Роль пресс-конференций в организации арт-проекта: на примере проекта "Симфорок"

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

1

Роль пресс-конференций в организации арт-проекта: на примере проекта "Симфорок"

Шаверская Е.А.

Пресс конференция в системе инструментов пиара занимает важное место. Успех PR проекта во многом зависит от того, насколько качественно выполняется взаимодействие со СМИ, организуются информационные потоки и медиаполе проекта. Инструментами коммуникаций с ключевыми партнерами в этом случае выступают различные деловые и пресс-мероприятия. Перечислим самые популярные среди них:

публикации в печатных СМИ, новости, интервью на радио, телевидении, в Интернете собственные СМИ - печатные и электронные, собственный сайт;

рассылки;

акции;

презентации;

некоторые виды семинаров;

пресс-конференции;

брифинги;

круглые столы;

организация и участие в ассоциациях, партиях, общественных группах и организациях;

спонсорство (может быть информационное);

слухи.

Не менее важно, нежели реестр инструментов пиар-деятельности, обозначение основных ее целей:

позиционирование предмета PR, создание и поддержание (воспроизводство) понятного, благоприятного и управляемого имиджа;

повышение имиджа (при необходимости снижение имиджа);

изучение влияния внешней среды на деятельность организаций (предмета PR). пресс конференция сценарий

Кратко коснемся и функций пиара, которые касаются всех аспектов этого вида деятельности, начиная с исследования проблемы и постановки цели, разработки стратегии и тактики и заканчивая реализацией программы и оценкой ее эффективности. Главной функцией PR является коммуникативная, благодаря ей устанавливается взаимопонимание и доверительные отношения между организацией и общественностью, что в последствии сохраняет и повышает репутацию организации. Именно в рамках этой функции ярко проявляется значимость пресс-конференции, которую принято считать одной из значимых в пиар-технологии форм активизации процесса коммуникации между организацией и ее аудиторией является пресс-конференция.

Рассмотрим суть пресс конференции в ее теоретическом аспекте. Так что же такое пресс конференция? Пресс-конференция -- мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой

новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Большая часть пресс-конференций проходит в сухом деловом формате. Однако в создании пресс-мероприятия для музыкального проекта уместны творческие элементы, яркий информационный повод, развернутый под нестандартным углом зрения и вызывающий потребность у СМИ "прояснить" ситуацию. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Следует отметить основные факторы подготовки пресс-конференции:

*Наличие новости для прессы. Один из самых главных факторов начала подготовки к пресс-конференции - наличие яркого новостного повода, заслуживающего специального оглашения.

*Готовность к детальному обсуждению этой новости. Второй главный фактор в подготовке пресс-конференции - готовность предложить прессе детальное обсуждение этой новости с представителями компании или создаваемого проекта.

*Подборка иллюстративных материалов. Информационный пакет документов (пресс-

кит) готовится заранее - на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки. Подборка должна давать четкое представление о существе вопроса с тем, чтобы даже те журналисты, которым не удалось ухватить суть вопроса в ходе самой прессконференции, могли потом разобраться в нем.

*Планирование даты и времени начала пресс-конференции. День и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет. Наиболее подходящее время для проведения пресс-конференции с 11.00 до 16.30. Лучшие дни - вторник, среда и четверг, т.к. есть большая вероятность попасть в газеты следующего дня. Если необходимо разместить материал о пресс-конференции в утренних газетах, нужно начинать пресс-конференцию в 11.00 или 12.00. Если идет ориентация на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, то часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же новость действительно горячая, проводить пресс-конференцию можно в любое время - СМИ все равно соберутся, а при промедлении новость «остынет».

Итак, очертив суть пресс-конференции как пиар-мероприятия, остановимся на конкретном примере - на пресс-конференции проведенной в рамках пиар-кампании проекта «Симфо-рок». В преддверии концертов в Ростове и Краснодаре коллективу было предложено провести пресс-конференцию для освещения мероприятия в СМИ.

Основной целью проведения пресс-конференции являлось привлечение внимания общественности к концертам, группе, а также увеличение продаж билетов на предстоящие мероприятия. Кратко охарактеризуем сам проект. Группа Vagabond from R.o.D. была основана в августе 1994 года, в Ростове-на-Дону. Находясь у истоков металлического движения на юге России, группа успешно продвигала металл-стиль и завоёвывала популярность.

В 1995 году, группа выпускает свой дебютный альбом «Regeneration», и становится широко известной не только в Ростове, но и далеко за его пределами, а также начинает сотрудничать с радио и телеканалами, помогать молодым музыкантам и исполнителям.

В 1998 году участники группы принимают решение уехать в Германию, чтобы расширять свои возможности, развиваться и приобрести новый опыт.

Вернувшись на родину, в 2001 году они издают альбом “Stainless Will”, в записи которого принимают участие музыканты из группы Аквариум и Санкт-Петербургского симфонического оркестра.

Добившись немалых успехов в музыкальном развитии, в 2010-м году группа записывает альбом “You Rock!”, который становится вершиной жёсткости стиля.

Весной 2015 года музыканты поставили перед собой новую задачу -- создать музыкальное шоу, которое покорит любителей как классической, так и рок музыки.

«СИМФО-ROCK» - именно так называется проект коллектива, который заставит иначе взглянуть на композиции уже ставшие классикой рок-музыки. Слушатели смогут прочувствовать их величественное звучание с симфоническим оркестром. Легендарные хиты зарубежных рок-групп исполняют профессионалы юга России.

Оркестровые аранжировки создавались в течение нескольких месяцев, и в результате сложной, кропотливой работы получилось шоу, в котором соединились драйв рок и неповторимое звучание симфонической музыки. В настоящее время Vagabond from R.o.D. продолжает успешно работать в Европе в партнёрстве с Block International - одной из крупнейших медиа-компаний Германии.

Однако вернемся к теме прессконференции. Первой задачей, которая была поставлена перед пиар-менеджером в моем лице было определение места проведения прессконференции. Как правило, место предопределяет характер предстоящего события, а значит, нужно было выбрать такое помещение, которое бы было близко по духу предстоящему мероприятию. Имелось несколько вариантов: Радио Ростова, конференц-зал Вертол и свободное пространство «Циферблат». В итоге был сделан выбор в пользу Циферблата по нескольким причинам:

?помещение предоставлялось бесплатно

?уютная и дружелюбная атмосфера, которая очень близка участникам коллектива

?удобное месторасположение

?возможность присутствия свободных слушателей > дополнительная аудитория

Обозначим основные этапы подготовки события. При организации прессконференции необходимо тщательно продумать многочисленные технические аспекты ее обеспечения (помещения, столы, стулья, освещение, исправные розетки, микрофоны, средства орг. Техники, оперативную связь, место для телекамер и т.д.).

Подготовка пресс-конференции предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария.

На первом этапе было необходимо оповестить СМИ, чьё присутствие нужно на прессконференции. Это было сделано за неделю до даты проведения пресс-конференции путём рассылки пресс-релизов, по электронной почте.

Пресс-релизы были разосланы таким СМИ как:

Россия 2, Россия 24, Рен-тв, Южный регион, Вечерний ростов, Молодежное Информационное Агенство (МИА), Журнал «Яrus», Журнал «МЫ|WE».

Радио Ростова

Пресс-релиз был необходим на этапе подготовки пресс-конференции в качестве разогревающей информации и после завершения акции как дополнительный материал. Кроме того, в пресс-релизе объявлено место и время проведения пресс-конференции, а также содержатся все необходимые координаты организаторов, чтобы журналист мог при необходимости задать уточняющие вопросы.

После рассылки пресс-релизов нужно было убедиться в получении, позвонив по телефону. За сутки до пресс-конференции был произведен обзвон СМИ с целью выяснить, получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация?

По итогам контрольных звонков, согласие на участие в пресс-конференции дали:

Рен-тв

Молодежное Информационное Агенство (МИА)

Журнал «Яrus»

Радио Ростова

Журнал «МЫ|WE»

Россия 2

Следующей задачей в организации мероприятия было составление сценария прессконференции, содержащего перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени, отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

открытие, представление ньюсмейкеров пресс-конференции;

вступительное слово ведущего;

выступления (информационные сообщения);

вопросы и ответы;

закрытие;

неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Важным этапом в подготовке подобного рода мероприятия была подготовка информационных пакетов и табличек с данными участников пресс-конференции на стол, за которым будут сидеть участники.

Заключительный этап подготовки -- организация пространства пресс-конференции таким образом, чтобы журналистам было удобно работать. Надо было обязательно предусмотреть места для работы телеоператоров.

Остановимся на процессе ведения пресс конференции. Находясь в роли организатора пресс-конфренции, нужно быть готовым к тому, что также будет необходимо выполнять обязанности пресс-секретаря. Обязанности ньюсмейкера и ведущего пресс-конференции должны быть непременно разделены, иначе возникнет путаница и отклонение от регламента.

Пресс конференция начинается со вступительного слово пресс-секретаря, для объявления темы пресс-конференции и знакомства с каждым из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами.

В соответствии с этим был оглашен регламент пресс-конференции, и в дальнейшем организатор конференции обязан следить за его соблюдением. Также, в обязанности организатора входило регулирование порядка вопросов (это делалось очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок). Так как пресс-конференция предполагает некое стартовое сообщение или заявление приглашающей стороны на заданную тему и, затем, вопросы журналистов с последующими ответами, вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Группируя прозвучавшие вопросы, можно сказать, что они касались творческих планов коллектива, стилевых особенностей проекта, объединяющего симфоническую музыку, джаз и рок, а так же мнения музыкантов по различным вопросам в музыкальной сфере.

Более важной частью, чем вступительное слово, является грамотно организованная концовка. Для пресс-секретаря очень важно успеть отметить про себя, сколько еще желающих задать вопрос осталось, и незадолго до завершения конференции дать знать аудитории об этом, объявив, что следующий вопрос будет последним, во избежание неловкой паузы из-за отсутствия вопросов. А если же вдруг объявятся еще желающие задать вопрос, то создастся впечатление, что тема журналистам очень интересна и они не хотят отпускать спикера.

Каковы же итоги проведенного мероприятия?

Благодаря мероприятию было получено реальное подтверждение того, что прессконференции - один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.

Материалы конференции были опубликованы в следующих изданиях:

Рен-тв

Молодежное Информационное Агенство (МИА)

Журнал «Яrus»

Радио Ростова

Журнал «МЫ|WE»

Следует отметить, что присутствие журналистов на пресс-конференции и публикация материалов осуществлялись без финансовых затрат.

После проведения пресс конференции и публикаций репортажей от СМИ, продажи на концерт «Симфо-рок» возросли на 16% а посещаемость официальных аккаунтов группы в социальных сетях увеличилась на 34%.

Из этого следует вывод, что получив огромное распространение, пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают весьма положительные результаты.

Проведение такого рода мероприятий позволяет получить уникальный опыт, так как приходится совмещать несколько обязанностей в одном лице, быть собранным и уметь координировать участников пресс-конференции, а так же избегать неприятных ситуаций.

Итак, подведение итогов позволяет сделать вывод о том, что пресс-конференция, основное назначение которой состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) через СМИ, полностью оправдала ожидания относительно эффекта после её проведения.

Список использованной литературы

1. Крылова А.В. Проектная деятельность в сфере академического музыкального искусства// Проблемы музыкальной науки. 2012,. № 1. - С. 19--22.

2. Крылова А.В. Реклама и пиар художественных событий. Учебное пособие Ростов-на-Дону: Издательство РГК, 2014. - 49 с.

3. Ландау О. Паблик рилейшнз и паблисити// Энциклопедия маркетинга: http://www.marketing.spb.ru (28.11.2013).

4. Мелентьева Н.И. Маркетинговые коммуникации. СПб.: Питер, 2011. - 173 с.

5. Тульчинский Г. Л. PR в сфере культуры. 4-е изд. СПб.: Лань, 2009. -528 с.

Размещено на Allbest.ru