Выставочная деятельность

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Определение понятия "выставка" и "ярмарка". Классификация выставочно-ярмарочных мероприятий. Этапы подготовки выставки

Выставка - это рыночное мероприятие с ограниченным временем проведения, проходящее в четко установленные сроки и повторяющееся через определенные промежутки времени, в рамках которого фирмы-участники демонстрируют образцы своей продукции и услуги, достижения науки и техники, передового опыта одной или нескольких отраслей народного хозяйства или информируют посетителей с целью содействия сбыту продукции. Выставка адресована преимущественно посетителям-специалистам.

Ярмарка - это рыночное мероприятие с ограниченным временем проведения, проходящее в четко установленные сроки и повторяющееся через определенные промежутки времени, на котором фирмы-участники демонстрируют свою продукцию и услуги одной или нескольких отраслей народного хозяйства с целью заключения прямых торговых сделок по образцам в национальном и международном масштабах.

Ярмарка адресована преимущественно коммерческим и частным посетителям. Организатор может допустить продажу товаров со стенда по конкретным дням и в определенные часы.

Определения выставочных мероприятий:

"всемирные" - международные выставки/ярмарки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры. К таким выставкам относятся, например, всемирные универсальные выставки "ЭКСПО";

"национальные" - выставки/ярмарки, демонстрирующие продукцию и услуги предприятий отдельно взятой страны;

"международные" - выставки/ярмарки, на которых не менее 10% прямых участников - иностранные фирмы, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг соответствуют международным стандартам;

"с международным участием" - выставки/ярмарки с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников;

"межрегиональные" - выставки/ярмарки, демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов;

"региональные" (местные) - выставки/ярмарки с участием фирм только из города/региона, где проводится выставка/ярмарка;

"многоотраслевые" - ярмарки/выставки, на которых демонстрируется продукция и услуги ряда отраслей промышленности;

"специализированные"- выставки, имеющие строгую специализацию в отношении демонстрируемой на них продукции и услуг и ориентированные на специалистов конкретной отрасли.

Тематика и направленность международных выставок и национальных разделов на выставках и ярмарках за рубежом определяются с учётом экономических задач, конъюнктуры внутреннего и внешнего рынков, спроса и предложений предприятий и организаций.

Планы проведения наиболее важных и значимых международных выставок в Российской Федерации, национальных разделов на международных выставках и ярмарках за рубежом составляются на основе предложений министерств и ведомств, выставочных структур России и календаря выставочных мероприятий, проводимых в Российской Федерации.

Планы утверждаются Правительством Российской Федерации: по участию во Всемирных выставках - не позднее, чем за 3 года до начала выставки; по организации национальных выставок за рубежом - не позднее, чем за 2 года до начала выставки; по подготовке и проведению крупнейших выставок в России и национальных разделов на крупных международных выставках за рубежом не позднее, чем за 6 месяцев до наступления календарного года проведения выставки.

Порядок участия Российской Федерации во всемирных и международных выставках и ярмарках, организация национальных выставок определяется и регулируется распоряжениями Правительства Российской Федерации, которые предусматривают создание оргкомитетов по подготовке и проведению российских экспозиций, головную организацию по разработке концепции выставки, генерального подрядчика, источники финансирования, а также организационные вопросы.

В целях отбора и демонстрации на важнейших зарубежных международных выставках и ярмарках наиболее эффективных новейших разработок, технологий и "ноу-хау", представленных российскими разработчиками, Комиссией Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности образуется экспертная комиссия из числа специалистов министерств и ведомств, представителей специализированных экспертных организаций.

В рамках выставок и ярмарок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту.

Отличительной чертой ярмарок является то, что они, как правило, предполагают непосредственное осуществление прямых продаж экспонентами демонстрируемой продукции, хотя в настоящее время границы между понятиями "выставки" и "ярмарки" сведены до минимума.

Выставки и ярмарки - как правило, многокомпонентные мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также конференции, семинары, "круглые столы" и другие мероприятия, выполняющие информационную функцию.

Выставочный организатор -- это зарегистрированная в соответствии с российским законодательством организация, основным видом деятельности которой является подготовка и проведение выставочно-ярмарочных мероприятий в России и за рубежом. Выставочный организатор может быть владельцем выставочных площадей или организовывать выставочно-ярмарочные мероприятия на арендуемых выставочных площадях.

Мультипликативный эффект от выставочно-ярмарочной деятельности -- это влияние развития выставочно-ярмарочной деятельности на устойчивый рост спроса на продукцию и услуги соответствующих отраслей, увеличение объемов продаж и чистого объема налоговых поступлений в бюджеты различных уровней, а также на развитие отраслей инфраструктуры и других смежных отраслей, включая социально-экономический эффект в этих отраслях.

Экономическая эффективность -- определяет прирост реальных доходов предприятий и финансовых поступлений в бюджеты различных уровней вследствие реализации программ или мероприятий в области выставочно-ярмарочной деятельности.

Для создания эффективной системы координации и поддержки выставочной индустрии необходимо сначала систематизировать и классифицировать выставочно-ярмарочную деятельность.

Из мирового опыта следует, что выставки/ярмарки принято классифицировать по пяти основным признакам:

- по географическому составу экспонентов (в зависимости от того, какие страны/регионы они представляют);

- по тематическому (отраслевому) признаку;

- по значимости мероприятия для экономики города/региона/страны;

- по территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие);

- по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы).

Классификация выставок/ярмарок по географическому составу экспонентов: - всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) -- в частности, к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки "ЭКСПО";

- международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);

- с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);

- национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

Классификация выставок/ярмарок по отраслевому (тематическому) признаку: В соответствии с отраслевой принадлежностью выставляемых экспонатов выставки/ярмарки подразделяются на:

- универсальные;

- специализированные (многоотраслевые и отраслевые).

Классификация выставок/ярмарок по значимости мероприятия:

- выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

- выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

- выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);

- выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

- межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

- местные (региональные) -- с участием фирм только из того города/региона, где проводится выставка/ярмарка.

Классификация выставок по территориальному признаку (в зависимости от того, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие):

- выставки, проводимые внутри страны;

- выставки, проводимые на территории других стран.

Классификация выставок по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы):

- постоянно действующие (0,5-1 год и более);

- временные (0,5-5 месяцев);

- краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

В 40 наиболее крупных городах Российской Федерации имеется порядка 350 тыс.кв.м выставочных площадей, из которых около 270 тыс.кв.м сосредоточены в Москве и Санкт-Петербурге, остальные примерно поровну распределены между европейской и азиатской частями страны.

Как правило, площадь выставочных комплексов в России составляет от 1 до 5 тыс.кв.м (за исключением Москвы, Санкт-Петербурга и Нижнего Новгорода, где есть комплексы площадью 10 тыс.кв.м и более).

В настоящее время ни один отечественный комплекс по размерам, технической оснащенности и функциональности не может сравниться с ведущими западноевропейскими выставочными комплексами.

Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов: после определения цели, до выставки и на период выставки составляются:

? план деятельности ; назначаются ответственные лица ;

? определяется порядок организационных мероприятий и программ;

? учитываются возможные потребности в дополнительных силах и материалах;

? план выставки;

?базовые расходы.

После окончания выставки проводится учет и анализ прошедших событий и делаются выводы для использования в дальнейшем.

План деятельности. При подготовке, составление данного пункта просто необходимо. Здесь указываются все основные детали относительно будущей выставки, это своего рода костяк дальнейших действий. В плане деятельности детально расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей (конкретно - кто/что), за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной - приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

В качестве одного из приложений к плану деятельности прилагается подробный список вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

2. Составление сметной документации. Источники и стратегия финансирования

Для определения суммы расходов участия в выставке составляется смета, которая представляет собой способ определения расходов необходимых для ее осуществления. Как инструмент экономического планирования, смета устанавливает пределы, в которых должны производиться расходы, чтобы обеспечить достижения целей, продиктовавших необходимость участия в выставке. В смету включаются следующие расходы:

- арендная плата закрытой или открытой площади;

- стоимость проекта экспозиции, изготовления или аренды конструктивных и оформительских элементов;

- транспортно-экспедиторские расходы на доставку экспонатов на выставку и возвращение их, в том числе таможенные расходы и стоимость хранения тары во время прохождения выставки;

- оформление служебных помещений (телефон, факс, электроэнергия, вода, уборка, охрана);

- монтаж и демонтаж экспозиции (командировочные расходы, наем иностранных рабочих, страховка);

- оплата труда стендистов и персонала (командировочные расходы, гостиница, транспорт);

- представительские расходы (сувениры, угощение посетителей, приемы почетных гостей, рассылка пригласительных билетов и т.д.);

- рекламные расходы (предварительная реклама, объявление в каталоге выставки и в местных газетах, пресс-конференция, наружная реклама, радио и телевидение, печатание пригласительных билетов, пошив форменной одежды).

Источники финансирования выставки.

Первый источник финансирования -- деньги за вход, это стандартное решение, и оно должно быть. Сколько именно -- решает администрация.

Второй источник финансирования -- частные кампании-производители, инновационные фонды, консалтинговые (в сфере патентования и менеджмента новой продукции) фирмы.

Третий источник финансирования -- государственные или общественные гранты.

Стратегия финансирования проекта заключается в применении в определенной последовательности схем финансирования исходя из индивидуальных особенностей проекта и влияющих на него факторов.

Выделяют следующие основные виды стратегии финансирования в зависимости от источников финансирования:

1. Финансирование из внутренних источников.

2. Финансирование из привлеченных средств.

3. Финансирование из заемных средств.

4. Смешанное (комплексное, комбинированное) финансирование

Внутренними источниками являются собственные средства предприятия - прибыль и амортизационные отчисления.

Реинвестирование прибыли -- более приемлемая и относительно дешевая форма финансирования предприятия, расширяющего свою деятельность. Особенности внешних источников:

1. Привлеченные инвестиции:

1. инвестору интересны высокая прибыль и сама компания;

2. инвестор может иметь (или не иметь) намерения когда-либо избавиться от инвестиции;

3. доля собственности инвестора определяется из соотношения его инвестиций ко всему капиталу компании.

2. Заемные инвестиции:

* компания получает обязательство по контракту вернуть сумму займа;

1. заем должен быть погашен в соответствии с условиями, на которых был получен;

2. компания платит за полученный заем проценты;

3. компания предоставляет необходимые и приемлемые для кредитора гарантии (возможно личное имущество собственников);

4. если кредит не возвращается по согласованному графику, то кредитор может изъять гарантии;

5. после возвращения суммы займа обязательства перед кредитором прекращаются.

В России финансовые инвесторы представлены инвестиционными компаниям и фондами, фондами венчурных инвестиций.

Инвестор стратегического типа:

1. стремится получить дополнительные выгоды для своего основного вида деятельности;

2. стремится к полному контролю, иногда ценой уничтожения компании;

3. активно участвует в управлении компанией;

4. в основном стремится инвестировать в компании из смежных отраслей;

5. "участие" инвестора часто не ограничивается конкретными сроками.

выставка ярмарка сметный инвестор

Список литературы

1. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. - М.: Ось-89, 1997.

2. Михолап С.В., Махоркина И.В. Выставки-ярмарки как инструмент маркетинга. - Мн.: БГПА, 2000.

3. Титкова Л.М. Рекламная деятельность. - Мн.: Дизайн ПРО, 2005.

Размещено на Allbest.ru