Продажа хозяйственных товаров ТД "Белый Кот"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Задание на курсовую работу

2. Назначение базы данных (БД)

3. Теоретическая часть

3.1 Первая нормальная форма(1НФ)

3.2 Вторая нормальная форма(2НФ)

3.3 Третья нормальная форма(3НФ)

4. Практическая часть

4.1 Таблицы

4.1.1 Фиксированные списки

4.1.2 Нефиксированные списки

4.1.3 Кодировка

4.2 Схема БД

4.3 Формы

4.3.1 Простые формы

4.3.2 Сложные формы

4.3.3 Главная кнопочная форма

4.4 Запросы

4.5 Отчёты

5. Заключение

1. Задание на курсовую работу

база данное продажа хозяйственный товар

Создать базу данных для торгового дома «Белый Кот», занимающегося продажей экологически чистых хозяйственных товаров. В БД предусмотреть следующие потоки информации: Сотрудники - Продажи, Продажи - Продажа товаров, Товары - Продажа товаров, Производители - Товары.

2. Назначение БД

Назначение проектируемой БД состоит в хранении информации по продажам ТД «Белый Кот»: с её помощью будет осуществляться учёт сотрудников, поставщиков товаров (непосредственно производителей), товаров, сведений о продажах данной организации. Кроме того важнейшим назначением БД является расчёт ряда показателей, необходимых при работе фирмы: валовая выручка, валовая прибыль, чистая прибыль, рентабельность, затраты на товар (себестоимость), перевод валюты в рубли.

3. Теоретическая часть

3.1 Первая нормальная форма(1НФ)

Проектирование БД начинаю с процесса нормализации.

Таблица соответствует 1НФ, если все значения её полей не разделяются на несколько и записи уникальны. Следовательно, любая реляционная таблица соответствует 1НФ. Проектируемая мной БД в 1НФ имеет вид:

Определяю первичный ключ, т.е. ищу поле, по которому смогу однозначно определить любую запись таблицы. Очевидно, что в моей таблице нет поля, все значения которого были бы уникальны: одному и тому же коду товара могут соответствовать разные даты продаж, коду сотрудника - коды продаж, коду продажи - коды товара. Значит, мне нужно искать составной ключ.

Первичным ключом БД являются поля 'Код продажи' и 'Код товара', т.к. сочетание этих полей никогда не повторится, и они однозначно определят любую запись таблицы (зная код товара, мы однозначно определим его цену, размер, производителя и т.д., подробнее в п.3.2). Докажу уникальность сочетания. Каждая покупка определяется уникальным кодом продажи. При этом покупатель одновременно может приобрести различные товары, т.е. в разрезе товаров код продажи теряет свою уникальность (одинаковым значениям поля 'Код продажи' соответствуют разные значения поля 'Код товара'). Когда же покупатель захочет приобрести данный товар вновь, его покупка зарегистрируется уже под другим кодом. Т.е. при одном акте продажи нельзя купить один и тот же товар дважды (количество товара может быть больше одного, это оговаривается в поле 'Количество').

Хотя БД находится в 1НФ, существует избыточность данных. Например, одни и те же сведения о производителе повторяются при каждом акте продаже, и, если он изменит какие-либо сведения о себе, придётся редактировать все записи о товарах этого производителя, о сделках по продаже товара данного производителя. Поэтому необходимо продолжить нормализацию.

3.2 Вторая нормальная форма(2НФ)

Таблица соответствует 2НФ, если она находится в 1НФ и все её ключевые поля полностью зависят от всего первичного ключа.

Таблица «Продажа товаров» находится в 1НФ, но не находится в 2НФ, так как большинство полей зависят лишь от части первичного ключа. Так, поле 'Цена товара' зависит лишь от поля 'Код товара'. Привожу таблицу ко 2НФ. Для этого определяю, на какие части можно разбить первичный ключ, чтобы некоторые из неключевых полей зависели от одной из этих частей - получаю 2 части, 'Код продажи' и 'Код товара'. Далее создаю 2 новые таблицы, в каждой из которых первичным ключом станет одна из полученных частей составного ключа. Также в таблицу войдут поля, зависящие от этих частей (неключевые). Получены следующие таблицы:

Таблица 'Товары' (новая таблица, где первичный ключ - 'Код товара'), таблица 'Продажи' (новая таблица, где первичный ключ - 'Код продажи') и таблица 'Продажа товаров' находятся во 2НФ, т.к. в них все неключевые поля полностью зависят от первичного ключа. Следовательно, БД находится во 2НФ. Несмотря на это, всё ещё имеет место избыточность данных. Так, при изменении телефона представителя фирмы-производителя, нужно будет редактировать несколько записей (их будет меньше, чем при 1НФ). Необходимо привести БД к 3НФ.

3.3 Третья нормальная форма(3НФ)

Таблица находится в 3НФ, если она соответствует 2НФ и все её неключевые поля зависят только от первичного ключа.

Т.к. таблица 'Продажа товаров' находится во 2НФ и имеет лишь одно неключевое поле, то оно находится и в 3НФ. Таблица 'Продажи' не находится в 3НФ, т.к. сведения о сотрудниках зависят от поля 'Код сотрудника' и от поля 'Код продажи'. Таблица 'Товары' также не находится в 3НФ, т.к. сведения о производителях зависят от поля 'Код производителя' и от поля 'Код товара'. Значит, вся БД не находится в 3НФ. Приведу две эти таблицы к 3НФ.

Определяю все неключевые поля, от которых зависят другие неключевые поля. Этими полями являются 'Код сотрудника' и 'Код производителя'. Далее создаю 2 новые таблицы, для которых 'Код сотрудника' и 'Код производителя' - это первичные ключи. Также в таблицы входят зависящие от них неключевые поля. А из исходных таблиц удаляются поля, перемещённые в другие таблицы, кроме внешних ключей. Таким образом, в 3НФ БД имеет вид пяти таблиц: 'Продажа товаров', 'Продажи', 'Товары', 'Сотрудники', 'Производители'.

Полученные 5 таблиц представляют собой схему БД, приведённую в приложении.

Теперь в БД устранена избыточность данных, что позволит избавиться от различных аномалий их изменения. Так, при изменении телефона представителя фирмы-производителя, нужно будет отредактировать всего одну запись.

4. Практическая часть

4.1 Таблицы

Таблицы представляют собой основную структурную единицу БД. В них хранится вся информация. В проектируемой БД 5 таблиц: 'Продажа товаров', 'Продажи', 'Товары', 'Сотрудники', 'Производители'. Приведу порядок их создания.

В окне БД выбираю вкладку Таблицы > в диалоговом окне Новая таблица выбираю Конструктор > определяю структуру таблицы (указываю имена полей и тип данных) > создаю в каждой таблице ключевое поле > сохраняю и закрываю таблицу.

Тип данных - это характеристика поля, определяющая, какие данные могут сохраняться в таблице. В проектируемой БД я использовала следующие типы данных:

Текстовый, т.е. в полях с таким типом я могу использовать различные печатные символы, буквы, цифры. Это поля с адресами, телефонами, именами, кодами.

Числовой, т.е. поля данного типа содержат различные числовые значения. В моей базе это поле 'Количество', т.к. его значения я буду использовать при вычислениях.

Дата/время, т.е. в полях такого типа содержится диапазон значений даты и времени. Это поля 'Дата найма', 'Дата начала сотрудничества', 'Дата продажи'.

Денежный. Особенность данного типа в том, что выделяются сотые доли, тысячи и знак валюты. В данном случае используется в поле 'Цена товара'.

Я применила некоторые дополнительные свойства к нескольким полям.

В поле 'Количество' Параметр 'Размер поля' я установила 'Байт' (покупка не превышает 255 товаров), число десятичных знаков - 0. В полях с типом данных дата/время - средний формат даты (например, 25-окт-2005). В поле 'Цена товара' я ввела формат поля Евро, число десятичных знаков - 2. Поля с текстовым типом данных оставила без изменения.

К полям 'Пол сотрудника' и 'Страна' я применила Мастер подстановок (подробнее в п.4.1.1).

Таблицы приведены в Приложении 2.

4.1.1 Фиксированные списки

Фиксированный список предполагает заполнение поля путём выбора из перечня неизменных допустимых значений. Я создаю фиксированные списки на поля 'Пол сотрудника' (значения: 'М' и 'Ж') и 'Страна' (значения: 'Нидерланды', 'Испания', 'Швеция'). Для этого в столбце Тип данных выбираю элемент Мастер подстановок. Далее в окне Создание подстановки выбираю Будет введён фиксированный набор значений > число столбцов равно 1 > ввожу значения, из которых будет выбираться нужное.

4.1.2 Нефиксированные списки

Нефиксированный список предполагает заполнение поля значениями из другой таблицы. Создаётся на внешние ключи, поэтому в моей БД максимальное их количество - 4 (равно количеству взаимосвязей). Но так как в БД присутствует 2 сложных формы (подробнее в п.4.3), то списков будет 2. Создаю их на поля 'Код товара' (выводятся Вид товара, Цена товара), 'Код сотрудника' (выводятся ФИО сотрудника и Телефон сотрудника), выбирая в Типе данных Мастер подстановок. С помощью нефиксированных списков я конкретизировала сотрудников, товары для таблиц, в которых данные поля являются внешними ключами.

4.1.3 Кодировка

Для удобства поиска информации в БД я ввела систему кодирования.

В таблице 'Сотрудники' применила кодировку к полю Код сотрудника. Она имеет вид: 02/М-01. Первые двумя цифрами обозначен год принятия на работу, заглавная буква - первая буква фамилии сотрудника, последние 2 цифры - это порядковый номер. Также я прописала Маску ввода. Для этого в Свойствах поля я создала маску ввода 'Код сотрудника', имеющую вид: 00\/>L\-00.

В таблице 'Товары' применила кодировку к полю Код товара. Она имеет вид: А/ГЕР-03. Первая буква - определяют тип товара (А - ароматические средства, М - изделия из микроволокна, К - ковры, Ш - швабры,щетки), следующие 3 обозначают страну производителя. Маска ввода имеет вид: >L\/>LLL\-00.

В таблице 'Продажи' применила кодировку к полю Код продажи. Она имеет вид: 06/05-12. Первые четырьмя цифрами обозначены месяц/год акта продажи, 2 последние цифры - порядковый номер. Маска ввода имеет вид: 00\/00\-00.

4.2 Схема БД

Схема БД отображает взаимосвязи между таблицами и, следовательно, устанавливает логическую взаимосвязь данных. Связь между таблицами устанавливается путём определения в одной таблице поля, соответствующего ключу другой таблицы. Но, т.к. я уже ввела нефиксированные списки, то некоторые взаимосвязи установлены, однако не установлен тип отношения.

Чтобы установить оставшиеся типы взаимосвязей и изменить существующие захожу Сервис > Схема данных. Пока установлены лишь 2 взаимосвязи: 'Продажи' - 'Сотрудники' по Коду сотрудника, 'Продажа товаров' - 'Товары' по Коду товара. Чтобы отобразить тип отношения в схеме и обеспечить ссылочную целостность в окне Изменение связей отмечаю 3 пункта: “Обеспечение ссылочной целостности”, “Каскадное обновление связанных полей”, “Каскадное удаление связанных записей”.

Устанавливаю ещё две взаимосвязи 'Продажи' - 'Продажа товаров' (перетаскиваю поле 'Код продажи' из одной таблицы в другую, в открывшемся диалоговом окне отмечаю те же 3 пункта, что и в предыдущих взаимосвязях), 'Товары' - 'Производители' (добавляю в схему таблицу 'Производители', перетаскиваю поле 'Код производителя' из одной таблицы в другую, в открывшемся диалоговом окне отмечаю те же 3 пункта, что и в предыдущих взаимосвязях). Таким образом, получила схему БД.

4.3 Формы

4.3.1 Простые формы

Объект форма используется для ввода и редактирования данных, которые отображаются на экране в определённом виде. В проектируемой БД 1 простая форма: 'Сотрудники' (в её основе - одноимённая таблица).

В окне БД выбираю вкладку Формы > Создание с помощью мастера. Простую форму создаю в один столбец. В режиме конструктора с помощью панели элементов создаю Заголовок и 4 кнопки: предыдущая и следующая записи, добавить запись, выход. Кнопки размещаю в примечании к форме.

4.3.2 Сложные формы

Сложная форма отличается от простой тем, что создана на основании нескольких таблиц. Максимальное количество сложных форм равно количеству взаимосвязей. Определю нужное количество сложных форм. Прежде всего, рассмотрю, какие сложные формы нужно создать с использованием центральной таблицы.

В проектируемой БД есть 2 потока информации (Сотрудники - Продажи - Продажа товаров, Производители - Товары - Продажа товаров). По ним определяется, что 'Продажа товаров' - центральная таблица (потоки направлены к ней, она имеет 2 внешних ключа). Следовательно, сложная форма будет создана с использованием таблицы 'Продажа товаров' (она будет подчинённой формой). Цель создания сложной формы - упростить ввод данных.

Это вариант сложной формы 'Продажа товаров' - 'Товары'. Он неудобен для использования, т.к. чтобы описать один и тот же акт продажи (код продажи), необходимо многократно воспользоваться главной формой (считается, что покупатель одновременно приобретает различные товары).

Это вариант сложной формы 'Продажа товаров' - 'Продажи'. Он удобен для использования, т.к. для описания одного акта продажи нужно воспользоваться главной формой единожды.

Следовательно, при создании сложной формы, использую таблицы ''Продажа товаров' и 'Продажи'.

Также создам сложную форму с использованием таблиц 'Товары' и 'Производители', т.к. работать с ней будет удобнее, чем с двумя простыми формами на основе этих таблиц.

Создаю сложные формы при помощи Мастера форм. Аналогично простым формам создаю заголовок и кнопки (в главной форме).

Формы представлены в Приложении 3.

4.3.3 Главная кнопочная форма. Кнопочная форма отчётов

Главную кнопочную форму создаю в режиме конструктора. С помощью Панели инструментов создаю заголовок, устанавливаю эмблему организации, 5 кнопок, открывающих остальные формы. Чтобы эта форма автоматически выводилась на экран при открытии БД, захожу Сервис > Параметры запуска > Вывод формы (Главная кнопочная форма). Кнопочная форма отчётов также создаётся в режиме конструктора. С помощью Панели инструментов создаю заголовок, 6 кнопок, открывающих отчёты. Теперь создаю в главной кнопочной форме кнопку 'Кнопочная форма отчётов', которая будет открывать одноимённую форму.

В обеих формах создаю кнопку выхода.

Главная кнопочная форма представлена в Приложении 1.

4.4 Запросы

Это объекты БД, которые осуществляют отбор информации по заданным условиям. Я использую запросы для выполнения вычислений над записями. Т.е. с помощью них я рассчитываю необходимые мне показатели. Позже на основе запроса я создам отчёты.

Все запросы создаю в конструкторе.

1.Расчёт валовой выручки. В диалоговом окне Добавление таблицы выбираю таблицы 'Продажа товаров' и 'Товары'. Из таблиц перетаскиваю нужные мне для расчёта поля (количество и цена товара) и поля, которые будут необходимы при оформлении отчёта, в таблицу из нижней части окна, в строку 'Поле'. Кликнув по таблице в нижней части, захожу в 'Построитель выражений'. Здесь пишу формулу для расчёта, она имеет вид:

«Выручка/€: [Продажа товаров]![Количество]*[Товары]![Цена товара]».

Также рассчитываю валовую выручку в рублях по формуле:

«Выручка/р: [Товары]![Цена товара]*[Продажа товаров]![Количество]*34,25»

Т.к. беру курс: 1€ = 34,25руб.

Выхожу из запроса, предварительно сохранив его под именем 'ВалВыручка'.

2.Расчёт себестоимости. В диалоговом окне Добавление таблицы выбираю таблицы 'Продажа товаров' и 'Товары'. Использую поля 'Количество' и 'Цена товара' (с добавлением полей, не важных для запроса, но нужных для отчёта). В 'Построителе выражений' создаю формулу:

«Себестоимость/€: [Продажа товаров]![Количество]*[Товары]![Цена товара]*0,7»

Т.е. наценка на товар у меня составляет 30%. Также рассчитываю себестоимость в рублях по формуле:

«Себестоимость/р: [Продажа товаров]![Количество]*[Товары]![Цена товара]*0,7*34,25»

Сохраняю запрос под именем 'Себестоимость'.

3.Расчёт валовой прибыли.

В диалоговом окне Добавление таблицы выбираю таблицы 'Продажа товаров' и 'Товары'. Формула в 'Построителе выражений':

«ВалПрибыль/€: [Продажа товаров]![Количество]*[Товары]![Цена товара]*0,3»

Также рассчитываю валовую прибыль в рублях:

«ВалПрибыль/р: [Продажа товаров]![Количество]*[Товары]![Цена товара]*0,3*34,25»

Сохранила под именем 'ВалПрибыль'.

4.Расчёт чистой прибыли. В диалоговом окне Добавление таблицы выбираю запрос 'ВалПрибыль'. Использую все поля. В 'Построителе выражений' создаю формулу:

«ЧистПрибыль/€: [ВалПрибыль]![ВалПрибыль/€]*0,76»

Т.е. учитываю налог на прибыль, равный 24%.

Расчёт чистой прибыли в рублях:

«ЧистПрибыль/р: [ВалПрибыль]![ВалПрибыль/р]*0,76*34,25»

5.Расчёт рентабельности. Сначала создам запросы для расчёта Суммарных чистой прибыли и себестоимости. Использую запросы 'ЧистПрибыль' и 'Себестоимость'. Выбираю Групповые оперции > Sum. Сохраняю под именем 'Sum-Пр' и 'Sum-С/б'.

Далее, используя эти запросы, рассчитываю рентабельность в одноимённом запросе. В 'Построителе выражений' создаю формулы:

«Рентабельность: [Sum-Пр]![Sum-ЧистПрибыль/€]/[Sum-С/б]![Sum-Себестоимость/€]»

«Рентабельность от р: [Sum-Пр]![Sum-ЧистПрибыль/р]/[Sum-С/б]![Sum-Себестоимость/р]»

Запрос сохраняю под именем 'Рентабельность'.

Запросы приведены в Приложении 4.

4.4 Отчёты

Отчёты используют для сведения воедино, анализа и печати данных в соответствующей визуальной форме. Отчёты данной БД в основе своей имеют запросы. Все отчёты создаются мной с помощью мастера отчётов. В отчётах я использую 12 шрифт (кроме заголовка), строгий стиль, нижний и верхний колонтитулы остаются незаполненными. Все числовые значения округлены до сотых. Все показатели кроме рентабельности рассчитываю как в евро, так и в рублях.

Отчет 'Расчёт валовой выручки'. Использую запрос 'ВалВыручка' со всеми полями. В окне Итоги отмечаю, что нужно вычислить Sum выручки (в € и в рублях). Использую макет по левому краю1. Формат Евро и денежный применяю к Выручке.

Отчёт 'Расчёт себестоимости'. Использую запрос 'Себестоимость' со всеми полями. В окне Итоги отмечаю, что нужно вычислить Sum для себестоимости. Использую макет по левому краю1. Формат Евро и денежный применяю к Себестоимости.

Отчет 'Расчёт валовой прибыли'. Использую запрос 'ВалПрибыль' со всеми полями. В окне Итоги отмечаю, что нужно вычислить Sum для прибыли. Использую макет по левому краю1. Формат Евро и денежный применяю к Прибыли.

Отчет 'Расчёт чистой прибыли'. Использую запрос 'ЧистПрибыль' со всеми полями, кроме полей 'ВалПрибыль'. В окне Итоги отмечаю, что нужно вычислить Sum для чистой прибыли. Использую макет по левому краю1. Формат Евро и денежный применяю к Чистой прибыли.

Отчёт 'Расчёт рентабельности'. Использую запрос 'Рентабельность' со всеми полями. Уровни группировки не добавляю. Макет табличный. Чистая прибыль и себестоимость имеют формат Евро и денежный, рентабельность - процентный формат.

Отчёты приведены в Приложении 5.

5. Заключение

Цель, которая была поставлена мной в назначении к курсовой работе, достигнута. Я создала БД для ТД «Белый Кот» и рассчитала такие показатели, как валовая выручка, валовая прибыль, чистая прибыль, рентабельность, затраты на товар (себестоимость), перевод валюты в рубли.

Размещено на Allbest.ru