Інформаційне забезпечення діяльності рекламної агенції

Размещено на http://www.allbest.ru/

Інформаційне забезпечення діяльності рекламної агенції

Зміст

Вступ

1. Теоретичні засади інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією

1.1 Місце підсистеми інформаційного забезпечення менеджменту в системі управління підприємством

1.2 Специфіка управлінської діяльності в рекламній агенції

1.3 Властивості інформаційно-документного забезпечення системи управління рекламної агенції

2. Аналіз інформаційних систем і методів оборобки інформації в рекламній агенції

2.1 Класифікація систем автоматизації управління

2.2 Управління бізнес-процесами в рекламній агенції

2.3 Основні вимоги до інформаційної системи в рекламній агенції

3. Напрямки удосконалення інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією

3.1 Запровадження електронного документообігу в рекламній агенції

3.2 Створення і підтримка Web-сайту рекламної агенції

Висновки та пропозиції

Список використаної літератури

Додатки

рекламний агенція інформаційний менеджмент

Вступ

Актуальність теми дослідження. У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, яке полягає у зборі й переробці інформації, необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень.

Перед керуючим органом постають завдання отримання інформації, її переробки, а також генерування й передачі нової похідної інформації у вигляді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному й стратегічному аспектах і грунтуються на раніше отриманих даних, від правдивості і повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох завдань управління.

Прийняття будь-якого рішення вимагає оперативної обробки значних масивів інформації; компетентність керівника вже залежить не стільки від досвіду, отриманого в минулому, скільки від володіння достатньою кількістю актуальної для даної ситуації інформації та вміння зробити корисні висновки. Розв'язанням цієї проблеми займається відповідний розділ менеджменту, зокрема, інформаційний менеджмент.

Слово «менеджмент», яке має англійське походження, відоме майже кожній освіченій людині. В загальному розумінні менеджмент - це вміння досягати поставленої мети, використовуючи працю, інтелект, мотиви поведінки людей. Водночас менеджмент (відповідним терміном в українській мові є «управління») означає функцію - особливий вид діяльності, спрямований на ефективне керівництво людьми у різноманітних організаціях, а також певну сферу людського знання, яке допомагає реалізовувати цю функцію. У більш конкретному розумінні, менеджмент - це управління в соціально-економічних системах: сукупність сучасних принципів, методів, засобів та форм управління виробництвом з метою покращення його ефективності та збільшення прибутку.

На будь-якому підприємстві, в організації, галузі, та й у світовій економіці в цілому, можна виділити три основні компоненти: бізнес (він реалізується за допомогою певних комерційних операцій, організованих структур та стратегій); предметні технології (з їхньою допомогою виробляється різна продукція) та інформація, яка все це зв'язує в єдине ціле.

В науці про управління, нажаль, поки що не існує однозначного розуміння такого поняття як інформаційний менеджмент (ІМ). Тому що різні види менеджменту тісно пов'язані між собою (наприклад, документний та інформаційний), а також тому, що, як правило, менеджмент трактується як синонім «управління» і не завжди враховуються його специфічні особливості. Крім того, мода на використання іноземних термінів заважає коректному розумінню поняття «інформаційний менеджмент».

Історично склалось, що з самого спочатку інформаційний менеджмент сприймався як менеджмент створення систем, пов'язаних із розробкою, рекламою, торгівлею та експлуатацією комп'ютерних мереж, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових підприємств, банків, комерційних організацій, навчальних закладів тощо. На сьогоднішній день майже кожна велика фірма прагне мати таку систему (її ще також називають «корпоративною інформаційною системою» або «інформаційною платформою»). Звичайно, така система пов'язана із зовнішнім світом ( Інтернет, електронна пошта тощо). З часом таке поняття інформаційного менеджменту дещо видозмінилось та розширилось. Зараз коректніше буде вважати, що інформаційний менеджмент - це те, що загалом відповідає за управління процесом взаємодії бізнесу та інформаційних технологій. Процес інформаційного менеджменту, який відбувається у сучасних організаціях, являється невід'ємною частиною процесу управління організацією та необхідним процесом для збільшення ефективності бізнес-процесів у сучасних економічних умовах. Безумовно, цей процес мають підтримувати та контролювати кваліфіковані фахівці.

Об'єктом дослідження є інформаційне забезпечення діяльності рекламної агенції.

Предметом дослідження є вивчення діяльності рекламної агенції, у якій інформаційне забезпечення займає чільне місце.

Метою дослідження є вивчення особливостей інформаційного забезпечення діяльності рекламної агенції.

Завдання дослідження включають:

1) узагальнення теоретичних засад інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією;

2) аналіз інформаційних систем і методів обробки інформації в рекламній агенції;

3) виокремлення напрямків удосконалення інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією.

Методи дослідження: аналіз, синтез, реферування наукової літератури з обраної теми.

Структура дослідження. Курсова робота складається зі вступу, трьох розділів з підрозділами, висновків та пропозицій, списку використаної літератури та додатків. Її загальний обсяг становить 49 аркушів друкованого тексту.

1. Теоретичні засади інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією

1.1 Місце підсистеми інформаційного забезпечення менеджменту в системі управління підприємством

Менеджери організацій використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми. Вони залежать від інформації. Зазвичай люди не розрізняють інформацію і дані. Дані є характеристикою фактів і подій, джерелом інформації. Але самі по собі вони нічого не варті. Для того, щоб зрозуміти, як менеджери використовують інформацію, доцільно охарактеризувати інформаційні потреби в двох вимірах:

1) рівень, на якому використовується інформація;

2) тип використовуваної інформації.

Під системою інформаційного забезпечення зазвичай мається на увазі сукупність елементів забезпечення процесу управління, що дозволяє організувати своєчасне надходження необхідної кількості та якості інформації в усі управлінські ланки.

Елементами системи інформаційного забезпечення є:

1) інформація;

2) носії інформації (матеріальні предмети, на яких фіксується інформація);

3) канали руху інформації (комунікації);

4) технічні засоби перетворення інформації [1, 89].

Через те, що однією із властивостей інформації є багаторазовість використання, виникає потреба у створенні системи її збору, опрацювання, збереження й передачі. Роль інформації неоднакова на різних етапах процесу управління. В одних випадках важливі її обсяг, структура, можливості одержання, в інших - її рух, у третіх - можливості і терміни опрацювання. Вона подвійна. З розвитком виробництва її обсяг зростає. Це ускладнює інформаційні забезпечення. З іншого боку, збільшення обсягів підвищує можливість удосконалення управління на основі використання інформації, що фіксується на матеріальних носіях.

До інформаційних характеристик процесу управління належать кількість і якість інформації. Кількість або, іншими словами, обсяги інформації залежить від способів фіксації застосовуваних носіїв і технічних засобів.

Відповідно, показниками якості інформації є:

1) точність - ступінь відповідності реальним значенням досліджуваних показників;

2) повнота - співвідношення необхідних для процесу управління та отриманих повідомлень до моменту використання;

3) актуальність - час, протягом якого інформація старіє, своєчасність її збору, опрацювання;

4) цінність і корисність - ступінь відповідності поставленій меті в ситуації, що склалася [12, 56].

Між системою інформації і структурою управління в організації існує органічний взаємозв'язок і взаємозалежність. Обсяг, характер і об'єктивні потоки інформації визначають склад і взаємодію структурних підрозділів. Зайва і недостовірна інформація викликає ускладнення організаційної структури підприємства, збільшення трудових витрат управлінського персоналу. Погано організовані, уповільнені потоки інформації призводять до дублювання функцій, зниження відповідальності керівників і виконавців, порушення ритму функціонування системи управління.

Водночас багатоланковість у структурі управління, надмірне дроблення підрозділів, нечітка координація і зв'язок між ними не дозволяють налагодити ефективну, гнучку, динамічну систему інформації. Управлінська ієрархія може розглядатися як структура центрів прийняття рішень (комунікаційних центрів), з яких директивна, розпорядча інформація передається на рівень виконання рішень і до яких від виконавчого рівня йде зустрічний потік інформації. Обсяг інформації, що проходить у системі, тісно пов'язаний зі ступенем централізації процесів прийняття рішень. У багаторівневій системі рішення, що приймаються на вищих рівнях управління, торкаються більше комунікаційних центрів, ніж ті, які приймаються на нижчих рівнях. Занадто сильна централізація може перевантажити систему і створити затори в потоках інформації.

Ця проблема загострюється із зростанням управлінської вертикалі і може значно знизити швидкість прийняття рішень, а також пристосованість організації до мінливих умов функціонування. До того ж, при проходженні інформації через безліч адміністративно-управлінських ланок нерідко відбувається її перекручення.

Інформаційна система підприємства має такі властивості:

1) потоки інформації в системі управління, як правило, є більш складними і розгалуженими, ніж матеріальні потоки, пов'язані з безпосереднім виробничим або торговельним процесом;

2) жодна з функцій управління не може забезпечити підтримку заданих параметрів усієї системи без налагодженого постійного прямого і зворотного зв'язку потоків інформації;

3) інформаційна система є невід'ємною органічною частиною всієї системи управління, що забезпечує комплексність, ефективність взаємодії і взаємозв'язок усіх ланок підприємства [13, 46].

Якщо порівняти інформаційні потоки, об'єктивно зумовлені процесом нормального функціонування тих або інших систем управління, з фактичним станом, що склався в структурах управління підприємством, то в багатьох випадках можна виявити наступні негативні явища:

1) паралельність проходження однакової інформації. Ті самі дані і показники надходять у різні підрозділи та обробляються ними, а іноді навіть різними частинами одного підрозділу. Зв'язок між службами щодо систематичного обміну плановою, звітною й аналітичною інформацією не завжди упорядкований;

2) відсутність єдності при формуванні інформації. Кожний підрозділ використовує свої планові і звітні показники, нормативно-довідкові дані, форми документів, маршрути їхнього руху;

3) невпорядкованість і нерегулярність інформаційних потоків;

4) повторюваність інформації. Нерідко ті самі масиви і види інформації надаються у вищі органи підприємства неодноразово (щодня, щомісяця, раз у квартал). Це переважно послідовно повторювані потоки інформації;

5) запізнення інформації. Швидкість опрацювання інформації наполовину ручним способом так відстає від ритму виробничого або торговельно-технологічного процесу, що найчастіше ця інформація не може бути використана. Недостатня оперативність при зборі та опрацюванні інформації ускладнює прийняття рішень по відхиленнях у процесі виробництва та торгівлі. Це знижує ефективність управлінської діяльності. Тим часом загалом час на передачу, опрацювання інформації та прийняття рішення в будь-якому випадку повинен бути меншим, ніж час, протягом якого можуть відбутися необоротні процеси на керованих об'єктах. Відсутність систематизованої облікової інформації, обмеженість оперативного аналізу показників роботи підрозділів підприємства унеможливлюють в прийнятний термін різноманітні розрахунки, пов'язані з прийняттям управлінських рішень. Одноваріантні рішення відбивають лише деякий фіксований рівень використання ресурсів;

6) недостатня надійність і повнота інформації. У багатьох випадках відсутність однакових вимог до умов збору інформації, а також регулярного, добре організованого обліку і звітності призводить до одержання випадкових даних, що не відображають реального стану справ. Через перевантаженість працівників обчислювальними роботами допускаються помилки у розрахунках, а потім і в прийнятих рішеннях. Їх виявлення та виправлення вимагає додаткових зусиль і часу;

7) зайві обсяги інформації. Зайва кількість планово-обліково та іншого видів інформації часто є наслідком невпорядкованості даних. Як наслідок, кваліфіковані фахівці відволікаються на пошук і опрацювання даних, показників і документів, не завжди викликаних необхідністю. Великий обсяг документів, що циркулює усередині фірми, часто свідчить про недостатньо чітке розмежування функцій і відповідальності за їх виконання. Це породжує тяганину, зайві витрати праці управлінського персоналу та збільшує час, необхідний для прийняття рішень;

8) непорівнянність інформації. Різні періоди одержання та опрацювання даних у різних підрозділах підприємства часто не дозволяють провести достовірний порівнянний аналіз планових і звітних показників.

1.2 Специфіка управлінської діяльності в рекламній агенції

Управлінська праця - це планомірна діяльність працівників адміністративно-управлінського персоналу, спрямована на організацію, регулювання, мотивацію і контроль за роботою співробітників організації. Зміст управлінської праці залежить від його об'єкта і визначається структурою виробничих процесів, прийомами праці, її технічним оснащенням, а також взаєминами, що виникають у процесі виконання управлінських функцій.

Управлінська діяльність - це специфічний вид трудового процесу. Управлінська праця в рекламній агенції має свої особливості порівняно з працею продуктивною, внаслідок якої створюються матеріальні цінності. Управління - це перш за все робота з людьми, а їхня трудова діяльність є об'єктом управлінського впливу. Це праця творча, переважно розумова, яка здійснюється людиною у вигляді нервово-психічних зусиль. Процес розумової праці складається з таких елементарних дій або операцій, як слухання, читання, мовлення, контактування, спостереження за дією, мислення, умовивід тощо.

Праця менеджера в рекламній агенції відрізняється від праці інших працівників апарату управління системами. Вона має творчий характер. Менеджер повинен постійно з власної ініціативи шукати шляхи забезпечення ефективної роботи керованої системи і мобілізувати на це її персонал.

Менеджер - це перш за все організатор роботи тієї чи іншої системи. Перед ним завжди стоїть завдання об'єднати персонал в єдине ціле й визначити стратегічні напрямки її діяльності, скоординувати роботу функціональних підрозділів і безпосередніх виконавців. У процесі організації праці менеджер в рекламній агенції виконує такі функції, як прогнозування, організація, планування, облік, контроль та регулювання. У керованій системі він є не тільки організатором, але й вихователем персоналу. Для цього менеджер застосовує відповідні принципи та методи впливу на людей.

В умовах ринкової економіки різко підвищуються вимоги до менеджерів. Вони повинні постійно працювати над собою щоб демонструвати в процесі виконання своїх функцій високі професійні та особисті якості. Аналіз процесу управління підприємством дає можливість виокремити дві взаємопов'язані складові: функціонально-технологічну й організаційно-людську. Щодо функціонально-технологічного аспекту управління, то він є об'єктом вивчення таких дисциплін, як технологія, організація, маркетинг тощо. Організаційно-людський аспект, який є об'єктом вивчення менеджменту, виходить з потреби цілеспрямованості, узгодженості роботи членів колективу [17, 134].

Як і будь-який інший процес, управлінська праця в рекламній агенції складається з таких основних елементів: предмет праці (те, що підлягає впливу, обробці), засоби праці (те, за допомогою чого здійснюється вплив), сам процес - цілеспрямована діяльність і результат. Ці елементи дозволяють визначити характер і особливості управлінської праці незалежно від посади управлінського працівника, галузі діяльності тощо. Спрощено схему її можна подати як систему, на вході якої інформація (предмет - це те, на що спрямована праця), що підлягає в середині системи опрацюванню інтелектом людини за допомогою технічних засобів управління - обчислювальної та організаційної техніки (засоби праці), а на виході - якісно нова інформація, або управлінське рішення (результат праці).

Зміст роботи керівника визначається функціональною роллю в управлінні виробничим колективом. Управлінці беруть участь у підготовці робіт, пов'язаних з плануванням, підготовкою та обслуговуванням виробництва, його координацією та управлінням, забезпеченням фінансовими ресурсами, управлінням соціальним розвитком колективу тощо.

У наш час кваліфікований фахівець, зайнятий управлінською діяльністю, є величезною цінністю. Від того, як він здійснює організаційну і технологічну підготовку виробництва, оперативне регулювання діяльності виробничих підрозділів і окремих виконавців, залежить продуктивність праці, ефективність використання виробничих фондів, собівартість продукції. Характер діяльності керівника дуже різноманітний. Він виступає в ролі організатора, фахівця, адміністратора, громадського діяча та вихователя. Виконуючи організаційно-адміністративні функції, управлінці займаються пошуком та підготовкою нових рішень. Їхня праця має творчий характер, властивий винахідникам, раціоналізаторам, новаторам виробництва.

Дуже часто різні види роботи керівника виконуються паралельно, передусім при застосуванні виховної та організаторської праці, а часто і одночасно з творчою працею керівника. Стану організації управлінської роботи притаманні певні недоліки. Головною причиною є те, що праця висококваліфікованих фахівців не завжди використовується за призначенням. Так, нормативний обсяг часу на виконання кожної функції й фактичні витрати на її здійснення, як правило, не співпадають. Це відображає розбіжність формальної та змістовної структури праці робітників [12, 77].

Ефективна робота управлінського апарату в рекламній агенції повинна забезпечувати надійне функціонування системи управління, яке виключало б випадкові помилки в інформації внаслідок необ'єктивності її підготовки, переписки або перешкод при її передаванні та використанні. Швидке зростання та удосконалення виробництва призводять до різкого зростання обсягу управлінських робіт, а темпи підвищення продуктивності праці управлінського персоналу не можуть задовольнити зростаючі потреби виробництва. Цей розрив необхідно зменшити за рахунок подальшого удосконалення методів і форм організаційної роботи, а також механізації та автоматизації управлінських робіт.

Одним із основних питань удосконалення організації праці управлінських робітників у рекламній агенції є розробка раціональних форм розподілу та кооперації праці. Багато фахівців приділяють значну увагу питанню впливу керівника на морально-психологічний клімат колективу. В міру підвищення рівня посади керівника підвищуються вимоги до його фахових та особистих якостей. Отже, особливо актуальним завданням є удосконалення процесу підготовки та перепідготовки керівних кадрів; посилення контролю за їх добором відповідно до ділових та особистих якостей робітників, їх здібностей та нахилів до організаторської роботи; посилення контролю за виховною діяльністю керівних працівників.

У процесі управління в рекламній агенції його суб'єкти (менеджери) вирішують найрізноманітніші проблеми - організаційні, економічні, технічні, соціально-психологічні, правові тощо. Це різноманіття також є важливою особливістю праці менеджера. Інформація є специфічним предметом управлінської праці, у зв'язку з чим вона має інформаційну природу. У ній поєднуються творчі, логічні і технічні операції, пов'язані з опрацюванням інформації, а обмін діяльністю між суб'єктом і об'єктом управління, між самими суб'єктами управління має інформаційний характер. Досягнення цілей управління відбувається шляхом підготовки й реалізації сукупного управлінського впливу на колектив, на його трудову діяльність; це і є специфічним результатом управлінської праці. Основною формою такого впливу є управлінське рішення.

Прийняття управлінських рішень у рекламній агенції визначається складною сукупністю факторів внутрішнього і зовнішнього середовища, які постійно створюють нестандартні ситуації. Саме ці обставини вимагають від людини, яка займається управлінською діяльністю, певних якостей. Рішення, які приймаються управлінцями, залежать від їх знань і досвіду, інтуїції, особистісних властивостей. Якщо при прийнятті рішень застосовується вся ця сукупність якостей, тоді мова йде про мистецтво управління.

1.3 Властивості інформаційно-документного забезпечення системи управління рекламної агенції

Документ у системі управління рекламної агенції виконує багато функцій. Державний стандарт 16.487-83 визначає документ як матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія інформації. Ця функція документа особливо важлива в оперативному управлінні. Після використання документа у поточній роботі він виконує ще одну важливу функцію - виступає як історичне джерело. Ці особливості привертали увагу працівників управління і архівістів. Органи управління, інститути влади повинні взаємодіяти у своїй роботі.

Технологія управління, зведена до простої схеми, може бути представлена у вигляді прийняття рішення, організації його виконання та контролю за виконанням. Таку схему можна використовувати як у випадку проведення найбільш простого одноразового заходу, так і при організації складних галузевих загальнодержавних систем. Ці системи будуть відрізнятися ступенем підготовки прийняття рішення, організацією його втілення в життя (кадри, фінанси, постачання, реалізація тощо) і організацією контролю за виконанням. У всіх випадках повинні бути наявними вказані частини. Будь-яке рішення у системі управління рекламної агенції не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо інформація надійшла з запізненням, ви втрачаєте можливість взяти участь в яких-небудь діях, заходах. Таким чином, можливість чи шанс втрачені. З другого боку, якщо інформація недостатня або ви знаєте що-небудь наполовину, рішення може бути не тільки не найкращим, а навіть помилковим, оскільки ви не врахували всіх факторів [18, 23].

У даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це пов'язано з розвитком суспільства. Будь-який суб'єкт чи кожна людина зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. В умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація, рекламні агенції «виживають» тільки в тому випадку, якщо вони своєчасно знають що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією, і навпаки. Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних структур, які впливають на кінцевий результат у економічній сфері.

Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною (основною) забезпечувальною (обслуговуючою) функцією управління, виконання якої потребує спеціальних - професійних знань. Від того, як поставлена ця робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого суб'єкта. Інформаційно-документаційне забезпечення у системі управління рекламної агенції здійснюють спеціальні структурні підрозділи: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат (або секретар-помічник). Ці підрозділи повинні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також повинен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки [18, 65].

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Отже, це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка виконує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові частини - від найбільш складних до найпростіших операцій. Кожну частину треба відпрацювати, тобто організувати якнайкраще, оскільки в будь-якій роботі немає дрібниць, все має бути продуманим. Із таких продуманих, правильно організованих операцій і складається наукова організація праці. Як правильно виконувати ту чи іншу роботу визначають нормативно-методичні документи. У сфері управління головним чином працюють з інформацією і документами, які виступають її носіями. Документ - це об'єкт і результат праці в сфері управління.

Робота з інформаційно-документаційного забезпечення у системі управління рекламної агенції складається з однакових операцій. Тільки одними суб'єктами вона виконується традиційними методами (вручну), іншими - за допомогою засобів механізації та автоматизації. Але всі етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працівник управлінського апарату повинен не тільки правильно складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються з ними.

Документ також можна розділити на свої найпростіші складові частини (реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання тощо). Дані вимоги встановлює ДСТУ 4163-2003. Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності.

Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції; розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення; інформаційно-довідкові - акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів - листи, телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити.

Порядок роботи з документами у системі управління рекламної агенції також розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях. Реєстрація документів - це важливий етап. В процесі реєстрації ведеться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті. З реєстрацією документів тісно пов'язаний наступний етап - контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день.

Від постановки реєстрації документів залежить і організація інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов'язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі - на картках або в автоматизованому - на комп'ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нормативно-методичних посібниках. Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей етап пов'язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання. При зацентралізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору - від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції. Наступний етап - це поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як у процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені таким чином, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб'єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор - номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб'єктах.

2. Аналіз інформаційних систем і методів обробки інформації в рекламній агенції

2.1 Класифікація систем автоматизації управління

Автоматизовані системи управління персоналом (АСУП) - це програмне забезпечення для автоматизації основних функцій управління персоналом, ведення кадрового обліку, забезпечення інформаційних потреб, нарахування заробітної плати, управління і функції обліку в бізнесі, а також для ефективного прийняття управлінських рішень. Автоматизована система управління персоналом є одним з модулів програмного забезпечення планування ресурсів підприємства (ERP).

Автоматизовані системи управління персоналом в рекламній агенції забезпечують:

1) ведення кадрового обліку;

2) повну інтеграцію заробітної плати, фінансового забезпечення компанії та бухгалтерського обліку;

3) звітність і аналіз даних про працівників;

4) робочий графік та облік відвідування;

5) оцінку продуктивності праці;

6) виплату пільг та компенсацій;

7) рекрутинг та адаптацію персоналу;

8) планування управління кадрами;

9) формування кадрових резервів;

10) відстежування претендентів та їх резюме [13, 48].

За видами процесів системи автоматизації управління поділяються на системи управління, проектування, дослідження, навчання. Інформаційні системи управління технологічними процесами (АСУ ТП) керують станом технологічних процесів. АІС управління технологічними процесами - це людино-машинні системи, що забезпечують управління технологічними пристроями, верстатами, автоматичними лініями.

АІС організаційного управління об'єктом призначені для автоматизації функцій управлінського персоналу, обслуговують виробничо-господарські, соціально-економічні функціональні процеси, що реалізуються на всіх рівнях управління економікою. Основними функціями таких систем є оперативний контроль і регулювання, оперативний облік і аналіз, перспективне і оперативне планування, бухгалтерський облік, управління збутом і постачанням та розв'язок інших економічних та організаційних завдань.

Інтегровані АІС призначені для автоматизації всіх функцій управління фірмою і охоплюють весь цикл функціонування економічного об'єкта, починаючи від науково-дослідних робіт, проектування, виготовлення, випуску та збуту продукції до аналізу експлуатації виробу. Корпоративні АІС використовуються для автоматизації всіх функцій управління фірмою чи корпорацією, яка має територіальну відокремленість підрозділів, філій, відділів, офісів тощо.

За рівнем автоматизації процесів управління системи автоматизації управління поділяються на інформаційно-пошукові, інформаційно-довідкові, інформаційно-керівні, системи підтримки прийняття рішень, інтелектуальні ІС. Залежно від мети функціонування та завдань, які покладені на ІС на етапах збору та змістової обробки даних, розрізняють такі типи ІС: інформаційно-пошукові, інформаційно-довідкові, інформаційно-управляючі (управлінські), інтелектуальні інформаційні системи та системи підтримки прийняття рішень [12, 37].

Інформаційно-пошукові системи (ІСП) орієнтовані на розв'язування задач пошуку інформації. Змістова обробка інформації у таких системах відсутня. В інформаційно-довідкових системах (ІДС) за результатами пошуку обчислюють значення арифметичних функцій. Інформаційно-управляючі системи (відомі ще під назвою «автоматизовані системи організаційного управління») являють собою організаційно-технічні системи, які забезпечують вироблення рішення на основі автоматизації інформаційних процесів у сфері управління. Ці системи призначені для автоматизованого розв'язування широкого кола задач управління. До інформаційних систем нового покоління належать системи підтримки прийняття рішень та інформаційні системи, побудовані на штучному інтелекті (інтелектуальні ІС).

СППР - це інтерактивна комп'ютерна система, яка призначена для підтримки різних видів діяльності при прийнятті рішень із слабоструктурованих або неструктурованих проблем. Інтерес до СППР, як перспективної галузі використання обчислювальної техніки та інструментарію підвищення ефективності праці у сфері управління економікою, постійно зростає. У багатьох країнах розробка та реалізація СППР перетворилася на частину бізнесу, яка швидко розвивається.

2.2 Управління бізнес-процесами в рекламній агенції

Насамперед варто зазначити, що за сучасних умов мінливого бізнес-середовища головним завданням підприємства стає швидке реагування на зміни і відповідне впровадження адекватних заходів в організації і веденні власної підприємницької діяльності. Для вирішення цієї проблеми необхідно переглянути концептуальні основи вітчизняного менеджменту якості. Динамізм змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі, та вимоги сучасної парадигми управління якістю вимагають від підприємств упровадження систем менеджменту якості, які базуються на системно-інтегрованих (процесних) засадах. Це передбачає перехід від управління якістю продукції та окремих дискретних операцій на підприємстві до управління якістю бізнес-процесів, а також використання превентивних методів менеджменту якості. Метою управління якістю бізнес-процесів на підприємстві стає як підвищення споживчої цінності продукції для максимального задоволення споживачів, так і підвищення ефективності процесів закупівлі, виробництва та збуту за умови забезпечення зниження вартості кінцевого продукту. Оптимізація якості бізнес-процесів в рекламній агенції в умовах трансформаційної економіки стає головним фактором забезпечення конкурентоспроможності [17, 235].

Під бізнес-процесом у широкому значенні розуміється структурована послідовність дій з виконання певного виду діяльності на всіх етапах життєвого циклу предмета діяльності - від створення концептуальної ідеї через проектування до реалізації і результату (здача в експлуатацію об'єкта, постачання продукції, надання послуг, закінчення певної фази діяльності), тобто певний системно-замкнений процес.

Управління бізнес-процесами в рекламній агенції - це сукупність методів і засобів впливу суб'єктів управління підприємства шляхом планування, організовування, мотивування та контролювання на розробку продуктів, маркетинг і збут, постачання, виробництво, сервіс, доставку, забезпечення з метою задоволення вимог клієнтів та підвищення ефективності господарювання підприємства. Єдиною метою бізнес-процесу в рекламній агенції є задоволення вимог клієнтів, яких можна розділити на п'ять різних типів: перший тип - це первинні клієнти, ті, які одержують первинний вихід; другий тип складають вторинні клієнти, що знаходяться поза процесом і одержують вторинні виходи, третій тип - непрямі клієнти, що не одержують первинного виходу, але є наступними в ланцюжку, тому пізніший за часом вихід відображається на них. Четвертий тип клієнтів - зовнішні клієнти (за межами підприємства), які одержують вихід процесу, - агенти, інші підприємства тощо. Нарешті, існують зовнішні непрямі клієнти, споживачі (п'ятий тип). Ці категорії необов'язково присутні кожна окремо, можуть бути випадки, коли вони перетинаються.

Основні категорії бізнес-процесів, що найчастіше трапляються в рекламній агенції, наступні:

1) розробка продуктів - охоплює процеси обробки вимог, потреб і очікувань замовників і розробки продуктів і послуг, що задовольняють цим вимогам;

2) маркетинг і збут - реклама та інші види просування товарів, ціноутворення, пакування і документація. Процеси збуту включають залучення нових і обслуговування наявних замовників, а також усі процеси, пов'язані з продажем товарів;

3) постачання - полягає у придбанні матеріалів і послуг;

4) виробництво - процеси, що перетворюють входи, отримані від процесу постачання, у виходи, що пропонуються для збуту. В обслуговуючих організаціях включає процеси, за допомогою яких замовнику надаються послуги;

5) сервіс - усі післяпродажні види діяльності, що виконуються для обслуговування, ремонту, відновлення і модернізації проданих раніше продуктів;

6) доставка - процеси з перевезення і доставляння продуктів до замовника;

7) управління - процеси стратегічного управління, бізнес-планування і фінансового контролю;

8) забезпечення - процеси, що забезпечують управління персоналом, юридичний супровід, відповідність вимогам охорони навколишнього середовища, охорони праці і техніки безпеки, а також утримання будівель, підготовку персоналу та інші внутрішні процеси [17, 345].

У рекламній агенції можна виокремити два основних взаємозалежних метапроцеси. По-перше, метапроцес управління бізнес-процесами чітко виявляється в організаціях, що усвідомили необхідність і перейшли до цілеспрямованого управління своїми бізнес-процесами. Цей метапроцес спрямований на досягнення режиму відмовостійкої роботи організації; про такі підприємства кажуть, що вони працюють, «як годинник». По-друге, метапроцес удосконалення бізнес-процесів на більшості підприємств хоча й існує під тиском зовнішніх обставин, але здійснюється неорганізовано (стихійно). Лише ті організації, що включають удосконалення бізнес-процесів у свою стратегію, розробляють методологію і техніку здійснення змін, відслідковують їхнє впровадження й успішно переборюють бар'єри організаційних змін, можуть говорити про управління цим найважливішим метапроцесом. Виконуючи цей метапроцес, організація, подібно до живого організму, через саморозвиток і самовдосконалення знаходить свій власний шлях у конкурентній боротьбі.

Розрізняють якісні і кількісні параметри бізнес-процесу. Якісними параметрами процесу прийнято вважати результативність, ефективність і адаптивність. Результативність описує співвідношення отриманого результату і того, чого хочуть або очікують замовники. Результативність можна підвищити через поліпшення якості продуктів або послуг (виходів), які підприємство поставляє на ринок. Залежно від ситуації результативність може бути підвищена шляхом перепроектування процесів або продуктів і послуг.

Ефективність показує те, наскільки добре виконуються процеси. Більша ефективність може бути досягнута тільки через покращення процесів. Основними показниками оцінки ефективності бізнес-процесів є: кількість реалізованої за певний період продукції заданої якості, кількість споживачів продукції, кількість типових операцій, які необхідно виконати при виробництві продукції за визначений інтервал часу, витрати на виробництво продукції, тривалість виконання типових операцій, капіталовкладення у виробництво продукції.

Адаптивність свідчить про те, наскільки добре процес здатний реагувати на зміни в навколишньому середовищі. До кількісних параметрів бізнес-процесу відносяться продуктивність, тривалість, вартість, кількість входів і виходів: продуктивність - це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході; тривалість - це час, який необхідно для виконання процесу, або, іншими словами, проміжок часу між початком процесу і його завершенням; вартість процесу - це сукупність усіх витрат у грошовому виразі, які необхідно здійснити для однократного виконання процесу.

Управління змінами бізнес-процесів у рекламній агенції в контексті реалізації стратегії повинне включати наступні етапи:

1) визначення ключових факторів успіху для реалізації стратегії;

2) визначення системи стратегічних змін та ключових стратегічних змін;

3) визначення, опис та регламентація бізнес-процесів організації з метою формалізації існуючої моделі бізнесу;

4) узгодження ключових бізнес-процесів та ключових факторів успіху;

5) аналіз та ранжування бізнес-процесів;

6) визначення напрямків та змісту змін бізнес-процесів;

7) формування повного переліку документації для управління - регламенти,посадові інструкції, положення;

8) управління реалізацією змін бізнес-процесів [13, 77].

Таким чином, ефективне управління бізнес-процесами в рекламній агенції, пов'язане із тактикою та стратегією, дозволяє оптимізувати використання ресурсів підприємства, забезпечує необхідний успіх у конкурентній боротьбі на ринку.

2.3 Основні вимоги до інформаційної системи в рекламній агенції

Основним критерієм, яким слід керуватися при виборі інформаційної системи, повинен бути критерій задоволення потреб бізнесу рекламної агенції.

При виборі інформаційної системи потреби бізнесу повинні бути конвертовані в технічні і економічні вимоги до інформаційної системи, сформульовані у відповідних термінах:

1) функціональні можливості;

2) сукупна вартість володіння;

3) перспективи розвитку, підтримки і інтеграції;

4) технічні характеристики.

Під функціональними можливостями слід розуміти відповідність автоматизованої системи тим основним бізнес-функціям, які існують або плануються до запровадження в рекламній агенції:

1) якщо метою організації є мінімізація фінансових втрат за рахунок оптимізації і спрощення бухгалтерського обліку, то вибрана система повинна забезпечувати автоматизацію процесу ведення бухгалтерського обліку;

2) якщо вимагається досягти конкурентної переваги за рахунок скорочення термінів розробки нових видів продукції, то одне з рішень може полягати у виборі системи (САПР - система автоматизації проектних робіт) [1, 67].

Стратегія розвитку бізнесу і контекстний опис бізнесу повинні міститися в стратегічному плані автоматизації рекламної агенції. Опис існуючих бізнес-процесів та інформаційних потоків підприємства, його організаційної структури і прийнятих технологій робіт дозволяє визначити, чи можна здійснити зміни в організації після впровадження даної інформаційної системи і наскільки легко це може бути зроблено.

Під сукупною вартістю володіння розуміється сума прямих і непрямих витрат, які несе власник системи за період життєвого циклу останньої. При виборі нової інформаційної системи необхідно оцінити сукупну вартість володіння для кожного пропонованого варіанту і витрати, які повинні включати:

1) час життя існуючої в рекламній агенції системи;

2) час проектування нової системи;

3) час на закупівлю і упровадження елементів нової системи;

4) термін повернення 90% вкладених інвестицій за рахунок прибутку від експлуатації цієї системи.

Всі витрати на створення інформаційної системи в рекламній агенції повинні оцінюватися як частина інвестицій. Ці разові витрати можуть включати такі складові, як проектування системи, програмування, тестування системи, ревізія системи, придбання устаткування, розробка і зміна керівництва, навчання і пересування у зв'язку з установкою, тестуванням і паралельним запуском системи.

Перспективи розвитку і підтримки в основному визначаються постачальником рішення і тим комплексом стандартів, який закладений в систему та її компоненти. Стійкість постачальника рішення і постачальників окремих компонентів визначається в першу чергу часом існування їх на ринку і часткою ринку, яку вони займають. Важливим чинником є форма, в якій існують на ринку: наявність мережі сертифікованих центрів технічної підтримки, авторизованих учбових центрів, «гарячих ліній для консультацій».

До технічних характеристик системи в рекламній агенції належать наступні:

1) архітектура системи;

2) масштабованість;

3) надійність, особливо в частині виконання критичних бізнес додатків;

4) здатність до відновлення при збоях устаткування;

5) наявність засобів архівації і резервного копіювання даних;

6) засоби захисту від навмисних і ненавмисних технічних нападів [12, 50].

Технічні характеристики впливають на такі параметри системи, як можливість нарощування при необхідності функціональних можливостей і збільшення кількості користувачів.

Окремо розглянемо інші можливі вимоги до інформаційної системи:

1) пошук інформації і зручність роботи користувачів. Простота і зручність роботи іноді можуть виявитися вирішальним чинником при виборі системи, особливо якщо порівнюється декілька практично аналогічних програмних продуктів. Крім того, даний критерій побічно свідчить про кваліфікацію компанії-розробника;

2) гнучкість системи є важливим критерієм її вибору в тому випадку, якщо рекламна агенція не збирається стояти на місці, тобто якщо воно планує розвиватися, удосконалювати свою діяльність або просто функціонує в умовах постійної зміни зовнішніх умов (наприклад, вітчизняного законодавства). Відсутність гнучкості у системи приводить до необхідності постійного залучення дорогих фахівців фірми-розробника або компанії-інтегратора для налаштування системи автоматизації управління рекламною агенцією під змінні потреби діяльності. Таке положення може звести нанівець весь фінансовий ефект від упровадження системи;

3) легкість запровадження існує у випадку, якщо рекламна агенція жорстко обмежена в кінцевих термінах і силах, необхідних для приведення системи в робочий стан. Проте забувати про цей критерій не можна, інакше запровадження автоматизованої системи ризикує перетворитися на нескінченний процес;

4) кількість запроваджень системи є серйозним аргументом, який допомагає прийняти остаточне рішення при виборі системи автоматизації. Так, якщо система не привернула уваги жодного з підприємств (а бажано, щоб вона була запроваджена в рекламній агенції аналогічного профілю), це повинне принаймні насторожити. А якщо система упроваджена, то спілкування з персоналом організації, в якої вона успішно експлуатується, дозволить уникнути можливих помилок [13, 54].

Визначаючим критерієм є функціональна повнота, тобто частка можливостей системи, що використовуються клієнтом, за витрачені їм гроші. Вибір системи, яка володіє обмеженим набором можливостей, приведе до того, що підприємство через деякий час буде вимушено затрачувати набагато великі зусилля на рішення частини проблем, що залишилася. Тому єдиним правильним виходом з даної ситуації є розгляд функціональних можливостей систем автоматизації управління в рекламній агенції в світлі прийнятої стратегії організації і, зокрема, стратегії автоматизації.

При виборі інформаційної системи в рекламній агенції необхідно бути готовим до проведення реорганізації підприємства, що зв'язано з додатковими витратами часу і засобів. Успіх реорганізації в першу чергу визначається позицією керівництва. Вибір системи автоматизації управління в рекламній агенції - це непроста задача, складність якої може зростати із зростанням масштабів підприємства, і здійснювати його повинні кваліфіковані фахівці відповідно до реальних потреб підприємства.

3. Напрямки удосконалення інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією

3.1 Запровадження електронного документообігу в рекламній агенції

Електронний документообіг (ЕДО) рекламної агенції - це єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства». Електронний документ (ЕД) - це документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.

Основні принципи електронного документообігу:

1) єдиноразова реєстрація документа;

2) можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання;

3) безперервність руху документа;

4) єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів;

5) ефективно організована система пошуку документа;

6) розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу [18, 45].

Система електронного документообігу - це типове рішення, призначене для автоматизації документообігу і діловодства, як в державних, так і недержавних підприємствах будь-яких розмірів, форм власності і роду діяльності. Система дозволяє автоматизувати традиційне діловодство, організувати електронний архів документів, упорядкувати процеси роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією, підтримувати внутрішню документацію на підприємстві, працювати із зверненнями громадян і вирішувати інші задачі. Система може бути легко переналаштована з урахування специфіки роботи кожного конкретного підприємства.

...