Технологии автоматизации документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Иванов Антон Петрович

Аннотация

В данной статье речь идет о роли и значении документооборота в деятельности организации, приводится обзор существующих систем автоматизации. Обосновываются бизнес-решения, направленные на эффективное решение широкого круга задач работы с электронными документами.

Ключевые слова: документооборот, система, технология, автоматизация, процесс.

The summary

Ivanov Anton Petrovich DOCUMENT MANAGEMENT AUTOMATION TECHNOLOGIES

In this article we are talking about the role and importance of document management in the organization, provides an overview of existing automation systems. Business solutions aimed at effective solution of a wide range of tasks of working with electronic documents are substantiated.

Key words: document flow, system, technology, automation, process.

Основная часть

электронный документ автоматизация документооборот

В последнее время тема автоматизации делопроизводства и документооборота, а также проблемы, связанные с электронным документооборотом в России, становятся все более актуальными: эти вопросы активно обсуждается в средствах массовой информации, на специализированных научно-практических конференциях, семинарах. Список отечественных специализированных разработок в области систем электронного документооборота довольно обширен и постоянно пополняется новыми продуктами. Проанализируем системы автоматизации, которые получили наибольшее распространение в российских организациях.

Система «ДЕЛО» - разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами. Сегодня система электронного документооборота «ДЕЛО» - самая распространенная в России и фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота. «ДЕЛО» - первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно. В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Система «ДЕЛО» совместно с широким набором дополнительных модулей представляет собой бизнес-решение, направленное на эффективное решение самого широкого круга задач работы с электронными документами.

DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности [50, с.. Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (EnterpriseContentManagement) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес - решений, направленных на решение бизнес - задач с определенным бизнес - эффектом.

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Система сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

«1С:Документооборот» - новое решение для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия.

С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов обработки внутренних и официальных документов как коммерческих, так и государственных предприятий, причем, независимо от типа документооборота - бумажного или электронного.

Система «1С Документооборот» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе.

Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Основные функциональные возможности автоматизированных систем электронного документооборота представлены в табл. 1.

Таблица 1

Функциональные возможности автоматизированных систем электронного документооборота

Из таблицы 1 видно, что лучшей функциональной системой является система «ДЕЛО». Так как она широко используется в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. В ней реализованные технические процессы документооборота с возможностью ввести традиционную и электронную форму на основе модулей, которых в других системах нет. Основным конкурентом системы «Дело» является система «Directum». Эти системы используют технологию workflow для решения поставленных задач. «1С документооборот» используются в не больших организациях, с маленьким документооборотом.

Проведём сравнительный анализ ценовой политики систем электронного документооборота.

Таблица 2

Цены на автоматизированные системы документооборота

1. Гришанова Т.В.,Прокопенко Л.Л., Хвостенко Т.М. Основные направления развития рынка информационных технологий в России // Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет. Серия: Информационные технологии, 2017. №2(10). С. 58-61.

2. Прокопенко Л.Л., Гришанова Т.В., Хвостенко Т.М. Современные средства автоматизации документационного обеспечения управления персоналом // Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет Серия: Информационные технологии, 2016. №2(8). С. 50-54.

3. Хвостенко Т.М., Гришанова Т.В. Автоматизация учета персональных данных сотрудников // Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет Серия: Информационные технологии, 2016. №1(7). С. 50-53.

Размещено на Allbest.ru