Информационные потоки в логистике

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Производственный процесс как в автосервисе, так и на любом производстве представляет собой совокупность трудовых и естественных процессов, направленных на изготовление товаров заданного качества, ассортимента и в установленные сроки.

Все производственные процессы делятся на основные и вспомогательные.

Задачи производственной логистики касаются управления материальными потоками внутри предприятий, создающих материальные блага или оказывающих такие материальные услуги, как хранение, фасовка, развеска, укладка и др.

Главной задачей производственной логистики является обеспечение производства продукции необходимого качества в установленные сроки, непрерывного движения предметов труда и непрерывной занятости рабочих мест.

Логистическая концепция организации производства включает в себя следующие основные положения:

- отказ от избыточных запасов;

- отказ от завышенного времени на выполнение вспомогательных и транспортно-складских операций;

- отказ от изготовления серий деталей, на которые нет заказов покупателей;

- устранение простоев оборудования;

- устранение нерациональных внутризаводских перевозок;

- превращение поставщиков из противостоящей стороны в доброжелательных партнеров.

Теоретическая часть

Чаще всего логистический процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяющих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сторон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли-продажи какой-либо продукции.

Второй информационный поток, следующий за названными, - согласованный сторонами контракт - договор о торговой сделке. Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока материальных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки. Когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока.

Таким образом, на протяжении всего периода существования материальных потоков информационные потоки о них или опережают движение материалов, или следуют после завершения какого-либо этапа их движения, после приемки потока, перед его расформированием. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе. Опережающий информационный поток в прямом направлении - предварительные сообщения о предстающем прибытии груза. Одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных параметрах материального потока. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения. Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Одновременно создаваться материальные и информационные потоки не могут, так как условия и основания для появления каждого из них разные. Именно последовательное чередование данных потоков создает возможность возникновения одного из них на основе предшествующего функционирования второго потока. Это означает, что широко известное положение логистики о том, что в ней каждому материальному потоку соответствует информационный, а движение потоков должно быть синхронным, неправильно. Во-первых, одному материальному потоку соответствует, как правило, не один, а несколько информационных потоков. Во-вторых, сначала обычно рождается один - два информационных потока, а только затем появляются основания для формирования материального потока. В-третьих, когда материальный поток уже создан, информация о его состоянии оформляется часто как оценочная того состояния материального потока, которое уже совершилось, т.е. с опозданием по сравнению со временем движения материального потока.

Особенно существенны разрывы во времени между движением информационных и материальных потоков при проектировании будущих материальных потоков из еще не изготовленной продукции, отражаемых в рамочных и полных контрактах при форвардных сделках, заключаемых под будущие товары (еще не выплавленную сталь, не добытую нефть, не изготовленный станок и т.д.). Форвардные сделки в нашей стране развиты достаточно широко. Происходит это потому, что надежное снабжение материальными ресурсами и надежный сбыт готовой продукции в рыночной экономике проще всего обеспечить посредством вступления с партнерами в прямые (горизонтальные) рыночные хозяйственные связи на длительное время. Такие связи дают основание считать, что материальные потоки, нужные получателю, будут отправлены по мере его надобности в них. А поставщик может быть уверен, что изготовленная им готовая продукция будет реализована без излишнего пролеживания на его складе.

Таким образом, организация надежного логистического процесса и на стадии сбыта материальных ресурсов их изготовителем, и на стадии снабжения ими покупателя требует опережающего создания информационных потоков по сравнению с материальными.

Информационное обеспечение материальных потоков часто обособлено во времени и пространстве от процесса физического перемещения материальных ресурсов. Но ряд информационных потоков от движения материальных потоков не обособлен ни во времени, ни в пространстве и движется синхронно с ними, как сопутствующий. Эти информационные потоки перевозятся лицами, сопровождающими груз: агентами, экспедиторами. Состав таких информационных потоков, правила выбора материальных потоков, которые сопровождают агенты - экспедиторы, определяют стороны в контракте на куплю-продажу товаров, в зависимости от их ценности, важности, меры опасности повреждения или хищения груза и других факторов.

Внешние информационные потоки чаще всего позволяют отслеживать направлять, координировать, исправлять, улучшать логистический процесс, протекающий во внешней среде. Они в ряде случаев имеют нескольких адресатов. Тогда только один из этих адресатов является получателем материального потока, информация о котором содержится в информационном потоке, и для этого адресата оба потока движутся по одному пути. Остальные маршруты подобных потоков отличны от пути, по которому перемещается материальный поток. Внешние информационные потоки отличаются от внутренних по тщательности оформления носителей информации, заверяются подписью и печатью. Малозначащие сообщения заверяют только подписью, если они подготовлены на бланке информатора с угловым штампом, подтверждающим, что источником возникновения информации является данная организация.

Внутренние информационные потоки оформляются обычно упрощенно - на носителях, не имеющих ни угловых штампов, ни печатей, и заверяются лишь подписями руководителей подразделений предприятия. Некоторые внутренние информационные потоки, учитываемые в бухгалтерии, заверяются треугольными штампиками лиц, материально ответственных за товарные ценности.

Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса - снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой. На основе информационных потоков фиксируется акт начала процесса купли-продажи товаров, приемки их на склад предприятия, которая является конечным этапом снабжения предприятия купленными материальными ресурсами. Документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия -свидетельство начала внутризаводского перемещения материалов, осуществляемого в производственной логистике. Документ об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому подтверждает факт межцехового перемещения таких ресурсов. Документ о приемке на склад готовой продукции изделий и деталей, предназначенных для сбыта, подтверждает этап завершения процесса в производственной логистике. Наиболее просты информационные потоки внутри отдельных производственных подразделений - цехов и участков. Они, как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений.

Внутренние информационные потоки на ряде предприятий избыточны, их целесообразно сократить по объему, упорядочить периодичность,: а некоторые -аннулировать. На большом числе предприятий информационных потоков меньше, чем следует. Здесь необходимо их расширить и сделать информационно более емкими. Особенно важно это в области транспортно-складских работ, которые на многих предприятиях не учитываются и не определяются, из-за чего обеспечение транспортно-складской логистики на предприятиях неадекватно ни по объему материальных потоков, ни по технологии транспортно-складских работ, ни по производственным возможностям заводского, цехового и внутрицехового складского хозяйства.

Управление информационными потоками при логистике - не самоцель, а средство управления материальными потоками, их формированием, перемещением, приемкой. При умелом управлении информационными потоками снижаются затраты на их формирование, передачу, приемку и хранение информационных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации. При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами связи. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения информационных потоков. Значит, их требуется хорошо организовать, продумать и рассчитать. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удастся.

Из вышесказанного можно увидеть всю важность информационного потока, если из логистической цепи вырвать это звено, то весь производственный процесс остановится. Сейчас предприятия затрачивают огромные средства на обеспечение информационного потока. Но они оправдывают себя. Использование в логистике технологии автоматизированного управления позволяет существенно улучшить управление материальными потоками на всех этапах логистического процесса. Отметим ее основные преимущества.

На производстве:

- создание единой системы учета и контроля за движением изделий и комплектующих его частей на каждом участке, а также за состоянием логистического процесса на предприятии в целом;

- сокращение численности вспомогательного персонала и отчетной документации, исключение ошибок.

В складском хозяйстве:

- автоматизация учета и контроля за движением материального потока;

- автоматизация процесса инвентаризации материальных запасов;

-сокращение времени на логистические операции с материальным и информационным потоком.

В торговле:

- создание единой системы учета материального потока;

- автоматизация заказа и инвентаризации товаров;

- сокращение времени обслуживания покупателей.

Существует два варианта управления материальными потоками.

1. Толкающая система (push system), т.е. предметы труда, поступающие на производственный участок, которые у технологического звена не заказываются.

Этот вариант предполагает, что изготовление изделий начинается на одном конце производственной линии, проходит через последовательный ряд технологических операций и заканчивается обработкой на другом конце производственной цепочки. Материальный поток выдается получателю по команде, поступающей на передающее звено из центральной системы управления производством. При этом по завершении обработки на одном участке изделие передается на следующий, независимо от того, готов ли этот участок принять изделие на обработку или нет. Каждый участок имеет производственный план. Однако создать жесткий технологический процесс, все параметры которого были бы наперед точно рассчитаны, невозможно, поэтому на предприятиях всегда должен быть определенный производственный запас, которые играет роль буфера и увеличивает гибкость систем. Толкающие системы известны под названием «система MRP». Названные выше системы в значительной степени характерны для традиционных методов организации производства. Возможность их применения для логистической организации производства появилась в связи с широким использованием ЭВМ, что позволило повысить гибкость этой системы.

2. Текущая система (pull system), при которой предметы труда на технологический участок поступают по мере необходимости. Она способствует сокращению производственных запасов при одновременном увеличении гибкости производства.

Эта система предполагает получение изделий с предыдущего участка по мере необходимости. Центральная система управления не вмешивается в обмен материальными потоками между различными участками предприятия, не устанавливает для них текущих производственных заданий. На промышленных предприятиях план имеет только линия окончательной сборки, и отсюда информация о необходимости производить нужные детали поступает на предыдущие участки посредством специальных карточек. План на участках формируется каждый день, что и обеспечивает гибкость системы.

Практическая часть

Наиболее полно анализ информационного обеспечения может быть проведен при построении и анализе блок-схемы носителей информации в виде информационного графа.

При обосновании информационных потоков необходимо учесть:

движение информации в рамках самого информационного обеспечения (от блока - к блоку);

взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной подсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;

иерархическую направленность движения информации;

направленность и виды оформления выходной информации.

Для этой цели успешно используются информационные модели объектов и происходящих в них процессов. АСУП (Автоматизированная система управления предприятием) создает возможность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления к построению информационной модели управления в целом и для предприятия.

Процедура подготовки к решению группы задач или отдельной задачи предполагает предварительное определение состава, последовательности и взаимосвязи структурных компонентов потоков информации, обеспечивающих процесс решения. К структурным компонентам потока можно отнести входные и выходные документы (функциональный уровень анализа), массивы исходной, промежуточной и выходной информации (элементный уровень анализа), рассматривая выделенные уровни самостоятельно или интегрируя их в единую схему.

Для фиксированных по составу и содержанию информационных потоков в объекте автоматизации, постоянном составе и взаимодействии элементов АСУ и алгоритмах задач структура потоков информации в системе будет в общем случае неизменна. Последовательности и взаимосвязи определяемых структурных компонентов потоков постоянны и могут быть найдены один раз. Для автоматизации процесса анализа информационных потоков необходимо создать соответствующую информационную модель. С этой целью удобно воспользоваться аппаратом теории графов.

Построение графической модели

Представим структурные компоненты потоков информации в виде вершин ориентированного графа G=(M,V), дуги которых отражают их связи между собой. Каждая пара вершин Mi и Mj соединена дугой, направленной от Mi к Mj только в том случае, если есть переход информации от Mi к Mj.

Используя свойства графов, можно получить ряд важных характеристик исследуемых потоков информации в системе.

Образуем степенные матрицы смежности R, R²,…,R^N и суммарную матрицу . Анализ матриц позволяет установить следующие свойства потоков. Порядок компоненты Mj определяется наибольшей длиной пути, соединяющего Mi с Mj. Он равен степени n матрицы смежности Rⁿ при которой . Максимальное значение порядка компоненты Mj определяется наибольший путь от Mi к Mj для всего информационного графа. Исходные данные выделяются при равенстве нулю суммы элементов j столбца матрицы смежности. При равенстве нулю суммы элементов i строки выделяются выходные данные. Значения и равны числу компонентов, соответственно входящих в Mj, и числу результатов, в которые входит Mi. Элемент r_ij матрицы смежности степени n равен числу путей длиной n, связывающих Mi и Mj. Элементы r_ij матрицы R_сум дают полное число всех путей от Mi к Mj без укзания длины пути.

Элементы j столбца не равные нулю матрицы R_сум, не равные нулю, позволяют выявить все компоненты, формирующие Mj на всех путях движения данных. Отличные от нуля элементы i строки указывают на результаты в формировании которых используется элемент Mi.

Используя матрицу смежности R и значение порядка можно определить длительность хранения компонентов, являющихся промежуточными по отношению к выходным.

Анализ матрицы информационного графа

Как было показано выше объемы данных, вводимые в систему довольно велики, поэтому эффективная их организация на машинном уровне является актуальной. Анализ информации для получения исходных данных с целью построения или реконструкции созданного информационного фонда удобно проводить на рассмотренной графовой модели в рамках единого алгоритма анализа. Рекомендуется проанализировать следующие взаимосвязи:

выявить число задач, в которых используется данный показатель. По этой информации рассчитывается коэффициент дублирования данных в случае организации отдельных массивов с исходными данными для каждой задачи;

рассчитать матрицу совместной встречаемости пар показателей в задачах, элементы которой показывают число задач, в которых соответствующие показатели используются совместно. Такие показатели можно объединить и использовать в общем для них информационном массиве единого информационного фонда;

определить число и перечень задач, в которых данный показатель встречается совместно с другими показателями, а также число и перечень показателей. Это позволит выявить группы показателей, которые используются только совместно и не используются порознь ни в одной задаче.

Процесс группировки показателей по задачам можно формализовать, вводя в рассмотрение коэффициент связи между группами. Коэффициент связи вычисляют по следующей формуле:

где: - число общих показателей для задачи с индексами и ; - число показателей, используемых в задаче с индексом ; - число показателей, используемых в задаче с индексом .

Группировка показателей заключается в следующем. Рассчитывают и заполняют матрицу связи групп исходных показателей задачи. Выбирают максимальный коэффициент связи и группы соответствующих ему показателей объединяют в единую группу P. Определяют коэффициент связи новой группы со всеми другими группами и объединяют с группой Р группу показателей, у которой коэффициент связи с ней максимален.

Группировкой можно управлять, задавая предельное значение коэффициента связи. Это приводит к изменению коэффициента дублирования показателей.

Окончательный выбор той или иной степени группировки определяют при разработке логической структуры единого информационного фонда системы. информационный поток логистика автоматизированный

Из изложенного следует, что анализ информационного графа и его информационной матрицы, являющихся моделью информационных потоков в системе, в условиях изменения предметной области, развития и совершенствования АСУ подотрасли позволяет:

уточнить схему взаимосвязи в отделе автоматизации;

уточнить схему информационных связей между выделенными в модели элементами;

выявить первичные и выходные данные;

определить число разновидностей всех видов информации, их взаимосвязи и степень встречаемости показателей в различных задачах;

определить перечень задач, решаемых независимо друг от друга по исходной, промежуточной и выходной информации;

определить перечень задач, решаемых с использованием промежуточных и выходных данных, полученных в результате решения других задач;

установить степень использования различных видов информации;

установить последовательность подготовки, ввода и использования в системе различных данных для подготовки выходных документов или решения определенных задач;

установить последовательность решения задач и их связь и различными данными;

определить объем информации, циркулирующей в системе.

Информационная модель, разрабатываемая в соответствии с принципиальной схемой матричной модели, содержит сведения о документах, маршрутах их движения. Формирования показателей, а также об аппарате, выполняющем функции управления. В связи с этим правильным было бы назвать матричную модель метаинформационной, т.е. моделью, содержащую информацию об информации, необходимой для управления.

Матричная модель позволяет символически выразить технологию подготовки и маршруты движения документов, алгоритмы формирования показателей, а также взаимосвязь между всеми рабочими группами данного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой. Она служит основным, завершающим обследование документом, отражающим в наглядной форме деятельность как любого подразделения (отдела), так и всей системы управления в целом.

Основное назначение матричной модели в том, что она характеризует существующие потоки информации, необходимые для проектирования системы обработки данных. Она должна по возможности содержать все без исключения сведения, отражающие процесс планово-управленческой деятельности и сопровождающий его документооборот.

Литература

1. Аникин Б. А. Логистика. М.: ИНФРА-М, 2005.

2. Берков М. В. Информационные технологии в логистике, М.: Фин. и статистика, 1999.

3. Миротин Л. Б., Ташбаев Ы. Э. «Логистика для предпринимателя». Инфра-М, Москва, 2002.

4. «Бизнес и логистика- 2001»: Сборник материалов Московского Международного Логистического Форума. Москва, 2001.

5. Таничев А. В. «Логистика».: Издательский Дом «Нева», 2003.

Размещено на Allbest.ru