Система управления прямых и обратимых связей

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система управления. Понятие субъекта, объекта, системы управления прямых и обратимых связей. Характеристика и взаимодействие данных категорий

Система управления -- это совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство. В соответствии со сложившимися взглядами в числе системных выделяют следующие основные принципы.

Всякая система управления представляет собой определенным образом организованную совокупность элементов, образующих единое целое, несводимое к свойствам отдельных элементов, в которой реализуются функции управления. Самая общая модель системы управления включает два основных элемента: субъект и объект управления. С помощью сил и средств управления они оказывают друг на друга управленческое воздействие по каналам связи (прямой и обратной), воспринимают воздействие внешней среды, обеспечивая тем самым функционирование (работоспособность) системы.

Субъектом управления в социальной системе является определенное должностное лицо или определенным образом организованная группа должностных лиц (орган, подразделение, коллегия, совет и т.п.), которые могут и должны в силу должностных обязанностей, данных полномочий или имеющихся договоренностей (согласия) оказывать управляющее воздействие на соответствующий объект управления.

Каждый субъект управления деятельностью социальной системы, независимо от положения в иерархии организационной структуры, является одновременно объектом управления системы более высокого уровня. Это означает, что он должен не только воспринимать управляющее воздействие своего субъекта управления (руководителя, вышестоящего органа управления и т.д.), но и в свою очередь оказывать на него соответствующее воздействие (например, путем предоставления информации, необходимой для функционирования общей системы, корректировки решений и т.п.).

Объект управления в социальной системе -- должностное лицо, отдельный работник или коллектив (орган, подразделение), осуществляющие деятельность. Указанные объекты управления:

1) могут и обязаны по своему должностному положению или добровольному согласию воспринимать управляющее воздействие субъекта управления и адекватно на него реагировать;

2) обладают относительной самостоятельностью в реализации управленческих функций, решении служебных вопросов;

3) имеют четко определенные (как правило, нормативно закрепленные) организационные отношения с субъектом управления, устойчивые каналы прямой и обратной связи с ним.

Распределение объектов управления между различными уровнями, звеньями управления и конкретными должностными лицами осуществляется с учетом сложности, важности, состояния таких объектов; качеств и способностей управляющего субъекта; норм управляемости и некоторых других факторов управления. При этом следует соблюдать общие правила: у каждого объекта должен быть свой и желательно единственный субъект управления; у каждого субъекта должен быть свой объект управления или их группа, объединяемая по каким-либо существенным признакам (территориальный, функциональный и т.п.); каждый субъект и объект управления должны иметь вполне определенный и точно очерченный перечень обязанностей, прав и ответственности в сфере управления. Нарушение этих правил приводит к параллелизму или дублированию.

Системы управления прямых и обратимых связей

Для эффективного управления необходимо взаимодействие субъекта и объекта управления, что осуществляется посредством прямых и обратных связей между ними. Прямая связь означает воздействие субъекта ( должностного лица) на объект, т.е. направляет поведение объекта. Обратные связи свидетельствуют о реакции объекта на управленческие решения и действия субъекта и, в конечном счете, определяют качество управления.

Доминирующий в системе управления властвующий субъект - движущая сила управленческого процесса, его определяющий фактор. Здесь следует отметить, что структура субъекта и тип взаимосвязи между его элементами воспроизводят организацию.

Прямые связи могут быть вертикальными (связи подчиненности, субординации) и горизонтальными. В зависимости от времени воздействия они могут быть постоянными (служебная субординация), временными или эпизодическими (например, в случае принятия главой государства, каких-либо чрезвычайных мер в кризисной ситуации). В хорошо отлаженном управленческом механизме прямое воздействие может быть мягким («управлением дирижера»), или вовсе незаметным и, как правило, именно оно дает наилучшие результаты. В кризисных ситуациях оно может доходить до силовых форм. социальный система субъект затрата

Прямые связи - это воздействие управляющего субъекта (органа, должностного лица) на объект. В этих связях представлено преимущественно воздействие сверху вниз (например, приказ с расчетом на строгое и безусловное его исполнение). Хотя управляющее воздействие может быть и горизонтальным, координирующим. Прямые связи могут быть постоянными, временными и эпизодическими, мягкими (дирижерскими) и активными (командными и даже силовыми). Хорошо, когда прямые связи естественны, как говорится, «незаметны». Значительно хуже, когда они проявляются в форме жесткого администрирования, всевозможных штурмов и авралов, объявления особых ситуаций, введения прямого президентского правления и внешних управляющих и т.д. Что-то подобное было присуще системе партийно-советского руководства, которое чаще всего порождало не энтузиазм, а неприятие и раздражение.

Обратные связи - это реакция объекта на управленческие импульсы субъекта в форме определенных действий (согласия и подчинения или несогласия, неповиновения и даже противодействия) и соответствующей информации (о поведении объекта, о восприятии и выполнении «управленческих команд»). Это, по представлению Ф. Люиса, «опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено». Руководитель, который не может наладить обратную связь, очень скоро обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко падает. В конце концов, он окажется изолированным и постоянно обманываемым.

Обратные связи могут быть активными и пассивными, консенсусными и конфликтными, непрерывными и «рваными», постоянными и цикличными. Наиболее эффективно то управление, в основе обратных связей которого лежит сотрудничество, взаимодействие, расчет на инициативу снизу, взаимная ответственность и т.д. Хуже, когда эти связи носят пассивный, а тем более активно-протестный характер, и выражаются в забастовках, демонстрациях, пикетах, голодовках. Они свидетельствуют о серьезных сбоях в управлении и даже могут привести к кризису управления в целом.

Любая связка элементов, способная передавать друг другу энерго-информационный импульс, является звеном в цепях прямых или обратных связях некой системы или некого множества пересекающихся или объемлющих друг друга систем.

Задача цепей прямых и обратных связей связать субъекта управления с объектом управления в единую систему.

Чем полнее контролирует субъект управления, объект управления, по большему числу параметров, через большее количество связей системы управления, тем более устойчива в среде система «субъект управления - объект управления», под давлением и всевозможным возмущающим воздействием.

Магазин испытывает серьезные финансовые затруднения. Директор решил привлечь весь коллектив для выработки оптимального управленческого решения. Какие методы оптимизации управленческих решений наиболее приемлемы в данной ситуации? Ответ обоснуйте. Какой инструктаж должен быть проведен с работниками по данному вопросу?

В связи сложившиеся ситуацией, руководитель собрал весь коллектив чтобы решить данную проблему. В ходе решений были предложены следующие действия:

Во-первых нужно выделила следующие шаги, направленные на исправление кризисной ситуации:

-постановка диагноза и признание финансовых затруднений;

-определение финансовых затруднений.

-выработка методов.

-формирование укрупненного плана по выходу из финансовых трудностей.

Несмотря на то что для всех магазинов причины возникновения финансового затруднения индивидуальны, можно выделить несколько универсальных инструментов управления, позволяющих преодолеть затруднения:

* - снижение затрат,

* - стимулирование продаж,

* - оптимизация денежных потоков,

* - работа с персоналом

Снижение затрат

Процесс антикризисного плана был начат со снижения существовавших затрат. Для этого в начале и в конце отчетного периода (изначально один месяц) проводилась глобальная инвентаризация. Это позволило искоренить тривиальное воровство, которое принимало угрожающие масштабы в условиях невыплаты заработной платы. В результате удалось приблизительно оценить реальный расход товаров за период. В условиях кризиса сокращение издержек - один из наиболее действенных инструментов, которым можем воспользоваться для стабилизации финансового положения.

Стимулирование продаж

Одна из широко распространенных ошибок заключается в том, что в условиях кризиса многие магазины пытаются увеличить поступления денежных средств, поднимая цену на продукцию без предварительного исследования. Активизация продаж в ситуации кризиса должна выражаться в развитии отношений с существующими клиентами и привлечении новых, предложении покупателям новой продукции, а также пересмотре существующей системы скидок и акций для покупателей.

Работа с поставщиками. Было решено отказаться от части прежних поставщиков товаров, которые поставляли товары по завышенным ценам.

Работа с персоналом. Собраний с участием всего персонала, основная идея которых заключалась в том, что все трудности магазина носят временный характер и в ближайшем будущем будут преодолены. Это позволило поднять командный дух и настроится коллективу и руководителю на положительный результат.

Действия, направленные на снижение затрат:

1. Анализ затрат магазина

2. Формирование бюджета магазина

3. Планирование и нормирование будущих затрат

4. Разработка бонусных схем для персонала компании

5. Пересмотр, исключения лишних уровней управления, не приносящих прибыли направлений.

Действия, направленные на стимулирование продаж:

1. Выделить группу товаров/услуг, имеющих наибольший спрос и приносящих наибольшую прибыль

2. Пересмотреть ценовую политику, разработать систему бонусов для покупателей.

Действия, направленные на оптимизацию денежных потоков:

1. Внедрить процедуру ежедневной сверки баланса наличных денежных средств. Это даст достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе магазина, необходимую для принятия решений об осуществлении текущих платежей.

2. Ежедневно представлять директору денежный отчет.

3. Рассмотреть возможность увеличения доходов за счет сдачи в аренду неиспользуемых площадей и т.д.

Размещено на Allbest.ru