Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА

Содержание

Введение

1. Планирование закупочно-заготовительной логистики

1.1 Понятие, цели и функции закупочной логистики

1.2 Процесс планирования закупок

1.2.1 Определение потребности в материалах

1.2.2 Выбор метода закупок

1.2.3 Закупки или организация собственного производства

1.2.4 Информационное обеспечение планирования закупок

2. Организация закупок

2.1 Выбор поставщика

2.2 Заключение контракта

2.2.1 Основные элементы контракта (договора)

2.2.2 Условия контракта

2.3 Контроль за выполнением поставки

3. Системы планирования закупок

3.1 Система MRP I

3.2 Система MRP II

3.3 Система KANBAN

3.4 Система JIT

3.5 Дополнительные системы

Заключение

Список использованных источников

Введение

Сегодня в любой организации есть служба (отдел закупок или снабжения), которая осуществляет закупку, доставку и временное хранение предметов труда, материалов и др. Для производственных предприятий - это сырьё, материалы, полуфабрикаты, то есть то, что необходимо для производства на этом предприятии продукции. При принятии решения об изготовлении какого-то продукта очень важно предоставить производству сырьё, полуфабрикаты и комплектующие изделия. Это обуславливает возникновение задачи приобретения необходимого количества требуемых для производства материалов по приемлемым ценам, которые должна решать закупочная логистика.

Основная функция логистики закупок и управления запасами заключается в бесперебойном обеспечении предприятия материальными ресурсами, которые соответствуют требуемым стандартам качества, с наименьшими общими затратами и издержками на движение материалопотока, которые содержат: номинальную стоимость, затраты на доставку, расходы на содержание запасов и другие.

Эффективная работа службы закупок во многом определяется от уже сложившейся организационной структурой организации. Служба снабжения, отвечающая за выполнение всех задач по снабжению производства, на этапе закупок при рациональной организации деятельности может обеспечивать и поддерживать оптимальное движение материального потока.

Не только конкурентоспособная, но и просто нормальная деятельность организаций и предприятий без закупочной логистики невозможна. Закупочная логистика является связующим звеном между различными товаропроизводителями и координаторами их деятельности. В общем закупочно-заготовительная логистика представляет собой управление материальными потоками для эффективного снабжения предприятия материальными ресурсами.

Целью моей работы является рассмотрение процессов планирования, организации и проведения закупок.

В работе поставлены и решены следующие задачи:

1. Процесс планирования закупок.

2. Определение материальных потребностей.

3. Информационное обеспечение процесса закупок.

4. Выбор поставщиков.

5. Заключение контракта.

6. Контроль за исполнением поставки.

Объектом исследования выступает закупочная логистика, а предметом - процессы планирования и организации закупок.

1. Планирование закупочно-заготовительной логистики

1.1 Понятие, цели и функции закупочной логистики

Закупочная логистика является комплексом мероприятий, которые обеспечивают снабжение организаций материальными ресурсами, размещение их на складах, хранения этих ресурсов и передачи их в процесс производства. Исходя из этого, основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. Важным компонентом логистической системы предприятия является система закупок, которая обеспечивает в логистическую систему входной материальный поток. Любая организация, будь она производственная или торговая, где основой деятельности являются материальные потоки, в своей структуре имеет службу, которая осуществляет закупки, доставку и временное хранение объектов: сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления и др. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник. - 19-е изд. / А.М. Гаджинский. - М.: Дашков и К, 2010. - 484 с. - С. 161..

Хозяйственная система при этом определяется следующими категориями: свободой выбора партнёра по закупке; разнообразием источников материалов (поставщиков); равноправием партнёров; ключевой ролью договоров и контрактов на поставку; саморегулированием процессов поставки; свободой ценообразования; конкурентной борьбой, экономической ответственностью, инициативой, самостоятельностью и предприимчивостью поставщиков и покупателей.

Из всех функций закупочной логистики в качестве основных выделяют следующие:

· выявление потребности в материальных ресурсах;

· получение и анализ предложений;

· выбор поставщиков;

· согласование цен и заключение контрактов;

· оформление заказов;

· контроль числа объектов и сроков поставок;

· входной контроль и размещение объектов на складе;

· управление запасами.

Сегодня развитие новых сфер деятельности экономики и увеличивающееся разнообразие предложения товаров на рынках промышленно развитых стран делает более сложными и функции закупочной системы. Эффективное осуществление закупок основано на использовании информации о рынках, где они производятся. Задачи изучения рынка закупок состоят в том, что осуществляется периодический сбор и оценка данной информации для определения ёмкости рынка и оптимизации закупочной деятельности.

Отдел закупок организации, исследовав рынок и предварительно выбрав каких-либо конкретных поставщиков, должен выявить потребности организации в поставках конкретных товаров. Выяснение потребностей базируется на стратегии управления запасами. Выявление потребностей, прежде всего, означает определение их по качеству и количеству в основном двумя способами: определения потребностей на основе заказов и планомерного выявления потребностей на основе расходов.

Руководители многих предприятий уже поняли, что для эффективного функционирования всей системы планирование связей с рынком поставок имеет такое же важное значение, как и планирование рынка сбыта. При огромной насыщенности рынка наряду с продажей продукции закупки, которые осуществляются организацией, могут оказать существенное влияние на увеличение её прибыли.

Практически новое отношение к функции снабжения определяется разработкой плана или основных положений закупочной стратегии. Политика снабжения формируется на основе анализа двух факторов: значимости предполагаемой закупки (с точки зрения её потенциального влияния на характеристики продукции, снижения производственных издержек, увеличения прибыли) и особенностей рынка поставок - ограниченности его возможностей, наличие барьеров на пути к рынку, монопольного или олигопольного характера рынка.

Таким образом, можно сформировать схему этапов реализации закупочной логистики (рисунок 1).

Рисунок 1 - Этапы реализации закупочной логистики

1.2 Процесс планирования закупок

Для успешной деятельности логистики закупок важно знать, какие именно материалы являются необходимыми для производства, нужно сформировать план закупок, который обеспечивает координацию действий всех отделов и должностных лиц организации по решению следующих снабженческих задач:

· анализ и выявление потребности, определение количества заказываемых материалов;

· выбор метода закупок;

· согласование цен и заключение договора;

· контроль за количеством, качеством и сроками поставок;

· организация размещения товаров на складе.

Качественное планирование и информационное обслуживание логистики закупок позволяет также решить задачу сглаживания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и уменьшения запасов на складе.

1.2.1 Определение потребности в материалах

При планировании закупок чрезвычайно важно определить:

· какие материалы требуются производству;

· количество этих материалов;

· время, когда они будут востребованы;

· возможности поставщиков, у которых потенциально могут быть куплены материалы;

· необходимые площади помещений складов;

· затраты на закупки;

· возможность изготовления некоторых материалов непосредственно на предприятии.

Потребность в материалах может бать рассчитана при рассмотрении определённой программы производства конечного продукта. При этом речь имеется в виду зависимый спрос, который определяется посредством технологии MRP I (планирование потребности в материалах) Джонсон Д. Современная логистика. / Д. Джонсон, Д. Вуд, Д. Вордлоу. - 7-е изд. - М.: Вильямс, 2002. - 624 с. - С. 83.. Принцип данной технологии заключается в следующем: исходная точка - это предполагаемый или известный спрос на конечную продукцию. Формирование конечной продукции из приобретаемых и производимых материалов закрепляется в списках. В этом случае необходимо, чтобы было известно время поставок материалов и время производства их в организации. Затем выявляется брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю.

Далее брутто-потребность преобразуется в нетто-потребность при учёте:

· наличного запаса;

· заказанных материалов и запланированных в собственном изготовлении;

· заказа, предназначенного для предыдущей серии продукции.

По результатам расчёта определяется время выполнения заказа, которое представляет собой время с момента подачи заказа до момента поставки продукта.

Достоинство использования методики планирования потребности в материалах состоит в том, что происходит планирование и закупок, и производства согласно потребностям в конечном продукте.

Когда происходит колебание спроса потребителей, то нужно использовать метод сглаживания этих колебаний.

Применение данного метода является целесообразным при возникновении регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт (например, сезонных).

В логистике применяются и другие методы определения потребности в материалах, например, детерминированный, стохастический, эвристический.

Детерминированный используется в случаях, когда конкретный период выполнения заказа и потребность в материалах по числу и срокам известны. Стохастический применяется тогда, когда базой для расчёта служат статистические методы, позволяющие получить ожидаемую потребность. Посредством эвристического метода потребность выявляется исходя из опыта работников.

У всех этих методов нахождения количества, времени и периодичности закупок есть свои преимущества и трудности, например, с точки зрения точности, временных затрат, стоимости услуг или определении материальной потребностей. Выбор метода, в конечном счёте, зависит от профиля организации, возможностей заказчика, типа продукции, структуры складов, системы контроля за состоянием запасов.

1.2.2 Выбор метода закупок

Выбор метода закупок определяется сложностью конечного продукта, составом комплектующих изделий и материалов. Выделяют следующие методы закупок: оптовые закупки, регулярные закупки мелкими партиями, закупки по мере надобности и комбинации этих методов. У каждого метода есть свои достоинства и недостатки, которые нужно иметь в виду для сбережения время и уменьшения затрат.

Наиболее часто используемыми являются следующие методы.

1. Закупка товара одной партией. Этот метод основан на поставке товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).

Преимуществами метода являются простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, высокие скидки.

Недостатками можно назвать необходимость в больших складских помещениях, снижение времени оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. Покупатель при этом производит заказ нужного количества товаров, которое доставляется ему в течение определённого времени партиями.

Преимуществами метода можно назвать ускорение оборачиваемости капитала, поскольку оплата производится по мере поступления партий, экономию складских помещений, уменьшение затрат на составление документов, так как сразу оформляется заказ на всю поставку.

Недостатками же являются: возможность заказа большего, чем нужно, количества, оплата сразу всей партии.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Данный метод нашёл широкое применение там, где приобретаются не дорогие и быстро используемые товары. Ежедневно (ежемесячно) заполняются котировочные ведомости и включают следующие данные:

· полный список товаров;

· объём товара на складе;

· требуемый объём товаров.

Преимуществами метода являются: быстрая оборачиваемость капитала, уменьшение издержек складирования и хранения, своевременность поставок.

4. Получение товара по мере надобности. Данный метод аналогичен методу регулярных поставок товаров, однако он имеет некоторые особенности:

· объём товара не устанавливается, а определяется примерно;

· перед выполнением каждого заказа поставщики связываются с покупателем;

· оплачивается только поставленное количество товара;

· заказчик не должен принимать и оплачивать товары, которые только должны быть поставлены, по истечении срока договора.

Преимуществами методы являются: гибкие обязательства по покупке определённого количества, быстрый оборот капитала, мало затрат на оформление документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей.

Областью применения данного метода является покупка мало используемых товаров в случае невозможности получать их по мере надобности.

Заказ и вывоз товара со складов поставщиков производится тогда, когда он необходим.

Недостатком данного метода является увеличение затрат, которые при каждом заказе связаны с необходимостью подробного оформления документации, малые парии заказов и множество поставщиков.

1.2.3 Закупки или организация собственного производства

После определения потребности и расчёта количества материалов в процессе планирования закупок зачастую встаёт необходимость принятия решения о том, покупать ли те или иные материалы и комплектующие или изготовлять у себя.

Чтобы принять такое решение нужно сравнить затраты на покупку и собственное производство.

По большому счёту затраты на закупку характеризуются ценами поставщиков. При этом учитываются также затраты на заказ, транспортировку, страховку и упаковку, складирование, обработку (переработку, сортировку и т. п.), сотрудников, занимающихся закупками.

Затраты на производство определяются стоимостью сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладными расходами.

При сопоставлении затрат на собственное производство с затратами на закупку принимается решение.

Решение производить материалы и комплектующие на предприятии может быть принято и без расчётов, когда есть уверенность в том, что организация может более эффективно использовать свои основные фонды и персонал для производства деталей, которые нужны для изготовления конечной продукции, уменьшив в тому же затраты на сырьё, рабочую силу, энергию и складские помещения.

1.2.4 Информационное обеспечение планирования закупок

Применение большинством организаций в настоящее время принятых ранее документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.) в большинстве случаев уже не удовлетворяет современным требованиям. При документировании процесса закупок предприятиям и организациям целесообразно разработать стандартные бланки, куда рекомендуется включать:

1. Название документа.

Для выделения бланка заказа во множестве других документов важно обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

2. Порядковый номер.

Порядковый номер применяется в документах, которые прилагаются к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счёт-фактура и т. п.). Помимо этого, по номеру можно быстро найти нужный документ.

3. Название и адрес организации.

Эти данные дают поставщику информацию о том, с кем он будет иметь дело, куда доставлять товар и пересылать счёт.

4. Ответственность за заказ.

В бланке заказа нужно указывать то должностное лицо, с которым поставщик может решать вопросы, связанные с заказом.

5. Дату, наименование и адрес поставщика.

6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

7. Описание товаров.

Необходимые товары должны быть конкретно зафиксированы в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

8. Адрес поставки.

Необходимо указать адрес поставки, если он отличается от основного адреса организации.

9. Цену.

Бланк заказа должен содержать данные о цене товара для избежания конфликтных ситуаций при расчёте.

10. Расчётный счет.

Организации необходимо указать банковские реквизиты, чтобы не возникали разнообразные финансовые недоразумения.

При реализации плана закупок важное значение имеют приёмка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

1. Приёмка продукции. Приёмка позволяет удостовериться в том, что получен товар необходимого качества, в указанном количестве, от определённого поставщика, в конкретное время, за оговоренную цену.

2. Документальное оформление поставок

С целью правильного выполнения операций, которые связаны с поставками товаров, требуется внимательно работать с документами, отражающими данные о них.

Копия заказов должна быть адресована в подразделение-потребитель для проверки соответствие фактически поступившего товара заявленному. При этом применяются спецификации (описание) на товар.

Поставщик после подготовки продукции к отправке направляет уведомление об отгрузке. Этот документ содержит номер заказа и время поставки.

Сопроводительное письмо обязательно должно быть в комплекте документов на поставленную партию товара. Оно удостоверяет, что эти товары предназначены для определённой организации.

Документ доставщика используется в случае, если поставщик пользуется транспортом другой организации. В этом документе фиксируется:

· название и адрес отправителя;

· описание продукции;

· количество мест;

· масса (вес) продукции;

· специфика транспортировки;

· название доставщика.

Для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий применяется подтверждение получения поставки.

В книге регистрации товаров фиксируется номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и производится краткое описание товаров.

Некоторые предприятия и организации не применяют рассмотренные типы уведомлений о получении товара, а помещают информацию в компьютер в виде файлов, несмотря на то, что на случай недобросовестности поставщика нужно сохранять некоторые документы в письменном виде.

2. Организация закупок

2.1 Выбор поставщика

В качестве источников информации о поставщиках используются предложения, переданные ими по телефонной, факсимильной и почтовой связи, реклама в периодической и специализированной литературе и др.

Как правило, выбирается поставщик тот, который в максимальной степени соответствует установленным критериям. Примерный список подобных критериев Байбардина Т.Н. Снабженческо-сбытовая деятельность: Учебное пособие. - Мн: ЗАО «Техноперспектива», 2004. - 319 с. - С. 80. приведён в таблице 1.

Таблица 1 - Критерии выбора поставщика

Процедура получения и анализа предложений, полученных от потенциальных поставщиков, может быть по-разному организована. Самыми распространёнными и успешными являются следующие.

1. Конкурсные торги.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) представляют собой популярный способ поиска потенциальных поставщиков. Они проводят тогда, когда организация хочет приобрести сырьё, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или сформировать долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги являются выгодными и для поставщика, и для потребителя. Поставщик получает точную информацию об условиях работы с потребителем. Потребитель получает лучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера состоит из следующих этапов:

1. Реклама.

2. Создание тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Получение тендерных предложений.

5. Анализ тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта.

Проведение конкурсных торгов является непростой и разноплановой деятельностью.

Как правило, тендерная документация имеет достаточно большой объём и выполняет несколько важных функций, например: содержит инструктаж участников о процедуре торгов, предоставляет описание закупаемых товаров или услуг, определяет критерии для оценки предложений и условия будущего договора.

Оценка тендерных предложений производится в жёстком соответствии с критериями, которые указаны в тендерной документации. Основными правилами процедуры оценки являются:

· предварительный выбор членов тендерного комитета, которые осуществляют оценку предложений;

· рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, определённым в тендерной документации;

· обязательное следование процедурам оценки, заявленным в тендерной документации;

· отсутствие переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет формирует отчёт об оценке тендерных предложений, где должно быть чётко определено, как производилась оценка тендерных предложений, обоснование причин отклонений предложений и рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов считается участник, который предоставил наиболее выгодное тендерное предложение, отвечающее квалификационным требованиям.

Следующим вариантом получения предложения от потенциального поставщика могут служить письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Потребитель в ходе письменных переговоров получает от потенциального поставщика официальное предложение на поставку товаров. Это может быть организовано двумя способами.

Первый - инициатива начала переговоров принадлежит продавцу товара. Он делает рассылку потенциальным покупателям своих предложений (или оферты). Данные документы схожи с предложениями, получаемыми от поставщиков при проведении конкурсных торгов. Оферты в отличие от конкурсных торгов, при которых строго определены формы предложений, в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Как правило, они содержат следующие реквизиты: наименование, количество и качество товара, цена, условия и срок поставки, условия платежа, характеристика тары и упаковки, порядок приёмки-сдачи.

Оферты делятся на твёрдые и свободные (инициативные). Твёрдая оферта пересылается лишь одному покупателю с указанием срока её действия, в течение которого продавец не имеет право менять свои условия. Если в течение этого срока ответ не получен, то это приравнивается к отказу покупателя от поставки, и продавец освобождается от сделанного предложения.

Когда покупатель предложение принимает, он в пределах срока действия оферты пересылает продавцу подтверждение о принятии предложения. При этом продавец может получить и контрусловия покупателя. Если контрагенты не могут придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учёта обязательств продавца, взятых им по твёрдой оферте.

Как правило, твёрдые оферты направляются традиционным партнёрам. Свободная оферта не содержит по отношению к покупателю никаких обязательств продавца. Она может быть направлена какому угодно количеству потенциальных потребителей и включать как указанные выше реквизиты, так и рекламную информацию.

При другом варианте организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива начала переговорного процесса принадлежит покупателю. Он потенциальным поставщикам направляет коммерческое письмо или запрос, основной целью которого является получение предложения (оферты). Запрос содержит все требуемые реквизиты (наименование товара, качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении.

Если происходит обращение потенциального покупателя к своим постоянным контрагентам, то им вместо запроса может быть направлен заказ.

Оценка предложений, которые поступили к потенциальному потребителю, может производиться разными способами. Например, в виде строго регламентированного процесса, как и при конкурсных торгах, или в форме более свободной процедуры. Зачастую основным критерием выбора предложения служит высокое качество в купе с низкой ценой.

Как показывает практика взаимодействия между поставщиками и потребителями, как правило, потребители имеют одного постоянного и стабильного поставщика, производящего поставки по широкому спектру постоянных заказов (примерно 70 % материальных ресурсов). Одновременно практически каждый потребитель имеет деловые контакты с двумя-тремя поставщиками, периодически заказывая у них продукцию -- разовые заказы (примерно 30 % материальных ресурсов). Преимущества при выборе поставщиков Степанов В.И. материально-техническое снабжение: учебное пособие. / В.И. Степанов. - М.: Академия, 2009. - 192 с. - С. 104. приведены в таблице 2.

Таблица 2 - Преимущества при выборе нескольких поставщиков

Один поставщик	Несколько поставщиков
Длительный контакт может не предусматривать возможность разделения заказа	Решение проблемы при возникновении срочных и больших заказов
Поставщик является единоличным обладателем патентов	Высокие гарантии снабжения за счёт существования многих источников
Поставщик удовлетворяет показателям качества и стоимости	Существенное уменьшение степени зависимости потребителя от поставщика
Небольшой объём заказа и невозможность его разделения между поставщиками	Возможность предоставления дополнительных услуг обслуживания
Сосредоточение закупок у одного источника может дать определённые скидки	Гибкость снабжения и уменьшение риска несвоевременности поставок

Подобная система взаимодействия «поставщик - потребитель» имеет максимальную гибкость поставок и гарантированность снабжения, так как поставщики одновременно связаны с некоторым количеством потребителей, которые связаны со многими поставщиками. Когда возникает ситуация поставок, не предусмотренных графиком, со стороны поставщиков возможна взаимовыручка и гибкость в отношении потребителей. Организация такой системы является особенно эффективной, если потребитель намного увеличивает объёмы выпускаемой продукции или налаживает производство новой продукции, требующей дополнительных объёмов материальных ресурсов (рисунок 2). закупочный логистика контроль поставка



Рисунок 2 - Схема взаимодействия «поставщик - потребитель»

После того, как принято решение о выборе поставщика, с ним производится работа. Осуществляется подготовка и планирование переговоров; уточнение тем предстоящих переговоров; знакомство с торговым представителем поставщика и анализ предлагаемых условий; оценка влияния на поставщика конкурентных предприятий-потребителей; обсуждение технических условий с определением типа, количества, качества и стоимости продукции; рассмотрение вариантов условий поставки, места и времени исполнения заказов, условий обслуживания и гарантийных обязательств. Как правило, на первом этапе работы с поставщиками применяется вариант проведения предварительных заказов, по результатам которых выясняется способность поставщика обеспечивать потребности покупателя в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Далее проводится оперативная работа с поставщиками в различных режимах, которые практикуются на конкретном предприятии.

2.2 Заключение контракта

2.2.1 Основные элементы контракта (договора)

1. Предложение и принятие предложения.

Договор заключается тогда, когда кто-то предлагает партию товаров по установленной цене и на других условиях поставки, а кто-то это предложение принимает.

Контракты почти всегда оформляются письменно, однако встречаются и устные договоры, которые в большинстве случаев заключаются также тщательно, как письменные.

Нечастое использование устных договоров обусловлено тем, что при отсутствии документа трудно в судебных инстанциях доказать наличие контракта.

2. Финансовые условия.

Контракт должен иметь стоимость, иными словами он с юридической точки зрения становится контрактом лишь тогда, когда там определены финансовые условия.

3. Право заключать контракты.

Это право принадлежит лишь некоторым должностным лицам (директорам, генеральным директорам), уполномоченным организацией сотрудникам, которые действуют от её имени.

4. Законность.

Договор обязан заключаться на законной основе, то есть полностью отвечать государственным юридическим нормам. Например, незаконным считается договор на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Штрафы представляют собой действенное средство принудить поставщика к выполнению условий договора. Штраф в отличие от возмещения убытка представляет собой большую по сравнению с указанной в контракте денежную сумму, которая увеличивается в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т. д. Если заранее предусмотрены случаи, когда товар доставить в срок не получается по причинам, которые от Поставщика не зависящим, то в контракте следует установить соответствующее Условие -- форс-мажор.

2.2.2 Условия контракта

Заключение контракта предусматривает согласование разнообразных условий и ясно выраженных, и предполагаемых. Они все должны быть отражены в документах, на базе которых договор оформляется.

Ясно выраженные условия - это те условия, которые фактически прописаны в договоре.

Предполагаемые условия - те, которые или вытекают из прописанных в договоре, или являются само собой разумеющимися, исходя из здравого смысла.

После заключения контракта поставщик не имеет права собственности на товары, если другое специально в контракте не оговорено или продукция ещё не изготовлена.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

2.3 Контроль за выполнением поставки

Очень важной функций в заготовительной логистике является контроль поставок. Процесс контроля состоит в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников получения заказа, согласования условий поставки и завершая проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции.

В процессе проведения контроля за выполнением заказа происходит проверка соблюдения поставщиком своих обязательств по договору в отношении ассортиментного состава, мощности материального потока и качества продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников состоит в проверке соблюдения сроков доставки, отсутствия повреждений, недостач и т.д. Функция контроля, выполняемая в организации, даёт возможность регулировать интенсивность материальных потоков и делать заключения о надёжности и ответственности поставщика.

Непредвиденные сбои в поставках могут вызвать временную остановку производства или уменьшение объёмов производства. При определённой и правильной организации контроля предприятие имеет возможность оперативно получать сведения об объёме и сроках ожидаемых поставках товаров и своевременно принимать соответствующие меры при возможных нарушениях условий заказа.

Логистическая система контроля за выполнением заказа характеризуется наличием прямого и постоянного взаимодействия отправителя и получателя товара. Этот контакт является взаимовыгодным, поскольку даёт возможность найти недостатки в работе, а для потребителя иметь надёжного поставщика, который способствует бесперебойной работе предприятия.

В качестве критерия оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам используется комплексный показатель, который рассчитывается как произведение трёх частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. Частные показатели при этом нужно согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту необходимо учитывать только те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять лишь по продукции, зачтённой в счёт поставок по ассортименту.

Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных ресурсов (Ккомпл) вычисляется по следующей формуле:

Ккомпл = (1 - Кн) • Касс • Кк,

где Кн - коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в установленные сроки, Касс - коэффициент выполнения обязательств по ассортименту, Кк - коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.

3. Системы планирования закупок

3.1 Система MRP I

Система MRP I представляет собой одну из самых распространённых систем планирования производства.

Система предполагает составление плана производства на основе производственных возможностей организации. Предприятия, использующие MRP I, в своем составе имеют мощный отдел маркетинга и автоматизированную систему управления (АСУ) Баронов В.В. Информационные технологии и управление предприятием. / В.В. Баронов, Н.Г. Калянов, Ю.Н. Попов, И.Н. Титовский. - М.: Компания Ай-Ти, 2009. - 328 с. - С. 293..

Производственная программа формируется, основываясь на производственной мощности предприятия и прогнозов сбыта. Главной задачей отдела маркетинга является задача «протолкнуть» продукцию на рынок и набрать пакет контрактов. Основные элементы MRP системы делятся на элементы, которые предоставляют информацию, элементы программной реализации алгоритмической основы MRP и элементы, которые выдают результат работы MRP (рисунок 3).

Рисунок 3 - Элементы системы MRP I

Отдел закупок получает информацию о потребности в материалах, которая формируется АСУ для выполнения требуемой производственной программы и не зависит от реального спроса на готовую продукцию.

Главной целью данной системы является обязательное снабжение производства материальными ресурсами для выполнения плановых заданий.

Системой не предусмотрено поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершённого производства, готовой продукции, графиков доставки.

Результатами работы MRP-системы являются:

· План Заказов (Planned Order Schedule), включающий количество каждого материала, которое должно быть заказано в любой момент времени в рамках срока планирования.

· Изменения к плану заказов (Changes in planned orders), включающий модификации к уже запланированным заказам.

3.2 Система MRP II

Система MRP-II - система планирования потребностей/ресурсов второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции.

Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса Сергеев В.И. Логистика: информационные системы и технологии: Учебное пособие. / В.И. Сергеев, М.Н. Григорьев, С.А. Уваров. - М.: Альфа-ПРЕСС, 2008. - 608 с. - С. 34..

Важными компонентами, применяемым при закупках, являются твёрдые и предварительные заказы. Когда MRP II просматривает будущие плановые заказы, а также заказы, которые готовы к выдаче, возможно сформировать график ожидаемых поставок, который предоставляется поставщикам. Согласно графику производятся запросы на поставку необходимого количества товаров из того общего объёма, поставка которого была до этого согласована, возможно, с получением скидок с количества при поставках небольшими партиями. В то же время это облегчает организацию закупок на двух уровнях: при размещении заказов и планировании материалов и, в конечном счёте, может привести к пересмотру организации управления материалами в компании.

Планирование заказов на закупки обрабатывается на нижнем уровне вычислений системы. Это значит, что на плане закупок отражаются нестабильный план, неточная регистрация данных и частое перепланирование.

Модуль закупок в правильно организованной системе MRP II позволяет обеспечить поддержку всех функций автономно действующей системы закупок, давая возможность полностью интегрировать её с другими системами предприятия.

3.3 Система KANBAN

Система KANBAN (карточка) разработана и применяется в Японии. Она предполагает, что последовательно на производственные участки чётко по запросу подаётся именно то количество материалов, которое на самом деле требуется для выпуска только заказанного количества продукции (рисунок 4).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4 - Схемы вытягивающей системы

Анализ деятельности более 80 фирм Германии показал, что при применении логистической системы KANBAN производственные запасы уменьшаются на 50 %, запасы готовой продукции - на 80 %, производительность труда увеличивается на 20-50 %.

3.4 Система JIT

Система JIT (Just In Time), или ТВС («точно в срок») имеет основной целью наилучшую интеграцию всех логистических функций организации для максимального уменьшения уровня запасов материальных ресурсов, обеспечение высокой надёжности и уровня качества продукции и сервиса для наибольшего удовлетворения запросов потребителей (рисунок 5).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 5 - Схема работы системы «точно в срок»

При использовании этой системы принципиальное отличие от традиционного снабжения состоит в том, что поставка материальных ресурсов осуществляется в чётко заказанном количестве и в требуемое время. При этом предусмотрен высочайший контроль качества у поставщика. В системе JIT отношения между поставщиком и покупателем должны иметь характер долгосрочной хозяйственной связи и должны быть построены на основе длительных контрактов. У них должна быть налажена строгая согласованность в вопросах совместного планирования производства и закупок. Должен быть высоким уровень технической и технологической сопряженности, и должно быть постоянным желание находить экономические компромиссы Сергеев В.И. Указ. соч. - С. 36..

В данной системе, по сравнению с традиционными системами закупок, очень низкий уровень запасов. Стало быть, в системе и повышенные требования к участникам процесса, в особенности к транспортной службе. Если при выборе транспорта традиционная система закупок концентрирует внимание на транспортных тарифах, то в системе JIT основное внимание уделено надёжности грузоперевозчика.

Использование системы JIT даёт возможность существенно уменьшить запасы сырья и материалов, потребность в складских помещениях и персонале. В итоге значительно уменьшаются логистические затраты.

При внедрения система JIT требует больших усилий. Процессу разработки системы должна предшествовать дифференциация ассортимента поставляемый ТМЦ для определения наиболее важных, работа с которыми даст наибольший эффект. В качестве средства дифференциации возможно использовать метод АВС.

Особенностями закупки материалов по системе JIT являются:

- стабильный выпуск продукции;

- частые поставки небольшими партиями;

- поставки на основе долгосрочных заказов;

- минимальный объём сопровождающей документации;

- фиксированный объём информации по поставкам;

- исключение поставок с избытком или недостатком;

- применение стандартной тары и упаковки;

- выпуск деталей мелкими партиями и определение системы JIT по закупке материалов;

- минимальный объём спецификации;

- поставщикам обеспечивается помощь в качестве продукции;

- ограничение числа поставщиков;

- подбор близко расположенных поставщиков;

- большое внимание уделяется доставке грузов.

Достоинства системы:

- снижение затрат на содержание запасов;

- уменьшение брака;

- уменьшение объёма спецификации;

- удобства внесения изменений.

Достоинства для поставщика:

- полная загрузка производственных мощностей;

- сохраняется квалифицированная рабочая сила;

- сохраняются собственные запасы;

- упрощение процедуры согласования поставок.

Доставка «точно в срок» даёт возможность в два раза уменьшить время выполнения заказа сырья, на 50 % сократить уровень запасов и на 50-70 % снизить продолжительность выполнения заказа на покупателя готовой продукции.

3.5 Дополнительные системы

Система SDP представляет собой усовершенствованный вариант системы JIT. Это система планирования потребностей в материалах для упорядочения организации материалов и прогнозирования их количества.

Система LP (система «плоского/стройного производства») также по сути является продолжением идеи системы «точно в срок», включая компоненты KANBAN и MRP II.

Сущность данной системы состоит в том, что она требует существенно меньше ресурсов, чем массовое производство (меньше запасов, времени на производство единицы продукции), предусматривает уменьшение потерь от брака и т. д. Главными её целями являются: стандарты качества продукции, уменьшение производственных затрат, ускорение реакции на потребительский спрос, небольшое время переналадки оборудования.

Система DDТ (реагирование на спрос) представляет собой модифицированную систему концепции планирования потребностей/ресурсов Сергеев В.И. Указ. соч. - С. 42.. Наиболее распространены следующие четыре варианта концепции:

- точка заказа (перезаказа),

- быстрое реагирование,

- непрерывное пополнение запасов,

- автоматическое пополнение запасов.

Заключение

В заключение можно сделать следующие выводы. Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой систему движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов организаций. Развитие новых областей экономики и всё более разнообразное предложение товаров на рынках промышленно развитых стран несколько усложняет функции сферы закупок сырья и материалов. Эффективное осуществление закупок предусматривает наличие большого объёма информации о рынках, где они осуществляются, планирование закупочной деятельности, серьёзное отношение к выбору поставщиков, разумную организацию самих закупок, правильное заключение договоров, контроль за поставками.

Рассмотренные элементы и методы закупочно-заготовительной логистики показывают, что этот вид логистики занимает одно из важнейших мест в работе предприятия. Также следует отметить, что с данными логистическими функциями должен работать отдел маркетинга и отдел логистики. В настоящее время в нашей стране создаются такие отделы, но не с той быстротой, которая нужна в условиях развивающейся рыночной экономики. Это связано с тем, что не хватает специалистов по логистике, нужно много средств и времени на подготовку или переподготовку работников данного направления.

На сегодняшний день в связи с развитием информационных технологий применяется множество систем, обеспечивающих поддержку логистики предприятия. Каждая из крупных корпоративных систем имеет в своём составе модуль закупочной логистики, который существенно улучшает работу логистической системы в целом, повышая эффективность закупочной деятельности.

В основном, на предприятиях среднего масштаба нет отдела логистики, а все решения по поводу проведения тех или иных логистических операций принимает или отдел закупок (отдел продаж) или руководители среднего звена. Если же на предприятии и существует отдел логистики, то он имеет ограниченные функции: обеспечение транспортом, диспетчерская деятельность. Поэтому развитие логистики как прикладной науки является важной задачей в развитии закупочно-заготовительной, сбытовой и других логистик, способствующих развитию предприятия и экономики.

Список использованных источников

1. Байбардина Т.Н. Снабженческо-сбытовая деятельность: Учебное пособие. - Мн: ЗАО «Техноперспектива», 2004. - 319 с.

2. Баронов В.В. Информационные технологии и управление предприятием. / В.В. Баронов, Н.Г. Калянов, Ю.Н. Попов, И.Н. Титовский. - М.: Компания Ай-Ти, 2009. - 328 с.

3. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник. / А.М. Гаджинский. - 19-е изд. - М.: Дашков и К, 2010. - 484 с.

4. Джонсон Д. Современная логистика. / Д. Джонсон, Д. Вуд, Д. Вордлоу. - 7-е изд. - М.: Вильямс, 2002. - 624 с.

5. Сергеев В.И. Логистика: информационные системы и технологии: Учебное пособие. / В.И. Сергеев, М.Н. Григорьев, С.А. Уваров. - М.: Альфа-ПРЕСС, 2008. - 608 с.

6. Степанов В.И. материально-техническое снабжение: учебное пособие. / В.И. Степанов. - М.: Академия, 2009. - 192 с.

Размещено на Allbest.ru

...