Организация системы контроля в сфере закупочной деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

БПОУ ОО «Сибирский профессиональнЫЙ колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по МДК 02.01 Основы управления логистическими процессами в закупках, производстве и распределении

тема «Организация системы контроля в сфере закупочной деятельности»

Выполнила студентка ОД-206 группы 2 курса

Лутошкина Юлия Александровна

Руководитель Захарик Алла Валерьевна

Омск 2019



Содержание

Введение

1. Теоретические основы системы контроля в закупочной деятельности

1.1 Сущность закупочной логистики

1.2 Роль системы контроля в закупочной деятельности

1.3 Методология осуществления контрольной функции в закупочной деятельности

2. Организация системы контроля в сфере закупочной деятельности

2.1 Характеристика ИП Кренц А.П. магазин «Продукты»

2.2 Организация системы контроля в сфере закупочной деятельности ИП Кренц А.П. магазин «Продукты»

2.3 Совершенствование организации системы контроля в сфере закупочной деятельности

Заключение

Список использованных источников



Введение

закупочный логистика контроль контрольный

Одной из важнейших составляющих закупочной деятельности является организация контроля за закупками ресурсов, которая включает в себя анализ договорных отношений, выбор поставщиков, анализ качества поставляемых товаров.

Правильно организованная закупочная деятельность не только способствует удовлетворению потребности спроса, но и позволяет уменьшить вероятность риска, связанного с отсутствием сбыта товаров. В зависимости от качества и цен поставляемой продукции предприятия будет иметь прибыль или будет убыточным. Отбор поставщиков является очень важным фактором в предпринимательской деятельности, так как количество поставщиков растет и очень трудно выбрать поставщиков в таком многообразии. Поэтому многие предприятия имеют собственные критерии выбора поставщиков, важные именно для них.

Актуальность данной темы заключается в том, что состояние и эффективность применения торговых запасов, как самой объемной части оборотного капитала, является одним из главных условий успешной деятельности предприятия. Управление запасами и контроль имеют главное значение для успешной предпринимательской деятельности. Несколько видов контроля в сфере закупок определяется многоэтапностью данного процесса, где каждый этап требует своего подхода к его контролю. Поскольку сфера закупок была и остается очень сложной и проблемной сферой общественных взаимоотношений, потребность в тщательном и даже жестком контроле возрастает с каждым годом. Ключевыми целями контроля в сфере закупок является нивелирование различных рисков, которые могут повлечь растрату средств бюджета, и повышение эффективности удовлетворения нужд государства и муниципалитетов. Объектом контроля в сфере закупок являются все субъекты закупочной деятельности -- заказчики, контрактные службы, контрактные управляющие, комиссии по осуществления закупок, уполномоченные органы и учреждения, специализированные организации, операторы торговых площадок и другие.

Объектом исследования курсовой работы является система организации закупочной логистики.

Предметом исследования - организация системы контроля в сфере закупочной деятельности.

Цель курсовой работы - исследовать теоретические и практические основы контроля в закупочной деятельности и выявить основные направления совершенствования контрольной функции.

Исходя из цели исследования, в курсовой работе поставлены следующие задачи:

1) рассмотреть функции контроля закупочной деятельности в компании;

2) изучить необходимость существования и методы контроля закупочной деятельности в компании;

3) осуществить оценку системы контроля в закупочной деятельности компании ИП Кренц А.П. магазин «Продукты»;

4) предложить рекомендации по ее совершенствованию системы контроля в закупочной деятельности компании ИП Кренц А.П. магазин «Продукты».

5) 

1. Теоретические основы системы контроля в закупочной деятельности

1.1 Сущность контроля в закупочной деятельности

Закупочная логистика - управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами 1.

Логистика закупок, являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия [2].

Логистика закупок выполняет следующие функции:

1) формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;

2) получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;

3) выбор поставщиков;

4) определение потребностей в материальных ресурсах и расчет;

5) количества заказываемых материалов и изделий;

6) согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;

7) контроль за сроками поставки материалов;

8) входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;

9) доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;

10) поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сформулировать следующим образом:

1) выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий;

2) обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;

3) соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов [5].

Основными методами закупок являются:

- оптовые закупки;

- регулярные закупки мелкими партиями.

У каждого метода есть свои недостатки и преимущества, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.

Успешное осуществление закупок предполагает наличие обширной информации о рынках, где они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка закупок, то они заключаются в регулярном сборе и оценке подробной информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок [8].

Важнейший элемент в политике закупок - анализ цены приобретаемых товаров. Анализ цен учитывает дополнительные работы и услуги.

Транспортные расходы также находятся в ноле зрения органов материально - технического обеспечения. Принимаются во внимание на только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость доставки, партийность грузов, способ их упаковки, методы перегрузки в случаях смешанных сообщений [3].

Помимо транспортных расходов значительные затраты вызывает хранение материалов. Здесь снабженческая деятельность имеет однозначную цель - обеспечить эффективное выполнение производственной задачи за счет сведения, по возможности до минимума, объема запасов.

Важной функцией служб снабжения различных предприятий является выбор поставщика для компании. Такой выбор осуществляется с помощью анализа возможных вариантов и предложений торговым агентом, который отвечает за закупки, или коллегиальным обслуживанием.

Планирование связей с рынком поставок имеет такое же важное значение для успешного функционирования, как планирование рынка сбыта. В условиях насыщенности рынка закупки, проводимые предприятием, могут оказать значительное воздействие на рост се прибыли наряду с продажей продукции [4].

В условиях развитого рынка главная проблема логистического звена снабжения заключается в том, что рыночная потребность постоянно изменяется в промежутке времени между началом поставок и использованием компонентов. Правильной ориентацией политики закупок служит ряд мероприятий, устанавливающих связь между: производственной программой, сбытом и потребностью в материалах.

1.2 Роль системы контроля в закупочной деятельности

Логистический контроль - это упорядоченный и по возможности непрерывный процесс обработки логистических данных для выявления отклонений или расхождений между плановыми и фактическими значениями логистических показателей, а также анализ этих отклонений для выявления причин расхождений [10].

Целью создания механизма контроля и анализа закупочной деятельности является построение системы, обеспечивающей решение всех основных задач контроля и анализа.

Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.

Таким образом, контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Объектами контроля выступают предприятия, организации и их элементы.

Предметами контроля являются процессы, проходящие в организации, или ее элементы. Контролируют производственный процесс, нормы расходования материальных и финансовых средств, осуществляют технический и технологический контроль, контроль качества продукции и т.д.

Виды контроля:

1) по времени проведения:

-предварительный;

- текущий;

- заключительный.

2) по объекту контроля:

-финансовый;

- качество продукции;

-административный;

-сохранности товарно-материальных ценностей и т.д.

3) по способу проведения:

- следящий;

- «да/нет»;

- по результатам.

Предварительный контроль отслеживает качество и количество ресурсов на входе в организацию, перед тем как они станут частью производственной системы [14].

Текущий контроль осуществляется в течение процесса преобразования ресурсов, которые организация имеет на входе, в продукты, которые она имеет на выходе [15].

Заключительный контроль сфокусирован на выходах организации, здесь проверяются результаты деятельности организации после завершения производственного процесса. Заключительный контроль в основном не столь эффективен, как первые две формы контроля, так как осуществляется после того, как получен конечный результат. Однако он обеспечивает менеджеров важной информацией для будущего планирования и создает базу для вознаграждения работников [6].

Предназначением контроля является предупреждение возможных отклонений, а не их ликвидация. Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой. Пользуясь результатами контроля, предприятие составляет новые планы, принимает решения в области организации и мотивации труда.

Субъектами контроля могут выступать менеджеры фирмы, отделы технического контроля, государственные органы.

Независимо от типов и количества контрольных систем, необходимых организации, существует четыре основных этапа любого процесса контроля.

Первый этап в контрольном процессе - установление стандартов.

Стандарт - это эталон, норма, требование, контрольная цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей и организации в целом. Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию [7].

Второй этап в процессе контроля - измерение фактических результатов деятельности контролируемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения. Данная проблема является сложной, так как результаты некоторых видов деятельности, например управленческой, не поддаются непосредственному измерению.

Третий этап - сравнение фактических результатов и стандартов, разработанных на первом этапе.

Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать разработанным стандартам.

Заключительный этап в контролирующем процессе - оценка результатов и осуществление корректирующих действий. На этом этапе руководствуются сравнением, сделанным на предыдущем этапе [9].

После оценки возможны три варианта действий:

1) поддержание существующего положения, когда достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонение от них допустимо.

2) исправление отклонения фактических результатов от стандарта.

3) изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.

1.3 Методология осуществления контрольной функции в закупочной деятельности

Методология закупок - разработка правил (положений, регламентов, методик и другие) и обеспечение их выполнения, включая контроль и подготовку кадров [13].

Контроль в сфере закупок осуществляется в отношении заказчиков, контрактных служб, контрактных управляющих, комиссий по осуществлению закупок и их членов, уполномоченных органов, уполномоченных учреждений, специализированных организаций, операторов электронных площадок, операторов специализированных электронных площадок.

Выбор поставщика начинается с процедуры его оценки. Система показателей оценки поставщиков зависит от стратегии конкретного предприятия. Необходимо также иметь в виду, что система критериев выбора должна быть, с одной стороны, достаточно стабильной, а с другой - динамичной (особенно в условиях нестабильной экономической ситуации). Требования могут изменяться в зависимости от изменения ситуации на рынке. Так, на этапе экономического подъема требования к поставщикам могут ужесточаться и, наоборот, смягчаться в период спада производства или ограниченности ресурсов [12].

Как отмечалось выше, каждая торговая компания устанавливает показатели оценки поставщиков исходя из своей стратегии развития, однако специалисты в области закупочной логистики формулируют некоторые общие требования к современным поставщикам:

1) точно в срок по согласованному графику поставлять продукцию в соответствии с заказом (договором, контрактом);

2) поставлять товар, отвечающий стандартам качества, производимый по передовой технологии;

3) соблюдать требуемые объемы поставки;

4) оперативно реагировать на требования заказчика;

5) предоставлять необходимую сопроводительную документацию;

6) выдерживать согласованные цены.

К категории стратегических партнеров относится поставщик, результаты деятельности которого чрезвычайно сильно влияют на работу предприятия, создают ему важные конкурентные преимущества. Предприятие стремится поддерживать наиболее тесные связи со стратегическими поставщиками, включая координацию долгосрочных и среднесрочных планов, обмен информацией и предоставление им таких ресурсов, как информация, обучение, технологии и т. д. Работа с таким поставщиком ведется с ориентацией на расширение поставляемого ассортимента и увеличение товарооборота, развитие и укрепление сотрудничества [11].



2. Организация системы контроля в сфере закупочной деятельности

2.1 Характеристика ИП Кренц А.П. магазин «Продукты»

Индивидуальный предприниматель это физическое лицо, зарегистрированное в установленном порядке и осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Такое определение ИП дает Налоговый кодекс РФ (п. 2 ст. 11). Индивидуальное предпринимательство это самостоятельная деятельность на свой страх и риск, направленная на получение прибыли. Гражданский кодекс РФ разрешает физическим лицам заниматься любой предпринимательской деятельностью (кроме запрещенных), в том числе и зарегистрировавшись в качестве ИП.

Магазин «Продукты» ИП Кренц А.П находится по адресу:: 646700, Омская область, Шербакульский район, р.п. Шербакуль, ул. Максима Горького 35Б. Метод продажи товаров - продажа товаров через прилавок обслуживания, который включает выполнение следующих операций:

1) встреча покупателя и выявление его намерения;

2) предложение и показ товаров;

3) проведение технологических операций, связанных с нарезкой и взвешиванием;

4) расчетные операции;

5) упаковка и выдача покупок.

Общее руководство организацией осуществляет директор, занимается подбором персонала, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. В магазине имеется уголок потребителя, в котором находится необходимая документация: Свидетельство о предпринимательстве, Правила торговли, Закон о «Защите прав потребителей», книга жалоб и предложений. В магазине соблюдаются требования техники безопасности и охраны труда. Данные пункты прописаны в должностных инструкциях, изучение которых является обязательным при устройстве на работу. Важнейшая задача предприятия - получение дохода за счет реализации потребителям своей продукции. На основе полученного дохода удовлетворяются социальные и экономические запросы трудового коллектива и владельцев средств производства.

На рисунке 1 изображена функциональная организационная структура индивидуального предпринимателя.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 Организационная структура управления ИП Кренц А.П. магазин «Продукты»

Директор, организует, координирует торговое предприятия, организует эффективное взаимодействие структурных торговых сетей компании, стратегическое планирование развития предприятия и реализация этих планов, участвует в формировании бюджета и контролирует его выполнение.

Бухгалтерия занимается правильностью и своевременностью шифрования всех принятых первичных документов. Комплектует их в пачки, правильно вносят данные в компьютерную программу и ведут их расчет, информируют главного бухгалтера о случаях нарушения графика.

Администратор магазин разрабатывает график работы сотрудников с учетом особенностей работы магазина. В торговом зале следит за персоналом и их работой, проводит общие собрания сотрудников магазина согласно графику, обучает персонал навыкам работы, объясняет как, что и в каком порядке должно выполняться.

Продавец обязан обслуживать покупателей.

Водители соблюдают правила эксплуатации автомобиля, передаю груз адресату в идеальном состоянии, обязательная явка на медкомиссию перед рейсом, своевременно обслужить автомобиль: техосмотр, плановый ремонт, аккуратное вести путевые листы.

Начальник склада обязан грамотно организовывать проведение погрузочно-разгрузочных работ в складском помещении, соблюдать правила техники безопасности, охраны труда, пожарной безопасности, ведение документооборота внутри подразделения.

Кладовщики занимаются приемом разного вида продукции на склад, размещают товар непосредственно в складском помещении, хранят материальные ценности, внутреннее перемещение предметов.

2.2 Организация системы контроля в сфере закупочной деятельности ИП Кренц А.П. магазин «Продукты»

ИП Кренц А.П. магазин «Продукты» существует система контроля в закупочной деятельности, которую организует руководитель магазина по всем основными этапами закупочной деятельности.

Предварительный контроль позволяет отслеживать качество и количество ресурсов на входе в магазин, перед тем как они станут частью хозяйственной системы.

Текущий контроль осуществляется в течение всего процесса движения ресурсов, в том числе на входе и на выходе, в торговом зале.

Заключительный контроль связан с получением конечного результата. Он обеспечивает руководителя важной информацией для будущего планирования и развития торговой сети.

Предназначение контроля - это предупреждение возможных отклонений, и их ликвидация. Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. Пользуясь результатами контроля, предприятие составляет новые планы, принимает решения в области организации и мотивации труда.

Первый этап в контрольном процессе магазина - установление стандартов.

Второй этап в процессе контроля магазина - это измерение фактических результатов деятельности контролируемого объекта. На этом этапе определяются качественные и количественные методы измерения магазина.

Третий этап - это сравнение фактических результатов и стандартов, разработанных на первом этапе.

Достигнутые результаты должны соответствовать разработанным стандартам магазина.

Директор контролирует работу всего магазина, обеспечивает эффективность документооборота и своевременного движения информации в магазине.

Бухгалтерия участвует в проведении проверок, ревизий, инвентаризаций и оформление их результатов, представляют главному бухгалтеру необходимые данные по отрасли, контролируют выполнение производственного задания.

Администратор магазин контролирует качество товара, выставляемого на продажу, его ассортимент, сроки годности, если не соответствует нормам, то принимает меры по устранению проблемы.

Продавец ведет учет кассовых документов, обеспечивает сохранности денежных средств, находящихся в кассе, сверяет количество наличных средств в контрольно-кассовой машине (км), обеспечивает кассовую дисциплину.

Водители грамотно заполняют приемо-сдаточною документацию на груз.

Начальник склада проводит ежегодную инвентаризацию продукции и товаров, проводит промежуточную инвентаризацию, руководит работами по приему, рациональному размещению, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе.

Вся система контроля основывается на документационном обеспечении.

2.3 Совершенствование организации системы контроля в сфере закупочной деятельности

В ИП Кренц А.П. магазин «Продукты» использует экономико-математический метод, что неблагоприятно сказывается на работе магазина.

Этот метод недостаточно эффективен, потому что спрос на продукцию или товары в большинстве случаев не большой. Из-за неэффективного метода падает спрос продукции в магазине.

В целях рекомендаций по её совершенствованию было принято начать использовать прогностический метод.

Благодаря этому методу можно обеспечивать информационный подход к управлению логистикой и ее операциями. С помощью прогностического метода можно прогнозировать условия динамики развития различных систем. В пределах прогностического метода можно, использовать различные подходы и следующие пути: анализ и прогнозирование данных, при котором между рядами данных выявляется зависимость, определяющая дальнейшие тенденции развития.

В условиях обострившейся конкуренции среди других торговых сетей, можно обеспечить усовершенствование магазина, необходимо выделить уменьшение времени на доставку продуктов.

ИП Кренц А.П. магазин «Продукты» выбирает поставщика по способу помощи доминирующей характеристики. Идея способа проста - выбирается критерий выбора поставщика: цена, срок поставки, минимальный или максимальный объем поставки. Это самый простой, неэффективный и критикуемый подход. Так как выбор поставщика - это задача комплексная и ориентируясь на один критерий.

Для улучшения выбора поставщика ИП Кренц А.П. магазин «Продукты» должен перейти на способ при помощи оценки затрат. В этом методе считаются полные затраты, связанные с выполнением заказа. Включаются затраты на транспорт, грузопереработку, мониторинг и закупку. Способ является детальным. Достаточно трудно правильно оценить все затраты на единицу груза и в силу трудности оценки составляющих затрат он применяется достаточно редко.

При этом нужно сформулировать некоторые общие требования к современным поставщикам:

1) точно в срок по согласованному графику поставлять продукцию в соответствии с договором;

2) поставлять товар, отвечающий стандартам качества;

3) соблюдать требуемые объемы поставки.

Таким образом, контроль в сфере закупок осуществляется в отношении заказчиков и поставщиков. Грамотное решение контроля в закупочной деятельности способствует эффективному решению всех проблем.



Заключение

Цель курсовой работы - исследовать теоретические и практические основы контроля в закупочной деятельности и выявить основные направления совершенствования контрольной функции.

В первой главе были рассмотрены теоретические основы контроля в системе закупочной деятельности предприятия. На основании изложенного материала можно сделать вывод, что контроль над закупками заключается в том, чтобы вести постоянную проверку соответствия требований организации фактическому состоянию дел в закупочной деятельности. Осуществление анализа и контроля закупочной деятельности является важной составляющей эффективности процесса закупок, начиная от планирования, поиска и определения поставщика, а также анализа рынка закупаемой продукции и заканчивая непосредственно процедурой закупки.

Во второй главе был представлена оценка системы контроля в закупочной деятельности ИП Кренц А.П. магазин «Продукты», давалась краткая характеристика магазина и предлагались рекомендаций по совершенствованию данной функции. Было решено, что для улучшения контроля в закупочной деятельности нужно начать использовать прогностический метод.

Для улучшения выбора поставщика ИП Кренц А.П. магазин «Продукты» должен перейти на способ при помощи оценки затрат.

Исходя из всего вышеперечисленного, можно сделать вывод, что все поставленные задачи, которые были поставлены в начале курсовой работы - выполнены.



Список использованных источников

1) Аникин, Б.А. Логистика производства: теория и практика Текст: учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / В.А. Волочиенко, Р.В. Серышев; отв. ред. Б.А. Аникин. М.: Юрайт, 2019. 454 с.

2) Бочкарев, А.А. Логистика городских транспортных систем [Текст]: учебное пособие для СПО / А.А. Бочкарев, П.А. Бочкарев. 2-е изд., пер. и доп. М.: Юрайт, 2018. 150 с.

3) Бочкарев, А.А. Логистика городских транспортных систем Текст: учебное пособие для бакалавриата и магистратуры / А.А. Бочкарев, П.А. Бочкарев. 2-е изд., пер. и доп. М.: Юрайт, 2019. 477с.

4) Григорьев, М.Н. Коммерческая логистика: теория и практика Текст: учебник для СПО / М.Н. Григорьев, В.В. Ткач. 3-е изд., испр. и доп.М.: Юрайт, 2018. 507 с.

5) Григорьев, М.Н. Логистика. Продвинутый курс. В 2 ч. Часть 2 Текст: учебник для бакалавриата и магистратуры / М.Н. Григорьев, А.П. Долгов, С.А. Уваров. 4-е изд., пер. и доп. М.: Юрайт, 2018. 341 с.

6) Григорьев, М.Н. Коммерческая логистика: теория и практика Текст: учебник для академического бакалавриата / М.Н. Григорьев, В.В. Ткач, С.А. Уваров. 3-е изд., испр. и доп. М.: Юрайт, 2018. 507 с.

7) Григорьев, М.Н. Логистика Текст: учебник для бакалавров / М.Н. Григорьев. 4-е изд., испр. и доп. М.: Юрайт, 2019. 836 с.

8) Конотопский, В.Ю. Логистика Текст: учебное пособие для вузов / В.Ю. Конотопский. 4-е изд., испр. и доп. М.: Юрайт, 2018. 143 с.

9) Левкин, Г.Г. Коммерческая логистика Текст: учебное пособие для вузов / Г.Г. Левкин. 2-е изд., испр. и доп. М.: Юрайт, 2018. 375 с.

10) Левкин, Г.Г. Логистика: теория и практика Текст: учебник и практикум для СПО / Г.Г. Левкин. 2-е изд., испр. и доп. М.: Юрайт, 2018. 187 с.

11) Логистика и управление цепями поставок Текст: учебник для СПО / В.В. Щербаков [и др.]; под ред. В. В. Щербакова. М.:Юрайт, 2019. 582 с.

12) Логистика и управление цепями поставок Текст: учебник для академического бакалавриата / В.В. Щербаков [и др.]; под ред. В. В. Щербакова. М.: Юрайт, 2019. 582 с.

13) Логистика Текст: учебник для академического бакалавриата / В.В. Щербаков [и др.]; под ред. В.В. Щербакова. М.: Юрайт, 2018. 387 с.

14) Лукинский, В.С. Логистика и управление цепями поставок Текст: учебник и практикум для СПО / В.С. Лукинский, В.В. Лукинский, Н.Г. Плетнева. М.: Юрайт, 2018. 359 с.

15) Мельников, В. П. Логистика Текст: учебник для СПО / В.П. Мельников, А.Г. Схиртладзе, А.К. Антонюк; под общ. ред. В.П. Мельникова. М.: Юрайт, 2018. 287 с.

Размещено на Allbest.ru

...