Организация специальных событий для СМИ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. Организация специальных событий для СМИ как направление деятельности пресс-службы

1.1 Виды специальных мероприятий и их характеристика

1.2 Задачи пресс-службы по организации специальных событий

Глава 2. Разработка рекомендаций по проведению специального события

2.1 Общая характеристика организации

2.2 Характеристика новостного повода

2.3 Сценарий «Круглого стола»

Заключение

Список литературы



Введение

Идея создания события в целях привлечения массового интереса появилась тысячелетия назад - еще римские правители обнаружили два важнейших рычага управления: хлеб и зрелища. Новое историческое время изменило объект воздействия: стало необходимым не только прислушиваться к мнению общества, но и соответствовать его требованиям, разумно влиять на его мнения, адаптировать свои планы к его потребностям. А технологический прием, называемый «организованное событие», обладающий сильным эмоциональным воздействием на целевую аудиторию, сохранил свою актуальность и естественно вошел в арсенал PR-технологий.

По мере развития событийной коммуникации она наряду с другими инструментами связей с общественностью видоизменялась, делилась на разнообразные типы событий, вырабатывала собственные правила и механизмы работы. В реалиях современного рынка, переполненного рекламой, при большом уровне информационного шума прослеживается тенденция уменьшения эффективности работы «обычных» видов воздействия на общественность - прямой рекламы, стандартных PR-технологий. Потребителю информационных посланий уже мало просто увидеть, услышать или прочитать, чтобы быть вовлеченным, ему необходимо попробовать, стать участником происходящего действия. Если рассматривать ситуацию с точки зрения интегрированных маркетинговых коммуникаций - на передний план выходят специальные события как инструмент позволяющий решить данную проблему. В таких условиях специальные события (special events) и становятся востребованными.

Спрос рождает предложение, и поэтому рынок услуг событийного маркетинга стремительно развивается. Однако единой школы событийной коммуникации в России еще не создано, что порождает множество классификаций и подходов к организации специальных мероприятий.

На сегодняшний день рынок товаров и услуг заполнен множеством различных предложений. В условиях большой конкуренции становится все сложнее заинтересовать искушенного потребителя простыми рекламными сообщениями. Как следствие, появляется необходимость создания новых подходов в продвижении.

Компании, применяющие стандартный набор техник продвижения (таких, как реклама в СМИ, выставки, спонсорство и т.д.) уже не успевают соответствовать современным тенденциям рынка, при том, что предпочтения потребителей быстро меняются.

Новые пути продвижения должны создать у потребителя ощущение свободы в своем выборе и освободить от влияния навязчивой рекламы.

Актуальность этой темы заключается в том, что люди перестали воспринимать рекламную информацию и научились от нее защищаться. Event-маркетинг стимулирует полноценное раскрытие имиджа марки/бренда, а также помогает отложить его в сознании потребителей. Таким образом, можно управлять продажами в долгосрочной перспективе.

Традиционную рекламу можно сравнить с закрытой коробкой, в которую производители упаковывают свои товары и услуги. Верить или нет такому обещанию - это не только выбор каждого отдельного потребителя, но также и показатель качества рекламного сообщения.

Метод event-маркетинга совсем другой. Благодаря верно подобранному и качественно организованному событию, потенциальный покупатель погружается в состояние радости и счастья сразу. Теперь не обязательно верить обещаниям - все можно увидеть, услышать, почувствовать, потрогать, попробовать на вкус, ощутить аромат и погрузиться в атмосферу. Главная задача организации event-мероприятий заключается в соединении в целостное событие времени, места и атмосферы. Эти факторы помогут постоянно занятому и спешащему потребителю правильно воспринять предоставленную ему информацию. «Упаковкой» маркетингового сообщения является не просто информация, а эмоциональный заряд и новые ощущения, которые обязательно запомнятся и будут ассоциироваться с предметом рекламы на подсознательном уровне.

Организация event-мероприятий становится все более популярным подходом к продвижению брендов, в особенности среди больших компаний. Но не каждое мероприятие будет эффективно. Более того, неправильный выбор мероприятия и плохая организация могут негативно отразиться на имидже бренда и неправильно его коммуницировать. Следовательно, для организации событий необходимо обладать знаниями о методике, способах и инструментах event-маркетинга.



Глава 1. Организация специальных событий для СМИ, как направление деятельности пресс-службы

1.1 Виды специальных мероприятий и их характеристика

Прежде чем определять виды специальных событий, давайте определим само понятие специального события. Когда в связях с общественностью упоминается о событии, необходимо сразу акцентировать внимание на том, что события могут быть естественными и специально организованными. Естественные события это неотъемлемая часть существования любой организации, но они не играют существенной роли и не могут самостоятельно рассматриваться, как инструмент связи с общественностью.

Естественные события непосредственно связаны со специальными событиями. Будь то запуск нового продукта, оказание нового вида услуг или заключение договора о партнерстве, все эти события могут являться поводом для создания специально организованного события.

А. Векслер в работе «Связи с общественностью для бизнеса» дает следующее определение термину «специальные мероприятия» - это мероприятия, создаваемые для привлечения внимания к деятельности компании, ее продуктам. А. Векслер «Связи с общественностью для бизнеса»

И.А. Радченко: Специальное мероприятие/событие - яркое, запоминающееся действо, которое проводится от имени организации с целью продвижения бренда, создает запоминающийся образ организации в сознании целевой аудитории. К специальным мероприятиям относятся: выставки, презентации и прочее. И.А. Радченко Исходя из этих определений, можно сделать вывод, что специальные события - это мероприятия, проводимые для привлечения внимания общественности к организации, её деятельности, товарам, услугам, для формирования паблисити и позитивного имиджа. Основными разновидностями специальных событий являются: презентации, церемонии открытия, конференции, круглые столы, дни открытых дверей, выставки, вручение премий и стипендий, конкурсы, парады, фестивали, годовщины, вечера, балы, специальные поездки, юбилеи и др.

Наиболее популярные примеры создания специальных событий приведены в таблице №1.

Таблица 1

Примеры создания специальных событий

№	Ситуация для анализа
1	В 80-х гг. компания Кэмпбел Суп Компани объявила январь Национальным месяцем супа (потребление супа в этот месяц было максимальным). В первый же год Национальный месяц супа был зарегистрирован в Случайном календаре событий, губернаторы 40 штатов, в которых производились изделия, используемые в продукции компании, подписали документы о праздновании Национального месяца супа. Также акцентировалось внимание на факте восьмидесятилетия рекламных персонажей компании. На следующий год в Нью-Йорке состоялась «Гонка официантов», которая требовала от официантов преодоления дистанции в полмили, держа в одной руке чашку с горячим супом. Чтобы победить, они должны были не расплескать хотя бы половину супа до финиша. В последующие годы компания продолжала привлекать внимание к празднованию Национального месяца супа, отмечалось производство двадцатимиллионной банки супа, проводились фестивали, все события активно освещались средствами массовой информации. Использование данного особого события позволило фирме существенно увеличить объемы продаж, привлечь еще большее количество покупателей и создать благоприятный образ компании в глазах потребителей.
2	Для того чтобы дифференцировать свои изделия от конкурентной продукции, фирма-производитель мешочков для бутербродов Зиплок создала особое событие под названием Национальный день бутерброда. Целью программы было убеждение пользователей бутербродных мешочков (детей и матерей) в том, что товар данной марки обеспечивает защиту продуктов, многоразовость и легкость использования. В качестве Национального дня бутерброда был выбран день рождения графа Сэндвича, изобретателя бутерброда. Для того чтобы выйти на целевую аудиторию, ежегодно производится образовательное пособие по пище в самых разнообразных вариантах. Проводится конкурс рецептов, оценка которых предоставляется комедийному актеру и группе детей в качестве экспертов бутербродов. В конкурс (и Национальный день бутерброда) вовлечены тысячи школьников, а само событие освещается многими средствами массовой информации.



Бортник Е.М. писал, что «Специально организованное (особое) событие (special event) предназначено для того, чтобы усилить действие всех вышеперечисленных инструментов паблик рилейшнз, достигая синергетического эффекта за счет комплексного применения PR-инструментов и технологий. Особые события могут быть действительно важными для организации, а могут быть созданы на основе специально придуманного повода. Придуманное событие соединяется с другими PR-модулями, объединяя усилия и используя достоинства каждого отдельного PR-инструмента». Бортник Е.М., Коротков Э.М., Никитаева А.Ю. Управление связями с общественностью

Как уже было сказано выше, естественные события, происходящие в организации, зачастую используют как повод для создания специального события организации, и другие сферы деятельности, такие как: журналистика, наука, спорт, литература и другие.

Таблица 2

Поводы организации специальных событий в разных сферах деятельности

Сфера деятельности	Возможные поводы организации специальных событий
Журналистика	События-сенсации
Политика	Предвыборная кампания, изменения в частной жизни политиков, международные события
Наука	Открытия, изобретения, поиск партнеров и спонсоров
Литература	Жизнь и творчество одаренных людей, премии, конкурсы, выход новой литературной продукции
Массовая культура	Жизнь и творчество «звезд» кино, шоу-бизнеса, успех конкурирующих событий, презентация новой продукции
Образование	Реформы, их сторонники и противники, выдающиеся способности, получение грантов и т.д.
Спорт	Соревнования, чемпионы, победы и поражения, презентации новых игроков.
Бизнес	Контракты, производства, сделки, банкротства, аукционы, конкурсы
Некоммерческий сектор	Благотворительные акции, конкурсы, проекты, фандрайзинг
Светская и повседневная жизнь	Свадьбы, разводы, скандалы, катастрофы, военные действия

Специально организованные события могут быть самыми разнообразными по видам, поводам и форме проведения (Таблица 3). Выбор события, используемого конкретной организацией (или группой организаций), зависит от целевых установок и специфики публики. В качестве особых событий могут быть представлены различные годовщины и юбилеи, выставки, аукционы, благотворительные вечера и тематические вечеринки, различные игры, спортивные мероприятия и конкурсы, показы мод, ярмарки и распродажи. Задача организованного события состоит в привлечении внимания и интереса публики к организаторам и его переключении на PR-обращение. Все факторы, включая выбор места, времени, количество приглашенных гостей, определение бюджета должны способствовать решению данной задачи. «Специально организованное событие» уже предполагает значительные затраты времени на планирование, подготовку и проведение соответствующих мероприятий.

Таблица 3

Виды специальных событий

Вид специального события	Примеры
Гражданское событие	Ярмарка, фестиваль, карнавал, парад, тематическое событие
Спортивное событие	Турнир, соревнования комплексные, по отдельным видам спорта или игровые, марафон
Зрелища и конкурсы	Шоу, спектакли, маскарады, научные ярмарки, конкурсы талантов
Праздничные события	Связаны с гражданскими, культурными и религиозными праздниками
События-достижения	Закладка первого камня, шествия, автоколонны, грандиозные церемонии открытия, передача в дар, разрезание ленточек (церемонии открытия)
Исторические события	День рождения, основания, создания (PR - объекта), годовщины, юбилеи, вековые вехи
Социальные события	Приемы, обеды, банкеты, фуршеты, присуждение и вручение наград, показы мод, чаепития, пикники,
Творческие события	Концерты, концертные туры, игры, кинофестивали, выставки, шоу, фото экспозиции, творческие вечера и программы
События по сбору средств	Благотворительные ярмарки, выставки, мероприятия, спортивные события.



1.2 Задачи пресс-службы по организации специальных событий

Пресс-служба -- это институт, оказывающий услуги по информационному освещению деятельности конкретного лица или организации в целом. Роль пресс-службы и пресс-секретаря -- это изначально роль второго плана, однако при непосредственном анализе оказывается, что рассматриваемый институт имеет колоссальное значение и порой выходит на первый план по силе воздействия на общественные мнения и настроения Современная пресс-служба: учебник А.Ию Гнетнев, М.С. Филь - Ростов, Феникс, 2010.

Значение пресс-службы - обеспечить максимальный объем публикаций или радио - и телепередач, содержащих информацию о запланированном специальном событии для того, чтобы привлечь общественное внимание, продемонстрировать актуальность, создать позитивное отношение к организации, взаимодействие с целевыми общественными группами (в том числе поддерживание внутрикорпоративных отношений), получение обратной связи, что позволяет проводить анализ эффективности деятельности и стратегии, демонстрация уровня развития компании, масштабов деятельности, создание дополнительного источника о компании.

Крупные организации имеют собственные пресс-службы или пресс - центры. Чаще всего они являются подразделениями отдела PR, а ответственный за связь с прессой, подчиняется руководителю отдела PR. В небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциям исполнителя. В современном толковании пресс-службы существуют всего три основных функции:

1) информационная;

2) общественно-политическая;

3) управленческая.

Относительно организации специальных событий, пресс-служба играет одно из важнейших значений. Каждое событие (event) преследует свою цель и стратегию, от этого и варьируется значение пресс-службы.

Основные задачи пресс-службы в организации специального события:

1. Сообщать детали и подробности специального события;

2. Дополнять аргументацию (мнение специалистов) в описании специального события;

3. Давать альтернативные подходы в развитии специального события;

4. Общественно политическая функция - быть подкреплением руководителя добиваясь доверия публики;

5. Демонстрировать уважительное отношение к публике;

6. Составление тезисов выступления руководителя (пресс-секретарь);

7. Формирование с помощью СМИ общественного мнения;

8. Взаимодействие с российскими и иностранными СМИ в целях полного и объективного освещения специального события;

9. Осуществление, взаимодействия и развитие контактов с пресс-службами органов государственной исполнительной власти и местного самоуправления, компаний-партнеров, фирм, работающих в одном сегменте.

10. Анализ тенденций и условий развития профильных СМИ;

11. Изучение материалов СМИ в целях определения их позиций и подготовки для проведения специального события.

Организация специального мероприятия - это всегда трудоемкий процесс, требующий постоянного контроля и большого внимания к мелочам, поэтому очень важно иметь хорошую подготовку специалистов пресс-службы, чтобы не испортить имидж компании. Предполагается, что специалист по связям с общественностью должен уметь справляться со всеми видами деятельности пресс-службы. Все они являются дорогим и сложным процессом. Так оно и есть, и успешная организация дня открытых дверей не является здесь исключением. Причина же, по которой та или иная компания принимает решение потратить свои средства, время и силы на организацию подобного мероприятия, заключается именно в том, что его успех способствует налаживанию связей с общественностью.

Глава 2. Разработка рекомендаций по проведению специального события

2.1 Общая характеристика «Круглого стола»

Круглый стол -- общество, конференция или собрание в рамках более крупного мероприятия (съезда, симпозиума, конференции). Используется в двух смыслах -- как свободная конференция разнородных участников для непосредственного обсуждения определённых проблем (в частности, конфликтов) и -- реже -- как закрытое общество избранных, принимающее в кулуарах важные решения.

В современном значении выражение круглый стол употребляется с XX века как название одного из способов организации обсуждения некоторого вопроса.

Этот способ характеризуется следующими признаками:

· цель обсуждения -- обобщить идеи и мнения относительно обсуждаемой проблемы;

· все участники круглого стола выступают в роли пропонентов (должны выражать мнение по поводу обсуждаемого вопроса, а не по поводу мнений других участников); отсутствие набора нескольких ролей характерно не для всех круглых столов;

· все участники обсуждения равноправны; никто не имеет права диктовать свою волю и решения.

Данная модель обсуждения, основываясь на соглашениях, в качестве итогов даёт результаты, которые, в свою очередь, являются новыми соглашениями. В процессе круглых столов оригинальные решения и идеи рождаются достаточно редко. Более того, зачастую круглый стол играет скорее информационно-пропагандистскую роль, а не служит инструментом выработки конкретных решений.

«Круглый стол» дает большую возможность для обсуждения сложных, актуальных и зачастую острых на текущий момент вопросов в профессиональной сфере. Он важен для обмена опытом и творческих инициатив. Идея «круглых столов» заключается во встрече единомышленников, стремящихся найти общее решение по конкретному вопросу в формате заданной тематики, а также в возможности для всех желающих вступить в дискуссию или полемику по интересующим вопросам. Обсуждение проблемы, обмен мнениями, ценным опытом, налаживание тесных контактов, поиск дополнительных возможностей и дискуссия при обсуждении особых, «горячих» вопросов придает «круглому столу» динамичность и эксцентричность.

Цель «круглого стола» - наиболее полно раскрыть широкий спектр мнений и суждений по выбранной для обсуждения проблемы с разных точек зрения, обсудить неясные и спорные моменты, связанные с данной проблемой, и достичь консенсуса. Единый портал аграрных вузов РФ

Задачей «круглого стола» является мобилизация и активизация участников на решение конкретных актуальных проблем. Участники круглого стола чувствуют себя более раскрепощено, так как по условиям и замыслу круглого стола, все участники равны, поэтому «круглый стол» имеет специфические особенности:

1. Персонифицированность информации (участники во время дискуссии высказывают не общую, а личностную точку зрения. Она может возникнуть спонтанно и не до конца точно быть сформулирована. К подобной информации необходимо относиться особенно вдумчиво, выбирая крупицы ценного и реалистического, сопоставляя их с мнениями других участников (дискутантов)).

2. Полифоничность «круглого стола» (в процессе «круглого стола» может царить деловой шум, многоголосье, что соответствует атмосфере эмоциональной заинтересованности и интеллектуального творчества. Но именно это и затрудняет работу ведущего (модератора) и участников. Среди этого многоголосья ведущему необходимо «уцепиться» за главное, дать возможность высказаться всем желающим и продолжать поддерживать этот фон, так как именно он является особенностью «круглого стола»).

Круглый стол предполагает:

· готовность участников к обсуждению проблемы с целью определения возможных путей ее решения.

· наличие определенной позиции, теоретических знаний и практического опыта.

Возможна организация такого круглого стола, когда в основу обсуждения преднамеренно заложены несколько точек зрения на один и тот же вопрос или проблему, обсуждение которых подводит к приемлемым для всех участников позициям и решениям. Но зачастую найти консенсус в решении вопросов такого рода, где нет единого верного решения, не представляется возможным.

При проведении специального события, такого как круглый стол, для достижения положительного результата и создания деловой атмосферы необходимо:

· Предусмотреть оптимальное количество участников (если круг специалистов большой, необходим не один ведущий, а два.

· Обеспечить работу технических средств для аудио- и видеозаписи.

· Установить регламент выступлений.

· Обеспечить соответствующее оформление аудитории (желательно, чтобы «круглый стол» был действительно круглым и коммуникации осуществлялись «лицом к лицу», что способствует групповому общению и максимальной вовлеченности в дискуссию).

event маркетинг бренд новостной

2.2 Характеристика новостного повода

Формат проведения «круглых столов» позволяет дискутировать и обсуждать практически любые темы, будь то политическая дискуссия, либо внутрикорпоративное обсуждение. Для успешного обсуждения есть определенные общие правила «круглого стола».

Общие правила обсуждения:

1. Нет никакого обсуждения без ключевого вопроса.

2. Круглый стол предполагает ключевой вопрос в виде повестки дня.

3. Ключевой вопрос должен быть предварительно согласован со всеми заинтересованными участниками обсуждения.

4. Характер обсуждения «круглого стола» - выступление есть выражение собственного мнения;

5. Критика здесь практически недопустима, так как все имеют право на то, чтобы высказать свою точку зрения. Критикуют идеи, а не личности, критика должна быть конструктивной, а не деструктивной, лояльной, а не переходящей на личности.

Круглый стол - процесс озвучивания проблем и выяснения мнений различных сторон, вовлеченных в их решение. При непрофессиональном ведении этого мероприятия часто проблемы и вопросы так и не остаются решенными, из-за того что оппоненты просто не слышат друг друга, беспрерывно перебивая собеседников, что приводит лишь к обострению существовавших противоречий. Поэтому для проведения круглого стола нужны навыки, приемы по организации процесса обсуждения.

Не менее важный фактор проведения «круглых столов» это подбор участников. Подбор участников имеет очень большое значение. Многое зависит от цели круглого стола и остроты проблемы, которая выносится на осуждение. Безусловно, участниками обсуждения должны быть, в первую очередь, представители «вовлеченных» сторон. Это люди и организации, которые занимаются (или должны, но не занимаются) решением обсуждаемых проблем. Чтобы обсуждение было эффективным и конструктивным, необходимо собрать максимально возможное количество носителей разных точек зрения, объединить все вовлеченные стороны, представителей общественности, администрации, бизнеса, и т.д. Для работы с каждой группой существуют свои правила:

· Если на круглый стол приглашается представитель власти, то не следует обещать остальным участникам, что он придет. Во-первых, он может не прийти. Во-вторых, придут те, кто заинтересован именно в этом человеке, а не в обсуждении. Фокус круглого стола может быть смещен.

· Если приглашается представитель бизнеса, то нужно предусмотреть ситуацию с возможной назойливостью участников с просьбами финансирования тех или иных видов деятельности. В другой раз представители фирм могут из-за этого отказаться принимать участие в обсуждении.

· Что касается СМИ, прежде всего, нужно решить вопрос, приглашать их или нет. Если обсуждение проводится для того, чтобы бы озвучить все проблемы, попытаться понять друг друга и обсудить варианты решения, то, возможно, лучше не приглашать СМИ. Для такого рода круглого стола нужна атмосфера свободы и открытости, а пресса всегда «сковывает» людей, не все можно сказать в присутствии СМИ, зная, что это может быть озвучено на телевидении или в печати. Как правило, СМИ приглашают для того, чтобы сам факт обсуждения или его результаты донести до определенных организаций и / или населения.

На круглом столе не должно быть случайных людей. Приглашая участников, нужно исходить из определенных критериев:

· участник имеет отношение к данной проблеме;

· ему есть что сказать (владение информацией, цифрами, фактами и.д.);

· он готов решать проблему конструктивно. Поскольку круглый стол это мероприятие, всегда ограниченное по времени, то не конструктивные лица, или не имеющие отношения к данной проблематике, могут сместить курс обсуждения и лишь потратят время впустую.



2.3 Сценарий круглого стола

Обычно выделяют три этапа в организации и проведении «круглого стола»: подготовительный, дискуссионный и завершающий (постдискуссионный). Каждый из этапов отличается друг от друга и имеет особые характеристики.

Рассмотрим каждый из трех этапов:

1. Подготовительный этап

Подготовительный этап включает в себя:

Во-первых, выбор проблемы (проблема должна быть острой, актуальной, имеющей различные пути решения). Выбранная для обсуждения проблема может носить междисциплинарный характер, она должна представлять практический интерес для аудитории с точки зрения развития профессиональных компетенций.

Во-вторых, как уже было сказано выше, не маловажную роль играет ведущий (модератор) данного специального события. Подбор модератора: (модератор руководит «круглым столом», поэтому должен на высоком уровне владеть искусством создания доверительной атмосферы и поддержания дискуссии, методом наращивания информации, и безусловно, пользоваться уважением у дискутирующих сторон.

Для получения результативного обсуждения важно правильно подобрать ведущего и четко очертить его сферы влияния. Задача ведущего - помочь участникам эффективно и конструктивно обсудить проблему. Если ведущий хорошо владеет темой и полезной для обсуждения информацией, то он/она может выступать еще и в роли эксперта. Роль ведущего должна быть определена на этапе подготовки и объявлена присутствующим в самом начале обсуждения. В процессе проведения круглого стола ведущий должен четко придерживаться своей роли, ни в коем случае не пользоваться своим положением для того, чтобы выступать самому или давать слово одним и тем же людям, и вообще, ведущего должно быть «как можно меньше». Его поведение в целом можно охарактеризовать как нейтральное, тактичное, ненавязчивое. Ведущий должен постоянно следить за регламентом, подводить промежуточные итоги обсуждения, выяснять, обобщать, задавать наводящие или провокационные вопросы, если обсуждение угасает, а также переводить в конструктивное русло, разгорающееся эмоциональное обсуждение.

Ведущий должен вмешиваться в ход беседы для того, чтобы:

· стимулировать обсуждение того вопроса, который Вам кажется важным (например, «И все с этим согласны?»);

· «защитить» часть группы, на которую агрессивно «нападает» другая. При этом совсем необязательно, чтобы ведущий выступал «за» или «против» одной из них. Просто в данной ситуации стоит напомнить о том, что у участников круглого стола разные точки зрения, и каждый имеет на это право. Цель круглого стола - обмен мнениями, а не приведение их «к одному знаменателю»;

· включить в обсуждение людей, которые хотели бы высказаться, но не могут этого сделать из-за несоблюдения процедуры другими участниками;

· чтобы отреагировать на комментарии, построенные на домыслах, а не фактах («Вы можете это подтвердить фактами?») В этом случае ведущий может представить достоверную информацию (если она у него есть);

· узнать мнение остальных участников по вопросу или аргументу («Все разделяют эту точку зрения?»);

· выразить собственное мнение (но не злоупотреблять своим положением);

· «спровоцировать» обсуждение с другой точки зрения («А если посмотреть на проблему…»);

· задать дополнительные вопросы, для того, чтобы расшить /углубить/ сменить обсуждаемую тему;

· стимулировать обсуждение («Что Вы чувствуете по этому поводу?» «Вы все с этим согласны?»)

· напомнить участникам о тех фактах, которые они еще не учли в обсуждении.

Для успешного вмешательства в обсуждение, ведущий должен знать основные методы вмешательства. Существует шесть основных методов вмешательства в обсуждение, применение которых зависит от конкретной ситуации.

1. Контролирующий. Ведущий определяет ход обсуждения и время, необходимое для того, или иного вопроса. Например, « А теперь, продолжим обсуждение…». «На этом, можно обсуждение этого вопроса завершить…».

2. Информационный. Ведущий представляет информацию, которая может быть полезна при обсуждении вопроса. В качестве информации может выступать не только статистика, но и теория, тенденции, практические примеры.

3. Конфронтационный. Ведущий «разбивает» стереотипы, традиционные мнения, отношения и т.д.

Эта интервенция не должна выглядеть агрессивно. Для этого следует начинать со слов «А почему бы…?». Нужно быть готовым к защитной реакции аудитории, поскольку в данном случае затрагиваются определенные ценности, взгляды, убеждения конкретных людей.

4. Подавляющий. Если в процессе обсуждения накопились эмоции, то нужно их снять. Чем глубже эмоции, тем сложнее с ними справиться. Если у ведущего нет опыта регулирования подобного рода ситуаций, лучше ничего не делать.

5. Каталитический. Применяется для того, чтобы обобщить сказанное, проанализировать мнения, подвести промежуточный итог и т.д.

6. Поддерживающий. Ведущий всячески дает понять участникам обсуждения, что их мнение интересно, имеет ценность для присутствующих, заслуживает внимания. Опасность в применении этого метода заключается в том, что ведущий может оказаться либо показаться участникам неискренним, либо оказывается в положении человека, знающего «правильный ответ».

Ведущий (модератор), пожалуй, наиважнейший участник беседы, и именно от него зависит как ход, так и результат обсуждаемого вопроса.

В-третьих, подбор участников дискуссии. Состав участников «круглого стола» может быть расширен путем привлечения представителей органов исполнительной власти, профессиональных сообществ и других организационных структур. Это не только позволит более конструктивно обсудить проблематику, но и придаст большую популярность данному событию.

В-четвертых, это подготовка сценария. Подготовка сценария позволит ведущему подготовить интересующие общество вопросы, затронуть разные сферы и обсудить проблему в целом, не зацикливаясь в одном направлении. Проведение «круглого стола» по заранее спланированному сценарию позволяет избежать спонтанности и хаотичности в работе «круглого стола».

Сценарий предполагает:

· Определение понятийного аппарата (тезауруса);

· Краткую содержательную вступительную речь модератора, в которой объявляется тема и спектр затрагиваемых в ее рамках проблем, контекст желаемого обсуждения;

· Перечень вопросов дискуссионного характера (до 15 формулировок);

· Разработку «домашних заготовок» ответов, подчас противоречивых и неординарных с использованием репрезентативной выборки информации;

· Заключительную речь модератора;

В-пятых, оснащение помещения стандартным оборудованием (аудио- видеоаппаратурой), а также мультимедийными средствами с целью поддержания деловой и творческой атмосферы. Но этот пункт актуален только в том случае, если по замыслу специального события было привлечение СМИ.

В-шестых, до проведения «круглого стола» необходимо провести консультирование участников, что позволяет выработать у большинства участников определенные убеждения, которые в дальнейшем будут ими отстаиваться.

И наконец, подготовка необходимых материалов (на бумажном или электронном носителях): это могут быть статистические данные, материалы экспресс-опроса, проведенного анализа имеющейся информации с целью обеспечения участников и слушателей «круглого стола».

2. Дискуссионный этап

Дискуссионный этап состоит из:

Выступления модератора, в котором дается определение проблем и понятийного аппарата (тезауруса), устанавливается регламент, правила общей технологии занятия в форме «круглого стола» и информирование об общих правилах коммуникации.

К общим правилам коммуникации относятся рекомендации:

· избегайте общих фраз;

· ориентируйтесь на цель (задачу);

· умейте слушать оппонентов;

· будьте активны в беседе;

· будьте кратки, говорите по сути;

· осуществляйте только конструктивную критику;

· не допускайте оскорбительных замечаний в адрес собеседника, не переходите на личности.

Ведущий должен действовать директивно, жестко ограничивая дискуссионную речь участников «круглого стола» по времени.

Для оживления беседы, ведущий (модератор) может провести информационную атаку: участники высказываются в определенном порядке, оперируя убедительными фактами, иллюстрирующими современное состояние проблемы.

Выступления дискутантов и выявление существующих мнений на поставленные вопросы, акцентирование внимания на оригинальные идеи. С целью поддержания остроты дискуссии рекомендуется формулировать дополнительные вопросы.

Подведения модератором мини-итогов по выступлениям и дискуссии: формулирование основных выводов о причинах и характере разногласий по исследуемой проблеме, способах их преодоления, о системе мер решения данной проблемы.

3. Завершающий (постдискуссионный).

Завершающий этап включает:

· подведение заключительных итогов ведущим;

· выработку рекомендаций или решений;

· установление общих результатов проводимого мероприятия.

Подведение итогов особенно полезно тем, что дает возможность проверить степень согласия между членами группы. Если участники не согласны друг с другом, то лучше выявить это во время дискуссии, чем позднее в реальной деятельности. Если договоренность, достигнутая во время дискуссии, не является настоящим согласием, то, вполне возможно, что она не будет выполняться в жизни после окончания дискуссии. Обобщение следует делать периодически через определенные интервалы времени (можно их приурочить к разным информационным блокам круглого стола), особенно в том случае, если обсуждение рассчитано на длительное время или включает в себя разные аспекты темы. При обобщении нужно говорить теми словами, которые употребляли участники, и только то, что Вы слышали, не добавляя ничего нового от себя. Важно убедиться в том, что группа выражает согласие по поводу основных моментов, которые Вы перечислили. Не следует добиваться согласия всех участников по обсуждаемым вопросам. Цель круглого стола - обмен мнениям и при обобщении/подведении итогов лучше обозначить/констатировать имеющиеся у группы взгляды, точки зрения. Даже если во время обсуждения возникают новые вопросы, темы, не следует отходить от программы. Обязательно нужно оставить достаточно времени на завершение круглого стола и подведение его итогов. Если круглый стол сложно завершить, участники стремятся к продолжению дискуссии, то это хороший индикатор успеха мероприятия.

После подведения итогов, часто участники круглого стола составляют и принимают коллективный документ - резолюцию, решение или обращение. Организаторы могут заранее подготовить документ, в котором будет изложена проблема, описано мероприятие, его участники и т.д. Во время работы круглого стола все результаты промежуточного обсуждения фиксируются и вносятся в этот документ и, по завершении мероприятия, он коллективно принимается. После завершения круглого стола организаторы должны лично поблагодарить всех участников обсуждения.



Заключение

Как уже было сказано выше, организация специального события - это всегда трудоемкий процесс, требующий постоянного контроля и большого внимания ко всем аспектам организации. Среди них огромную роль играет организация работы с прессой. Специалисты пресс-служб, одни из важнейших членов любой организации, так как именно от них зависит имидж компании и клиентоориентированность людей. Безусловно, сотрудники пресс-службы принимают активное участие и при организации специальных событий, так как все они освещаются в СМИ. При этом стоит учитывать, что отношения между представителями пресс-службы и журналистами всегда складывались не лучшим образом. Иногда они выступают как соперники, иногда - как коллеги, сотрудничающие друг с другом в собственных интересах. Следует помнить, что противоречивые отношения между сотрудниками пресс-служб и журналистами служат интересам общества и потребностям системы информирования общественности. Поскольку пресса играет центральную роль в нашем обществе, организация медиа-обслуживания, в том числе и специальных событий, является неотъемлемой частью менеджмента организации.

Пресс-служба непосредственно контактирует со СМИ, направляя и указывая журналистам именно те специальные события, на которые компания хотела бы обратить внимание общественности. Не менее важна подготовка пресс-службой всего организационного процесса специального события. Работа с общественностью начинается за долго до физического планирования мероприятия. В работе мы рассматривали такое специальное событие как «Круглый стол», и организацию этого мероприятия пресс-службой соответственно. Обозначили факторы, влияющие на успешность проведения специального события. Особое внимание, уделив ведущему (модератору) «круглого стола». Для получения результативного обсуждения важно правильно подобрать ведущего и четко очертить его сферы влияния. Задача ведущего - помочь участникам эффективно и конструктивно обсудить проблему. Не менее важна актуальность вопроса и участники обсуждения.

Метод круглого стола может иметь разнообразные формы, если при этом помнить об одном важном условии и его неукоснительном соблюдении - это осознание необходимости разностороннего рассмотрения теоретической проблемы с разных позиций и точек зрения на ее практическое воплощение в жизнь.

Исследование показало, что пресс-служба и СМИ непосредственно связаны друг с другом, и консолидация их работ взаимосвязаны. Так же, на примере организации «круглого стола» было выяснено, что задачей «круглого стола» является мобилизация и активизация участников на решение конкретных актуальных проблем. Участники круглого стола чувствуют себя более раскрепощено, так как по условиям и замыслу круглого стола, все участники равны, и обсуждение проводится с разных сторон.



Список использованной литературы:

1. Векслер А.Ф. Связи с общественностью для бизнеса.

2. Радченко И.А. Учебный словарь терминов рекламы и Паблик Рилейшнз

3. Бортник Е.М., Коротков Э.М., Никитаева А.Ю. Управление связями с общественностью

4. Современная пресс-служба: учебник А.И. Гнетнев, М.С. Филь - Ростов, Феникс, 2010

5. Единый портал аграрных вузов РФ

6. Алешина И. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетёров

7. Белов А. Теория и практика связей с общественностью. Учебное пособие.

8. Блэк С. Паблик Рилейшнз. Что это такое?

9. Емельянов С.М. Теория и практика связей с общественностью. Вводный курс. Учебное пособие. - СПб.: Питер, 2007

10. Головлева Е.Л. Массовые коммуникации и медиапланирование.

11. Научные интернет ресурсы

Размещено на Allbest.ru

...