Разработка системы поддержки принятия решений при управлении закупками товаров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка системы поддержки принятия решений при управлении закупками товаров

В настоящее время в условиях все повышающейся конкуренции и нестабильности экономической ситуации наблюдается тенденция значительного снижения эффективности деятельности многих крупных компаний, в том числе компаний, осуществляющих торговую деятельность. Данная тема всегда занимала ключевое место среди актуальных проблем экономической науки. Эффективность - это мера достижения поставленной цели, а целью любого коммерческого предприятия является получение максимально возможного финансового результата. Увеличение прибыли за счет повышения торговой наценки в условиях современной рыночной ситуации невозможно. Крупные покупатели переходят на закупки через электронные тендерные площадки, что накладывает существенные ограничения на цену продаж, при этом, например, цена закупа металлопродукции продиктована ценой завода-производителя. Падение торговой наценки можно частично компенсировать ростом объемов продаж металлопродукции.

Растущий объем реализации продукции неминуемо влечет к созданию еще больших запасов, к рост у дебиторской задолженности. Все это в совокупности приводит к одной острой проблеме - потребности в пополнении оборотных средств. Сталкиваясь с такой проблемой, менеджеры компании начинают привлекать новые источники заемных средств, чем, в конечном итоге, только усугубляют положение. В повседневной практике хозяйствующих субъектов постоянно возникает ситуация, связанная с определением объема закупок товара определенного вида. При этом в рамках хозяйствующего субъекта сталкиваются интересы двух групп сотрудников: менеджеров по закупкам (продажам) и сотрудников финансового отдела. Менеджеры по закупкам (продажам) стремятся увеличить объем закупок, исходя из стремления обеспечить себя достаточным количество товаров на складе и других соображений, в частности из-за возможности изменения оптовых цен; а сотрудники финансового отдела пытаются уменьшить этот объем, исходя при этом из понимания того, что ликвидность активов компании уменьшится, если закупленный товар не будет реализован в том периоде, к реализации в котором он предназначен.^1,2 Построение системы поддержки принятия решений при управлении закупками позволит найти компромисс, обеспечив управляющую систему критериями обоснования закупок.

Первым этапом при применении методов принятия решений является предварительный анализ проблемы и ее структуризация. Обычно этот этап осуществляется опытным консультантом-аналитиком. Именно на этом этапе определяется, что следует принять во внимание, а что отбросить, каковы основные участники ее решения и основные факторы. Системы поддержки принятия решений (СППР) являются человеко-машинными системами, которые позволяют лицам, принимающим решения, использовать данные, знания, объективные и субъективные модели для анализа и решения слабоструктуризованных проблем. СППР позволяет пользователю обрабатывать и анализировать массивы данных с помощью совокупности моделей объективного характера³.

В сфере организационного управления принято выделять высший, средний и низший уровни иерархической структуры. Наиболее распространенной является точка зрения, что СППР предназначена для руководителей высшего и среднего звеньев административной иерархии, т. е. для тех, чья деятельность непосредственно связана с принятием решений. Однако руководители высшего эшелона чаще выступают как лица, «ратифицирующие» решения, подготовленные их сотрудниками, которые формируют альтернативы и готовят обоснование для выбора. В связи с этим в качестве лиц, принимающих решения (ЛПР), принято рассматривать людей (или группы лиц), которые заинтересованы в анализе альтернативных решений и хотят влиять на решение. В их числе могут быть и руководители, и аналитики-посредники, и эксперты - специалисты в различных областях, и сотрудники административного аппарата.

Используемые в СППР средства нацелены на обеспечение пользователя разнообразным технологическим инструментарием и создание комфортных условий для работы пользователя с системой. В рамках информационного подхода СППР относят к классу автоматизированных систем, основное назначение которых - улучшение деятельности работников умственного труда путем применения информационных технологий. Особенности информационного подхода отражает концептуальная СППР, основными компонентами которой являются интерфейс «пользователь-система», базы данных и базы моделей (рисунок 1).

Блоки анализа проблем и принятия решений включают в себя процедуры и методы, позволяющие сформулировать поставленную проблему, с помощью баз данных, моделей и знаний проанализировать возможности ее решения и получить результат. В СППР включаются также средства для извлечения данных и знаний, построения моделей и манипулирования ими⁴.

Состав внешних связей системы поддержки принятия решения при управлении закупками товаров на предприятии приведен на рисунке 2. Он представляет собой входящий массив данных, механизм анализа и принятия решений с целью выработки управляющего воздействия по формированию обоснованного портфеля заказов⁵.

Основу информационного обеспечения системы составляют спрос на товары и внутренние статистические данные. Исходными параметрами системы являются данные анализа за год, предшествующий дате отчета, такие как:

* объем продаж по номенклатурным позициям;

* средний уровень запасов по номенклатурным позициям в анализируемом периоде;

* фактическая маржинальная прибыль (маржа) с единицы продаж;

* коэффициент оборачиваемости по номенклатурным позициям.

Данные показатели имеют ограниченное назначение и в отдельности не могут отвечать поставленной ранее цели, так как:

* объем продаж (в натуральном и в стоимостном выражении) показывает величину продаж, но не учитывает динамику продаж, продажи разовым крупным клиентам, а также не позволяет расставлять приоритеты в выборе номенклатурных позиций для закупа;

* оборачиваемость учитывает объем продаж и фактический уровень сложившихся за период запасов, при этом не отражает доходности номенклатурных позиции и характеристики самих продаж (сезонность, удельный вес в общей реализации и пр.);

* маржа по номенклатурным позициям является критерием доходности, при этом не учитывает фактический объем продаж в анализируемом периоде и величину запасов.

Комплексный метод анализа ассортимента и величины запасов, расчет показателя потенциальной прибыли на единицу продукции позволяет увязать совокупность вышеперечисленных показателей и способствует принятию решений по величине закупки товаров⁶.

Состав системы поддержки принятия решений при управлении закупками:

* комплексный метод анализа ассортимента товаров и запасов, являющийся синтезом метода ABC/XYZ-анализа и группировки товаров по степени ликвидности. В результате получены четыре класса товаров: товары - локомотивы бизнеса, товары, обеспечивающие ассортимент для торговой деятельности, товары стоп-листа для закупа и класс низколиквидных товаров;

* расчет показателя «Потенциальная прибыль на единицу продукции». Чтобы принять решение по ассортименту и величине закупок, необходимо ввести некий комплексный показатель, который бы учитывал объем, характеристики продаж (сезонность, динамика), маржу, величину остатков. Данным показателем является показатель «Потенциальная прибыль с единицы товара» (формула 1):

Экономический смысл этого показателя заключается в том, что он показывает, каков потенциальный доход каждой единицы товара (n*m), осуществляющей в перио де n-оборотов при существующей марже в m рублей.

При этом показатель потенциальной прибыли с единицы продукции позволяет принимать решения в рамках схожей по характеристикам продаж продукции, что возможно при использовании предлагаемой модели группировки складских остатков на основании синтеза методов ABC/XYZ-анализа продаж и метода деления складского запаса по ликвидности.

При выборе номенклатуры для закупки приоритет должен быть отдан классу значимости 1, далее классу значимости 2.

* Определение норматива складских остатков.

* Планирование продаж является важным не только при управлении сбытовыми запасами в процессе реализации продукции, но и в деятельности предприятия. Именно продажи - основной источник финансовых поступлений. План продаж является базой для разработки плана производства и закупок.

* Планирование закупок на основании фактических остатков на складе по номенклатурным позициям, норматива запаса и плана продаж.

Определить фактический дефицит или профицит товара на складе на конец анализируемого периода позволяет расчет величины товарного запаса (формула 2):

Учитывая среднее время размещения и доставки товара на склад филиала, определяется товарный запас на конец анализируемого периода с учетом доставки (формула 3).

Если значение данного показателя меньше или равно нулю, следует сделать заказ по данной номенклатурной позиции, так как с учетом времени доставки номенклатурная позиция окажется дефицитной, что приведет к упущенной выгоде, связанной с неудовлетворенным спросом.

Результирующий показатель величины закупки отражен в формуле 4.

Составляющая ^{N * O дн ср} формулы 4 является инвестицией в фактический товарный запас, призванный обеспечить ритмичность и бесперебойность торговой деятельности.

В результате предложенной системы поддержки принятия решений алгоритм формирования портфеля заказов Департамента металлов состоит из закупки товаров под согласованные с покупателями потребности и данных, полученных благодаря системе поддержки принятия решений (рисунок 4).

Пример планирования величины закупки на основании данных системы поддержки принятия решений в управлении ассортиментом и величиной запасов представлен в таблице 1.

Расчет эффекта от перехода на систему поддержки принятия решений в управлении ассортиментом и величиной запасов выявил при анализе закупочной деятельности 1 квартала 2013 г. позиции, закупка которых является необоснованной по величине и ассортименту (таблица 2). По данным анализа одного из филиалов ЗАО «Стройсервис» величина необоснованного закупа составила 8,6 % от общей суммы закупок за 1 квартал 2013 г.

Величина денежных средств, отвлеченных из товарного оборота в излишне созданных запасах составила по анализируемому складу 13,9 млн. рублей, которые целесообразно было инвестировать в позиции класса 1 с недостатком рабочего запаса на складе. При реализации продукции на 13,9 млн. рублей с средней торговой наценкой склада потеря в валовой прибыли филиала за квартал составила 1,3 млн. рублей.

Таким образом, предлагаемая система поддержки принятия решений в управлении ассортиментом и величиной запасов позволит обосновать решение по выбору ассортимента и величины закупок, упорядочить процесс закупочной деятельности.

Литература

управление запас закупка

1. Заложнев А. Ю. Модели принятия решений об объемах закупок фирмой - оптовым покупателем в зависимости от оценки объемов предстоящих розничных продаж [Электронный ресурс] / А. Ю. Заложнев // УБС. - 2003. - №4. - Режим доступа. - URL: http://cyberleninka.ru/article/n/modeli-prinyatiya-resheniy-ob-obemah-zakupok-firmoy-optovym-pokupatelem-v-zavisimosti-ot-otsenki-obemov-predstoyaschih-roznichnyh (дата обращения: 10.08.2013).

2. Рогожкина Н. Л. Что влияет на управление сбытовыми запасами [Электронный ресурс] / Н. Л. Рогожкина // ЛОГИНФО. - 2012. - Режим доступа. - URL: http://loginfo.ru/issue/104/1101 (дата обращения: 10.08.2013).

3. Ларичев О. И. Система поддержки принятия решений: современное состояние и перспективы развития / О. И. Ларичев, А. Б. Петровский // Итоги науки и техники. М.: ВИНИТИ, 1987. Т. 21, с. 131-164.

4. Пинигин Е. Б. Управление запасами на предприятиях оптовой торговли: актуальность, структура, особенности [Электронный ресурс] / Е. Б. Пинигин // Прикладная информатика. - 2006. - №6. - Режим доступа. - URL: http://cyberleninka.ru/article/n/upravlenie-zapasami-na-predpriyatiyah-optovoy-torgovli-aktualnost-struktura-osobennosti (дата обра-щения: 02.08.2013).

5. Евса Я.М. Оптимизация методов управления складскими запасами на примере металлоторговой деятельности ЗАО «Стройсервис» // Дискуссия. - 2013. - №8 - С. 62-66.

Размещено на Allbest.ru