Выбор поставщика в закупочной деятельности торговой фирмы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Выбор поставщика в закупочной деятельности торговой фирмы

Сысолятин Алексей Витальевич

Аннотация

В статье рассмотрена проблема выбора поставщика с позиций повышения эффективности закупочной деятельности торговой фирмы, определены методы и критерии выбора поставщика, проведена оценка и выбор поставщика на примере торгового предприятия регионального рынка продовольственных товаров.

Ключевые слова: выбор поставщика, критерии выбора поставщика, рейтинг поставщика выбор поставщика, критерии выбора поставщика, рейтинг поставщика

Выбор поставщика одна из главных проблем в управлении закупкой материальных ресурсов. Выбор поставщиков ответственная и сложная задача, так как от них зависит ритмичность поставок, репутация фирмы перед клиентами и ее рентабельность. Важность можно объяснить не только тем, что на современном рынке действует большое количество поставщиков схожих материальных ресурсов, но и главным образом тем, что поставщик должен являться надежным партнером предприятия. Большое количество потенциальных поставщиков и их разнообразие повышает актуальность проблемы выбора таких, которые могли бы с максимальным эффектом обеспечивать надежность логистических процессов. Решение данной задачи состоит из нескольких этапов, которые находятся в неразрывной связи друг с другом: поиск потенциальных поставщиков, их анализ и оценка работы с ними [5].

Для поиска потенциальных поставщиков используются ниже перечисленные способы. Во-первых, если планируется закупка сырья, материалов на крупную сумму, то объявляется проведение тендера. Он позволяет налаживать долгосрочные связи между поставщиками и потребителями. Во-вторых, поиск поставщиков ведется, изучая рекламные материалы (фирменные каталоги, объявления в средствах массовой информации). В-третьих, представители коммерческой службы предприятия посещают выставки и ярмарки, знакомятся с товарами и потенциальными поставщиками. В-четвертых, ведется личная переписка с возможными поставщиками. В результате комплексного поиска появляется возможность сформировать перечень потенциальных поставщиков, по которому в дальнейшем ведется работа.

На следующем этапе составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется по специальным критериям, они позволяют сделать выбор наиболее выгодных поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков и не ограничивается ценой и качеством поставляемой продукции. Наиболее распространен метод выбора поставщика путем рейтинговых оценок. Для его проведения необходимо определить основные критерии выбора поставщика, после чего работники службы закупок и эксперты устанавливают их значимость.

Проводится расчет значения рейтинга по каждому из критериев путем произведения удельного веса каждого критерия на его экспертную балльную оценку. поставщик торговый рынок

Таблица 1 - Критерии оценки поставщиков

После этого полученные результаты рейтинга суммируются по всем критериям и получаются итоговый рейтинг для конкретного поставщика. Далее сравнивают полученные результаты рейтинга для разных поставщиков и определяют наиболее выгодного партнера. В случае если после рейтинговой оценки получаются равные результаты для двух и более поставщиков, то производят повторение процедуры, но уже используя дополнительные критерии. Следует учитывать и тот аспект, что сложно получить объективные данные при обращении к потенциальным поставщикам [1,2]

На практике находит отражение и использование другого метода: метода оценки затрат. Его также называют "методом миссий" или затратно-коэффициентным методом. Сущность его заключается в том, что процесс снабжения, который исследуется, дробится на возможное количество вариантов (миссий), после чего для каждого из вариантов тщательным образом ведется расчет всех расходов и доходов. Итогом служит получение данных для сравнения и выбора варианта решения. Издержки, доходы, логистические риски рассчитывают для каждого поставщика, а затем из набора вариантов (миссий) выбирают наиболее выгодный (по критерию общей прибыли). Выделяются следующие логистические издержки, связанные с закупкой определенного товара:

а) маркетинговые затраты (изучение конъюнктуры цен и рынка);

б) затраты, формируемые в процессе поиска потенциальных поставщиков, получении информации о себестоимости товара у аналогичных поставщиков, а также установление с ними деловых контактов;

в) издержки, которые связаны с анализом качественных показателей товара у разных поставщиков;

г) транспортные расходы, затраты на переработку грузов, оплата таможенных, экспедиторских, страховых услуг, складирование и хранение товаров.

По сути, этот метод является разновидностью метода стоимостного ранжирования критериев. Он позволяет определить "стоимость" выбора поставщика. Недостатком метода является то, что для его осуществления требуется анализ большого объема информации по каждому поставщику.

Особое внимание уделяется Майклом Р. Линдерсом и Харольдом Е. Фироном неформальной оценке поставщиков работниками компании. Оценка заключается в оценке личных контактов между работниками компании и поставщиком. Информация формируется из бесед на конференциях, профессиональных встречах и в средствах массовой информации. Основной типичный вопрос, задаваемый представителями одной компании представителям другой: "Как продвигаются дела с конкретным поставщиком?" Осведомленные работники владеют такой информацией о поставщиках и замечают, как новая информация влияет на общую оценку поставщика [4].

В настоящее время в небольших компаниях практически вся оценка имеющихся источников снабжения осуществляется неформальным способом. В этом случает данный "неформальный" метод вполне целесообразен и обоснован.

По результатам анализа потенциальных поставщиков формируют перечень конкретных поставщиков, с которыми в дальнейшем ведется работа по установлению договорных отношений. По каждому виду товара составляется свой список поставщиков. Результаты работы по уже заключенным договорам также влияют на выбор поставщиков особым образом. Оценивать поставщиков следует не только на стадии поиска, но и в самом процессе работы. Некоторыми предприятиями проводится анализ деятельности своих поставщиков, с целью убеждения в том, что они по-прежнему предоставляют качественные и удовлетворительные услуги. Как правило, выполняется такая оценка неформально, однако предприятие может и количественно измерять аспект деятельности своих поставщиков.

Рассмотрим организацию закупочной деятельности на примере торговой организации ООО ТД "Красногорский".

Коммерческая деятельность данной организации по закупке товаров в включает в себя следующие этапы:

а) изучение и прогнозирование спроса;

б) исследование рынка поставщиков;

в) выбор оптимального поставщика;

г) установление с ним хозяйственных связей.

Первый этап ведения коммерческой деятельности проводится заместителем директора магазина ООО ТД "Красногорский". Изучение и прогнозирование спроса на продовольственные и непродовольственные товары ведется согласно установленному ассортиментному перечню. К основным источникам информации о спросе покупателей в ООО ТД "Красногорский" относят:

а) статистические данные структуру товарооборота в различные периоды времени по отдельным видам товара и структуру товарных запасов;

б) данные бухгалтерского учета: ведомости инвентаризаций, учета запасов товаров;

в) изучение спроса продавцами магазинов, которые вступают в непосредственный контакт с покупателями.

Основываясь на полученной информации, заместитель директора формирует список товаров, которые необходимо закупать. Однако, закупочная деятельность на этом этапе в анализируемом предприятии имеет ряд недостатков. В первую очередь, это ее не системность. Данные для анализа исследуются, время от времени, не регулярно, поэтому объективная картина спроса у заместителя директора, занимающегося закупкой товаров, не может сформироваться. Во-вторых, для прогнозирования спроса в магазине не применяются никакие математические модели, оно происходит скорее интуитивно.

На следующем этапе проводится изучение поставщиков продовольственных и непродовольственных товаров, а также их предложения. Для получения информации о поставщиках используется реклама в СМИ и сети Интернет, контакты с представителями фирм производителей и посредников, предложения, направляемые в ООО ТД "Красногорский" по факсу и электронной почте. Главные критерии, которые используются при выборе поставщиков компанией:

- цена;

- надежность поставки (доставка товаров точно в срок по согласованному графику);

- возможность внеплановой поставки;

- имидж и деловая репутация поставщика;

- соблюдение поставщиком согласованных цен;

- соответствие продукции стандартам качества;

- соблюдение требуемых объемов поставки;

- предоставление необходимой сопроводительной документации;

- местоположение организации поставщика.

Закупочная работа в магазинах проводится товароведом. Он использует данные отчета "Остатки" перед тем, как заказывать товар у поставщика. В этом отчете представлены сведения об остатках товара на конец выбранного дня. Учитываются также данные о продажах товаров за последнюю неделю. После чего значения остатков и продаж сопоставляются и определяется объема заказа, далее товаровед оформляет заявки на необходимый товар. В транспортных условиях договора поставки оговаривается порядок отгрузки товара, вид транспорта, место и порядок сдачи товара продавцом покупателю. Поставка товаров на транспорте поставщика позволяет сэкономить на транспортных расходах по транспортировке товара. На складе товар разгружают и проверяют на соответствие количеству и качеству. При расхождении составляют акт приемки товар, где указывают все претензии. В этом случае товар может быть возвращен, поставщик может заменить или допоставить товар.

Для того, чтобы изучить поставщиков, а также их коммерческие предложения, заместителем директора ООО ТД "Красногорский" составляется собственная база данных потенциальных поставщиков. В ней содержится информация обо всех поставщиках:

а) наименование организации;

б) юридический и фактический адрес;

в) форма собственности;

г) предлагаемый ассортимент и условия сотрудничества.

Эти данные важны для того, чтобы развивать дальнейшие партнерские отношения на основе доверия и взаимовыгодного сотрудничества. Также заместителем директора изучается ассортимент поставщиков, условия поставки, оплаты, ведутся переговоры. Важным фактором при выборе поставщика является условие доставки товара в магазин.

Рассмотрим структуру договоров поставки ООО ТД "Красногорский " в 2012-2013 гг. в зависимости от того предоставляет поставщик услугу доставки товаров в магазин или нет. Количество договоров, включающих доставку, преобладает как в 2012 году, так и в 2013. В 2013 году доля таких договоров увеличивается на 14 % и составляет уже 79%. Структура договоров поставки ООО ТД "Красногорский " в 2012 - 2013 годах в зависимости от наличия условия о доставке товара представлена в таблице 2.

Таблица 2 - Структура договоров поставки ООО ТД "Красногорский" в зависимости от наличия условия о доставке товара

Немаловажный фактор при выборе поставщика - условие оплаты. При работе с поставщиками предприятие заинтересовано в получении скидок, а также в возможности отсрочки платежа за приобретенные товары. Рассмотрим структуру поставщиков ООО ТД "Красногорский" в зависимости от условий оплаты, оговоренных в договоре поставки (табл.3).

Таким образом, в 2013 году структура договоров поставки в зависимости от условия оплаты изменилась не существенно по сравнению с 2012 годом. Доля договоров с условием оплаты "отсрочка платежа 14 дней" сократилась на 3 % относительно 2012 года. Увеличилась доля договоров с отсрочкой платежа 1 месяц до 33,8 % (рост на 4,2 %). В целом можно сделать вывод, что условия оплаты по договорам поставки в 2013 году стали более выгодными.

Таблица 3 - Структура договоров ООО ТД "Красногорский" в зависимости от условий оплаты

Рассмотрим, какую долю занимают поставщики, расположенные в г. Кирове в общем объеме поставок магазина ООО ТД "Красногорский (табл. 4).

Таблица 4 - Структура поставщиков ООО ТД "Красногорский" в зависимости от их местоположения

Таким образом, из данных таблицы 4 можно сделать вывод, что наибольшая доля в структуре поставщиков ООО ТД "Красногорский" принадлежит поставщикам, расположенным в г. Кирове. Их доля 2012 году составила 60 %, а в 2013 году снизилась на 3 % до 57%. Поставщики, находящиеся в Ленинском районе г. Кирова находятся на втором месте, на их долю в 2012 приходился 31 %, в 2013 доля увеличилась на 5 % и составила 36% .

Наименьшую долю в структуре поставщиков в зависимости от их местоположения принадлежит поставщикам, расположенным за пределами города, в области. В 2012 году их доля была равна 9 % от всего объема поставок, а в 2013 году 7%. Предприятие на сегодняшний день не сотрудничает с поставщиками, которые расположены за пределами области.

Далее рассмотрим структуру поставщиков ООО ТД "Красногорский"в зависимости от того является поставщик производителем или фирмой-посредником (табл. 5)

Таблица 5 - Структура поставщиков ООО ТД "Красногорский" в зависимости от положения в цепи товародвижения

Наибольшую долю в структуре поставщиков в 2012 и в 2013 занимают поставщики - производители. В 2013 наблюдается их рост на 8% по сравнению с 2012 годом. Наименьшую долю в структуре поставщиков занимают мелкооптовые фирмы - посредники - 23 % от всего объема поставок в 2012 году и 19 % в 2013 - снижение на 4 %. Снижается так же на 4 % доля крупнооптовых фирм-поставщиков. Увеличение доли фирм-производителей в общем объеме поставок ООО ТД "Красногорский" является положительной тенденцией, так как работать с поставщиками-изготовителями наиболее выгодно, так как использование посредников приводит к возрастанию издержек и снижению доходов, а, следовательно, перед отделом закупок стоит задача снижения числа посредников. Заключая долгосрочные контракты с крупнооптовыми фирмами-посредниками и предприятиями-изготовителями, как правило, осуществляется централизованный завоз товаров на склад.

За время функционирования на рынке предприятие установило связи с большим количеством поставщиков. Одной из мер по совершенствованию закупочной деятельности является правильное и своевременное составление заказа поставщикам товара. Выбор поставщика сложная и ответственная задача, так как от них во многом зависит благополучие предприятия. ТД "Красногорский" работает с большим количеством поставщиков, основная часть которых, это предприятия - производители и крупные оптовые фирмы. Отдельно следует отметить, что у данных поставщиков широкий специализированный ассортимент. Далее для оценки эффективности закупочной деятельности магазина "Красногорский" проведем анализ поставщиков товаров и определим оптимального партнёра. Деятельность торгового предприятия во многом зависит от хозяйственных отношений с поставщиками. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут иметь место срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. И наоборот: надежный поставщик - гарантия успеха.

Для оценки воспользуемся бальной шкалой: 0-3 неудовлетворительная работа по направлению, 4-7 относительно удовлетворительная работа, 8-10 полностью или частично удовлетворительная работа.

Рассмотрим оптовые предприятия ООО "Меркурий", ООО "Кировснабсервис" и ООО "Областная продовольственная компания", предлагающие товары следующего ассортимента: колбасные изделия, мясо, полуфабрикаты, жир, маслопродукты, муку, крупы, кондитерские изделия, товары для курения, снэковую продукцию (табл. 6).

Данные таблицы показывают, поставщик ООО "Областная продовольственная компания" является лидером среди анализируемых поставщиков, его рейтинг составил 8,4. ООО "Кировснабсервис" находится на втором месте, он также является выгодным поставщиком. Таким образом, предприятию наиболее выгодно заключать контракты на поставку продукции в большом объеме и получать скидки у этих поставщиков, и отказаться от услуг ООО "Меркурий", который отстает по показателям надежности, цены, системы скидок, его рейтинг является минимальным.

Таблица 6 - Расчет рейтинга поставщиков бакалейной и масложировой группы товаров

Таким образом, в ходе исследования поставщиков и составления их рейтинга было выявлено, что некоторые поставщики значительно уступают по ряду показателей своим конкурентам: низкая надежность поставки, завышенные цены, не предусмотрены внеплановые поставки, низкое качество товаров, невыгодные условия оплаты.

Для того чтобы повысить эффективность закупочной работы, следует отказаться от тех поставщиков, которые не могут качественно и в полном объеме удовлетворить потребности предприятия, и перезаключить договора поставки с другими поставщиками, которые зарекомендовали себя с лучшей стороны.

В результате этого сумма договора каждого из поставщиков возрастет, тем самым появиться возможность получения скидок на общий заказ.

Список литературы

1. Выбор и оценка поставщиков [Электронный ресурс] - Режим доступа http://hrd.ru/zak Дата обращения: 27.11.14 Дата обращения: 24.11.14

2. Катаева Н.Н. Анализ конкурентных преимуществ магазина по продаже детских товаров на региональном рынке // Nauka-rastudent.ru. - 2014. - No. 12 (12-2014) / [Электронный ресурс] - Режим доступа. - URL: http://nauka-rastudent.ru/12/2234/

3. Практические методы оценки возможностей поставщиков [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.elitarium.ru Дата обращения: 30.11.14

4. Сергеев В.И. Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов - М.: ИНФРА-М. - 976 с., 2005

5. Управление закупками в торговой организации [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.terchy.com Дата обращения: 24.11.14

Размещено на Allbest.ru