Логистика отеля Хэмптон

Размещено на http://www.allbest.ru/

Логистика отеля Хэмптон.

Общие положения

1. Логистика отеля включает в себя несколько основных пунктов. Определение необходимого количества складских запасов. Уменьшение складских запасов, вследствие эксплуатации, ремонта и потребления. Заказ ТМЦ у поставщика, с целью пополнения запасов. Прием ТМЦ. Проведение документации. Выдача ТМЦ по службам. Далее процесс (цикл) повторяется. Его периодичность напроямую зависти от заселенности отеля и от сроков поставки.

2. Определение складских запасов, производится на основании приходных документов. Располагая информацией о номерном фонде и общественных зонах, возможно расчитать остатки по всем позициям ТМЦ, которые не будут задействованны в оборудовании отеля. Именно эту разницу необходимо перевести в площадные и объемные показатели для расчета необходимых помещений для хранения.

3. Уменьшение складских запасов, происходит в нескольких случаях. Использование ТМЦ, предполагающее его расход и уменьшение его количества. Долговременная эксплуатация ТМЦ, влекущая за собой потерю качества или работоспособности, в связи с чем, возникает необходимость списания и замены на новый продукт. Утрату или утерю оборудования или продукции, возможно связанную с хищением или поломкой, из-за неправильной эксплуатации.

4. Заказ ТМЦ у поставщика. По каждому направлению деятельности служб отеля, существует определенный поставщик или несколько поставщиков, являющихся постоянными, ввиду их отбора на основании критериев, таких как соотношение цена-качество, лояльность и условия поставки, и определяющим критерием, конечно, является свод стандартов оборудования и организации отеля. Необходимо обеспечить наличие контактного телефона и адреса у транспортных компаний, производящих доставку ТМЦ, для оперативной выгрузки и приема приходящих грузов. По телефону необходимо сообщить водителю машины, через какие двери будет производится выгрузка.

5. Выгрузка автомобиля осуществляется силами подразделений, в которые прибыли ТМЦ, если нет такой возможности - силами свободного персонала.

6. Прием ТМЦ производится попозиционно. Проверяется количественное соответствие товарной накладной, а так же качественная составляющая, которая предполагает проверку Сертификатов качества с осмотром внешнего вида, с проверкой целостности упаковки.

7. Перемещение ТМЦ производится по соответствующим службам, после производства перемещения принятой продукции, в складской учетной программе. Расходные материалы РМ (быт хим), переместить после приема в металлические шкафы в подсобном помещении -1 этажа. Белье, алкогольную продукцию, инструмент и фурнитуру различных направлений,- переместить на основной склад на стеллажи. Продукты питания (особенно, скоропортящиеся) перемещаются на кухню (холодильные шкафы), непосредственно после приемки с машины. Документально, оформление происходит сразу же после приема и перемещения на места хранения. Остальные позиции, срочность выдачи которых в ближайшее время не требуется, перемещаются в соответствующие подразделения, через основной склад, после оформления документов, на основании письменных заявок руководителей подразделений и служб.

8. Проведение документации, производится в учетной программе руководителем складского хозяйства или работниками бухгалтерии, с распечаткой в трех экземплярах (один экземпляр - в бухгалтерию, один - на склад, один получателю.)

9. Прием заказа на выдачу ТМЦ производится согласно письменно оформленного документа, с указанием Наименования, Количества, Места эксплуатации и Назначения ТМЦ. Прием заявок на расходные материалы (быт хим).

10. Получение заявки от служб отеля в письменной форме, в виде

Руководитель хоз. Части Подпись Ф.И.О. «__»_____20__г.

После получения заявки, содержащей подпись руководителя подразделения, в его личном присутствии или его заместителя - производится выдача со склада, с составлением в учетной программе соответствующих документов (Требование накладная на перемещение), с подписанием данного документа обеими сторонами (выдающей, принимающей). Только после оформления документации производится выдача ТМЦ и его перемещение. Если выдача, по форс-мажорным обстоятельствам должна произвестись немедленно, то достаточно только оформление заявки с подписью руководителя соответствующего направления, но подписание требования накладной необходимо произвести до конца рабочей смены. Если у получателя нет возможности забрать ТМЦ, необходимо доставить товар силами складского хозяйства.

11. Структура отеля. Отель состоит из 13-ти уровней. В них входят 12 этажей и -1 уровень . На -1 уровне располагается основное складское помещение, а так же помещение для хранения бытовой химии. На основных этажах складское оборудование располагается со второго по 12-й этаж. Подсобные помещения (служебнолифтовые), оборудуются металлическими шкафами, для хранения РМ, необходимых, для ежедневного пополнения номерного фонда, на соответствующих этажах. На четвертом этаже, и этажах с шестого по двенадцатый, планируется оборудовать комнаты горничных в угловых помещениях. Оборудование будет составлять три стеллажа 1500х1000х600 мм (ВхШхГ), для хранения постельного белья и бакалеи.

12. Рабочий день отдела длится с 9.00 до 18.00, с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. Прием товара осуществляется с 10.30 до 13.00, с 14.00 до 16.30. Выдача ТМЦ по службам осуществляется с 9.00 до 10.15 и с 17.00 до 17.50. Каждую пятницу с 15.00 до 18.00 проводится инвентаризация на основном складе и этажных стоках.

Снабжение отеля

1. Первоочередной задачей, для организации службы снабжения (отдел закупок и складское хозяйство), является определение минимальных величин запасов, каждой позиции ТМЦ, при которой необходимо производить заказ ТМЦ. Это количество не должно быть критичным, для того что бы обеспечивать потребности отеля в течение 1,5 месяцев, а так же, эта величина не должна способствовать переполнению складских запасов отеля, что может привести к нехватке площадей для хранения.

2. Важной составляющей для определения минимальной величины (par stock - PS), является количество номеров Sgr, и максимально возможное количество проживающих гостей в отеле (одновременно).

3. Заявки на продукцию, срок доставки которой составляет не больше пяти рабочих дней, производятся еженедельно.

4. Немаловажным показателем, для расчета графика заказов, является срок доставки после оплаты (предоплаты).

5. Заявки на продукцию, срок доставки которой составляет от недели до месяца и больше заказывается по факту уменьшения, кроме случаев, когда остатки составляют более 90% данной позиции, в этом случае заказ происходит после достижения уровня остатков ниже 90%.

6. Список поставщиков должен быть постоянным и включать в себя только проверенные компании, которые зарекомендовали себя поставкой продукции с качественной стороны и гибкой ценовой политикой. Однако, не стоит забывать о поставщиках дублерах, список, которых необходимо разработать, для случаев, когда основной поставщик по каким либо причинам, не может с в срок поставить то или иное оборудование, материалы, и иную продукцию.

7. Информация для поставщика должна обязательно включать в себя сроки поставки и точное наименование необходимых ТМЦ, с подробным описанием качественных и количественных характеристик товара. Так же, согласовывается недопущение отклонения характеристик, от заданных стандартами отеля норм.

Размещено на http://www.allbest.ru/

8. Все заказы перед отправкой еще раз проверяются, для удостоверения в том, что количество и временные показания оптимальны для поддержания необходимого запаса ТМЦ и оборудования в отеле.

9. Логистика отеля наглядно приведена на рисунке. Где показано, что при уменьшении запасов отеля, происходит связь с отделом снабжения, посредством заявок, на необходимое количество ТМЦ, того или иного подразделения. В свою очередь, отдел снабжения составляет заявки поставщикам, с учетом времени и условий поставки. Поставщик, в свою очередь, доставляет ТМЦ, тем самым пополняя запасы складского хозяйства. Процесс замкнутый.

Складские помещения

1. Основной склад отеля расположен на -1 уровне и имеет общую площадь 28.95 кв.м. Полезная площадь хранения будет составлять 67,5 кв.м. Хранение будет производиться на девяти стеллажах размерами 2000х1500х1000 мм.

2. Комнаты горничных отеля расположены на 4-ом, и с 6-го по 12-й этаж. Площадь комнаты составляет 12.43 кв.м Полезная площадь хранения составит (согласно личным расчетам и разработкам) 7.2 кв.м., что по отелю составляет 57,6 кв.м. Стеллажное оборудование, по расчетным данным займет не более 15% от общей площади, что и позволит разместить тележки, согласно стандартам, до двух штук, 1,5 м длинной и 1,0 м высотой.

3. Подсобное помещение. На каждом этаже, кроме 1-го и -1-го, будет оборудовано помещение, под распределитель (металлический шкаф-купе 1896х960х450 (ВхШхГ)) расходных материалов (бытовая химия), с полезной площадью хранения 2,16 кв.м. На -1 уровне, near laundry, планируется разместить основной запас расходных материалов, бытовой химией (металлические шкафы купе 2000х1800х450 (ВхШхГ)), в количестве 2-х шт., общей площадью хранения 8,10 кв.м. Итого общая площадь хранения расходных материалов, составит 34 кв.м. Площадь подсобного помещения составляет 13,83 кв.м., под хранение занято 15%. Прилегающая комната с поддоном и водопроводом, занимает площадь 2,96 кв.м.

4. Общая площадь хранения (расчетная), составит 159,10 кв.м. Полезная площадь хранения займет 25,5%, что может способствовать приросту складских площадей еще на 30% (резервные площади).

Багажное помещение

1. Багажное отделение расположено слева от входа в отель и имеет площадь 8,05 кв.м, согласно стандартам, для хранения багажа гостей, необходимо оборудовать помещение стеллажами (ВхШхГ) 1800х1000х600 мм, с грузоподъемностью от 160 кг, в количестве 6 шт.

Обеспечиваемые службы отеля

1. В отеле существует ряд служб, и все нуждаются в снабжении теми или иными ТМЦ. Перечень служб отеля и ТМЦ, которыми они обеспечиваются, приведены ниже, в таблице:

Где, коэффициент поставок колеблется от 0 до 1 в зависимости от частоты заявок в отдел снабжения. Коэффициенты расставлены приблизительно на основании уже имеющихся данных о функционировании отеля. логистика отель складской ценность

2. При обеспечении служб, первоочередную роль играет прогнозирование поставок. При прогнозировании поставок, необходимо знать: нормы расхода ТМЦ, срок поставки, согласно договора с поставщиком, а так же количество гостей на период поставки.

3. Нормы расхода ТМЦ.

4. Сроки поставки ТМЦ в отель с контрагентом оговариваются на стадии подписания договора и имеют одно из ключевых значений, при определении частоты заказов. Если сроки поставки большие (от 30 дней),- на складе необходимо создавать объемы хранения, в соответствии с расходом. Иными словами, если сроки и нормы расхода большие в отношении других позиций, то таких ТМЦ на складе должно быть бОльшее количество, нежели если у продукции маленький срок поставки (3-5 дней) и небольшой расход, позволяющий хранить на складе небольшой запас и заказывать продукцию по мере надобности. Остальные случаи рассматриваются индивидуально.

5. Наглядным и эффективным инструментом, является таблица-калькулятор, которая расставляет приоритеты при заказе той или иной продукции. Где присутствует вся информация о продукции и о посещаемости отеля, что позволяет без сложных математических расчетов, просто введя данные, получить вполне точные сроки и объемы заказов, которые необходимо произвести. Данные в таблице необходимо обновлять каждый день, так как меняется, как и учетное количество запасов, так и объем заселения отеля, что существенно влияет на показатели.

Важно так же понимать, что данная система не сможет нам спрогнозировать точное количество гостей на предстоящую неделю, равно, как и точное количество дней, через которое прибудет заказанный товар. Т.к. транспортные компании, даже самые надежные - не могут дать 100% гарантии на точное соблюдение сроков поставки, в связи со сложной дорожной обстановкой в регионах, и другими форс-мажорными обстоятельствами. Данные обстоятельства должны закладываться в прогнозирование заказов и учитываться при расчетах времени (периода). Другими словами, за сколько дней заказать товар, что бы не возникло критического остатка на складе, при котором невозможно будет обеспечить функционирование отеля при задержке поставке на день и более. В данных ситуациях, конечно, разумным всегда остается наличие поставщиков дублеров, не рассматриваемых как основных, по причинам не устраивающей ценовой политики. У таких поставщиков особо ценным качеством должно являться время поставки, которое должно быть ниже чем у основных поставщиков, как минимум, на 50%.

6. Для корректировки сроков поставки вводится коэффициент, увеличивающий время поставки на 20%. Данный коэффициент может быть снижен, если поставщик находится на сравнительно небольшом удалении от отеля, что позволит в некоторых случаях воспользоваться функцией самовывоза.

Порядок подачи заявок на ТМЦ в отдел логистики отеля HbH Vrn.

При возникновении потребности, в том или ином расходном материале, узле, агрегате, услуге и других видов товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ) или действий связанных с их эксплуатацией, каждая служба - в лице ее руководителя, составляет заявку, на приобретение ТМЦ, по установленной, отделом снабжения, форме.

Где нужно обязательно указать: наименование ТМЦ (размеры, полное название, марку, модель и прочие характеристики), ее количество, ед. измерения и назначение (для каких целей необходимы ТМЦ).

Заявка заверяется руководителем отдела, и отдается на подпись генеральному менеджеру отеля. Затем заявка передается на бумажном носителе (заявки от 15 позиций и более дублируются по электронной почте) руководителю отдела снабжения для определения ценовой политики и поставщиков, для позиций, указанных в заявке.

Дни обработки заявок - пятница, понедельник.

Обработанная заявка на бумажном носителе возвращается руководителю службы, для дальнейшего ее согласования с генеральным директором.

День согласования с генеральным директором - вторник.

Согласованная заявка, передается в отдел снабжения отеля. Руководитель отдела снабжения расписывается в заявке, принимая ее в работу.

Для более качественной обработки заявок - руководители служб пересылают согласованные заявки в электронном виде в службу снабжения.

Срок рассмотрения заявки - 3 дня.

Порядок получения ТМЦ со склада отеля Hampton by Hilton Voronezh.

Товарно-материальные ценности (ТМЦ), заказанные у поставщиков, согласно заявкам на приобретение от руководителей отделов (служб), поступают на основной склад отеля.

Руководители отделов (служб), при служебной необходимости в ТМЦ, организуют их получение. При получении ТМЦ со склада, должен присутствовать руководитель отдела или его заместитель.

Получение расходной продукции в номерной фонд, производится на основании норм расхода, на период установленный коэффициентом заселения отеля, но не менее недельного. В пятницу в 14.30 производится выдача расходной продукции на выходные дни и предстоящую рабочую неделю.

Выдача производится по заявке, подписанной руководителем отдела, если выдача производится в его отсутствие.

В данной заявке указывается, кроме наименования и количества ТМЦ, его назначение, остаток в службе и среднемесячный (средне недельный) расход.

Если нужного товара в данный момент на складе нет, то руководитель складского хозяйства указывает в этой заявке срок (дату) поступления данной позиции на склад. Если заявка не может быть удовлетворена до очередного прихода, она автоматически вносится в заявку на приобретение.

При выдаче ТМЦ выписывается накладная в трех экземплярах 1 - в бухгалтерию, 2- на склад, 3 - в службу (отдел), подписываемая двумя сторонами, выдающей и принимающей.

Выдача ТМЦ производится, согласно распорядку работы склада. Время выдачи может меняться, в зависимости от плотности и планирования задач, после согласования с руководством отеля.

Руководитель складским хозяйством Л. Карпов

отеля Hampton by Hilton Voronezh

Размещено на Allbest.ru