Комунікації в суспільстві та в бізнесі

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Комунікації в суспільстві та в бізнесі

Київ 2016

Зміст

Вступ

1. Поняття комунікації в суспільстві і бізнесі

2. Застосування комунікацій в суспільстві і бізнесі

3. Методи комунікацій

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Комунікація це - обмін інформацією, контакт, спілкування і т.д. і тому комунікація є невід'ємною частиною життя сучасного світу і сучасного суспільства в цілому. [1]

Багато хто задається питанням що це комунікація і для чого вона потрібна? На мій погляд, комунікація це те, що допомагає підтримувати спілкування, взаємини з ким небудь, щоб заводити знайомства, дізнаватися щось нове, передавати інформаці ю, або ділитися нею, щоб дізнаватися нове і багато іншого. Говорячи про комунікації та методах ведення її, я можу навести приклад таких гігантів,які виконують роль комунікаторів сучасного світу як BBC та CNN є першим у цій сфері. Медіакорпорація BBC здійснює як внутрішнє, так і зовнішнє Інтернет-, радіо- і телемовлення, віщає по всьому світу на 28 мовах. Це показник успішної розвивається структури у сфері комунікації. А тепер поміркуйте чи важлива комунікація в нашому житті або ж ні? Чи не забезпечуючи собі комунікацію не було б ніяких новин, предметів викладання, людина почала б деградувати від не знання нічого, це в глобальному масштабі. А адже всі глобальне починається з малого ось візьмемо приклад комунікації між людьми, що було б якщо люди не обмінювалися б інформацією або взагалі не контактували б, до чого це все призвело б? Відповідь ні до чого. Розвиток і прогрес все це відбувається там, де є згуртованість команди, здорова конкуренція і просто спілкування.

Тому, як у суспільстві так і у бізнесі комунікації - це те, без чого не можливо обійтися взагалі.

1. Поняття комунікації в суспільстві і бізнесі

Спільна (колективна) діяльність людей передбачає контакти між ними у вигляді обміну інформацією. Тільки на цій основі люди, об'єднані в організацію, можуть досягти своєї мети. Будь-яке підприємство, навіть дуже мале, обов'язково має відповідну систему комунікацій.

У вузькому розумінні слова, комунікація - це обмін інформацією між двома й більшою кількістю людей. Тобто основним матеріалом є інформація.

Мескон, Альберт і Хедоурі наголошують, що комунікації виникають між:

· організацією та зовнішнім середовищем (споживачами, державою і т.д.);

· підрозділами та працівниками підприємство (між різними рівнями управління, керівниками й підлеглими, неформальними організаціями тощо). [2]

З огляду на спрямованість потоків інформації розрізняють такі комунікації:

ь згори донизу (від вищої інстанції до нижчої, від керівника до підлеглого);

ь знизу доверху (від підлеглих до керівників);

ь горизонтальні (між членами трудового колективу, які займають рівноправні посади).

Основними елементами комунікації є: джерело інформації, передавач, приймальник, отримувач. Весь шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікації. Канали можуть бути формальні (офіційні) й неформальні (неофіційні). Формальні встановлюються адміністративно і зв'язують працівників як вертикальними, так і горизонтальними щаблями керування. До неформальних каналів комунікацій належать ті, що не збігаються з офіційно встановленими. Для ефективного функціонування виробничих колективів необхідно, щоб в організації діяли як формальні, так і неформальні комунікації, які мають бути збалансованими. Якщо організація володітиме лише системою формальних комунікацій, то процес проходження інформації буде бюрократизуватися. Якщо домінуватиме система неформальних комунікацій, то це призведе до поширення чуток, які заважатимуть нормальній діяльності.

Соціалізація людей відбувається у процесі соціальних комунікацій. Вона допомагає людям координувати складну групову діяльність. Комунікація включає в себе вербальні і невербальні процеси, за допомогою яких людина надсилає і отримує послання.

Вербальна комунікація - це спілкування людей за допомогою мови. Мова дозволила людині, єдиному зі всіх біологічних видів, переступити межі біологічної еволюції, яка здійснюється лише завдяки генам, а культурна, соціальна - завдяки вербальній передачі інформації. [4]

Ринкова економіка не може існувати без розвинутої інформаційної інфраструктури та інформатизації бізнесу. При цьому важливу роль відіграють такі фактори, як інформація та комунікації. Управлінська діяльність ґрунтується на певній інформації, її можна відобразити у вигляді цілісної системи інформаційних взаємодій персоналу фірми.

Сутність управлінської інформації полягає в забезпеченні інтегрованої системи звітності, що дає кожному рівневі управління "потрібну" інформацію в "потрібний" час.

На сьогодні інформація розглядається як один із найважливіших ресурсів розвитку суспільства разом з матеріальними, енергетичними і людськими.

Інформація, як сукупність потрібних відомостей і даних для успішного здійснення аналізу, контролю, прийняття й організації виконання управлінських рішень, е невід'ємною складовою ефективного управління організаційно-економічними процесами загалом і підприємницькою діяльністю зокрема.

Управлінська робота в основному інтелектуальна. Щоб організація могла чітко працювати, керівник має зробити низку правильних виборів із серії альтернативних можливостей. Вибір однієї з альтернатив - це рішення. Отже, прийняття рішення - вибір того, як і що планувати, організовувати, мотивувати, контролювати (функції управління).

Ефективність роботи менеджера залежить як від його вміння працювати з людьми, так і від того, як він працює з інформацією. Основною вимогою для прийняття ефективного об'єктивного рішення або навіть розуміння масштабів проблеми є наявність точної інформації. Єдиним способом отримання такої інформації вважається комунікація. Комунікації визначають як способи, за допомогою яких між людьми виникають зв'язки.

2. Застосування комунікацій в суспільстві і бізнесі

Оскільки організація - структурований тип відносин між людьми, вона значною мірою залежить від якості комунікацій та забезпечення ефективного функціонування. Якщо комунікації не будуть ефективними, люди не зможуть домовитися про загальну мету, що становить передумову функціонування організації. комунікація інформація бізнес

Інформація в процесі комунікації передається не лише з метою прийняття розумних рішень, а й для того, щоб вони могли виконуватись. Звичайно, якщо керівництво надає підлеглим інформацію щодо обґрунтування своїх рішень, це значно збільшує шанси їх успішного виконання. Доти, доки працівники не зрозуміють, яку винагороду їм запропонує організація за якісно виконану роботу, вони не можуть на неї добре працювати.

Комунікація також важлива і для функції контролю. Керівники потребують інформації стосовно того, що було виконано, аби правильно оцінити, чи досягнули цілей організації. [3]

Розрізняють два основних канали інформаційного забезпечення керівників:

1) формалізований (по ньому рухається регламентована за формою, змістом і часом інформація з достатнім ступенем достовірності);

2) стихійний (керівникам некеровано надходить величезна кількість найрізноманітніших повідомлень, що не завжди об'єктивно відображають справжній стан речей, телефонні дзвінки, усні звертання або відповіді, службові записки, інформація багаточисленних нарад).

До найважливіших принципів сучасних інформаційних систем належать:

- принцип повноти інформаційного забезпечення керівника;

- будь-яка інформаційна система повинна мати властивість адаптуватися до стилю і методів, які застосовує конкретний керівник;

- математичне забезпечення інформаційної системи має передбачати можливість агрегування інформації за рівнями управління і давати змогу керівникам верхніх рівнів користуватися інформацією нижчих рівнів;

- інформаційні системи повинні будуватися з урахуванням забезпечення максимальних зручностей і можливостей для безпосередніх користувачів;

- принцип безпосередньої участі керівників усіх рівнів ієрархічної структури управління під час створення інформаційної системи;

- принцип створення в будь-якій обстановці інформаційної незалежності керівників різних рівнів;

- принцип інформаційної рівноправності. [6]

Передача інформації від однієї особи до іншої здійснюється за допомогою жестів, мови, приборів або в письмовій формі (їх називають засобами комунікації). Через засоби комунікації інформація передається особам, які приймають рішення, а рішення - їх виконавцям. Без комунікацій не може бути організації, оскільки без них неможливо забезпечити координацію діяльності людей.

Створення ефективних комунікацій як усередині, так і за межами організації досягається шляхом добре організованого комунікаційного процесу.

Комунікаційний процес визначають як обмін інформацією між двома чи більше людьми. Основна мета такого процесу полягає в забезпеченні розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.

У комунікаційному процесі вирізняють чотири базових елементи:

1) відправник - особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію та передає її;

2) повідомлення - інформація, закодована за допомогою символів;

3) канал - засіб передачі інформації;

4) одержувач - особа, котрій призначено інформацію й яка інтерпретує її.

Під час обміну інформацією завданням відправника та одержувача: є складання повідомлення та використання каналу зв'язку для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і підтримали вихідну ідею.

Розрізняють такі етапи процесу комунікації:

- зародження ідеї;

- кодування і вибір каналу;

- передача;

- декодування. [5]

Детальніше розглянемо ці етапи.

1. Перший етап комунікацій починається з формування ідеї або відбирання інформації. Відправник вирішує, яка ідея або повідомлення буде предметом обміну. На жаль, більшість спроб обміну інформацією зриваються на цьому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї. У такому разі варто дотримуватись правила: "не розпочинай говорити, не почавши думати".

2. На другому - відправник має за допомогою символів закодувати ідею в повідомлення; обрати канал, сумісний з типом символів, які він використовував для кодування. До загальновідомих каналів належать: передача мови, письмових матеріалів, електронні засоби зв'язку (комп'ютерні мережі, електронна пошта, відеострічки та ін.).

3. На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення одержувачу.

4. На четвертому - одержувач повідомлення декодує його. Декодування - це переведення символів відправника в думки одержувача. Обмін інформацією вважають ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, виконав дії, які чекав від нього відправник.

Важливу роль у комунікаціях відіграє зворотний зв'язок. За наявності такого зв'язку відправник і одержувач обмінюються комунікаційними ролями. Зворотний зв'язок необхідний, щоб з'ясувати, в якій мірі повідомлення було сприйняте і зрозуміле. Менеджер, котрий не налагодить зворотного зв'язку для отримання інформації, однак виявить, що ефективність його управлінських дій різко зменшилася.

У комунікаціях існує шум, який може змінити зміст інформації.

Шум - це будь-який додатковий сигнал, не передбачений джерелом інформації, він створює помилки в передачі. Сюди належать стенографічні помилки, помилки друкарок, помилки телетайпа, комп'ютера, неправильне тлумачення слів та ін.

В усній мові джерелом інформації є мозок, передавачем - голосові зв'язки, комунікаційним каналом - повітря, одержувачем - вухо слухача, користувачем - його мозок. Шум - це побічні звуки, що ускладнюють сприйняття повідомлення. Певні шуми є завжди, тому на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається деяке спотворення її змісту. Високий рівень шуму призводить до помітної втрати змісту і може повністю блокувати спробу встановлення інформаційного обміну.

Обмін інформацією охоплює різні частини організації.

Міркуючи про обмін інформацією в організації, звичайно думають про людей, які говорять в процесі особистого спілкування чи в групах на зборах, розмовляють по телефону або читають і складають записки, листи та звіти.

Ефективна комунікація всередині групи управління найважливіша, адже саме в межах цієї групи є багато ланок - складових каналу зв'язку між керівником і підлеглим.

Дослідження свідчать, що спотворення інформації під час передавання її від вищого керівництва до майстрів становить 70%.

Важливо, щоб кожен член групи управління завжди був обізнаний у подіях, які відбуваються. Більшість менеджерів не нормально реагують на атмосферу секретності, якщо від них приховують якусь інформацію (думають, якщо їм не хочуть розповідати про все, що відбувається, то чому вони мають з ними співпрацювати).Хоча на ці випадки припадає основна частина комунікацій в організації, вони є все проникаючим і складним процесом.

3. Методи комунікацій

Комунікації можуть відбуватися різними методами - письмово, усно, за допомогою невербальних сигналів (жестів, міміки тощо) та за допомогою різних каналів - бесіда віч-на-віч, по телефону, виступ на конференції, повідомлення листом чи електронними засобами зв'язку тощо. Кожен із методів та каналів має свої переваги і недоліки, що і обумовлює сфери їх використання.

Письмові комунікації - це передача інформації на паперових чи інших носіях (зокрема, магнітних, лазерних). Використовуються тоді, коли необхідно передати або зафіксувати і зберегти інформацію абсолютно точно. Найчастіше служать для складання планів та звітів, написання доповідей та публікації оголошень, інформування широкого загалу користувачів інформації, що знаходяться поза межами безпосередньої досяжності (довідники, рекламні проспекти, відомчі інформбюлетені та газети тощо). Перевагами їх є те, що вони дають можливість ґрунтовно підготувати повідомлення, привести його у відповідність до стандартних вимог (лаконічність, системність викладення, повнота, коректність) і зберігати інформацію протягом тривалого часу, даючи можливість за необхідності знову повертатись до неї, вивчати, доповнювати чи вносити інші необхідні корективи. В той же час письмові комунікації мають суттєві вади. По-перше, вони потребують ретельної підготовки і значних витрат часу для написання повідомлення, щоб викладена інформація сприймалася адресатом однозначно, саме так, як того хотів відправник. По-друге, зворотний зв'язок при таких комунікаціях уповільнений. Якщо у листі виявиться незрозуміла інформація чи помилка, то можна витратити кілька днів, щоб з'ясувати її і уточнити. [3]

Письмові комунікації в межах організації створюють систему її документообігу, призначення якого - впорядкувати і спростити процес збору, опрацювання, передачі і зберігання інформації. Документи, що мають стандартний вигляд, полегшують збір і систематизацію інформації, легко читаються і зручні для опрацювання. Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням та зберіганням називається діловодством.

До його функцій входять :

- попередній розгляд і облік документів;

- довідково-інформаційне обслуговування;

- контроль виконання;

- удосконалення (раціоналізація) документообігу;

- експедиційна обробка і транспортування документів.

Системи діловодства можуть бути централізованими, коли вся документація спрямовується у єдиний центр (наприклад, канцелярію); децентралізованими (документи надходять за призначенням у відповідні підрозділи) та змішаними. Більшість фірм має спеціальні служби, призначені для роботи з документацією - канцелярія та архів.

Усні комунікації - це спілкування за допомогою усного мовлення (бесіда із співрозмовником наодинці, наради, виступи перед аудиторією, телефонні розмови). Перевагою таких комунікацій є економія часу, швидше порозуміння, яке забезпечується завдяки використанню таких складових усного мовлення, як інтонація, гучність голосу та його емоційне забарвлення.

Усні комунікації є доречними у випадках, коли ситуація потребує швидкого прийняття рішень. Вони дозволяють забезпечити оперативний зворотний зв'язок, висловити та аргументувати незгоду або погодитись із пропозиціями співрозмовників. Це пояснюється не лише тим, що усна мова є майже миттєвим перетворенням думок у зрозумілі сигнали, але і тим, що при такій розмові можна уникати зайвих подробиць, особливо коли співрозмовники добре знайомі і зважають на специфіку мовлення один одного. Тут може мати місце "розуміння з напівслова", яке, до того ж, підкріплюється невербальними сигналами (невербальною комунікацією).

Невербальна комунікація - це надання певних (невербальних) сигналів (міміка, жести, вираз очей тощо), що свідчать про ставлення співрозмовників один до одного і до інформації, яка є предметом обміну. Вчені встановили, що 55% повідомлень сприймаються через вираз обличчя, пози, жести, 38% - через інтонації голосу і лише 7% - через слова. Невербальні сигнали ("мова тіла") можуть багато чого розповісти про внутрішній стан навіть незнайомої людини, не кажучи вже про ділових партнерів, колег чи просто співрозмовників. Вони посилюють сприйняття співрозмовником почутого, підтверджуючи його достовірність (у разі адекватних символів) або спростовуючи (коли невербальні знаки вказують на обман). Вміле їх використання дозволяє краще розуміти людей, вести переговори, вирішувати конфлікти, виступати перед аудиторією, викликати довіру людей.

Методи комунікацій можуть поєднуватися між собою, що підвищує їх результативність. Крім одночасного використання вербальних і невербальних комунікативних елементів у процесі спілкування, можна вказати і на широке поєднання усної передачі інформації із паралельною ілюстрацією сказаного за допомогою графіків, таблиць, діаграм та інших фіксованих зображень, які відносяться до форм письмової подачі інформації. Це значно полегшує її сприйняття, особливо якщо вона складна і потребує часу для осмислення.

Вибираючи метод комунікацій, слід зважати на певні обставини, які супроводжують процес обміну інформацією. Так, усні комунікації доцільно застосовувати там, де інформацію слід передати негайно і при цьому через зворотний зв'язок зразу ж отримати підтвердження у правильному розумінні надісланої інформації. Допомагають правильно осмислити інформацію невербальні сигнали, які здебільшого супроводжують усні комунікації, тому їх також слід враховувати. Письмові комунікації прийнятніші усних, коли йдеться про важливі деталі і коли сторонам необхідно зафіксувати інформацію. У деяких випадках слід поєднувати усні та письмові комунікації (про дату засідання можна сповістити, зателефонувавши, а потім надіслати письмове повідомлення, щоб адресат пам'ятав про нього).

Правильний вибір методів комунікації чи їх поєднання забезпечує ефективний обмін інформацією, а неправильний - ускладнює спілкування, призводить до непорозумінь, які навіть можуть спричини конфліктну ситуацію. Водночас слід зважати і на те, якими каналами доцільно скористатися при виборі того чи іншого методу комунікацій. Вибір каналу багато в чому визначається природою повідомлення, його обсягами, складністю в розумінні, стандартністю чи нестандартністю інформації тощо. Найзручніше класифікувати комунікативні канали за їх пропускною спроможністю. Пропускна спроможність каналу - це обсяг інформації, який може бути переданий через нього за одну комунікативну сесію.

На місткість комунікативних каналів впливають:

- здатність опрацьовувати декілька сигналів одночасно;

- можливість здійснення швидкого, двостороннього зворотного зв'язку;

- здатність забезпечення особистого підходу до комунікації.

Найбагатшим щодо цих можливостей є особисте спілкування, оскільки воно гарантує пряму взаємодію, передачу багатьох інформаційних сигналів, миттєвий зворотний зв'язок і особистий підхід. Тому багато керівників надають перевагу особистому спілкуванні у ділових зустрічах, особливо щодо важливих питань. Обмін думками тут відбувається не лише на вербальному рівні, але і на емоційному, підсвідомому, що дозволяє глибше і точніше осмислити ситуацію.

Спілкування по телефону чи за допомогою електронних засобів зв'язку прискорює обмін інформацією, але у цьому разі відсутній особистий контакт, через що із комунікаційного процесу випадає "мова тіла". Саме тому досить популярними стають відеоконференції.

Персональні письмові повідомлення - записки, листи, зауваження - теж можуть мати особистісну спрямованість, але при їх надсиланні відсутній швидкий зворотний зв'язок. Безособові комунікативні канали - звіти, бюлетені - мають найменшу пропускну спроможність і не забезпечують ніякого зворотного зв'язку. [5]

Отже, кожен комунікаційний канал має свої переваги і недоліки і, в залежності від обставин, може бути ефективним або ні.

Вибір каналу залежить від того, є повідомлення звичайним, рутинним, чи нестандартним, складним. Останні, як правило, є неоднозначними і можуть бути неправильно зрозумілі. Часто вони передаються у форс-мажорних обставинах, тому для цього випадку слід обирати найбільш місткі канали. Рутинні ж повідомлення містять у собі різні дані, або просто закріплюють у письмовій формі те, щодо чого уже досягнуто порозуміння і є усна домовленість. Такі повідомлення можуть передаватись і через менш місткі канали. Письмові комунікації доцільні і тоді, коли інформація є офіційною або коли учасники комунікації віддалені один від одного на значні відстані.

Висновок

Комунікація в сучосному суспільстві охоплює своїм впливом всі галузі соціальної дійсності і по-новому організовує суспільні відносини. Спостережуване на рубежі XX і XXI століть інтенсивний розвиток комунікаційних технологій значно полегшило виробництво і розповсюдження соціально значимої інформації і призвело до формування глобального інформаційного простору, в який виявилися, залучені цілі співтовариства, політичні, економічні, релігійні та культурні інституції. Сучасні технічні засоби комунікації, передаючи невідомі раніше обсяги інформації мільйонам людей, справляють істотний вплив на сфери їхньої праці, побуту, дозвілля, політичного життя, диктують їм зразки поведінки, відображають і формують громадську думку.

Сьогодні суспільство досить чітко усвідомлює, що сучасні засоби масової комунікації, або СМК, є могутньою і впливовою силою. Саме тому фахівці різних областей знання - філософи, соціологи, політологи, юристи, психологи, представники технічних наук все частіше обговорюють не тільки реальні можливості, а й "право" цих коштів на масове інформаційний вплив.

Феномен комунікації, що є об'єктом вивчення різних наук, може бути досліджений в соціально - філософському плані. Такий підхід визначається реальною роллю комунікації в сучасному суспільстві, яка виступає фактором функціонування різних його сфер і структур, їх взаємозв'язку. На сучасному етапі суспільного розвитку, коли домінуючу роль відіграють процеси інформатизації, істотно змінюється характер комунікативних процесів, засоби комунікації, темпи передачі інформації, ареал її впливу.

Список використаної літератури

1. Закон "Про рекламу" від 3 липня 1996 року №270/96-ВР. // В редакції Закону №1121-IV від 11.07.2003, ВВР, 2004, №8, ст. 62.

2. Лук'янець Т.І. Маркетингова політика комунікацій. - К.: КНЕУ, 2010. - 380 с.

3. Примак Т.О. Маркетингові комунікації як механізм регулювання відносин на споживчому ринку в Україні // Формування ринкових відносин в Україні. Збірник наукових праць НДЕІ

4. Різун В.В.Природа й структура комунікативного процесу (лекція друга). - К.: Київ. нац. ун-т ім. Т. Шевченка, 2009.

5. Сучасні технології та засоби маніпулювання свідомістю, ведення інформаційних війн і спеціальних інформаційних операцій: Навч. посіб. / В.М. Петрик, В.В. Остроухов, О.А. Шток. - К.: Росава, 2011.

6. Фінклекр Ю.Е. Масмедіа та влада: технологія взаємин. - Львів: АзАрт, 2013.

Размещено на Allbest.ru