные на доступном, для начинающих пользователей, языке.

1.3 Базы данных MS Access

Access -- это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office. Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных. В состав Access входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов.

В последнее время наибольшее распространение получили реляционные базы данных. В них все данные хранятся в виде прямоугольных таблиц. Через общие поля можно связать таблицы друг с другом и далее работать с ними, как с одной большой таблицей. Все операции над базой данных сводятся к манипуляции с таблицами.

Создание таблицы состоит из двух этапов. На первом этапе планируется структура таблицы: имена полей, последовательность их размещения в таблице, тип данных для каждого поля, размер полей, ключевые поля и другие свойства полей (создание таблицы в режиме конструктора). На втором этапе таблица заполняется данными.

В таблице также можно копировать, удалять, перемещать данные, через правку или с использованием кнопок на панели инструментов.

В Access можно создавать формы. Они создаются для отображения на экране табличных данных в упорядоченном и привлекательном виде. Также достаточно просто создавать отчеты и запросы. Запросы очень часто необходимо оформить по нескольким таблицам для этого нужно эти таблицы соединить. Соединение таблиц базы данных - создание логической связи между таблицами на основе полей, которые имеют общие значения. Как правило, в каждом таком соединении участвует по крайней мере одно поле первичного ключа. Связные поля могут иметь разные имена, но у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств. Запросы создаются с помощь конструктора. Вы можете выбрать таблицы, которые будут использоваться в запросе. Созданные в Access таблицы можно легко скопировать в Word или представить их в виде растровых рисунков. Работать с Access достаточно просто и удобно.

1.4 PowerPoint

PowerPoint - это графический пакет подготовки презентаций и слайд-фильмов. Он предоставляет пользователю все необходимое - мощные функции работы с текстом, включая отрисовку контура текста, средства для рисования, построение диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

Презентация - это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданным с помощью PowerPoint. Структура презентации - представляет собой документ, содержащий только заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений и специального оформления.

Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. В процессе работы над презентацией в PowerPoint можно создать конспект доклада, при печати которого на каждой странице будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его содержание.

Если ваша работа состоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то вы просто не сможете обойтись без PowerPoint.

1.5 Программы помощники, входящие в состав пакета MS Office

Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание вашей фирмы. Составить так называемые организационные диаграммы.

Программа Equation Editor позволяет создавать и вставлять в документы сложные математические формулы.

Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации и использовать ее для вашего информационного бюллетеня или презентации. www.stu.ru/inform

Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактных лиц и списка задач, а также записи выполняемых действий.

Нужно отметить, что, зная особенности и основные возможности программ Microsoft Office, можно не только устроиться на хорошую работу, но и облегчить её для себя. В наше время на каждом уважающем себя предприятии или производстве обязательно есть компьютеры. И каждый человек должен понимать, что не нужно бояться этой «чудо - машины» и перемен, которые она принесла в нашу жизнь. Надо суметь освоить её и использовать для облегчения и улучшения качества своей работы, для более рационального использования своего времени, поскольку его можно сэкономить, избегая трудоемких расчетов, перебирания кучи бумаг в поисках нужной; постоянного переписывания документа при каких либо незначительных изменениях. Компьютерные программы нужно уметь ценить, за их удобство и полезность, и овладеть ими при желании совсем не трудно.

2. Практика

Предлагается следующее задание: создать таблицу «автосалон». Указать марку предлагаемого автомобиля, модель, цвет, технические характеристики, фирму-изготовителя, дату выпуска, цену.

2.1 Задание в MS Exсel

Ш Используя табличный процессор MS Excel создать базу данных

Ш Выполнить проверку данных и указать список допустимых значений

Ш Занести исходные данные в таблицу (10-15)записей

Ш Выполнить многоуровневую сортировку по любым двум полям таблицы

Ш Вычислить итоги по любым двум полям таблицы

Ш Вычислить итоги используя сводные таблицы

Ш Сконструировать запрос используя расширенный фильтр (используя не менее двух полей таблицы)

Отчёт

1. Требования к полям таблицы:

Чтобы указать параметры вводимых значений нужно зайти в данные, выбрать проверку и в параметрах указать условия проверки, а также обеспечить вывод сообщения об ошибке ( при попытки ввода неверных значений).

Марка - тип данных список: Ауди, Гелендваген, Мерседес Бенц, Фольксваген, Лексус, Мазда, Нисан, Тойота.

Цвет - тип данных список: белый, красный, зеленый, синий, черный, бордо, металик.

Модель - тип данных любое значение.

Дата выпуска - тип данных дата: значение больше 1994г.

Страна производитель - тип данных список: Германия, Япония.

Фирма изготовитель - тип данных список: Фольксваген-Ауди, Даймлер Бенц, Мазда Моторс, Ниссан Моторс, Тойота Моторс.

Пробег - тип данных целое число: значение больше либо равно 0.

Технические характеристики - тип данных любое значение.

Цена - тип данных целое число: значение больше 150000.

2. Исходная таблица

См. приложение 1.

3. Отсортированная таблица

Сортирована сначала по фирме изготовителю, затем по пробегу и в последнюю очередь по марке. См. приложение 2.

4. Таблица с вычисленными итогами

Итоги вычислены: при каждом изменении в марке, операция максимум, добавить итоги по цене. При каждом изменении в стране производители, операция минимум, добавить итоги по пробегу.

См. приложение 3.

5. Сводная таблица

Сводная таблица создана по полям: фирма изготовитель, дата выпуска, и посчитана сумма по полю цена.

См. приложение 4.

Результаты работы расширенного фильтра

При работе с расширенным фильтром использованы ограничения на дату выпуска >1998, и ограничения на цену >500000.

См. приложение 5.

2.2 Задание в MS Access

Ш Используя Access создать базу данных

Ш Спроектировать таблицы (2-3)

Ш Задать свойства полей в таблицах

Ш Связать таблицы

Ш Создать форму ввода для каждой из таблиц

Ш Занести исходные данные в таблицы, (10-15) - в основную, (5-7) - в справочные

Ш Сконструировать запросы (2-3) к базе данных, используя данные из нескольких таблиц и содержащих вычисляемые поля

Ш Создать отчеты к таблицам с использованием мастера отчетов. В отчете использовать группировку и вычисление итогов

Отчёт

1. Свойства полей таблицы: «Автосалон»

3. Исходные данные для каждой таблицы

Таблица № 3.1 «Автосалон»:

Таблица № 3.2 «Покупатели»:

Таблица № 3.3 «Продажи»:

Список литературы

1. Воробьев В.В. MS Excel 97. Пособие для начинающих. Киев, 1998г.

2. Информатика. Программа. Лабораторный практикум. Москва Экономическое образование. 1998г.

3. Шурепова Е.Л. Практикум по экономической информатике. Москва 2002г.

4. www.rusedu.info

5. www.stu.ru/inform

Приложение 1

Исходная таблица

Приложение 2

Отсортированная таблица

Приложение 3

Таблица с вычисленными итогами

Приложение 4

Сводная таблица

Приложение 5

Результаты работы расширенного фильтра

Размещено на Allbest.ru