Развитие информационной системы архивных учреждений как фактор повышения качества услуг населению

Размещено на http://www.allbest.ru/

Развитие информационной системы архивных учреждений как фактор повышения качества услуг населению

О.В. Завьялова

Аннотация

Развитие информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивное использование гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции.

В архивных фондах Хабаровского края сосредоточено более 2 млн дел, из них в краевом архиве на государственном хранении находится более 1 млн дел на различных видах носителей на десяти языках мира. Бережно сохраняемые раритетные издания, не имеющие аналогов на многих территориях страны, востребованы учеными и специалистами различных отраслей управления и хозяйствования, а также общественностью.

В статье рассматриваются современные информационные системы, технологии как составляющие качества предоставления услуг архивными учреждениями физическим и юридическим лицам.

Ключевые слова: архивные документы, услуги архивных учреждений, информационные системы, программный комплекс, базы данных, электронный читальный зал, запросы социально-правового характера, тематические запросы, генеалогические запросы.

Annotation

архивный информационный телекоммуникационный услуга

Olga V. Zavyalova - graduate student, Far Eastern Institute of Management - branch RANEPA (33, Str. Muravyev-Amurskiy, Khabarovsk,

Development of an information system of archival institutions as a factor of improvement of quality of services to the population

The article presents the analysis of peculiarities of providing statistical information of the Territorial body of Federal state statistics service to the Khabarovsk Krai public authorities. The problems in adapting the content of statistical information to the new management requirements dictate the need to increase the reliability, efficiency and clarity statistical information and its processing methodology for effective management, forecasting and timely adjustment of economic processes, demographic and social situation in the region. The author developed draft methodological recommendations for the collection and processing of relevant and reliable statistical information and its submission to the Executive authorities of the Khabarovsk territory.

Keywords: statistical information of the Executive authorities effectiveness, the methodology of collecting and processing data, the system of statistical indica-tors and calculation of indicators, and forecast estimation.

Основная часть

Необратимость исторического процесса заставляет человечество предпринимать меры к сохранению накопленного опыта, научных знаний, культурных ценностей. Одним из важнейших институтов, обеспечивающих сохранность интеллектуального богатства нации, являются архивы. Обеспечивая вечное хранение и использование документов, архивы выполняют важные функции по сохранению документальной памяти, пополнению информационных ресурсов и предоставлению услуг населению.

Основными направлениями их деятельности становятся: формирование цифрового контента, развитие сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, организация приема на постоянное хранение и дальнейшее использование электронных документов, что подтверждается рядом мероприятий, включенных в Стратегию развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 гг.^х, Государственную программу Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 гг.)» Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 гг., утвержденная Указом Президента Российской Федерации от 09.05.2017 г. № 203. Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 гг.)», утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2014 г. № 313., государственную программу Хабаровского края «Развитие информационного общества в Хабаровском крае» (далее - ГП «Развитие информационного общества в Хабаровском крае») Постановление Правительства Хабаровского края от 02.05.2012 N 139-пр (ред. от 22.08.2017) «<Об утверждении государственной программы Хабаровского края «Развитие информационного общества в Хабаровском крае»..

В архивных учреждениях разрабатываются и успешно внедряются современные информационные технологии, открывающие новые возможности в сохранении, использовании и популяризации ретроспективной информации, в т. ч. для повышения эффективности оказания архивными учреждениями услуг населению.

Информационная система в виде организационно упорядоченной совокупности архивных фондов и документов, научносправочного аппарата и банков данных, являющихся составной частью информационных ресурсов Российской Федерации и Хабаровского края, предназначена для качественного предоставления услуг населению.

С целью создания в архивной отрасли Хабаровского края эффективной информационной системы формируются различного вида информационные ресурсы в следующих учреждениях:

- Комитете по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, уполномоченном органе краевой исполнительной власти в сфере архивного дела (далее - Комитет);

- Государственном архиве Хабаровского края (далее - ГАХК), единственном на территории региона учреждении краевого уровня;

- сети муниципальных архивов, включающей в свой состав 4 муниципальных учреждения и 17 структурных архивных подразделений районных администраций.

Основной функцией Комитета является координация деятельности архивных органов и учреждений Хабаровского края по обеспечению потребности в архивной информации органов государственной власти, местного самоуправления, юридических и физических лиц. Следует отметить, что в современных условиях без определяющего политику в сфере архивного дела координирующего органа - регионального отраслевого органа власти - невозможно выстроить продуктивное взаимодействие между различными организациями на межрегиональном, межотраслевом и межведомственном уровнях.

Архивные документы востребованы органами государственной власти и местного самоуправления в вопросах совершенствования законодательства, решения хозяйственных, и социальных задач, воспитания граждан в лучших традициях предшествующих поколений. В деятельности органов власти и управления всех уровней использование архивных документов направлено на выполнение комплексного анализа и формирование аналитических материалов, в том числе экономического характера, важных как для общества, так и для государства в целом. Уникальные по своей ценности и исторической значимости архивные документы привлекают внимание специалистов различных отраслей экономики и управления, ученых- исследователей и рядовых граждан.

Достигнуть высокого темпа роста потенциала архивного фонда как важной части историко-культурного наследия, документальных информационных ресурсов, а также повысить качество предоставляемых услуг возможно на основе автоматизации процессов, применения инновационных и новейших информационно-коммуникационных технологий. В условиях стабильно высокой востребованности архивной информации для удовлетворения потребностей социально-экономического развития региона и подтверждения конституционных прав граждан архивной службой формируется новая технологическая база.

Крупнейшим хранителем документной информации в регионе является ГАХК, представляя собой главное звено в информационной системе. В архивных учреждениях Хабаровского края сосредоточено более 2 млн единиц хранения, из них в архивных фондах на государственном хранении ГАХК находится более 1 млн единиц хранения на 10-ти языках мира, представленных различными видами носителей, в т. ч. и электронными⁴.

В собрании ГАХК хранятся раритетные издания, не имеющие аналогов в мире, и уникальные документы. Среди них дневник защитника Порт-Артура П. Н. Моньки, написанный в 1905 г.; удостоверение на шелке командующего партизанскими отрядами Приморья А. К. Флегонтова; ультиматум командующего 2-й Краснознаменной армией 2-го Дальневосточного фронта генерал- лейтенанта М. Ф. Терехина командующему японскими войсками в Сахалян- ской провинции генерал-лейтенанту Т. Китадзава о капитуляции.

Список особо ценных документов архива насчитывает более 26 тыс. ед. хранения. В архивохранилищах сосредоточен 41 исторический фонд, содержащий значимые документы для воссоздания истории края. Особую ценность представляют 10 фондов Харбинской россики, включающих в свой состав 57225 дел, вывезенных хабаровскими архивистами из Северной Маньчжурии в 1945 г. Документальные свидетельства истории русской эмиграции являются одними из наиболее востребованных у исследователей.

Дополняют документальную историческую картину фотоматериалы и печатные издания: негативы на стекле с видами старого Хабаровска, Полное собрание законов Российской Империи, подшивки газеты «Приамурские ведомости» за 1895-1917 гг., газеты и журналы, издававшиеся русскими эмигрантами в г. Харбине Путеводитель по фондам Государственного архива Хабаровского края и его филиала в городе Николаевске-на-Амуре. Хабаровск: КГУП «Хабаровская краевая типография», 2006. 614 с. Паспорт краевого государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Хабаровского края»... // Текущее делопроизводство отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов и фондов ГАХК. и др.

Анализ структурно-видового состава документов в ГАХК показал, что на 01 января 2018 г. на хранении находится более 1 млн. ед., в т. ч.:

- управленческая документация (520372 ед. хранения);

- документы личного происхождения (15656 ед. хранения);

- научно-техническая документация (37393 ед. хранения);

- документы по личному составу (451547 ед. хранения);

- аудиовизуальные документы (26759 ед. хранения)⁴.

Итоги исследования данных о предоставлении услуг (работ) архивных учреждений свидетельствуют, что за последние 5 лет наиболее востребованными документами, хранящимися в ГАХК, являются документы исторических фондов, большая часть документов краевых и городских органов власти и партийных организаций, таких как: Дальневосточный крайком ВКП(б), Хабаровский крайком КПСС, Правительство Хабаровского края, Законодательная дума Хабаровского края, крайисполком, горисполком, райисполкомы, администрация города Хабаровска и других муниципальных образований.

Важнейшей составляющей информационных ресурсов ГАХК являются базы данных и программные комплексы (далее - ПК), к которым могут обратиться пользователи за получением информации на основе архивных документов, хранящихся в фондах архива, в т. ч. посредством удаленного доступа. Так, используются и заполняются 5 тематических баз данных и 3 делопроизводственных. Программные комплексы представлены ПК «Архивный фонд» и ПК «Единая архивная информационная система Хабаровского края» (далее - ЕАИС ХК).

Расширению доступа пользователей к документам и упрощению оказания услуг архивными учреждениями, а также обеспечению сохранности подлинников и организации свободного доступа к электронному фонду пользования способствует реализация мероприятий, включенных в государственную программу «Развитие информационного общества в Хабаровском крае».

ПК «Архивный фонд» является общеотраслевой, динамично пополняемой системой автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, заполнение которого осуществляется с 1997 г. (рис. 1).

Рис. 1 Программный комплекс «Архивный фонд»

Анализ системы учета документов показал, что на март 2018 г. в структуре ПК учтена информация о 3294 фондах, 6953 описях, 565581 ед. хранения и 203908 документах. К процессу формирования баз данных подключены все архивные учреждения края, их объем достиг 43983,50 Мб. Работа ПК отражает ход формирования информационного массива данных о составе и содержании документов, состоянии их сохранности; научно-справочном аппарате на всех уровнях архивного описания.

В целях повышения эффективности работы ПК и его полезности в ближайшей перспективе его развития должны быть расширение масштабности и обеспечение целостности всей информационной архивной системы Хабаровского края.

ПК «Единая архивная информационная система Хабаровского края» представляет собой автоматизированную учетную и информационно-поисковую систему в области состава и содержания архивных фондов, находящихся на хранении в ГАХК. Данная система, разработанная ЗАО «ЭЛАР» (Электронный архив, г. Москва), используется с 2013 г. В нее интегрированы тематические азы данные «Главное Бюро по делам Российских эмигрантов в Маньчжурской империи», «Ветеран труда», «Метрика», «Недвижимость». Объем сведений о составе архивных фондов, конвертированных в систему на март 2018 г. составляет 30601,88 Мб⁷.

Возможности ПК позволяют объединить все имеющиеся автоматизированные информационно-поисковые системы архивных учреждений края и предоставить удаленный доступ юридическим и физическим лицам к услугам архивных учреждений через сеть Интернет, а также посредством создания и пополнения автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам и этим способствуют сокращению сроков исполнения запросов (обращений) юридических и физических лиц.

Социальным эффектом от внедрения ПК «Единая архивная информационная система Хабаровского края» будет являться возможность пользователей осуществлять полноконтекстный поиск информации по заголовкам фондов и описей дел, использовать удаленный доступ как к научно-справочному аппарату архива, так и к информационному массиву оцифрованных дел. При этом объем архивных дел, включенных в ПК, уже превысил 50% от общего количества дел, находящихся на хранении в ГАХК.

Для соответствия возрастающим требованиям потенциальных потребителей услуг на основе анализа структуры фондов, находящихся на архивном хранении, и видового состава документов предопределяется характер услуг ГАХК и необходимость совершенствования механизмов их оказания.

Внедренные в практику работы ГАХК анкеты «Удовлетворенность заявителей качеством и доступностью государственных услуг», включая электронную ее форму, позволяют оперативно и адресно осуществлять мониторинг эффективности формируемой сферы услуг в архивной отрасли края. Пользователям ретроспективной архивной информации услуги архива оказываются как на безвозмездной, так и на платной основе.

Сформированный, утвержденный в установленном порядке и размещенный на сайтах отраслевого органа (https:// komza.khabkrai.ru/) и подведомственного ему учреждения (https://archive.khab-krai.ru) перечень товаров, работ, услуг, реализуемых на платной (возмездной) основе, включает в себя около 90 позиций, в т. ч. 12 позиций основных видов услуг для физических и юридических лиц⁸. Повышенным спросом пользуются запросы о трудовом стаже. В этом аспекте архивные учреждения можно рассматривать в качестве гаранта социальной защищенности граждан, особенно их пенсионного обеспечения. В частности, государственные органы власти и местного самоуправления доверяют архивным справкам или копиям архивных документов, связанным с социальной защитой граждан, касающимся их пенсионного обеспечения, подтверждающим имуественные интересы, а также документам, необходимым для получения льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Данным обстоятельством в разные периоды социально-экономического развития страны и региона обусловлен рост числа обращений в архивные учреждения. Ежегодно в ГАХК письменно и устно обращаются более 5 тыс. человек за подтверждением различных вопросов и информации, связанных с обеспечением их прав и законных интересов. При детальном рассмотрении структуры исполненных запросов безусловное первенство принадлежит социально-правовым запросам (55% от общего их количества). Тематические и генеалогические запросы занимают 36% и 9% соответственно (рис. 2)⁹.

Рис. 2 Данные об исполненных социально-правовых запросах в ГАХК за 2013-2017 гг.

К запросам социально-правового характера относятся: запросы о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния. Содержательной частью тематических запросов является уточнение даты рождения, биографические данные, а также данные об образовании поселков, предприятий и др. Генеалогические запросы связаны с поиском информации о родственниках заявителей.

Состав и значимость хранимой в архиве документации напрямую влияет на полноту и своевременность предоставления запрашиваемой информации, на качество предоставления архивных услуг (рис. 3).

Рис. 3 Сравнительный анализ предоставления архивных услуг за 2013-2017 гг.

Анализ динамики предоставления услуг ГАХК свидетельствует об уменьшении количества запросов. Но такая статистика не указывает на снижение востребованности услуг архивных учреждений, а объясняется совершенствованием и стабильностью законодательства, в т. ч. пенсионного и в сфере регистрации прав граждан на недвижимое имущество. Следует также учитывать возрастающую популярность самостоятельной работы в читальных залах ГАХК. Именно этот факт диктует необходимость организации доступа потенциальных пользователей к архивным документам в электронном виде.

Соответственно, одним из факторов, определяющих способность архива полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.

Для обеспечения развития архивного дела в ГАХК разрабатываются как самостоятельно специалистами, так и с помощью специализированных организаций и успешно внедряются информационные технологии, открывающие новые возможности в сохранении, использовании и популяризации ретроспективной информации. С целью выстраивания планомерной системной работы в данном направлении ведется разработка отдельного блока “Информатизация архивной деятельности в современных экономических условиях” для включения в Стратегию развития ГАХК.

В учреждении осуществляется проект «Электронный читальный зал», что открывает возможность удаленной работы с информационными ресурсами архива. В практику работы читального зала архива внедрено обеспечение доступа пользователей к электронным описям дел, историческим источникам с использованием электронного фонда пользования.

В 2017 г. удельный вес услуг, предоставленных посредством свободного доступа к информационным электронным ресурсам ГАХК, не превышал 10%. Данные обстоятельства повлияли на то, что Комитет совместно с краевым архивным учреждением активизировал работу по формированию Единой архивной информационной системы Хабаровского края, которая предоставляет доступ к архивным документам и к информационным ресурсам всех архивных учреждений края через сеть Интернет. Принятые меры позволяют повысить оперативность исполнения архивных услуг, снизить количество пересылаемых запросов по принадлежности.

Повышению качества и доступности услуг способствует их перевод в электронный вид. Вместе с тем в архивной отрасли Хабаровского края отмечается дефицит финансовых ресурсов, что влияет на темпы перевода. Так, на март 2018 г. переведено в электронный вид 22,5% от подлежащих переводу в электронную форму архивных документов (135318 дел). При дефиците финансовых средств выполнению перевода незначительной части услуг способствуют плановость проведения данных работ и включение ГАХК в соисполнители ГП «Развитие информационного общества в Хабаровском крае», а также возмездное оказание услуг, выделение из краевого бюджета субсидии на обновление оборудования и развитие материально-технической базы ГАХК.

В свете новых требований актуальным и важным направлением деятельности архива является также внедрение принципов «открытого правительства», включающих информационную открытость (открытые данные), налаживание механизмов гражданского контроля их деятельности. Так, на Портале государственных и муниципальных услуг Хабаровского края для получения части архивных услуг размещены примерные формы заявлений и реализована возможность их скачивания для последующего направления в архив по почте, электронной почте, через сайты архивных учреждений¹⁰.

Использование современных технологий позволяет сократить сроки на отправку запросов и получение ответов, дает возможность контроля пользователем непосредственно процесса получения услуг, при этом обеспечивает конфиденциальность передаваемой информации, поскольку используются защищенные каналы связи.

Совершенствование информационной системы сети архивных учреждений Хабаровского края нацелено на обеспечение свободного доступа к информационным ресурсам граждан, представителей государственных и муниципальных органов, организаций, что является одной из фундаментальных основ существования гражданского общества и важным условием его здорового успешного развития.

Таким образом, в современных условиях значительно повышается востребованность услуг архивных учреждений, что влечет за собой необходимость развития базы информационно-коммуникационных ресурсов архивных учреждений. Способствовать развитию сферы услуг (работ) в архивной отрасли, будет создание инфраструктуры «электронного правительства» для оказания государственных услуг, формирование информационного пространства в системе государственного и муниципального управления с учетом потребностей общества в получении качественных и достоверных сведений.

В приоритетном порядке осуществляются меры по созданию интегрированной архивной инфраструктуры и внедрению связи на базе цифровых электронных систем в целях обеспечения оптимизации информационных массивов, формирования функциональных блоков по описанию, учету и сохранности документов, научно-справочному аппарату, комплектованию, предоставлению качественных услуг.

Список литературы

1. Афанасьева Л. П. Электронный научно-справочный аппарат архи-вов: новый этап в развитии // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2013. № 4. С. 120-142.

2. Двоеносова Г. А., Орлова М. М. Документирование как инструмент управления жизненным циклом ИТ-услуги // Вестник архивиста. 2017. № 1. С. 66-75.

3. Дмитриева А. П. Новые тенденции и показатели домкументооборота в федеральных органах исполнительной власти // Вестник архивиста. 2015. № 2. С. 138-146.

4. Макарова, А. К. Развитие университетских систем Российского и Французского обучения архивистов: история и проблемы современности // Интернет-журнал Науковедение. 2015. № 4. С. 121.

5. Медведева О. В. Правовые основы доступа к архивным документам в России // Социально-экономические явления и процессы. 2014. № 9. С. 126-132.

References

1. Afanas'eva L. P. EHlektronnyj nauchno- spravochnyj apparat arhivov: novyj ehtap v razvitii [Electronic explanatory notes of archives: a new stage in the development] // Vestnik RGGU [Messenger of Russian state university for the humanities]. Seriya: Dokumentovedenie i arhivovedenie. In-formatika. Zashchita informacii i informacionnaya bezopasnost'. 2013, no. 4, pp. 120-142.

2. Dvoenosova G. A., Orlova M. M. Dokumentirovanie kak instrument uprav-leniya zhiznennym ciklom IT-uslugi [Documenting as an instrument of management of life cycle of IT service] // Vestnik arhivista [Of the Archive worker]. 2017, no. 1, pp. 66-75.

3. Dmitrieva A. P. Novye tendencii i pokazateli domkumentooborota v feder-al'nyh organah ispolniteVnoj vlasti [New tendencies and indicators of the documents turnover in the federal execu-tive authorities] // Vestnik arhivista [Of the Archive worker]. 2015, no. 2, pp. 138-146.

4. Makarova A. K. Razvitie universitetskih sistem Rossijskogo i Francuzskogo obucheniya arhivistov: istoriya i problemy sovremennosti [Development of the university systems of the Russian and French training of archivists: history and problems of the present]// Internet- zhurnal Nau-kovedenie. [Online journal Science of science]. 2015, no. 4, p. 121.

5. Medvedeva, O.V. Pravovye osnovy dostupa k arhivnym dokumentam v Rossii [Legal bases of access to the archival documents in Russia] // Social'no-ehkonomicheskie yavleniya i processy [Social and economic phenomena and processes]. 2014, no. 9, pp. 126-132.

Размещено на Allbest.ru