Классификация и характеристика информационных потоков в логистических системах

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования Республики Беларусь

Государственное учреждение образования

«Институт бизнеса и менеджмента технологий»

Белорусского государственного университета

Кафедра логистики

Курсовая работа

по дисциплине «Логистика»

на тему: «Классификация и характеристика информационных потоков в логистических системах (на примере ООО «Аква Оптима»)»

Выполнил

студент группы 223Лог А.И. Быков

Научный руководитель

старший преподаватель кафедры логистики

А.М. Туровец

Минск 2014



Реферат

Объем работы 42 с., в том числе 5 рис., 4 табл., 12 наим. лит., 3 приложения.

Ключевые слова: логистика, поток, информация, структура, система, анализ, управление, эффективность, оптимизация

Объект исследования - ООО «Аква Оптима»

Предмет исследования - информационный поток.

Цель работы - рассмотреть понятие информационного потока, определить какие виды бывают логистических потоков, а также предложить мероприятия по совершенствованию информационных потоков на ООО «Аква Оптима».

Методы исследования: общенаучные методы познания, сравнительный анализ, экономико-математические и графико-аналитические методы.

Результаты исследования и разработки: раскрыта сущность и роль информационных потоков на предприятии. Выполнен анализ информационных потоков на предприятии, выявлены недостатки, разработаны мероприятия, направленные на совершенствование.

Практическая значимость результатов исследования: реализация на практике мероприятий позволит увеличить скорость передачи данных, а также позволит работникам предприятия поднять уровень своих знаний и навыков.

Область возможного практического применения результатов исследования: информационные потоки в логистических системах ООО «Аква Оптима».

логистика управление информационный



Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические основы информационной логистики

1.1 Понятие информационного потока

1.2 Классификация и характеристика информационных потоков и систем

1.3 Информационное обеспечение в логистике

Глава 2. Информационные потоки на ООО «АКВА Оптима»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Аква Оптима»

2.2 Характеристика информационных потоков на ООО «Аква Оптима»

Глава 3. Предложения по совершенствованию управления информационными потоками на ООО «АКВА Оптима»

Заключение

Список использованных источников



Введение

Как известно, принципиальное различие логистического подхода к управлению материальными потоками от традиционного заключается в интеграции отдельных звеньев материалопроводящей цепи в единую систему. Инструментом подобной интеграции является информационное обеспечение процессов производства, начиная с закупки и кончая сбытом продукции.

Особенную роль информационные потоки играют в логистических системах. Это связано с тем, что уровень и состояние развития логистической системы каждого предприятия является его конкурентным преимуществом в современных рыночных условиях. Службы и отделы логистики наравне с материальными потоками оперируют и информационными потоками.

Высокая актуальность внедрения логистики связана с увеличением хозяйственных связей между предприятиями, с развитием производственной инфраструктуры и расширением хозяйственной самостоятельности предприятий и организаций.

Сегодня внимание все более обращается на информационные потоки, при помощи которых планируют материальный поток, управляют им и контролируют его. Улучшение организации нередко может принести больший эффект, чем технические инновации. Каждое движение материалов связано с передачей информации. Информационное опережение позволяет получателю своевременно подготовить его приемку. Другие данные сопровождают груз, они характеризуют вид и количество товаров, отправителя, получателя и владельца, обращают внимание на опасные свойства товара.

Увеличение роли информационных потоков в современной логистике обусловлено такими основными причинами:

- для потребителя информация о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т.п. является необходимым элементом потребительского логистического сервиса;

- с позиции управления запасами в логистической цепи наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности спроса;

- информация увеличивает гибкость логистической системы относительно того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.

Актуальность темы курсовой работы объясняется тем, что в XXI веке информация является одним из самых важных факторов эффективной работы каждого предприятия. Потребности предприятий в информации продолжают неуклонно нарастать. Чем быстрее информация дойдёт до назначения, а указанная проблема найдет своё решение, тем быстрее будут созданы условия для формирования устойчивой и надежной среды для принятия управленческих решений. Более того, компетентность руководителя предприятия зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Именно поэтому данная тема является современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.

При написании данной курсовой работы были использованы: документы и отчётность с предприятия, научная литература по исследуемой теме, материалы сети Интернет.



Глава 1. Теоретические основы информационной логистики

1.1 Понятие информационного потока

Еще несколько лет назад под информационным обеспечением физического процесса движения товаров от поставщика к потребителю подразумевалась лишь сопроводительная документация. В настоящее время объединение логистических субсистем (логистики снабжения, производственной логистики, распределительной логистики) осуществляется посредством внедрения логистических информационных систем.

Информационная логистика - часть логистики, которая организует поток информации, сопровождающий материальный поток в процессе его перемещения [1]. Одним из ключевых понятий информационной логистики являются понятия информационного потока и информационной системы.

Информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов [2].



Рисунок 1.1 Виды информационных потоков

Источник: собственная разработка на основе [2]

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

- изменяя направление потока;

- ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;

- ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Информационный поток измеряется количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется мегабайтами, гигабайтами и терабайтами.

Современное состояние логистики много в чем определяется бурным развитием и внедрением во все сферы информационно-компьютерных технологий. Реализация большинства логистических концепций и систем была бы невозможной без использования быстродействующих компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и информационно-программного обеспечения.

Информационная логистика организовывает поток данных, которые сопровождают материальный поток, и является тем существенным для предприятия звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами перемещения и складирования реальных товаров на предприятии, позволяя обеспечивать своевременную доставку этих товаров.

Информация выступает двигателем деятельности логистической системы и держит ее открытой - способной приспосабливаться к новым условиям. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики выступает понятие информационного потока.

В общем виде информационный поток является перемещением в некоторой среде данных.

С точки зрения логистики, информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за логистическими операциями.

Информационный процесс - это процесс, в котором информация рассматривается в качестве основного объекта с определенной последовательностью изменений. При этом имеет место сбор, анализ, преобразование, хранение, поиск и распространение информации.

В ходе информационного процесса, протекающего в логистической системе, реализуются следующие функции:

- сбор информации в местах ее возникновения;

- анализ информации и ее преобразование;

- накопление информации и ее хранение;

- транспортировка информации;

- фильтрация потока информации, т.е. отбор необходимых для того или иного уровня управления данных и документов;

- объединение и разделение информационных потоков;

- выполнение элементарно-информационных преобразований;

- управление информационным потоком.

Логистика характеризуется тесной связью материальных и информационных потоков. Различают три варианта их взаимодействия [3]:

Информация опережает материальный поток. В этом случае от. информационного потока поступают сведения о движении материальных потоков (прямое направление) или он содержит сведения о заказе (встречное направление).

Информация сопровождает материальный поток, движется одновременно с ним. Этим потоком идут сведения о количественных и качественных параметрах материальных потоков, что позволяет правильно и быстро оценивать их состояние и принимать необходимые регулирующие решения.

Информационный поток отстает от материальных потоков. В этом случае информация служит только для оценки результатов.

Достижение целей логистики требует постоянного наблюдения и воздействия на логистические процессы посредством управления. Управление в этом случае направлено на координацию деятельности всех подразделений, занятых работой по производству и реализации продукции. Инструментом подобного объединения служит информационное обеспечение. Информация возникает при выполнении различных логистических операций и сопровождает материальный поток на всех этапах его продвижения. Информация используется при выработке и принятии управленческих решений в логистической системе.

1.2 Классификация и характеристика информационных потоков и систем

В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах.

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков (таблица 1.1).



Таблица 1.1 Классификация информационных потоков

Признак классификации	Вид информационного потока
1	2
Отношение к ЛС и ее звеньям	Внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные
Вид носителей информации	На бумажных носителях, на электронных
Периодичность использования	Регулярные, периодические, оперативные
Назначение информации	Директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные
Способ передачи данных	Курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, факсом, по телекоммуникационным сетям
Степень открытости	Открытые, закрытые, секретные
Режим обмена информацией	«on-line», «off line»
Направленность относительно МП	В прямом направлении с МП, во встречном направлении с МП
Синхронность с МП	Опережающие, одновременные, последующие

Примечание - Источник: [4, с. 12]

Информационный поток - это поток сообщений в речевой, документной и других формах, движущийся между звеньями логистической системы, генерируемый исходным материальным потоком в рассматриваемой логистической системе и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

- опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

- опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;

- одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;

- вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения [5, с. 230].

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

- источник возникновения;

- направление движения потока;

- скорость передачи и приема;

- интенсивность потока и др.

Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

- изменяя направление потока;

- ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;

- ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Все эти меры необходимы для того, чтобы информация поступала в необходимом количестве, необходимом качестве и в необходимое время.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также [6, с. 164]:

- количеством обрабатываемых или передаваемых документов;

- суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Следует иметь в виду, что помимо логистических операций в экономических системах осуществляются и иные операции, так же сопровождающиеся возникновением и передачей потоков информации. Однако логистические информационные потоки составляют наиболее значимую часть совокупного потока информации.

Логистическая информационная система (ЛИС) является интерактивной структурой, включающей персонал, оборудование и процедуры (технологии), объединяемые информационным потоком, который используется логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

Информационные системы в логистике могут создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а, могут способствовать организации логистических процессов на территории регионов, стран и даже группы стран (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 Виды информационных систем

Плановые информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие:

- создание и оптимизация звеньев логистической цепи;

- управление условно-постоянными, т. е. малоизменяющимися, данными;

- планирование производства;

- общее управление запасами;

- управление резервами и другие задачи.

Диспозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Здесь могут решаться следующие задачи:

- детальное управление запасами (местами складирования);

- распоряжение внутрискладским (или внутризаводским) транспортом;

- отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и другие задачи.

Исполнительные информационные системы создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями и т. п.

Создание многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечения, которое, с одной стороны, должно обеспечить многофункциональность системы, а с другой - высокую степень ее интеграции. В связи с этим при создании автоматизированных систем управления в сфере логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения, с его адаптацией к местным условиям.

1.3 Информационное обеспечение в логистике

Под информационным обеспечением понимается организация и использование систем информационного обеспечения производственно-хозяйственных процессов на предприятии. Оно базируется на системном подходе, который охватывает все виды деятельности, связанные с планированием и управлением процессами, нацеленными на обеспечение предприятия релевантной информацией. Каждое предприятие должно иметь свою стратегию интеграции информационного обеспечения принятия решений, определяемую паспортными данными изделия, его жизненным циклом и технологией изготовления, выбранным способом обработки данных, средствами передачи информации клиентам и партнерам и другими факторами [7, с.192].

Информационная логистика - это наука об управлении информационным обеспечением производственно-хозяйственных процессов организации, базирующихся на основных принципах логистики. Она может рассматриваться и как функциональная область логистики, и как самостоятельная область в системе управления предприятием [8, с.356]. Схематически это представлено на рис. 1.3.



Рисунок 1.3 Место информационного обеспечения в системе управления организацией

Источник: [8, с. 356]

Главной целью (или миссией) информационной логистики является оптимальное обеспечение информацией всего процесса функционирования логистической системы. Для достижения этой основной цели необходимо добиться реализации ряда целей и задач (табл. 1.2).

Таблица 1.2 Дерево целей и задач реализации миссии ЛИС

Миссия	Цели	Подцели	Задачи
Рациональность управления информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях	Организация эффективного функционирования информационного потока логистической системы	Полнота определения содержания ЛИС	Определение звеньев ЛИС. Определение связующих информационных каналов.
		Определенность детализации компонентов ЛИС в функциональном разрезе	Оптимизация перечня функций с декомпозицией по операциям и исполнителям. Снижение трудоемкости выполнения отдельных видов работ
		Определенность детализации компонентов ЛИС в информационном разрезе	Разработка рационального состава информации ЛИС. Разработка рациональных маршрутов движения информации в ЛИС.
		Рационализация способов и методов движения информации	Выбор современных и отвечающих требованиям оптимальности ЛИС информационных технологий
	Обеспечение организованного информационного потока необходимыми ресурсами	Оптимизация состава технических средств на основе анализа технических возможностей объекта	Оргтехника Средства сбора, хранения, обработки и транспортировки информации
		Оптимизация состава программных средств	Системные программные средства Программные средства управления общими бизнес- процессами Программные средства управления профессионально ориентированными процессами
		Оптимизация состава коммуникаций	Выбор сетевой технологии и конфигурации сети Идентификация объектов и субъектов сети Идентификация способа организации сети Схема организации сетевого трафика
		Оптимизация состава персонала	Повышение квалификации неспециализированного персонала Повышение квалификации специализированного персонала Обеспечение персонала организационно-методической документацией
	Координация и регулирование эффективного функционирования информационного потока	Эффективная настройка, поддержка и сопровождение действующей ЛИС
		Обеспечение непрерывного развития ЛИС на основе мониторинга существующего и желательного состояния ЛИС
		Обеспечение применения новейших информационных технологий

Примечание - Источник: [8, с.358]

Из таблицы 1.2 видно, что решаемые логистической информационной системой задачи носят комплексный характер и предполагают учет при ее разработке множества нюансов, многие из которых проявляются только в процессе эксплуатации системы.

Анализ представленных целей и задач не оставляет сомнений в том, что информационная логистика является частью системы информационного обеспечения организации, и чем далее продвинулось в организации развитие логистического подхода к управлению, тем значимее логистическая составляющая в ее информационном обеспечении [8, c. 358].

Вопросами совершенствования информационных потоков наука и практика занимаются уже долгое время. Выработан достаточно широкий методический аппарат, позволяющий анализировать и проектировать информационные потоки. Развитие компьютерной техники и технологий открыло новые возможности для его реализации. Основными методами являются [8, с. 364]:

- графический. Потоки информации, основными элементами которых являются документы, изображают в виде графической схемы. Отношения между документами раскрываются по ходу процедуры обработка информации. Система координат графика двухмерная. В заголовки столбцов записывают наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовки строк - наименования моментов или промежутков времени. Стрелками размечают направления движения информации. Под документом предполагается приводить краткие пояснения по видам обработки и способам использования информации;

- матричного моделирования. Строится матричная информационная модель - таблица, отражающая взаимосвязи подразделений организации и ее внешнего окружения через движение документов и изменение показателей, а также формирование новых данных в процессе функционирования системы управления. Данная модель выявляет потоки информации всех подразделений организации, выражает количественно и качественно их внешние и внутренние характеристики. Метод формализует основные процедуры и операции по обработке материалов анализа потоков информации.

- сетевого моделирования.

Строится сетевой график информационных процессов, основными элементами которого являются работы и события. Работа рассматривается как задача управления (на графике выделяются действительная работа, ожидание и фиктивная работа).

Под событием подразумевается документ, составленный в период выполнения работы (конечное событие) либо использованный по ходу ее выполнения (начальное событие). Работа кодируется цифрами начального и конечного событий. На рис. 1.4 ей соответствует код (1, 9), где 1 - шифр начального события, а 9 - шифр конечного события данной работы.



Рисунок 1.4 Пример сетевого графика

Источник: [8, с. 367]

- описания потоков информации с помощью графов типа «дерево». Строятся центральный граф - «дерево» взаимосвязи показателей и графы расчетов, отражающие потоки и преобразование информации при расчете отдельных показателей.

Чрезвычайно велико значение информационного обеспечения логистического процесса. В центре эффективного управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Различают три варианта взаимодействия материальных и информационных потоков, когда информация опережает, сопровождает и поясняет материальный поток после его прохождения [9].

Опережение информационным потоком материального ставит своей целью устранение узких мест в производственном процессе. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза.

Сопровождающие, когда одновременно с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах материального потока позволяет быстро и правильно идентифицировать товарно-материальные ценности и направить их по назначению.

Прохождение информационного потока с отставанием от материального обычно допускается только для оценки последнего. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация, например, о результатах приёмки груза по количеству и качеству, разнообразные претензии, подтверждения, информация о взаимных расчетах и т.д.

Управление информационным потоком предполагает осуществление следующих основных типовых функций:

- фильтрацию потока, т.е. избирательную переработку одних и отторжение других информационных данных и документов;

- накопление информации и хранение данных в информационном массиве;

- объединение и разделение информационных потоков в структуре информационной системе и в сетях коммуникаций;

- транспортировку потоков информации;

- различные элементарно-информационные преобразования;

- обработку информации, направленную на получение данных, связанных с осуществлением логистических операций.

Основными компонентами информационной составляющей логистики являются системы обработки информации и передачи логистических данных. Принятие управленческих решений требует не только наличия обычной техники генерирования, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т.е. создания системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках логистической цепи, обмена информацией между точками и передачи информации на различные уровни управления.

Цель информационного обеспечения в логистике заключается в том, чтобы получить возможность управления, контроля и комплексного планирования движения материалов и изделий. Для этого необходимо полный контроль всей массы создаваемой и передаваемой информации. Все более насущной становится проблема непрерывного учета результатов функционирования системы, что способствует оперативному внесению изменений как в построение, так и в реализацию хода производственных процессов и товародвижения. Сегодня преуспевают те компании, которые в состоянии быстрее всех собрать и обработать достоверную информацию (о состоянии финансов и складов, о движении материалов, о ценах у конкурентов и т.д.) и, проанализировав ее, принять то или иное решение, - чтобы не отстать и сыграть на опережение [10, с. 193].

Информационное обеспечение фактически предопределяет результативность процессов принятия решений и включает не только оценку состояния самого объекта или предмета управления, но также:

- анализ факторов внешней среды;

- оценку потенциальных возможностей оптимального решения задач;

- анализ сильных и слабых сторон конкурирующих структур;

- анализ рисков, порождаемых принятием тех или иных решений и т.п.

Анализ состава и содержательности информации должен дополняться оценкой ее полезности. Для этого необходимо провести сопоставление имеющейся в наличии информации с потребностями в ней системы управления потоковыми процессами [11]. Сущность искомого этапа логистического анализа заключается в двух аспектах. В первую очередь, необходимо оценить практическую полезность информации, критерием чего может служить степень ее использования. Затем необходимо определить соответствие фактически сложившейся информационной системы запросам руководителей различного ранга. Удовлетворение потребностей персонала и аппарата управления в информации выявляется через обеспеченность необходимыми данными различных групп решений.



Глава 2. Информационные потоки на ООО «АКВА Оптима»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Аква Оптима»

Основным видом деятельности компании ООО «Аква Оптима» является оптовая и розничная торговля рыбой, морепродуктами и рыбными консервами. Предприятие имеет собственный автотранспорт - грузовые автомобили, оснащенные холодильными камерами, что позволяет быстро и качественно доставлять нашу продукцию к потребителю. Ассортимент продаваемой продукции постоянно расширяется: это рыба холодного и горячего копчения, соленая, вяленая, пресервы из сельди, скумбрии, лососевых, салаты из морской капусты, рыба в желе, различные деликатесы, всего свыше 150 наименований.

Предприятие расположено по адресу г. Могилев, ул.Первомайская,46; создано в 2003 г.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 2.1.



Рисунок 2.1 Организационная структура ООО «Аква Оптима»

Основными задачами предприятия являются:

1. Поиск поставщиков качественной продукции;

2. Закупка продукции у производителей, своевременная доставка до покупателя и хранение;

3. Формирование торгового ассортимента в соответствии с требованиями розничных предприятий;

4. Обеспечение предприятиям-производителям сбыта их товаров;

5. Маркетинговые исследования;

6. Информационное обслуживание.

Важная роль на предприятии отводится рекламе собственных продуктов. Это всевозможные рекламные акции, выездная ярмарочная торговля, гибкая система скидок для постоянных и крупных покупателей. Предприятие имеет богатый опыт работы с предприятиями-поставщиками стран ближнего зарубежья (а именно РФ).

Важная роль в деятельности предприятия отводится изучению сбора, накопления и передачи необходимой коммерческой информации, изучению и исследованию рынков сбыта продукции, определению текущих и перспективных потребностей покупателей, изучению потребительских характеристик, конкурентоспособности товаров разных поставщиков. Эти функции возложены на торговых агентов, которые занимаются сбором и изучением заявок, формированием отгрузок в торговые точки, в соответствии со спросом покупателя на ту или иную продукцию.

Кроме системы скидок наше предприятие уделяет большое внимание следующим факторам:

- скорость выполнения заказа;

- возможность срочной доставки товара по специальному заказу;

- готовности принять обратно поставленный товар;

- обеспечение различной партионности отгрузки;

- умению пользоваться наиболее подходящим видом транспорта;

- высокоэффективная служба сервиса;

- хорошо поставленной складской сети;

- достаточного уровня товарных запасов.

Причины роста популярности рыбной продукции очевидны и закономерны: в заботе о собственном здоровье многие предпочитают диетические рыбные блюда. В них содержится высококачественный белок, омега-3 жирные кислоты, витамины D, A, K, группы В, йод. Торговля рыбой и морепродуктами позволяет покупателям составлять здоровый рацион питания, делать кухню разнообразной и полезной.

В настоящее время продажа рыбы оптом и в розницу ведется в нескольких вариантах и классифицируется по разным признакам. Например, по способу обработки такая продукция делится на:

- свежую охлажденную рыбу;

- соленую рыбу;

- замороженную рыбу;

- консервированную рыбу.

По способу разделки - на филе; тушку; кусочки; спинку и другие формы.

Такое разнообразие категорий продукции из рыбы и морепродуктов обеспечивает рынку рыбной промышленности стабильность и широкий ассортимент. Кроме того, определенные виды продукции предполагают и определенную форму. Например, икра лососевых поставляется преимущественно в засоленном виде.

Разнообразные способы обработки рыбной продукции диктуют также и свои правила транспортировки или хранения. В частности, поставщики рыбы и морепродуктов из-за рубежа в соответствии с принятыми международными стандартами ведут продажу рыбы оптом преимущественно в замороженном виде. Это позволяет обеспечить соответствующие условия для транспортировки и хранения продукции, чтобы она не потеряла своих пищевых и вкусовых свойств.

Динамика экономических показателей деятельности ООО «Аква Оптима» представлена в таблице 2.1:

Таблица 2.1 Основные показатели деятельности ООО «Аква Оптима» за 2012-2013 г.г.

Показатель	Год	Отклонение, (+/-)	Темп изменения, %
	2012	2013
1	2	3	4	5
Объём оптового товарооборота, млн. руб.	3 839,1	3 218,7	-620,4	83,84
Выручка от реализации продукции, товаров работ, услуг, млн. руб.	3 869	3 718	- 151	96,1
Валовая прибыль, млн. руб.	445	695	250	156,18
Себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг, млн. р.	3 424	3 023	- 401	88,29
Расходы на реализацию, млн. руб.	153	376	223	245,75
Прочие доходы по текущей деятельности, млн. руб.	7	106	99	1 514,29
Прибыль от текущей деятельности, млн. руб.	173	425	252	245,67
Совокупная прибыль, млн. руб.	126	409	283	324,6
Запасы, млн. руб.	177	146	- 29	82,49
Прибыль от реализации, млн. руб.	170	319	149	187,65
Чистая прибыль, млн. руб.	96	352	256	424,1
Краткосрочная дебиторская задолженность, млн. руб.	358	638	280	178,21
Краткосрочная кредиторская задолженность, млн. руб.	601	495	- 106	82,4
Добавочный капитал, млн. руб.	116	172	56	148,3
Стоимость основных фондов, млн. руб	287	340	53	118,47
Фондоотдача, руб.	13,48	10,94	- 2,54	81,15
Фондоёмкость, руб.	0,07	0,09	0,02	128,6
Рентабельность основных средств, %	33,4	103,5	70,1	309,9

Источник: собственная разработка на основе Приложений А, Б, В

Данные таблицы 2.1 свидетельствуют о том, что большинство самых важных показателей работы ООО «Аква Оптима» имеют тенденцию роста. Но есть также и показатели, результаты которых ухудшились по сравнению с 2012 г.

В целом за весь рассмотренный период замечена тенденция уменьшения роста объемных показателей: выручки от реализации, работ, услуг (уменьшилась на 151 млн. руб.); объема товарооборота (уменьшилась на 620,4 млн. руб) и себестоимости реализованной продукции (уменьшилась на 401 млн. руб).

Тенденции роста замечена в таких показателях как: валовая прибыль (увеличилась на 250 млн. руб.); прибыль от текущей деятельности (увеличилась на 252 млн. руб); прибыль от реализации (увеличилась на 149 млн. руб). Себестоимость реализованной продукции работ, услуг уменьшилась на 401 млн. руб., а запасы продукции снизились на 29 млн. руб., что также дало свои положительные результаты. Самый главный показатель, а именно чистая прибыль увеличился в 4,5 раза и составил 352 млн. руб. Для определения тенденции роста прибыли проводится её анализ, переведя цены 2013 года в сопоставимые цены 2012 г. (таблица 2.2).

Для этого находятся отношения основных показателей работы предприятия к выручке в базисном и отчётном периодах. А в конце рассчитывается отклонение между этими периодами (изменение структуры).

Таблица 2.2 Основные показатели деятельности ООО «Аква Оптима» за 2012-2013 г.г.

Показатель (в сопоставимых ценах)	Год	Отклонение, (+/-)	Темп изменения, %
	2012	2013
1	2	3	4	5
Выручка от реализации продукции, товаров работ, услуг, млн. р.	3 869	3082,9	-786,1	79,7
Объём оптового товарооборота, млн. р.	3 839,1	2 668,9	-1170,2	69,5
Валовая прибыль, млн. руб.	445	576,3	131,3	129,5
Расходы на реализацию, млн. р.	153	311,8	158,8	203,8
Себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг, млн. р.	3 424	2506,6	-917,4	73,2
Прочие доходы по текущей деятельности, млн. р.	7	87,9	80, 9	1255,6
Прибыль от текущей деятельности, млн. р.	173	352,4	179,4	203,7
Совокупная прибыль, млн. р.	126	339,1	213,1	269,2
Прибыль от реализации, млн. р.	170	264,5	94,5	155,6
Добавочный капитал, млн. р.	116	142,6	26,6	122,9
Стоимость основных фондов, млн. р.	287	281,9	-5,1	98,2
Чистая прибыль, млн. р.	96	291,9	195,9	304,0

Источник: собственная разработка на основе отчётности с предприятия

По данным таблицы 2.2 можно заметить, что почти все показатели увеличились. В том числе и чистая прибыль (на 95,6 %), которая в ценах базисного периода и составила 291,9 млн. руб. Несмотря на то, что выручка снизилась на 786 млн. руб., ООО «Аква Оптима» работает эффективно.

Положительные результаты работы связаны уменьшением числа запасов предприятия и снижением себестоимости реализованной продукции почти на 1 млрд. руб.

2.2 Характеристика информационных потоков на ООО «Аква Оптима»

Современные информационные технологии, под которыми понимается вся совокупность методов обработки информации в рамках обоснования принимаемых управленческий решений, направлены на удовлетворение определенных требований, предъявляемых к этой обработке условиями эксплуатации.

Информационные потоки непосредственно связаны с документами предприятия. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «Аква Оптима».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Аква Оптима», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. Документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота на ООО «Аква Оптима» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение фаз прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на электронных носителях) в комплексе на ООО «Аква Оптима» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации.

В ООО «Аква Оптима» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно отвечает за движение входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

Входящие документы. Документы, поступившие в ООО «Аква Оптима», подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке. Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов, целью которого является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО «Аква Оптима» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО «Аква Оптима» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ООО «Аква Оптима». Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ООО «Аква Оптима» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций, так и внутри организации.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ООО «Аква Оптима» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы. Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ООО «Аква Оптима». Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Организация контроля за исполнением документов в ООО «Аква Оптима» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение. Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ООО «Аква Оптима».



Глава 3. Предложения по совершенствованию управления информационными потоками на ООО «АКВА Оптима»

Своевременное и эффективное доведение информации на всех уровнях прохождения товаров до потребителя является одной из основ правильного и успешного функционирования любого предприятия. Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

Во второй главе курсовой работы был дан анализ входящих, исходящих и внутренних документов. На его основе можно сделать вывод, что на ООО «Аква Оптима» существует оптимальная система обработки информационных потоков, а именно документов, которая позволяет эффективно работать предприятию, так как всё выполняется в соответствии с Положением о службе документационного обеспечения управления [12].

В качестве рекомендаций по совершенствованию управления информационными потоками можно предложить следующее: на ООО «Аква Оптима» подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. Целесообразно было бы установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель предприятия, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. Это уменьшит время обработки документа руководящими органами предприятия и увеличит пропускную способность документов на ООО «Аква Оптима».

Также в качестве совершенствования процесса доведения информации можно было бы предложить использовать в основном электронные документы вместо бумажных, так как это обеспечит быстроту доступа к информации, позволит практически полностью исключить «человеческий фактор» при работе с документами, а также позволит произвести интеграцию с корпоративной информационной системой предприятия.

Кроме того, при введении электронного документооборота необходимо внедрить систему автоматизации электронного документооборота. После проведения сравнительного анализа различных систем электронного документооборота (СЭД) было выявлено, что для данного предприятия наиболее подходящая СЭД-ЕВФРАТ-Документооборот. Стоимость ее внедрения составляет 1350 долларов.

По результатам исследований, проведенных Gartner Group, при обычном «бумажном» документообороте цена одного документа варьируется от 16 до 120 долларов за счет затрат на выпуск документов. После внедрения систем автоматизации электронного документооборота уже в течение первого года эксплуатации суммарная цена одного документа падает, даже с учетом стоимости внедрения, больше чем на 10 долларов. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа становится еще меньше за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорения их обработки, освобождения рабочего времени и уменьшения объемов хранения. Т.е. внедрение данной СЭД позволит сократить расходы на документооборот на 10-20 процентов.

Еще одним мероприятием по усовершенствованию информационных потоков на предприятии является внедрение вертикальных информационных систем. В этом случае информационный поток для конкретного задания направляется в соответствии с применяемой бизнес-логикой, а не иерархической организацией. Это приводит к тому, что увеличивается скорость передачи данных. Затраты на внедрение будут связаны с наймом специалистов по информационному менеджменту и реорганизацией существующей информационной системы на предприятии. По результатам исследований, проведенных Gartner Group, увеличение скорости передачи данных приводит к снижению транзакционных издержек на 5-7%, то есть внедрение вертикальной информационной системы позволит снизить издержки на передачу данных. Причем экономический эффект от внедрения данного мероприятия окажется положительным.

Кроме того, возможно применение методов Data Mining. Под Data Mining понимается совокупность методов обнаружения в данных ранее неизвестных, нетривиальных, практически полезных и доступных интерпретации знаний, необходимых для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности. Использование методов интеллектуального анализа применительно к информационным потокам позволит выявить резервы усовершенствования информационных потоков. Для применения методов Data Mining внедряются информационные системы, например, Oracle Data Mining Suite. Стоимость ее внедрения составляет 1100 долларов США. Согласно исследованию, проведенному Gartner Group, внедрение методов Data Mining позволяет снизить эксплуатационные издержки до 30%. Поскольку Data Mining выявляет новые знания и закономерности, то оценить экономический эффект от внедрения этой технологии довольно сложно, однако можно предположить с большой долей вероятности, что произойдет снижение стоимости процесса передачи информации на 30%.



Заключение

Без информации и её анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы. Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растёт и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

Информационная логистика организует поток данных, сопровождающий материальный поток, и является тем существенным для предприятия звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами движения товаров на предприятии, позволяя обеспечить своевременную доставку этих товаров в необходимом количестве, требуемой комплектации и качества из места их производства до места потребления с минимальными затратами и оптимальным сервисом.

В данной курсовой работе были рассмотрены:

- в первой главе - теоретические вопросы, связанные с информационными потоками на предприятии, дана краткая классификация всех видов информационных потоков, а также рассмотрены ели и задачи информационного обеспечения предприятия;

- во второй главе дана характеристика ООО «Аква Оптима» с его результатами деятельности. Анализ показал, что в целом за весь рассмотренный период замечена тенденция уменьшения роста объемных показателей: выручки от реализации, работ, услуг (уменьшилась на 786,1 млн. руб.); объема товарооборота (уменьшилась на 1170,2 млн. руб) и себестоимости реализованной продукции (уменьшилась на 917,4 млн. руб).

Тенденции роста замечена в таких показателях как: валовая прибыль (увеличилась на 131,3 млн. руб.); прибыль от текущей деятельности (увеличилась на 179,4 млн. руб); прибыль от реализации (увеличилась на 94,5 млн. руб).

Самый главный показатель, а именно чистая прибыль увеличился в 3 раза и составил 195,9 млн. руб.

Результаты деятельности говорят о том, что 2013 г. стал успешным для ООО «Аква Оптима» благодаря правильной организации работы предприятия.

Также был дан анализ информационных потоков предприятия, который показал, что ООО «Аква Оптима» имеет эффективную организацию документооборота, хранения и использования документов в своей текущей деятельности;

- в третье главе работы были подведены итоги анализа информационных потоков ООО «Аква Оптима» и даны рекомендации по совершенствованию информационных потоков на предприятии.

В качестве мероприятий по совершенствованию информационных потоков на ООО «Аква Оптима» были предложены следующие:

Внедрение СЭД-ЕВФРАТ-Документооборот;

Внедрение вертикальных информационных систем;

Применение методов Data Mining.



Список использованных источников

1. Информационная логистика [Электронный ресурс]. - 2014. - Режим доступа: http://www.aqz.ru/in_log.htm - Дата доступа: 30.11.2014.

2. Основные понятия информационного потока и информационной системы [Электронный ресурс]. - 2010. - Режим доступа: http://learnlogistic.ru/osnovnye-ponyatiya-informacionnogo-potoka-i-informacionnoj-sistemy/ - Дата доступа: 23.11.2014.

3. Ельдештейн Ю. М. Информационная логистика / Ю. М. Ельдештейн - электронный учебник - СПб. : КрасГАУ, 2009 - Режим доступа: http://www.kgau.ru/distance/fub_03/eldeshtein/logistika/02_06.html. - Дата доступа: 23.11.2014 г.

4. T.В. Алесинская Основы логистики / T.В. Алесинская - бщие вопросы логистического управления. - Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2009. - 121 с.

5. Гаджинский, А. М., Логистика : учебник / А. М. Гаджинский. - 11-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. - 432 с.

6. Тулембаева А.Н. Логистика : учебник / А. Н. Тулембаева.- 3-е изд., перераб. и доп. - Алматы: Триумф «Т», 2009. - 360 с.

7. Миротин, Л. Б, Основы логистики : учебное пособие / Л. Б. Миротин, В. И. Сергеев. - М. : ИНФРА-М, 2008. - 200 с.

...