Проведение тендера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Современный бизнес с каждым годом становится все более гибким, мобильным и изменчивым. То, что было оптимально год назад, сегодня может быть весьма далеким от идеала. Нередко появляются и принципиально новые возможности, упустив которые можно быстро отстать от конкурентов, а то и вовсе "вылететь" из бизнеса. И все из-за приверженности к устоявшимся, "проверенным временем" схемам, неспособности работать не только тактически, но и стратегически.

Теперь наибольшую эффективность можно достигнуть не столько использованием наработанных связей, сколько максимальным использованием рыночных механизмов и, в первую очередь, конкурентной борьбы поставщиков. Ведь бизнес в современных рыночных условиях весьма схож с полномасштабными боевыми действиями, зачастую ведущимися сразу на нескольких фронтах. Поэтому задействовать все силы и средства важно не только для достижения успеха в конкурентной борьбе, но и для выживания компании.

В условиях рыночной экономики требования маркетинга не ограничиваются лишь созданием высококачественного товара, отвечающего запросам потребителей, и правильным установлением цены на него. Необходимо довести этот товар до конечных потребителей и сделать его доступным целевому сегменту рынка. Таким образом, в хозяйственной деятельности предприятия сбыт (реализация) готовой продукции является одним из основных вопросов.

Анализ системы сбыта предполагает выявление эффективности каждого элемента этой системы, оценку деятельности сбытового аппарата. Анализ издержек обращения предусматривает сопоставление фактических сбытовых расходов по каждому каналу сбыта и виду расходов с показателями плана с целью обнаружения необоснованных расходов, устранения потерь, возникающих в процессе товародвижения, и повышения рентабельности функционирующей системы сбыта. Организация сбыта в системе маркетинга играет весьма важную роль и в том смысле, что осуществляет обратную связь производства с рынком, является источником информации о спросе и потребностях потребителей. Поэтому разработка сбытовой политики - основа программы маркетинга, как по каждому конкретному продукту, так и по производственному отделению в целом. Если на основе расчетов окажется, что расходы по реализации нового товара чрезмерно высоки и не позволяют обеспечить определенный уровень рентабельности, руководство производственным отделением может принять решение о нецелесообразности дальнейшей разработки и внедрения в производство данного товара. Поэтому для предприятия важным этапом является выбор формы сбыта своего продукта.

Весьма выгодной формой являются тендеры - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Контракт заключается с победителем такого тендера - участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям конкурсной документации и содержащее наилучшие условия (не обязательно - минимальное по цене).

Для операторов цивилизованного рынка вопрос проводить или не проводить тендеры не стоит в принципе.

Тендеры нужны обеим сторонам: и заказчикам, и участникам. Первым - чтобы получить возможность выбора лучшего - и по цене, и по качеству. Вторым - чтобы показать свой профессиональный уровень, получить заказ и, впоследствии, использовать факт победы в тендере как элемент саморекламы.

Целью данной работы является анализ форм сбыта продукции, особенности использования тендеров, как формы получения заказов.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- изучить сущность, содержание, этапы и формы сбыта продукции;

- проанализировать возможность использования тендера, как одну из форм сбыта на примере НПООО «Тензодат»;

- разработать стратегии сбыта по участию в тендерах.

Объектом исследования является НПООО «Тензодат».

Предметом работы выступает анализ участия в тендерах НПООО «Тензодат».

При написании курсовой работы были использованы учебные пособия, статьи периодических изданий, а также материалы сети Интернет. Для исследования и анализа также использовалась внутренняя вторичная информация предприятия. В моей курсовой работе я рассмотрю формы сбыта продукции предприятия и возможности использования тендеров, как одной из таких форм на примере конкретного предприятия, а также представлю разработку конкретного тендерного предложения.



1. Формы сбыта продукции и возможности использования тендера как одной из форм

В условиях рыночной системы хозяйствования под сбытом (сбытовой деятельностью) следует понимать комплекс процедур продвижения готовой продукции на рынок (формирование спроса, получение и обработка заказов, комплектация и подготовка продукции к отправке покупателям, отгрузка продукции на транспортное средство и транспортировка к месту продажи или назначения) и организацию расчетов за нее (установление условий и осуществление процедур расчетов с покупателями за отгруженную продукцию).

Процесс производства любой продукции заканчивается ее сбытом. Именно поэтому данная стадия жизненного цикла продукции является своего рода оценочной, так как на основании того, насколько легко и выгодно реализованы произведенные товары, можно судить о правильности стратегической политики предприятия, эффективности всех его звеньев.

Важное значение сбыта в деятельности предприятия (особенно в рыночных условиях) определяется тем, что в процессе реализации продукции уточняются запросы потребителей, что, в свою очередь, помогает предприятию укреплять свои позиции на рынке.

Технологически процесс сбыта включает в себя складирование готовой продукции, ее хранение, доработку (если это требуется), транспортировку, доставку к торговым (оптовым и розничным) организациям, предпродажную подготовку, собственно продажу продукции, а в ряде случаев и послепродажное обслуживание.

Сбытовая политика предприятия строится на результатах маркетингового анализа рынка. Основными целями такого анализа являются изыскание путей наиболее полного удовлетворения запросов потребителей, повышение объема продаж, наиболее полное использование ресурсов предприятия, снижение коммерческих рисков.

Маркетинговые исследования рынка способствуют обоснованному отбору изделий для дальнейшего производства и сбыта, т. е., эффективному планированию ассортимента продукции. Соответствие ассортимента продукции запросам потребителей во многом определяет успех сбытовой и хозяйственной деятельности предприятия в целом.

В результате данных исследований предприятие определяет, какие каналы и формы сбыта используют конкуренты, какими видами транспорта осуществляются перевозки товаров, к услугам каких транспортных и страховых компаний они прибегают. Полученные данные помогают товаропроизводителю выбрать наиболее эффективные каналы сбыта.

Канал сбыта - это путь, проходимый продукцией от производителя к потребителю. Естественно, что каждое предприятие должно стремиться к тому, чтобы этот путь был как можно короче и дешевле. Длина данного пути и затраты на его прохождение во многом зависят от выбранной формы сбыта. Существует три основных формы сбыта: прямой (или непосредственный), косвенный и комбинированный (смешанный).

Прямой сбыт характерен тем, что производитель продукции вступает в непосредственные коммерческие отношения с потребителем, не прибегая к услугам независимых посредников. Данный метод имеет ряд достоинств: дает возможность сохранить полный контроль за ведением торговых операций, позволяет лучше изучить рынок своих товаров и наладить долговременные связи с основными потребителями. Однако исследования показывают, что посредническое звено сбытовой деятельности предприятия в большинстве случаев повышает эффективность сбытовых операций: высокий профессионализм посредника позволяет ускорить окупаемость затрат и оборачиваемость средств за счет крупномасштабных, универсальных и специализированных операций, создает удобства для конечных потребителей.

Прямой сбыт распространен на рынке средств производства - среди нефтяных, угольных, станкостроительных компаний. Приблизительно 2/3 экспорта машин и оборудования в мире фирмы производят через филиалы, торговые представительства и агентов-посредников. Оставшаяся часть оборудования поставляется конечным потребителям напрямую, минуя промежуточные звенья (как правило, это уникальное технологическое оборудование, выполняемое по специальным заказам).

При косвенном методе сбыта производитель использует услуги различного рода независимых посредников (оптовых и розничных продавцов, брокеров, дилеров, консигнаторов и т. д.).

Реализация косвенного метода возможна в трех вариантах:

- интенсивный сбыт предполагает реализацию продукции через большое количество разнообразных посредников (обычно товары массового спроса и фирменные товары);

- эксклюзивный сбыт предполагает, как правило, использование только одного посредника, которому предоставляется исключительное право на реализацию товара в данном регионе;

- селективный (выборочный) сбыт представляет собой промежуточный вариант между двумя вышеназванными, данный метод отличается выбором ограниченного числа посредников в зависимости от характера их клиентуры, возможностей обслуживания и ремонта продукции, уровня подготовки персонала.

Такой сбыт обычно применяют тогда, когда речь идет о товарах, требующих специального обслуживания, обеспечения запасными частями, создания ремонтных мастерских или подготовки специально обученного персонала, а также при сбыте дорогих, престижных товаров, которые целесообразно продавать в хороших магазинах.

Комбинированный (смешанный) сбыт предполагает использование в качестве посредников организаций со смешанным капиталом (т. е., с капиталом производителя и другой независимой компании).

Отношения предприятия-производителя со сбытовыми структурами могут быть как договорными (на основе контракта), так и корпоративными, предполагающими подчинение сбытовой организации интересам предприятия-производителя.

Одной из форм косвенного сбыта является тендер.

Тендер (от англ. tender - торги, конкурс) прямое заимствование из английского языка, используемое для обозначения торгов, конкурсов.

Что примечательно, понятие "тендер" не определено в действующих правовых актах, равно как и его производные ("тендерная заявка", "тендерная комиссия", "тендерная документация"). Согласно законодательству употребляется слово "конкурс".

Законодательство о государственных закупках предусматривает использование процедур:

- открытых тендеров;

- закрытых тендеров;

- специализированных закрытых торгов;

- двухэтапных тендеров;

- запросов котировок;

- закупок у единственного источника.

Конкурсы подразделяются на открытые и закрытые, могут проводиться в один или два этапа. В открытых конкурсах (тендерах) могут участвовать любые правомочные поставщики.

Когда предметом конкурса является контракт на поставку технически сложных товаров (работ, услуг) производимых ограниченным числом поставщиков (исполнителей), а так же когда речь идет о закупках, связанных с государственной тайной (поставки на нужды обороны и госбезопасности) проводятся закрытые тендеры. В этом случае в конкурсе могут принять участие только поставщики, получившие персональное приглашение.

Двухэтапные тендеры (открытые или закрытые) организуются в случае закупок сложной продукции, когда заказчику затруднительно четко сформулировать требованию к предмету конкурса или необходимо провести переговоры с поставщиками (исполнителями) в целях определения их возможностей решить стоящую задачу. Чаще всего данный способ используется при проведении конкурсов на заключение государственного контракта на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (НИОКР), а также в строительстве.

Такой подход позволяет заказчику ознакомиться с возможностями поставщиков и, оценив их (существующие на рынке методики, технологии и т. п.) формулировать свои требования.

При проведении двухэтапного тендера участники на первом этапе подают свои предложения без указания цены. Изучив предложения, организатор конкурса может внести изменения и дополнения в конкурсную документацию. На втором этапе участники повторно подают свои предложения (с учетом изменений в требованиях организатора конкурса) с указанием цен поставляемых товаров (услуг, работ).

Запрос ценовых котировок производится не менее чем у трех поставщиков. Каждый участник подобных закупок может предложить только одну ценовую котировку.

При этом закупка может проводиться даже в случае, когда после запроса установлено, что лишь один поставщик способен выполнить заказ - в этом случае проводится закупка у единственного источника.

Сегодняшние тендеры отличают несколько принципов, по которым их можно классифицировать. Например, по составу участников, тендеры бывают открытыми, закрытыми и с ограниченным числом участников. По допустимости изменения тендерных требований: одноэтапные тендеры (переговоры запрещены) и двухэтапные (переговоры допускаются).

По составу участников:

- Открытые тендеры. В тендере могут принимать участие любые организации. О проведении открытых тендеров публикуются объявления в периодической печати. Большое число участников обостряет конкуренцию, что позволяет разместить заказы на более выгодных условиях;

- Закрытые тендеры. Тендеры объявляются только для специально приглашенных лиц, отобранных устроителями торгов. Обычно в закрытых тендерах участвуют наиболее крупные фирмы или их консорциумы;

- Тендеры с ограниченным участием. Если круг участников точно не определен, но ограничен какими-либо условиями, например страной, наличием специального допуска и т. п., то это тендер с ограниченным участием. Процедура закупки с ограниченным числом участников применяется в случае, если закупка работ или услуг носит сложный или специализированный характер и может быть предложена ограниченному количеству участников. Во время проведения тендеров с ограниченным участием тендерные предложения имеют право предоставлять лишь те участники, которые приглашены заказчиком принять участие в процедуре закупки.

По допустимости изменения конкурсных требований: Тендеры также можно классифицировать по допустимости изменения конкурсных требований к продукции в процессе обсуждения конкурсных заявок между организатором и участниками:

- Одноэтапные тендеры. Вид тендера, который проводится в один этап, где лицо желающее участвовать в тендере, подает одновременно документы для определения участников тендера и победителя тендера. В данном виде тендера переговоры запрещены;

- Двухэтапные тендеры. Вид тендера, который проходит в два этапа с проведением на первом этапе переговоров по технической части предложений поставщиков. Процедура двухэтапного тендера предусматривает, что организатор тендера на первом этапе разрабатывает первоначальный (примерный) вариант технического задания, на основе которого поставщики готовят первоначальные тендерные заявки (без указания цены и других коммерческих условий). Далее организатор тендера проводит переговоры, на которых согласуются различные варианты решения задачи, предложенные поставщиками, по результатам которых организатор тендера готовит окончательный вариант технического задания. На втором этапе поставщики (только те, которые участвовали в первом этапе) подают окончательные конкурсные заявки с техническим предложением (подготовленным согласно уточненному варианту конкурсной документации) и коммерческим предложением (цены или расценки, сроки поставки и график платежей, условия поставки и так далее) в том же порядке, в каком происходит подготовка и подача конкурсных заявок в ходе открытого тендера. Получив такие окончательные тендерные заявки, организатор тендера обеспечивает их сопоставление и оценку, выбирает выигравшего тендер поставщика и заключает с ним договор. Двухэтапные тендеры используются достаточно редко в силу сложности и длительности процедур. Они используются в случае закупки сложной (уникальной) дорогостоящей продукции.

По процедуре допуска к тендеру:

Общая. С предварительным квалификационным отбором. Заявки на участие в тендере должны быть подготовлены поставщиками и вовремя поданы на рассмотрение заказчику - организатору тендера. Нарушение сроков подачи заявок приводит к их отклонению (дата и время окончания приёма заявок указана в конкурсной документации). Следует отметить то, что иногда заказчик требует не только оригинал конкурсной заявки, но и несколько копий, что обеспечивает как сохранность документов, так и возможность работы с ними нескольких членов комиссии одновременно. Необходимо упомянуть о том, что существует два варианта запечатывания копии заявки на участие в тендере. Её можно положить в конверт вместе с оригиналом или же запечатать в отдельный конверт. В последнем случае возникает необходимость пометки данного факта на страницах журнала регистрации, а также в расписке. Чаще всего заявки на участие в тендере вкладываются в конверты, которые оформляются определённым образом и запечатываются. Кроме того, заявки должны быть зарегистрированы в специальном документе, например, в журнале регистрации, а представитель поставщика получает расписку о том, что заявка получена. В подаче и приёме заявок участвуют два лица: член конкурсной комиссии, который принимает заявки (представитель заказчика или организатор тендера) и представитель поставщика, который должен представить заявку на участие в тендере, причём всё это происходит в офисе представителя заказчика.

Итак, представитель поставщика находится в офисе организатора тендера. Последний должен убедиться в том, что конверт запечатан и оформлен по всем правилам конкурсной документации.

В том случае, когда конверт не запечатан или неправильно оформлен, организатор тендера может вернуть конверт, подробно объясняя, каким образом его нужно подготовить. Если же такая возможность отсутствует по какой-либо причине (например, заявка была подана в крайние сроки или пришла по почте), то представитель заказчика должен предупредить представителя поставщика о последствиях. И опять же нужно сделать соответствующие пометки об этом в журнале регистрации и расписке.

Таким образом, организатор тендера предлагает представителю заказчика от руки написать на конверте с заявкой на участие в тендере текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и поставить подпись. Сам же он оставляет на конверте пометку о том, что это принято, а также записывает текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и расписывается. Затем этот факт опять же помечается в журнале регистрации, после чего представитель заказчика пишет расписку об этом факте для того, чтобы передать её представителю поставщика.

Все описанные действия предназначены для того, чтобы избежать недопонимания и конфликта между заказчиком и поставщиками.

Закрытый тендер проводится так же, как и открытый. Существует лишь различие в выборе участников. Если в открытом тендере может принять участие любая компания, в процессе закрытого тендера приглашение к участию не публикуется. В закрытом тендере принимают участие только те поставщики, которых приглашает заказчик. Соответственно и информация о результатах закрытого тендера не публикуется. Существует несколько причин, из-за которых проводится закрытый тендер…

Если только небольшое количество поставщиков обладает квалификацией, которая устраивает заказчика, или если продукция есть в наличии только у ограниченного количества поставщиков.

Если закупка носит скрытый характер, или сама продукция закупается для нужд безопасности.

Если расходы и время, которые уходят на оценку и рассмотрение значительного количества конкурсных заявок, превышают стоимость закупаемых товаров, услуг или работ.

Следует отметить то, что, несмотря на довольно жёсткие требования к квалификации поставщиков в конкурсной документации, очень часто им соответствует большое количество компаний. Кроме того, существуют и недостаточно квалифицированные поставщики, которые, тем не менее, подают заявки, игнорируя требования заказчиков.

В результате заказчик может понести большие убытки. Он потеряет время на изучение заявок, которые вряд ли значительно отличаются друг от друга по цене и другим критериям. Следовательно, оперативность сильно снизится, а расходы на проведение закупки значительно возрастут.

Тем не менее, и поставщики зачастую совершают ошибки. Наиболее распространёнными являются отсутствие чёткого плана работ из-за того, что предложение готовят в крайние сроки, незнание процедур проведения тендера и законов, относящихся к гос. закупкам, а также невнимательное отношение к требованиям конкурсной документации.

Рассмотрим порядок проведения тендера.

Основным способом конкурентных закупок является открытый конкурс (торги, тендер), в котором может принять участие любой правомочный поставщик, откликнувшийся на извещение о проведении конкурса, распространенное заказчиком Извещение обычно публикуется в специализированных изданиях (в т. ч., электронных), часто - на интернет-сайте заказчика, иногда - в ведущих газетах и журналах, а также других средствах массовой информации.

Конкурс проводит сам заказчик или уполномоченный им организатор. Все требования к закупаемой продукции и квалификации поставщиков, а также критерии выбора победителя и процедура проведения конкурса детально прописываются в конкурсной документации, которая распространяется либо бесплатно, либо за плату, не превышающую расходов организатора конкурса на ее тиражирование и рассылку.

Открытый конкурс - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

1.1 Создание нормативной базы

- Разработка положения о закупках.

Положение о закупках является основным документом, определяющим внутренние правила организации закупок у заказчика. В нем прописываются все применяемые закупочные процедуры, условия и порядок их применения, в том числе полномочия и порядок формирования конкурсной комиссии.

- Разработка регламента закупок.

В регламенте детально прописывается порядок взаимодействия и ответственность подразделений заказчика, участвующих в закупке, включая подразделения, в интересах которых производится закупка, закупщиков и т. д., вплоть до руководителей организации.

- Разработка типовой конкурсной документации и методических материалов.

Данный элемент нормативной базы не является жизненно необходимым для проведения закупок, однако, чем больше их проводится, тем острее ощущается потребность перехода от «свободного творчества» и «изобретения велосипеда» к «стандартам и конвейеру». Методические материалы также весьма полезны в связи с ротацией кадров - система закупок не должна страдать от смены персонала, их организующего.

- Утверждение персонального состава комиссии.

Обычно к компетенции комиссии относятся вопросы выбора способа закупок, утверждения конкурсной документации, проведение оценки предложений и выбор победителя.

Иногда комиссия существует как формальная инстанция, утверждающая окончательные решения, а всю "черновую" работу делают специалисты по закупкам. В любом случае, от состава комиссии во многом зависит проведение и результаты конкурса. Персональный состав комиссии может быть утвержден приказом руководителя заказчика один для всех закупок, а может варьироваться, в зависимости от предмета закупки, так что, по сути, параллельно действует несколько комиссий.

- Разработка технического задания и критериев определения победителей.

Функция разработки технического задания и критериев, по которым будет определяться лучшее предложение, лежит, в первую очередь, на плечах подразделения, в интересах которого производится закупка. С участием специалистов, отвечающих за проведение конкурса, они формализуют технические требования к закупаемой продукции.

1.2 Конкурсная документация

Формально российское законодательство не устанавливает жестких требований к структуре и содержанию конкурсной документации. Ряд обязательных требований предъявляется только к извещению о проведении конкурса, которое должно содержать сведения о времени, месте и форме торгов, их предмете и порядке проведения, в том числе, об оформлении участия в торгах, определении лица, выигравшего торги, а также сведения о начальной цене и сроках заключения договора с победителем. Для некоторых категорий заказчиков существуют дополнительные требования. Так, гос. заказчикам рекомендуется использовать методические материалы, содержащие проекты типовой конкурсной документации, а для заказчиков по проектам Всемирного банка является обязательным использовать соответствующую типовую документацию.

Конкурсная документация состоит из следующих разделов:

1. Извещение о конкурсе. Информирует поставщиков о конкурсе, условиях и порядке участия в нем;

2. Инструкция участникам конкурса. Определяет все «правила игры»: требования к поставщикам, состав, порядок подготовки и подачи конкурсной заявки, критерии определения победителя и т. п.;

3. Техническое задание. Подробно описывает предмет закупки, содержит все необходимые спецификации и т. д.;

4. Проект договора. Содержит «рыбу» будущего договора между заказчиком и победителем конкурса;

5. Формы конкурсной заявки.

Обычно участник конкурса должен включить в свою заявку заполненные формы: предложения, таблицы цен, банковской гарантии, анкеты участника конкурса и т. п.

Формы используются для унификации заявок и удобства их сопоставления и оценки.

Извещение об открытом конкурсе. Согласно закону Республики Беларусь от 13 июля 2012 г., №419-3 извещение о проведении конкурса должно обязательно содержать сведения о:

- времени, месте и форме конкурса;

- предмете и порядке проведения конкурса;

- оформлении участия в конкурсе;

- определении победителя;

- начальной цене;

- сроках заключения договора с победителем.

Если заказчик предполагает возможность отмены конкурса, об этом надо четко прописать в извещении, так как в противном случае, при отмене конкурса менее чем за 30 дней до его проведения, организатор открытых торгов обязан возместить участникам понесенный ими реальный ущерб. Едва ли кто из поставщиков решит воспользоваться этим правом, но лучше данную ситуацию предупредить.

1.3 Предварительный квалификационный отбор

Процесс оценки конкурсных заявок весьма длителен и трудоемок. Если заявок поступило достаточно много (больше 7-10), расходы заказчика на анализ предложений значительно возрастают, а общее время оценки увеличивается. Кроме того, низко квалифицированный поставщик, сделавший формально лучшее предложение, зачастую объективно не в состоянии выполнить условия договора на должном уровне.

Поэтому иногда целесообразно провести оценку поставщиков еще до этапа подготовки конкурсных предложений, с тем чтобы, в конечном счете, в конкурсе участвовали предложения только квалифицированных поставщиков.

Для этого в процедуру открытого конкурса включают этап предварительного квалификационного отбора (предквалификацию).

Предварительный квалификационный отбор выгоден и для участников конкурса - те из них, которые не соответствуют требованиям заказчика, сберегут силы и деньги, которые ушли бы на покупку конкурсной документации, подготовку конкурсных заявок и предоставление обеспечения.

Чаще всего эта процедура используется при проведении конкурсов по строительству крупных объектов, сложным консультационным проектам, поставкам специального оборудования.

В некоторых случаях квалификационный отбор проводится как отдельная процедура, для того, чтобы сформировать список (реестр) квалифицированных поставщиков, с которыми заказчик будет иметь дело при дальнейших закупках.

Прежде чем оценивать квалификацию поставщиков, необходимо убедиться, что все они правомочны (т. е., имеют право осуществлять поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг), так как в противном случае оценка квалификации таких поставщиков будет пустой тратой времени заказчика.

В то же время, при оценке квалификации поставщика важно правильно установить перечень требований к квалификации и квалификационный порог по ним, излишне не завышая, но и не занижая требования. Иначе можно получить либо очень короткий, а то и пустой, список потенциальных контрагентов, либо, наоборот, невероятно длинный, делающий процедуру квалификационного отбора бессмысленной.

Процедура квалификационного отбора.

Квалификационный отбор может проводиться как элемент другой процедуры закупок (например, открытого конкурса), так и как отдельная процедура, целью которой является формирование реестра квалифицированных поставщиков, допускаемых к участию в закупках организации на какой-то период времени (обычно квартал или год).

Стоит еще раз отметить, что задачей квалификации является не ранжирование заявок поставщиков, а разделение их на две группы - подходящие и неподходящие заказчику.

Как показывает практика, поставщики сравнительно легко мирятся с поражениями в конкурсе, но ревностно относятся к решениям о не прохождении ими квалификационного отбора. Поэтому важно серьезно мотивировать подобные решения.



1.4 Подготовка конкурсных заявок

Подготовка конкурсной заявки начинается поставщиком в момент получения конкурсной документации (хотя предварительная работа, такая как анализ возможных конкурентов, получение неофициальной информации и т. д., должна начинаться ранее). Этот этап является ключевым в работе поставщика. Организатор конкурса может устанавливать плату за конкурсную документацию или требовать взноса в различной форме для участия в конкурсе.

В результате на этапе получения конкурсной документации, у некоторых поставщиков возникают затруднения. Во-первых, документация, как правило, приобретается за безналичный расчет. Соответственно требуется время на внутреннее согласование в фирме (руководство, финансовый отдел и т. д.), совершение платежа, поступление денег на счет организатора торгов. Тем самым теряется несколько дней из срока, отведенного на подготовку конкурсного предложения, часто и без того весьма ограниченного.

Во-вторых, особенно когда речь идет о сложных закупках, над подготовкой конкурсного предложения работает несколько специалистов. Соответственно необходимо иметь достаточное число копий документации. В большинстве конкурсов от участников требуется предоставление обеспечения конкурсного предложения (обычно в виде банковской гарантии). Его размер обычно не превышает 3% от предполагаемой цены контракта. В конкурсной документации должны быть указаны критерии отбора победителя. Это делается далеко не всегда, но отсутствие полной информации по этому вопросу может рассматриваться как косвенное свидетельство недобросовестности организатора и необъективности конкурса.

Стоит особо отметить, что выбор поставщика далеко не всегда осуществляется исходя из лучшей цены заявки, особенно когда речь идет о закупке консультационных услуг. Значение при оценке предложений могут иметь также расходы заказчика на эксплуатацию, сопровождение, техническое обслуживание и ремонт продукции, сроки доставки товаров, завершения работ или предоставления услуг, функциональные характеристики продукции, графики поставок и платежей и т. д.

Требования заказчика поставщику игнорировать нельзя, однако их можно обсудить, направив запрос организатору конкурса. Вполне может быть, что то или иное требование попало в конкурсную документацию по недосмотру. Подобная дискуссия должна документироваться - вопросы направляются в письменном виде, а решения заказчика изменить условия конкурса и конкурсную документацию оформляются путем издания дополнений к ней.

Конкурсная заявка поставщика должна оформляться в полном соответствии с требованиями конкурсной документации, причем следует уделить должное внимание всем формальным требованиям - парафированию и подписанию листов предложения лицом, имеющим право подписи (причем это право должно быть подтверждено соответствующим документом, таким как устав или доверенность), постановке во всех требуемых местах печати, маркировке конвертов с заявкой и т. д.

К сожалению, отклонение заявок по формальным признакам - явление не такое уж и редкое. Причины принятия подобных решений могут быть достаточно разнообразными: отсутствие подписи на некоторых документах, внесение изменений в формы конкурсных заявок и т. п.

Все ответы на вопросы поставщиков, должны доводиться до сведения остальных участников конкурса (без указания авторства вопроса). Разумеется, это правило не касается вопросов, ответ на который содержится в конкурсной документации (это часто бывает, когда поставщик не счел нужным внимательно изучить ее требования).

Допускается внесение организатором конкурса изменений в конкурсную документацию и продление срока подачи предложений. В этом случае все участники конкурса также должны быть извещены. Иногда в составе конкурсной заявки требуется представить оригинал и несколько копий предложения, необходимые для удобства работы членов оценочной комиссии. Причем речь идет о полной копии предложения, со всеми подписями и печатями, а не простой ксерокопии.

1.5 Обеспечение конкурсной заявки

Проведение конкурса занимает достаточно много времени и требует не мало иных ресурсов от заказчика, включая высокопрофессиональных специалистов. Если соблюдать все требования законодательства, то довольно затруднительно провести открытый конкурс менее чем за полтора - два месяца: только на подготовку конкурсных заявок Гражданский кодекс отводит не менее 30 дней. Не редко столько же или даже больше уходит на подготовку конкурсной документации и оценку предложений претендентов.

Поэтому вполне обоснованным является желание заказчика подстраховаться от рисков, связанных со срывом этой процедуры, в первую очередь - от отказа победителем выполнить контракт на содержащихся в конкурсной документации и конкурсной заявке условиях Белорусское законодательство предусматривает в качестве основных способов обеспечения обязательств:

- неустойку;

- залог;

- удержание имущества;

- поручительство;

- банковскую гарантию;

- задаток;

- также разрешает использовать другие способы, предусмотренные как законом, так и договором.



1.6 Подача и вскрытие заявок

В приглашении к участию в конкурсных торгах, а также в конкурсной документации указывается место подачи и вскрытия предложений, а также соответствующие дата и время. Факт подачи заявки отмечается в журнале регистрации заявок. В идеале представитель поставщика, представивший заявку, должен иметь на это доверенность.

Однако это требование часто считается ненужной формальностью.

Представителю поставщика выдается расписка, также подтверждающая получение конкурсной заявки. Если согласно требованиям конкурсной документации копии подаются в отдельных пакетах (конвертах), число поданных пакетов должно отмечаться в журнале регистрации и расписке.

Теоретически, участник поставщик имеет права подать заявку до крайнего срока, указанного в конкурсной документации и извещении о проведении конкурса. Хотя практика преподносит немало уточняющих теорию сюрпризов.

Так, многие поставщики, опасаясь несанкционированного доступа к поданным заявкам, а также стараясь максимально учесть рыночную ситуацию, подают заявки в последний день, а часто - и последние минуты. И, формально, имеют на это право. Однако, у большинства заказчиков приемом заявок занимается лишь один сотрудник, физические возможности которого не беспредельны. Смешно сказать, но иногда значение имеет даже расположение - иногда путь от кабинета до фойе в крупном офисе занимает добрый десяток минут, а ведь потом ему требуется время, чтобы вернутся обратно, лишь тогда он сможет "обслужить" следующего "страждущего". Да и других дел у него хватает. К тому же, обычно для доступа в место приема заявок необходим заказ пропуска. Что тоже занимает время. В итоге вполне может возникнуть ситуация, когда кто-то из поставщиков не успевает передать заявку. Что формально является основанием для недопущения ее к участию в конкурсе. Хотя не все организаторы конкурса жестко придерживаются заявленных ими же правил и вполне могут "в качестве исключения" принять опоздавшую заявку. Особенно если крайний срок подачи заявок и процедура вскрытия разнесены по времени (это законодательство допускает).

Обычно дата вскрытия заявок совпадает с датой окончания приема заявок, незначительно различаясь по времени (минут на 15-30), но бывают случаи, когда вскрывают конверты и через неделю после официального истечения срока их подачи. Последнее обычно связано с графиком проведения заседаний конкурсной комиссии, хотя в этом случае есть и некоторая вероятность нарушений со стороны организатора конкурса (предварительное ознакомление с заявками, допуск опоздавших заявок, дополнений к заявкам и т. п.).

Представители участников конкурса имеют право присутствовать на процедуре вскрытия. После вскрытия конвертов с конкурсными заявками оглашается информация о поставщиках (полное наименование и юридический адрес), предложенных ими ценах, а также иная информация, которую организатор торгов сочтет нужным довести до сведения присутствующих и занести в протокол. Следует помнить, что минимальная цена, прозвучавшая на вскрытии, вовсе не означает, что предложивший ее поставщик станет победителем конкурса. Ведь критерии оценки заявок, изложенные в конкурсной документации, нередко предполагают учет и других условий. Не говоря о том, что возможны арифметические ошибки, различного рода скидки в предложениях конкурентов и т. п.

Поэтому незамедлительное объявление победителя невозможно - заявки предварительно должны быть тщательно изучены. Хотя на практике некоторые заказчики сразу объявляют результаты конкурса, не обращая внимания на возможные ошибки и вытекающие из этого последствия.



1.7 Оценка предложений

Ключевым элементов выбора контрагента является этап оценки конкурсных заявок.

Согласно Гражданскому кодексу, победителем конкурса признается поставщик, который по заключению конкурсной комиссии, предложил лучшие условия. Поэтому в конкурсной документации должны содержаться требования к поставщикам, а также быть сформулировано, каким условиям должно соответствовать предложение победителя и каким образом это соответствие будет определяться комиссией.

Организатор конкурса должен избегать общих формулировок, таких как "лучшее качество, лучшие условия поставки" и т. д., конкретизируя все критерии и указывая их значимость (весомость). При этом, по возможности, следует исключать (минимизировать использование) трудно формализуемых (качественных) критериев. Это сравнительно легко сделать при закупках товаров, однако для работ и услуг - довольно проблематично, а иногда и невозможно.

Критерии, используемые при выборе поставщика, и их веса зависят не только от предмета закупки, его ценовых и качественных характеристик. Важен учет также объемов и целей закупки.

Следует не только выделить оцениваемые критерии, но и правильно выбрать методику оценки.

Иногда разные методики, применяемые для оценки одних и тех же поставщиков, дают противоречащие друг другу рекомендации по определению победителя.

1.8 Определение победителя

На очередном заседании конкурсной комиссии рассматриваются заявки претендентов и заключения экспертов, на основании которых принимается решение о претенденте на победу (победителем он станет только после подписания протокола о результатах конкурса).



2. Анализ участия в тендерах НПООО «Тензодат»

Любая компания стремится сохранить имеющиеся и завоевать новые позиции на рынке. В арсенале компании имеется множество инструментов для достижения этой цели, не последнее место среди которых в современном обществе занимают тендеры.

Тендеры являются серьезной инвестицией с точки зрения времени и иногда средств при не всегда гарантированном результате. Следует отметить, что, к сожалению, в наших рыночных условиях очень часто тендеры, проводимые даже западными компаниями, бывают нечестными. Известны случаи, когда компания организовывала тендер, собирала предложения, а потом эти предложения отдавались другой «своей» компании, при этом всем участникам тендера говорилось, что они по той или иной причине не подходят. Либо бывает такой вариант, когда официально к участию в тендере приглашается, например, 5 компаний, но существует шестая, которая в тендере может и не участвовать, но находится в тех или иных отношениях с потенциальным клиентом. И после сбора предложений от пяти участников тендера, они просто передаются этой шестой компании, которая получает контракт, при этом результатом тендера выставляется, так называемая, «ничья». Таких ситуаций достаточно много.

Из опыта участия в тендерах НПООО «Тензодат» достаточная часть из них оставалась без выявления победителя, хотя преимущества той или иной компании были очевидными.

НПООО «Тензодат» участвует в тендерах с 2006 года. За последнее время всё реже, так как результаты участия в конкурсах подобного рода не оправдывают затраченные средства.

Всё же проследим опыт участия в тендерах названного предприятия, итак:

1. Тендер «Спецкоммунтранс» на закупку и установку автомобильных весов 30 т. - 8 м. (с максимальной нагрузкой или пределом взвешивания 30 тонн и грузоприёмной платформой 8 метров), 2006 год. Весовые коэффициенты заказчика: 40%-цена, 20%-качество, 15%-сроки поставки, 10%-условия оплаты, 10%-гарантия, 5%-развитие сервисной службы. Количество участников - 4. Победителем объявлен Модус CВ со стоимостью в 27,5 млн. руб. Тензодат выставило цену в 38 млн. руб., с комплектом дополнительного датчика. Главной ошибкой было включение в стоимость дополнительных приборов и упор на презентацию качества, так как главным весомым аргументом для заказчика являлась цена;

2. Тендер «Инициатива» на закупку и установку автомобильных весов 50 т. - 18 м., 2006 год. Весовые коэффициенты заказчика: 30%-цена, 30%-качество, 15%-сроки поставки, 10%-условия оплаты, 5%-гарантия, 5%-развитие сервисной службы, 5%-дополнительные услуги. Количество участников - 3 (Информком, ВосходАгротех, Тензодат). Победителем объявлен Тензодат со стоимостью 60,2 млн. руб., что выше цены конкурентов на 2-3 млн. руб. Главным плюсом в данном тендере сыграло то, что наше предприятие добавило в стоимость весов 2 дополнительных датчика по 1,8 млн. руб./ед., что вызвало интерес у заказчика;

3. Тендер «Птицефабрика им. Крупской» на закупку и установку автомобильных весов 50 т. - 15 м., 2006 год. Весовые коэффициенты заказчика: 50%-цена, 25%-качество, 10%-сроки поставки, 5%-условия оплаты, 5%-гарантия, 5%-развитие сервисной службы. Количество участников - 7 (Информком, ВосходАгротех, Вежа-К, Туссон - представил 2 вида продукции, Прибор, Интеллектуальные технологии и системы, Тензодат). Победителем объявлен Тензодат с самой низкой стоимостью в 47 млн. руб./ед. Определяющую роль в установлении достаточно низкой стоимости сыграл тот факт, что тендер был объявлен на поставку трёх единиц товара, что значительно сокращает расходы на производство и обслуживание, нежели на единицу;

4. Тендер «Слонимский мясокомбинат» на закупку и установку автомобильных весов 60 т. - 18 м. и 20 т. - 10 м., 2007 год. Весовые коэффициенты заказчика: 45%-цена, 35%-качество (гарантия), 10%-сроки поставки, 10%-условия поставки. Количество участников - 8 (Информком, ВосходАгротех - 2 вида продукции, Вежа-К - 2 вида продукции, Туссон, Прибор, Скейлсервис, Старкасс, Тензодат). Победитель не был определён. Причины заказчиком не указаны;

5. Тендер молочный комбинат «Савушкин продукт» на закупку и установку автомобильных весов 60 т. - 16 м., 2008 год. Весовые коэффициенты заказчика: 40%-цена, 20%-качество, 10%-сроки поставки, 15%-условия оплаты, 10%-гарантия, 5%-развитие сервисной службы. Количество участников - 10 (Информком, Вежа-К - представили 2 вида продукции, Туссон, Прибор, Брестмаш, Весоприбор, Эталон, Номинал, Астрон, Тензодат- представили 2 вида продукции). Победителем объявлен Эталон, как один из местных поставщиков;

6. Тендер «Барановичский мясоконсервный комбинат» на закупку и установку автомобильных весов 20 т. - 6 м., 2009 год. Весовые коэффициенты заказчика отсутствовали. При подтверждении заявки уведомили, что кроме цены будет учитываться надёжность, гарантия и условия оплаты. Количество участников - 10 (Информком, Вежа-К, Туссон, Прибор, НАИС, Весоприбор, Астрон, ИНКОС, САПСАН, Тензодат). Победителем объявлен Туссон, так как во-первых, одна из самых низких цен (ниже только у Тензодат), во-вторых, что сыграло определяющую роль для победы в этом тендере, это оплата после ввода в эксплуатацию, т. е., предоплата отсутствует, а в-третьих, сроки поставки значительно выделяют данного участника среди остальных;

7. Тендер «Гродно льнокомбинат» на закупку и установку автомобильных весов 40т-18 м;40т-20м, платформенные низкопрофильные 500 кг, весы тележка 500 кг, 2009 год. Весовые коэффициенты заказчика: 50% - цена, 30% - качество, 20% - условия оплаты. Количество участников - 6. Победителем объявлен Тензодат, так как общая стоимость всех лотов самая низкая, а также никто из участников не предложил весы тележку;

8. Тендер «Белцветмет» на закупку и установку автомобильных весов 50 т. - 18 м. в объеме 3-х штук, 2009 год. Весовые коэффициенты заказчика: 70% - цена, 10% - сроки поставки, 10% - условия оплаты, 10% - наличие сервисных центров. Количество участников - 7 (Тензо МБ (переименованный Информком), Вежа-К, Номинал, ИНКОС, Прибор, Модус СВ, Тензодат). Победитель не был определён. Заказчик не смог определиться с лидером организованного тендера, так как существовали некоторые претензии по отношению к участникам: у ИНКОС подозрительно низкая цена, в 2008 году на тендере меньшие весы ВСА 40-17 стоили 63779 тыс., из заявки Модус СВ не понятно включены ли в стоимость весов налог на добавленную стоимость, доставка и поверка, Вежа-К выставило весы, срок действия предложения которых только 30 дней, а также предложенные весы оказались колейными, а не платформенными, как было указано в заявке, что принципиально не устраивало заказчика, весы, предложенные Тензодат, не сертифицированы, что, должно было, как минимум, отразится в цене, остальные же участники не завоевали должного внимания заказчика;

9. Тендер ОАО «Бумажная фабрика «Красная звезда» на закупку и установку автомобильных весов 50 т. - 16 м., 2010 год. Весовые коэффициенты заказчика: 60% - цена, 20% - сроки поставки, 15% - условия оплаты, 5% - гарантия. Количество участников - 9 (Тензо МБ (переименованный Информком), Вежа-К, Агроконсалт (дочерняя фирма Вежа-К), Номинал, ИНКОС, Прибор, Брестмаш, Астрон, Тензодат). Победителем объявлен Номинал, набрав 88 баллов из возможных 100, так как в стоимость весов входят дополнительные услуги, в том числе и строительство фундамента. НПООО «Тензодат» не привлекает сторонние фирмы для разработки тендерных предложений, так как при использовании сторонних консультантов могут возникать проблемы: при их использовании увеличивается вероятность утечки информации о содержании тендерного предложения, специалисты могут оказаться недостаточно компетентными и опытными (не иметь представления о специфике предлагаемой услуги) и т. д.

Предприятие заинтересовано в участии в тендерах с увеличением процента выигранных, по причине того, что это позволяет более эффективно планировать предприятию свою деятельность и также способствует повышению стабильности в его работе.

Проведём статистический анализ участия в тендерах НПООО «Тензодат» за период 2006-2010 гг.: в 2006 году предприятие участвовало в тендерных тогах 3 раза, 2 из которых оказались результативными, в 2007 и 2008 годах - по одному участию без побед, в 2009 году было подготовлено 3 тендерных предложения для участия в конкурсе, и только лишь одно было оценено положительно, в 2010 году «Тензодат» смогло выставить на тендерные торги свою продукцию лишь однажды, не получив в итоге заказ.

Как видно из вышеизложенного, количество выигранных тендеров в период с 2006 по 2010 год имеет достаточно сильные колебания и является не стабильным. Это объясняется тем, что 2007 и 2008 годы (где наблюдается самый низкий процент выигрышей), являются неблагоприятными для участия в тендерах. «Тензодат» объясняет это тем, что в 2007 году предприятие становится неконкурентоспособным из-за того, что на предприятии продолжают использовать старые технологии. Проанализировав причины своих неудач, «Тензодат» стало более осмотрительно принимать решения, касающиеся участия в тендерных торгах.



3. Разработка стратегии сбыта по участию в тендерах

Сбытовая стратегия предприятия, или стратегия организации каналов товародвижения занимает существенное место в системе стратегического управления. Ее назначение - организация оптимальной сбытовой сети для эффективных продаж производимой продукции, включая создание сети оптовых и розничных магазинов, складов промежуточного хранения, пунктов техобслуживания и выставочных залов, определение маршрутов товародвижения, организация транспортировки, работ по отгрузке и погрузке, вопросы логистики, системы снабжения, обеспечения эффективности товародвижения и т. д.

В процессе деятельности проблема сбыта решается уже на стадии разработки стратегии фирмы. Речь идет о выборе наиболее эффективной системы каналов и методов сбыта применительно к конкретно определенным рынкам. Это означает, что производство продукции с самого начала ориентируется на конкретные формы и методы сбыта, наиболее благоприятные условия. Поэтому разработка сбытовой стратегии имеет целью определение оптимальных направлений и средств, необходимых для обеспечения наибольшей эффективности реализации товара. Это предполагает обоснованный выбор организационных форм и методов сбытовой деятельности, ориентированных на достижение намеченных конечных результатов.

Разработке сбытовой стратегии фирмы предшествует анализ оценки эффективности существующей сбытовой системы, как в целом, так и по отдельным ее элементам, соответствие проводимой фирмой сбытовой политики конкретным рыночным условиям.

Анализ системы сбыта предполагает выявление эффективности каждого элемента этой системы, позволяет оценить деятельность сбытового аппарата. Анализ издержек обращения предусматривает сопоставление фактических сбытовых расходов по каждому каналу сбыта и виду расходов с показателями плана, с тем, чтобы обнаружить необоснованные расходы, устранить потери, возникшие в процессе товародвижения и повысить рентабельность функционирующей системы сбыта. Организация сбыта в системе маркетинга играет весьма важную роль в том смысле, что осуществляет обратную связь производства с рынком, является источником информации о спросе и потребностях потребителей. Поэтому разработка сбытовой стратегии кладется в основу программы маркетинга, как по каждому конкретному продукту, так и по производственному отделению в целом. Если по итогам расчетов окажется, что расходы на реализацию нового товара чрезмерно высоки и не позволяют обеспечить определенный уровень рентабельности, руководство производственного отдела может принять решение о нецелесообразности дальнейшей разработки и внедрения в производство данного товара.

...