Роль деловой документации в формировании культуры и имиджа предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ГУО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра производственных технологий

Реферат

По дисциплине: «Технология и автоматизация делопроизводства в финансовой сфере»

На тему: «Роль деловой документации в формировании культуры и имиджа предприятия»

Студент

ФФБД, 1-й курс, ДФС-1 Т.В. Макарова

Проверил

ассистент Е.М. Лосева

Минск 2013

Содержание

Введение

1. Имидж

2. Деловая документация

3. Дизайн деловой документации как средство маркетинга

Вывод

Список использованных источников

Введение

Вопросы делового этикета важны для руководителя компании, прежде всего потому, что профессионал - это не только тот, кто владеет тонкостями какой-либо специальности, но и тонкостями делового общения. Если руководитель является специалистом, например, в менеджменте, то чтобы эффективно управлять, ему необходимо еще быть специалистом в деловом общении.

В условиях рыночных отношений главным и определяющим фактором экономического благополучия фирмы становится рынок, точнее покупатель ее продукции и услуг. Внешняя среда является очень подвижной, изменчивой. Здесь и изменения в политической и социальной обстановке, и потрясения на мировых рынках, и скачки валютных курсов, колебания ставок по кредитам и многое другое. В конечном счете, все разнообразие внешних воздействий находит свое концентрированное выражение в позиции общества в целом и покупателей в частности как членов этого общества, по отношению к фирме.

В этих условиях для фирмы жизненно важно не только учитывать внешние условия, но и иметь вполне определенную ориентацию на формирование благоприятного внешнего и внутреннего имиджа, проводить постоянную целенаправленную работу с общественностью и покупателями, возведенную в принцип деятельности фирм. В связи с этим тема работы, касающаяся формирования имиджа предприятия (организации) является весьма актуальной.

1. Имидж

Имидж - это образ организации, существующий в сознании людей. Можно даже сказать, что у любой организации существует имидж вне зависимости от того, кто над ним работает, и работают ли над ним вообще. В случае отпускания вопроса имиджа на самотек он сложится у потребителей стихийно, и нет никакой гарантии, что он будет адекватным и благоприятным для фирмы. Поэтому реально можно выбирать не в плоскости «хочу имидж - не хочу имидж», а между управляемым и неуправляемым имиджем. И формирование благоприятного имиджа для организации - процесс более выгодный и менее трудоемкий, чем исправление спонтанно сформировавшегося неблагоприятного образа.

Понятие «имидж» активно используется в средствах массовой информации, в системе маркетинга, рекламы и связей с общественностью. Имидж относят к таким социальным реальностям, как человек, группа людей или организация (например, имидж артиста, членов правительства, страны) и результатам их деятельности (взглядам, теориям и т.д.). Понятие имиджа имеет ряд близких по значению слов: мнение, рейтинг, репутация, образ, отношение, известность, слава, популярность, престиж, авторитет и т.п.

Формирование образа, своеобразного "лица" организации - дело не только специалистов в этой области (маркетологов, рекламистов, специалистов в области паблик рилейшинз). Имидж организации формируется не только направленными на это акциями и мероприятиями. Качество производимых товаров и оказываемых работ или услуг, отношение персонала к своему работодателю, клиентуре и собственной деятельности, оформление деловой документации имеет значение для имиджа не менее важное, чем реклама и презентации.

Образ фирмы, который существует в сознании сотрудников - это ее внутренний имидж. Образ фирмы в сознании клиентов, конкурентов, партнеров, то есть людей, не входящих в число сотрудников, - это внешний имидж фирмы.

Формироваться имидж начинает сразу же, как только фирма выходит на рынок. Однако в абсолютном большинстве случаев у руководителей нет ни времени, ни сил, ни денег, чтобы отслеживать возникающий образ и целенаправленно его корректировать в желательном направлении. В этом случае имидж складывается стихийно. Чаще всего стихийный имидж имеет как положительные черты, так и отрицательные, из-за чего об одной и той же фирме мы порой слышим противоположные мнения.

Как только руководство фирмы задается вопросами: какие мы? чем отличаемся от конкурентов? какими средствами можем привлечь другие группы потребителей? - можно говорить о начале специального формирования имиджа. Этот процесс включает в себя несколько этапов: сначала необходимо зафиксировать уже сформировавшийся имидж. Для этого используют различные методы диагностики, в том числе опрос, анкетирование, наблюдение, фокус-группы.

На следующем этапе выявляют плюсы и минусы сложившегося имиджа. Исходя из задач, положительными чертами имиджа являются те, которые способствуют их решению, а отрицательными - те, которые мешают решать поставленные задачи.

Формирование имиджа предприятия, его репутации в глазах его работников, общества и потребителей - задача, разрешить которую в одночасье не представляется возможным. Создание имиджа предприятия - это продуманный и хорошо организованный процесс, на его решение требуются затраты денежных, людских ресурсов, определенное время на исследование потребителей. Одним из важных факторов в данном случае является корректное оформление деловой документации.

2. Деловая документация

Документ - это не просто текст, он имеет юридическую силу, поэтому нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Субъективный момент, личные качества должны быть сведены к минимуму. Следовательно, в деловой речи не употребляются слова, имеющие эмоциональную окраску. Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Но иногда документ в зависимости от цели в той или иной степени все-таки приобретает эмоциональную окраску. Например, в документе может быть выражена просьба, благодарность и требование, иногда в категоричной форме. Однако в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Основная функция деловой документации - организовать полный жизненный цикл любого документа от создания его проекта до отправки в архив.

В настоящее время документооборот осуществляется двумя способами:

- обычный документооборот. Просто складываем документы, лист за листом и образуются папки, затем полки, затем шкафы, затем комнаты и, наконец, здания (архивы) набитые бумагами;

- электронный документооборот - создание и хранение документов в электронном виде с использованием компьютерных программ, которые помогают качественно и быстро создать текстовой документ, таблицу, график, провести необходимые расчеты, и хранить в компьютере целые библиотеки из документов.

Условно можно разделить все деловые документы на две основные группы:

- организационные - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия;

- распорядительные - документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации;

Любой документ создается для анализа и принятия на его основе какого-либо решения. Поэтому очень важным является то, каким образом будет восприниматься представленная в документе информация, насколько быстро и корректно читатель сможет ее проанализировать. Следовательно, оперативность и корректность принимаемых управленческих решений прямо пропорционально качеству текстовой части документа.

Известно, что немаловажную роль при восприятии информации играют факторы, существующие на подсознательном уровне (например, цвет и размер шрифта, наличие ошибок в тексте, слишком длинные фразы и др.), которые "тормозят" процесс восприятия, а значит, и анализа информации.

Подготовку документов можно представить как процесс. С одной стороны, обязательно присутствует сущностная составляющая (логика и семантика изложения), с другой стороны - технологическая составляющая, связанная с оформлением.

Деловая документация отличается от прочих видов документов своей конкретностью, лаконичностью и определенностью. Однако такого рода текстам априори присущи некоторые канцеляризмы, которые в отдельных случаях могут сделать текст практически нечитабельным в силу стилистически сложно построенных фраз. И хотя работа с текстом в рамках текстового редактора позволяет выявлять подобные проблемы, специалисты, подготавливающие тексты документов, очень редко обращают на это внимание. имидж маркетинг деловой документооборот

Если фраза с точки зрения синтаксических особенностей построена некорректно, например изобилует причастными и деепричастными оборотами и представляет собой сложносочиненное или сложноподчиненное предложение, то и ее восприятие читателем также будет усложнено.

В любой организации существуют бланки документов, на каждом из которых присутствует уникальный номер, проставленный синим штампом. Работа с такими документами сопровождается специальной формой учета. Проблема заключается в следующем. Бланк документа содержит официальные данные об организации и разметку для размещения других реквизитов (адреса, регистрационного номера, текста, подписи). Однако вписать эти другие реквизиты в установленные рамки бывает очень трудно, так как их размещение на бланке может не совпадать с расположением соответствующего текста, подготовленного в текстовом редакторе. Подгонять компьютерный вариант документа под требования бланка приходится исключительно опытным путем. Сначала делается ксерокопия исходного бланка, затем на компьютере в рамках обычной страницы вписываются необходимые реквизиты и текст, а потом в ксерокопию бланка впечатывается содержимое документа, подготовленного в текстовом редакторе. И если такой вариант оказался подходящим, тогда подготовленная часть документа впечатывается уже в пронумерованный бланк

Естественно, что описанная технология является образцом того, как быть не должно, поскольку бланк документа изначально должен быть подготовлен именно в компьютерном варианте с учетом особенностей размещения всех вписываемых реквизитов. Приведенный пример свидетельствует о том, что подготовкой бланков документов занимаются автоматически, не задумываясь о том, кто и как впоследствии будет с ними работать. Здесь явно наблюдается присутствие стереотипных подходов к выполнению процессов, сохранившихся еще со времен докомпьютерной обработки документов, а также нежелание и неумение воспользоваться современными технологиями, изначально призванными упрощать и ускорять процедуры, связанные, в частности, с подготовкой деловой документации.

Любая структурированная информация лучше воспринимается и быстрее запоминается. В деловых документах часто используются какие-либо перечни (или списки), которые необходимы при перечислении каких-либо однородных (однотипных) элементов, например мероприятий, факторов, показателей. Причем, как правило, списки структурно не выделены отдельно, а включены в обычные предложения. Такие предложения получаются очень "тяжеловесными" и их смысл иногда достаточно трудно воспринимается. В качестве маркеров в принципе могут использоваться любые символы.

3. Дизайн деловой документации как средство маркетинга

Современная деловая документация должна служить элементом маркетинга и рекламы, она должна быть выполнена в едином фирменном стиле - это усиливает имидж любой организации. При разработке фирменных бланков, конвертов, визитных карточек обычно используются фирменные цвета, товарный знак или логотип организации. Комплект деловой документации может быть создан как для внутреннего использования, так и для внешних партнеров и клиентов.

Дизайн различных фирменных бланков с применением различных видов графического и полиграфического оформления разрабатывается для письменных, электронных и факсимильных сообщений.

Используя компоненты фирменного стиля, можно задавать свой собственный фирменный стиль практически во всем, что так или иначе имеет отношение к деятельности фирмы. Носителями фирменного стиля могут выступать:

1. Атрибуты деятельности фирмы:

визитная карточка;

фирменный бланк письма;

фирменный конверт;

печать фирмы;

ценник, ярлык.

2. Деловая полиграфия

В процессе работы компании используются бланки и шаблоны документов для ведения деловой переписки. Канцелярско-полиграфическая продукция и деловая документация важный инструмент в области корпоративного стиля и делового общения. Поэтому очень важно, чтобы на этих документах корпоративный знак изображался единообразно и правильно.

Существует множество образцов канцелярско-полиграфической продукции и деловой документации. Использование корпоративного знака, фирменных шрифтов и цвета создает разнообразный и гармоничный визуальный ряд канцелярско-полиграфической продукции и деловой документации. Каждый образец сопровождается кратким описанием и подробной схемой построения, на основании которой можно создать любой деловой документ.

Печатный фирменный бланк - это одни из основных способов знакомства партнеров с компанией.

Визитная карточка - еще один способ знакомства аудитории с компанией и ее сотрудниками. Этот образец деловой полиграфии в отличие от фирменного бланка может быть двуязычным, с одной стороны на английском, а с другой на русском языке.

Помимо приведенных выше примеров, деловая полиграфия включает: конверты, блокноты, анкеты. Также сюда входит представительская полиграфия: приглашения, папки, наклейки, грамоты, благодарности, сертификаты, открытки.

Цветные папки используются для упрощения идентификации документов. Независимо от назначения и композиции построения фирменной папки корпоративный знак размещается нижнем правом углу без выворотки и без наложения корпоративного знака на слайд или цветной фирменный фон.

Вывод

Документация является одним из важнейших ресурсов общества, необходимым источником информации для всех управленческих решений, доказательством в правовых отношениях, документированной памятью общества, так же деловая документация является частью культуры и имиджа предприятия.

Список использованных источников

1 Васюкова, И.А. Словарь иностранных слов. - М.: АСТ-ПРЕСС, 1999. - 640 с. - С. 240-241.

2 Панасюк А. Ю. Формирование имиджа. Стратегия. Психотехники. Психотехнологии. - М. - Издательство: Омега-Л, 2006 г. - 272 с.

3 Менделеев, Д. Имидж компании. Использование Интернета для формирования положительного имиджа компании / Д. Менделеев [Электронный ресурс]: Официальный сайт компании «Promo.by». - [2007]. - Режим доступа: http://promo.by/articles/internet_image.html

4 Скопылатов И.А., Ефремов О.Ю. Управление персоналом. - СПб.: Изд-во Смольного ун-та, 2000.

5 Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учеб. пос. - М.: ГЕЛАН, 2001.

6. Блинов А. Роль внутреннего имиджа корпорации // Маркетинг. 1999. №4.

Размещено на Allbest.ru