Проект внедрения ERP-системы на предприятии

Программное обеспечение за полвека своего существования претерпело огромные изменения, пройдя путь от программ, способных выполнять только простейшие логические и арифметические операции, до сложных систем управления предприятиями. В программном обеспечении всегда можно было выделить два основных направления развития:

1. выполнение вычислений;

2. накопление и обработка информации.

Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или предоставление каких-либо услуг.

В условиях жесткой конкуренции, динамического рынка даже самые консервативные или небогатые предприятия не могут позволить себе отказаться от такого мощного средства, как автоматизация. Выгода от использования современных компьютерных технологий в промышленности столь велика, что эпоха агитации за автоматизацию давно прошла.

В настоящее время понятие информационной системы настолько размыто, что под информационной системой может быть определено любое понятие от компьютерной программы, помогающей автоматизировать какой-то процесс, до сложившегося набора правил и процедур, регламентирующих действия сотрудников компании по организации процессов создания и использования информации в нужном для компании виде.

Необходимость успешного функционирования в условиях жесткой конкурентной среды диктует свои требования к эффективности бизнес-процессов предприятия. Решение задачи повышения эффективности неразрывно связано с обеспечением информационной поддержки процессов, поэтому сегодня практически ни у кого не вызывает сомнений необходимость построения информационной системы предприятия. Большинство людей, принимающих решения в этой области, разделяют мнение, что вопросы построения информационной системы следует решать в контексте задач совершенствования бизнес-процессов. Существует и ясное понимание того, что максимально эффективной будет система, обеспечивающая непрерывное информационное сопровождение производственного цикла - от разработки нового изделия до выпуска готовой продукции.

В то же время, несмотря на высокую готовность предприятий к внедрению информационных систем, подходы к их построению и методам внедрения, мягко говоря, разнообразны. При этом любое предприятие, приступающее к внедрению информационной системы, стремится осуществить этот процесс в минимальные сроки и с высоким качеством, предъявляя в связи с этим повышенные требования к организации процесса внедрения. Среди прочих требований ключевыми являются наличие единой информационной среды и возможность совместной работы пользователей с одними и теми же информационными объектами.

Известно, что в основе процессов производственного планирования и управления лежит информация, появляющаяся на стадии конструкторской и технологической подготовки производства. Следовательно, эффективность работы всей информационной системы напрямую зависит от актуальности и полноты данных, получаемых на этой стадии. Другими словами, конструкторская и технологическая подготовка производства служат информационной основой для решения производственных вопросов.

1.1 Назначение информационных систем

Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

"Идеальная" информационная система управления предприятием должна автоматизировать все или, по крайней мере, большинство из видов деятельности предприятия. При этом автоматизация должна быть выполнена не ради автоматизации, а с учётом затрат на неё, и дать реальный эффект в результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.

1. Информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным.

2. Информационные системы ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции и в то же время не даёт ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.

На предприятии должна быть создана база данных, которая обеспечивает хранение информации и доступность её для всех составляющих системы управления. Наличие такой базы данных позволяет сформировать информацию для принятия решений (рис.1.).

Рис. 1. База данных на предприятии

Сама по себе информационная система не является инструментом для принятия управленческих решений. Решения принимаются людьми. Но система управления в состоянии представить или "подготовить" информацию в таком виде, чтобы обеспечить принятие решения.

Системы поддержки принятия решений в состоянии обеспечить, например:

· отслеживание эффективности работы различных участков и служб для выявления и устранения слабых звеньев, а также для совершенствования бизнес - процессов и организационных единиц (т.е. анализ информации может привести к изменению правил выполнения тех или иных управленческих процессов и даже к изменению организационной структуры предприятия);

· анализ деятельности отдельных подразделений;

· обобщение данных из различных подразделений;

· анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных направлений бизнеса;

· выявление тенденций, развивающихся на предприятии, так и на рынке.

Не следует забывать и о том, что работать с системой придётся обычным людям, являющимся специалистами в своей предметной области, но зачастую обладающими весьма средними навыками в работе с компьютерами. Интерфейс информационных систем должен быть им интуитивно понятен.

1.2 Виды информационных систем в организации

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень

1.3 Общие вопросы разработки информационной системы

1.4 Технология внедрения информационных систем

Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Первейшим этапом создания системы должно быть проведение работ по предпроектному обследованию (так называемый консалтинг). Пока не описаны и не проанализированы все бизнес-процессы предприятия, не построена модель предприятия «как есть сегодня», не сформулированы обоснованные требования к новой системе, не построена модель будущей системы «как должно быть», не разработано техническое задание не может быть и речи о покупке или начале разработки системы. Цель этой предпроектной работы заключается в том, чтобы разработать представление о будущей системе, описать функционально-информационную модель будущей системы и защитить ее перед заказчиком. Только после этого можно вкладывать деньги в покупку или разработку системы.

На сегодняшний день тема внедрения ERP-систем на предприятии довольна актуальна не только из-за малой изученности этого вопроса, но также из-за бурного развития прикладных информационных систем. Последние 20 лет число компаний внедряющих подобные системы увеличивается каждый день, а количество компаний, испытавших на себе положительный эффект от работы ERP растёт по экспоненте. Также отличным показателем развития данной отрасли рынка служит рост компаний поставляющих ERP-системы и консалтинговых компаний, занимающимися их внедрениям. Так, например, клиентская база SAP, немецкой компании по производству программного обеспечения, только за последние 10 лет увеличилась с 17500 до 91500 клиентов, а годовой доход в 2012 году составил 15 млрд евро.

Enterprise Resource Planning (ERP), что в переводе обозначает информационные системы планирования ресурсов предприятия, уже давно стали обыденной сферой деятельности для предприятий среднего и большого бизнеса. Внедрение информационных сетей направлено на повышение эффективности бизнес процессов, представляющих собой снабжение, сбыт и производство. Внедрение данной технологии существенно влияет на увеличение производительности предприятия в целом. Но ERP - это не только автоматизация бизнес процессов, это еще и автоматизация таких управленческих функций, как планирование, контроль и учет.

ERP-система имеет радикальное отличие от всем знакомой нам программы Microsoft Office, которая одинаково работает на всех компьютерах. Функциональность ERP системы напрямую зависит от четкого определения задачи конкретного предприятия и настройки ее под эти задачи. Полная эффективность от использования этой системы достигается только в том случае, если она спроектирована и настроена правильно, что поможет в дальнейшем сделать бизнес более управляемым.

Тема ERP-систем ещё пока является относительно молодой: нет чётко выработанных правил, методов и советов, но что её делает столь особенной, так это высокая потребность компаний в ней. С каждым годом всё больше компаний делают свой выбор в пользу корпоративных информационных систем, т.к. становится очевидным, что без систем такого рода предприятие не может считаться конкурентоспособным в век информационных технологий. Бесконечная погоня за прибылью и поиск лучших решений выматывают и сегодня, в столь быстро меняющемся мире, уже практически невозможно представить существование компании без помощника в лице ERP.

ERP-системы представляют собой набор интегрированных приложений, которые позволяют создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций в масштабе предприятия. Среди них можно выделить планирование производственных ресурсов, оперативное управление производственным планом, учет и анализ результатов деятельности и т.д. Все операции планирования и анализа подразделяются в ERP на отдельные функциональные модули: планирование ресурсов (финансовых, людских, материальных) для производства товаров или услуг, оперативный контроль за выполнением планов (снабжения, сбыта), выполнением договоров, все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности. Вся информация хранится в единой базе данных, откуда она может быть в любое время получена по запросу

1. При проектировании ERP-системы не учитывается дальнейшая стратегия развития предприятия.

Как показывают проведенные анализы, это является основной ошибкой при внедрении ERP-системы. Давайте разберемся, почему так происходит. За последние годы экономика и различные экономические отрасли, в которых работают предприятия, значительно видоизменились и продолжают постоянно изменяться, в таком контексте невозможно настроить информационную систему корректно, так как она не сможет учитывать возможные изменения в деятельности предприятия в будущем. Примером этому может служить то, что предприятия, работающие в нефтегазовой отрасли, вывели все непрофильные активы, а между тем информация о данных активах была важной частью АСУ. Еще один пример: предприятия, работающие в сфере металлургии, почти в два раза сократили число своих работников, тем самым это отразилось на количестве автоматизированных мест, что также невозможно учесть при внедрении ERP-систем. Исходя из всего этого, становится понятно, что нужно каким-то образом усовершенствовать и модернизировать системы планирования ресурсов предприятия, чтобы в дальнейшем возможно было учитывать все изменяющиеся показатели. В противном случае внедрение ERP-систем станет своего рода обузой для правильной и продуктивной деятельности предприятия. Но уже сейчас становится возможным внедрение полнофункциональной ERP-системы на предприятиях, но это длительный процесс и может занимать от 3-х до 5-ти лет. Для того чтобы не повторять в дальнейшем ошибок, следует спроектировать и продумать структуру и масштаб деятельности предприятия минимум на три года вперед. Но здесь опять же, при неправильном прогнозировании перспектив деятельности предприятия в будущем, возможны большие потери и расходы, к примеру, на покупку дополнительного оборудования для ERP-систем, что ведет за собой непредвиденные расходы на оплату интернет-трафика. Мало кому покажется приятным, когда спустя определенное время поднимется вопрос о том, чтобы перевести уже существующую ERP-систему на другую платформу.

Другие направления развития бизнеса также должны постоянно учитываться - это и расширение практики мелкосерийного производства, и организация филиалов, и значительное уменьшение резервных запасов, и более строгий контроль сроков поставок. При проведении всех этих мер увеличивается нагрузка производительности ERP-системы, от которой зависит своевременность и оперативность регистрации хозяйственных операций, в противном случае, любые данные, собранные с помощью данной системы, окажутся неэффективными.

2. Проектирование информационных систем «снизу-вверх».

Правильно заложить цели компании и перспективы его дальнейшего успешного развития можно только используя метод проектирования «сверху-вниз». Практика показывает, что создание эффективной информационной управленческой системы стоит дорого, так как практически невозможно учесть весь поток информации появляющийся в компании. Поэтому каждый разработчик при проектировании ERP-системы сталкивается с проблемой перехода от получения полного объема информации к определенному лимиту. Основной задачей при проектировании ERP-системы является выбор основного значимого направления для эффективного принятия управленческих решений. Так как на предприятие ежедневно поступают большие объемы информации различного содержания, проектировщику нужно выбрать из всего этого информационного потока только самую значимую и важную информацию. Естественно, что у каждой компании свои потребности в информационном обеспечении. Поэтому правильное проектирование ERP-системы означает в первую очередь выбор информации, которая является важной для верхних слоев управления, а уже затем проектировщик спускается «вниз». Данный метод рассчитан главным образом на получение первостепенно значимой информации, необходимой высшему руководству. Но как показывает практика проектирования ERP-систем, проектировщики, не вдаваясь в подробности важности поступающей информации, вводят в систему очень много ненужной и избыточной информации, тем самым увеличивая стоимость АСУ. В итоге из-за недостаточности и полноты получаемой информации страдает менеджмент компании. А руководство компании получает огромные объемы не проанализированной информации, которая значительно замедляет процесс принятия управленческих решений, этому есть множество примеров. Для того, чтобы предприятие при проектировании и внедрении ERP-системы, которая требует значительных затрат, не получало избыточную и неэффективную информацию, нужно при проектировании ERP-системы учитывать главным образом цели компании и исходя из этого правильно определить вид и характер поступаемой на предприятие информации.

3. Некорректное перепроектирование бизнес-процессов.

Очень часто случается так, что компания решившая внедрить ERP-систему решается на такой значимый шаг, как перепроектирование или реинжиниринг всех существующих на предприятии бизнес-процессов и дальнейшее их внедрение, и подчинение требованиям ERP-системы. Или же возможно, что компания будет настаивать на сохранении всех существующих бизнес-процессов при перестройке выбранной ERP-системы, а иногда и на полном ее переписывании. Но эти два варианта внедрения ERP-системы как раз и являются неправильными, которые в дальнейшем негативно скажутся на эффективности деятельности предприятия.

При реинжиниринге всех бизнес-процессов увеличивается риск того, что внедряемая на предприятии ERP-система вообще не будет использоваться. Так как практика реинжиниринга бизнес-процессов показывает, что любые значимые изменения бизнес-процессов очень трудно приживаются и как следствие используются очень редко.

Если мы посмотрим на западные компании, то увидим, что западные ERP-системы разработаны с учетом мирового опыта внедрения данных систем основанные на опыте построения и оптимизации бизнес-процессов. Исходя из этого, становится очевидно, что этот опыт должен учитываться при совершенствовании системы управления в наших российских компаниях и предприятиях. Но может случиться так, что проектировщики ERP-системы не всегда правильно используют ссылки на западную практику, поскольку отечественные компании работают совершенно в другой экономической среде.

Сохранение всех существующих бизнес-процессов также является неэффективным методом, потому что полученная система вследствие множественных доработок и переработок теряет свою надежность и эффективность. Это сказывается на риске ошибочной обработки вводимой информации, а от автоматизации выбранной системы также не будет никакой пользы, так как доработанные и переработанные бизнес-процессы будут неэффективными. Предприятие в данном случае будет зависеть от выбранной системы управления и автоматически лишается возможности совершенствовать свою деятельность. На основании этих методов важно найти «золотую» середину между реинжинирингом бизнес-процессов и доработкой существующей системы.

4. Неверная оценка экономической эффективности внедрения ERP-системы.

Внедрение ERP-системы стоит немалых денег, сюда входит закупка необходимого оборудования, компьютеров, оплата консультационных услуг и т.д. В связи с этим руководителю предприятия предстоит решить основной вопрос об экономической эффективности внедряемой ERP-системы. Перед руководителем стоит задача сопоставления расходов на автоматизацию бизнес-процессов с итоговыми экономическими результатами проекта. Решение данной задачи включает в себя ответы на следующие вопросы: какую информацию в конечном итоге получит менеджер, каких потерь это поможет избежать, каким образом добиться максимального увеличения эффективности используемых ресурсов предприятия. Если не решить хотя бы один из этих вопросов, вполне возможно, что затраты на внедрение ERP-системы не оправдают себя или попросту не окупятся. Для того чтобы избежать возможных неудач, необходимо определять цену включения определенной информации на всех этапах проектирования и внедрения ERP-системы. Но это еще не все. Необходимо решить вопрос экономической эффективности еще при создании прототипа будущей ERP-системы. Наибольшая эффективность от внедрения ERP-системы возможна лишь в том случае, когда на предприятии хорошо выстроена система управления.

Положительным фактором, влияющим на правильную и эффективную работу внедряемой ERP-системы, является наличие богатой функциональности. Но практика показывает, что нередки случаи того, как внедряемая ERP-система служила на предприятии всего лишь средством, помогающим при подготовке налоговой отчетности или более того, простым калькулятором. Этому может способствовать целый ряд причин, начиная от неправильного выбора консультационной компании, которая помогает предприятию внедрить ERP-систему, до неправильного выбора проектировщиком системы задач и целей. Многие предприятия совершают основную ошибку, руководствуясь принципом "купим сейчас, а дальше видно будет". Поэтому данные предприятия и несут значительные потери средств.

Большинство руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения информационной системы управления предприятием оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.

Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия.

Прежде чем приступать к внедрению информационной системы управления на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса

Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования и контроля, а так же управления процессами. Одной из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, является модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр учета, с соответствующим уровнем ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.