Закупочная деятельность предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

закупка поставщик партия

В настоящее время благополучие и коммерческий успех предприятия всецело зависят от того, насколько эффективна его деятельность. И она должна быть ориентирована только на прибыльное, рентабельное функционирование, так как предприятие несет всю полноту экономической ответственности за свои решения и действия.

Главной целью функционирования предприятия является получение максимально возможной прибыли за счет реализации потребителям производимой продукции (выполненных работ, оказанных услуг), на основе которой удовлетворяются социальные и экономические запросы трудового коллектива и владельцев средств производства.

Предприятие выступает в роли потребителя, когда покупает товары, услуги с целью получения прибыли путем использования покупки для производства других продуктов или путем использования покупки в своих операциях. Такими товарами могут быть как сырье, полуфабрикаты, комплектующие изделия, вспомогательное оборудование, разнообразные услуги, так и рабочая сила.

В качестве одного из наиболее важных условий, влияющих на поведение потребителей, является доступность товаров, т.е. возможность получать необходимую продукцию в любой требуемый момент времени. Это обеспечивает ритмичность работы предприятий-потребителей, позволяет эффективнее планировать свою деятельность. Цель организации закупочной деятельности у любого предприятия - увеличение прибыли через снижение затрат или увеличение продаж.

1. Сущность и задачи закупочной деятельности предприятия

1.1 Этапы, методы и формы закупок и поставок материальных ресурсов на предприятие

Поставки материальных ресурсов на предприятие осуществляются через систему хозяйственных связей, которые представляют собой совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями средств производства. Рациональная система хозяйственных связей предполагает минимизацию издержек производства и обращения, полное соответствие количества, качества и ассортимента поставляемой продукции потребностям производства, своевременность и комплектность ее поступления.

Хозяйственные связи между предприятиями могут быть прямыми и опосредованными (косвенными), длительными и краткосрочными.

Прямые - представляют собой связи, при которых отношения по поставкам продукции устанавливаются между предприятиями-изготовителями и предприятиями-поставщиками прямо, непосредственно.

Опосредованными считаются связи, когда между этими предприятиями имеется хотя бы один посредник. Поставки продукции потребителю могут осуществляться смешанным путем, т.е. как напрямую, так и через посредников (дистрибьюторов, джобберов, агентов, брокеров).

Дистрибьюторы и джобберы -- это фирмы, осуществляющие сбыт на основе оптовых закупок у крупных промышленных предприятий - производителей готовой продукции. Дистрибьюторы в отличие от джобберов - относительно крупные фирмы, располагающие собственными складами и устанавливающие длительные контрактные отношения с промышленными предприятиями Джобберы, напротив, скупают отдельные крупные партии товаров для быстрой перепродажи. Агенты и брокеры - это фирмы или отдельные предприниматели, осуществляющие сбыт продукции промышленного предприятия на основе комиссионного вознаграждения.

Прямые хозяйственные связи для предприятий являются наиболее экономичными и прогрессивными по сравнению с косвенными, так как в них исключаются посредники, уменьшаются издержки обращения, документооборот, укрепляются взаимоотношения между поставщиками и потребителями. Поставки продукции становятся более регулярными и стабильными. Опосредованные хозяйственные связи менее экономичны, требуют дополнительных затрат на покрытие расходом деятельности посредников между предприятиями-потребителями и предприятиями-изготовителями.

Потребность в косвенных связях объясняется тем, что прямые связи выгодны и целесообразны в условиях потребления материальных ресурсов в крупных масштабах. Если же предприятия потребляют сырье и материалы в незначительных количествах, не достигающих транзитной формы отгрузки, то, чтобы не создавать на предприятиях излишние запасы материальных ценностей, целесообразны связи и через услуги посредников.

Как прямые, так и опосредованные связи могут носить длительный и краткосрочный характер. Длительные хозяйственные связи являются прогрессивной формой материально-технического снабжения, когда предприятия имеют возможность развивать на долгосрочной основе сотрудничество по совершенствованию выпускаемой продукции, снижению ее материалоемкости, доведению до мировых стандартов.

С классификацией связей на прямые и косвенные связано деление их по формам организации поставок продукции. С этой точки зрения различают транзитную и складскую формы поставок.

При транзитной форме снабжения материальные ресурсы перемещаются от поставщика к потребителю прямо, минуя промежуточные базы и склады посреднических организаций. Предприятие, получая материал непосредственно от поставщика, ускоряет доставку и сокращает транспортно-заготовительные расходы. Однако ее использование ограничено транзитными нормами отпуска, меньше которых поставщик не принимает к исполнению Использование этой формы снабжения для материалов с небольшой потребностью приводит к увеличению запасов и связанных с этим расходов.

При складской форме материальные ресурсы завозятся на склады и базы посреднических организаций, а затем с них отгружаются непосредственно потребителям.

Транзитную форму целесообразно применять в тех случаях, когда потребителям требуются материальные ресурсы в больших количествах, что дает возможность отгружать их полногрузными вагонами или другими средствами транспорта. При транзитной форме завоза значительно снижаются издержки и повышается скорость обращения, улучшается использование транспортных средств.

Складская форма снабжения играет большую роль в обеспечении мелких потребителей. Она позволяет им заказывать необходимые материалы в количествах меньше установленной транзитной нормы, под которой понимается минимально допустимое общее количество продукции, отгружаемое предприятием изготовителем потребителю по одному заказу. При cкладской форме снабжения продукция со складов посреднических организаций может завозиться малыми партиями и с большей частотой, что способствует сокращению запасов материальных ресурсов у потребителей. В этом случае последние несут дополнительные расходы за складскую переработку, хранение и транспортировку с баз посреднических организаций. Поэтому в каждом конкретном случае требуется экономическое обоснование выбора форм снабжения.

1.2 Система оперативного управления закупками. Определение оптимального размера партии поставки

Для технико-экономического обоснования выбора формы снабжения используется формула, где максимальное количество материала должно быть меньше или равно следующему значению:

Рмах < К(Птр-Пскл)/(Сскл-Стр) (1)

где Р -- максимальное количество материала, которое экономически целесообразно получить от складских организации, в натур. ед. измерения;

К -- коэффициент использования производственных фондов и содержания производственных запасов, в %;

Птр и Пскл -- средняя величина партии поставки, соответственно, при транзитной и складской формах снабжения, в натур. ед. измерения;

Стр и Сскл -- величина расходов по доставке и хранению материалов, соответственно, при транзитной и складской формах снабжения, в % к цене.

Важными этапами в организации материально-технического снабжения промышленности является специфицирование ресурсов и заключение хозяйственных договоров по поставкам продукции.

Под специфицированием ресурсов понимается расшифровка укрупненной номенклатуры по конкретным видам, маркам, профилям, сортам, типам, размерам и прочим признакам. От правильного составления спецификации материальных ресурсов во многом зависит материальное обеспечение производства. Неточность в спецификации может привести к тому, что фактические поставки не будут соответствовать действительной потребности, предприятие будет поставлено под угрозу невыполнения производственной программы и сбыта своей продукции.

Поставляется продукция по договорам, которые служат документом, определяющим права и обязанности сторон.

В договорах указываются: наименование продукции, количество, ассортимент, комплектность, качество и сортность продукции с указанием стандартов и технических условий, требования к упаковке и таре, сроки поставки продукции, общий срок действия договора, цена на поставляемую продукцию и общая ее стоимость, условия оплаты, предусматривается ответственность сторон за соблюдение условий договоров. После заключения договоров отделы снабжения предприятий должны обеспечить своевременное и комплектное получение материалов, их количественную и качественную приемку, правильное хранение на складах предприятия. Оперативная работа по завозу материалов осуществляется на основе месячных планов, в которых указываются календарные сроки и объемы поставок по важнейшим видам материальных ресурсов Копии таких планов передаются на соответствующие склады и используются для организации подготовительных работ.

Существует два варианта организации завоза материальных ресурсов: самовывоз и централизованная доставка.

Самовывоз характеризуется отсутствием единого органа, обеспечивающего оптимальное использование транспорта, предприятие самостоятельно договаривается с транспортными организациями. Применяются сложившиеся технологические процессы грузопереработки, которые могут быть не согласованы между собой, отсутствует необходимость использования строго определенных видов тары, могут отсутствовать условия для беспрепятственного подъезда транспорта, быстрой разгрузки и приемки материальных ресурсов.

При централизованной доставке предприятие-поставщик и предприятие-получатель создают единый орган, цель которого - оптимизировать совокупный материальный поток. Для этого разрабатываются схемы завоза продукции, определяются рациональные размеры партий поставок и частота завоза; разрабатываются оптимальные маршруты и графики завоза продукции, создается парк специализированных автомобилей и выполняется ряд других мероприятий.

Преимущества централизованной доставки заключаются в том, что она позволяет:

повысить степень использования транспорта и складских площадей;

оптимизировать товарные запасы у производителя и потребителя продукции;

повысить качество и уровень материально-технического обеспечения производства;

оптимизировать размеры партии поставок продукции.

План материально-технического снабжения предусматривает: определение общей потребности в материальных ресурсах, определение объемов запасов материалов, расчет ожидаемых остатков материалов на конец года, установление объема завоза материальных ресурсов. Исходными данными для составления плана материально-технического снабжения являются: производственная программа, номенклатура материалов, норма расхода, планово-расчетные цены и отчетные данные о расходе и остатках материалов на складах.

Потребность в основных материалах на программу определяется прямым счетом (по изделиям, деталям, представителям и аналогам) путем умножения нормы расхода по соответствующим изделиям на программы производства.

2. Выбор поставщиков и заключение договоров поставки

2.1 Оценка и выбор поставщиков

Стратегия выбора поставщика предполагает анализ альтернативных вариантов сотрудничества на базе выработки отдельных показателей деятельности поставщика. Основные требования к поставщикам могут быть разработаны собственным отделом по логистике фирмы. Можно воспользоваться услугами внешних консультационных фирм.

Каждая фирма вольна устанавливать свои критерии оценки поставщиков исходя из собственных соображений и принятой стратегии деятельности. Вместе с тем существуют некоторые общие основные требования к поставщикам:

точно в срок по согласованному графику поставлять продукцию в соответствии с заказом (договором, контрактом);

продукция должна отвечать оговоренным стандартам качества, производиться по передовой технологии;

соблюдать требуемые объемы поставки;

оперативно откликаться на новые требования фирмы-заказчика;

предоставлять необходимую сопроводительную документацию;

выдерживать согласованные цены;

предоставлять при необходимости дополнительные услуги;

доступность (территориальная, информационная, коммуникационная) поставщика.

Все эти требования к поставщикам могут меняться в зависимости от общей экономической ситуации, конъюнктуры рынка.

По каким показателям целесообразно оценивать деятельность поставщиков? В решении этого вопроса нет единого подхода.

Однако есть обобщенный вариант показателей, которые определяют предпочтительность поставщиков:

репутация и имидж;

надежность;

качество продукции, соответствие прогрессивным стандартам;

возможный объем поставки;

соблюдение сроков, графиков поставки;

уровень цены на продукцию или услуги (сравнительный анализ цена/качество, цена/количество);

условия поставки и формы расчетов (поставки по плану, по требованию, упаковка, транспортные и страховые услуги, валюта расчетов);

взаимоотношения с заказчиками (доверительные, тесные, долговременные, комфортные или эпизодические, формальные, диктаторские);

дополнительные услуги.

Выбор поставщиков - задача сложная и ответственная, поскольку от них во многом зависит ритмичность производства, а, в конечном счете, - рентабельность и репутация фирмы перед клиентами, потребителями ее продукции. Проблема выбора является наиболее острой для новых фирм или фирм, меняющих номенклатуру продукции, сферу деятельности либо стратегию.

Действующие фирмы, имеющие хозяйственные связи, испытывают иные трудности.

Если такие фирмы успешно сотрудничают с поставщиком, то целесообразно сохранить эти связи, подкорректировав их в соответствии с новыми требованиями. Опыт показывает, что смена поставщика - процедура болезненная с непредсказуемыми последствиями. Если все же связи нарушаются или поставщик оказывается несостоятельным, то следует обратиться к выбору нового поставщика. Однако этот шаг должен быть тщательно взвешенным. К новому поставщику следует сразу предъявлять повышенные требования. Считается, что лишиться поставщика легко, труднее найти нового.

Выбор поставщика может проводиться на конкурсной основе. Критериями отбора претендентов могут выступать показатели: ценностной значимости поставок в сопоставлении с их стоимостью; регулярности поставок и их качество. Использование в качестве независимого критерия «цены поставщика» не рекомендуется, поскольку низкая цена - это, как правило, низкое качество.

Выбор поставщика зависит от множества факторов, основным из которых является его конкурентоспособность. Значительное влияние на конкурентоспособность поставщика оказывает качество поставляемой им продукции.

Цена занимает важное место в обеспечении конкурентоспособности продукции. Она является основным показателем, в котором отражаются все затраты поставщика и эффективность его работы. Существует определенная взаимосвязь между ценой и уровнем конкурентоспособности поставщика. Во-первых, чем сильнее конкуренция между поставщиками, тем ниже цена поставляемой ими продукции. Во-вторых, чем конкурентоспособнее поставщик, тем больше вероятность того, что он сможет продать свою продукцию потребителю по той цене, которая его устраивает. Цена поставщика является затратами для предприятия-потребителя. Поэтому наиболее выгодным поставщиком будет тот, у которого цена за поставляемые по кооперации изделия будет наименьшей.

2.2 Значение и содержание договора поставки

Содержание договора поставки слагают его условия, которые стороны согласовывают в процессе заключения договора. Условия договора могут быть как существенными (при отсутствии хотя бы одного из этих условий в договоре он считается не заключенным), так и несущественными. К существенным условиям договора поставки относят предмет договора, сроки поставки и цель приобретения товара. Кроме того, в соответствии с ч. 4 п. 4 Положения о поставке товаров в Республике Беларусь, утвержденного Постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 08.07.1996 № 444 (ред. от 02.06.2000), к существенным условиям следует отнести также и цену. Однако условие о цене не является сейчас существенным условием договора поставки[8]. В тех случаях, когда цена договором не предусмотрена и не может быть определена исходя из его условий, оплата по договору поставки должна быть осуществлена по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары (п. 1 ст. 455, п. 3 ст. 394 ГК).

К несущественным условиям можно отнести порядок расчетов и цену товара, порядок поставки товара, транспорт, требования к таре и упаковке, страхование и др. условия.

А теперь подробнее ознакомимся с существенными и некоторыми несущественными условиями.

Так предметом договора могут быть любые вещи, за исключением единых имущественных комплексов, зданий, сооружений, иного недвижимого имущества, ценных бумаг, валюты, энергетических и других ресурсов, снабжение которыми осуществляется через присоединенную сеть. В большинстве предметы определяются родовыми признаками, однако закон не исключает поставку (продажу) индивидуально определенных вещей. Предмет договора поставки определяется наименованием поставленного товара. При поставке технически сложных товаров предмету договора отводятся специальные разделы, которые называются техническими условиями или техническими спецификациями.

Вообще предмет договора характеризуется такими понятиями, как наименование товара, его количество и качество, ассортимент и комплектность.

Однако особо следует отметить тот факт, что в ч. 4 п. 4 Положения о поставке товаров в Республике Беларусь, говорится, что договор считается заключенным и тогда, когда между сторонами согласованы лишь наименование товара, его количество и цена либо установлен порядок их определения. При отсутствии указанных условий договор признается незаключенным.

Таким образом, можно сделать вывод, что существенными элементами, входящими в состав предмета договора являются только наименование и количество товара.

Количество поставляемого товара. В коммерческом договоре поставки определяется по соглашению сторон, исходя из потребностей покупателя и с учетом производственных возможностей поставщика.

Качество поставляемого товара. Это соответствие его свойств уровню требований договора или закона. Качество поставляемого договором товара должно соответствовать условиям договора. В договоре стороны могут указать, что качество товара должно подтверждаться сертификатом изготовителя и соответствовать установленным ГОСТам или качеству образцов (эталонов), одобренных и подтвержденных обеими сторонами (упакованных и опломбированных обеими сторонами). В ряде случаев законодательством Республики Беларусь устанавливаются дополнительные требования в отношении качества импортируемых товаров: наличие сертификата качества, прохождение гигиенической регламентации и регистрации.

Ассортимент (номенклатура) поставляемого товара. Это перечисление и соотношение по количеству разновидностей (позиций) поставляемого рода (вида) товара. Развернутый ассортимент указывается либо в тексте договора, либо в особом документе - спецификации, который прилагается к договору и является его неотъемлемой частью.

Для оценки факта заключения договора поставки особое значение также приобретает условие о сроке или сроках поставки товаров покупателю. Данное условие, в силу того, что указание о нем присутствует в определении понятия договора поставки, является существенным условием последнего (ст. 476 ГК РБ). Условие о сроке или сроках поставки относится к определимым существенным условиям договора поставки, поскольку при отсутствии этого условия в тексте договора должны применяться диспозитивные нормы, позволяющие определить срок исполнения обязательства, не содержащего условия о дате его исполнения.

Цель приобретения товара, как уже отмечалось мною ранее, наравне предметом договора и сроком поставки является существенным условием договора поставки. Такое положение предусмотрено ч. 2 п. 4 Положения о поставке товаров в Республике Беларусь и подпунктом 1.1 Указа Президента Республики Беларусь от 7 марта 2000 года № 117 “О некоторых мерах по упорядочению посреднической деятельности при продаже товаров”. Так, например, в качестве цели приобретения товаров по договору поставки может быть приобретение для собственного производства и (или) потребления, вывоз из Республики Беларусь, оптовая и (или) розничная торговля, переработка на давальческих условиях.

Условия расчета. При исполнении договора поставки, для того чтобы не нарушить условия и порядок расчетов, предусмотренных Указом Президента Республики Беларусь № 7 от 04.01.2000 года, белорусским резидентам следует обратить внимание на следующие особенности:

поступление денежных средств от экспорта товаров (работ, услуг) производиться только на счета экспортеров;

расчеты по внешнеторговым договорам, предусматривающим импорт товаров (работ, услуг), осуществляется только со счетов импортеров, кроме случаев, когда платежи осуществляются со счетов нерезидентов Республики Беларусь;

предусматривается прекращение обязательств в не денежной форме;

расчеты по внешнеторговым договорам, по которым оформлялись паспорта сделок, производятся только через обслуживающие банки, где завизированы такие паспорта сделок;

недопустимы расчеты в белорусских рублях между резидентами в оплату обязательств по экспорту товаров (работ, услуг);

продажа (реализация) нерезиденту товаров (оплаченных резидентом иностранной валютой, приобретенной на внутреннем валютном рынке), входящих в перечень, определяемый постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.01.2000 года № 124, недопустима;

сроки поступления денежных средств от экспорта товаров (работ, услуг) и сроки поступления товаров, выполнения работ, оказания услуг по импорту не должны превышать сроки, установленные Указом Президента № 7.

При невозможности нерезидента, с которым резидентам Республики Беларусь заключен договор, исполнить свои обязательства своевременно следует руководствоваться Порядком продления сроков проведения внешнеторговых операций, утвержденным постановлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 28.01.2000 года № 2.

Условия (базис) поставки. Данные условия содержаться в Международных правилах по толкованию торговых терминов в редакции 1990 и 2000 годов (Инкотермс - 1990, Инкотермс - 2000), поэтому стороны в договоре поставки могут делать ссылку на тот или иной термин соответствующей редакции. Если какой-то термин указанных Международных правил не совсем понятен либо требуется уточнить отдельные условия поставки, стороны в праве в договоре указать самостоятельно необходимые обязанности поставщика и покупателя при поставке товаров, место поставки, условия сдачи-приемки товаров, получения лицензий и других разрешений, уплату таможенных пошлин, налогов и других расходов при перевозке товаров, условия страхования и прочие обязательства.

Тара и упаковка поставляемых товаров. Должна соответствовать требованиям нормативно-технической документации, а при ее отсутствии - условиям договора. Стороны могут предусмотреть в договоре улучшенную тару и упаковку, по сравнению с той, что предусмотрена нормативно-технической документацией. Под тарой понимаются изделия, предназначенные для сохранения поставляемых товаров при перевозке, хранении, погрузочно-разгрузочных операциях. Упаковка - изделие, которое неотделимо от затаренного в ней товара и является его необходимой принадлежностью. Упаковка служит для обеспечения количественной и (или) качественной сохранности товара при его хранении.

Тара подразделяется на обычную и возвратную, предназначенную для многократного использования. Стороны могут предусмотреть в договоре условия, касающиеся порядка и сроков возврата тары. Поставляемый товар должен быть надлежащим образом замаркирован. Маркировке подлежат как товары, так и тара.

Стороны не имеют права изменять требования к маркировке, установленные в нормативно-технической документации, но они в праве установить в договоре требования к маркировке, не установленные в нормативно-технической документации.

Размещено на Allbest.ru