Підготовка та оформлення заявки на участь у виставці

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Київський університет туризму, економіки і права

Реферат

на тему: "Підготовка та оформлення заявки на участь у виставці"

Виконала Шевчук Анастасія Миколаївна

Київ. 2016

Виставки - ефективний ресурс для організації і проведення соціокультурних і маркетингових досліджень, оскільки вони дають зацікавленим організаціям велику прикладну інформацію. Кожна виставка є своєрідним зрізом цілком конкретної ринкової ситуації, вона дає можливість не тільки здійснювати пошук відповідних ринків, а й брати участь виході на ці ринки за допомогою найбільш ефективних способів. Кожна виставка - важлива і, що є цінним, ємна в плані матеріальних витрат частина маркетингового плану будь-якої організації, яка бере в ній участь у ролі експонента, відвідувача або, тим більше, організатора.

Цінність досліджень на виставках полягає атом, що вони, з одного боку,:

* дають можливість одержати багатий обсяг даних швидко дешевше, ніж у звичайних умовах,

* дозволяють досягти поглибленого розуміння ринкової ситуації, не орієнтуючись на витратний і довготривалі масовий збір даних

* оскільки багато виставок проводяться з визначеною періодичністю і по конкретній тематиці, вони дозволяють відслідковувати динаміку різних показників, а число так трендів може досягати значної величини;

* дослідження на виставках дозволяють визначити нові тенденції у розвитку ринку, виявити утворилися лакуни і зосередити увагу на вивченні тих сегментів, які видаються найбільш перспективними. Учасники виставки утворюють цілком конкретне співтовариство і мають величезний обсяг найрізноманітнішої і надійної маркетингової інформації;

Підготовка та оформлення заявки на участь у виставці

При підготовці до виставки, складання плану діяльності просто необхідно. Тут вказуються всі основні деталі щодо майбутній виставки, це свого роду кістяк подальших дій. У плані діяльності детально розписуються мети участі у виставці, місце, терміни і час її проведення, відповідальні особи за оформлення стенду, за організацію й ув'язування всіх дрібниць (конкретно - хто/що), за доставку матеріалів на стенд. Також дається коротка інформація про інших фірмах учасників (доларах/конкурентів), специфіку виставці і характеру її проведення. На закінчення вказується мінімум паперів, що вимагають узгодження та підготовки, без яких вся робота буде безглуздою.

Запрошення, квитки, документи на машини, прес-релізи, рекламні проспекти, листівки, візитні картки.

В якості одного з додатків до плану дій додається докладний список речей і предметів, які будуть (повинні будуть) взяті на виставку. Наявність цього документа різко впорядковує зберігання та облік речей, гарантує своєчасне поповнення "стратегічних запасів "фірми на стенді (їжі, листівок), полегшує їх пошук, визначає відсутні предмети.

Іншим важливим документом є анкета для обліку (опитування) відвідувачів стенду. Для накопичення достовірної статистичної інформації, керівництво компанії має визначити перелік питань, що цікавлять і порядок їх проходження.

Крім вищезгаданих допоміжних документів існує особливе запрошення. Воно розсилається напряму (на фірми/особисто або direct mail)і є універсальним методом залучення можливих клієнтів.

Зазвичай до листа додається запрошення. Таким листом фірма-учасник запрошує людей, зайнятих в даній області на виставковий стенд для більш детального ознайомлення з пропонованим нею видом продукції.

Багато комп'ютерні та будівельні фірми використовують у своїй практиці такий спосіб запрошення фахівців, відомих осіб, бізнесменів.

За певний фіксований термін, не пізніше ніж за місяць до початку виставки заповнюється і надсилається на адресу оргкомітету 'ЗАЯВКА НА УЧАСТЬ У ВИСТАВЦІ '. У ній вказуються всі реквізити фірми (адреса/телефон/факс, номер розрахункового рахунку, і т.д) Суть заявки: - попередня реєстрація та бронювання виставкової площі. Лист-заявка підтверджує згоду фірми до положень даної виставки і правилами її проведення. Це у своєму роді договір між сторонами. Після отримання заявки, у відповідь надсилається підтвердження про реєстрацію фірми в каталозі учасників та виділення необхідної кількості місця при умови оплати. Оплата участі повинна бути здійснена протягом 5-10днів. Підтвердження гарантує отримання базового набору послуг.

Для отримання додаткових послуг, фірма вибирає те, що вважає необхідним і позначає кількість. Так, наприклад, найбільш поширеними додатковими послугами є: робоче місце, акредитація, публікація в каталозі, виготовлення вивіски і фірмової реклами, тиражування візиток, проспектів, послуги перекладачів та допоміжного персоналу. Безумовно, багато фірм вважають за краще виготовляти свої експозиційні матеріали "на стороні", у спеціалізованих агенцій і на виставку лише привозити їх. Це різко підвищує якість експозиції, наочно показує професіоналізм і індивідуальний підхід, але одночасно з цим і здорожує вартість стенду.

Буквально на все існує своя плата. З одного боку це зручно, тому як ви точно знаєте скільки і за що ви платите, з іншого, ви платите за все, і це збільшує вартість участі. Звичайною платою є:оренда (до 90% від загальної вартості участі, ціна на відкриту/закриту площу різна); реєстраційні збори за фірму або за представників (якщо виставка проводиться в іншому місті); вартість публікації в каталозі; вартість монтажу/демонтажу стенду. З сплаченої вами суми стягується ПДВ і спецналог.

На сьогоднішній день не існує законодавства регламенту є тарифи на ті чи інші види послуг виставкового бізнесу. Вони встановлюються фірмою-організатором виставки на свій розсуд (можуть сильно коливатися від виставки до виставки). В якості базових використовується інформація Німецьких та американських компаній.

При складанні договору треба ретельно розписувати кожен пункт. Якщо ви забули щось вказати, як мінімум ваш стенд не буде обладнаний згідно з вашими вимогами що може зашкодити іміджу фірми, а як максимум фірма може взагалі не потрапити на виставку.

Однією з важливих проблем для менеджера, відповідального за готовність до виставці є доставка і розміщення експозиційних матеріалів на стенді. Вам потрібно заздалегідь вказати що, коли і куди ви збираєтеся ввозити. Для доставки всіх необхідних виставкових матеріалів, обладнання на стенд, складається лист-заявка з проханням про видачу пропусків на автомашини і дозволу на провезення/вивезення вантажу. Цей лист повинен бути адресовано фірму-організатора (на ім'я директора) і містити докладний список предметів, що ввозяться. В інтересах фірми-учасника подбати про цю дрібницю, інакше в один прекрасний (і швидше за все дуже відповідальний)момент, ви можете виявити що ваші машини не пускають на територію виставки або кількість вивезених речей трохи менше ввозиться. Якщо у вас зараз немає власних відповідних транспортних засобів --договір із транспортною компанією - тимчасовий вихід з положення. Але часто ця дрібниця зовсім не береться до уваги і про неї згадують в останній момент.

Уточніть заздалегідь, протягом якого терміну до і після виставки вам можна ввозити/вивозити вантаж. Це дозволить вам уникнути непорозумінь і гарантує чіткий графік дій.

Інша сторона питання - монтаж і розташування експонатів на стенді.

Наперед продумайте експозицію, виходячи з розмірів стенда.

Чи правильно висвітлені фризи і плакати? Чи добре видно зразки і слайди? Чи надійно закріплені щити? Приваблива чи напис і кольорова гама в цілому? виставка маркетинговий соціокультурний

Існує кілька базових конструкцій стендів (боксів)пропонованих учасникам виставки. Звичайно це 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6розмірні конструкції. Основний критерій оцінки для вибору відповідно гостенду - ціна. І звичайно розмір експозиції. Компанія зі значним бюджетом може дозволити собі замовити трохи більший стенд ніж потрібно, однак для інших фірм варто подумати, чи потрібно їм це.

Замовлений стенд може просто виявитися "дуже великим" і експозиція закриє собою простір.

Для оформлення стенду рекомендується скористатися послугами професійного оформлювача або дизайнера для створення неповторної, єдиною атмосфери на стенді виражає дух, стиль, імідж фірми, що є символом впевненості, солідності, якості, спокою.

Карта виставки необхідна для оцінки положення стенду фірми щодо входу/виходу, основних проходів, стендів конкурентів.

Будучи наочним прикладом стенду на папері, дозволяє оцінити майбутню експозицію і представити місце розташування експонатів.

Висновки

Виставковий туризм належить до сфери послуг і є однією з найбільших і динамічних галузей економіки. Високі темпи його розвитку, великі обсяги валютних надходжень активно впливають на різні сектори економіки, що сприяє формуванню власної туристської індустрії.

Однак, місцева влада не мають в своєму розпорядженні сьогодні достатньої матеріально-технічною базою для організації виставкової та ярмаркової діяльності.

Це повною мірою відноситься і до сфери вітчизняного туризму, успішний розвиток якої можливо тільки на основі застосування відповідних принципів, методів і форм управління.

Ліцензування туристської виставкової діяльності органами виконавчої влади, в повній мірі не можуть контролювати даний вид діяльності, що призводить до появи на ринку туристичних послуг недобросовісних учасників, а отже і низький рівень даного виду послуг, і не мало важливим є те, що це веде до недоїмки зборів до бюджету, що в свою чергу призводить до браку виділених коштів на розвиток внутрішнього туризму в загальному обсязі фінансування з боку держави.

Виставковий туризм на сьогоднішній день має великі перспективи розвитку не тільки всередині країни, а й за її межами.

Список використаної літератури

1. Господарський Кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV

2. Готельний бізнес: Підручник для вузів, що навчаються за спеціальностями сервісу (230000) / С. Медлік, Х. Інграм; [пер. з англ. А.В. Павлов]. - М .: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 239 с.

3. Зубков А.А. Довідник працівника готельного господарства / А.А. Зубков, С.А. Чібісов. - М .: Вища. Шк., 1988

4. Каурова А.Д. Організація сфери туризму: Навчальний посібник, - СПб.: "Видавничий дім Герда", 2004. - 320 с.

5.Федорченко В.К., Мініч І. М. туристсько словник-довідник. - К ."Дніпро", 2000.

Размещено на Allbest.ru