Способы снижения длительности закупок ИТ-продукции в рамках ограничений, устанавливаемых федеральным законом № 223

Размещено на http://www.allbest.ru/

СПОСОБЫ СНИЖЕНИЯ ДЛИТЕЛЬНОСТИ ЗАКУПОК ИТ-ПРОДУКЦИИ В РАМКАХ ОГРАНИЧЕНИЙ, УСТАНАВЛИВАЕМЫХ ФЕДЕРАЛЬНЫМ ЗАКОНОМ № 223-ФЗ (НА ПРИМЕРЕ ЗАПАДНО-УРАЛЬСКОГО БАНКА ОАО «СБЕРБАНК РОССИИ»)

Федеральный закон № 223-ФЗ от 18.07.2011 г., вступивший в силу с 1 января 2012 г., определяет основные принципы закупки товаров, работ, услуг, а также основные требования к закупочным процедурам, проводимым отдельными видами юридических лиц. К таким категориям юридических лиц относятся:

· государственные корпорации;

· государственные компании;

· субъекты естественных монополий;

· организации, осуществляющие регулируемые виды деятельности в сфере электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения и др.;

· хозяйственные общества, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования в совокупности превышает пятьдесят процентов [1].

ОАО «Сбербанк России» относится к последней из перечисленных категорий юридических лиц, и, следовательно, в своей закупочной деятельности оно должно руководствоваться данным федеральным законом. На основе Федерального Закона № 223-ФЗ в ОАО «Сбербанк России» разработано «Положение о закупках ОАО «Сбербанк России» - внутренний нормативный документ, определяющий принципы закупочной деятельности данного хозяйственного общества.

Таким образом, в соответствии с вышеперечисленными нормативными документами основными принципами закупок в ОАО «Сбербанк России» являются:

· Экономичность - минимальные затраты на организацию и проведение закупочных процедур;

· Эффективность - сочетание лучших условий качества закупаемой продукции и ее цены;

· Открытость - доступность информации, относящейся к закупкам, для каждого участника (для этого банком размещаются извещения о проведении закупочных процедур, закупочная документация, информация о победителе на сайте ОАО «Сбербанк России», а также на Официальном сайте РФ - zakupki.gov.ru);

· Объективность - выбор поставщика по заранее утвержденным критериям, обеспечение равноправия, справедливости, отсутствия дискриминации участников закупок (пороговые и оценочные критерии содержатся в закупочной документации, и, следовательно, известны участникам до начала проведения торгов);

· Конкурентность - обеспечение состязательности предложений участников с целью получения банком лучших условий поставки продукции, отсутствие ограничения допуска к участию в закупке путем установления неизмеряемых требований к участникам закупки. Так, например, критерий положительная деловая репутация - неизмеряемый критерий, он не может являться критерием для оценки и сопоставления предложений участников, а критерий опыт работы на рынке данной продукции не менее 1 года - измеряемый критерий, и, следовательно, может служить критерием оценки.

Также «Положением о закупках ОАО «Сбербанк России» определяются способы закупок, применяемые банком при закупках на сумму свыше 500 тысяч рублей. Перечень способов ограниченный, и включает в себя:

· конкурс или запрос предложений - применяются в тех случаях, когда стоимость продукции (услуг) не является единственным критерием выбора поставщика. Единственное отличие заключается в том, что конкурс проводится при закупках продукции (услуг) на сумму более 5 млн. руб., запрос предложений - на сумму менее 5 млн. руб.

· электронный аукцион или запрос котировок - применяются в тех случаях, когда стоимость продукции (услуг) является единственным критерием выбора поставщика. Отличие заключается в том, что электронный аукцион проводится при закупках продукции (услуг) на сумму более 5 млн. руб., запрос котировок - на сумму менее 5 млн. руб.

· закупка у единственного источника - неконкурентный способ закупки, применяемый банком в ограниченном числе случаев, определяемых федеральным законом № 223-ФЗ[2].

При закупках продукции на сумму, не превышающую 500 тысяч рублей, «Положением о закупках ОАО «Сбербанк России» предусматривается проведение конкурентного анализа - упрощенной в некотором роде закупочной процедуры, предусматривающей запрос банком коммерческих предложений не менее трех различных организаций, имеющих возможность поставки данной продукции (оказания услуг), их последующий анализ и определение победителя - организации, предложившей наименьшую цену при прочих равных условиях. При этом выбор организаций для запроса коммерческих предложений остается на усмотрении банка (как правило, выбираются организации, имеющие положительный опыт работы с банком, «проникновение» новых организаций происходит весьма редко). Поэтому открытость такого способа осуществления закупок, как конкурентный анализ, является условной и зависит от решения банка. Однако с целью исключения нарушений требований федерального закона № 223-ФЗ, «Положением о закупках ОАО «Сбербанк России» предусматривается запрет искусственного разбиения закупок однородной продукции на несколько частей в течение короткого интервала времени (календарного месяца), имеющего целью умышленное неоднократное проведение конкурентного анализа вместо осуществления открытых торгов.

Таким образом, с учетом приоритета проведения открытых закупочных процедур, основными закупочными процедурами, проводимыми банком, являются: конкурс (запрос предложений) и электронный аукцион (запрос котировок). закупка электронный аукцион конкурентный

Длительность осуществления закупок (от момента заявления конечным потребителем о наличии у него потребности в определенной продукции до момента удовлетворения этой потребности) в Западно-Уральском банке ОАО «Сбербанк России» складывается их двух составляющих. Во-первых, это сроки, регламентированные федеральным законом № 223-ФЗ, которые заказчик (банк) не может изменять в сторону сокращения, и которые не поддаются управленческому воздействию. Сроки установлены для каждого способа открытых конкурентных закупочных процедур:

· для запроса котировок период от момента начала сбора предложений участников до его окончания должен составлять не менее трех рабочих дней;

· для запроса предложений - не менее 5 календарных дней;

· для конкурса или электронного аукциона - не менее 20 календарных дней.

Также существуют ограничения по времени, устанавливаемые внутренними положениями банка. К примеру, решение о проведении закупочной процедуры и утверждении конкурсной документации, либо о подведении итогов закупочной процедуры должно выноситься не менее чем за 3 рабочих дня до планируемой даты заседания Конкурсной комиссии банка для возможности рассмотрения вопроса и внесения поправок членами Конкурсной комиссии.

Во-вторых, временные затраты, значительно повышающие длительность проведения закупочных процедур, которыми мы можем управлять. Рассмотрим данные временные затраты, а также способы их сокращения более подробно.

На данном этапе развития перед Западно-Уральским банком ОАО «Сбербанк России» стоит проблема высокой длительности осуществления закупок и, как следствие, нарастание неудовлетворенности работой закупающих подразделений конечных пользователей продукции.

Предпосылок возникновения данной проблемы можно выявить несколько:

1. Несовершенство планирования, неупорядоченность поступления заявок на приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ).В настоящий момент времени процесс подачи заявок и приобретения ТМЦ можно охарактеризовать следующим образом: у конечного пользователя возникает потребность в конкретном виде ТМЦ, которая оформляется в виде заявки от конечного пользователя, созданной в специальной автоматизированной системе. В заявке указывается признак согласования с руководителем приобретения ТМЦ (остается на совести сотрудника) и обоснование необходимости закупки. В результате такого способа организации подачи заявок в закупающее подразделение поступает по подсчетам в среднем около 12 заявок в день на приобретение разнородных видов продукции. Соответственно, значительная часть времени (от одной недели до месяца) уходит на аккумуляцию заявок по признаку однородности требуемой продукции. Это никак не способствует оперативному решению проблем банка и повышению удовлетворенности внутреннего клиента. После осуществления аккумуляции заявок и составления единого списка следует стандартная закупочная процедура в рамках 223-ФЗ. При этом даже если стоимость приобретаемой продукции оказывается не более 500 тысяч рублей, и проводится конкурентный анализ, ожидание поставки может затягиваться от одной недели до месяцев в зависимости от специфики приобретаемой продукции. Местные поставщики, находящиеся в г. Перми, как правило, не содержат больших запасов на складе, а заказывают продукцию у своих поставщиков в более крупных городах (Москва, Санкт-Петербург) непосредственно после получения заказа конечного покупателя. Соответственно, большую роль здесь также играет оперативность доставки груза транспортной компанией.

2. Неблагонадежность поставщиков, признанных победителями открытых закупочных процедур. Несмотря на то, что банк работает с поставщиками на условиях постоплаты (т.е. оплата происходит после отгрузки продукции), и тем самым устраняет риск непоставки продукции, случаи задержки поставки или поставки продукции с характеристиками, отличными от характеристик, предусмотренных конкурсной документацией, встречаются довольно часто. Минимизировать риск в данном случае возможно путем включения в договор условий о применении штрафных санкций при нарушении срока поставки. Как правило, они составляют 0,1% от стоимости не поставленной (недопоставленной) продукции за каждый день просрочки. Однако и эти меры не способны на 100% гарантировать поставку продукции в заранее оговоренные договором сроки и выполнение закупающими подразделениями обязательств перед своими внутренними клиентами.

Таким образом, произведя анализ предпосылок возникновения проблемы, можно предложить следующие пути решения для сокращения разрыва между целевым и действительным состоянием системы:

1. С целью усовершенствования процесса приобретения ТМЦ и повышения упорядоченности подачи заявок возможно внедрение системы поквартального планирования потребности в ТМЦ в текущем квартале на следующий квартал. При этом обязанность аккумуляции заявок конечных пользователей предлагается возложить на представителей отдела технической поддержки на соответствующей территории (Пермский край, Удмуртская Республика, Республика Коми). Потребность в ТМЦ на квартал должна быть обоснованной и определяться методом экстраполяции потребности в ТМЦ в предыдущие кварталы, с учетом остатков продукции на складе на конец квартала. При планировании возрастания потребности, необходимо указывать, с внедрением каких проектов, осуществлением каких конкретно работ это будет связано. Таким образом, снижается риск закупки необоснованного большого количества ТМЦ и повышения страхового запаса на складе. При поступлении аккумулированных заявок на приобретение ТМЦ на следующий квартал от всех трех территорий, закупающее подразделение проводит одну закупочную процедуру в соответствии с 223-ФЗ и удовлетворяет потребность подразделений банка в ТМЦ к началу отчетного квартала.

2. Введение стандартов рабочего места для различных категорий сотрудников, в зависимости от выполняемых ими функциональных обязанностей. Стандарт рабочего места должен включать в себя примерный перечень оборудования с конкретными характеристиками, полагающийся сотруднику данной категории, а также периодичность возможной замены оборудования с целью его модернизации. К примеру, для категории сотрудников - специалисты по обслуживанию частных лиц: системный блок с объемом оперативной памяти не менее 2 ГБ, монитор с диагональю не менее 17”, планшетный сканер стоимостью не более 6 тыс. руб. (заменяются не чаще 1 раза в 5 лет) и т.д. Очевидно, что в таком стандарте невозможно описать полный перечень оборудования, потребность в котором может возникнуть при выполнении сотрудником своих функциональных обязанностей, постепенном возникновении новых и трансформации старых обязанностей. Однако возможно отобразить минимальный стандартный набор, при возникновении у сотрудника потребности в дополнительном оборудовании или оборудования из стандарта, но с более высокими характеристиками, сотруднику необходимо будет аргументированно обосновать свою потребность. При этом очевидна необходимость периодического пересмотра стандартов рабочего места, в связи с изменением функциональных обязанностей, появлением новых категорий сотрудников, а также постепенным усовершенствованием оборудования по ходу научно-технического прогресса.

3. На основе утвержденных стандартов рабочего места возможна разработка перечня наиболее часто закупаемого оборудования и расходных материалов с указанием конкретных производителей и моделей. Введение данного перечня позволит облегчить задачу при формировании списка планируемых ТМЦ на квартал.

4. С целью устранения действия фактора неблагонадежности поставщиков и срыва поставок, рекомендуется проведение открытого квалификационного отбора поставщиков, согласных сотрудничать с банком на заранее оговоренных условиях и поставлять определенный перечень продукции (о чем было указано в п. 3 рекомендаций) и заключение с ними генеральных соглашений на поставку продукции. В связи с неустойчивостью курса, предлагается зафиксировать примерный уровень цен на продукцию в американской валюте, для снижения риска поставщиков и согласия долгосрочного сотрудничества с банком. После заключения генеральных соглашений с поставщиками на определенный перечень продукции при возникновении у банка потребности в определенном количестве продукции на сумму, не превышающую 500 тыс. рублей, происходит запрос прайсов на данный момент времени и определяется победитель, предложивший наименьшую цену. При закупке продукции на сумму свыше 500 тыс. рублей 223-ФЗ оставляет право проведения закупочных процедур с ограниченным количеством участников (т.е. среди поставщиков, предварительно аккредитованных банком). Данные меры позволят недопустить неблагонадежных поставщиков к закупочным процедурам банка и соответственно минимизировать риск непоставки продукции в установленные сроки.

Таким образом, мы видим, что у банка существует достаточная возможность маневра для сокращения длительности закупок, несмотря на ограничения 223-ФЗ, для этого необходимо правильно воспользоваться вышеперечисленными рекомендациями.

Данные предложения были рекомендованы к использованию в Западно-Уральском банке ОАО «Сбербанк России».

Список литературы

1. Федеральный закон Российской Федерации от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»;

2. Положение о закупках ОАО «Сбербанк России» от 01.01.2012 г.

3. Регламент проведения закупок ОАО «Сбербанк России» от 10.02.2012 г.

Размещено на Allbest.ru