Главная
Коллекция "Revolution"
Маркетинг, реклама и торговля
Налаживание внешней коммуникации организации посредством event-менеджмента
Налаживание внешней коммуникации организации посредством event-менеджмента
Коммуникационный процесс и его этапы. Основы event-менеджмента. Планирование мероприятия и фазы его осуществления. Использование event-мероприятия как инструмента налаживания внешней коммуникации на примере кафедры социально-массовых коммуникаций НГТУ.
| Рубрика | Маркетинг, реклама и торговля |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 10.02.2013 |
| Размер файла | 486,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
32
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФАКУЛЬТЕТ ГУМАНИТАРНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Специальность "Связь с общественностью"
Курсовая работа
по дисциплине "Основы теории коммуникации"
на тему: "Налаживание внешней коммуникации организации посредством event-менеджмента"
Группа СО-82
Студент Мещихина А.А.
Преподаватель Комоликова С.С.
Новосибирск
2011
Содержание
- Введение
- Аннотация
- Глава 1. Теоретические основы коммуникации в организации
- 1.1 Элементы коммуникации. Коммуникационный процесс и его этапы
- 1.1.1 Элементы коммуникации
- 1.1.2 Коммуникационный процесс и его этапы
- 1.2 Коммуникации в организации
- Выводы к первой главе теоретической части
- Глава 2. Теоретические основы event-менеджмента
- 2.1 Понятие "event"
- 2.2 Концепция event
- 2.3 Планирование мероприятия
- 2.4 Фазы осуществления event
- 2.4.1 Коммуникация. Реклама, продвижение и PR мероприятия
- Выводы ко второй главе теоретической части работы
- Глава 3. Использование event-мероприятия, как инструмента налаживания внешней коммуникации на примере кафедры социально-массовых коммуникаций НГТУ. Шестилетие со дня основания кафедры социально-массовых коммуникаций
- 3.1 Инициирование
- 3.2 Старт
- 3.3 Подготовка
- 3.4 Пуск
- 3.5 Event
- 3.6 Подведение итогов мероприятия
- Список литературы
- Приложение
Введение
По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности организации и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу, это своего рода "кровеносная система" единого организма организации. Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее организации.
В самых разных сторонах и направлениях социальной и экономической жизни организации коммуникации приобретают все большее значение.
Сама система средств массовой коммуникации потерпела значительные изменения, из средств коммуникации она переросла в самостоятельный субъект, который имеет возможность влиять даже на экономические отношения. Само слово система активно используется для характеристики различных коммуникационных процессов.
Важной системной единицей являются при этом корпоративные коммуникации, в особенности внешние.
Внешняя коммуникация - это связь с миром, находящимся за пределами организации. Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж организации. Современная организация должна активно формировать и использовать различные системы и модели коммуникаций, охватывающих коммуникационные процессы организационной среде. С сотрудниками, потребителями и клиентами (реальными и потенциальными) информационное взаимодействие осуществляется путем различных инструментов.
В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию, ведь одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация.
В контексте данной работы инструментом налаживания эффективной внутренней коммуникации в организации будет являться event-менеджмент.
Таким образом, цель работы можно сформулировать следующим образом: рассмотреть способ налаживания внешней коммуникации посредством event-менеджмента на примере кафедры социально-массовых коммуникаций, Новосибирского Государственного Технического Университета.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. Дать определение понятию "коммуникация"
2. Рассмотреть основные элементы, этапы коммуникации.
3. Рассмотреть роль внешней коммуникации в организации
4. Дать определение понятию "event"
5. Рассмотреть принципы действия event-менеджмента.
6. Рассмотреть роль коммуникации в процессе организации event.
7. Описать реализацию мероприятия, направленного на развитие внешней коммуникации кафедры СМК НГТУ.
Объектом данной курсовой работы является коммуникация как поведенческая активность субъектов, а предметом - умелое использование такого инструмента как event-менеджмент для достижения целей организации.
менеджмент event коммуникационный внешняя
Аннотация
Курсовая работа содержит три главы, введение, заключение, список использованной литературы. Первая глава посвящена изучению понятия "коммуникация" и рассмотрению роли внешней коммуникации в жизни организации. Во второй главе рассматривается понятие "event" как инструмент налаживания внешней коммуникации, детально рассмотрен принцип работы event-менеджмента, последовательность действий при разработке event-проекта.
Третья глава - практическое применение теоретических знаний, разработка конкретного проекта в одной отдельно взятой организации. Реализация теоретических знаний проводилось на примере кафедры социально-массовых коммуникаций Новосибирского государственного технического университета. Тема "Налаживание внешней коммуникации организации посредством event-менеджмента" является недостаточно разработанной. Ее изучают с точки зрения менеджмента коммуникаций (Крылов А.Н., Снетков В.М., Спивак В. А), с точки зрения эффективного event-менеджмента (У. Хальцбаур, Э. Йетиннгер, А. Шумович) и с точки зрения PR-проектирования (А.Н. Кошелев). Сегодня появляются все новые и новые направления в изучении коммуникаций в организациях. Например, одно из самых перспективных и молодых направлений - коммуникация в организации во время кризиса.
Глава 1. Теоретические основы коммуникации в организации
1.1 Элементы коммуникации. Коммуникационный процесс и его этапы
1.1.1 Элементы коммуникации
Термин коммуникация происходит от латинского communico "делаю общим, связываю, общаюсь" Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент PR. - СПб.: Изд. Союз, 1997 г., с. 25. Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.
Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. "Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации" Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент PR. - СПб.: Изд. Союз, 1997 г. .
Другими словами коммуникация - это связи и двусторонние взаимодействия, главной целью которых является обмен информацией различного рода (сообщениями).
Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.
Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление об элементах и этапах процесса.
"В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента:
· отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию; Источником может быть: организация; индивид; группа индивидов.
· сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов. Большинство сообщений передается в вербальной (словесной) форме, но сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графические изображения). Идея, которую отправитель хочет передать, кодируется (преобразуется в слова, жесты, интонацию). Кодирование превращает идею в сообщение. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика возможно использование как самого человека, так и технических средств.
· канал - средство передачи информации. Каналом передачи может быть сама среда, а также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, и быть совместим с типом символов, используемых при кодировании. Общеизвестные каналы - передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты и т.д. Важно правильно выбрать канал.
· получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Получатель декодирует сообщение" Фрюминг Р., Лаком Ж. Взаимодействие ради результата. - М.: Изд. Зевс, 1997., с. 84.. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имел в виду отправитель.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов, которые образуют коммуникационный процесс.
1.1.2 Коммуникационный процесс и его этапы
Коммуникационный процесс - это последовательность действий при общении людей Розанова В.А. Психология управления. - М.: ЗАО Бизнес-Школа "Интел-Синтез", 1997., с. 112.
В результате этого процесса происходит продвижение информации по следующим этапам:
· зарождение идеи;
· кодирование и выбор канала;
· передача;
· декодирование;
· обратная связь и помехи. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент PR. - СПб.: Изд. Союз, 1997г., с. 72
Считаю нужным проанализировать эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках коммуникационного процесса.
1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса.
Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информацией. Отправитель решил только, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.
К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.
2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет менее эффективен.
Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать не менее двух каналов коммуникации в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, считается, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, обмен только письменной.
3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем, таких как вербальная и невербальная коммуникации.
Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует речь - систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический Розанова В.А. Психология управления. - М.: ЗАО Бизнес-Школа "Интел-Синтез", 1997., с. 73. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации.
В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются любые символы. Основные функции невербальных средств - это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.
Хотя речь является универсальным средством общения, она приобретает значение только в совокупности с использование невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования показывают, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% - через интонацию и модуляции голоса. Это говорит о важности необходимости изучения невербальных сигналов.
4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя Лукичева Л.И. Управление персоналом - М.: Изд. Омега, 2004 г., с. 172. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.
5. Обратная связь. Обмен информацией можно считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ожидал от него отправитель. Эти действия есть обратная связь.
Обратная связь - реакция получателя на сообщение. Она делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем она эффективней.
Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут не был.
Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент PR. - СПб.: Изд. Союз, 1997г., с. 94
.
Определенные шумы и коммуникационные барьеры присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. Поэтому очень важно пытаться учитывать заранее возможные коммуникационные барьеры и пытаться их нивелировать в процессе коммуникации.
1.2 Коммуникации в организации
Определение, позволяющее включить в коммуникативный процесс внешние объекты, приводит В.М. Снетков: "Коммуникация в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают и которые поддерживают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных функций". На основе этого определения можно утверждать, что внешние коммуникации - это информационные взаимодействия с внешней средой, в которые люди вступают и которые поддерживают при выполнении своих функциональных или должностных функций.
Под коммуникациями в организации понимается целая система коммуникаций, социального взаимодействия, осуществляемая внутри конкретной организации, а также между организацией и ее внешней средой. Организационные/корпоративные коммуникации являются, таким образом, стратегической базой всех коммуникационных процессов предприятия или организации.
В качестве задач развития коммуникаций в организации целесообразно выделить следующие:
Регулирование взаимодействия сотрудников (и организации в целом) как во внешней, так и во внутренней организационной среде.
Сокращение дистанции, установление контактов между предприятием и его целевыми группами.
Идентификация сотрудников со своим предприятием, содействие увеличению мотивации сотрудников.
Увеличение известности предприятия (организации).
Формирование симпатии посредством представления корпоративной философии.
Формирование доверия к предприятию.
Изменение общественного мнения.
Содействие принятию позитивного решения о сотрудничестве с предприятием, заключению сделки, совершению покупки. Крылов А.Н. - Менеджмент коммуникаций. Теория и практика. М.: Издательство Национального института бизнеса, 2002. - 228 с.
Внешняя коммуникация - это коммуникация с миром, находящимся за пределами организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании. Главным образом функция внешней коммуникации - это обеспечение связи между организацией и ее внешней средой Крылов А.Н. - Менеджмент коммуникаций. Теория и практика. М.: Издательство Национального института бизнеса, 2002. - 228 с. .
Организация функционирует во внешней среде, которая является изменчивой и неопределенной. Для успешной работы в таких условиях должны использоваться различные средства коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. Одной из основных задач является установление взаимосвязи с потребителями, существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь происходит через маркетинговые средства: реклама, PR (связь с общественностью), отчеты о деятельности компании в прессе, имидж организации, участие в выставках, благотворительных акциях. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур, поддерживая различные политические акции.
Выводы к первой главе теоретической части
Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания, т.е. коммуникации могут быть эффективны только при условии, что одна сторона предлагает информацию, а другая ее верно воспринимает. Для владения коммуникационными навыками необходимо знать сущность процесса коммуникации, ее базовые элементы: отправитель - лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи; сообщение - собственно информация, закодированная в символы; канал - средство передачи информации; получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует. Также важно знание и понимание проблем на этапах коммуникации: генерирование идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование.
Понимание сотрудниками друг друга, наличие четкой, слаженной системы организации коммуникационного процесса в организации очень важно. Коммуникация как внутри организации, так и между организацией и ее средой, должна быть направлена на проведение оптимально благоприятных для нее же коммуникационных процессов, формирование и поддержание имиджа и общественного мнения, достижение согласия, сотрудничества и признания. Внешняя же коммуникация организации в большей степени отвечает за поддержание положительного имиджа, за сферу отношений с общественностью.
Далее речь пойдет о нестандартном инструменте улучшения внешней коммуникации организации - event-менеджменте.
Глава 2. Теоретические основы event-менеджмента
2.1 Понятие "event"
Event-мероприятия приобретают в настоящее время все большую актуальность, как коммерчески значимые явления, как средство предпринимательской коммуникации и активизации целевых групп. Они ориентированы на эмоциональное восприятие аудитории и весьма рискованны и требуют высокой степени ответственности. Event-менеджмент.У. Хальцбаур, Э. Йеттингер2-е изд., доп. - М.: Эксмо, 2007. - 384 с.
Диапазон event-менеджмента широк и включает в себя действия от постановки цели до оперативного планирования и постановки, проведения мероприятия в заранее определенных пространственно-временных рамках.
В дословном переводе понятие "event" означает событие, однако отличительно тем, что включает в себя смысловые оттенки благоприятного случая, наиболее вероятного желаемого результата, мероприятия.
Исключительный характер мероприятия отражают следующие аспекты:
· событие запоминается;
· событие побуждает участников к активности, предоставляет им дополнительные выгоды и эффекты;
· оно грамотно спланировано, определенным образом оформлено, организовано и инсценировано;
· оно отличается многообразием событий, взаимодействий и восприятий;
Event отличается от обычного рутинного мероприятия тем, что это событие позитивно воспринимается и переживается участниками. Таким образом, для event характерно наличие двух следующих аспектов:
· активное участие, включенность, активность;
· позитивное восприятие, эмоциональность, символика, удовлетворенность.
Позитивное восприятие аудиторией и её активное участие взаимосвязаны и взаимообусловлены. Позитивное переживание способствует пробуждению активности аудитории. Активизация и действенное включение способствуют позитивному восприятию. Возникающие при этом эффекты обратной связи способны повлечь за собой улучшение имиджа организации, достижения поставленных задач. Но, к сожалению, необходимо учитывать и негативные возможности обратной связи, которые тоже можно представить в виде круга их взаимодействий. Присутствуют такие элементы как пассивность восприятия, эмоциональная разобщенность, чувство стеснения, негативное восприятие, отстраненность, критика.
Для возможности устранения негатива в обратной связи важно сохранить стабильность в event, найти конкретное решение, которое не будет зависеть от случайных факторов, важно все конкретно четко спланировать, продумать план действий, обязательно составить сценарий и предотвратить эффекты непредсказуемости.
Event-менеджмент включает в себя все планируемые, организуемые, контролируемые и управляемые меры, которые необходимы для проведения исключительного в своем роде мероприятия - event. М.Ф. Шумович Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management 2-е изд..: дополн. 2007 В общем и целом подготовка и проведение event планируется как проект.
Event-менеджмент должен стремиться к позитивной и одобрительной реакции клиентов. Такая реакция может быть вызвана путем побуждения клиентов к активности и сплоченности. Добиться ее можно с помощью мотивации участников и как следствия, цепной реакции участников на активность.
2.2 Концепция event
Развитие event идет от видения идеи к формированию концепции. Последующая реализация превращает эту концепцию в собственно event.
Самое важное в планировании и управлении event - определить цель, осознать ее и не упускать из виду.
Перед ним могут стоять следующие цели:
· Непосредственный эффект;
· Воздействие на конкретных людей, использование (средства информирования, образование, политика)
· Обеспечение всесторонней осведомленности об объекте;
· Привлечение внимания людей к мероприятию
· Инициирование проекта, привлечение участников, спонсоров, общественности и обозревателей.
Это может быть отдельная личность, организация или целый институт, продукт, брэнд. Позитивность может проявляться в формировании имиджа, в наращивании притягательной силы, обретении ценности символики, снискании доверия и установлении близких отношений.
Поскольку каждый event ориентирован на определенную цель, чтобы ее добиться необходимо учитывать интересы участников:
· Event должен быть активным и увлекательным;
· Должен производить благоприятное впечатление на участников;
· Его планирование должно быть четким и не допускать сбоев.
Исключительные события затрагивают эмоциональную сферу целевой аудитории, участников и могут служить для:
· Сообщения информации
· Побуждения к активным действиям и мотивированию
· Формирования основного стиля поведения и установления норм.
Первоочередные цели, в свою очередь, обусловливают второстепенные цели, меры и критерии. Типичными целями второго плана являются: обеспечение высокой численности участников, достижение высокой активности посетителей, широкое освещение средствами массовой информации.
2.3 Планирование мероприятия
Планирование и подготовка event-мероприятия представляет собой типичный проект.
Проект есть замысел, который по сути характеризуется своей уникальностью и неповторимостью, а также совокупностью необходимых условий, таких как:
· Заданные цели
· Временные, штатные или другие ограничения
· Обособленность от прочих замыслов
· Специфическая для данного проекта организация (команда, организация, руководитель проекта)
При планировании event-мероприятия речь идет прежде всего о следующих моментах:
· Вопрос вытекающий из постановки цели "для чего это все"?
· Определение отдельных целей: что должно получиться?
· Вопрос, на основании которого планируются все действия: "что нужно для этого делать"?
· Далее определяется, кто будет выступать и что будет происходить
· Требуемая подготовка задается постановкой вопроса: "что для этого необходимо"?
Далее следует поступательное планирование и моделирование процесса.
В конце необходимо составить график, который сводит воедино этапы принятия решений в процессе планирования event:
1. Главное в проекте четко поставить цель: Чего мы хотим добиться от event?
2. Целевая группа: к кому должен быть обращен event?
3. Вид: каким должен стать event?
4. Важнейшее составляющее - составление бюджета: сколько может стоить event?
5. Время: когда должен состояться event?
6. Участники: кто должен участвовать в event?
7. Суть программы: что выражает event?
8. Приглашения: Как целевая группа узнает о проведении event?
9. Связи с общественностью: как мы информируем людей о проведении event?
10. Логистика: место, обеспечение питанием, персонал, как доставляются товары и люди к месту проведения мероприятия?
11. Инфраструктура: что должно быть установлено и быть на месте проведения мероприятия?
12. Организация работы в команде: как мы справляемся с проведением event?
2.4 Фазы осуществления event
Для эффективной организации проекта, для предотвращения сбоев в работе команды и налаживания успешной как внутренней, так и внешней коммуникации необходимо придерживаться определенного плана действий, который делит весь процесс организации на фазы Шумович Ф. Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management 2-е изд., доп. - М.: Эксмо, 2007. - 320 с.
К начальной фазе относится этап инициирования - появление идеи event; оформление идеи и определение мероприятия; подготовка проекта отчета перед руководством, принимающим все решения по организации event.
Далее следует фаза согласования, принимается решение о проведении event-мероприятия, либо об отказе от планирования проекта. Заявление об event внутри организации, назначение исполнителей и руководителей проекта.
Фаза старт - планирование, распределение задач, формирование команд, планирование хода мероприятия, примерное определение стратегии.
Далее необходимо составление сметы, бюджета проекта, предоставление его руководству и окончательное решение по организации. При положительном решении, публично объявляется старт подготовки мероприятия. С этого момента отказ от проекта невозможен.
В подготовку мероприятия входит выполнение уже поставленных задач, выполнение поручений. Логистика.
Точка невозвращения. Активизация и предъявление требований к проекту. На этой фазе возникшие затраты имеют большой объем. Сюда входит работа по привлечению прессы, связи с общественностью, приглашения, непосредственная рекламная компания event.
Фаза пуска event включает в себя уже непосредственную техническую организация мероприятия, подготовка помещения, настройка, монтаж оборудования, контроль за всеми этапами подготовки очень важен для исключения непредвиденных ситуаций (негативной окраски).
Event. Непосредственное проведение, осуществление мероприятия от начала до закрытия. Время контакта принимающей стороны и приглашенных. Торжественное открытие, приветствие гостей, подготовленная программа, завершения мероприятия, организация отъезда приглашенных, работы на месте проведения мероприятия.
Далее следует подведение итогов. Заключительные организационные работы. Обработка данных, составление финансового отчета.
В случае использования event-мероприятия как инструмента улучшения внешней коммуникации организации, повышения ее имиджа оценка эффективности очень важна. Необходимо измерить соотношение между затраченными ресурсами и результатом, провести сравнение полученного с ожидаемым. Для этого нужно оценить степень достижения цели, задач проекта. Оценить качество реализации проекта можно при помощи прямых, непосредственных, точных измерений:
1) Количество получателей информационных сообщений (об event);
2) Количество участников мероприятий проекта;
3) Количество СМИ, разместивших информационные сообщения, транслируемые в рамках проекта Кошелев А.Н. Pr-проектирование. - 2-е изд. - М.: ИТК «Дашков и К», 2010. - 304 с. .
2.4.1 Коммуникация. Реклама, продвижение и PR мероприятия
На этом этапе подготовки мероприятия, цель сводится к тому, чтобы качество коммуникации соответствовало качеству event. Задача коммуникации состоит в том, чтобы информировать конкретные целевые группы о проведении мероприятия. Основой для стратегии коммуникации является определение целевых групп, рекламный бюджет, и итоговый желаемый результат, применительно к географическому охвату, количеству контактов, достижению известности, сбору от продажи билетов и т.д.
Воплощение в жизнь концепции мероприятия посредством осуществления коммуникации базируется на определении следующих моментов:
· Название мероприятия, его дизайн
· Вид мероприятия, его целевая группа
· Организатор, корпоративная идентификация, бюджет
· Посылы, например в форме слогана
· Общая информация о мероприятии
Рекламные меры осуществляются сообразно цели мероприятия, его целевой группе и имеющемуся бюджету. Под рекламой имеется в виду целенаправленное использование на коммерческой основе средств массовой информации. Посредством СМИ намеченные целевые аудитории должны быть проинформированы о проведении мероприятия и мотивированы к участию в нем.
Реклама должна распространяться активно и повсеместно. Эффект от рекламы с низкой интенсивностью, действующей вполсилы может быть равен нулю Михалкович В.И. Изобразительный язык средств массовой информации. - М., 1986. . Чтобы пробиться на нужный рынок, необходимо четко поставить, выразить, и донести основные задачи. Единообразное визуальное представление мероприятия позволит рентабельно использовать денежные средства.
Продвижение сбыта и реклама мероприятий благодаря их преходящему характеру стоят близко к друг другу. Под продвижением, я имею ввиду краткосрочные действия по сбыту мероприятия. Оно может осуществляться, например, командой промоутеров, распространяющей флаеры на данный event на предшествующих ему аналогичных мероприятиях. Если обнаруживается, что предпродажа билетов идет плохо, могут быть предприняты дополнительные меры, такие, как скидки на билеты или скидки для определенных групп посетителей или же целевых групп.
PR или работа с общественностью, включают действия которые как правило "продают" event; в ходе этих действий информируется общественность. Вообще, event может быть частью PR-компании для организации или частью коммуникации для брэнда. Разумеется, PR для event, для организаторов event или даже для event-агентств, совсем не тоже самое, что правильно задуманная в связи с event PR-акция для некой компании или бренда.
Целевыми группами при работе с общественностью могут быть: потенциальные посетители или целевые группы; представители СМИ; отдельные сотрудники; выдающиеся общественные, политические деятели (VIP).
PR может быть весьма выгодным инструментом, который обеспечит высокую посещаемость. Важно установить для каких СМИ мероприятие представляет интерес, т.е. где пересекаются целевые группы того или иного средства массовой информации и мероприятия. Точкой пересечения всеобщих интересов может стать звездный гость или спонсор. СМИ так же могут быть причислены к спонсорам, что способствует объединению их действий с рекламными акциями.
В рамках PR важны усилия, направленные на создание позитивного настроя у общественности, имеющей отношение к мероприятию. Особое внимание необходимо уделять выразителям общественного мнения и авторитетным лицам. Участие данных VIP-персон в event повысит интерес у средств массовой информации. К тому же данный круг лиц может посодействовать тому, чтобы мероприятие легче "продалось".
В зависимости от сложности, масштаба мероприятия могут быть привлечены спонсоры. Также в проектировании используются инструменты маркетинга Бернент Дж., Мориарти С. Маркетинговые коммуникации: интегрированный подход. СПб., 2001. , логистики, например, в организации общественного питания, в разработке инфраструктуры, кейтеринге.
Выводы ко второй главе теоретической части работы
"При проведении аудита инструментов маркетинга и PR, было выяснено, что именно "ивенты": семинары, выставки, конференции, "круглые столы", презентации, иначе говоря - мероприятия, остаются абсолютными чемпионами…" Шумович Ф. Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management 2-е изд., доп. - М.: Эксмо, 2007. - 320 с.
В данной главе было рассмотрено понятие event, основные принципы и этапы организации event-мероприятия.
Event-менеджмент может являться инструментом для улучшения внешней коммуникации организации, создания ее положительного имиджа. Посредством организации мероприятия, возможно охватить сразу несколько задач по усовершенствованию внешней коммуникации:
· Непосредственное осуществление организацией информационного взаимодействия с общественностью;
· Распространение информации;
· Информирование рекламного и пропагандистского характера.
Глава 3. Использование event-мероприятия, как инструмента налаживания внешней коммуникации на примере кафедры социально-массовых коммуникаций НГТУ. Шестилетие со дня основания кафедры социально-массовых коммуникаций
3.1 Инициирование
Знаменательная дата предоставляет возможность организации позаботиться об улучшении имиджа и налаживании внешней коммуникации. Проведение праздника требует больших финансовых затрат труда и времени, и все же это "совместно достигаемое нечто" способствует мотивации сотрудников кафедры и студентов-организаторов. Во-первых они получают удовольствие от того, что могут совместно осуществлять и планировать столь ответственное мероприятие, во-вторых для студентов мотивацией является получение опыта в будущей профессии.
Концепция праздника включает следующие пункты:
· Продолжительность: 2 дня для примерно 100 посетителей.
· Место: конференц-зал ФГО/ФБ, малый конференц-зал Центра Культуры НГТУ
· Ход мероприятий:
1) 6 декабря, понедельник: финал конкурса на создание корпоративного стиля кафедры "Лаборатория Идействуй Pro";
2) 7 декабря, вторник: торжественное поздравление кафедры за тем кофе-брейк и мастер-класс в неформальной обстановке от именитых выпускников кафедры
Инициаторами торжества выступают студенты кафедры. Принципиальные решения принимаются совместно с руководством кафедры. Инициирование начинается заранее за 3 месяца.
3.2 Старт
Команду проекта курирует научный руководитель.
При календарном планировании прежде всего учитываются сроки, место проведения мероприятия, а так же устоявшиеся, вошедшие уже в традицию и привлекательные для публики мероприятия ближайшего окружения.
Количество ожидаемых посетителей оценивается на основе данных, полученных в результате исследования (проведено анкетирование и опрос), так же на основе опытных данных, в виде обратной связи рекламной деятельности.
Планирование логистики ограничивается самостоятельным участием организаторов в обслуживании кофе-брейка, обустройством сидячих мест, установкой декораций, подключением звуковой аппаратуры, все остальное в полной мере предоставлялось конференц-залами НГТУ.
Предварительные переговоры с поставленными на повестку дня именитыми выпускниками, которые являются визитной карточкой кафедры, проводятся уже на начальном этапе, поскольку результат таких переговоров в значительной мере влияет на запланированную программу.
Когда на выбранные помещения оформлена заявка, планирование переходит в подготовительную фазу.
3.3 Подготовка
При распределении задач определяются отдельные участки работ и назначаются ответственные. Далее идет этап детального планирования.
Планирование event-мероприятия концентрируется на следующих пунктах:
· Реклама/пресса
Использована наружная реклама: афиши, пригласительные билеты; интернет-реклама в социальных сетях, размещена информация о мероприятиях на официальном сайте НГТУ; приглашены фотографы и журналисты печатных изданий НГТУ;
· Приглашение почетных гостей, дружественных групп
· Планирование снабжения продовольствием
· Планирование логистики, составление рабочего плана для членов команды.
После оформления заявки на место проведения мероприятий и заключения устной договоренности со спикерами остановить планирование и отказаться от мероприятий уже невозможно. Т.к. это повлечет за собой сбой во внешней коммуникации организации и повышенные затраты.
3.4 Пуск
За несколько часов до начала мероприятий команда приступает к обустройству помещений и его декорированию. Здесь имеется зависимость от того, когда в данном месте состоялось последнее мероприятие. Инфраструктура в городском зале торжеств представлена в полной мере. Поэтому обустройство в основном концентрируется на расстановке стульев, декораций, подключению аппаратуры. Во второй день мероприятия за полчаса до начала проставляются продукты и напитки.
3.5 Event
6 декабря: финал конкурса творческих работ на создание корпоративного стиля кафедры "Лаборатория Идействуй PRо", презентация проектов и определение победителей, награждение.
7 декабря: торжественный вечер с выступлением именитых выпускников и одного из основателей кафедры, презентация видеоролика о кафедре, неформальное общение преподавателей и студентов во время кофе-брейка
3.6 Подведение итогов мероприятия
Информированы о мероприятиях посредством наружной и интернет-рекламы более 250 человек, а именно студенты, преподаватели и выпускники кафедры СМК.
В результате активного сотрудничества с пресс-центром НГТУ, в печатных изданиях "Энергия", "Абзац", "Бюллетень ИНФОРМ" размещены репортажи о проведенных мероприятиях; получены положительные отзывы журналистов.
На официальном сайте размещен фотоотчет и видеорепортаж торжественной части поздравления кафедры с шестилетием;
Среди студентов и выпускников, присутствовавших на мероприятии, посредством устного опроса получены положительные отзывы и слова благодарности преподавателям и организаторам.
Кроме перечисленного, в процессе подготовки мероприятия удалось наладить эффективную межличностную коммуникацию между сотрудниками кафедры, студентами и выпускниками.
Список литературы
1. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент PR. - СПб.: Изд. Союз, 1997 г.
2. Лукичева Л.И. Управление персоналом - М.: Изд. Омега, 2004 г. - стр.180 c.
3. Розанова В.А. Психология управления. - М.: ЗАО Бизнес-Школа "Интел-Синтез", 1997.
4. Фрюминг Р., Лаком Ж. Взаимодействие ради результата. - М.: Изд. Зевс, 1997.
5. Event-менеджмент. У. Хальцбаур, Э. Йеттингер. 2-е изд., доп. - М.: Эксмо, 2007. - 384 с.
6. Шумович Ф. Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management 2-е изд., доп. - М.: Эксмо, 2007. - 320 с.
7. Кошелев А.Н. Pr-проектирование. - 2-е изд. - М.: ИТК "Дашков и К", 2010. - 304 с.
8. Бодди Д. "Основы менеджмента", СПб.: Питер, 1999. - 378 с.
9. Болотов С.П. "Организационная культура и эффективность менеджмента", Сыктывкар, Коми изд-во, 2000. - 358 с.
10. Брэддик У. "Менеджмент организации", М.: Инфра-М, 1997. - 336 с.
11. Винокуров Л.В. "Организационная психология", М.: Аспект пресс, 2000. - 368 с.
12. Грязнов Ю.Б. "Коммуникационный менеджмент: сборник докладов", Тольятти, 2000. - 139 с.
13. Заруева Л.В. "Основы современной организации: организационное поведение и развитие", М.: МГУ, 2001. - 356 с.
14. Иванова Т.Ю. Приходько В.И. "Теория организации: учебник", М.: КНОРУС, 2006. - 384 с.
15. Леонтьева Л.С. "Организационная культура и формирование имиджа", М.: ЮНИТИ, 2003. - 511 с.
16. Лукичева Л.И. "Управление организацией", М.: Омега-Л, 2004. - 354 с.
17. Снетков В.М. "Психология коммуникации в организациях", М.: Ин-т. общегум. исследований, 2002. - 177 с.
18. Спивак В.А. "Организационная культура", СПб.: СПбГУЭФ, 2000. -
19. 123 с.
20. Шепель В.М., "Коммуникационный менеджмент", М.: Гардарики, 2004 - 350 с.
21. Харрис Р. "Психология массовых коммуникаций", СПб.: Прайм-Еврознак, 2002. - 445 с.
Приложение
Рис 1. Взаимодействие позитивных отношений
Рис 2. Взаимодействие негативных отношений". Event-менеджмент. У. Хальцбаур, Э. Йеттингер. 2-е изд., доп. - М.: Эксмо, 2007. - 384 с.
Рис.3 График сведения воедино этапов принятия решений в процессе планирования event. Event-менеджмент.У. Хальцбаур, Э. Йеттингер2-е изд., доп. - М.: Эксмо, 2007. - 384 с.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Special event — уникальная коммуникационная инновация с брендированием "раскрученного" события. Понятие, цель, задачи, потенциал и преимущества event-маркетинга; условия организации, технологические риски. Основные проблемы российского event-маркетинга.
реферат [301,6 K], добавлен 25.11.2011Event-management в системе маркетинговых коммуникаций. Цели проведения event для компаний, не специализирующихся на организации мероприятий. Подход А. Шумовича к классификации мероприятий. Анализ деятельности национально-культурной автономии "Акжол".
курсовая работа [29,7 K], добавлен 17.04.2013Event-маркетинг - новый формат продвижения компаниями своих товаров и услуг. Изучение его задач и инструментов. Средства и методы организации эффективных мероприятий. Анализ сущности профессии event-менеджера. Проведение церемонии открытия смарт-клуба.
курсовая работа [204,9 K], добавлен 23.08.2013Событийный маркетинг - способ продвижения для построения имиджа марки посредством нестандартных акций. Позиционирование марки с помощью event-маркетинга. Информирование аудитории о проведении мероприятия, его проведение. Последующая информационная волна.
реферат [26,5 K], добавлен 12.03.2016Рынок special events в России. Спонсорская поддержка "Кубок 12 коллегий - 2012" в СПбГУ как средство PR. Разработка полиграфического материала. Рекомендации по информационному наполнению официального сайта event-агентства "ID Group Advertising".
дипломная работа [2,1 M], добавлен 11.01.2016Характеристика деятельности свадебного агентства "Wedding Consult". Свадебное торжество как event-проект в частном секторе, его структура и особенности. Организация и проведение свадьбы на частном примере. Составление логистики перемещения молодожен.
отчет по практике [32,9 K], добавлен 18.06.2015Event marketing is a promotional strategy that involves face-to-face contact between companies and their customers at special events like concerts, fairs, and sporting events. Red Bull GmbH: facts and history. Efficacy of event marketing in the company.
реферат [36,6 K], добавлен 18.03.2015Ключевые моменты еvent-маркетинга. Постановка целей и задач, определение целевой аудитории. Выбор контента мероприятия и способов его освещения. Форматы event-событий и их особенности. Презентации, выставки и праздники при планировании открытия.
реферат [23,1 K], добавлен 14.04.2016Анализ электронного маркетинга ООО "Арт-Микс". Повышение эффективности использования маркетинговых инструментов в сети Интернет. Совершенствование ассортимента оказываемых event-услуг. Разработка системы PR-акций. Стратегия размещения баннерной рекламы.
дипломная работа [1,4 M], добавлен 07.06.2014Понятие и инструменты event-маркетинга. Изучение финансового положения компании ООО "Арт-Микс". Анализ рынка сбыта и конкурентной среды. Оценка товарной, ценовой, сбытовой и коммуникационной политики фирмы. Электронный маркетинг агентства "Арт-Микс".
курсовая работа [1,2 M], добавлен 15.06.2014Характеристика событийного маркетинга в контексте интегрированных маркетинговых коммуникаций. Сущность, виды и значение event-маркетинга в создании и продвижении бренда. Основные способы реализации эффективных PR-проектов. Организация круглого стола.
контрольная работа [87,2 K], добавлен 27.05.2014Событийный маркетинг, как инструмент BTL-коммуникаций. Основная характеристика коммуникативной активности на рынке кондитерских изделий в условиях кризиса. Проведение исследования программы использования event-маркетинга в коммуникационной кампании.
дипломная работа [406,5 K], добавлен 17.11.2017Степень удовлетворенности предоставляемой услугой в сфере организации event–мероприятий. Подбор и оформление зала для проведения праздника, разработка уникальной концепции и написание индивидуального сценария. Декорирование места проведения банкета.
статья [314,2 K], добавлен 03.07.2016Оказание профессиональной помощи по организации праздников и любых мероприятий на мировом уровне. Определение маркетинга и сегментирование рынка. Краткий анализ российского рынка event-услуг и его особенности. Разработка программы позиционирования.
курсовая работа [257,3 K], добавлен 17.06.2015Система массовых коммуникаций на предприятии. Задача внешних коммуникаций - трансформирование желаемой стратегической позиции в поведение организации. Система внутренних коммуникаций. Анализ состояния коммуникационной системы рекламного агентства "Бренд".
контрольная работа [49,0 K], добавлен 17.11.2010Паблик рилейшенз (коммуникации) как функция менеджмента. Отношения с государством и местной общественностью. Продвижение товаров и услуг. Инструменты финансовых коммуникаций. Принципы успешного ведения коммуникаций. Жанры информационной публицистики.
курсовая работа [40,7 K], добавлен 05.02.2012Характеристика маркетинговой деятельности организации. Развитие маркетинговой структуры коневодства. Анализ сегмента рынка. Стейкхолдеры на предприятии. Event-management или событийный маркетинг. Преимущества продвижения с помощью событийного маркетинга.
курсовая работа [349,3 K], добавлен 13.12.2012Описание основных стратегий построения коммуникационной политики и оценка ее эффективности. Маркетинговые коммуникации в комплексе маркетинга. Сущность продвижением товара в зависимости от фазы его жизненного цикла. Понятие рекламы как инструмента рынка.
курсовая работа [52,1 K], добавлен 03.05.2015Функции и виды коммуникаций. Коммуникационный процесс. Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации. Регулирование информационных потоков. Управленческие действия. Роль маркетинговой коммуникации, её мотивация.
реферат [30,1 K], добавлен 09.11.2003Системы коммуникационного процесса в турагентстве "Ариадна-тур". Элементы и этапы коммуникационного процесса, мероприятия по его совершенствованию. Виды коммуникаций, их характеристика. Внешние и внутренние, вертикальные и горизонтальные коммуникации.
курсовая работа [265,2 K], добавлен 13.11.2012
