Роль выставочных мероприятий в деятельности турфирмы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Характеристика выставочных мероприятий, их роль в системе маркетинговых коммуникаций

2.Организация участия туристской фирмы в работе выставки

3. Процесс участия ООО «Манго» в выставке

Заключение

Список литературы



Введение

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что в условиях современной экономики одним из наиболее важных ресурсов, обеспечивающих туристическому агентству устойчивые конкурентные позиции на рынке, является информация. Ни одно турагентство не может эффективно работать в условиях ее недостаточности и неполноты. В то же время современный уровень развития технологий вызвал значительное увеличение информационных потоков и усложнение процесса принятия решений в результате больших объемов входящих данных.

Таким образом, актуальным в этом ключе становится вопрос разработки критериев отбора информации для обеспечения полноценной работы предприятия. Наиболее эффективно обозначенную проблему решает система маркетинговых коммуникаций, которая одновременно обеспечивает данными лиц, принимающих решения, в соответствии с заданными критериями и распространяет информацию о предприятии во внешней среде.

На современном этапе экономических преобразований в Российской Федерации достаточно эффективным инструментом маркетинговых коммуникаций являются выставки. Кроме того, они помогают решить проблемы по продвижению отечественных технологий, товаров и услуг на внутреннем и внешнем рынках в условиях необходимости стимулирования положительных структурных изменений в пользу наукоемких и высокотехнологических производств. Выставочная деятельность имеют долгую историю: традиции проведения выставок-ярмарок уходят корнями в средние века. Но в настоящее время их потенциал используется недостаточно.

Основная проблема современного выставочного рынка России заключается в неправильном понимании содержания выставочного продукта: для большинства участников выставочной деятельности его основой является не удовлетворение потребности в коммуникации, а выставочная площадь. Именно это не позволяет организаторам выставок в полной мере удовлетворить потребности своих экспонентов. Участники, изначально приобретая не способствующий достижению поставленных цели и задач продукт, испытывают разочарование в выставках как инструменте маркетинговых коммуникаций. Ежегодно в России проводится более 2000 выставок, из которых предприятию необходимо выбрать те, участие в которых даст наибольший эффект.

Практика показывает, что определенной проблемой для многих экспонентов является недостаточная подготовка к выставке, при которой, зачастую, пропускаются многие важные этапы, в частности этап отбора. Это не позволяет предприятиям-экспонентам рационально использовать возможности выставки как инструмента маркетинговых коммуникаций. Именно поэтому важнейшей задачей сегодня является разработка научно обоснованных подходов к обеспечению процесса выставочной деятельности конкретного предприятия-экспонента. Все это обусловило актуальность выбранной темы.

Состояние изученности проблемы. Теоретические и методологические основы изучения проблемы маркетинговых коммуникаций изложены в работах ведущих отечественных и зарубежных ученых: Багиева Г.Л., Барнетта Дж., Мориарти С., Дракера П., Крылова И., Ламбена Ж.-Ж., Маттссо-на Л.-Г., Мильнера Б.З., Моисеевой Н.К., Юлдашевой О.У. и др. Различные аспекты проблемы организации, управления, повышения эффективности выставочной деятельности широко освещены в трудах российских и зарубежных исследователей Критсотакиса Я.Г., Филоненко И.К., Александровой Н.В., Сорокиной Е.В., Беляновского А.С., Стерховой С.А., Шкардун В.Д., Гусева Э.Б., Прокудина В.А., Салащенко А.Г., Стровского Л.Е., Петелина В.Г., Ренард А.Э., Никитенко В. А., Кузнецовой О.А. и др. Теоретические основы рынка, рассмотренные в рамках исследования, изложены в работах Радаева В.В., Норда Д., Коуза Р., Сторчевого М.А., Ходсона Дж., Тамбовцева В.Л. и др.

Анализ работ зарубежных и отечественных исследователей в области выставочной деятельности показал, что ряд проблем до настоящего времени исследован недостаточно. Так, в этих работах недостаточно полно разработан процесс выставочной деятельности турпредприятия: не представлена методика отбора выставок, позволяющая выбирать мероприятия, более всего соответствующие поставленным цели и задачам; недостаточно разработаны вопросы оценки эффективности участия персонала турагентств в выставочной деятельности и результативности экспонирования. выставка экспонирование маркетинговый коммуникация

Цель исследования - изучение многочисленных аспектов выставочной деятельности туристических фирм.

Для систематизации информации по данной теме уместно поставить для себя ряд задач, среди которых:

1. Определение роли выставочных мероприятий в системе маркетинговых коммуникаций.

2. Изучение процесса организации участия туристской фирмы в работе выставки.

3. Характеристика процесса участия ООО «Манго» в выставке.



1. Характеристика выставочных мероприятий

Выставочная деятельность позволяет использовать все возможные способы для захвата рынка и достижения оптимального результата деятельности фирмы.

Выставочная деятельность с одной стороны, громадный, яркий, эффектный спектакль и тяжелая, кропотливая, ежедневная работа - с другой. Эта работа включает сбор аналитической и статистической информации, подготовку необходимого оборудования и пр.

Выставки признаны одним из самых эффективных инструментов маркетинга, поскольку в них одновременно участвуют и специалисты, и производители, и потребители. Это дает возможность участникам параллельно решать проблемы сбыта, определять круг покупателей и партнеровhttp://www.mobys.ru/about/measures/print/news50.html - «Выставка с точки зрения PR» / сайт компании «Выставка эффективных решений MOBYS».

Выставки способны оказать существенную помощь и в формировании политики ценообразования, и в анализе продукта конкурента, и в разработке стратегии распространения продукции, и в совершенствовании самого туристского продукта. Выставочные мероприятия предоставляют туристскому предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации, получить экономический эффект от участия, который может выражаться как в расширении клиентской базы туристской фирмы, так и в количестве заключенных договоров с турагентствами и поставщиками туристских услуг.

Преимущество также состоит и в том, что туристское предприятие (экспонент) обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки в праздник при помощи, например, организации шоу-программ, викторин, лотерей.

В туристском бизнесе сегодня используются понятия, общие для всей выставочной деятельности, такие как «выставка», «ярмарка», «биржа» и т.п. Но в настоящее время термины «выставка» и «ярмарка» приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова-синонимы. Несмотря на такие схожие черты, как адресованность определенному рынку, ограниченная продолжительность, периодическое проведение в конкретных местах, эти понятия в туристической сфере несколько различны.

В мире проводится достаточно много выставочных мероприятий, так или иначе связанных с туризмом. При этом все выставки условно можно разделить на несколько видов:

- отраслевые - строго по направлению деятельности. Это прежде всего специализированные туристские выставки, ярмарки, биржи.

- косвенные - т.е. относящиеся к другой отрасли, но предполагающие раздел по туристской деятельности;

- общие, когда на выставке определяется общий уровень развития направлений по нескольким отраслям сразу.

Степень заинтересованности в туристском продукте наиболее высока на специализированных выставках. Это могут быть как выставки, направленные на продвижение определенного регионального турпродукта, так и выставки для въездных туроператоров, которые проводятся по месту нахождения основного потребителя.

Особо выделяются международные туристские биржи и ярмарки. Это выставочные мероприятия, на которых наряду с рекламой туризма проводится активная работа по установлению контактов и заключению сделок между производителями туристских услуг (гостиницами, транспортными предприятиями) и их продавцами (туристскими фирмами) Джанджугазова Е. А. Маркетинг в индустрии гостеприимства. - М.: Издательский центр «Академия», 2011, с. 76..

Каждая выставка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать в выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка - важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.

Ценность исследований на выставках состоит в том, что они:

- дают возможность получить большой объем данных быстрее и дешевле, нежели в обычных условиях;

- позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременный массовый сбор данных;

- позволяют отслеживать динамику различных показателей, а число таких трендов может быть достаточно велико, поскольку проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике;

- позволяют определить новые тенденции в развитии рынка, выявить образовавшиеся ниши и сосредоточить внимание на изучении тех сегментов, которые представляются самыми перспективными Дурович А.П. Реклама в туризме. - М.: Новое знание, 2011, с. 74.

Таким образом, участники выставки образуют вполне конкретное сообщество и обладают огромным объемом самой разнообразной и надежной маркетинговой информации.

2. Организация участия туристической фирмы в работе выставки

Для того чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристская фирма должна тщательно спланировать свою работу.

Участвуя в выставке, турфирме необходимо чётко определить цели такого участия и правильно выбрать выставку. Чтобы участие было эффективным предварительно турпредприятию необходимо ответить на следующие вопросы:

какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству,

какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участия туристской фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке.

2. Определение целей участия фирмы в работе выставки.

3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.

4. Подготовительно-организационный период.

5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке.

6. Работа в ходе функционирования выставки.

7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристской фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности; выставка является местом демонстрации передового опыта, поэтому здесь не место фирме, предлагающей устаревшие туристские продукты невысокого качества. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристское предприятие.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:

> время и место проведения выставки;

> авторитет выставки;

> численный и качественный состав участников и посетителей;

> уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

> возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

> условия участия в выставке;

> разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

> окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М.: «Ось-89», 2012, с. 78..

В течении подготовительно-организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

> разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

> составление перечня выставляемых продуктов;

> отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стенднстов, переводчиков);

> разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

> выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

> определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

> подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

> разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

> заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

> окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

> разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.;

> генеральную компоновку экспозиции фирмы -- распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап -- работа в ходе ее функционирования. Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Во время работы выставки руководитель должен наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

Кроме того, руководитель туристской фирмы может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. Контакт посетителей и специалистов с экспозицией фирмы очень непродолжителен, исходя из этого проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

> провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

> обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;

> заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

> обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

> организационные;

> коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

> удачно ли было выбрано место для стенда?

> была ли удачной планировка стенда? соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

> какие неудобства вы испытывали во время работы?

> что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

> без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д. http://www.interform.ru/decoration.asp - «Оформление выставочных стендов» / сайт выставочной компании «Интерформ»

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам -- сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов на работу стендист необходимо уделить внимание на:

> умения и желания общаться с людьми,

> выносливость,

> привлекательную внешность

> профессиональную компетентность,

> психологические навыки,

> хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие -- языка страны проведения выставки).

Для стендиста важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию размещённые в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.).

В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или наоборот.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров http://www.mobys.ru/about/measures/print/news50.html - «Выставка с точки зрения PR» / сайт компании «Выставка эффективных решений MOBYS».

3. Процесс участия ООО «Манго» в выставке

ООО «Манго» организовывает отдых и путешествия по направлениям: Турция, Таиланд, Камбоджа, Лаос, Вьетнам, Филиппины, Индонезия, Китай, Египет, Мальдивы, Сейшелы, Куба, Доминикана, Мексика, а также по другим направлениям с вылетом из разных регионов России.

Турагентство МАНГО предлагает:

- Индивидуальные и групповые туры,

- Увлекательные морские круизы,

- Познавательные автобусные туры по Европе,

- Санатории России,

- Услуги Визового центра,

- Незабываемые свадебные туры,

- Экстрим-Туризм, охота, рыбалка,

- Этнотуризм.

От удачно спланированной рекламной кампании зависит успех любого бизнеса, а туристического - в особенности. Поэтому практически все турфирмы занимаются рекламой и информированием потребителей о предлагаемом ими турпродукте с целью увеличения объема продаж.

Туристические ярмарки дают уникальный шанс представителям индустрии туризма со всего мира встретиться, наладить контакты, провести переговоры, заключить сделки. Участие в ярмарке дает возможность поддерживать высокую конкурентоспособность фирмы и узнать о последних событиях отрасли. В региональных ярмарках принимают участие покупатели и продавцы со всего края.

Для того, чтобы сделать участие в ярмарке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристическая фирма должна тщательно спланировать свою работу. Процесс организации ярмарки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий.

Именно на руководителе туристической фирмы лежит ответственность за принятие решения об участии в той или иной туристской ярмарке.

В идеале организацией и подготовкой к ярмарке должен заниматься менеджер по маркетингу и рекламе опираясь на цели управления турфирмы. В ООО «Манго» же процесс часто пущен на самотек и организация начинается в последний момент. Это связано с высокой загрузкой директора и недостатком опыта в организации выставочных мероприятий. В итоге эффект от участия в ярмарке недостаточно высок, при этом руководство ООО «Манго» видит в этом большой потенциал и в целом готово к внедрению изменений.

Чтобы участие было эффективным, предварительно необходимо ответить на следующие вопросы:

- какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству,

- какого клиента, и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участия туристической фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1) принятие принципиального решения об участии в ярмарке;

2) определение целей участия фирмы в работе ярмарки;

3) выбор конкретной выставки/ярмарки, в работе которой будет участвовать фирма;

4) подготовительно-организационный период;

5) разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в ярмарке;

6) работа в ходе проведения ярмарки;

7) подведение итогов участия фирмы в работе ярмарки после ее окончания.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристической фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности. В то же время участие в работе ярмарки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристическое предприятие. Между тем специальные приемы партизанского маркетинга, яркие неординарные «фишки» могут существенно сократить бюджет участия в ярмарке, при этом увеличив эффект.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристического предприятия, среди которых:

- представление туристической фирмы и ее продуктов;

- изучение рынков сбыта;

- поиск новых рынков;

- расширение числа клиентов;

- внедрение нового туристского продукта на рынок;

- определение возможного спроса на новый продукт;

- поиск новых деловых партнеров;

- изучение предложения конкурентов;

- позиционирование своих продуктов относительно тур-продуктов конкурентов;

- формирование благоприятного имиджа туристической фирмы;

- непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной ярмарки, в работе которой будет участвовать ООО «Манго». Как мы уже отмечали, ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своем выборе позволяет оценка таких аспектов, как:

- время и место проведения выставки;

- авторитет выставки;

- численный и качественный состав участников и посетителей;

- уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

- возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

- условия участия в выставке;

- кто организатор, как давно он занимается данным видом бизнеса;

- разработка чернового варианта сметы участия фирмы в ярмарке/выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

Изучив все эти аспекты, необходимо получить ответ на вопрос: «Участие в какой из выставок даст наибольший эффект в достижении целей, стоящих перед данной туристической фирмой».

Принятие решения об участии или неучастии в выставке обычно принимает директор ООО «Манго». Для этого он анализирует информацию по всем планируемым в течение года ярмаркам, срокам их проведения, объемам, территориальном расположении. Далее он, опираясь на личный опыт, оценивает класс выставки, ее значении для ООО «Манго» и степень необходимости участия в ней. Эти действия по составлению (получению) общего плана выставок можно являются первым шагом на пути подготовки к конкретной выставке.

В идеале сбор необходимых данных должен осуществляться специалистом, отвечающим за маркетинговую и выставочную деятельности турфирмы. После обобщения данные должны передаваться руководителю с сопровождающим материалом и комментариями, выражающими те или иные пожелания, с учетом возможных «+» и «-». Насколько опытный специалист отвечает за подготовку и сбор информации, настолько серьезно будет принято во внимание руководителем турфирмы мнение.

Далее, обычно в последний момент, директор ООО «Манго» информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. После этого за неделю до открытия ярмарке директор и весь персонал ООО «Манго» начинает активно искать возможности организации работы стенда. При этом частично срывается рабочий процесс и участие получается недостаточно эффективным.

Между тем специалист отвечающий за организацию и участие в ярмарке должен подать заявку в орг.комитет заранее. Это часто дает возможность получить лучшее место с наибольшей скидкой. Параллельно должен решаться ряд организационных вопросов, таких как:

- разработка концепции и объема участия фирмы в работе ярмарки;

- составление перечня выставляемых туристских продуктов;

- отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);

- разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

- выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

- определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

- подбор и изготовление рекламных и информационных материалов (информационных листков, плакатов, буклетов, проспектов, сувениров, прайс-листов);

- разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

- заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы: страна, адрес/телефон, номер расчетного счета. Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. По получении заявки в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг фирма выбирает то, что считает необходимым, и указывает количество. Так, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы у специализированных агентств и лишь привозят их на выставку.

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке.

После завершения выставки должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке. Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

- организационные;

- коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

- удачно ли было выбрано место для стенда;

- была ли удачной планировка стенда? соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам;

- какие неудобства имели место во время работы;

- что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования;

- без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись.

Коммерческие итоги - это объективные показатели: количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы, потенциальных клиентов, и как следствие - объем заключенных контрактов со старыми и новыми клиентами; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, пути и средства их решения, уроки на будущее. Целесообразно после завершения выставки проанализировать ценовую политику конкурентов, оценить свои возможности по снижению цены на отдельные виды турпродукта. Полезно составление обзора по всем ярмаркам, в которых участвовала турфирма, с учетом видов затрат (на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала и т.п.). Имея такую информацию, легко установить, изменилась ли стоимость того или иного рода услуг от ярмарки к ярмарке.

Можно сделать вывод о том, что ситуация с организацией и участием в ярмарках в ООО «Манго» является критической, данная деятельность часто является хаотичной и непродуманной. Директор ООО «Манго» подтверждает наличие данной проблемы и согласен, что ее необходимо решать.

Организация участия ООО «Манго» в «Тур-ЭКСПО -2013»

Площадь экспозиции составила 2500 кв. м. За 3 дня выставку посетили 15 800 человек (одновременно с выставками «Мир спорта. Охота. Рыбалка» и «Сибирский форум гостеприимства. HoReCa»), из них 35 % специалистов отрасли.

В программе выставки прошли:

- туристический нон-стоп;

- конкурс «Золотые кадры туристической компании» (партнеры конкурса - Pegas Turistik, Coral Travel)

- специализированные семинары и бизнес-тренинги для представителей туристического бизнеса (бизнес-тренер - Александр Преображенский, г. Москва).

В завершение выставки состоялся розыгрыш среди посетителей путевки в Турцию на 10 дней и ночей на двоих от туроператора Pegas Turistik и поездки Мальту на 2 недели с проживанием в апартаментах и обучением английскому языку в Chamber College от центра туризма и обучения «Cпутник».

В ООО «Манго» решение о участии в данной выставке было приняло еще в 2012 г., т.к. компания участвует в данном мероприятии каждый год. При этом заявка на участие была подана только в марте 2013 г., а полиграфические материалы и стенд начали готовить только в последних числах марта. Это привело к тому, что все материалы разрабатывались и изготавливались в авральном режиме и по завышенной стоимости. В марте все лучшие места для стендов уже разобраны, поэтому пришлось выбирать из того, что осталось. Каталог выставки к тому времени уже был отдан в печать, следовательно ООО «Манго» в него не попало.

В таблице 2 представлены затраты ООО «Манго» на участие в выставке.

Таблица 1

Затраты на участие в выставке

Наименование	Количество	Стоимость, руб.
Заявка, аренда	6 м2	18 000
Печать баннера для стенда	5 м2	2600
Печать полиграфической продукции всего, в том числе:		4900
Плакаты на стенд	4	1200
Визитки	1000	700
Буклеты, 2 вида	1000	3200
Итого:		25700

Эффективность участия в выставке никак не оценивалось, но менеджеры компании нашли интересные предложения по региональному и зарубежному туризму. Дальнейшие партнерские отношения с данными представителями не сложились, т.к. не было предпринято действий по налаживанию контактов, заключению договоров и дальнейшего представления новых направлений клиентам турагентства ООО «Манго».

Выводы, которые можно сделать по результатам участия в выставке:

- ООО «Манго» необходимо систематизировать свою выставочную деятельность;

- необходим человек, который будет ответственен за организацию выставок-ярмарок;

- все контакты, состоявшиеся на выставке должны быть зарегистрированы на специальном бланке и в дальнейшем отработаны;

- необходимо разработать инструмент оценки эффективности участия в выставках.



Заключение

Реклама на выставках и ярмарках является одним из самых действенных «маркетинговых активов» предприятия и зачастую намного опережает другие элементы комплекса продвижения товаров - рекламу в СМИ, почтовые рассылки и пр. Поэтому очень важно правильно подойти к планированию и проведению рекламных мероприятий на выставках, чтобы сделать участие в выставке максимально эффективным средством маркетинговых коммуникаций.

Еще на подготовительном этапе большое значение придается рекламе участия фирмы в выставке, которая предусматривает включение фирмы в каталог выставки, публикации в печатных изданиях, рассылку информационных писем и приглашений.

Одним из основных факторов в планах по стимулированию сбыта является сооружение выставочного стенда, которое, как презентационное место экспонента, наиболее полно отражает его рекламную и имиджевую политику на ближайшее время. В ходе работы были рассмотрены различные варианты конструкции стендов и другого оборудования, приведены рекомендации по наиболее успешному оформлению выставочного места фирмы, созданные на основе мнений различных авторов и опыта компаний, занимающихся рекламной и выставочной деятельностью.

Как и в целом, в туризме, особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности компании принадлежит сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы, или стендистам. В этой главе были рассмотрены технологии отбора и подготовки персонала, который будет представлять фирму на выставке, а также значение роли руководства фирмы во время проведения мероприятий.

Участие в ярмарке или выставке в значительной степени отличается от работы в офисе. Персонал постоянно находится на виду у посетителей экспозиции, потенциальных клиентов, конкурентов, своих коллег, руководства предприятия, и малейшая ошибка может привести к нежелательным последствиям, что часто провоцирует стрессы. Поэтому особое внимание автором уделено вопросам общения и установления контактов с посетителями на выставке, которые могут в дальнейшем стать постоянными клиентами фирмы или деловыми партнерами.

И, наконец, хотя не существует универсального метода измерения результата, важно определить степень достижения каждой цели участия в выставочном мероприятии в отдельности. Подведение организационных и коммерческих итогов позволяет сделать определенные выводы в отношении эффективности участия в выставке. Анализ мнений специалистов в сфере труизма, представителей различных компаний показал, что в настоящее время выставочные мероприятия являются важным способом решения рекламно-имиджевых задач. Поэтому в долгосрочной перспективе неучастие в отраслевых выставках часто обходится дороже, чем затраты на участие.

Таким образом, в данной курсовой работе был произведен обзор всех этапов участия туристического предприятия в выставках и ярмарках, от выбора мероприятия до подведения итогов участия.

Необходимо отметить, что в данной работе основной упор делался на организационный, управленческий аспект подготовки и проведения рекламных мероприятий на выставке. В дальнейшем возможно рассмотрение этой темы с других сторон, например, более углубленное изучение формирования имиджа туристского предприятия или рекламной кампании национальных и региональных туристских продуктов на выставках, что также очень актуально в связи с повсеместным расширением выставочной деятельности, в том числе международной.



Список литературы

1. Джанджугазова Е. А. Маркетинг в индустрии гостеприимства. М.: Издательский центр «Академия», 2011.

2. Дурович А.П. Реклама в туризме. М.: Новое знание, 2011.

3. Квартальнов В.А. Туризм. М.: Финансы и статистика, 2012.

4. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М.: «Ось-89», 2012.

5. http://www.interform.ru/decoration.asp - «Оформление выставочных стендов» / сайт выставочной компании «Интерформ».

6. http://www.mobys.ru/about/measures/print/news50.html - «Выставка с точки зрения PR» / сайт компании «Выставка эффективных решений MOBYS».

Размещено на Allbest.ru

...