Особливості документаційного забезпечення руху товарів в роздрібній торгівлі

Размещено на http://www.allbest.ru/

СТАТТЯ

ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РУХУ ТОВАРІВ В РОЗДРІБНІЙ ТОРГІВЛІ

О.В. Шевченко

м. Харків

Актуальність теми зумовлена тим, що з формуванням ринкових відносин в Україні почався розвиток роздрібної торгівлі як однієї з ключових складових малого, середнього, великого бізнесу, потужного джерела поповнення державного бюджету. У ринкових умовах господарювання роздрібна торгівля характеризується більшим ускладненням структури, що обумовлено розширенням масштабів діяльності, ростом обсягу товарних мас, які циркулюють її каналами, збільшенням кількості структурних елементів і розмаїттям їх зв'язків між собою та з постачальниками.

Усі названі обставини потребують нових підходів до управління підприємством роздрібної торгівлі і їх документаційного забезпечення. Одним із найважливіших напрямків ефективності функціонування роздрібної торгівлі є документаційне забезпечення руху товарів.

Проблеми аналізу товарів на підприємствах роздрібної торгівлі досліджували багато вчених, а саме: Ю.В. Бакуном, Ю.А. Веригою, Ф.Ф. Бутинцем, О.В. Карпенко, В.Г. Лінником, Л.Ю. Солошенко, В.П. Завгороднім, Г.А. Давидовою та ін.

Вивчаючи наукові здобутки учених, слід зазначити, що сучасні реалії ставлять нові завдання щодо вирішення проблеми документаційного забезпечення товароруху, тоді як існуючим дослідженням характерний класичний підхід до їх розкриття. Аналіз інформаційних джерел засвідчив відсутність достатньо повного дослідження аспектів документного оформлення товароруху в роздрібній торгівлі.

Актуальність зазначених проблем зумовили спрямованість наукового дослідження, визначили його мету.

Метою даної публікації є характеристика послідовності документаційного забезпечення руху товарів у роздрібній торгівлі.

Зауважимо, що в роздрібній торгівлі зосереджені великі маси товарно-матеріальних цінностей, рух яких проходить три етапи: надходження, зберігання й реалізацію. Саме рух товарно-матеріальних цінностей для забезпечення їх збереження обов'язково повинен бути відображений у первинних документах обліку. Документаційне забезпечення руху товарів в роздрібній торгівлі регламентується нормами Цивільного та Господарського кодексів України, Інструкціями №П-6 і №П-7, договорами, укладеними між підприємствами торгівлі і постачальниками. В Державному класифікаторі управлінської діяльності ДК 010-98 підклас 0903 «Документація первинного обліку в роздрібній, оптовій торгівлі та громадському харчуванні» нараховує 88 документів. Крім того, 03 клас носить назву «Первинно-облікова документація», але роздрібну торговельну діяльність не відображає.

До основних первинних документів, якими оформлюється рух товарів в роздрібній торгівлі, належать: рахунок-фактура, податкова накладна, документи, що засвідчують якість товарів, товарно-транспортна накладна, договір, довіреність, акт про встановлення розбіжностей, комерційний акт, прибуткова накладна.

Звернемо увагу на особливості укладання товарно-транспортних накладних. Кількість товарно-транспортних накладних залежить від того чи користується підприємство послугами перевізника. Якщо так, то товарно-транспортні накладні виписується відправником вантажу в кількості не менше чотирьох примірників. Усі примірники завіряються підписами, а при необхідності й печаткою (штампом) відправника вантажу. Після прийняття вантажу згідно товарно-транспортних накладних водій (експедитор) підписує всі її примірники.

Перший примірник товарно-транспортної накладної залишається у відправника вантажу, другий передається водієм (експедитором) вантажоодержувачу, третій і четвертий примірники передаються перевізнику. У випадках, якщо в товарно-транспортній накладній немає можливості перерахувати всі найменування вантажу, до такої накладної відправник вантажу додає накладну з вказівкою даних про вантаж. У такому випадку в товарно-транспортній накладній вказується, який документ до неї додається та без якого документ вважається недійсним і не може використовуватися для розрахунків з відправником вантажу.

Якщо використовувався залучений автотранспорт, четвертий примірник товарно-транспортної накладної залишається у водія і додається до подорожнього листа вантажного автомобіля, а потім його здають у бухгалтерію автотранспортного підприємства, де пред'являють рахунки на транспортні послуги продавцеві чи покупцеві, залежно від того, хто з них замовляв такі послуги.

Товарно-транспортні накладні є уніфікованими та спеціалізованими залежно від того, який вид продукції реалізовується, оскільки кожний з них характеризується специфічними властивостями. Так само важливим є контроль часу прибуття, вибуття та простою при виконанні вантажно-розвантажувальних операцій, оскільки перевищення нормативів спричинює псування продукції, а отже, збитки.

Важливими реквізитами товарно-транспортної накладної є кількісні та якісні показники продукції, що реалізує підприємство. Причому, якщо показники кількості (маси) в ній відображені доволі повно (кількість місць, брутто, нетто), то якісні параметри не завжди можна навести в потрібному обсязі. В таких випадках до товарно-транспортної накладної додають специфікації, сертифікати якості, атестати, свідоцтва, аналізи, котрі вичерпно характеризують якість продукції, що реалізується.

Автотранспорт, що перевозить продукти харчування, повинен мати санітарний паспорт, виданий територіальною санепідемстанцією, та спеціальне маркірування («хліб», «молоко», «риба» тощо), а водій - особову санітарну книжку.

Отже, товарно-транспортні накладні забезпечують документальне оформлення операцій з реалізації продукції, складаються в чотирьох примірниках і включають до обов'язкових реквізитів дату складання, кількісні і якісні показники продукції.

Наступний документ - рахунок-фактура, який належить до комбінованих первинних документів господарських операцій в роздрібній торгівлі. Формуляр-зразок досліджуваного документа не затверджений нормативними документами. Ми сформували перелік необхідних складових реквізитів документа з урахуванням практики застосування рахунків-фактур і вимог, які до них висуваються. Так, формуляр-зразок включає перелік обов'язкових реквізитів, необхідних для функціонування документа, інші реквізити можуть бути включені з урахуванням специфіки діяльності конкретного торговельного підприємства і проведення розрахунків.

Отже, до складу обов'язкових реквізитів рахунку-фактури входять: реквізити продавця, покупця, товароотримувача, найменування станції та дороги відправлення і призначення, вид та номер транспорту, умови та вид поставки. Крім того, у рахунку-фактурі вказується номер контракту та дата його підписання, назва та коди товарів (марка, форма виробу, вага, ціна, сума). Далі підраховується загальна сума до сплати, вказується вага нетто, вага брутто та ставляться необхідні підписи.

Акт про приймання товарів застосовується для оформлення приймання товарів за якістю, кількістю, масою і комплектністю відповідно до правил приймання товарів та умовами договору.

Акт складається членами приймальної комісії, уповноваженими керівництвом торговельної організації. При заповненні в акті графи «Сертифікат» (документа, що посвідчує якість товару відповідно до прийнятих стандартів) обов'язково вказується його номер, найменування органу реєстрації, який видав цей документ і термін його дії.

У графі «Спосіб доставки» вказується вид транспортного засобу, що доставив товар (у вагоні, автофургоном, рефрижератором, судном та ін.).

Приймання товару проводиться за його фактичною наявністю. При виявленні відхилень у кількості, якості, масі - покупець зобов'язаний призупинити процес приймання товару і забезпечити його збереження, вжити заходів щодо запобігання його змішання з іншим однорідним товаром (продукцією), викликати представника постачальника (вантажовідправника) для складання двостороннього акту. На підставі первинних документів матеріально відповідальні особи складають товарно-грошові звіти. Разом з бланком товарно-грошового звіту матеріально відповідальні особи передають до бухгалтерії всі відображені в звіті первинні документи для подальшої обробки і відображення в бухгалтерському звіті. Строки подання до бухгалтерії звітів встановлюються на кожному підприємстві окремо за розпорядженням керівника. На торговельних підприємствах, які мають дві або більше секцій, очолюваних окремими матеріально відповідальними особами, товарно-грошові звіти складаються по кожній секції окремо.

До товарно-грошового звіту мають бути додані всі первинні документи, на підставі яких було отримано і відпущено товари. Товарно-грошові звіти складаються у двох примірниках: перший з доданими до нього первинними документами передається до бухгалтерії, другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

На підприємствах, де ведеться кількісно-сумовий облік всіх товарів, товарні документи можуть додаватися до реєстрів. Реєстри можуть складатися окремо на прибуткові і видаткові документи, в них зазначається якість і номери документів. Реєстр складається в двох примірниках і здається в бухгалтерію в такому ж порядку, що і товарні звіти. Підсумкові дані звітів-регістрів за місяць використовуються для складання зведених регістрів в цілому по підприємству. торгівля ринковий грошовий

Отже, рух товарів в торгівлі, зокрема роздрібній оформлюється первинними документами, частину з яких складає постачальник, а частину - торговельне підприємство. Матеріально відповідальні особи на підставі первинних документів складають товарно-грошові звіти.

Размещено на Allbest.ru