Организация приемки товаров на примере предприятия ПО "Мишкино"

На последней странице акта N ТОРГ-1 члены комиссии подтверждают правильность сведений, указанных на предыдущих страницах, и пишут свое заключение о приемке товара. Если представитель поставщика участвует в приемке, то он расписывается в получении акта. Здесь же подписывается главный бухгалтер грузополучателя.

На 4-й странице также выделено место для записи решения руководителя по поводу приемки товара. Заведующий складом расписывается на этой же странице в получении товара и тары на ответственное хранение, а руководитель утверждает документ.

Акты должны храниться в течение пяти лет.

Для оформления приемки товаров, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, дополнительно применяются Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2 и аналогичный Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров по форме N ТОРГ-3.

Акты по формам N ТОРГ-2 и N ТОРГ-3 составляются в соответствии с фактическим наличием товаров и в сравнении с данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - в соответствии с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Эти акты являются основанием для предъявления претензии поставщику и составляются аналогично акту по форме N ТОРГ-1. Однако товары, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в этих актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".сте; г) четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству, своевременную отсылку этих документов получателю в установленном порядке;

д) строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления;

е) систематическое осуществление контроля за работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов.

Основным отличием при применении правил о приемки по качеству будут те обстоятельства, что сторона отправитель должна осуществить все те же условия, но уже применительно не к количеству, а к качеству продукции. Так, например, «продукция, не прошедшая в установленном порядке проверку по качеству, а также продукция, отгрузка которой была запрещена органами, осуществляющими контроль за качеством продукции, и другими уполномоченными на то органами, поставляться не должна».

Как при приемки груза по количеству, так и по качеству, от органов транспорта предприятие-получатель в соответствии с действующими на транспорте правилами перевозок грузов обязано проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности:

проверить в надлежащих случаях наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автофургоне и т. п.) или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления (станции, пристани, порта), исправность пломб, оттиски на них, состояние вагона, иных транспортных средств или контейнера, наличие маркировки груза, а также исправность тары;

Различие составляет то, что при приемки по количеству сторона-получатель обязана проверить соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе, и потребовать от органов транспорта выдачи груза по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на них правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами.

При приемки же груза по качеству, сторона-получатель обязана проверить, были ли соблюдены установленные правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от повреждения и порчи (укладка груза, температурный режим, льдоснабжение и др.), сроки доставки, а также произвести осмотр груза.

Для обоих видов приемки предусмотрено, что в случае выдачи груза без проверки количества мест или веса получатель в порядке, установленном правилами оформления выдачи грузов, обязан потребовать от органов транспорта, чтобы на транспортном документе была сделана соответствующая отметка.

Во всех случаях, когда при приемке груза от органов транспорта устанавливается повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, а также во всех иных случаях, когда это предусмотрено правилами, действующими на транспорте, получатель обязан потребовать от органа транспорта составления коммерческого акта (отметки на товарно-транспортной накладной или составления акта - при доставке груза автомобильным транспортом).

Порядок составления коммерческого акта на железнодорожных станциях закреплен в Транспортном уставе железных дорог Российской Федерации от 8 января 1998 г. № 2-ФЗ[4], Правилах составления актов, утвержденных МПС СССР 21 сентября 1965 г[5]. При неправильном отказе органа транспорта от составления коммерческого акта получатель обязан в соответствии с действующими на транспорте правилами обжаловать этот отказ и произвести приемку продукции в порядке, предусмотренном инструкцией.

При приемки по количеству, приемка продукции, поставляемой без тары, в открытой таре, а также приемка по весу брутто и количеству мест продукции, поставляемой в таре, производится:

а) на складе получателя - при доставке продукции поставщиком;

б) на складе поставщика - при вывозе продукции получателем;

в) в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе органа транспорта - при доставке и выдаче продукции органом железнодорожного, водного, воздушного или автомобильного транспорта.

При доставке поставщиком продукции в таре на склад получателя последний, кроме проверки веса брутто и количества мест, может потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Как при приемке по количеству, так и по качеству, приемка продукции, поступившей в исправной таре, производится, как правило, на складе конечного получателя.

Характеристика торгового предприятия.

Магазин ПО «Мишкинское» - это розничное торговое предприятие, специализирующееся на продаже продовольственных товаров, входит в общество с ограниченной ответственностью. Общество является юридическим лицом и действует на основании устава и законодательства РФ, зарегистрировано в администрации района с. Машкино 2005 г.. Магазин «Мишкинское» располагается по адресу: с. Мишкино ул. Ленина 92 , имеет районное значение, т.к. покупателями данного магазина являются не только местные жители, но и жители других деревень. а также гости села. По социальному статусу магазин посещают граждане как хорошо обеспеченные, так и с низким уровнем доходов, но всё-таки больше людей, работающих в бюджетной сфере; большинство покупателей в магазине - люди среднего возраста, но также много и молодых, и пенсионеров.

Режим работы магазина без перерыва на обед и выходных. Наиболее интенсивный поток покупателей приходится на временные рамки с 12.00 до 14.00 час. и с 17.00 до 20.00 час., то есть на обеденное время и конец рабочего дня. 

Магазин «Продтовары» - это отдельно стоящее здание. Общая площадь составляет 230 кв./м., из которых 120 кв./м. приходится на торговый зал. 

Магазин имеет лицензию на право ведения торговой деятельности, на право продажи алкогольной продукции

ПО «Мишкинское» применяют функционально-организационную структуру управления. Каждый специалист ведет свою работу, выполняет свои функции. Функции разработаны для каждого специалиста. 

В штатном расписании магазина 10 человек.

Заведующая координирует деятельность всех работников, делегирует обязанности, контролирует соблюдение мероприятий, которые проводятся в магазине, занимается ассортиментом товаров.

Администратор в его обязанности входит обеспечение доставки товара из подсобных помещений в торговый зал, также они делают заявки поставщикам для пополнения товарного ассортимента, в конце каждой недели снимают остатки для заказа товара.

Продавцов 2 категории три человек, продавцов 3 категории - шесть человек. Все они работают посменно. Продавцы закреплены за следующими отделами: гастрономическим, мясным, рыбным, кондитерским, вино-водочным. Они обслуживают покупателей, делают выкладку в витринах.

Уборщиц следят за чистотой торгового зала. Как указывалось выше, каждый работник закреплен за определенным отделом, но бывают ситуации, когда необходимо их перемещение, например, в связи с болезнью других работников. С точки зрения эффективности количество работников используется рационально, их перемещение происходит с учетом систематичности потока покупателей и по необходимости.

Данные мероприятия необходимы для того, чтобы торгово-технологический процесс был непрерывным.

Торговое здание данного магазина отвечает следующим важнейшим требованиям.

Технологическим:

Магазин располагает всеми необходимыми помещениями. Отчётливо выделяется фасад магазина от остальных зданий, удобные подходы и подъезды к магазину. На его территории располагается торговый зал с отделами для продажи различных групп товаров, административные и складские помещения, коридоры, комната отдыха, подвальные помещения, столовая, комнаты личной гигиены, машинное отделение.

Архитектурно-строительным:

Обеспечена необходимая прочность, устойчивость, долговечность. При строительстве были применены современные строительные материалы и конструкции.

Санитарно-гигиеническим:

Состояние торгового предприятия можно считать соответствующим данным требованиям, которые определяют устройство систем вентиляции, отопления, освещения и т.д. Надлежащие условия для работы торгового персонала, для предотвращения ухудшения здоровья работников выполнены. Радио и электроосвещение имеют скрытую проводку.

Эстетическим:

Данные требования выполняются. Они предусматривают сочетания оформления и отделки помещений в соответствии с их назначением. Оформление интерьера магазина играет важную роль в повышении уровня торговли. В магазине есть уголок покупателя, на котором размещена полезная для него информация. Все ценники оформлены аккуратно, с нужной для него информацией. 

В магазине применяется форма продажи товаров методом самообслуживания. В магазине организованно правильное движение потока покупателей - против часовой стрелки. Расстановка торгового оборудования обеспечивает наиболее полное использование торговой площади.

Технологическое оснащение магазина включает в себя:

- торговую мебель (пристенные и островные горки, механические кассовые кабины);

- торговый инвентарь, холодильное оборудование;

- торгово-измерительное оборудование;

- торгово-кассовое оборудование.

Вся торговая мебель магазина обеспечивает рациональное использование площади торгового зала, она пригодна для оперативного пополнения запасов товара, обеспечивает наглядность показа и удобства, как продажи, так и покупки.

Подсобные помещения оснащены стеллажами, подтоварниками, поддонами и всем необходимым инвентарем. 

Площади торгового зала магазина используются эффективно, на них располагаются торговая мебель, включая пристенные и островные горки, холодильное оборудование, контрольно-кассовое оборудование. Рабочие места работников магазина оснащены всем необходимым современным оборудованием и инвентарем (холодильные прилавки, электронные весы, разделочные доски, ножи, лопатки, слазер для нарезки товаров, подносы для выкладки и т.д.). Оборудование и инвентарь используются по назначению. 

Все помещения, окна магазина обеспечены охранной сигнализацией. Магазин закрывают, как только удостоверятся, что его приняли под охрану. В магазине соблюдается техника безопасности и охрана труда. По технике безопасности проводится инструктаж, после которого каждый работник подписывается в журнале. Работники ежегодно два раза в год проходят медицинскую комиссию, выдается спецодежда. В магазине тепло, освещение в нужном объеме, все условия для хорошей работы коллектива соблюдены.

В магазине существует противопожарная сигнализация, которая должна сработать в случае возникновения возгорания. Все электроприборы исправны, работают хорошо. Коллектив магазина соблюдает все правила по пользованию такими приборами.

Организация приёмки товаров по количеству и качеству.

Получатель получив товары, должна оформить их поступление. Для этого предназначен целый ряд типовых форм. В каких случаях какие формы следует применять?

Для оприходования товаров Госкомстат России разработал целый ряд унифицированных форм первичных документов, в которых поступление или перемещение товаров отражается по их количеству и стоимости.

Все формы документов содержат такие обязательные реквизиты, как наименование документа, код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц (ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления), личные подписи и их расшифровки.

Если это необходимо, то в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Ответственность за достоверность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПРИЕМКИ ТОВАРА

Правила и сроки приема товаров и их документальное оформление определяются техническими условиями, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров. Комитет РФ по торговле в письме от 10.07.96 N 1-794/32-5 изложил Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли. Договором купли-продажи также могут предусматриваться дополнительные требования к условиям приемки товаров и ссылки на другие инструкции. В этом случае при приемке должны применяться такие требования и инструкции.

Договор может содержать ссылки, например на:

- Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утверждена Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.65 N П-6; с изменениями, внесенными Постановлением Пленума ВАС РФ от 22.10.97 N 18);

- Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утверждена Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.66 N П-7; в редакции Постановлений Госарбитража СССР от 29.12.73 N 81, от 14.11.74 N 98).

С работником, принимающим товар на хранение, заключается договор о полной материальной ответственности.

Заключение такого договора с работником, непосредственно обслуживающим или использующим денежные, товарные ценности или иное имущество, предусмотрено ст. 224 Трудового кодекса РФ.

Минтруд России в силу возложенных на него Правительством РФ полномочий своим Постановлением от 31.12.02 N 85 утвердил Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности.

При приемке товара в первую очередь проверяют полноту и правильность составления всех необходимых товаросопроводительных документов.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и стоимости.

При разгрузке товара покупатель проверяет количество товаров в поступившей партии (взвешивает, проверяет заполнение тары полностью, подсчитывает штучные товары).

Если товар находится в ненарушенной таре (упаковке), приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Покупатель может потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Если проверка фактического наличия товара в таре не проводится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

На следующем этапе приемки проверяют качество поступивших товаров.

Сначала выполняется внешний осмотр, устанавливаются наличие явных дефектов, соответствие маркировки требованиям нормативной документации и данным, указанным в сопроводительных документах.

Далее может проводиться более углубленное определение качества, чтобы обнаружить скрытые дефекты, несоответствие поступивших товаров указанным срокам годности.

В соответствии с условиями договора и общими правилами приемки товара может производиться также выборочная проверка качества товаров.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМКИ ТОВАРОВ

Для оформления поступившего товара применяются унифицированные формы первичных документов (формы с N Торг-1 по N Торг-14), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Приемка товаров осуществляется материально-ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов поставщика, предусмотренных условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной (ТТН), железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Если товар доставляется, например, автомобильным транспортом непосредственно на склад покупателя, то материально-ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее печатью своей организации.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от:

- места приемки;

- характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);

- от наличия или отсутствия сопроводительных документов поставщика и соответствия их договору купли-продажи.

Место приемки товара

Приемка товаров может производиться:

- на складе поставщика при вывозе товаров покупателем;

- на складе покупателя при доставке товаров поставщиком;

- в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе транспортного предприятия при доставке и выдаче товара предприятием железнодорожного, водного, воздушного, автомобильного транспорта.

При отгрузке со склада поставщика основным товаросопроводительным документом является товарная накладная по форме N ТОРГ-12, которая используется для оформления продажи товаров сторонней организации.

Товарная накладная N ТОРГ-12 отличается от товарно-транспортной накладной тем, что в ней отсутствует транспортный раздел.

Товарная накладная, изображенная на с. 51, может быть как приходным документом покупателя, так и расходным документом поставщика.

В товарной накладной указываются номер и дата оформления, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (единицы измерения), цена и общие суммы отпущенных товаров с учетом и без НДС.

Товарная накладная подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется печатью организации поставщика и в отдельных случаях печатью покупателя.

Товарная накладная N ТОРГ-12 при получении товара на складе поставщика обычно составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-поставщика и является основанием для списания товаров. Второй экземпляр передается организации-покупателю и является основанием для оприходования товара.

Вообще говоря, количество оформляемых экземпляров накладной может быть и больше. Это зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара, особенностей документооборота и т.д.

Если товары получает материально-ответственное лицо покупателя на складе поставщика, то оно должно предъявить поставщику доверенность по форме N М-2 (М-2А), которая необходима для подтверждения полномочий материально-ответственного лица на получение товара.

Форма доверенности установлена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".

Доверенности на получение товара выдаются только сотрудникам данной организаций. Выдача доверенностей лицам, не работающим в данной организации, не разрешается. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными, и на ней ставится печать организации.

Если товар получает представитель организации-покупателя по доверенности (с печатью), то печать организации-покупателя на товарной накладной не ставится.

В случае несоответствия фактического наличия товаров количеству, указанному в товарной накладной или отклонения по качеству, установленному в договоре, либо по данным, указанным в сопроводительных документах, должны составляться соответствующие акты, о которых речь пойдет ниже, а в сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.

Характер приемки товаров

Теперь рассмотрим, как характер приемки влияет на ее документальное оформление.

Если по условиям договора необходима приемка товаров по количеству, качеству, массе и комплектности, то оформляется Акт о приемке товаров по форме N ТОРГ-1 или Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2.

Форма N ТОРГ-1 используется в том случае, если нет расхождений между документами поставщика и фактическими данными приемной комиссии.

Приемка товара производится по фактическому наличию.

При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры по предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

Поставщик может не высылать своего представителя и разрешить приемку товара без него.

Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте.

Акт по форме N ТОРГ-1 составляется отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Один экземпляр этого документа остается у покупателя, а другой передается поставщику.

Заполнение первой и последней страниц акта N ТОРГ-1 не вызывает затруднений. На 1-й странице акта записываются реквизиты поставщика, изготовителя и получателя товара, номер и дата акта, место приемки, реквизиты договора и другие сведения. Особое внимание следует обратить на строку "Способ доставки", где указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.).

На 2-й и 3-й страницах акта N ТОРГ-1 при заполнении строки "Сертификат" обязательно указываются его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

Для примера на с. 52 приведен фрагмент 2-й и 3-й страниц заполненного акта N ТОРГ-1.

Если реальное состояние поставленного товара соответствует документам поставщика, то в полях "Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра", "Способ определения недостающего товара", "Заключение о причинах и месте образования недостачи товара", "Отклонение (+, -)" можно сделать прочерк.

На последней странице акта N ТОРГ-1 члены комиссии подтверждают правильность сведений, указанных на предыдущих страницах, и пишут свое заключение о приемке товара. Если представитель поставщика участвует в приемке, то он расписывается в получении акта. Здесь же подписывается главный бухгалтер грузополучателя.

На 4-й странице также выделено место для записи решения руководителя по поводу приемки товара. Заведующий складом расписывается на этой же странице в получении товара и тары на ответственное хранение, а руководитель утверждает документ.

Акты должны храниться в течение пяти лет.

Для оформления приемки товаров, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, дополнительно применяются Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2 и аналогичный Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров по форме N ТОРГ-3.

Акты по формам N ТОРГ-2 и N ТОРГ-3 составляются в соответствии с фактическим наличием товаров и в сравнении с данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - в соответствии с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Эти акты являются основанием для предъявления претензии поставщику и составляются аналогично акту по форме N ТОРГ-1. Однако товары, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в этих актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

Размещено на Allbest.ru