PR-подразделение в органах государственного управления

Структурные связи Центра можно подразделить на три группы.

1. Вертикальные. Они реализуются внутри отдела, пронизывают Центр сверху донизу и охватывают всех работников. Это свойство вертикальных связей обеспечивает единство управления. Принципиальная схема таких связей внутри Центра «распоряжение - исполнение». В рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается в отделе с уровня на уровень. Она может перемещаться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах, методах выполнения и т.д. Коммуникации по восходящей выполняют оповещение «верха» о том, что делается в Центре. Так руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

2. Функциональные связи внутри Центра состоят в реализации одним сотрудником или одной внештатной группой ЦОС права участвовать в решении вопросов, составляющих функциональную обязанность других групп (сотрудников), или же в обязанности предоставлять другим группам (сотрудникам) информацию, согласовывать решения некоторых вопросов (см. схему).

3. Горизонтальные связи Центра выражены в отношениях между отдельными сотрудниками ЦОС, не находящимися в прямой подчиненности по отношению друг к другу или функциональной зависимости.

Таким образом, охватывая все процессы, происходящие внутри Центра, система структурных связей обеспечивает условия для реализации полномочий данного структурного подразделения Министерства юстиции РФ.

Схема 3. Функциональные связи между внештатными группами ЦОС

При этом надо отметить, что представленное здесь понятие структуры охватывает только внутренние связи в системе, внешние же связи не являются его характеристикой (анализ внешних связей будет предложен ниже). Однако, раскрывая это понятие, необходимо сделать акцент на том, что структура не является самодовлеющей величиной, что она ценна не сама по себе, а лишь постольку, поскольку обеспечивает надлежащие условия для эффективной реализации именно публичных внешних связей Центра. Социальная ценность структуры, которая связана со всеми сторонами деятельности Центра, определяется тем, что структура выступает необходимым средством осуществления его общественных функций, орудием эффективного решения поставленных перед ним задач. В свою очередь внутрисистемные связи Центра сформировали производные принципы деятельности, определяющие степень эффективности в сфере установления, поддержания и развития контактов с общественностью. К ним относятся:

- системность: деятельность работников ЦОС - не набор (не сумма) механически связанных друг с другом приемов, методов, процедур взаимодействия с общественностью, а именно система как организованная целостность;

- адекватность: речь идет о взаимном соотношении, взаимосоответствии целей, предмета и средств «паблик рилейшнз», о стратегической обусловленности и тактической, ситуативной целесообразности действий, о непротиворечивом соотношении избранных технологий;

- «гибкая технология»: поскольку вероятность изменений во взаимодействии с общественностью весьма высока, в самой структуре Центра должна быть формально заложена возможность технологической переналадки связей с общественностью (кадровый состав, организация и т.д.).

В содержание понятия структуры подразделения органа управления также входит состав должностей. Государственная должность является первичной организационно-структурной единицей государственного аппарата, заключающей в себе часть его I компетенции. Должность как исходная структурная единица включает четыре формальных элемента: точно обозначенное в штатном расписании служебное место, которое может занимать только одно лицо; обязанности по данной должности; полномочия и ответственность как совокупность поощрений и санкций, назначаемых служащему за его работу

Помимо руководящего состава (начальник ЦОС и его заместитель) в Центр общественных связей на данный момент входят еще 8 сотрудников: консультант, 2 главных специалиста, 3 ведущих специалиста, специалист II категории и специалист I категории. На основании решения руководства ЦОС о структуре, каждой должности соответствует ряд задач, которые рассматриваются в качестве необходимого вклада в достижение целей как Центра общественных связей, так и Министерства юстиции в целом. Распределение функций и обязанностей между структурными элементами (функциональными группами или отдельными сотрудниками) - один из важнейших принципов управления в ЦОС. Цели, задачи и функции, возложенные на Центр, распределяются между его структурными составляющими. Рациональное разделение труда выступает как необходимое условие оптимизации управленческого воздействия и в конечном итоге наиболее полного удовлетворения жизненно важных потребностей управляемого объекта в целом.

Центр общественных связей возглавляет начальник отдела. Он имеет довольно высокий ранг в структуре Минюста, поскольку назначается министром юстиции Российской Федерации и напрямую ему подчиняется. Он отвечает за деятельность системы ЦОС в целом, несет персональную ответственность за решение стоящих перед Центром задач и в связи с этим выполняет следующие функции:

- осуществляет общее (методическое и стратегическое) руководство деятельностью ЦОС;

- организует деятельность Центра и выполнение приказов, инструкций, указаний и других решений министра, решений коллегии Министерства, осуществляет контроль за их исполнением;

- принимает решения, направленные на реализацию функций Центра, обеспечивает их выполнение, контролирует работу сотрудников ЦОС;

- вносит на рассмотрение министра, коллегии Министерства наиболее важные вопросы, связанные с деятельностью Центра;

- организует взаимодействие с российскими и иностранными средствами массовой информации для полного и объективного освещения деятельности Министерства и органов юстиции страны;

- организует подготовку сообщений в средства массовой информации, брифинги, пресс-конференции по вопросам деятельности Министерства и органов юстиции субъектов Российской Федерации;

- организует оперативное информирование руководства Министерства о позиции средств массовой информации, об откликах в прессе, на радио и телевидении о деятельности Минюста;

- организует взаимодействие с пресс-службами Администрации Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов государственной власти;

- организует проведение совместно с другими подразделениями Министерства сравнительно-правового анализа нормативных актов субъектов Российской Федерации, регулирующих деятельность органов юстиции в сферах правового информирования населения, связей с общественностью, правового просвещения;

- обеспечивает координацию в работе Центра и взаимодействие с другими подразделениями Министерства.

У начальника Центра общественных связей, согласно штатному расписанию, имеется один заместитель, назначаемый в установленном порядке. Его компетенция определяется должностной инструкцией, а деятельность включает следующие функции:

- планирование и организация работы сотрудников ЦОС;

- контроль за исполнением сотрудниками ЦОС своих должностных обязанностей;

- составление информационно-аналитической отчетности о деятельности ЦОС и предоставление ее начальнику отдела;

- осуществление постоянной связи с руководителями структурных подразделений Министерства (департаментов);

- организация работы по информационной поддержке изданий и сайта Минюста в Интернете.

Таким образом, руководство Центра (начальник ЦОС и его заместитель) осуществляет комплексное (по всем вопросам) и линейное (властно-распорядительное) управление всеми группами, то есть объектом (ЦОС) в целом.

Остальные сотрудники Центра общественных связей, как уже отмечалось выше, распределены по функциональным группам. Каждая группа насчитывает 2-3 человека. Основными функциями группы обработки входящей информации и PR-сопровождения и рекламы являются:

- мониторинг прессы и электронных СМИ;

- обработка и систематизация входящей информации по тематике деятельности Минюста Российской Федерации;

- формирование банка текстов (статей, публикуемых в печатных СМИ) и их классификация по тематике деятельности Министерства юстиции;

- осуществление взаимодействия и поддержка творческих контактов с представителями СМИ;

- осуществление взаимодействия с общественными организациями и органами государственной власти;

- осуществление взаимодействия со специалистами структурных подразделений Минюста (департаментов);

- подготовка пресс-конференций, брифингов, встреч руководителей Министерства юстиции с журналистами;

- информационная поддержка сайта Минюста в Интернете. Группа накопления, систематизации и передачи информации осуществляет:

- сбор и каталогизацию информации о деятельности Минюста, отраженной в СМИ (видеотека, аудиотека, фототека);

- анализ и подготовку информации, поступающей от информационных агентств;

- передачу информации в информационные агентства и СМИ через средства электронной и факсимильной связи.

Деятельность группы подготовки и редактирования исходящей информации ЦОС направлена на:

- осуществление взаимодействия с редакциями юридических изданий;

- подготовку для публикации материалов, связанных с историей и сегодняшней деятельностью Минюста;

- подготовку пресс-релизов;

- редактирование материалов, поступающих от сотрудников ЦОС для публикации;

- информационную поддержку журнала «Бюллетень Министерства юстиции Российской Федерации» и газеты «Телеграф N».

Каждую функциональную группу возглавляет руководитель. В соответствии с новой организационной структурой они осуществляют комплексный и линейный контроль за своими группами, призваны обеспечить квалифицированное осуществление закрепленных за группами функций Центра путем разработки планов и мероприятий по их выполнению, непосредственного методического воздействия и контроля за деятельностью подотчетных им сотрудников в плане соответствующей функции. По своему положению это прежде всего вспомогательные звенья при руководстве Центра, которые не наделяются самостоятельными властно-распорядительными полномочиями в отношении субъекта управления (группы) и реализуют свои предложения через указания руководства ЦОС. Если линейный руководитель (начальник ЦОС) указывает исполнителям, что делать, то функциональный руководитель указывает, как делать, то есть какими методами, приемами, средствами выполнять задание. Функциональные руководители дают указания по выполнению каждой конкретной функции и, соответственно, несут ответственность за ее выполнение. В отдельных случаях эти специалисты дают свои рекомендации начальнику Центра. Таким образом, в Центре общественных связей формально имеет место делегирование полномочий, т.е. передача подчиненному функций или видов деятельности из сферы действий руководителя. В делегировании полномочий есть ряд положительных факторов:

г оно освобождает руководителя от выполнения несвойственных ему рутинных операций;

- оно является целенаправленной формой повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональных знаний и опыта;

- положительно влияет на мотивацию сотрудников. Они чувствуют себя хозяевами на определенных участках работы, а это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности.

Профессиональные обязанности работника PR-сферы весьма разнообразны. Внутри образованных в Центре общественных связей функциональных групп сохраняется некоторая специализация сотрудников в соответствии с тем или иным направлением, с учетом квалификации, интересов и личных качеств каждого. Это создает условия для более эффективного использования квалификации работника. Однако такая специализация не должна быть слишком узкой, иначе это затруднит перераспределение служащих внутри отдела и в результате сведет на нет один из главных принципов построения PR-структуры - принцип «гибкой технологии».

Полномочия сотрудников определены должностной инструкцией.



2.6.3 Основные направления деятельности Центра

Управленческая деятельность, не осознанная обществом и не получившая его положительного отклика, в демократическом государстве обречена на неудачу. Вот почему успех деятельности любой организации в России сегодня в известной степени зависит от практического использования механизма «паблик рилейшнз». Успех же деятельности служб по связям с общественностью в органах государственной власти определяется тем, насколько точно осознаны закономерности «паблик рилейшнз» в сфере управления, как полно «идеальная модель» служб по связям с общественностью воспроизведена в организационной структуре и насколько рационально используются механизмы и методы PR.

За три года своего существования Центр общественных связей Минюста окреп, набрался опыта, создал определенную структуру, отработал методы своей деятельности. Успешно организованная и проводимая Центром общественных связей работа помогает более оперативно и своевременно обнаруживать и устранять недостатки в организации и осуществлении деятельности Министерства юстиции, устанавливать тесное сотрудничество с общественностью.

В практике PR общественность условно подразделяется на закрытую и открытую системы, поэтому деятельность Центра можно разделить на внутренний и внешний PR. Рамки внешних контактов ЦОС не ограничены. Центр общественных связей -это не что иное, как инструмент вхождения во «внешнюю среду», обеспечивающий Министерству юстиции узнаваемость на федеральном и региональном уровне.

Одна из основных задач Центра в системе политического управления - формирование благоприятного имиджа и постоянное поддержание высокого авторитета Министерства юстиции РФ. ЦОС - «продавец» образа Минюста, и от того, насколько грамотно он преподнесет свой «товар», будет зависеть положительное или отрицательное восприятие ведомства обществом.

Формированию позитивного имиджа Минюста во многом способствует систематическое взаимодействие со средствами массовой информации. Цивилизованные контакты с представителями печати, телевидения и радио - одна из главных задач Центра общественных связей Министерства юстиции РФ. государственный власть общественность связь

Критерием успеха информационной деятельности ЦОС можно считать наличие материалов в СМИ, понимание проводимой Министерством политики. Если же этого нет, значит отношения, сложившиеся между Центром и журналистами, требуют пересмотра. ЦОС должен одинаково реагировать на запросы редакций, независимо от количества подписчиков у газеты или журнала.

Насколько высок коэффициент полезного действия сегодняшней работы Центра с прессой, позволяют определить публикуемые статьи. Проведенная Центром аналитическая работа позволила выявить, что в 1998 г. подавляющее большинство публикаций носило доброжелательный характер. Все направления реформирования Минюста объективно поддерживались прессой. В начале 1998 г. в прессе было опубликовано несколько статей, негативно оценивающих передачу пенитенциарной системы из МВД в Минюст, однако в процентном отношении (от числа всех публикаций на эту тему) количество таких статей не превышает 3%. Критических статей, содержащих четко сформулированные недостатки в деятельности Минюста, в 1998 г. не было.

t Определенные отношения сложились у Центра и с некоторыми радиостанциями, телевизионными каналами. Так, в конце 1998 г. при активном участии ЦОС достигнута договоренность между Министерством юстиции и телекомпанией REN-TV об открытии правового канала «Ваше право», призванного решить задачи правового воспитания граждан России. В соответствии с договоренностью Центр общественных связей Министерства юстиции РФ призван принимать участие в ежеквартальном составлении тематического плана передач, оказывать помощь творческой группе телекомпании при его разработке, обеспечивать информационную поддержку авторской группе телеканала в процессе подготовки передач, организовывать участие съемочной группы телекомпании в публичных мероприятиях, проводимых Министерством на территории России и за рубежом.

Заметное<место в деятельности ЦОС занимает информационная и организационная поддержка таких изданий, как «Бюллетень Министерства юстиции Российской Федерации», «Российская юстиция», «Человек и закон», «Хозяйство и право», «Право», «Юридический вестник» и некоторых других, одним из учредителей которых выступает Минюст России. Почти все эти издания создали регулярную рубрику «В Министерстве юстиции Российской Федерации», публикуют материалы совещаний, заседаний коллегий Министерства.

Своеобразным и постоянно действующим носителем позитивной информации стал ежемесячный официальный «Бюллетень Министерства юстиции Российской Федерации». В нем в полном объеме (или в извлечениях) публикуются нормативные акты, имеющие непосредственное отношение к многогранной деятельности Министерства, приказы, распоряжения и тому подобные акты министра, положения, инструкции, разработанные Министерством по направлениям его деятельности, отражаются значимые

кадровые перестановки в центральном аппарате и в территориальных ведомствах юстиции, даются исторические справки по различным вопросам, а также отражается повседневная деятельность Минюста.

Выпуск нового, полностью обновленного «Бюллетеня Министерства юстиции Российской Федерации» позволяет обеспечить координирующую роль Министерства по основным направлениям его деятельности, укрепить взаимодействие центральных и территориальных органов юстиции, создать общероссийскую систему правовой информации в части функционирования этих ведомств, сократить сроки получения такой информации и в целом - повысить авторитет власти органов и учреждений юстиции.

Издание «Бюллетеня...» играет большую роль при налаживании внутренних коммуникаций. Формирование единой команды в большой организации весьма трудное дело, «Бюллетень...» же должен помочь в достижении этой цели. С его помощью можно лучше информировать сотрудников, выделять приоритетные направления развития, публично поощрять лучших и т.д.

Кроме того, Центр общественных связей принимает активное участие в подготовке к изданию «Справочника общероссийских политических общественных объединений», «Справочника общероссийских религиозных организаций и объединений», газеты «Судебный пристав».

Для Центра общественных связей СМИ являются одновременно и средством, и аудиторией, требующими особого отношения. Необходимо систематически держать их в курсе дел. К наиболее распространенным формам работы со СМИ в Центре общественных связей и в Министерстве юстиции относятся:

* подготовка и распространение пресс-релизов. В своей работе Центр широко использует пресс-релизы, содержащие информацию о новых событиях; структурных изменениях в Министерстве юстиции, связанных с образованием новых подразделений, сменой руководящего состава и т.п.; о публичных выступлениях в СМИ руководства Минюста, его ведущих специалистов. Ежедневно сотрудники ЦОС организуют информационные материалы для центральных газет и журналов, радио, телевидения, готовят пресс-релизы и с помощью средств электронной и факсимильной связи рассылают их в информационные агентства, ведущие СМИ;

* встречи с журналистами. Это одна из форм внешней и внутренней жизни Центра. Встречи проходят регулярно в рамках повседневной деятельности ЦОС. Работа с журналистами ведется как руководством Центра общественных связей, так и рядовыми специалистами этого структурного подразделения Министерства;

* организация «круглых столов». Это одна из форм совместного обсуждения идей, проблем, ситуаций, имеющих значение для широких кругов общественности. Например, ЦОС совместно с инициативной группой из числа лидеров общественных организаций и фондов организовал «круглый стол» на тему: «Роль общественных организаций и благотворительных фондов в реформировании пенитенциарной системы», получивший широкий резонанс общественности и исключительно позитивное освещение в СМИ;

* пресс-конференции. Может возникнуть необходимость в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. В этом случае используют пресс-конференцию с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение рассылается во все СМИ или избирательно;

* брифинги. Брифинг представляет собой непродолжительную инструктивную встречу руководства Министерства с журналистами с приглашением представителей органов государственной власти. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов. Это та же пресс-конференция, но без комментариев. Брифинги, как правило, организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов, чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу;

* организация регулярных выступлений руководящего состава в средствах массовой информации. Из российских и зарубежных СМИ поступает большое количество просьб об интервью. Практически ни одна просьба, ни одно предложение не остаются без внимания;

* информационный обмен.

Одна из главных задач работы Центра - превратить СМИ в естественного союзника. ЦОС строит свою работу со средствами массовой информации в режиме диалога, сотрудничества, взаимной ответственности. Соглашения могут быть документально подтвержденными или носить неформальный характер устных договоренностей, но тем не менее соблюдаться в любом случае. Соблюдение этого принципа значительно повышает действенность PR-службы, результативность ее влияния на общественное мнение.

Коммуникационная политика разрабатывается на основе анализа информационного рынка. Акцент делается на том, что информационные материалы для прессы всегда должны быть составлены так, чтобы они не остались незамеченными. Нужно побудить журналиста написать интересный материал о том, чем занимается Министерство юстиции. Подготовка информации такого уровня требует мастерства и опыта не только от журналистов, но и от сотрудников Центра. Специалист PR должен предоставлять СМИ точку зрения организации в той форме, в которой она может быть представлена общественности.

Одним из главных принципов работы со средствами массовой информации является гибкость и адаптивность к ситуации. Как организация, претендующая на широкую известность, Министерство юстиции имеет план работы со СМИ - комплексную программу PR-сопровождения, разрабатываемую каждые полгода Центром общественных связей и утверждаемую министром. Однако в работе с внеплановыми запросами СМИ гибкость зачастую может быть предпочтительнее жестко ограниченной политики, и сотрудники Центра это прекрасно понимают.

Формируя отношения со средствами массовой информации, Центр общественных связей выработал общую политику этих отношений. С одной стороны, она определяет правила предоставления информации для СМИ, а с другой - правила сбора и анализа информации, уже выпущенной СМИ для общественности. Специалисты ЦОС постоянно следят за сообщениями в печати, радио и на телевидении, ежедневно готовят обзоры столичной прессы для руководства Министерства, дают оценку результатов обратной связи с целевыми аудиториями, отвечают на вопросы, жалобы и выступления, выступают с опровержениями, составляют аналитические записки.

Одна из функций ЦОС - установление и развитие информационных связей с пресс-службами других федеральных органов исполнительной и представительной власти, информационными службами министерств юстиции государств - членов СНГ и других стран, сбор и анализ информации об их деятельности. На этом основании Центром общественных связей Министерства юстиции РФ установлены достаточно прочные деловые контакты с рядом пресс-служб органов законодательной и исполнительной власти. К их числу относятся Управление Администрации Президента Российской Федерации по связям с общественностью, Управление правительственной информации аппарата Правительства Российской Федерации, Управление информации МВД РФ, ЦОС ФСБ, пресс-бюро Государственного таможенного комитета РФ, пресс-службы Министерства обороны РФ, Министерства по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства РФ, Федеральной службы России по делам о несостоятельности и финансовому оздоровлению, Генеральной прокуратуры РФ и др.

3 основе взаимодействия органов власти и их PR-структур лежит принцип коллективной ответственности. Главная цель взаимодействия - повышение результативности деятельности органов власти и создание условий для повышения качества жизни граждан.

Зачастую Министерство юстиции нуждается в непосредственной поддержке других органов власти. Большой вклад в развитие и повышение эффективности деятельности Минюста вносит ЦОС с помощью лоббирования, которое представляет собой специализированную часть «паблик рилейшнз», заключающуюся в формировании и поддержании отношений с органами власти для влияния на законодательство и применение законов. В деятельности Центра общественных связей Минюста лоббирование - это механизм воздействия на процесс принятия решений государственными и Законодательными органами путем подготовки, аргументации, консультирования, содействия принятию соответствующих законов.

Конструктивные и цивилизованные формы приобретает лоббирование через механизм связей с общественностью, который помогает выявить действительные потребности в поддержке отдельных сфер общественной жизни, социальных групп населения.

В своей деятельности ЦОС выбирает эффективный и цивилизованный путь лоббирования - влияние на политические решения при соблюдении закона и правовых норм, что требует продолжительной и кропотливой работы с властными и законодательными структурами. Это наиболее характерно при оказании влияния на процесс законотворчества. Работа заключается в донесении до депутатского корпуса интересов и предложений Министерства юстиции и отдельных социальных групп. Оказание влияния на решение органов исполнительной власти требует усилий по созданию связей с властными структурами в процессе подготовки нормативных документов.

В Центре общественных связей понимают, что решение комплекса проблем со всей очевидностью не может ограничиваться отдельными разовыми приемами. Это систематическая, целенаправленная организационная работа, в которой немалую роль могут играть личное обаяние при неформальных личных контактах, умение убеждать и, конечно же, доскональное знание предмета обсуждения. Все это требует продолжительного времени, знаний деловой среды, конкретных контактов с людьми.

Не менее важной задачей Центра является осуществление связей с общественными объединениями, партиями, движениями в целях привлечения представителей общественности к проведению мероприятий в сфере правового просвещения, разъяснения законодательства. Работа с общественными организациями ведется руководством Центра по определенному плану.

Особое внимание и поддержку представителей общественности и СМИ получили предложения о создании при Минюсте России Общественного совета, деятельность которого позволит решить ряд принципиально важных для Минюста PR-проблем и вопросов по координации деятельности общественных правозащитных организаций и объединений.

Публичная деятельность Совета должна явиться одной из важнейших его функций, обеспечивающей постоянное взаимополезное сотрудничество с различными общественными объединениями. Это позволит сформировать блок союзников по поддержке реформаторских начинаний Минюста России.

Таким образом, представляя власть и будучи ее инструментом, Центр общественных связей Министерства юстиции вместе с тем представляет граждан, общественные формирования, т.е. выступает посредником во взаимоотношениях органов власти и населения. При этом, с одной стороны, Центр общественных связей обогащает средства административного воздействия «внеадминистративным влиянием», а с другой - позволяет общественным организациям достигать своих целей не столько прямым лоббированием, сколько путем формирования общественного мнения.

Основой деятельности Центра является поиск взаимопонимания с целевыми аудиториями. Но общественные связи в последнее время все ближе смыкаются с внутренней коммуникацией.

Поэтому ЦОС направляет свои усилия не только на сотрудничество с представителями властных структур, средствами массовой информации и широкой общественностью, но и на развитие эффективных коммуникаций внутри Министерства. Они должны быть ориентированы на целевую субгруппу сотрудников Министерства юстиции и Центра общественных связей.

Участвуя в выработке информационной политики, общей стратегии Министерства юстиции, Центр общественных связей работает во взаимодействии с другими структурными подразделениями Минюста в соответствии с распределением прав и обязанностей между ними. Это взаимодействие заключается прежде всего в том, что ЦОС организует работу департаментов и управлений Министерства с общественностью и средствами массовой информации, привлекает их к участию в освещении их деятельности.

Руководство Центра общественных связей поддерживает личные контакты с заместителями министра юстиции, курирующими то или иное направление деятельности Минюста, и руководителями структурных подразделений (личные встречи дают прекрасную возможность для обмена взглядами и мнениями) и систематически знакомит их с разрабатываемой раз в полгода комплексной программой PR-сопровождения. Многие относятся к этому с большим пониманием и выражают готовность к сотрудничеству, внося свои коррективы и предложения. Они понимают, что имиджМинюста зависит не только от первых лиц ведомства, но и от своевременного и качественного освещения в средствах массовой информации работы самих департаментов. В свою очередь для своевременного информирования общественности о деятельности Министерства, руководители структурных подразделений должны заблаговременно информировать Центр общественных связей о предстоящих событиях, требующих освещения в СМИ, с предоставлением максимально подробной информации о них. К сожалению, информационный поток от некоторых департаментов крайне нестабилен, и это значительно снижает эффективность PR-сопровождения деятельности Минюста, которая могла бы быть более высокой в условиях оперативного обеспечения Центра информацией от всех департаментов. Кроме того, еще одним недостатком организации деятельности ЦОС является некоторая хаотичность в работе с другими структурными подразделениями. Для преодоления этого было бы целесообразным решить вопрос о курировании сотрудниками Центра той или иной группы департаментов. Необходимо также усилить информационное взаимодействие с органами и учреждениями юстиции субъектов Российской Федерации для более полного освещения в центральных СМИ деятельности всей системы юстиции России в целом.

Как уже отмечалось, Центр общественных связей систематически взаимодействует и с руководством Минюста по основным направлениям своей деятельности. Обязательным для ЦОС являются ежедневная обработка публикаций и сообщений в СМИ с подготовкой дайджеста для министра и его заместителей, составление ежемесячных, ежеквартальных и годовых отчетов, содержащих аналитические материалы о работе ЦОС, о складывающемся общественном мнении, тенденциях его развития. Отчеты несут информационную функцию, отражая деятельность и значительные события как ЦОС, так и Минюста в течение определенного промежутка времени. При этом они несут и мотивационную функцию.

Как правило, отчет Центра общественных связей, предоставляемый руководству Минюста, содержит 4 раздела:

1. Аналитический обзор прессы, статистические данные. Статистическая обработка материалов по публикациям о Минюсте включает в себя данные по общему количеству публикаций о Министерстве, по распределению публикаций (позитив, критика, информация или ссылка). Формулируется итоговое резюме. К разделу прилагается список публикаций.

2. Информация о количестве и тематике интервью, пресс-конференций, выступлений руководства Министерства (приводятся фамилии выступающих, место проведения пресс-конференций, какому изданию или электронному СМИ давалось интервью и т.д.).

3. Пресс-релизы (к отчету прилагаются в хронологическом порядке все пресс-релизы, подготовленные ЦОС за отчетный месяц).

4. Работа с общественностью (дается информация по контактам, принятым совместным решениям и результатам совместной деятельности).

Отчеты - это средство признания достижений ЦОС. Сотрудники отдела должны быть с ними ознакомлены, поскольку это повышает для них наглядность результатов проводимых PR-кампаний, делает коммуникации персонифицированными, т.е. более личными, открытыми,

Сотрудники Центра являются одной из наиболее важных контактных аудиторий, которой ЦОС должен уделять внимание. Каждый работник Центра выступает в роли передатчика информации во внешний мир, т.е. формирует имидж своего отдела и Министерства юстиции в целом. Следовательно, объясняя сотрудникам, как важной части ведомства, значение их работы для своей организации, ЦОС воспитывает определенный тип поведения. Организация, которая добивается, чтобы ее служащие отождествляли себя с нею, добивается цели своей деятельности гораздо эффективнее.

Внутренний PR Центра общественных связей призван способствовать совершенствованию способов мышления сотрудников и руководства ЦОС, стиля работы каждого из них, использования своего рабочего времени.

Работа специалиста ЦОС должна протекать в атмосфере, располагающей к инициативе и высокой творческой отдаче. Улучшение творческой атмосферы внутри отдела, мотивированности работы, человеческих отношений, доверия, терпимого отношения к критике и готовности ее использовать для совершенствования самого Центра, в конечном счете, будет способствовать повышению эффективности управленческого процесса.

Многое в деятельности Центра общественных связей зависит от того, на каком уровне автоматизации обработки информационных потоков осуществляется деятельность. Рационализация информационных потоков, автоматизация сбора, хранения, обработки и передачи информации являются важными задачами в повышении эффективности и качества работы ЦОС. В последнее время объемы перерабатываемой информации достигают огромных размеров, и обработать их, а также провести необходимый анализ вручную практически невозможно. Внедрение средств автоматизации дает положительные результаты и повышает эффективность работы специалистов Центра.

Оперативная информация, поступая в Центр общественных связей, должна быть соответствующим образом обработана и сохранена. Поэтому руководство отдела посчитало необходимым установить и адаптировать к стоящим перед ЦОС задачам три базы данных:

* банк текстов, интервью, стенограмм и публикаций, относящихся тематически к деятельности Министерства. Его наполнение должно осуществляться по разработанному в ЦОС классификатору;

* база данных по результатам информационного взаимодействия с издательствами, редакциями, теле- и радиокомпаниями и конкретными журналистами;

* база данных по каналам связи (адреса, телефоны, фамилии) с руководством изданий СМИ, электронных СМИ и журналистами.

Еще одной формой накопления и сохранения информации в Центре общественных связей Минюста является формирование аудио- и видеофонда передач радио и телевидения по тематике, относящейся к ведению Министерства. Требует реализации идея осуществления фото- и видеосъемки проводимых Минюстом и ЦОС мероприятий.

Одним из направлений совершенствования деятельности Центра общественных связей на данный момент является активная работа по созданию и эксплуатации локальной сети «ЦОС - министр юстиции - заместитель министра юстиции» для обеспечения оперативного прямого информационного доступа руководства Министерства к базам данных, информационным подборкам и дайджестам, формируемым в Центре общественных связей.

Реализация указанных выше направлений потребует определенных материальных затрат. Вместе с тем эффект от правильно спланированной и реализованной политики информатизации дает значительный выигрыш, что открывает не только принципиально новые возможности для решения задач, стоящих перед Центром, но вносит изменения в характер труда специалистов, делая его более интеллектуальным, свободным от рутинных операций.

Центр общественных связей не только старается использовать все имеющиеся возможности, но и стремится заглянуть в завтра. Ближайшая перспектива - активная работа в Интернете.

Образование ЦОС ознаменовало для Министерства юстиции качественный переход от разрозненной информационной работы к реализации целостной информационной политики, создание инструмента постоянного информирования и воспитания населения для их стимулирования к деятельному и продуктивному участию в решении проблемы.

Принципиально важно уже то, что в таком органе государственного управления, как Минюст России, связи с общественностью институционализированы, то есть обрели статус функциональной управленческой структуры. Информационная деятельность ЦОС носит не подсобный, сугубо вспомогательный характер, а является частью политики, способствует открытости власти.

Вместе с тем анализ нормативно-правовых актов и основных аспектов работы Центра общественных связей (его кадрового потенциала, организационной структуры, материально-технического обеспечения, Основных методов деятельности) выявил ряд проблем его функционирования и дальнейшего развития. Рассмотрим их и возможные пути их решения, ибо велика вероятность того, что с подобными проблемами сталкиваются и другие организации:

* отсутствие утвержденного документа (Положения), определяющего (фиксирующего) правовой статус Центра в системе Министерства юстиции Российской Федерации;

* реструктуризация ЦОС ведется недостаточно системно. Координация работы образованных внештатных групп осуществляется не за счет развития системности в работе, а с помощью прямых директив из высшего звена по любому поводу;

* отсутствие четкого распределения обязанностей и ответственности между сотрудниками Центра:

* недостаточная укомплектованность ЦОС квалифицированными кадрами;

* информационный поток в ЦОС от других департаментов Министерства крайне нестабилен, что значительно снижает эффективность PR-сопровождения деятельности Минюста;

* техническое (аппаратное) оснащение отдела в значительной степени не соответствует поставленным задачам и направлениям деятельности Центра.

Для разрешения этих проблем можно дать некоторые рекомендации по совершенствованию работы Центра общественных связей Министерства юстиции Российской Федерации.

1. Необходимо ускорить разработку, утвердить типовое положение о Центре общественных связей Минюста России. Наиболее адекватным был бы рамочный документ, который, с одной стороны, оставлял бы широкий простор для инициативы и новаторства, а с другой - фиксировал бы некий обязательный минимум, гарантирующий качественное обеспечение информационной открытости. Принятие Положения в определенной степени обеспечило бы условия для законного и эффективного функционирования Центра, послужив основой для динамичного совершенствования деятельности ЦОС.

2. Правовая регламентация структуры отдела должна охватывать все ее элементы. Важное значение при этом имеет более четкое правовое оформление порядка распределения между сотрудниками полномочий и ответственности. Для фиксации статуса сотрудников необходимо определить их место и роль в Центре общественных связей. Руководители функциональных групп должны уточнить должностные обязанности подчиненных и представить руководству ЦОС свои предложения для обобщения и разработки должностных инструкций по категориям. Разработка должностных инструкций с определением круга должностных обязанностей и границ полномочий каждого сотрудника Центра позволит им сосредоточится на специфике своей работы. Кроме того, руководству отдела следует установить и четко закрепить ответственность структурных подразделений (групп) и должностных лиц за конкретные результаты выполнения возложенных на них задач.

3. Сформированные функциональные группы не должны впоследствии превратиться в изолированные части отдела. Структура должна быть мобильной, легко адаптируемой к изменениям, исключающей параллелизм в работе. Нужно добиться такой взаимозаменяемости, при которой ни один из проектов не будет прерван или отложен из-за чьей-то болезни или отпуска.

4. Руководителям функциональных групп целесообразно направить внимание на повышение исполнительской дисциплины, соблюдение распорядка рабочего дня, повышение профессионального уровня работников (целевые стажировки, повышение квалификации, компьютерные курсы и другие формы).

5. Для оперативного информирования других подразделений Министерства юстиции и налаживания информационного потока от них следует решить вопрос о конкретном распределении между сотрудниками Центра полномочий по курированию той или иной группы департаментов.

6. Представляется возможным усилить информационное взаимодействие (возможно, с использованием электронных средств связи) с органами и учреждениями юстиции субъектов Российской Федерации для более полного освещения в центральных СМИ деятельности системы юстиции России в целом.

7. Оснащение Центра современной компьютерной и оргтехникой, связь с действующими национальными сетями, установка соответствующего программного обеспечения, создание баз данных позволит избавить сотрудников отдела от рутинной работы, снизит трудоемкость их работы, повысит производительность труда, существенно облегчит информационный обмен.

8. Учитывая цели и задачи Центра общественных связей Министерства юстиции, целесообразно организовать доступ в Интернет в самом ЦОС.

9. Следует усилить плановую основу взаимодействия ЦОС с общественными организациями, службами по связям с общественностью органов законодательной и исполнительной власти.

10. В этом же блоке вопросов необходимо рассматривать проблему информационного сближения с российскими регионами.

Все перечисленные меры должны проводиться комплексно и системно. Только в этом случае можно добиться повышения эффективности деятельности Центра общественных связей. Комаровский В.С.Связи с общественностью в политике и государственном управлении. Москва. Издательство РАГС, 147-176



Заключение

Перечень структур и функций, входящих в систему государственных ПР, достаточно широк, разнообразен и имеет потенциал для дальнейшего развития вширь и вглубь. Чумиков А.Н. Связи с общественностью. Москва, Дело, 2001,185

В данной работе была проведена попытка систематизировать знания, идя от теоретических принципов существования ПР-служб в органах государственного управления к анализу ПР-подразделений в некоторых крупных государственных структурах.

Деятельность «паблик рилейшнз» в принципе институализирована. В органах государственного управления и в политических организациях службы PR называются по-разному: департамент общественных связей, отдел по связям с общественностью, информационно-аналитический центр, департамент по управлению общественными связями и т.д. Эти подразделения имеют адекватную целям организации структуру: отделы анализа, планирования, координации, административный, производственный, пресс-служба.

Службы по связям с общественностью обогащают средства административного воздействия «внеадминистративным влиянием», позволяют общественным, гражданским организациям достигать своих целей не только прямым лоббированием, но и путем формирования корпоративного (общественного) мнения.

В органах государственной власти России службы PR приживаются непросто. Слишком велик соблазн опереться на чисто административные средства управления - распоряжения, приказы, указания.

Однако демократические преобразования в обществе, изменение политической системы, реформирование государственной службы ставят органы власти и политические организации перед дилеммой: либо они преобразуются под велением времени, либо отторгаются обществом, отчуждаются от людей и потому оказываются неспособными решать чисто управленческие задачи. Потребность в контакте с гражданами, общественными организациями, средствами массовой информации столь велика, что службы «паблик рилейшнз» становятся органичным элементом все системы государственного управления, политической структуры общества.



Перечень источников

Литература:

1. Иванченко Г.В. Реальность паблик рилейшнз, М., 2000,

2. Комаровский В.С. Связи с общественностью в политике и государственном управлении. Москва. Издательство РАГС, 2001

3. Королько В.В, Основы паблик рилейшнз: Учеб. Пособие, М.: Релф-бук, К.: Веклер, 2000

4. Моисеев В.А. "Паблик Рилейшнз. Теория и практика". - К.:ВИРА -Р, 1999г.

5. Музыкант В.Л. "Теория и практика современной рекламы".

6. Хейвуд Р., Все о PR, М.,2000

7. Чумиков А.Н. Связи с общественностью. Москва, Дело, 2001

8. "PR против кризисов". Под общей редакцией А.Ю. Борисова. РАСО, 1999 г.

9. Журнал "Советник". № 1-9 1999г.

10. Fraser P. Seitel "The practice of PR". 1998. Chapter 17 - "Government"

11. "Связи с общественностью в России. Законодательное регулирование, нормативные документы, практика". Редактор С.А. Болышева. Екатеринбург, 1998 г.

12. ФЗ РФ "О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации".

Интернет:

1. www.cpt.ru

2. http://mac.prnet.ru

3. www.nikkolom.ru

4. www.raso.ru

5. www.rupr.ru

6. www.pr-club.ru

7. www.pressclub.host.ru

8. www.pr-dialog.com

9. www.pronline.ru

10. www.sovetnik.ru

Размещено на Allbest.ru

...