Изучение особенностей организации и проведения ярмарок

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Основы проведения оптовых ярмарок/выставок

1.1 Становление, развитие и современное понимание ярмарок и выставок

1.2 Цели, виды и задачи проведения ярмарок/выставок

1.3 Организация участия в международных выставках и ярмарках

Глава 2. Особенности проведения ярмарок и выставок на примере рекламно-выставочной компании «АКАДЕМСЕРВИС»

2.1 Общая характеристика рекламно-выставочной компании «Академсервис»

2.2 Анализ ярмарочно-выставочной деятельности РВК «Академсервис»

2.3 Оценка эффективности проведения ярмарки

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью теоретического анализа и практического использования ярмарок как формы продвижения товара на внешний рынок, которая предоставляет широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий, услуг, проектов для установления прямых контактов с потребителями.

Особое место в арсенале средств рекламного воздействия занимают ярмарки и выставки, так как представляют широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями. Значение выставок и ярмарок для экспонента определяется, прежде всего, возможностью:

? непосредственной коммуникации с потенциальными покупателями и потребителями, поставщиками и подрядчиками, заинтересованными в получении информации и налаживании связей;

? отслеживать тенденции рынка и оценить позицию своего предприятия на нем;

? «дать знать о себе»;

? обмениваться информацией со специалистами;

? почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов и изучить их политику;

? провести анализ откликов посетителей о качестве, ценах товаров (услуг) его фирмы и товаров (услуг) его основных конкурентов;

? провести широкомасштабные рекламные мероприятия по продвижению товаров (услуг) экспонента с использованием самых разнообразных средств.

Выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую информацию от специалистов, проанализировать сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и, наконец, осуществить сделку. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, областью применения, с приемами его работы и эффективностью.

Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей. Однако предприятию следует помнить, что участие в торговых ярмарках и выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки и менее -- ваши конкуренты.

Целью исследования является изучение особенностей организации и проведения ярмарок (на примере рекламно-выставочной компании «Академсервис»).

В соответствии с поставленной целью в работе предстоит решить следующие задачи:

? Изучить основы формирования ярмарочно - выставочной деятельности;

? Изучить организацию международных ярмарок и выставок;

? Рассмотреть и изучить проведение ярмарок рекламно - выставочной компанией «Академсервис».

Объектом исследования являются международные ярмарки.

Предметом исследования является ярмарка как форма продвижения товарной продукции на внешний рынок.

Глава 1. Теоретические основы проведения оптовых ярмарок

1.1 Становление, развитие и современное понимание ярмарок и выставок

Ярмарки и выставки имеют свою многовековую историю. Со становлением и развитием рыночных отношений одновременно развивалась ярмарочная и выставочная деятельность. Наиболее важным периодом в становлении ярмарок и выставок является первая половина XII века. В это время ярмарки получили широкое распространение во Франции, Швейцарии, Римской империи и Англии.

Поступательное развитие промышленного производства, совершенствование средств связи, все более широкое использование возможностей заключения торговых сделок по образцам вместо ранее осуществляемых прямых продаж товаров, размещаемых крупными предприятиями в местах торговли, предопределило дальнейшее развитие ярмарочной и выставочной деятельности.

Такая деятельность особенно активной стала в XIX веке. В эти годы стали проводиться всемирные выставки. Первая из них состоялась в 1851 году в Лондоне. За ней последовала выставка в Париже в 1867 г. В 1879 г. состоялась Всемирная выставка в Филадельфии.

Таким образом, Европа по историческим, геополитическим, экономическим и другим причинам продолжает быть метрополией торговых ярмарок и выставок.

В настоящее время безусловным лидером по числу проводимых выставок и ярмарок и их посещаемости является Западная Европа. Ежегодно каждый шестой житель стран ЕЭС посещает ярмарку или выставку. При этом лидирующее положение в ярмарочной и выставочной деятельности принадлежит ФРГ - это государство располагает примерно 2 млн. кв.м ярмарочной и выставочной площади, где можно разместить до 80 тысяч экспонентов и что позволяет принять около 7 млн. посетителей в год. Примерно четверть указанной площади находится в городе Ганновере (489900 кв.м).

Одновременно с Германией важная роль в проведении ярмарок и выставок на европейском континенте принадлежит Франции, Испании, Италии, Великобритании, Бельгии и другим странам.

Ярмарки и выставки пользуются большой популярностью и в Северной Америке и, в частности, в США; в 80-е годы суммарная выставочная площадь увеличилась на 43%. В США и Канаде, согласно данным издания "Trade Show Week Data Book", ежегодно проводится около 4,2 тыс. выставок.

Более динамическое развитие ярмарочно-выставочная деятельность по сравнению с Европой и Америкой наблюдается в странах Юго-Восточной Азии.

В 1925 г. был основан Международный союз ярмарок, в который вошли крупные выставки и ярмарки со всего мира. С тех пор они действуют на основе общего устава. Одной из причин возникновения организации стало стремление упорядочить проведение международных ярмарок, количество которых неуклонно возрастает, значительно превышая нужды международного товарооборота.

Создание Всемирного Совета по Управлению Выставочными Центрами в 1997 г. способствовало более эффективному продвижению товарной продукции на внешний рынок. Образование Всемирного Совета по Управлению Выставочными Центрами было обусловлено потребностью в расширении аудитории и обмене информацией на мировом уровне для дальнейшей передачи региональным ассоциациям.

Ярмарки и выставки представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.

Граница между выставками и ярмарками за последнее десятилетие практически стерлась, поскольку в настоящее время не только на ярмарках, но и на выставках осуществляется торговля по образцам, ведется маркетинговая, заключаются сделки, коммерческая и рекламно-пропагандистская работа, включающая также PR-акции. Однако целесообразно провести смысловое противопоставление торговых ярмарок и выставок.

Торговая ярмарка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого большое количество предприятий с помощью образцов представляет объективный масштаб товаров/услуг одной или нескольких отраслей, чтобы посетитель-коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских возможностях, тогда как экспонент при помощи экспонируемых товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки.

Торгово-промышленная выставка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей, и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам.

Из приведенного выше определения выставки можно выделить, что ее основной задачей является демонстрация достижений в одной или нескольких областях человеческой деятельности. Например, говорят о выставке книг, обуви, одежды, оборудования, цветов, кошек, собак, автомобильной выставке, ювелирной выставке и др., подчеркивая тем самым, о демонстрации каких именно товаров или услуг идет речь.

Следует заметить, что в действительности в качестве выставок нередко рассматривают небольшую экспозицию товаров, услуг или идей, формируемую в познавательных целях, например организуемые библиотечные экспозиции, посвященные определенным датам или событиям. Такие выставки и их функционирование в дальнейшем не рассматриваются. Рeчь идет, прежде всего, о торгово-промышленных выставках.

Из сказанного выше следует, что, если одной из основных задач ярмарки является заключение прямых торговых сделок по образцам, то одной из основных задач выставки является создание благоприятных условий для продажи товаров по их образцам. При этом если основными покупателями на ярмарках являются представители оптовой торговли, то на выставках -- конечные потребители.

Имеются и другие различия. Вместе с тем можно привести несколько примеров, когда выставка проводится как высокооплачиваемое мероприятие, по своим целям ничем и по существу, не отличающееся от ярмарки. В дальнейшем будем делать акцент на тех общих возможностях, которые предоставляются фирме благодаря ее участию в их работе. Имеется в виду наличие определенных условий, создающихся в процессе работы ярмарок и выставок и позволяющих эффективно решить маркетинговые проблемы, стоящие перед фирмой, и прежде всего относящиеся к объяснению эффективной товарной и ценовой политики, политики распределения.

1.2 Цели, виды и задачи проведения ярмарок/выставок

Ярмарки появились, как мероприятия рыночного характера, главной целью которого являлся сбыт. Однако выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, изначально они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития стали приобретать ярко выраженную коммерческую направленность.

Таким образом, цель ярмарки - предоставление ее участникам экспонентам возможность выставить свои образцы производства, а так же продемонстрировать новые достижения и усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки показать научно-технические достижения конкретной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

Необходимо отметить, что на многих торговых ярмарках/выставках обычай допускать посещение не коммерческой публики в определенные дни и часы, ни в коем случае не свидетельствует об изменении их характера. По составу участников, месту проведения и экономическому значению различают выставки и ярмарки:

1. Региональные

2. Межрегиональные

3. Национальные

4. Международные.

Региональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются для демонстрации возможностей малых предприятий.

Межрегиональные имеют одинаковую структуру с региональными, но располагают большим радиусом действия и чаще всего адресуются более крупным предприятиям.

Национальные ярмарки и выставки, уходящие своими корнями в конец 18-го века и появившиеся вначале во Франции, являются витриной местной промышленности. Их проводят внутри страны и за рубежом с целью продемонстрировать продукцию национального производства и стимулировать ее сбыт и обычно имеют межотраслевой характер.

Предпосылкой проведения международных ярмарок/выставок, организуемых как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них посетителей и экспонентов из разных стран. В таких мероприятиях обычно без ограничения могут участвовать фирмы любой страны. Международный или, точнее, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, когда в них участвуют, по крайней мере, 10-15% зарубежных экспонентов. Среди международных следует выделить всемирные выставки, цель которых - показ достижений стран участниц и крупных международных организаций в области науки, техники, культуры. Они не преследуют непосредственно коммерческие цели. На всемирных выставках представлено, как правило, большинство стран мира.

По характеру выставляемых экспонентов все выставки и ярмарки делятся на:

- Универсальные

- Специализированные

Универсальными являются выставки, тематика которых затрагивает несколько отраслей экономики.

Специализированные выставки направлены на посетителей-специалистов в конкретной области. На них представляют довольно сложные виды товаров и поэтому они имеют скорее маркетинговую, чем торговую направленность.

Для развития международных выставок и ярмарок характерным является рост их специализации, причем это в большей степени относится к выставкам, нежели к ярмаркам. Усиление специализации может, объясняется тем, что происходит огромное увеличение номенклатуры изделий, выпускаемых различными отраслями промышленности, до такого размера, что даже демонстрация образцов всех товаров в одном месте на одной площади становится затруднительной. Поэтому все чаще проходит организация международных выставок и ярмарок, представляющих лишь одну или несколько родственных отраслей производства. Кроме того, специализированные выставки ориентированы на четко определенную группу специалистов, здесь выделена целевая аудитория, что очень выгодно фирмам-экспонентам.

Характерным является значительное увеличение доли машин и оборудования среди экспонатов выставок, что тесно связано с ростом торговли этими товарами и с их спецификой. Оборудование, машины и приборы лучше всего показывать в действии, так как это помогает выявить их производительность, технологические свойства и особенности их конструкции. Это широко практикуется на выставках и поэтому привлекает большой круг потребителей.

По срокам и способу проведения выставки и ярмарки можно подразделить на следующие виды:

1. Краткосрочные выставки (соло-выставки). Проводятся не более трех недель. Они могут представлять собой достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

2. Передвижные выставки. Они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных транспортных средств. Все большее распространение получает организация плавучих выставок, в частности, Японией, Швецией, Англией. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое останавливается в портовых городах нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки в автофургонах, салонах самолетов.

3. Постоянные выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок. Большую роль стали играть торговые центры, создаваемые развитыми странами за границей. Они осуществляют обширную деятельность по организации специализированных выставок в странах их местонахождения. Они предоставляют фирмам-экспонентам выставочную площадь бесплатно, осуществляя за свой счет проектирование и оформление выставок и отдельных стендов, монтаж и демонтаж экспонатов, оплачивая работу местных оформительских и других фирм, предоставляя участникам выставок информацию о положении на рынке.

Один из новых видов выставок является, торговые недели. Они обычно организуются в универсальных магазинах крупных городов для показа и продажи потребительских товаров.

По частоте проведения выставки и ярмарки могут быть:

1. Периодические, проводящиеся каждые 2,3 года;

2. Ежегодные;

3. Сезонные;

Кроме того, ярмарки и выставки можно классифицировать по направлению работы:

1. Ярмарки/выставки по осуществлению продаж, заказов;

2. Информационные (ознакомительные);

3. Проводимые в целях развития коммуникации/контактов.

Выставки и ярмарки имеют большое значение, как место для встреч представителей деловых кругов различных стран для поддержания непосредственных связей и установления новых личных контактов.

На выставках и ярмарках экспонируются, прежде всего, лучшие образцы товаров, соответствующие требованиям современных мировых стандартов, их посещение инженерно-техническими и научными работниками, конструкторами, изучение экспонируемых новинок способствует будущему развитию технического прогресса и появлению новых товаров в мировой торговле. В этом смысле выставки и ярмарки имеют большое информационное значение.

Ушло в прошлое то время, когда выставочная деятельность была мобилизована на обеспечение непосредственного сбыта товаров. Сегодня участие в торговых ярмарках и выставках имеет огромные цели и стоит на пути всех составляющих комплекса маркетинга. Стенд перестает быть краткосрочной «торговой точкой» и превращается в платформу преследования предпринимательских целей и совершенствования фирменного имиджа экспонента.

Решение предприятия о продвижении своих коммерческих интересов посредством участия в торговых ярмарках или выставках, зависит от двух следующих факторов:

1. От тенденции к участию в ярмарках-выставках, наблюдающейся в отрасли, где это предприятие располагается.

2. От масштабов, в которых основные конкуренты используют ярмарки и выставки в качестве средства продвижения своей продукции на рынок.

Существующая тенденция такова: крупные предприятия предпочитают строго отраслевые ярмарки/выставки, используя большие стенды и участвуют в мероприятиях систематически, а малые и средние предприятия участвуют в ярмарках-выставках нерегулярно и ограничиваются обычно мероприятиями местного масштаба. В то же время современный уровень развития ярмарок предоставляет малым и средним предприятиям широкие перспективы. Речь идет не только о увеличивающемся количестве региональных ярмарок или выставок, но и о ярмарках по отраслям.

Таким образом, участие в выставках-ярмарках для различных организаций это:

1. средство завоевания общей известности и место встречи с покупателями и специалистами, которые заинтересованы в получении информации, ищут новые товары и услуги, а возможно и готовы немедленно разместить заказ;

2. возможность встретиться с руководителями верхнего звена и поговорить в спокойной и неформальной обстановке без отвлечения на подчиненных и телефонные звонки;

3. прекрасный шанс напрямую пообщаться с огромным количеством итоговых потребителей;

4. возможность приять участие в непосредственной коммуникации с потенциальным потребителем и покупателем, поставщиком и субподрядчиком, где каждый из них заинтересован в получении информации и установлении связей;

5. отличная возможность отслеживать тенденции на рынке и оценить позицию своего предприятия.

6. повод «дать знать о себе»

- поделиться опытом со специалистами,

- почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов и изучить их политику,

- провести анализ откликов посетителей о качестве, товарах, ценах, услугах фирм, а так же товаров и услуг его основных конкурентов;

7. провести масштабные рекламные мероприятия по продвижению товаров и услуг экспонента с использованием самых разнообразных средств.

Кроме того, отсутствие на выставке также заметно и трактуется как неблагоприятный знак. Если фирма испытывает технические или финансовые трудности, что, возможно, ее товары менее конкурентоспособны. Поставщики тут же задумываются и беспокоятся, а конкуренты пользуются этим, чтобы занять ее позиции.

Для потребителя:

сосредоточение на большом количестве товаров, производимых в разных странах;

возможность покупателю в короткий срок ознакомиться с существующими на рынке предложениями;

получить консультацию от ведущих специалистов;

сделать необходимые сравнения цен и качества;

провести встречу, снизить коммерческие условия и подписать контракт.

покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью.

При покупке машин и оборудования это особенно важно. Большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации при покупке товаров широкого потребления.

Эти факторы обеспечивают популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают большое количество посетителей. Но все же предприятию следует помнить, что участие в торговых ярмарках и выставках всегда тесно связано с значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки и менее, ваши конкуренты. Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, его следует тщательно обдумать.

1.3 Организация участия в международных выставках и ярмарках

В общем виде ярмарочная или выставочная деятельность предприятия реализуется на таких этапах:

Принятие решения об участии (определение целей);

Этап подготовки участия;

Стадия работы ярмарки / выставки;

Послеярмарочная (послевыставочная) деятельность;

Организация подготовки и проведения международных выставок и ярмарок осуществляется комитетами, создаваемыми как рабочие органы и самостоятельные юридические лица местными учреждениями различных стран или их объединениями. При этом правительства государств, на территории которых проводится ярмарка, оказывают им поддержку и содействуют в создании материальной базы и в установлении различных льгот для компаний и организаций - участников и выставочных грузов.

Участие фирмы в работе какой-либо ярмарки или выставки требует определенных затрат и по итогу может обеспечить не только положительный результат, но и принести некоторые убытки, создать негативное мнение о фирме и ее решении. Поэтому нужно досконально обосновать целый ряд управленческих решений и свое участие в работе выставки. Прежде всего, необходимо найти правильные решения следующих основных задач:

? определить целесообразность участия фирмы в конкретной ярмарке или выставке;

? провести качественную подготовку к участию в выбранной ярмарке или выставке;

? на соответствующем уровне организовать работу всего персонала ярмарки или выставки;

? подвести итоги конкретного мероприятия и разработать соответствующие маркетинговые решения.

Для обеспечения высокой эффективности участия в международной ярмарке руководство и соответствующие сотрудники компаний - экспонентов должны провести серьезную подготовительную работу, которая может быть разбита на несколько этапов. На каждом из которых принимаются и реализуются соответствующие управленческие решения.

Для начала, нужно четко определиться с целями, которые фирма ставит перед собой, участвуя в выставке. Как правило, круг таких целей включает:

? демонстрацию продукции, представление новых товаров (услуг);

? продвижение торговой марки, улучшение имиджа фирмы;

? изучение рынков сбыта, формирование дилерской сети;

? рекламу фирмы;

? непосредственный сбыт продукции;

? изучение продукции и стратегии конкурентов.

Лучшими аргументами в пользу или против участия в конкретной выставке могут служить результаты проведения этой выставки в прошлом году и результаты проведения других выставок этими же организаторами. Изучение каталогов, отзывов в прессе, мнение коллег, тип выставки, количество и уровень участников, количество посетителей.

После определения целей, осуществляются сбор, анализ и систематизация информации по прошедшим и предстоящим мероприятиям подобного рода. Затем специалист, отвечающий за данное направление деятельности, на основе имеющегося банка информации проводит опрос всех заинтересованных служб предприятия в целях выяснения мнений по поводу необходимости и широты участия в конкретных выставках и ярмарках. После этого руководством принимается решение, на основе которого разрабатывается годовой план-график подготовки и участия в выставках и ярмарках. На основе годового плана могут разрабатываться квартальные или месячные планы. Затем конкретное задание по подготовке и участию в выставке или ярмарке доводится до ответственных подразделений и персонала,

Параллельно ведутся работы по определению затрат, а в дальнейшем ? и составлению смет на конкретные экспозиции. После утверждения соответствующих смет проводятся работы по проектированию стендов, дизайну и подбору требуемых материалов.

Затем, на основе предложенных дизайнерскими группами макетов, изготавливаются необходимые стенды, сопутствующее оборудование и упаковка. Затем подбираются и готовятся штаты для работы на стендах, осуществляется руководство и контроль над работой вспомогательного персонала.

Необходимо самим или с помощью работников торгового представительства организовать посещение экспозиции важными гостями, нужными клиентами, представителями прессы, радио или телевидения. В случае если принято решение об освящении экспозиции служителями культа, надо заранее договориться с ними об этой процедуре, постараться придать положительный общественный резонанс с помощью средств массовой информации.

Необходимо тщательно, с учетом местного ландшафта, экстерьера и интерьера, продумать схему размещения всех наружных и внутренних экспонатов, не оставляя без внимания расположение вытяжек, вентиляторов, шкафов, панелей, обогревателей, розеток, вешалок, светильников и прочего оборудования.

С организаторами выставки необходимо согласовать условия проживания, питания и отдыха персонала, пользование средствами транспорта и коммуникации, рассмотреть варианты проезда до гостиницы, наличие культурной программы, официальных встреч, приемов, пресс-конференций, проведение церемоний открытия и закрытия выставки или ярмарки.

Стенд на выставке должен состоять из трех зон: зона переговоров, хозяйственная зона и зона размещения экспонатов.

Оформить стенд помогут планшеты, диаграммы, плакаты и фотографии. Однако нельзя перегружать посетителей излишней текстовой информацией. Поэтому на выставочном стенде для концентрации внимания посетителей должны преобладать экспонаты по возможности в действующем виде.

На некоторых выставках организаторы предоставляют готовые модули или блоки для компоновки стенда, однако не всегда они могут подойти по стилю к конкретной экспозиции. Поэтому, лучше иметь наготове собственные неоднократно проверенные в деле (желательно компактные и удобные при транспортировке и эксплуатации) модули.

Экспонаты, требующие осторожного обращения или представляющие большую материальную ценность, должны быть ограждены с помощью стеклянных плоскостей, пластиковых барьеров, насыпанной на пол гальки или керамзита и т.п.

Сотрудников должно быть достаточно для нормальной работы. Рекомендуется иметь двух стендистов на стенде длиной 2 м, на каждые дополнительные 3 м ? еще одного, на каждые 12 кв. м общей площади ? еще одного. При высокой плотности потока (например, при плотности потока четыре человека на 10 кв. м экспозиционной площади) лишь 3,5% посетителей из них смогут полноценно пообщаться с представителями фирмы.

Важным моментов в подготовке к ярмарке является подготовка следующих документов: тематический план экспозиции, с определением перечня экспонатов и их основных технических характеристик тематико-экспозиционный план, представляющий собой своеобразный детально проработанный сценарий деятельности на стенде.

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителя. Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип (см. табл. 1).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Ее цель ? оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Таблица 1 - Типы стендов

Вид стенда	Краткая характеристика выставочного стенда
Линейный	Располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов
Угловой	Является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам
«Полуостров»	Стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию
«Остров»	Идеальное решение для крупных предприятий, т. к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию
«Сквозной»	Лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента
«Визави»	Состоит из двух расположенных друг против друга стендов, обычно линейных
«Стенд в ряду»	Стенд, находящийся в середине ряда и открытый для осмотра с одной или двух (противоположных) сторон
«Блок - стенд»	Стенд, расположенный в отдельности от всех других стендов и открытый для осмотра со всех сторон

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Ее цель ? оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

? надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон;

? плакатов, для оформления стен стенда;

? экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

? мониторов для демонстрации рекламных роликов.

При оформлении стенда обеспечивается его соответствующее оснащение и производится установка необходимого технического оборудования. В результате создаются все необходимые условия для успешной работы персонала, занятого на ярмарке или выставке.

Глава 2. Особенности проведения ярмарок и выставок на примере рекламно-выставочной компании «Академсервис»

2.1 Общая характеристика рекламно-выставочной компании «Академсервис»

В августе 2001 на российском выставочном рынке появилась Рекламно-выставочная компания (далее РВК) «Академсервис». На сегодняшний день в активе компании - целый ряд известных профессиональных выставок. Каждый год вводятся в план новые темы, которые потом становятся традиционными. На сегодняшний день насчитывается 12 тематических направлений.

Коллектив РВК «Академсервис» ? это опытные специалисты в рекламном и выставочном бизнесе: профессиональные менеджеры, маркетологи, дизайнеры. Компания предоставляет возможность карьерного роста для успешных и повышающих свою квалификацию сотрудников и вознаграждает работников в зависимости от их работы и личных вкладов в полученные результаты.

Компания работает с региональным охватом по всей России и обменивается информацией с ведущими выставочными центрами. Компания тщательно изучает конъюнктуру рынка, внешнюю и внутреннюю среду фирмы, проводит маркетинговые исследования. Все это позволяет контролировать рыночную ситуацию, гибко реагировать на изменения и твердо держать свои позиции.

Компания предоставляет уникальный сервис посетителям до, во время и после выставки:

* регистрация посетителей на выставке с предоставлением комплекса документов (бедж, предоставляющий возможность посещения всех специализированных экспозиций и бесплатных мероприятий выставки);

* бесплатный каталог выставки каждому зарегистрированному посетителю в печатной версии;

* бесплатное посещение образовательных мероприятий на выставке (семинары, конференции, круглые столы);

* свободный доступ к информации каталога через Интернет после окончания выставки.

2.2 Анализ ярмарочно-выставочной деятельности РВК «Академсервис»

РВК «Академсервис» организовывает ярмарки и выставки по различным тематическим направлениям. Каждый год вводятся новые направления работы ярмарок и выставок, но также существуют направления, которые ежегодно представлены на ярмарках и выставках. К таким, уже традиционным, направлениям относятся: выставка «Образование», «Индустрия красоты», «Евроремонт» и другие.

Выставка «Образование», которая проводилась уже 5 раз, принесет несомненную пользу всем ее участникам, позволит повысить информированность молодежи об услугах образования, которые имеются в регионах РФ, облегчит абитуриентам выбор своей будущей профессии, будет способствовать укреплению дружеских и партнерских отношений между образовательными учреждениями регионов РФ.

На выставке свои услуги и продукцию представляют аккредитованные высшие и средние специальные учебные заведения, языковые центры, центры дистанционного обучения, издательства, средства массовой информации, производители и дистрибьюторы учебной литературы и программных продуктов.

В то же время выставка «Образование» ? это хорошая возможность изучить рынок, соотнести уровень спроса и предложений, оценить его тенденции и динамику, познакомиться с новейшими разработками, технологиями и уникальными методиками, найти новых партнеров и расширить профессиональные деловые контакты.

В период подготовки выставки проводилась масштабная рекламная кампания. Были задействованы: журнал «Помощник абитуриента», журнал «Современное образование», журнал «Учеба и работа», справочник «Бизнес Украина», газета «Русские ярмарки», справочник «Прайсы на территории РФ», еженедельник «Все для всех», газета «Караван», еженедельник «Вечерний город», еженедельник «Полуостров», «Россия» ? Телевидение (ролик, репортаж), ИТВ (ролик),маршрутные такси (ТВ ролик), троллейбусы (афиши на транспорте), наружная реклама (афиши, билл-боард, сити-лайты), пригласительные и др.

Выставка «Образование 2013» проводилась 3 дня (с 12 по 14 февраля). В ней принимали участие:

? Грин-Ландия, негосударственное образовательное учреждение;

? Еврокнига, ООО компания;

? Институт международных отношений национального авиационного университета;

? Институт передовых технологий;

? Краснодарский гуманитарный университет (г. Краснодар);

? Тамбовский учебно-воспитательный комплекс;

? Национальная академия природоохранного и курортного строительства;

? СВПУ ресторанного сервиса и туризма;

? Тверской национальный технический университет;

? Воронежская академия печати;

? «Фиолентмехпласт» ДП, УКК «Фиолент»;

? Питербургский институт банковского дела и другие.

Организаторами выставки была заранее спланирована программа (см. табл. 2).

Таблица 2 - Программа работы выставки «Образование 2013»

12 февраля
10:00 12:00 12:30 12:50 13:00 18:00 18:30	Выставка открыта для посещения. Официальное открытие выставки. Торжественная церемония награждения победителей и лауреатов конкурса «3 жемчужины в короне Краснодара»(Институт передовых технологий). Презентация детского сада «Грин-Ландия». Презентация Питербургского банковского института. Сдача экспозиций под охрану. Банкет по случаю открытия выставки.
13 февраля
10:00 11:00 13:00 15:00 18:00	Выставка открыта для посещения. Круглый стол на тему: «Организация инновационной деятельности в учебных заведениях АРК». Мастер-класс. Гимназия № 9 (директор Коваль Т. В.). Семинар (Институт передовых технологий) «Методика использования учебных атласов и карт на уроках истории и географии с учетом требований внешнего независимого оценивания знаний учащихся». Сдача экспозиций под охрану.
14 февраля
10:00 12:00	Выставка открыта для посещения. Официальное вручение дипломов участникам выставки.

Традиционным стало проведение выставки «ЕвроРемонт», которая проводилась уже 9 раз. Выставка проходит при содействии Министерства строительной политики и архитектуры Таганрога. Выставка «ЕвроРемонт» собирает на выставочной площадке СК «Дружба» ряд ведущих производителей строительных материалов, застройщиков, представителей строительных организаций для того, чтобы обменяться опытом и установить перспективные взаимовыгодные контракты. Основные цели и задачи выставки направлены на руководителей строительных компаний, представителей курортно-гостиничного комплекса. Однако и частные потребители, заинтересованные в комфорте, в обустройстве и облагораживании своего жилища найдут на выставочной площадке много интересного для себя.

Выставка «ЕвроРемонт» проводилась 3 дня: с 19 по 21 марта. В период подготовки выставки проводилась масштабная рекламная кампания. Были задействованы: журнал «Недвижимость Ростова», журнал «Инфострой», журнал «Домострой», каталог «Строительство. Мебель. Интерьер», журнал «Календарь выставок и ярмарок», газета «Конкурент», справочник «Бизнес Таганрог», газеты «Вечерний город», «События», «Руссике ярмарки», «Все для всех», «Ростовская недвижимость», ГТРК «Россия» ? телевидение (ролик), реклама на транспорте, афиши, пригласительные и др.

Организаторами была заранее спланирована программа работы выставки (см. табл. 3).

Таблица 3 - Программа работы выставки «ЕвроРемонт 2013»

19 марта
10:00 12. 00 13. 00 18. 00 18. 30	Выставка открыта для посещения. Официальное открытие выставки. Презентация ООО «Элит Дом». Тема: «Ознакомительный курс по основным техникам нанесения декоративно-отделочных материалов Oikos». Сдача экспозиций под охрану. Банкет по случаю открытия выставки.
20 марта
10. 00 18. 00	Выставка открыта для посещения. Сдача экспозиций под охрану.
21 марта
10. 00 12. 00	Выставка открыта для посещения. Официальное вручение дипломов участникам выставки.

Еще одним традиционным направлением работы выставок РВК «Академсервис» является выставка «Beauty Industry» ? выставка достижений и прогрессивных разработок в области декоративной и элитной косметики, профессиональной и медицинской косметологии, современных концепций салонов красоты, новых решений для создания своего имиджа.

Выставка «Beauty Industry» ? это яркое событие в индустрии красоты, это традиционное место встречи профессионалов для обсуждения общих проблем, обучения, обмена опытом, демонстрации мастерства и новых технологий. Программа выставки «Beauty Industry» насыщена специальными мероприятиями, что крайне важно для специалистов соответствующей индустрии, стремящихся к получению новых знаний и постоянному повышения квалификации.

Выставка «Beauty Industry» обеспечит предприятия индустрии красоты профессиональным оборудованием, материалами, аксессуарами, внедрит новые технологии, предоставит возможность участникам выставки продемонстрировать свою продукцию и услуги, даст возможность экспонентам и посетителям расширить сферу деловых контактов и заключить прямые договоры.

Выставка «Beauty Industry» подразумевает развитие косметологии, парикмахерского искусства и ногтевой эстетики в Санкт-Петербурге путем создания площадки для обмена информацией, налаживания деловых контактов, расширения рынков сбыта и получения достоверной информации о новинках и инновациях на рынке «индустрии красоты».

2.3 Оценка эффективности проведения ярмарки

Эффективной любой вид торговой деятельности, в том числе и выставочно-ярмарочную, можно назвать лишь в том случае, если все заинтересованные в этом процессе юридические лица: продавец, покупатель и посредник достигают намеченной цели, получают прибыль. Однако необходимо иметь ввиду, что для любой составляющей инфраструктуры товарного рынка экономический эффект имеет два аспекта: прямой и косвенный.

Прямой эффект ? получаемый от результата деятельности инфраструктуры непосредственно самой инфраструктурной составляющей товарного рынка.

Косвенный эффект ? в тех отраслях экономики на которые направлены усилия инфраструктуры. Вторичный эффект всегда более ощутим в сравнению с первичным эффектом. Эффективность инфраструктуры в большей мере оценивается вторичным эффектом. К примеру, отсутствие дефицита потребительских товаров, широта их ассортимента, дает выгоды торговле, но они ни в коей-мере не сопоставимы с теми выгодами, которые имеет покупатель этих товаров. Особенно это касается потерь времени на покупки, стояние в очередях, отыскание нужного товара и др. Классика экономической науки уже давно констатировала, что благосостояние общества и каждого его члена в отдельности, определяется не уровнем достатка, дохода приходящегося на каждого из членов общества, а величиной свободного времени, которое направляется на самосовершенствование личности.

Для продавца показателем эффективной торговли будет наличие большого количества выгодно заключенных контрактов и проданной продукции. С точки зрения организаторов ярмарки, эффективной (рентабельной) она будет, если в ходе ярмарочной торговли будут покрыты все издержки и получена прибыль. Основные статьи расхода практически для любой ярмарки или выставки-продажи включают:

? расходы по аренде помещения и оборудования;

? оформительские, типографские и информационно-рекламные расходы;

? транспортно-складские расходы;

? представительские расходы;

? организационные расходы;

? технические и другие расходы.

Рассмотрим источники покрытия этих расходов. Перечень статей доходов ярмарки включает:

? плату за участие в выставке или ярмарке;

? стоимость экспозиционных мест;

? плату за рекламу;

? плату сервисного обслуживания;

? плату услуг консультантов, переводчиков и др.

Таблица 4 - Смета предполагаемых расходов по организации и проведению ярмарки (цифры условные)

№	Статьи расходов	Сумма, тыс. руб.	Структура, %
1	Аренда выставочного помещения и оборудования (входит освещение и связь)	1000	26,1
2	Транспортно-складские расходы	300	7,8
3	Расходы по заработной плате	300	7,8
4	Охрана	80	2,0
5	Оформительские расходы	800	20,9
6	Информационно-рекламные расходы	800	20,9
7	Культурная программа	150	3,9
8	Непредвиденные расходы	400	10,6
	Итого:	3830	100,0

Таблица 5 - Смета предполагаемых доходов по организации и проведению ярмарки (цифры условные)

№	Источники доходов	Сумма, тыс. руб.	Структура, %
1	Плата за участие	800	20,9
2	Стоимость экспозиционных мест	1780	46,5
3	Плата за рекламу	800	20,9
4	Торгово-посреднический процент от совершения сделок	300	7,8
5	Средства от продажи прав сервисного обслуживания	100	2,6
6	Плата за услуги консультантов, переводчиков и др.	50	1,3
7	Итого:	3830	100,0

Основным источником доходов являются взимаемые с участников сборы, т.е. плата за использование экспозиционного места. Наиболее часто организаторы используют шкалу (градацию), делящую экспозиционные места на семь типов (см. табл. 6).

Таблица 6 - Типы и расценки выставочных мест (цифры условные)

№	Тип экспозиционного места	Площадь, кв. м.	Примерные цены, руб.
1	Экспоместо "Люкс"	42	127000
2	Экспоместо "А-прим"	20	68000
3	Экспоместо "А"	20	68000
4	Экспоместо "В-прим"	12	42000
5	Экспоместо "В"	12	42000
6	Экспоместо "С"	6	25000
7	Стенд	3	15600

Существует также система, подразделяющая выставочную площадь на три типа (см. табл. 7).

Таблица 7- Три типа выставочных стендов

№	Типы	Характеристика
1	Стенд №1	Включает ограждение высотой 1 м, 2 стола, 2 стула, общая площадь 5 кв. м.
2	Стенд №2	Ограждение высотой 2, 5 м, 2 стола, 4 стула, 1 подиум под экспонаты (образцы). Общая площадь 8 кв. м.
3	Стенд №3	Ограждение, комната переговоров, 2 стола, 2 стула, 1 круглый стол, 2 кресла, освещение стенда, общая площадь 18 кв. м.

Рассмотрим методику расчета размера взимаемой с участников платы. Определим два показателя:

? стоимость 1 кв. м выставочной площади;

? расходы на одного участника.

Стоимость 1 кв. м выставочной площади составляет:

где С1кв. м ? стоимость 1 кв. м выставочной площади;

Р1 ? общие расходы, учитываемые при расчете данного показателя;

Sобщ ? общая выставочная площадь.

При этом общие расходы, учитываемые при расчете стоимости 1 кв. м выставочной площади, включают расходы по аренде выставочной площади, оформительские расходы и половину непредвиденных расходов. Исходя из помещенных в табл. 3.3 сведений, получим 2 млн. руб.. (1000000+800000+200000=2000000 руб.). А поскольку общая выставочная площадь Sобщ = 1 000 кв. м, то стоимость 1 кв. м выставочной площади составит: 2 млн. руб. / 1000 кв. м = 2,0 тыс. руб. за 1 кв. м.

Для определения значения второго показателя, отражающего величину расходов на одного участника, воспользуемся формулой:

где Р1уч ? расходы на одного участника;

Р2 ? общие расходы, учитываемые при расчете данного показателя;

Nуч ? общее число участников выставки.

При этом общие расходы, учитываемые при расчете расходов на одного участника, включают транспортные и складские расходы, заработную плату членам оргкомитета, расходы на охрану, культурную программу, информационно-рекламные и половину непредвиденных расходов.

Пользуясь данными таблицы 3. 3 имеем: 300 тыс. руб. + 300 тыс. руб. + 80 тыс. руб. + 150 тыс. руб. + 800 тыс. руб. + 200 тыс. руб. = 1 830 тыс. руб..

Общее число участников выставки определяется следующим образом:

где Sсредн ? средняя выставочная площадь. Она определяется по формуле:



где соответственно максимальная и минимальная выставочные площади (Smax = 20 кв. м; Smin = 2,5 кв. м). Тогда средняя выставочная площадь составит:

и общее число участников:

Если принять N = 90, то тогда расходы на одного участника составят: 1830 тыс. руб. / 90 участников = 20,33 тыс. руб.

Таким образом, предлагаемая схема расчетов позволяет достаточно оперативно сделать расчет эффективности участия в ярмарке.

выставка ярмарка рекламируемый иностранный

Заключение

В ходе проведенных исследований по проблеме организации или использования теме: «Международная ярмарка как форма продвижения товарной продукции на внешний рынок» были сделаны следующие выводы.

Во-первых, были изучены основы формирования ярмарочно-выставочной деятельности.

Международная ярмарка ? это международная экономическая выставка образцов, международный рынок товаров и услуг, организуемый в установленные сроки в течение определенного периода времени и в одном и том же месте. Ярмарки и выставки считаются международными при значительном количестве иностранных участников и посетителей-специалистов. Целью их проведения является заключение торговых сделок не только в национальных, но и в международных масштабах.

Организаторами выставочно-ярмарочных мероприятий могут выступать федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти, выставочные организации, торгово-промышленные палаты (ТПП), ассоциации и прочие организации различных форм собственности, для которых организация выставочных / ярмарочных мероприятий не является основной деятельностью.

Во-вторых, были изучены особенности организации международных ярмарок.

Ярмарочная деятельность предприятия последовательно реализуется на следующих этапах:

Принятие решения об участии (определение целей).

Этап подготовки участия.

Стадия работы ярмарки / выставки.

Послеярмарочная деятельность.

Прежде всего, нужно четко определить цели, которые фирма ставит перед собой, участвуя в выставке. После определения целей, осуществляются сбор, анализ и систематизация информации по прошедшим и предстоящим мероприятиям подобного рода. Ярмарка проводится по заранее подготовленной программе дня. Особое внимание необходимо уделить подбору персонала и проведению рекламной кампании. По окончании каждой выставки составляется записка, коротко отражающая все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем.

В-третьих, были изучены особенности проведения ярмарок и выставок на примере Рекламно - выставочной компании «Академсервис».

Рекламно-выставочная компания «Академсервис» организовывает ярмарки и выставки по различным тематическим направлениям. Каждый год вводятся новые направления работы ярмарок и выставок, но также существуют направления, которые ежегодно представлены на ярмарках и выставках. К традиционным направлениям относятся: выставка «Образование», «Индустрия красоты», «Евроремонт» и другие. В период подготовки к работе ярмарки или выставки проводится широкая рекламная кампания, планируется деловая программа, и издаются официальные каталоги выставки / ярмарки.

РВК «Академсервис» тщательно изучает конъюнктуру рынка, внешнюю и внутреннюю среду фирмы, проводит маркетинговые исследования. Все это позволяет контролировать рыночную ситуацию, гибко реагировать на изменения и твердо держать свои позиции.

Список использованных источников и литературы

1. Александрова Н.В. Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации: [учебное пособие] / Н.В. Александрова, И.К. Филоненко. ? Тула: ИД ? Пресс, 2009. ? 112 с.

2. Антонова Л.И. Оценка и выбор иностранного партнера. Выход на внешний рынок / Антонова Л.И. // Маркетинг. ? 2009. ? № 6. ? С. 22 ? 29.

3. Бердышев С.Н. Организация выставочной деятельности: [учебное пособие] / Бердышев С.Н. ? М.: Дашков и К, 2009. ? 136 с.

4. Виняр Е.Т. Сотрудничество в области выставочно-ярмарочной деятельности / Виняр Е.Т. // Харьков: Международный маркетинг. ? 2009. ? №11. ? С. 40 ? 48.

5. Градов А.П. Как добиться успеха на выставке / Градов А.П. // К.: Продажи. ? 2011. ? № 4. ? С. 56 ? 63.

6. Демидова С.С. Методы распространения товаров и услуг на внешнем рынке / Демидова С.С. // Харьков: Международный маркетинг. ? 2010. ? №2. ? С. 13 ? 21.

7. Денисова Л.М. Понятие, классификация и значение выставок и ярмарок / Денисова Л.М. // М.: Бизнес. ? 2009. ? № 8. ? С. 30 ? 36.

8. Захаренко Г.П. Выставка: техника и технология успеха / Захаренко Г.П. // М.: Вершина. ? 2010. ? № 7. ? С. 41 ? 49.

9. Криворучко Т.М. Торговые ярмарки и выставки / Криворучко Я.Г. // М.: Аспект пресс. ? 2009. ? №4. ? С. 12 ? 16.

10. Куркина Н.И. Оценка эффекта выставочно-ярмарочной деятельности / Куркина Н.И. // Санкт-Петербург: Корпоративный менеджмент. ? 2010. ? № 2. ? С. 19 ? 25.

11. Лаврин К.Е. Этапы подготовки ярмарки / Лаврин К.Е. // Санкт-Петербург: Корпоративный менеджмент. ? 2010. ? № 5. ? С. 39 ? 43.

12. Молчанов И.П. Современная выставочная деятельность в Украине / Молчанов И.П. // М.: Маркетинг. ? 2009. ? № 9. ? С. 10 ? 15.

13. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга / Назаренко Л.Ф. // М.: ЮНИТИ. ? 2010. ? № 8. ? С. 62 ? 65.

...