Маркетинговый план выставки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Специфика сегодняшних отраслевых рынков заключается в том, что их субъекты, как правило, находятся на различных этапах экономического развития. В связи с этим достаточно сложно говорить об универсальных стратегиях маркетинга или рекламы. Тем не менее, можно выделить два основных инструмента продвижения, которые одинаково эффективны для всех субъектов рынка вне зависимости от степени его развития или объема - специализированные СМИ и выставки.

В данной работе будут рассмотрены возможности эффективного использования выставок, которые являются мультифункциональным инструментом, объединяющим маркетинговый и рекламный комплексы, аккумулирующим все существующие средства коммуникации.

Зачем нужны выставки

Реклама - двигатель торговли. Однако в настоящий момент прямая и агрессивная реклама зачастую провоцирует неприязнь потенциальных покупателей. Однако рекламировать и продвигать товар необходимо. Каким образом?

Многие медиа ищут новые способы представления компаний и их продукции, используя спонсорство, косвенную рекламу, средства PR и т.д. Целенаправленной и очень эффективной рекламной кампанией является выставка. Грамотно проведенная, она ни у кого не вызывает агрессивной реакции, потому что хорошая выставка -это всегда праздник.

Основной задачей выставочного движения является создание положительного имиджа экспонируемых организаций наряду с повышением престижности самой выставки, так как эти понятия взаимосвязаны - чем престижней выставка, тем выше отдача для участников; чем привлекательней экспозиции фирм, тем интересней выставка для посетителей.

Один из самых безусловных моментов хорошо организованной выставки - предоставляемая экспонентам возможность работы не только и не столько с конечными покупателями, но с торговыми и оптово-закупочными организациями.

Процесс организации выставки объединяет организаторов и экспонентов с государственными структурами и общественными объединениями, оказывая колоссальное воздействие на формирование промышленной политики. Таким образом способствует интенсивному развитию как отдельно взятого предприятия, так и всей экономики в целом.

Исследования CEIR показывают, что экспонаты выставок влияют на продажи в шесть раз больше, чем многие другие средства. Визуальная отдача от выставочного образца может длиться до 14 недель. Кроме того, вложения в выставочный стенд возвращаются значительно быстрее и в большем объеме.

К сожалению, выставочная культура в России - явление еще достаточно молодое. В нашей стране нет учебных заведений, которые бы давали достаточные знания в этой области, нет необходимого уровня литературы для самостоятельного изучения, а переведен труды западных авторов, к сожалению, малоприменимы к нашей действительности.

В связи с этим в процессе организации выставок и подготовке к участию в них возникает немало трудностей у экспонентов и даже у самих организаторов. Практически все знания ведения выставочного бизнеса, а также эффективного применения выставки как уникального механизма продвижения, добываются путем воплощения собственных идей и кропотливого анализа каждого шага.

Как выбрать выставку

Выставки являются главными "продвиженческими" мероприятиями, поэтому отказываться от участия в них ни в коем случае нельзя. Если бюджет ограничен, необходимо проигнорировать второстепенные и малоэффективные выставочные мероприятия, а к участию в ведущих, безусловно, отнестись более тщательно.

Прежде чем начать изучение календаря выставок, необходимо определиться с целью своего участия. Бытует мнение, что главная задача выставки - осуществление прямых продаж непосредственно на выставке и рост объемов сбыта после ее окончания. Безусловно, это важный момент. Однако, в начале развития выставочного движения, в 1995-96 годах, когда формировалась эта точка зрения, между участниками рынка еще не были налажены прочные связи. Сейчас ситуация изменилась. И объем продаж непосредственно на выставке уже не играет доминирующей роли. Как и во всем мире, в России, все чаще выставка воспринимается как необходимый компонент инфраструктуры рынка: с одной стороны - форма развития коммуникаций, а с другой - обратная связь с потребителем. Кроме того, большое значение уделяется уникальной возможности оценить конкурентов, определить свое положение на рынке, опробовать новинку и т.д. В прямой зависимости от цели участия находится размер выставочного стенда и программа презентационных мероприятий.

Ситуация в выставочном бизнесе в настоящее время является весьма неординарной. Продолжает быть актуальной проблема недобросовестной конкуренции. Повышенный интерес к организации выставочных мероприятий объясняется обманчивым впечатлением доступности этого бизнеса. На каждой организованной выставке всегда царит особая атмосфера легкости, активности, праздничности. Вот у многих и возникает желание попробовать себя на этом поприще. Однако мало кто задумывается, что для того, чтобы пять выставочных дней прошли на таком подъеме, необходима кропотливая работа в течение года, как минимум.

Поэтому перед тем, как принять окончательное решение об участии в той или иной выставке, необходимо выяснить, сколько раз она проводилась, так как чем больше лет существует выставка, тем выше уровень ее посещаемости и, в идеале, уровень организации. Последнее, безусловно, зависит от профессионализма организаторов и их умения расширять информационное поле своего мероприятия. Также необходимо учитывать, что уровень выставки напрямую связан со степенью развитости рынка.

Особенно необходимо обратить внимание на членство выставочного организатора в профессиональных выставочных объединениях - Международном Союзе выставок и ярмарок и Гильдии выставочно-ярмарочных организаций МТПП - и наличие у выставки Знаков этих организаций, своеобразных знаков качества, свидетельствующих о профессиональном уровне мероприятия. Современный выставочный продукт - это гибкий инструмент, предлагающий экспоненту широкий спектр продвижения: экспозиция, деловая программа, шоу-мероприятия, выставочные издания (каталог, пресс-бюллетени, спецвыпуски газет), интерактивные сайты, возможности пред- поствыставочной рекламы и PR.

Роль экспонента

Эффективность выставки не всегда зависит непосредственно от организатора - значительная роль в достижении положительного эффекта лежит на плечах экспонента. На результативность выставки влияет отношение экспонента и степень его подготовленности к участию. Для достижения максимальной отдачи каждый экспонент должен организовать ряд подготовительных мероприятий, провести свою рекламную кампанию в специализированных или центральных СМИ, в зависимости от целей, которые он преследует. Почти всегда возможно подключиться к рекламной кампании организатора выставки и разместить информацию о своей фирме в публикациях выставки и рекламу в каталоге.

Огромную роль в повышении эффективности участия играет также предварительное приглашение на стенд специалистов и потенциальных партнеров.

И, безусловно, необходимо приложить максимум сил, чтобы привлечь к себе посетителей уже непосредственно на выставке. Прежде всего необходимо эффектно оформить свой стенд, а также самым тщательным образом проконсультировать и подготовить стендистов. По статистике, визуальная отдача от образца может влиять на решение о покупке у более чем 60 % посетителей.

Одним из самых эффективных способов привлечения внимания потенциальных партнеров и клиентов является проведение презентационных мероприятий и семинаров. Однако, не понятно, по каким причинам, эту возможность используют единицы.

Резюмируя вышесказанное, можно выделить основные шаги, которые необходимо совершить для повышения эффективности участия в выставке. Необходимые меры требуют не столько финансовых вливаний, сколько больших организационных усилий и внимания к мелочам.

Планирование подготовки выставки

Составление перечня выставляемой продукции

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Составление плана выставочного стенда

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена и размер экспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:

1. направление движения основного потока посетителей

2. поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

1. Место для одежды

2. Место для отдыха

3. Место для посуды, приготовления напитков

4. Склад

5. Место для переговоров

6. Место для рекламных и информационных материалов

Оформление стенда - надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес, телефон, номер расчетного счета и т. д.) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

- аренда и монтаж выставочного оборудования

- предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев

- надпись на фризе

- публикация сведений в каталоге

- другие услуги

Изготовление рекламных материалов

- информационных листов

- плакатов

- буклетов

- проспектов

Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

Подготовка информационных материалов

- технических описаний

- прайс-листов

- папок стендистов

Подготовка стендистов и персонала

Персонал должен обладать следующими качествами:

- умение общаться с людьми;

- знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

- желанием общаться с людьми;

- выносливостью;

- привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

Составление сметы затрат

Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

Планирование проведения выставки

Составление расписания работы персонала

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

Инструктаж персонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж:

- тематика выставки;

- цели участия в выставке;

- перечень продукции, представляемой на выставке;

- основные новинки;

- задачи, стоящие перед стендистами;

- план стенда;

- закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

- распорядок работы;

- в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;

- основные категории предполагаемых посетителей;

- модели поведения с каждой категорией посетителей;

- формы регистрации посетителей;

- формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Закрепление экспонатов за сотрудниками

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные.

Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

стенд выставка персонал посетитель

Завоз и вывоз оборудования

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов

Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.

Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: организация - откуда он, адрес - где он, телефон/факс - как с ним связаться, имя/фамилия - как его зовут, сфера деятельности - чем он занимается (почему здесь), доп. информация - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

Планирование работы после окончания выставки

Регистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукцией

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы.

Подведение итогов выставки (затрат, дохода)

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель - продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

Разбор допущенных ошибок при планировании и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все плюсы и минусы, понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

Список литературы

Книги

1. Л. Ю. Гермогенова “Эффективная реклама в России. Практика и рекомендации” - Москва, 1994.

Размещено на Allbest.ru