Взаимодействие пресс-службы со средствами массовой информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство науки и высшего образования РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Сочинский государственный университет»

Кафедра общей психологии и социальных коммуникаций

Контрольная работа

по дисциплине: «Реклама и связи с общественностью»

Тема: Взаимодействие со СМИ. Пресс-служба, пресс-секретарь

Выполнена

Турачкиной Ю.В.

Сочи 2018



1. Организация работы пресс-службы

Организационные формы отношений государственных, общественных, бизнес-структур принимают воплощение пресс-служб, пресс-центров и различных их модификаций.

В зависимости от объёма работ связи со СМИ могут выполняться следующими специалистами:

1. Пресс-специалистом. (пресс-секретарём);

2. Пресс-бюро;

3. Отделом по работе с прессой;

4. Пресс-службой или пресс-центром;

5. Службой PR (непосредственно её руководителем);

6. Внештатным работником или внешней консультативной фирмой.

Пресс-служба - подразделение субъекта PR, обеспечивающее реализацию его информационной политики со СМИ. Так подходят к определению пресс-службы сейчас.

Основные функции пресс-службы: информационная, аналитическая, организационная. Сбор, обработка, фиксация, анализ, хранение информации - основное направление деятельности пресс-службы.

Организационную функцию пресс-службы начали выполнять на современном этапе развития медиарилейшнз. Она состоит из следующих моментов:

- организация распространения информации о субъекте PR как вовне, так и вовнутрь;

-организация непосредственных контактов представителей субъекта паблик рилейшнз со СМИ;

- организация особых форм публичного присутствия представителей субъекта паблик рилейшнз в различных видах и формах деятельности всех типов СМИ;

- инициирование и организация разнообразных форм коммуникации со СМИ.

Пресс-служба реализует свои функции с помощью штатных и привлечённых внештатных сотрудников согласно штатному расписанию, которое определяется соответствующими документами.

Приблизительный кадровый состав пресс-службы: руководитель пресс-службы, сотрудники- кураторы по различным вопросам: главный специалист, ведущий специалист, специалист первой категории, сотрудники, курирующие техническую работу, редактор веб-сайта, консультанты. Иногда руководитель пресс-службы является пресс-секретарём.

Считается идеальным, когда в составе пресс-службы находится несколько отделов (секторов): сектор по связям со СМИ, сектор подготовки информационных материалов, аналитическая группа.

Штат пресс-службы может колебаться от одного-двух до 20 человек и более. В крупных организациях пресс-службы чаще являются подразделениями отделов PR.

Пресс-служба решает две задачи:

1. Обеспечивает полноту и оперативность информации о деятельности представляемой ею организации;

2. Создаёт оптимальные условия для работы (и отдыха) аккредитованных специалистов.

Как отмечают А.Бекетов и Д.Игнатьев в «Настольной энциклопедии Public Relations», отношения организации со СМИ могут реализовываться следующим образом:

- пресс-служба выступает как системообразующий элемент организации, в полной мере выполняя все функции PR. При таком положении пресс-служба фактически тождественна PR-отделу;

- пресс-служба может существовать в качестве отдельного подразделения, занимающегося только работой со СМИ, то есть выступать исключительно в роли передаточного звена;

- пресс-служба, как и PR-отдел, отсутствуют в качестве самостоятельных подразделений. Работой с внешней общественностью занимается специальная консалтинговая фирма, причём это делается эпизодически, в остальное время связи с общественностью фактически не осуществляются.

Независимо от конкретного варианта глава пресс-службы должен:

а) обладать полной информацией о работе компании;

б) иметь непосредственный выход на руководство и пользоваться его доверием;

в) участвовать в планировании общеорганизационных мероприятий;

г) выстраивать деятельность своего подразделения в строгом соответствии с целями компании;

д) иметь возможность беспрекословно получать нужные сведения от других отделов;

е) иметь хорошие контакты в журналистской среде.

Обязанности пресс-службы двоякие - с одной стороны, она должна обеспечивать всю полноту и оперативность информации о работе своей организации, с другой стороны, создавать оптимальные условия для работы аккредитованных журналистов. В составе пресс-службы может иметься и собственная творческая (литературная) группа, состоящая из штатных корреспондентов, имеющих опыт работы в СМИ, которые занимаются написанием всех необходимых материалов на профессиональном уровне. Разумеется, это требует от руководства организации предоставления хорошей оплаты труда. Возможно также создание временной творческой группы специально для освещения конкретного мероприятия.

Помимо пресс-служб, могут существовать и так называемые пресс-центры. Это, как правило, подразделения меньшего масштаба, создающееся на ведомственном уровне (министерства, государственные комитеты) или в структурах местного управления. Такие пресс-центры действуют на постоянной основе. Однако и частные организации могут создавать свои временные пресс-центры для освещения каких-то крупных событий, особенно происходящих в местных филиалах. В таком случае пресс-центр возглавляет пресс-атташе. В целом, разница между пресс-службой и пресс-центром является в значительной мере условной; фактически единственный критерий, по которому возможно их различать - масштабность работы. У пресс-центров она обычно меньше, чем у пресс-служб, хотя подобное наблюдается не всегда.

Основные функции пресс-службы. Пресс-службы могут выполнять следующие функции:

1. Освещение проводимых организацией мероприятий в СМИ.

2. Постоянное информирование СМИ о деятельности организации: организационные изменения, участие в общественно значимых мероприятиях и проектах, сотрудничество организации с органами власти.

3. Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.

4. Сотрудничество с изданиями (можно договориться о том, чтобы организации предоставляли отдельную полосу в газете).

5. Организация брифингов, пресс-конференций.

6. Формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий.

7. Формирование круга «доверенных» журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с вашей организацией.

8. Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.

9. Организация интервью руководителя организации или руководителей программ для СМИ (перед публикацией интервью в газете необходимо его считать и исправить обнаруженные ошибки).

10. Консультации с руководителем организации и аппаратом по вопросам отношений с прессой и потенциальной реакции СМИ на предложенные решения.

11. Контроль за подготовкой выступлений или, по меньшей мере, пересмотр готовых речей и сообщений.

12. Отслеживание (мониторинг) всех материалов (статей и видеоматериалов, по радиопрограммам - название радиостанции, название программы, дата, время выхода и краткое содержание) вышедших в СМИ. Создание архива.

13. Анализ эффективности проведенного мероприятия и выработка рекомендаций на будущее.

14. Формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ своего региона.

15. Организация транспортного обеспечения и размещения в гостинице приезжих журналистов.

16. Аккредитация журналистов.

17. Сотрудничество с организациями, осуществляющими защиту прав и интересов журналистов и СМИ в своем регионе.

18. Сотрудничество с пресс-службами, департаментами по связям с общественностью органов власти в регионе.

19. Сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций.

20. Написание статей в газеты и журналы (по мере необходимости).

21. Выпуск собственного печатного издания. (Как правило, выходят небольшим тиражом и распространяются среди членов организации).

22. Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты, брошюры и т.д.).

2. Состав и структура пресс-службы

Штат пресс-службы может насчитывать как минимум два человека - ответственного за мониторинг и контакты со СМИ и его помощника, готовящего материалы для прессы, тексты выступлений руководства. Совмещение этих двух позиций в лице одного человека, довольно часто практикующееся в организациях средней руки, нежелательно, так как приводит к излишней загруженности. Что же касается верхнего предела, то он колеблется от десяти-пятнадцати человек в более-менее крупных организациях до двадцати и более в корпорациях и органах государственного управления.

Существуют три основных направления деятельности пресс-службы и соответственно три группы в её составе.

Аналитическая группа осуществляет:

- мониторинг публикаций о деятельности фирмы в СМИ;

- анализ публикаций на рынке с выработкой конкурентных предложений руководству по проведению тех или иных мероприятий;

- разработку планов и стратегий информационной политики компании.

Креативная группа имеет следующие задачи:

- подготовка речей для руководства (спичрайтинг), пресс-релизов и оперативных сообщений, написание статей и съемка видеоматериалов для последующего размещения в СМИ;

- создание информационных поводов.

Организационная группа выполняет:

- подготовку интервью, пресс-конференций, выступлений руководства организации на телевидении и радио;

- размещение прямой и косвенной рекламы в СМИ, направление информационных потоков;

- редакционно-издательскую деятельность;

- техническое обеспечение съемок и монтажа видеороликов и сюжетов о деятельности компании.

Помимо этих трех групп в состав пресс-службы может также входить группа аккредитации, которая осуществляет оформление отношений с журналистами, постоянно работающими с данной организацией.

Материально-техническое оснащение пресс-службы в идеале должно включать:

- средства связи (телефон, телетайп, факс,мобильная связь);

- системы электронной обработки информации (компьютеры с соответствующим программным обеспечением);

- издательский отдел: печатная информация в виде бюллетеней, пресс-релизов и пр.; кадровый пресс служба аккредитация

- внутреннюю радиосеть;

- внутреннее телевидение;

- библиотеку периодики;

- информационно-справочные пункты АСУ;

- службу сервиса (питание, экспедиция, транспорт);

- автоматический информатор (телефонная аппаратура многоцелевого назначения, выдающая по запросам абонентов справочную информацию во время конференции, фестиваля: программу мероприятий на текущий день, хронику прошедшего дня, экстренные объявления, изменения в составе президиума, жюри, краткие официальные решения или резюме, сведения о погоде, точном времени, службах сервиса).

Для нормального функционирования пресс-службы ей необходим следующий пакет документов:

1. План работы организации и соответствующий ему план работы пресс-службы. Он должен быть максимально подробным, и его копии желательно предоставить членам журналистского пула.

2. Регулярно обновляемая база данных СМИ.

3. Информационный пакет об организации (структура, объем работы в фактических и числовых показателях, количество сотрудников, имена руководителей всех уровней, внутренние новости, фото первых лиц, офисов и продукции). Он предназначается для предоставления СМИ оперативной информации по первому запросу.

4. Информационный пакет о руководстве организации (обязательно включает набор фотографий, демонстрирующих первое лицо в различных деловых ситуациях).

5. Архив публикаций и мониторинга СМИ. Предназначен для подготовки развернутых статей, справок и отслеживания отношений СМИ к организации.

Наконец, особую роль в пресс-службе всегда играет пресс-секретарь. Он реализует в своей деятельности три функции - информационную, общественно-политическую и управленческую. Его главные задачи - осуществление непосредственной связи пресс-службы с руководством, подготовка графика встреч руководителей с представителями СМИ, соответствующие консультации руководства перед этими встречами, контроль за качеством работы всех остальных подразделений пресс-службы. Фактически пресс-секретарь выступает как олицетворение пресс-службы, и часто выдает от её имени комментарии журналистам. При проведении пресс-конференций пресс-секретарь чаще всего выступает в роли модератора (ведущего) мероприятия.

Основные принципы профессиональной деятельности пресс-секретаря:

- объективность,

- оперативность,

- достоверность,

- информационная достаточность освещения события или проблемы.

Взаимодействие пресс-службы со СМИ.

Пресс-служба организовывает мероприятия для СМИ. К ним относятся:

- аккредитация журналистов;

- пресс-конференция;

- брифинг;

- пресс-тур;

- предосмотр;

- круглый стол;

- встреча с журналистами;

- интервью;

- фото-теле-киносессии.

Аккредитация журналистов - важнейшее мероприятие, означающее процедуру назначения журналиста освещать события, которые происходят в организации. Пресс-служба, конечно же, заинтересована в освещении события в том направлении, которое ей представляется правильным. Поэтому аккредитация является одним из главных инструментов пресс-службы, с помощью которого она выстраивает свои взаимоотношения со СМИ напрямую и опосредованно с обществом. Выдавая аккредитации, пресс-служба подчёркивает свою открытость массмедийному сообществу и всему обществу.

Аккредитация чаще всего производится для пресс-служб органов государственной власти, государственных учреждений, общественных объединений, но проводится и в других сферах, к примеру, в бизнес-структурах (как государственных, так и частных).

Аккредитацию различают временную, периодическую, постоянную.

Временная аккредитация выдаётся при проведения однократного мероприятия. Она зачастую имеет несколько уровней допуска.

Периодическая аккредитация обычно проводится для сверки состава корпуса журналистов, для уточнения медиалистов.

Постоянная аккредитация обычно даётся до тех пор, пока журналист не переходит в другое СМИ.

Пресс-конференция - собрание представителей средств массовой информации, производимое официальными лицами с целью информирования по актуальным вопросам; встреча государственных, общественных деятелей, учёных с журналистами для беседы и ответы на их вопросы.

Пресс-конференция - одна из популярнейших форм общения журналистов с первыми лицами организации, поскольку информация идёт из «первых рук».

Пресс-конференция является также одной из первых форм интерактивной связи с журналистским сообществом в постсоветский период. При назначении даты пресс-конференции необходимо учитывать время выхода газет. Еженедельники обычно выходят во второй половине недели, поэтому пресс-конференцию лучше проводить в самом начале недели или в субботу (день информационного голода). На пресс-конференции обычно выступают около трёх человек и пресс-секретарь. Каждый из них объясняет свой, заранее определённый уровень вопросов, чтобы не допустить повторов. Желательно заранее прописать ответы на трудные вопросы. Оптимальная продолжительность пресс-конференции - 40 минут.

Пресс-секретарь представляет участников, затем следуют высказывания выступающих, после этого пресс- секретарь предлагает журналистам задавать вопросы. Пресс-секретарь следит, чтобы не образовывались паузы.

Самая большая сложность при организации пресс-конференции может возникнуть тогда, когда мероприятие приходит очень мало журналистов. В таком случае можно вместо пресс-конференции провести брифинг, если найдётся срочный повод, не усаживать журналистов, возможен и вариант прямого общения в формате перерыва, когда журналистов знакомят с первыми лицами и они общаются напрямую.

Брифинг - встреча официальных лиц с представителями массовой информации, на которой вкратце излагается позиция организации по определённому вопросу (брифинг - позиционное заявление, зачастую проводится в форс-мажорных обстоятельствах). Длится около получаса, иногда даже журналистов не рассаживают, они участвуют стоя.

Регламент таков: 10 минут выступающему, 20 минут - блиц-ответы на вопросы журналистов. На брифинг обычно приглашаются до десяти журналистов. Для них рассылаются пресс-релизы, готовятся пресс-киты. Для присутствующих, какправило, разрешено употребление безалкогольных напитков, кофе.

Пресс-тур - выезд журналистов в организацию с целью получить информацию об объекте. Пресс-тур может быть разноуровневым: локальным, региональным, странноведческим, международным.

В первом случае продолжительность этого мероприятия несколько часов, в последнем - несколько дней. Как показывает практика, оптимальнее всего, когда журналистов встречают два представителя организующей стороны, остальные эксперты привлекаются в ходе самого пресс-тура. Очень часто пресс-тур проходит в качестве предосмотра.

Предосмотр (превью) - мероприятие по предварительному ознакомлению журналистов с конкретным объектом, намеченным к открытию. Это может быть выставка, сооружение, памятник, и др. Журналистам предоставляют информацию об открываемом объекте, как правило, разрешена съёмка. Предосмотр обычно проводится около 2 часов. В свою очередь это мероприятие может включать другое мероприятие: мини-пресс-конференцию.

Круглый стол - форма публичного обсуждения или освещения каких-либо вопросов, когда участники высказываются в определённом порядке; совещание, обсуждение чего-либо с равными правами участников.

Журналисты, бизнес-сообщества, власть, общественные структуры могут встретиться за круглым столом для обсуждения острых, наболевших проблем (в любой профессиональной сфере).

Круглый стол проводится обычно в течение 2-3 часов. Здесь важна равноправная норма представительства, так как в основе круглого стола лежит принцип равноправия.

Встреча с журналистами - встреча представителя (представителей) субъекта PR с журналистами в неформальной обстановке. Это может быть бизнес-ланч, кофе-брейк, коктейль. Обычно проводится в качестве итогового этапа после мероприятия для закрепления связей. Как правило, такие встречи длятся от одного до двух часов.

Интервью - жанр публицистики, беседа журналиста с одним (реже - несколькими лицами) по каким-либо актуальным вопросам. Его важность несомненна, так как даёт официальным лицам возможность проиллюстрировать своё мировоззрение, картину мира, дать более глубинное, чем на пресс-конференции, обоснование своим мыслям.

Готовится такая беседа так же, как мероприятие. Интервью готовится заранее: изучается тема, материалы по ней, диспозиционно выстраиваются вопросы, приглашаются СМИ в организацию для ознакомления с обстановкой. Само интервью может занимать 20-60 минут.

Фото-теле-киносессии - специально организуемые мероприятия для журналистов, чтобы последние смогли зафиксировать информацию визуально. На пресс-конференции, брифинге съёмки обычно проводят в самом начале мероприятия, во время пресс-тура и предосмотра возможности расширяются, но существуют и специальные съёмки в формате постановочных (съёмки конкретной персоны и репортажных сессий. Теле-кино-сессии проводятся бригадами в количестве 3-4 человек.



Список литературы

1. Белоусов М.Г. Современная пресс-служба. Курс лекций. Москва, 2009.

2. Воронцова Н.Н. Современная пресс-служба. Учебное пособие. 2008.

3. Ворошилов В. Современная пресс-служба: учебник. - Москва: КНОРУС, 2017.-222 с.

Размещено на Allbest.ru

...