Анализ и планирование товарных запасов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Анализ и планирование товарных запасов

1. Анализ товарных запасов

Товарные запасы в аптеке делятся на:

- запасы текущего хранения;

- сезонные;

- досрочного завоза.

К текущим относятся товары, предназначенные для бесперебойной работы фармацевтической организации. Они систематически пополняются с определённой периодичностью.

Сезонные товарные запасы создаются в период определённых сезонов (например, в зимний период - запас противогриппозных, жаропонижающих, противовоспалительных средств и т.п.; в летний период - запас минеральных вод, антисептических средств и др.).

Товарные запасы досрочного завоза создаются в регионах, доступ в которые обеспечивается только в период навигации.

Товарные запасы могут быть выражены не только в сумме, но и в днях.

Товарный запас в днях (ТЗ_дн.) согласно ГОСТу - относительный показатель обеспеченности товарными запасами на определённую дату, показывающий - на сколько дней торговли хватит товаров. Фактический товарный запас в днях может быть рассчитан тремя способами:

Согласно ГОСТу, (НТЗ) - это оптимальный товарный запас, обеспечивающий бесперебойную продажу товара при минимуме затрат. Норматив товарных запасов призван поддержать ситуацию, когда в фармацевтической организации не наблюдается признаков ни затоваренности, ни недотоваренности. Так, в фармацевтической организации, не контролирующей норматив товарных запасов, могут возникнуть сверхнормативные запасы в силу таких причина как завоз товаров в количествах, превышающих заказ, завоз товаров, не пользующихся спросом; недостаточное информирование медицинских работников о наличии тех или иных медикаментов в розничной аптечной сети и прочее. Занижение норматива товарных запасов возможно в случаях нарушениях графиков поставки; завозе товаров в недостающем количестве; неверных расчётах количеств заказываемых товаров и так далее.

Таблица 1.

Показатель	Остатки на начало года	Остатки на конец прошлого года	Изменение в остатках
	План	Факт	Отклон.	План	Факт	Отклон.	План	Факт
Товарные запасы	164,3	158,0	- 6,3	162,5	165,0	+ 2,5	- 1,8	+ 7,0

Из таблицы 1 видно, что на начало года фактические товарные запасы занижены (на 6,3 тыс. рублей), а на конец года - завышены (на 2,5 тыс. руб.). Чтобы фактический товарный запас достиг норматива, предусмотренного на конец года, фактические товарные остатки должны были уменьшиться на 1,8 тыс. рублей, однако этого не произошло, что явилось причиной завышения норматива товарных запасов по аптеке на 7 тыс. рублей. Вывод: аптека не соблюдала в отчётном году установленный норматив, что привело к наличию сверхнормативных запасов. Можно предположить, что это отрицательно сказалось на выполнении товарооборота, качества лекарственного обслуживания, снизило эффективность использования оборотных средств, создало предпосылки для нарушения финансовой дисциплины и т.п.

Анализ товарных запасов целесообразно также проводить в разрезе товарной структуры ассортимента. При дальнейшем анализе товарных запасов важно установить, какие факторы оказали влияние на отклонение (завышение или занижение) товарных запасов от норматива в целом и в разрезе товарных групп. Чтобы выявить влияние товарооборота на объём товарных запасов их изучение в сумме необходимо увязать с анализом товарных запасов в днях оборота.

Анализ товарооборота невозможен без изучения его скорости, иными словами оборачиваемости товаров. Чем выше оборачиваемость, тем больше доход, получаемый фармацевтической организацией в единицу времени, тем выше рентабельность предприятия. Оборачиваемость выражается через показатель скорости оборота (V_об). Скорость оборачиваемых товаров определяется путём сравнения объёмов товарооборота и средних товарных запасов в изучаемом периоде.

Например, средняя сумма фактического товарного запаса в оптовых ценах в аптеке за квартал отчётного года 190,0 тыс. рублей, фактический объём товарооборота в оптовых ценах - 1080 тыс. рублей, тогда скорость оборота - 5,6 (1080:190), то есть приблизительно 6 раз в квартал должен "обернуться" (обновиться), средний товарный запас, чтобы был достигнут данный объём товарооборота. Данного товарного запаса хватит на 15 дней работы (90:6).

Путём составления фактической и прогнозируемой оборачиваемости товаров можно сделать вывод о работе фармацевтической организации по ускорению продвижения товаров от поставщика к потребителю. Кроме того, данное заключение можно сделать исходя из анализа фактического товарного запаса в днях в динамике.

Например, фактический товарный запас в днях составлял:

20 дней 22 дня 18 дней 17 дней.

Отклонение показателей: + 2 дня - 4 дня - 1 день.

Среднее отклонение: (+2) + (-4) + (-1) / 3 = -1 день, то есть наблюдается снижение товарных запасов на 1 день, иными словами, анализ данного динамического ряда показывает тенденцию к ускорению оборачиваемости товаров.

При анализе оборачиваемости необходимо принимать во внимание групповую структуру ассортимента, так как она значительно влияет на скорость товарооборота.

Любой товар проходит свой жизненный цикл от зарождения (появление товара на рынке) до прекращения (выпуска последнего образца товара).

Можно выделить следующие основные стадии жизненного цикла товара.

Сложность управления товарными запасами лекарственных средств состоит в том, что одновременно на фармацевтическом рынке обращаются представители всех товарных групп (рис. 1).

Рис. 1. Характеристика одновременно обращаемых на рынке товаров в зависимости от их стадии жизненного цикла

А. Стратегические товары.

Это товары, выходящие на рынок, т.е. находящиеся на 1 стадии ЖЦТ и призванные обеспечивать будущие прибыли. "Трудные дети" или "дикие кошки", т.к. они нуждаются в значительном инвестировании. Объем продаж растет, но прибыль пока ничтожна. Доля их на рынке небольшая. Маркетинговые мероприятия направлены на перевод в товарные группы других стадий ЖЦТ.

Б. Основные товары.

Это товары, находящиеся в стадии роста и приносящие основные прибыли. "Звезды" или "Цветы", темпы роста объема продаж очень высокие. Доля их на рынке 70-80 %. С течением времени превращаются в группы "В" или "Г". К основным товарам, находящимся в стадии роста в настоящий момент можно отнести импортные поливитаминные препараты. Например, Юникап-Ю, Таксофит и др.

В. Поддерживающие товары.

Это товары, находящиеся в стадии зрелости и приносящие существенные прибыли. "Дойные коровы" или "Деревья, плодоносящие золотыми плодами", не нуждаются в значительных инвестициях. Для них характерна низкая динамика роста продаж. Поступления от продаж этой группы идет на финансирование других товарных групп, т.е. их можно "доить". К группе поддерживающих товаров можно отнести, например, такие отечественные витаминные препараты как "Ревит", "Ундевит", "Аевит", "Аскорбиновая кислота" и другие.

Г. Уходящие товары.

Это товары, находящиеся в стадии спада и подлежащие постепенному выводу с рынка. "Собаки" или "Неудачники" не пользуются повышенным спросом, прибыль очень низкая или нулевая. Это нежизнеспособные товары. При признании целесообразности принятия специальных маркетинговых мер "реабилитации" данной группы товаров, они могут перейти в другие товарные группы.

Таким образом, лекарственные препараты одновременно обращаемые на рынке находятся на разных стадиях жизненного цикла. Определение оптимального набора лекарственных препаратов с учетом стадий их жизненного цикла позволит сформировать товарные запасы с таким товарным ассортиментом, который обеспечит аптеке максимальную прибыль.

2. Ассортиментная политика аптеки и товарные запасы

Для изучения формирования ассортиментной политики аптеки с целью оптимизации товарных запасов применяются следующие показатели.

Широта товарной номенклатуры - количество ассортиментных групп (подгрупп, видов) товаров. Например, для аптек широту товарной номенклатуры могут представлять восемь ассортиментных групп. Показатели широты могут быть рассчитаны как для конкретной ассортиментной группы, так и подгруппы или вида товаров.

Отношение количества ассортиментных групп (подгрупп, видов) товаров, представленных в аптеке (на складе) к количеству ассортиментных групп (подгрупп, видов) товаров, представленных в ОКП (общероссийский классификатор продукции), выраженное в процентах, называется коэффициентом широты.

Расчет осуществляется по формуле:

К_(ш) = а_(ш) / А_(ш) х 100 %,

где, а_(ш) - количество ассортиментных групп (подгрупп, видов) товаров, представленных в аптеке (на складе).

А_(ш) - количество ассортиментных групп (подгрупп, видов) товаров, представленных в ОКП.

Насыщенность товарной номенклатуры - количество составляющих ее товарных единиц.

Отношение числа товарных единиц, представленных в аптеке (на складе), к числу товарных единиц представленных в ОКП, выраженное в процентах, называется коэффициентом или полнотой насыщения (Кн илиП).

Расчет осуществляется по формуле:

К _(н) = а_(н) х 100 %,

где, а_(н) - число товарных единиц, представленных в аптеке (на складе);

А_(н) - число товарных единиц, представленных в ОКП.

Показатели насыщенности могут быть рассчитаны для конкретной ассортиментной группы, подгруппы, вида товаров. Например, если по ОКП в ассортиментной подгруппе седативных средств насчитывается 50 препаратов, а аптека реализует лишь 10, то коэффициент (полнота) насыщения подгруппы седативных средств, реализуемых аптекой составит:

К_(н) (П) = 10 / 50 х 100 % = 20 %.

Глубина товарной номенклатуры - число вариантов предложений (количество товарных единиц) конкретного вида товара. Например, если вата хирургическая предлагается аптекой в стерильной и не стерильной упаковке и в двух разных расфасовках (50,0 и 250,0), то глубина ее предложений равна четырем:

Вата хирургическая стерильная 50,0;

Вата хирургическая нестерильная 50,0;

Вата хирургическая стерильная 250,0;

Вата хирургическая нестерильная 250,0.

Отношение числа вариантов предложений конкретного вида товара, представленных в аптеке (на складе к числу вариантов предложений) соответствующего вида товара, представленных в ОКП, выраженное в процентах, называется коэффициентом глубины.

Гармоничность товарной номенклатуры - степень близости товаров разных ассортиментных групп с точки зрения их конечного использования, каналов распределения или других показателей. Например, ассортиментная группа "медикаменты и хим. товары"" более гармонична с группой "перевязочные материалы и предметы ухода за больными", чем с группой "парфюмерия", поскольку последняя отличается от группы "медикаменты и химические товары" как по функциям, так и по каналам распределения (возможна реализация парфюмерии через магазины). С другой стороны, товарная номенклатура аптеки более гармонична, чем комбинированного универмага (реализующего продукты питания и лекарства свободной продажи). В условиях рынка наиболее конкурентоспособной оказывается та аптека, в которой представлена оптимальная товарная номенклатура. Оптимизация товарной номенклатуры может осуществляться несколькими путями.

Расширение товарной номенклатуры за счет включения в нее новых ассортиментных групп товаров. Например, аптека может ввести группу сопутствующих товаров.

Увеличение насыщенности уже существующих ассортиментных групп (приближение к 100 % полноте насыщения). С этой целью можно расширить число поставщиков товаров.

Углубление товарной номенклатуры за счет предложения большего числа вариантов конкретного вида товаров. Например, аптека может осуществлять расфасовку ваты по 100 и 200 грамм (если такая расфасовка промышленностью не выпускается).

Аптека может добиваться большей или меньшей гармоничности между товарами разных ассортиментных групп.

3. Оптимизация ассортимента ЛП с учетом скорости их реализации

Одной из особенностей лекарственных препаратов, как товара является возможность их реализации лишь пределах установленного срока годности. Около трети реализуемого ассортимента лекарственных препаратов имеют ограниченный срок годности, не превышающий двух лет. Вместе с тем ряд лекарственных препаратов в силу их функциональных свойств имеют малую скорость реализации.

Ограниченный срок годности в сочетании с замедленным движением являются факторами повышенного риска списания лекарственных препаратов по истечению срока их годности. Списание за счет аптеки лекарственных препаратов с истекшим сроком годности вызывает увеличение издержек и уменьшение прибыли.

В целях контроля и рационального использования ассортимента лекарственных препаратов в аптеках ведется учет препаратов с ограниченным сроком годности. В специальных журналах по каждому наименованию лекарственных препаратов, срок годности которых истекает через три. месяца, записывается остаток препарата на каждое первое число последних трех месяцев до окончания срока годности (см. табл. 6).

Например, учет препаратов, срок годности которых оканчивается в январе 20... г.

Таблица 2.

Наименование ЛП	Ед. изм.	Приход	Остаток за 3 месяца до окончания срока годности
		Докум.	Кол-во	на 1.10	на 1.11	на 1.12	на 1.01
Аминазин 2,5 %-1,0 №10 от 13.05.20 г.	Кор.	2542	200	10	8	1	-

Систематический учет и контроль за движением лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности и замедленной скоростью реализации позволяет оптимизировать объем товарных запасов и уменьшить их риск списания.

Предотвратить образование несвоевременно реализуемых запасов лекарственных препаратов, а, следовательно, уменьшить риск их списания позволяет использование методики анализа ассортимента лекарственных препаратов по скорости их реализации. Методика может быть использована как для анализа всей товарной номенклатуры, так и для конкретных ассортиментных групп или подгрупп лекарственных препаратов

4. Основные этапы проведения анализа ассортимента ЛП по скорости их движения

1 этап. Определение показателя скорости движения (Кс) конкретных ЛП.

Расчет осуществляется по формуле:

К_с = (О_к + С_п) / (О_н + П),

К_с = (12 (уп) + 3 (уп)) / (25 (уп) +0) = 0,6.

где: О_н, О_к - остатки ЛП на начало и конец анализируемого периода.

С_п - количество ЛП, списанных по истечении срока годности за анализируемый период;

П - поступление ЛП на данный период;

К_с - характеризует скорость движения ЛП за анализируемый период и колеблется от 0 до 1.

При К_с > или равно 0,5 ЛП характеризуются замедленной скоростью движения (подвержен риску списания); При К_с < 0,5 ЛП характеризуются устойчивой или быстрой скоростью движения.

На основе рассчитанного показателя в ассортименте ЛП выделяется перечень препаратов с замедленной скоростью движения.

2 этап. Определение показателя риска списания при сбыте (К_р) для ЛП с замедленным движением.

Расчет осуществляется по формуле:

К_р = С_к / (Р_ср х g)

Например, К_р = 12 (уп) / (1,3 (уп/мес) х 6 мес.) = 0,6.

где: О_к - остаток ЛП на конец анализируемого периода;

Р_{ср -} среднемесячная реализация ЛП;

g - число месяцев до окончания срока годности ЛП;

К_р - показывает во сколько раз остаток ЛП больше (меньше) возможной реализации его в течение оставшегося срока годности. Чем больше К_р, тем > риск списания ЛП по истечении срока годности. На основе рассчитанного показателя в ассортименте ЛС выделяется перечень препаратов, подверженных риску списания. Уменьшить потери от списания ЛП по истечении срока годности позволит активная целенаправленная информационная работа, дополнительный контроль за их реализацией.

3 этап. Определение показателя качества структуры ассортимента по скорости движения (К_к).

Расчет осуществляется по формуле:

К_к = 1 - 3/У_б, (6)

Например, К_к = 1 - 4/6= 0,34.

где: 3 - число ЛП с замедленной скоростью движения;

У_б - число ЛП с устойчивой и быстрой скоростью движения.

К_к - характеризует качество ассортимента с учетом наличия в нем

ЛП с замедленной скоростью движения и колеблется от 0 до 1.

При 3 = 0, т.е. при отсутствии ЛП с замедленным движением К_к = 1;

При 3 = 50 % К_к = 0; При З>50 % К_к не рассчитывается.

На основе рассчитанного показателя осуществляется оценка ассортимента аптеки с учетом наличия препаратов с замедленной скоростью движения.

Рассчитанный за анализируемый период К_к сравнивается с аналогичным показателем предшествующего периода. Увеличение К_к свидетельствует об улучшении качества ассортимента в анализируемом периоде по сравнению с предшествующим.

Таким образом в аптечных организациях используется комплексный подход к анализу товарных запасов, т.е. анализируются не только объёмы реализации, но и товарное обеспечение этого процесса.

5. Маркетинговый анализ ассортимента аптечной организации

В процессе реализации медикаментов аптечные организации обращают внимание на анализ ассортимента реализуемых лекарственных препаратов, проводимый периодически с учетом таких факторов, как: прибыльность; сезонность; наличие товара на складе; скорость продаж; другие факторы.

При анализе ассортимента, используют метод АВС-анализа, при котором совокупности товара согласно выбранным критериям (как правило, двум) классифицируются на три группы - А, В и С. Это позволяет выделить в ассортименте приоритетные направления и лекарственные препараты, на которые и следует обратить особое внимание торгового персонала. Критерии оценки могут быть разнообразными и зависят от цели, которую ставит перед собой аптека.

Критериями анализа ассортимента могут быть:

* объем продаж лекарственных препаратов, объем прибыли при реализации и затрат на продвижение данных препаратов;

* фармакотерапевтическая группа лекарственного препарата.

ABC-анализ - один из вариантов математико-статистических методов анализа, используемый для исследования частоты определенных экономических явлений и фактов. Его синонимами является первоначальный анализ, правило 80/20 и принцип Парето. С помощью этого метода осуществляется классификация или распределение существующей совокупности соответственно избранным критериям на три группы, а именно А, В и С. Эта классификация показывает одновременно ранг и позволяет выделить основные пункты, особенно важные для целенаправленных мероприятий управления. Как правило, используют два критерия. Они могут быть разными:

* с одной стороны, количество позиций лекарственных средств, аптек, поставщиков и др.;

* с другой - товарооборот, стоимость запасов, объем потребления лекарств, затраты, доход и т. п.

Развитием АВС-анализа является его комбинирование с XYZ-анализом, базирующимся на тех же принципах, что и ABC-анализ. При этом учитывается три критерия, один из которых в большинстве случаев определяется во временном отношении.

В качестве примера необходимо узнать, какая фармакотерапевтическая группа препаратов обеспечивает наибольший объем продаж или прибыль. По результатам применения метода АВС-анализа:

* 10 % всех позиций ассортимента (группа А) обеспечивают 80 % товарооборота;

* 15 % ассортимента (группа В) дают 15 % товарооборота;

* остальные 75 % ассортимента составляют лишь 5 % от общего товарооборота;

* 25 % ассортимента компании (группа А и В) обеспечивают 95 % товарооборота компании.

Таким образом, определяются те позиции в ассортименте (фармакотерапевтические группы и лекарственные формы), на которых должна быть сконцентрирована основная работа и которые являются основными в обучении торгового персонала (кроме этого, компании используют результаты этого анализа и при планировании производства, определении стратегии закупок и оптимальных запасов фармацевтической продукции на складе).

VEN-анализ, проводимый параллельно с АВС-анализом позволяет определить приоритетные группы лекарственных препаратов в соответствии с делением на жизненно важные (Vital, V), необходимые (Essential, E) и второстепенные (Non-essential, N).

Жизненно важные (V) - лекарственные средства (ЛС), необходимые для спасения жизни пациента (например, тромболитические средства), постоянно необходимые для поддержания жизни (инсулин, глюкокортикостероиды), и лекарственные препараты, после прекращения приема которых развивается синдром отмены.

Необходимые препараты (E) применяются для лечения пациентов с менее опасными для жизни заболеваниями, второстепенные (N) - для лечения неопасных заболеваний, с неустановленной эффективностью и применяемые для симптоматического лечения.

Эффективное управление товарным ассортиментом позволяет фармацевтической организации:

* сократить количество продаж, утраченных вследствие отсутствия необходимых товаров;

* ускорить товарооборачиваемость;

* уменьшить излишки товаров (оптимизировать товарные запасы);

* снизить риск списания товаров в связи с окончанием срока годности;

* минимизировать суммарные затраты, связанные с запасами.

С точки зрения логистики, управление товарными запасами - это процесс балансирования между двумя взаимоисключающими тенденциями: сокращением суммарных затрат, направленных на содержание запасов, и обеспечением наличия запасов, достаточных для безотказной реализации. При этом увеличение товарных запасов по качеству и количеству целесообразно до тех пор, пока экономический эффект превышает затраты на содержание дополнительных запасов и отвлечение оборотных средств.

Для реализации ассортиментной политики необходимо постоянно осуществлять контроль товарных запасов. Он состоит в подсчете имеющихся в конкретном месте запасов, а также в отслеживании процесса их увеличения или уменьшения. Учет и анализ может проводиться вручную или с помощью компьютерных технологий. Главное отличие в скорости, точности и стоимости.

С целью осуществления желаемой политики управления товарными запасами необходимо разработать процедуры контроля. Они должны определять частоту проверок, уровень запасов и сравнение с параметрами запасов, которые, в свою очередь, будут влиять на время и объем повторного заказа.

Развитие национального фармацевтического рынка показывает, что большинство аптек в отличие от оптовых фармацевтических фирм не внедряют системы автоматизированного учета и анализа деятельности вследствие относительно высокой стоимости для них информационных технологий и компьютерной техники, а также отсутствия мотивации у руководства и персонала аптек к использованию информационных систем.

Матричная проекция ABC и XYZ-анализов представляет собой не что иное как аналоговую модель, позволяющую принимать стратегические решения относительно рыночной политики предприятия от состояния "как есть" до состояния "как быть". При этом между указанными параметрами существует циклическая взаимосвязь (рис. 2).

Рис. 2. Модель принятия стратегического решения на основе интегрированного ABC и XYZ-анализа

Применение ABC-анализ базируется на предвидении того, что незначительная часть ассортимента товара составляет значительную часть товарооборота. При проведении указанного анализа реализованные фирмой за год (или другой период) товары распределяют в порядке уменьшения их стоимости и рассчитывают удельный вес реализации каждой ассортиментной позиции.

При этом класс А может составлять около 20 % общего количества ассортиментных позиций, на которые приходится 80 % товарооборота. Класс В - это почти 30 % лекарственных средств, обеспечивающих почти 10 % объема реализованного товара. Остальные единицы наименований с низким товарооборотом формируют класс С. Он составляет не менее 10 % оборота и 50 % от совокупности анализируемых позиций. Графическая интерпретация ABC-анализа представлена на рис. 3. Следует отметить, что указанный порядок классификации не является догмой. В зависимости от ситуации можно выходить из других критериев (например, для класса А они могут быть такими - 8/80, 15/80, 10/70).

Рис. 3. Графическая интерпретация АВС-анализа ассортимента товара

Для проведения ABC-анализа можно рекомендовать другую методику. Товарооборот фармацевтического предприятия разделяют на общее количество ассортиментных позиций реализованного товара, в результате чего получают показатель среднего товарооборота на одну позицию. После этого ранжированные товарные позиции, сумма товарооборота которых в шесть раз превышает средний показатель, относят к группе А, менее шести и более двух раз - к группе В, а менее двух - к группе С. Математико-графическая реализация этой методики имеет такой вид:

где C_av - средняя стоимость одной позиции ранжированной совокупности лекарственных средств;

- товарооборот анализируемой совокупности;

n - количество ассортиментных позиций;

VA, VB и VC - классы А, В и С соответственно.

Параллельно с ABC-анализом необходимо проводить XYZ-анализ, сущность которого в структуризации потребления фармацевтических товаров по фактору стабильности потребления и возможности его предвидения. При этом потребление лекарственных средств из группы X имеет почти стабильный характер, непостоянство случайное (до 20 % ежемесячно), недельная предсказуемость потребления определенного товара составляет свыше 95 %. Группа Y характеризуется определенными тенденциями потребления (например, сезонностью) или нестабильностями (непостоянство потребления колеблется между 20 и 50 % ежемесячно), недельная предсказуемость потребления - не менее 70 %. Потребность в группе Z является стохастической, непостоянство потребления достигает более 50 % ежемесячно, недельная предсказуемость - менее 70 %.

Матричное изображение интегрированного АВС и XYZ-анализа представлено в таблице. Исходя из ее данных, важнейшими для закупки являются составные ячеек с параметрами АХ, АY, АZ, ВХ, ВY и СХ, поскольку годовую или на другой период потребность большинства из них можно со статистической достоверностью предусмотреть. При этом поле АZ включено в порядке исключения, благодаря высокой стоимости, хотя и характеризуется стохастическим потреблением.

Таблица 3.

Матричная проекция интегрированного АBC и XYZ-анализа товарооборота фармацевтического предприятия

AX (высокая потребительская стоимость, высокая степень надежности прогноза вследствие стабильности потребления)	AY (высокая потребительская стоимость, средняя степень надежности прогноза вследствие нестабильности потребления)	AZ (высокая потребительская стоимость, низкая степень надежности прогноза вследствие стохастичного потребления)
BX (средняя потребительская стоимость, высокая степень надежности прогноза вследствие стабильности потребления)	BY (средняя потребительская стоимость, средняя степень надежности прогноза вследствие нестабильности потребления)	BZ (средняя потребительская стоимость, низкая степень надежности прогноза вследствие стохастического потребления)
CX (низкая потребительская стоимость, высокая степень надежности прогноза вследствие стабильности потребления)	CY (низкая потребительская стоимость, средняя степень надежности прогноза вследствие нестабильности потребления)	CZ (низкая потребительская стоимость, низкая степень надежности прогноза вследствие стохастического потребления)

Аналогичный интегрированный анализ необходимо проводить для товарных запасов по данным инвентаризации. Периодическое сравнение результатов АВС и XYZ-анализа товарооборота и товарных запасов даст возможность фармацевтической фирме оптимизировать товарные запасы в объеме, достаточном для эффективной реализации, предотвратить чрезмерные запасы и увеличение риска "замораживания" оборотных средств, а также списания товаров в связи с окончанием срока годности.

Использование двух методов анализа позволяет формулярно-терапевтическим комиссиям ЛПУ получить необходимые данные для принятия решения об исключении определенных препаратов из формуляра больницы и дополнения его другими, а также информацию о недостаточном или чрезмерном использовании некоторых ЛС.

Использование данных методов перспективно как для аптек, так и для лечебных учреждений, т.к.:

1. АВС-анализ позволяет пересмотреть структуру закупок препаратов за счет бюджета в сторону увеличения доли жизненно важных и необходимых. Следует подчеркнуть, что проведение подобного анализа не требует значительных финансовых затрат и позволяет лечебному учреждению рационально использовать имеющиеся средства.

2. Результаты АВС-анализа можно использовать как для определения стратегии закупок препаратов, так и для формирования их оптимальных запасов на складе. Например, для группы препаратов с высокой стабильной скоростью продаж возможна высокая точность прогноза, что исключает необходимость в больших запасах на складе. Для группы препаратов, скорость продаж которых изменяется в зависимости от сезона, целесообразно периодическое формирование запасов.

3. Фирмы, занимающиеся мелкооптовой и розничной торговлей, или оптовые компании, ориентированные на эту группу клиентов, должны иметь достаточно широкий ассортимент. В него должны входить все фармацевтические группы ЛС. Ассортимент компании, ориентированный на средний и крупный опт, намного уже, поэтому необходимо больше внимания уделять получению выгодных условий (скидки, отсрочки платежей и т.п.) от поставщиков.

Расширение ассортимента влечет за собой увеличение издержек и следовательно, уменьшение прибыли. Поэтому использование в практической деятельности такого инструмента, как АВС-анализ, позволит выбрать из всего многообразия ЛС только необходимые вашим клиентам.

После выбора структуры ассортимента, каналов распределения товара и принятия решения по выбору целевого клиента перед компанией встает задача построения системы распределения товаров, с помощью которой можно будет эффективно доставлять товары потребителям. Следовательно,

возникает проблема эффективного управления товарными запасами. Для управления товарными запасами с помощью параметров логистики одного метода АВС-анализа недостаточно.

6. Анализ скорости реализации ЛС

В аптечном ассортименте доля товаров с различной скоростью реализации колеблется:

* группа I - товары с высокой скоростью реализации составляют 12-35 % (в среднем 22 %);

* группа II - с умеренной скоростью реализации - 25-45 %;

* группа III - с низкой и непредсказуемой скоростью реализации - 40 %.

Товары группы III будут реализованы лишь частично, а оставшаяся часть должна быть оплачена за счет собственных резервов аптеки, если они есть. При отсутствии финансовых резервов оплата нереализованной массы товара становится невозможной, что может привести к росту задолженности и отказам со стороны поставщиков в последующем в беспроцентном товарном кредите. Меньшая эффективность работы аптеки при реализации товара, приобретенного на условиях кредита, особых доказательств не требует. Однако и при приобретении товара только на условиях предоплаты аптека может не обеспечить высокую эффективность использования собственных оборотных средств.

Поэтому необходимо рассмотреть альтернативные технологии формирования товарных запасов и управления аптечным ассортиментом, которые обеспечили бы более рентабельный режим работы предприятия.

Многие руководители аптек, особенно муниципальных, объясняют приверженность к формированию аптечного ассортимента на условиях отсрочки платежей дефицитом собственных оборотных средств, что в ряде случаев побуждает их в дополнение к товарному кредиту прибегать к получению банковского кредита, а это еще более осложняет финансовое положение предприятия.

Другая сторона проблемы заключается в понимании дефицита собственных оборотных средств. Необходимо отметить абсолютность и относительность этого понятия.

Любая организация постоянно может ссылаться на нехватку средств. Потребности предприятия, так же как и потребности индивидуума, всегда опережают его возможности. Если сегодня аптека не имеет задолженности перед кредиторами, то она может испытывать нехватку средств для технического перевооружения предприятия (приобретения новой техники для производственного отдела, оргтехники для автоматизированного бухгалтерского учета, анализа финансово-хозяйственной деятельности, автоматизированного учета движения товара внутри аптеки и т. д.) или дальнейшего расширения ассортимента, сферы услуг и др.

В этом и заключается абсолютность понятия "дефицит собственных оборотных средств". Очевидно, что хозяйствующие субъекты рынка, так же как и люди, жили, живут и всегда будут жить в условиях объективно ограниченных возможностей, в т. ч. и финансовых. Постоянно отмечается абсолютная ограниченность (недостаточность) ресурсов для одновременного удовлетворения всех потребностей предприятия. В то же время любое предприятие располагает и некими возможностями, у одних большими, у других меньшими, позволяющими высвободить или изыскать средства (в т. ч. и на условиях кредитования) для определенных производственных, технологических программ. Важно их привлечение сделать рентабельным и при их использовании получить наибольший экономический эффект. При ограниченных финансовых ресурсах особенно остро стоит проблема их эффективного использования. Поэтому понятие и суть дефицита собственных оборотных средств относительны, т.к. для решения определенных задач ресурсов может быть достаточно.

Основной деятельностью, дающей доход аптечному предприятию, является обеспечение населения и лечебно-профилактических учреждений товарами аптечного ассортимента собственного изготовления или готовой продукцией. Благодаря полному удовлетворению спроса населения и лечебно-профилактических учреждений товарами аптечного ассортимента реализуется социальная функция аптеки, а получение прибыли, покрывающей все издержки и обеспечивающей ее развитие (выживаемость), является коммерческой задачей.

Можно выделить главные слагаемые финансового успеха хозяйственной деятельности аптеки:

* эффективное использование собственных и заемных оборотных средств и повышение их оборачиваемости;

* повышение торговых наложений при условии сохранения конкурентных цен;

* уменьшение издержек предприятия.

Доходная часть бюджета аптеки практически полностью связана с эффективным использованием средств для формирования аптечного ассортимента, товарных запасов и реализацией товара.

С другой стороны, минимизация затрат на поддержание товарных запасов, устранение дефектуры, повышение оборачиваемости и рентабельности затраченных средств являются основой успешной деятельности аптечного предприятия.

Существенно повысить оборачиваемость средств, вложенных во всю товарную массу аптеки, невозможно. Однако можно повысить оборачиваемость средств, вложенных в быстрореализуемые товары, разумно сократив при этом товарные запасы. Вместе с тем невозможно ускорить оборот средств при реализации наименований аптечного ассортимента, продаваемых в количестве 1-3 упаковки в месяц. Но это не означает, что их не следует вводить в ассортимент, т. к. продажа даже одной упаковки дорогостоящих препаратов может заметно повлиять на товарооборот и прибыль аптеки.

Для эффективного использования собственных и заемных оборотных средств необходимы дифференцированный подход к управлению аптечным ассортиментом и нормированию товарных запасов, а также четкие представления о том, в какой товар или услуги они вложены и какую дают отдачу. Для чего необходимо структурировать аптечный ассортимент, а вложение средств осуществлять в те его наименования, которые обеспечивают наибольшую выгоду.

7. Структурирование аптечного ассортимента

АВС-анализ позволяет каждой аптечной организации выделить наименования товаров, от реализации которых в наибольшей степени зависят товарооборот и соответственно валовая прибыль. Так, на примере деятельности 14 аптек г. Курска и г. Белгорода установлено, что 23 % наименований от общего числа дают 75 % товарооборота, но если эту массу разделить на 3 равные части по влиянию на товарооборот, то первые 23 % товарооборота (группа А 1) дают 1,5-2 % наименований аптечного ассортимента, вторые 25 % товарооборота обеспечивают уже 6-8 % и третьи - 15-18 % наименований аптечного ассортимента (НАА).

Группа В, состоящая также из 23 % НАА, обеспечивает 15 % товарооборота, а группа С, включающая до 50 % НАА, - только 10 % товарооборота. ассортимент политика фармацевтическая логистика

Таким образом, необходимо выделять наименования аптечного ассортимента, в наибольшей степени, влияющие на товарооборот. Внимание руководителей должно быть направлено на эффективное поддержание в первую очередь наименований групп А 1, А 2 и А 3, т. к. их отсутствие может существенно отразиться на товарообороте, валовой прибыли и конечных показателях финансово-хозяйственной деятельности.

АВС-анализ позволяет также дифференцированно подходить к ценообразованию, т. к. от торговых наложений на препараты группы А в определяющей степени зависит валовая прибыль и финансовый успех аптеки. Снижение торговых наложений на препараты группы А приведет к существенному снижению валовой прибыли.

Среди препаратов группы А имеют:

* скорость реализации высокую - 25-30 %;

* умеренную - 40-50 %;

* замедленную и непредсказуемую - 25-35 %.

В группе В только 2 % наименований имеют высокую и 30-40 % умеренную скорости реализации.

Для группы С высокая и умеренная скорости реализации характерны соответственно для 2-3 % и 15-25 % НАА, а подавляющая часть товара (75 %) имеет замедленную и непредсказуемую скорость реализации.

Эффективность использования оборотных средств (ЭИОС) зависит также от величины товарных запасов по отдельным наименованиям, т. к. увеличение запасов ведет к росту средств, выключенных из оборота, а уменьшение товарных запасов естественно повышает их оборачиваемость и способствует сбережению средств, в них вложенных.

Данные о влиянии структуры НАА на товарооборот и их скорость реализации могут способствовать целенаправленному и эффективному использованию собственных и заемных оборотных средств.

* Цены взяты по прайсу Протек. Проанализируем ассортимент на примере пяти позиций из ассортимента, имеющих неодинаковую цену, долю в товарообороте, различную скорость реализации, эластичность спроса и, следовательно, маркетинговый потенциал:

* Но - шпа;

* Мезим форте;

* Энап;

* Витрум;

* Супрастин.

Какие из этих позиций могут дать большую отдачу на вложенные средства и какие возможные потери будет иметь аптека при временном или длительном отсутствии их в ассортименте?

Под формулой формирования товарных запасов мы понимаем, на сколько дней формируется запас и с каким резервом. Например, при формуле 2 + 1 или 3 + 1 запасы формируются на 3 и 4 дня, с резервом на один день и с пополнением запасов каждые 2 или 3 дня.

Для оценки возможного (предполагаемого) финансового результата от вложения оборотных средств может использоваться коэффициент эффективности использования оборотных средств (Кэиос), который рассчитывается отнесением валовой прибыли, полученной от реализации по конкретным наименованиям, к сумме оборотных средств, привлеченных для его закупки (стоимости запасов).

Рассмотрим на конкретном примере.

Но-шпа - доля в товарообороте составляет 1,2 %, т. е. по влиянию на товарооборот относится к группе А 1; скорость реализации - 0,18 (реализуется с умеренной скоростью - более одной упаковки в неделю). В то же время это наименование может быть продано в количестве от одной до трех упаковок в день, а затем может быть невостребованным в течение одной - двух недель и более. Данное наименование следует характеризовать как наименование с хорошо предсказуемым спросом (имеющее высокую эластичность спроса). Учитывая значительную долю в объеме продаж, отсутствие данного препарата может существенно отразиться на товарообороте аптеки, поэтому запас целесообразно формировать по формуле 6 + 6, т. е. 0,18 уп./день 6 дней = 1,08 уп.

Запас должен быть не менее двух упаковок для минимизации отказов и потерь продаж. Исходя из скорости реализации (0,18 уп./день), можно рассчитывать, что аптека в среднем будет реализовывать 5,4 упаковки в месяц. Мезим форте (тб. № 20) - доля в товарообороте составляет 0,61 %, скорость реализации - 7,54 уп./день. Таким образом, препарат мезим форте по влиянию на товарооборот входит в группу А 1 и по скорости реализации относится к группе I, имеет стабильно высокий спрос (низкую эластичность спроса). При формировании товарных запасов можно использовать формулу 2 + 1 или 3 + 1, тогда для закупки мезима форте на 3 дня потребуется 662 руб. При наценке 25 % от реализации каждой упаковки аптека получит валовую прибыль 7,31 руб., а за месяц - 1654 руб. (7,54 уп. х 30 дней х 7,31 руб.).

В этом случае Кэиос составит 2,49 (1653: 662 руб.). На примере, мезима форте представим эффективность использования оборотных средств в зависимости от формулы формирования запасов.

При формировании товарных запасов по формуле 3 + 1 этот коэффициент будет ниже, т. к. на закупку препарата на 4 дня уже потребуется 882 руб., а валовая прибыль останется той же. При делении валовой прибыли от реализации мезима форте за месяц - 1653 руб. на первоначально привлеченную сумму - получим коэффициент 1,87 (1653: 882). Еще ниже он окажется при формировании товарных запасов по формулам 7 + 1 и 14 + 2 (1764 руб. - сумма, необходимая на закупку препарата на 8 дней (7 дней плюс резервный запас на один день), Кэиос = 1653: 1764 = 0,94. При формировании товарных запасов на 2 недели и плюс резервный запас на 2 дня валовая прибыль остается той же, но на закупку потребуется уже 3528 руб., и Кэиос при такой формуле окажется равным 0,47, т. е. вдвое ниже, чем при формуле 7 + 1, и соответственно в 4 и 5,3 раза ниже, чем при формулах 3 + 1 и 2 + 1. Из этого следует, что уменьшение запасов позволяет существенно уменьшить средства, затраченные на формирование товарной массы, и значительно повысить эффективность использования оборотного капитала.

Энап - доля в товарообороте составляет 0,04 %, скорость реализации - 1,93, следовательно, по влиянию на товарооборот препарат относится к группе А 3, а по скорости реализации - к группе I (высокая скорость реализации).

8. Случаи образования дефектуры

Попытаемся просчитать потерянный товарооборот и прибыль в случаях дефектуры по анализируемым позициям. Установлено, что от момента обнаружения дефектуры до момента получения товара и поступления его в отдел реализации в среднем проходит около суток. Поэтому потери, связанные с дефектурой, мы рассчитываем, умножая число продаваемых упаковок в день на их цену. Если какое-то наименование продается менее одной упаковки в день, считаем, что потери связаны с отказом только одной упаковки. Если мы по причине отсутствия отказали покупателю в приобретении одной упаковки суперсистемы-шесть, то соответственно потеряли 2419 руб. в товарообороте и 484 руб. в прибыли (при 25 % наценке).

При возникновении дефектуры по препаратам мезим форте есть возможность ее закрыть в течение суток; в этом случае может быть потерян товарооборот соответственно в сумме 276,17.

Таким образом, потери в товарообороте и прибыли, связанные с отказами, несопоставимы при реализации этих препаратов. Если еще просчитать операционные расходы, связанные с приемкой товара, проведением операций по ценообразованию, учету в бухгалтерских проводках, размещением товара и его отпуском, то очевидны преимущества реализации этих препаратов.

Однако при отнесении полученной прибыли к первоначально затраченным средствам очевидны преимущества быстрореализуемых товаров. В этой связи необходимо обеспечить бездефектурный отпуск наименований дорогостоящих товаров аптечного ассортимента, но при дефиците собственных оборотных средств их желательно получать в виде товарного кредита на срок, близкий к средней скорости реализации.

Использование для оценки возможного финансового результата от вложения средств в определенную группу или отдельное наименование товаров аптечного ассортимента Кэнос, который в значительной мере зависит от скорости реализации и в связи с этим от формулы формирования товарных запасов и с наценкой на товар, позволяет дать некоторые рекомендации по формированию товарных запасов аптеки. Следует считать нецелесообразным заказывать товар оптовику:

* весь на условиях товарного кредита или весь на условиях предоплаты;

* на одинаковый срок (3, 7, 14 дней и т. д.).

Получение товара на условиях товарного кредита ставит аптеку в зависимость от кредиторов. Приобретение всего товара на условиях предоплаты не позволяет получить наибольшую отдачу на вложенные средства, обеспечить их наиболее высокую оборачиваемость.

Заказывать и получить товар от поставщика надо дифференцированно: быстрореализуемые наименования - на 2, 3, 4 дня, пополняя запасы ежедневно, через день или раз в 3 дня.

Товар, имеющий умеренную скорость реализации (группа II), целесообразно заказывать по формуле 7 + 1 (7 + 2), т. е. заказывать первоначально на 8-9 дней, пополняя их еженедельно. Медленно реализуемые товары, а также реализуемые непредсказуемо (группа III) следует заказывать на 2-4 недели. При переходе к таким технологиям необходимо менять стереотипы работы с поставщиками, что требует отдельного рассмотрения.

Таким образом, анализ эффективности использования оборотных средств, вложенных в различные НАА, свидетельствует о существенных отличиях конечных результатов. Наибольшую отдачу на вложенные средства аптека может получить от быстрореализуемых товаров, если товарные запасы сократить до 2-3 дней и сделать максимально возможные торговые наложения. При реализации наименований, оказывающих значительное влияние на товарооборот, но имеющих непредсказуемый спрос (высокую эластичность), отдача на вложенные средства значительно меньше полученной от быстрореализуемых наименований.

9. Фармацевтическая логистика и товарные запасы

Одним из новых направлений в стратегии управления является применение эффективных логистических систем на различных уровнях деятельности фарморганизации. Рынок лекарств насыщен, и объемы продаж лекарств не могут расти до бесконечности. Сам термин "логистика" имеет военные корни: первоначально он означал обеспечение своевременной доставки вооружения в место военных действий. В 80-е годы прошлого столетия это понятие было расширено, и объектом управления логистики стало физическое продвижение товарной массы. В зарубежной практике существует так называемое правило семи R: обеспечение нужного продукта, в требуемом количестве, заданного качества, в нужном месте, в установленное время, для конкретного потребителя, с наименьшими затратами.

Предметом логистики в фармацевтической организации являются все процессы, связанные с изменением параметров размещения, сроков, перемещения, формы потоков на предприятиях, причастных к логистической цепи (фармпредприятие - дистрибьютор - аптека). Иными словами - как оперативно доставить товар по выявленному спросу.

Логистика существенно отличается от других методов управления. Существуют определенные этапы управления закупок ЛС. Первоначально необходимо определиться с планом по товарообороту и поставкам ЛС. Главная задача, которую предстоит решить - какой ассортимент ЛС и в каком объеме стоит закупать аптеке. Следующий шаг - выбор поставщиков. И, наконец, планирование ассортимента.

В то же время логистические системы управления предусматривают использование методов, применяемых в маркетинге. К таким методам относятся ABC - и ХYZ-анализы. Как известно, согласно правилу Паретто лишь 20 % товаров обеспечивают 80 % дохода. Наиболее доступным методом мониторинга товарного ассортимента ЛС может стать логистический подход, базирующийся на классификации товарооборота и товарных запасов, измеряемых в единицах реализации или запаса (АВС-анализ), и их классификации по структуре потребления (ХYZ-анализ).

Первый позволяет определить группу препаратов, приносящих наибольший валовый доход аптеке. Второй помогает структурировать потребление фармацевтических товаров по фактору стабильности потребления (спросу). Периодическое сравнение результатов ABC- и ХYZ-анализов товарооборота и товарных запасов позволяет аптеке оптимизировать работу в данном направлении, предотвратить чрезмерные запасы ЛС и увеличение риска "замораживания" оборотных средств, а также списания ЛС в связи с окончанием их срока годности.

На обоснование включения лекарственного препарата в ассортимент аптеки могут влиять дополнительные логистические условия (габариты товара, риск потерь в ходе хранения и транспортировки, температурный режим и пр.). Для реальной картины по выгодности продажи того или иного препарата имеет смысл дополнить АВС-анализ анализом логистической ценности. И в данном случае необходимо провести экспертную оценку ЛС. С точки зрения логистической ценности каждому препарату присваивается определенный ранг.

С учетом логистического подхода может произойти смещение ценности включения лекарственного препарата в ассортимент аптеки. Препараты приобретают более высокий или низкий ранг в зависимости от логистических характеристик. Например, раствор йода смещается с первого места (согласно АВС-анализу) на второе в связи с тем, что он упакован в стеклянную тару, которая подвержена бою. И наоборот, гидропирит, который в первом случае занимает лишь 16-ю позицию, с точки зрения логистики поднимается до 7-й строки в рейтинге препаратов.

Применение на практике данного подхода имеет несомненный экономический эффект. Провизор отдела сбыта аптеки, обладая подобной информацией, может оперативно корректировать заявку, что позволяет добиться значительной экономии транспортных расходов. К примеру, можно "разбавить" тяжелую, но дешевую заявку (предметы медицинского назначения и пр.) легкими дорогостоящими ЛС.

Оптимальный размер заказа по критерию минимизации совокупных затрат на хранение запаса и повторение заказа рассчитывается по формуле (она называется формулой Уилсона):

ОРЗ - оптимальный размер заказа, шт.,

А - затраты на поставку единицы заказываемого продукта, рыб.,

S - потребность в заказываемом продукте, шт.,

i - затраты на хранение единицы заказываемого продукта, руб./шт.

Пример: Годовой объем закупки товаров запланирован в размере 1 млн. руб. Сумма издержек обращения по размещению заказа и доставке в расчете на 1 поставляемую партию - 12 тыс. руб.

Сумма издержек обращения по хранению единиц запасов товаров составляет 6 тыс. руб. в год.

ОРЗ = = 63 тыс. руб.

Следовательно, на протяжении года товары должны доставляться (1000:63) = 16 раз или каждые 22 дня (360:16).

...