Оформление выставочного стенда, как один из элементов затрат

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

ОФОРМЛЕНИЕ ВЫСТАВОЧНОГО СТЕНДА, КАК ОДИН ИЗ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАТРАТ

Содержание

Введение

1. Выставки в туристском маркетинге

1.1 Характеристика выставочных мероприятий, их роль в системе

маркетинговых коммуникаций

1.2 Процесс организации участия туристской фирмы в работе выставки

1.3 Работа персонала турпредприятия во время выставки

1.4.Современные технологии выставочного маркетинга

2. Анализ затрат турпредприятия на участие в выставке

2.1 Основные статьи затрат турпредприятия

2.2 Оформление выставочного стенда, как один из элементов затрат

3. Процесс организации MITT

3.1 MITT - схема организации

3.2 Организатор MITT - компания ITE LLC

3.3 MITT - 2002

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Выставки в туристской отрасли относительно новое и специфическое явление, ведь в качестве экспонатов выставляются услуги.

Маркетинг представляет собой деятельность производителей по продвижению товара на рынок. Среди разных видов такого продвижения (реклама, формирование общественного мнения, персональные продажи) выставки признаны одним из самых эффективных инструментов маркетинга, поскольку в них одновременно участвуют и специалисты, и производители, и потребители.

Актуальность данной контрольной работы заключается в том, что развивающейся быстрыми темпами туристской отрасли необходима слаженная работа всех подразделений, а правильно-спланированный маркетинг на турпредприятии - одно из основных условий успеха.

Предметом данного исследования является комплекс мероприятий составляющих выставочную деятельность, а объектом - турпредприятие, готовящееся к непосредственному участию в выставке, а также, как объект исследования, будет рассмотрена деятельность одной из международных выставок.

Цель данной контрольной работы - всестороннее изучение многочисленных аспектов выставочной деятельности.

Задачи контрольной работы

1. Определение роли выставочных мероприятий в системе маркетинговых коммуникаций.

2. Изучение процесса организации участия туристской фирмы в работе выставки.

3. Изучение современных технологий выставочного маркетинга.

4. Определение затрат турпредприятия на участие в выставке.

5. Исследование схемы организации MITT.

1. Выставки в туристском маркетинге

1.1 Характеристика выставочных мероприятий, их роль в системе маркетинговых коммуникаций

Воздействуя на рынок и внедряя свой продукт, турпредприятие использует различные методы для ознакомления с ним потенциальных клиентов. На начальном этапе используется реклама и паблик рилейшнз, а действия по продвижению продукта на более поздних стадиях жизненного цикла всё более усиливаются для привлечения повторных клиентов. Именно система маркетинговых коммуникаций, включающая рекламную компанию, паблик рилейшнз, выставки, ярмарки, презентации и т.д. осуществляет программу продвижения, сбыта, так необходимого для любого предприятия. Итак, одним из методов продвижения турпродукта является организация выставок, которые позволяют продавцам и покупателям встретиться на общей территории и заключить сделки. Выставочные мероприятия занимают особое место в туристском маркетинге. Они предоставляют туристскому предприятию возможность одновременного распространения и по­лучения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно ориентироваться в ценовой политике, в каком-то смысле перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который выражается:

1. В расширении клиентской базы турпредприятия,

2. В количестве заключённых договоров с поставщиками туруслуг и турагентами.

Преимущество также и в том, что туристское предприятие (экспонент) обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки в праздник, например, при помощи организации шоу-программ, викторин, лотерей.

Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций туристских предприятий включающим такие элементы комплекса маркетинговых коммуникации, как:

1. реклама (печатная, щиты, выставки и т.д.),

2. пропаганда, личная продажа (работа стендистов),

3. стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.н.).

В настоящее время термины "выставка" и "ярмарка" приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова-синонимы, но, несмотря на такие схожие черты, как: адресованность организованному рынку, ограниченная продолжительность, периодическое проведение в конкретных местах эти понятия стоит различать.

В процессе становления ярмарок выделяются следующие основные этапы. Вначале это были стихийные торжища. Впоследствии они стали приобретать традиционный характер и проводились ежегодно в одно и то же время. Кстати, само слово «ярмарка» происходит от немецких Jahre и Mark -- соответственно «год» и «рынок». Вначале ярмарки были только товарными (что произведено, то и привезено на ярмарку). Впоследствии ярмарки становятся ярмарками образцов, на которых заключаются оптовые контракты. Современный этап эволюции ярмарок характеризуется превращением ярмарки образцов в яр­марку идей. Наряду с товарами здесь уже реализуются новейшие технологии, «ноу-хау». Таким образом, ярмарки становятся местом демонстрации последних достижений научно-технического прогресса.

Выставки же, изначально представлявшие собой показ достижений человека в той или иной сфере его деятельности, постепенно коммерциализируются. В процессе своей эволюции они превращаются в мероприятия, в ходе которых предполагается устанавливать деловые контакты и заключать торговые сделки. Но с точки зрения формирования маркетинговых коммуникаций участие фирм в ярмарке мало чем отличается от участия в выставке.

Так, Международное бюро выставок даёт следующее определение Выставка-показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.

По определению Союза международных ярмарок ярмарка представляет собой экономическую выставку образцов, которая, в соответствии с обычаями той страны, на территории которой она находится, представляет собой крупный рынок товаров, действующий в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном или международном масштабах.

Выставочные мероприятия можно классифицировать по ряду признаков.

Виды выставочных мероприятий:

Цели проведения:

1. Торговые

2. Информационно-ознакомительные

Частота проведения:

1. Периодические

2. Ежегодные

3. Сезонные

Характер предложения экспонатов:

1. Универсальные

2. Многоотраслевые

3. Отраслевые

4. Специализированные

Состав участников:

1. Региональные

2. Межрегиональные

3. Национальные

4. Международные

В мире проводится достаточно много выставочных мероприятий, так или иначе связанных с туризмом. Они специализируются по следующим направлениям:

1. Выставки, направленные на продвижение определённого регионального турпродукта («Курорты и туризм» в Сочи, «Ярмарка путёвок» в Анапе).

2. Выставки для въездных туроператоров, которые проводятся по месту нахождения основного потребителя (ITB, WTM, Fitur - в Мадриде - 5 тыс. кв. м, 7 тыс. экспонентов, более 600 тыс. профессиональных посетителей).

С каждым годом набирает популярность международная выставка «Путешествия и туризм» (MITT), проходящая в Москве и являющаяся самой известной выставкой в России.

Особо выделяются международные туристские биржи. Это выставочные мероприятия, на которых наряду с рекламой туризма проводится активна работа по ус­тановлению контактов и заключению сделок между производителями туристских услуг (гостиницами, транспор­тными предприятиями) и продавцами (туристскими фирмами). Крупнейшими международными туристским биржами считаются ITB (Берлин, выставочная площадь - 85 тыс. кв. м, 7,5 тыс. экспонентов), WTM (Лондон - около 5 тыс. экспонентов) и др.

1.2 Процесс организации участия туристской фирмы в работе выставки

Для того чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых ком­муникаций, туристская фирма должна тщательно спланировать свою работу.

Участвуя в выставке, турфирме необходимо чётко определить цели такого участия и правильно выбрать выставку. Чтобы участие было эффективны предварительно турпредприятию необходимо ответить на следующие вопросы:

1. какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству;

2. какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участия туристской фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставке/яр­марке.

2. Определение целей участия фирмы в работе выставки.

3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.

4. Подготовительно-организационный период.

5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке.

6. Работа в ходе функционирования выставки.

7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристской фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности; выставка является местом демонстрации передового опыта, поэтому здесь не место фирме, предлагающей устаревшие туристские продукты невысокого качества. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристское предприятие.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристского предприятия, среди которых:

1. представление фирмы и ее продуктов;

2. изучение рынков сбыта;

3. поиск новых рынков;

4. расширение числа клиентов;

5. внедрение нового продукта на рынок;

6. определение возможного спроса на новый продукт;

7. поиск новых деловых партнеров;

8. изучение предложения конкурентов;

9. позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов;

формирование благоприятного имиджа фирмы;

непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, работе которой будет участвовать туристская фирма. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:

1. время и место проведения выставки;

2. авторитет выставки;

3. численный и качественный состав участников и посетителей;

4. уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке; возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

5. условия участия в выставке;

6. разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

7. окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.

В течении подготовительно - организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подач соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

1. разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

2. составление перечня выставляемых продуктов;

3. отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);

4. разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

5. выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

6. определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

7. подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

8. разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

9. заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения этих вопросов становится воз­можной разработк окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупны фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке выгляди примерно следующим образом:

Статьи затрат	Удельный вес,%
Арендная плата и монтаж экспозиции	55-70
Демонтаж экспозиции	5-10
Расходы на рекламные и информационные материалы	5-10
Представительские расходы	15-25

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

1. окончательный отбор образцов продукции, которые буду демонстрироваться;

2. разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высот выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией водоснабжения и т. п.;

3. генеральную компоновку экспозиции фирмы -- распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап -- работа в ходе ее функционирования. Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностран­ные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способ­ствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Во время работы выставки руководитель должен наблюдать и делат правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площад для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

Кроме того, руководитель туристской фирмы может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уло­вить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную пози­цию и позицию фирмы.

Контакт посетителей и специалистов с экспозицией фирмы очень непродолжителен, исходя из этого проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией.

Для этого целесообразно:

1. провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

2. обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следовании посетителей на выставку;

3. заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

4. обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

1. организационные;

2. коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

1. удачно ли было выбрано место для стенда?

2. была ли удачной планировка стенда? Соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

3. какие неудобства вы испытывали во время работы?

4. что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

5. без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключены контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.

1.3 Работа персонала турпредприятия во время выставки

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам -- сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов на работу стендист необходимо уделить внимание на:

1. умения и желания общаться с людьми,

2. выносливость,

3. привлекательную внешность

4. профессиональную компетентность,

5. психологические навыки,

6. хорошее знание одного или двух иностранных языков (кА обязательное условие -- языка страны проведения выставки).

Для стендиста важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника. Среди наиболее распространенных типов можно назвать: рационалисты, неуверенные в себе, своевластные, нервозные, новаторы, консерваторы, случайные, «воображалы», «проспектоеды», «грубияны» «шпионы», «зануды», «собиратели сувениров» и др.

Помимо основного, намечают запасный состав стендистов.

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:

1. тематика выставки;

2. цели участия в выставке;

3. перечень услуг, представляемых на выставке;

4. основные новинки;

5. задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);

6. план стенда;

7. закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

8. распорядок работы;

9. в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;

10. основные категории предполагаемых посетителей;

11. модели поведения с каждой категорией посетителей;

12. формы регистрации посетителей;

13. формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стен­де постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию размещённые в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.).

В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или наоборот.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичны контактов с посетителями выставки, вы­явлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

Итак, желательно, чтобы:

· стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя (сидящий, а тем более лениво развалившийся в кресле стендист производит неблагоприятное впечатление); лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;

· он умел помочь посетителю начать разговор фразами типа: "Я могу вам помочь ознакомиться с нашей фирмой", "Что вас заинтересовало на нашем стенде?", "Какой аспект деятельности пас интересует?" и т.д.

· он мог дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а, допустим обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;

· стендист был одет не только строго и красиво, но и удобно.

Нежелательны:

· общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;

· назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;

· употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей; развязное поведение;

· употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы па стенде, даже если они предлагаются стендистом посетителю.

Контакты между стендистами различных турпредприятий необходимы, к тому же, они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.

1.4 Современные технологии выставочного маркетинга

Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет - самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. выставочный маркетинговый выставка турпредприятие

На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с кото­рыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций и пресс- конференций для каждой выставки.

Сеть Интернет становится практически незаменимым инструментом для осуществления маркетинговых программ. Так, в 1996 г. в рекламу товаров и услуг в Интернете было вложено свыше 200 млн. долларов, в 1997 г. эта цифра удвоилась. Расходы на рекламу в глобальной компьютерной сети в 2000 г. составили примерно 5 млрд. долларов.

Количество русскоязычных информационных ресурсов сети в настоящее время, по сравнению с серединой 1997 г. увеличилось примерно в 3,5 раза и составляет около 30 тыс., а число пользователей в России в 1999 г. превысило 1,5 млн. человек.

Существующие в настоящее время проекты продвижения выставок в Интернет - это сайты выставочных фирм. Для выставочного общества важно само наличие страниц в Интернете, поскольку для многих потенциаль­ных клиентов это является свидетельством солидности партнера. По данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в Ин­тернете свое представительство. Количество выставочных фирм, у которых сайт выполняет также и информационную функцию, оценивается в 65% от их общего числа.

Основная аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок. Сотрудники Союза выставок и ярмарок считают, что процесс продвижения выставок идёт по следующим направлениям:

· развитие сайтов выставочных обществ для привлечения

все новых участников и создания максимального сервиса для имеющихся;

· развитие информационных сайтов, ориентированных на потенциальных посетителей.

2. Анализ затрат турпредприятия на участие в выставке

2.1 Основные статьи затрат турпредприятия

Итак, готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней расходы. Дороговизна участия в выставке - главная причина, по которой предприятия отказываются от данного вида деятельности.

Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

Именно поэтому, на мой взгляд, проблема организация участия турпредприятия в выставке должна анализироваться с позиции денежной оценки такого участия.

Таким образом, в данной главе я предлагаю рассмотреть какие затраты несёт турпредприятие и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.

Итак, как уже говорилось ранее, после установления целей участия в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20-25%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.

Итак, цена 1 м2 выставочной площади включает:

1. стоимость общего электроосвещения,

2. стоимость общей охраны территории,

3. стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,

4. стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),

5. стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки,

6. дополнительные услуги.

Участие в международной выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 м2 выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда - $ 1000. Минимальная стоимость аренды 1 м2 площади на MIIT - $150.

В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10000 - $30000.

Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т.к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.

Итак, аренда выставочной площади -- это только начало, эффективность работы зависит от целого ряда факторов, действие которых необ­ходимо учитывать заранее.

Расходов требуют:

1. мероприятия, проводимые на стенде (лоте­реи и т.д.);

2. тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный)

3. оформление стенда

4. персонал на стенде (собственный, вспомога­тельный)

5. реклама до выставки;

6. работа с прессой (составление пресс-релизов);

7. особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и тд.;

8. угощение на стенде;

9. транспорт (на выставку и обратно);

10. монтаж и демонтаж стенда;

11. текущие затраты по стенду.

Безусловно, турпредприятие имеет возможность сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и н своём успехе. Ведь успех зависит и от того, где находится фирма -- в «пыльном углу» ил «на перекрестке всех дорог. Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м2 арендной площади уве­личивается на 40 %. Фирма IТЕ, организующая MITT, устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда.

D

A. Доступ с одной стороны, минимум 9 м2.	Без наценки
B. Доступ с двух сторон, минимум 18 м2.	+10% к базовой ставке
С. Доступ с трех сторон, минимум 30 м2	+15% к базовой ставке
D. Доступ с четырех сторон, минимум 60 м2	+20% к базовой ставке

Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует простой принцип: «кто раньше пришел, тот и занимает лучшие места»). Теперь, необходимо проанализировать каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне. Безуслов­но, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей (см. приложение 1). Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить (см. приложение 2). За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счета) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5- 10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг (см. приложение 3).

Итак, выбрав и забронировав площадь, предприятие переходит к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд - это образ предприятия-экспонента в миниатюре.

2.2 Оформление выставочного стенда, как один из элементов затрат

Итак, рассмотрев статьи затрат на участие в выставке, можно сделать вы что затраты на монтаж и оформление стенда - дорогое удовольствие. И в т же время, турпредприятие всё равно должно стремится к покупке лучшего места дл стенд и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда. Выставочный стенд -- это лицо фирмы. Поэтому успех участия туристского предприятия выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформлении выставочной экспозиции. Встречаются руководители туристских фирм, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах, журна­лах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Н ведь для потенциальных клиентов или партнеров чтение газет с рекла­мой -- занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием

Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.

Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

1. напротив и справа от главного входа,

2. на центральных внутренних проходах,

3. в углах,

4. вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

1. вдали от выходов и центральных проходов,

2. в задней части зала,

3. позади больших колонн, лестниц,

4. лицом в противоположную сторону от места, где происходят

различные мероприятия.

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера не­обходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его ин­тересным для посетителя. В принципе при организации стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции. Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноа­мериканских, азиатских и ближневосточных стран и дела­ет упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игро­вые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех тунисских стендов), либо игра (например, определить назва­ние трех видов вина, или же угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).

Другая же концепция отдает предпочтение информационным аспектам. Стенд такого типа представляет собой достаточно просто, но со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и инфор­мации. Здесь наиболее существенное значение имеют ком­петентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобны доступ к двум проходам.

«Полуостров»: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию. «Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию. «Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда :

1.Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3м

2.Угловой стенд той же площади

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров.

Фирма должна четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стен­да используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их количество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовойинформации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

· публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);

· рабочая (место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);

· служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, ката­логов, сувенирных изделий.

Ее цель -- оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководите­лей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, не­обходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

· надписи на фризе стенда (название фирмы, товар­ный знак) в некоторых случаях и телефон;

· плакатов, для оформления стен стенда;

· экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

· мониторов для демонстрации рекламных роликов.

Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами. Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения. Следует помнить, что любая выставка -- это одновременно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меняются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.

Самое существенное для туристского предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетите­лям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

3. Процесс организации MITT

3.1 MITT - схема организации

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, диплома­тических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупно международной выставки, в качестве которой выбрана MITT - безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России Итак, подготовка и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы:

1. Принятие решения о проведении выставки.

2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.

3. Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

4. Прием заявок на участие в выставке.

5. Комплекс подготовительных организационно-технических

мероприятий, среди которых:

· Распределение выставочных площадей между участниками.

· Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.

· Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.). Оформляется следующий образец письма на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки. Письмо должно быть на бланке компании-экспонента. Строго в 4-х экземплярах. Четвертый экземпляр хранится до вывоза. При потере письма невозможен вывоз материалов и оборудования с территории Экспоцентра.

Форма письма на ввоз и вывоз материалов.

Заместителю директора фирмы "Иновыставка" Маркину Василию Ивановичу

Компания___________ принимает участие в выставке "Путешествия и туризм - 2002", павильон _____ , стенд ______

Просим Вас разрешить ввоз (дата) ___________ и вывоз (дата) __________ необходимых материалов и оборудования.

Перечень прилагается.

Подпись, печать, дата

6. Монтаж экспозиции.

7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.

8. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей дело­вых кругов, а вторую -- для широкой публики.

9. Обеспечение рабочей программы выставки.

10. Официальное закрытие выставки.

11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).

3.2 Организатор MITT - компания ITE LLC

Итак, организатором MITT выступает компания ITE LLC, входящая в состав International Trade & Exhibitions (ITE) Group Plc, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Plc - общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира.1 ITE Group Plc является членом Союза Международных Выставок и Ярмарок, Международной Ассоциации Организаторов Выставок и Московской Международной Бизнес Ассоциации.

С момента своего существования на Российском рынке ITE организовывает ряд крупнейших в России международных выставок, среди которых "Путешествие и Туризм" (MITT). Выставки ITE отличает высочайший международный уровень организации.

Мероприятия, проводимые ITE в России, охватывают широкий спектр тематик, среди которых:

· Гостиничное и ресторанное дело

· Путешествия и туризм

· Спорт и отдых, катера и яхты

Работа осуществляется на самых лучших выставочных площадках России Выставочный Комплекс "Экспоцентр" на Красной Пресне и Спорткомплекс "Олимпийский". Ежегодно мероприятия на этих площадках собирают около 1000000 посетителей и более чем 6000 участников со всех стран мира. ITE постоянно проводит исследования и анализ проводимых выставок, повышает их уровень и предоставляет большой спектр дополнительных услуг, делая работу своих клиентов на выставках более эффективной. К каждой выставке выпускается официальный каталог, путеводитель, организовывается массовая компания по привлечению посетителей, проводятся пресс-конференции и семинары. Все выставки освещаются специализированными изданиями и центральными СМИ.

В рамках выставок проводятся специализированные отраслевые конференции, которые позволяют более 250 ведущим специалистам отрасли, инвесторам и представителям правительственных кругов обсудить проблемные вопросы индустрии и перспективы ее развития на будущее. Первая выставка "Путешествия и туризм" была проведена в 1994 году в период резкой активизации рынка туруслуг. За 1994 год сектор туризма и путешествий вырос в Росси на 300%. Выставка организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года. За последующие пять лет выставка стала одной из крупнейших, профессиональных и посещаемых в мире, вошла в пятерку мировых лидеров, вошла в состав Европейской ассоциации туристических выставок.

Что касается цен на выставочную площадь, то они довольно велики. В среднем, стоимость 1 кв. метра составляет $ 200. Кроме того, существует целая серия дополнительных услуг, предоставляемых за дополнительную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс - листе весьма внушительного объема.

Выставка Mitt - уникальная возможность всесторонне оценить Российский туристский рынок, откорректировать ценовую политику, заключить деловые контакты с участниками выставки из более чем 90 стран мира. Участие в Mitt вопрос престижа и деловой репутации компании.

3.3 MITT - 2002

Московская международная выставка «Путешествия и туризм»(MITT) прошла в Москве на Красной Пресне в Выставочном комплексе ЗАО «Экспоцентр» 27-30 марта 2002. 27 марта для предприятий и организаций мирового туристического рынка открыла свои двери Московская международная выставка «Путешествия и туризм». За 9 лет существования она успела в значительной мере развиться и получить широкое признание в качестве ведущего ежегодного форума туристической отрасли России и стран СНГ, а также стала одной из крупнейших туристических выставок мира.

Из года в год выставка MITT привлекает к себе всех основных участников рынка, которые встречаются здесь с клиентами, партнерами и поставщиками услуг для обсуждения стратегических планов и заключения контрактов.

Прошедший год был весьма удачным для российских турфирм, предлагающих отдых, как на территории страны, так и за рубежом. По результатам недавнего опроса, проведенного журналом «Conference & Insentive Travel» (Великобритания), наша страна заняла пятое место среди развивающихся объектов целевого туризма. Более 40% от общего числа экспонентов MITT 2002 составили отечественные турфирмы, остальные - иностранные. В этом году общая площадь экспозиции составила 29000 кв. м, где были представлены более 2000 экспонентов из более чем 100 стран. Число посетителей достигло 100 тысяч человек, включая специалистов и широкую публику.1 Традиционно в выставке принимяли участие компании: Арт-тур, Конкорд, Трэвелланд, Натали-турс, Нева, Супер Нова, Согласие, Спейс трэел, Мостравел, Спутник, Экспресс-лайн, Франстурс+, Атлант Союз, Интерюнион, Сольтур, Европа 2000, Курортинтур, Дельфин, Мастер, ТЭЗ Тур, Ориент, Содис, Айрин, Владинвесттур, Трансаэро; Ресо-гарантия, Росно; ДСБВ-Турс Континент, Ланта- тур вояж, МИТС, Мондо турс, Добрый день, Роза ветров, Турэнергосервис, Воентур, Столичная судоходная компания; федеральные курорты Сочи, Кавказские Минеральные воды, ЗАО СКО "Адлеркурорт", Анапа, администрации городов России. Группа специалистов, занимающаяся подготовкой выставки, направляет все свои усилия на обеспечение высокого уровня ее организации. Благодаря профессиональным исследованиям и качественной работе организаторов MITT сохраняет репутацию ведущего мероприятия туристической отрасли в России и странах СНГ.

На выставке были представлены самые разнообразные разделы и тематики:

· Авиакомпании

· Автобусные туры

· Активный и приключенческий отдых

· Бронирование и продажа авиабилетов

· Гостиницы, пансионаты, санатории

· Гостиничные цепи

· Достопримечательности, музейный бизнес, тематические парки

· Компьютерные системы бронирования

· Информационные технологии в туризме

· Круизы

· Лечебные туры в оздоровительные центры

· Маркетинговые исследования

· Наземное обслуживание

· Национальные туристические организации

· Образовательный туризм/Организация обучающих туров

· Обучение и подбор персонала

· Организация деловых туров

· Организация и проведение конференций

· Пресса - торговые журналы, торговые справочники

· Прокат автомобилей

· Региональные туристические организации

· Сервисные службы аэропорта

· Спортивный туризм

· Транспортное агентство

· Турагент

· Туроператор

Заключение

Подводя итоги проделанной работы, целесообразно сделать выводы по каждой рассмотренной главе. Итак, передо мной стоял ряд задач, первая из которых - определение роли выставочных мероприятий в системе маркетинговых коммуникаций. Очевидно, что выставки один из основных элементов в этой системе, т.к. благодаря им происходит не только знакомство с новыми товарами, услугами, но и осуществляется обмен опытом, грамотное установление цены на продукцию, проводится политика сбыта и рекламы. Изучая технологию процесса организации участия турпредприятия в выставке, я пришла к выводу, что такое участие довольно хлопотное занятие, сопряжённое с расходами, разного рода сложностями по транспортировке, монтажу стенда, подготовке персонала, оформлению документов. Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке, его следует тщательно обдумать, чтобы избежать провала и бессмысленных расходов. Очевидно, что с появлением Интернета, связь между устроителями выставок, экспонентами и потенциальными посетителями стала лёгкой и доступной, т.к. на сайтах выставочных компаний можно найти подробную информацию о предстоящей выставке, о количестве участников, а при надобности - задать интересующий вопрос по данной теме. Что касаемо оформления выставочного стенда и работающего на нём персонала, - безусловно, это ещё один аспект удачного или неудачного «выступления» на выставке. Поэтому, в ходе работы не должно быть слабых звеньев, все они должны быть слаженными и последовательными. Определяя статьи затрат, я пришла к выводу, что основными являются: аренда выставочной площади и монтаж стенда. Действительно, затраты на участие велики, предприятию следует помнить, что участие в выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Рассматривая работу MITT, было приятно осознать, что одна из престижных международных туристских выставок проходит в Москве, хотя не без помощи Британского организатора - компании ITE. Тем не менее, в выставке принимают участие турпредприятия из различных стран мира, это 2000 экспонентов, размещающихся на площади в 29000 кв. м. С каждым годом «Путешествия и туризм» собирают всё большее количество участников и посетителей, представляя различные разделы и тематики. Я считаю, что поставленная передо мною цель всестороннего изучения аспектов выставочной деятельности достигнута, т.к. ряд подлежащих рассмотрению вопросов рассмотрен. Предприятию необходимо принимать участие в выставке; если неопытный человек думает, что такое участие это всего лишь реклама - он сильно заблуждается. Многие охотнее размещают рекламу в журналы, на телевидение, и, тратя больше, не добиваются эффекта получаемого на выставке, где помимо рекламной компании турпредприятие получает ряд преимуществ указанных выше. Но, всё же следует заметить, что самый эффективный способ продвижения продукта и достижения успеха предприятием - это умелое сочетание выставочной и рекламной деятельности. Поэтому, отдел маркетинга - важное звено на турпредприятии, без которого трудно представить полноценную работу фирмы в XXI веке.

Список используемой литературы

1. Голицына С. Что показала выставка MITT.//Туризм: практика, проблемы, перспективы - 2001. - №4.

2. Грачёва А. Путеводитель по MITT 2001.//Трубизнес - 2001 - №3.

3. Дурович А.П., Копанёв А.С. Маркетинг в туризме: Учебное пособие/По общей ред. З.М. Горбылёвой. - Мн.: «Экономпресс», - 2000 - 400с.

4. Ильина Е.Н. Туроперейтинг: организация деятельности: Учебник. - М Финансы и статистика, 2005 - 256 с.

5. Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России. - М: Издательство Центр, 2000 - 184с.

6. Макшанцев Р.И. Психология рекламы: Учебное пособие/Научный редактор М.В. Удальцова. - М: Инфра-М, 2000 - 230с. Маркетинг: Учебник/ А.Н. Романов, С.А. Красильников под ред. А.Н. Романова. - М: Банки и биржи, ЮНИТИ - 2000 - 560с.

7. Моисеева Н., Рюмин М. Коммуникационная концепция маркетинга и её методическое обеспечение.// Маркетинг. - 2007 - №6.

8. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. М: Иформационно-издательский дом «Филинъ», 2005 - 120с.

9. Осипов Д. Вопросы и ответы сайта MITT - 2002.//Туризм: практика, проблемы, перспективы. - 2009 -№1.

10. Павлова А. Организаторы MITT: успех выставки не повод почить на лаврах.//Туризм: практика, проблемы, перспективы. - 2010 - №5.

11. Панкратов Ф.Г., Баженов Ю.К. Рекламная деятельность. Учебник для студентов ВУЗов. - 2-е изд., переработанное и дополненное. - М: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2005 - 364 с.

12. Папирян Г.А. Международные экономические отношения: маркетинг в туризме. М: Финансы и статистика, 2006 - 160с.

13. Ромат Е.В. Реклама. - СПб: Питер, 2008 - 496 с. (серия «Учебники для ВУЗов).

14. Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга//Вопросы экономики - 2009 - №3.

15. Хвилер Я. А как у них?//Турбизнес - 2009 - №8.

16. Хвилер Я. MITT на пути к международным стандартам.//Турбизнес - 200 №2.

17. http://www.mitt.ru

18. http://www.mitt.km.ru

19. http://www.cfin.ru/marketing/

Приложения

Приложение 1

«Хорошие места»

План экспозиции

Приложение 2

«Плохие места»

План экспозиции

Приложение 3

Контракт на аренду выставочной площади

Размещено на Allbest.ru

...