Організація процесу представлення товарів і послуг під час демонстрування

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Черкаський Національний Університет

ім. Богдана Хмельницького

ННІ «Педагогічної освіти, соціальної роботи та мистецтва»

РЕФЕРАТ

на тему

«Організація процесу представлення товарів і послуг під час демонстрування»

Підготувала

студентка 3-го курсу

факультет «Менеджмент

соціокультурної діяльності»

Софія Дуженко

м. Черкаси

Вступ

торговий ярмарка виставка демонстрування

У системі маркетингових комунікацій суттєва роль відводиться організації ярмарків і виставок. Ця діяльність тісно пов'язана з практичним маркетингом, оскільки дає змогу вивчати ринок, аналізувати потреби споживачів, знаходити найприйнятніший для споживача варіант товару, встановлювати розумну ціну на нього.

Виставкова діяльність - один з найбільш складних та інтегрованих видів маркетингових комунікацій. Вона включає використання всіх доступних інструментів продажу і комунікацій - поштові розсилання, телемаркетинг, рекламу на телебаченні й у пресі, рекламні щити, паблік рилейшнз, роздавання зразків і сувенірів, буклетів та рекламних листівок. У добре спланованій виставковій роботі найефективніше поєднуються усі згадані інструменти для досягнення швидкого зворотного зв'язку - укладення угод з клієнтами.

Виставкова діяльність має бути чітко визначена необхідністю вирішення основних маркетингових задач фірми, якими можуть виступати: пошук нових ринків; розширення кола покупців; упровадження нового товару на ринок; пошук нових посередників; позиціювання своєї продукції відносно товарів конкурентів; визначення можливого попиту на товар; установлення контактів у діловому світі країни--організатора виставки; формування доброго іміджу фірми на певному ринку; безпосередній збут продукції (під час виставки укладаються контракти, тому участь в ній можна розглядати як один з каналів розподілу).

Стрімкий розвиток технологій у сучасному світі, короткий строк життя інновацій, швидкі зміни в економічному, політичному житті, науково-технічному середовищі посилюють значення таких комунікативних заходів, як виставки (ярмарки), використання яких дає змогу адекватно реагувати на зміни та ознайомлювати з досягненнями в різних сферах науки, техніки, економіки широкі кола зацікавлених осіб і суспільство загалом.

Необхідність виставок ініціюється намаганнями скоординувати у часі й просторі та допомогти "зустрітися" попиту і пропозиції. Виставкова діяльність має багато цілей, серед яких особливе значення надається рекламуванню, інформуванню потенційних споживачів про підприємство і його продукцію, а також обміну комерційною інформацією, широкому висвітленню виставкових процесів у засобах масової інформації. На базі експозицій виставок організовуються короткострокові курси, науково-технічні семінари, конференції, різноманітні зустрічі, прес-клуби, консультування та багато інших заходів.

Виставкова діяльність перетворилася на важливу галузь економічної діяльності, сферу професійних занять сотень тисяч людей в усьому світі зі своєю власною інфраструктурою у вигляді спеціалізованої нерухомості, професійних об'єднань, системи підготовки кадрів. Вона об'єднує підприємства, що займаються організацією та проведенням виставок, їх обслуговуванням і т.д. Як галузь господарства виставкова діяльність робить свій внесок у створення національного продукту, нових робочих місць, є джерелом податків тощо.

Кількість виставкових заходів, чисельність їх учасників та відвідувачів у світі невпинно зростає. Найбільші міжнародні виставки за своїм значенням, масштабами та громадським резонансом нагадують такі надзвичайні події, як світові мистецькі фестивалі, спортивні чемпіонати чи навіть Олімпійські ігри.

На виставках встановлюються контакти з новими потенційними клієнтами, відбувається пошук нових ринкових сегментів, нової ринкової інформації, активізується рекламно-інформаційна діяльність, створюється та підтримується фірмовий імідж підприємства, збільшується його популярність. Цим окупаються витрати експонента, який бере участь у виставці, виставці-ярмарку й отримує організаційно-комерційні послуги від засновників заходу. Участь у виставці дозволяє експонентам здійснювати одночасно і комунікативну, і цінову, і збутову, і товарну політику свого підприємства.

Участь в торгових ярмарках та виставках грає першорядну роль в підприємницькому становленні експонента в тому сенсі, що вона формує суспільну думку про нього, демонструючи загальну картину підприємства в його стосунках з клієнтами, конкурентами, структурами фінансування і засобами масової інформації.

Виставки-ярмарки: ознаки, види, функції, організація, порядок проведення

Виставка -- це демонстрація зразків (експонатів), основна мета якої полягає в ознайомленні широкого загалу із засобами, наявними в розпорядженні суспільства, для задоволення потреб населення, а також з метою сприяння прогресу в одній або кількох сферах діяльності. У рамках виставок підприємства-експоненти за допомогою зразків (експонатів) створюють наочну картину пропонування товарів і послуг в одній або кількох галузях і намагаються інформувати кінцевих споживачів (або й проміжних покупців) про свою фірму та її товари з метою продажу цих товарів.

Переваги виставок:

* створення передумов для так званих випадкових зустрічей;

* забезпечення безпосереднього спілкування;

* економія часу покупців і продавців;

* презентація товарів та їх демонстрація;

* безпосереднє і одночасне порівняння конкуруючих товарів;

* цілеспрямована організація інформаційних контактів;

* сприяння укладенню угод;

* співпраця із професійною аудиторією;

* прямі контакти з представниками преси, зокрема професійних видань;

* ефект концентрації уваги: велика й загальновизнана виставка -- є винятковою подією;

* психологічний ефект "нейтральної території".

Значення виставкової діяльності не обмежується тільки окресленим. Участь у виставках надає можливість експонентові формувати суспільну думку про себе, демонструючи не тільки продукцію підприємства, а й високий рівень кваліфікації персоналу, ефективне спілкування з потенційними клієнтами, громадськістю, засобами масової інформації.

Виставки різняться певними ознаками. Так, залежно від місця проведення розрізняють виставки, які організовуються на території країни, і такі, що влаштовуються за кордоном. І ті й інші можуть бути регіонально-міжрегіональними, національними, міжнародними. За частотою проведення виставки поділяються на періодичні, щорічні сезонні. Частота їх проведення залежить від виду продукції, умов конкуренції, ринкової ситуації. За особливостями пропозиції вирізняють універсальні виставки, багатогалузеві, галузеві й споживчих товарів.

Ярмарок -- це великий ринок товарів, призначених як для використання у сфері виробництва засобів виробництва (продукція виробничо-технічного призначення), так і для використання у сфері особистого споживання (вироби народного споживання). Він являє собою періодичний захід, проведений за участю працівників посередницьких організацій, торгівлі, промисловості, сільського господарства й інших галузей для здійснення покупок і продажу. Він діє у визначені терміни впродовж обмеженого терміну в одному й тому самому місці. На оптовому ярмарку репрезентують зразки товарів для укладання торговельних угод.

Виставки та виставки-ярмарки виконують такі функції:

*сприяють безпосередньому спілкуванню клієнта з експонентом, експонента -- з потенційними партнерами;

*пропонують реальний товар, який можна побачити у дії, на відміну від рекламних проспектів, відеороликів тощо;

*надають можливість зацікавленій особі здійснити доволі повний та об'єктивний огляд певної групи товарів (або цілої галузі промисловості) за такими ознаками, як якість, ціна, додаткові послуги, певні стимули при купівлі тощо;

*створюють умови для ознайомлення з пропозицією потенційних конкурентів, їхніми новими ідеями, умовами продажу, сервісу тощо;

*значно скорочують час клієнтам експонентам на пошук партнера й укладання торговельної угоди;

*забезпечують ефективний обмін інформацією;

*інформують учасників про розвиток технологій і тенденції прогресу в галузі;

*сприяють поліпшенню іміджу експонента за умов його ефективної політики щодо підготовки та участі у виставках-ярмарках;

*інформують експонента відносно характеру змін його потенційних партнерів, їхніх запитів, а також змін кон'юнктури галузі.

Спільними рисами виставок-ярмарків є те, що вони організуються фізичними та юридичними особами, мають обмежену тривалість, діють періодично в постійних або заздалегідь визначених місцях, призначені для великої кількості експонентів і відвідувачів і є організованими товарними ринками. Крім того, кінцевою метою організації як виставок, так і ярмарків є сприяння збільшенню обсягів реалізації продукції, що виробляється на фірмі, а основними видами контрактів, що укладаються на міжнародних виставках-ярмарках, є угоди за виставленими зразками (моделями, кресленнями, каталогами) з наступною поставкою товару та угоди на виставлені зразки (продаж самих експонентів) з їх поставкою після закінчення виставки-ярмарку.

Відмінності між виставками та ярмарками полягають у такому:

- основним призначенням виставки є демонстрація досягнень, а ярмарку -- укладання торговельних угод, хоча в останні десятиріччя в зв'язку з динамізацією конкурентного середовища представлення на ярмарок стандартних, добре відомих товарів стає неефективним, а тому ці два заходи найчастіше поєднуються у виставку-ярмарок;

- головною метою ярмарку є укладання прямих торговельних угод по зразках продукції, а виставки -- розповсюдження інформації з кінцевою метою стимулювання продажів за зразками;

- виставкам притаманні великі масштаби пропонування та необмежене коло відвідувачів, чого немає на ярмарках;

- звичайною практикою міжнародних виставок є здійснення продажів кінцевим споживачам, а ярмарків -- здійснення продажів тільки проміжним ланкам (промисловість, оптова та роздрібна мережа).

Планування виставкової діяльності

Добре спланована виставкова діяльність дає змогу передусім ефективно використовувати маркетингові ресурси підприємства, досягти як комунікативних, так і торговельних поточних цілей підприємства, визначити напрями подальшого маркетингового розвитку підприємства. До складових загального плану виставкової діяльності належать такі :

* визначення цілей виставки;

* визначення цільової аудиторії;

* аналіз і вибір виставки для підприємства;

* планування бюджету;

* вибір експонатів, підготовка і оформлення експозиції;

* планування комунікацій, розробка рекламно-інформаційних матеріалів;

* координація підготовчої роботи;

* визначення персоналу для участі в роботі виставки і його підготовка;

* планування роботи з відвідувачами;

* післявиставкова діяльність.

Планування виставкової діяльності розпочинається з визначення цілей участі у виставці. Головними цілями є такі: залучення потенційних клієнтів до співпраці; подання нового товару підприємства; дослідження ринку для нового продукту; розвиток дистриб'ю-торської мережі; розширення ділових контактів; збільшення обсягів продажу; визначення основних конкурентів підприємства та характеристик їхньої продукції; виявлення можливостей створення ділового альянсу у галузі тощо.

Розглядаючи загальні умови участі у виставці та процес організації виставки доцільно пояснити значення наступних термінів:

Організатор - підприємство, яке відповідно до свого статуту займається організацією виставок (ярмарків), бере на себе всі зобов'язання щодо їх організації та проведення;

Замовник - фізична або юридична особа, яка замовляє та оплачує участь Експонента у виставці, укладаючи відповідні документи з Організатором;

Експонент - учасник виставки. (В цьому документі вживається в однині, в той же час під цим розуміється можливість участі у виставці декількох фірм на підставі єдиного договору між Замовником та Організатором);

Офіційний представник - особа, яка діє від імені Замовника, на підставі виданої довіреності або установчих документів Замовника;

Виставка (Виставка-ярмарок) (надалі - "виставка") - короткочасний періодичний захід, в рамках якого учасники пропонують товари (послуги) однієї або декількох галузей та інформують споживачів про своє підприємство та продукцію;

Стенд - частина обладнаної (оснащеної необхідним для роботи Експонента обладнанням) або необладнаної виставкової площі, яка надається Експонентам для представлення своїх пропозицій (товарів, послуг) на виставці.

"Загальні умови" регламентують загальний порядок організації і проведення виставок, які проводяться Організатором, правові відносини між Організатором та Замовником, права і обов'язки Організатора, Замовника та Експонента, що виникають в процесі підготовки і проведення виставок.

Розкриття суті організації процесу представлення товарів і послуг під час демонстрування

У сучасній концепції маркетингу виставкам і ярмаркам надається особливе значення. На підготовку і участь в них багато американських фірм використовують 18-20% всіх коштів, виділених на маркетинг, німецькі - до 25% . Це зумовлено тим, що фірми вбачають у виставках і ярмарках важливий інструмент маркетингу, який дозволяє їм успішно забезпечувати ефективну товарну і цінову політику, розподіл та просування товарів на ринок.

Виставку розглядають як періодичний короткочасовий захід, в рамках якого значна кількість фірм (експонентів) за допомогою зразків (експонатів) демонструють нові товари, ідеї або послуги однієї або декількох галузей для інформування потенційних споживачів про свою фірму і її продукцію з метою сприяння продажам. Ярмарок (торговий ярмарок або виставка-ярмарок) спрямований на залучення фірм однієї або декількох галузей для демонстрації своїх товарів, продажу та укладання торгівельних угод. Основними покупцями на виставках є кінцеві споживачі, а на ярмарках - представники оптової торгівлі. Існують й інші відмінності. В той же час можна навести безліч прикладів, коли виставка проводиться як престижний захід і за своїми цілями нічим не відрізняється від ярмарки.

В цілому виставки і ярмарки дозволяють їх учасникам ефективно вирішувати маркетингові проблеми, перш за все - пов'язані з обґрунтуванням ефективної товарної та цінової політики, політики розподілу та просування товарів.

Дані завдання можна успішно вирішувати, якщо ретельно обґрунтувати необхідність участі в тих чи інших виставках або ярмарках, сформувати перелік установ-учасників. на належному рівні організувати підготовку і проведення цих заходів, а також ефективно використати результати, отримані під час виставок і ярмарків.

Процес організації виставки -- складний комплекс організаційних, договірних, іноді дипломатичних заходів. Інколи організація міжнародної виставки триває понад рік. Характерною особливістю сучасного етапу розвитку вітчизняної виставкової діяльності є різко виявлена тенденція комерціалізації виставок.

З огляду на маркетингову роль виставок необхідно зробити акцент саме на процесі представлення товарів під час демонстрування.

Важливий аспект підготовки до виставки - визначення місця розташування стенда. По-перше, краще, аби стенд розміщувався на видноті, біля входу або за напрямком руху основного потоку відвідувачів. По-друге, стенд повинен мати якомога більшу фронтальну ширину (якщо не передбачається вхід відвідувачів всередину) або глибину (якщо відвідувачі заходитимуть на територію стенда або передбачається кабінет для переговорів). По-третє, найкращим є кутове розташування стенда -- для показу експонатів відкриті обидва боки. Здебільшого правом отримання вигідніших ділянок користуються ті, хто раніше подав заявку або уклав контракт з оргкомітетом або ж власники найбільших стендів.

Відповідальний момент підготовки експозиції -- оформлення стенда. Продумуючи оформлення стенда і розташування експонатів, слід враховувати, що стенд і експонати повинні бути доступні для огляду основному потоку відвідувачів.

Вибираючи необхідний стенд, треба знати характеристики стендів:

* стенд у ряду -- зазвичай найдешевший, але найневдаліший з погляду наочності -- відкритий тільки з одного боку;

* кутовий стенд -- має два оглядові боки і його може оглянути велика кількість відвідувачів;

* головний стенд -- відкритий з трьох боків, має презентабельний вигляд за умови правильного оформлення, ніби запрошує до відвідин;

* блок-стенд -- найдорожчий ізольований стенд, з усіх боків оточений проходами, відмінно виконує представницькі та рекламні функції;

* стенд на відкритому майданчику -- зазвичай заповнюється великогабаритними зразками продукції перед виставковим приміщенням.

Конструкція стенда виконується у трьох варіантах:

* відкритий стенд (відсутність зовнішніх поверхонь, проглядається наскрізь);

* напіввідкритий стенд (найпоширеніший тип);

* закритий стенд (для детального огляду експозиції і переговорів треба зайти всередину).

Плануючи підходи до стенда, дбають про зовнішню рекламу-планшети і щити у виставковому залі й на підходах до нього, аеростати й прапори біля будівлі виставкового центру.

Здалека привертають увагу відвідувачів дворівневі стенди (наприклад, над стендом встановлюють об'ємні конструкції, щити, прапори із логотипом фірми, торговою маркою продукції, конструкції можуть обертатися і бути яскраво освітленими).

Подання текстової та відеоінформації відбувається у зручному для читання і перегляду вигляді - різноманітні табло, біжучий рядок, екрани телевізорів і комп'ютерів, що працюють постійно. Використовують в оформленні стенда й великі парасольки з логотипом фірми, кульки, композиції із зелені та квітів -- усе це створює невимушену святкову атмосферу.

Для роботи на виставці обирають комунікабельних працівників, які вміють працювати з людьми, знають продукцію. Продумують і реалізують систему заохочення найкращих стендистів.

На етапі здійснення виставкової роботи використовують такий комунікативний інструментарій, як безкоштовна роздача різноманітних рекламних матеріалів, дрібних сувенірів, зразків товарів, дегустації, конкурси, нагородження призами, участь у шоу, які влаштовує адміністрація виставки, демонстрація відеофільмів, рекламних роликів, прес-конференції. Виставкова робота є ідеальною для паблік рилейшнз. Важливим моментом співпраці організаторів з пресою є прес-конференції, які проводять до, на початку і після закінчення роботи виставки. Прес-конференція дає можливість експонентові вступити в безпосередній контакт із представниками засобів масової інформації й донести інформацію про підприємство до широких верств суспільства. Можна також використати такі форми спілкування, як інтерв'ю в період роботи і лаконічний огляд діяльності підприємства з окресленням його цілей.

Важливим аспектом роботи з відвідувачами стенда є сувенірна реклама. Перебування на виставці запам'ятовується, коли відвідувачі отримають у подарунок рекламні матеріали про фірму в зручному для подальшого використання вигляді, тобто поліетиленові пакети, календарі, сумки, майки тощо з логотипом підприємства. Сувенірна реклама дорога, а тому наявність сувенірів з фірмовим знаком є ознакою поважності фірми. Сьогодні сувенірна реклама дуже різноманітна: календарі, блокноти, папки, ручки, пакети, запальнички, сумки, майки, кепочки тощо -- меж фантазії не існує. Рекламний сувенір повинен бути гарним і потрібним у повсякденному житті, як-от ручка, настільний годинник, кишеньковий календар.

Висновки

· Виставка є показом, або експонуванням, товарів і послуг, які виробляються або призначені до виробництва. Вона проводиться з метою ознайомлення потенційних покупців, виробників та інвесторів з ними.

· Виставки і ярмарки займають особливе місце в арсеналі засобів рекламного впливу, тому що представляють дуже широкі можливості демонстрації рекламованих виробів для встановлення прямих контактів з безпосередніми покупцями й споживачами.

· Виставка -- це захід, основна мета якого полягає в наданні інформації публіці шляхом демонстрування засобів, що є в розпорядженні людства, для задоволення потреб в одній чи декількох сферах його діяльності чи майбутніх перспектив.

· Унікальною конкурентною перевагою виставкової діяльності є її діалогова роль - прямий діалог експонентів та відвідувачів, особливо такі його характеристики, як масовість, можливість для потенційних споживачів отримувати відповіді на ті питання, які їх цікавлять, вивчати ринок.

· Про роль виставок як економічного інструменту свідчить той факт, що серед фахівців, які приймають рішення щодо купівлі чи інвестицій, 48% використовують з цією метою виставки. Більше того, за результатом опитування 500 компаній, проведеного під егідою Німецької асоціації виставок та ярмарків, виявилося, що виставки є важливим елементом комунікації у діловому середовищі. У 2006 р. 79% респондентів оцінили їх як важливу чи дуже важливу складову, а у 2007 р. - навіть 82% .

· Важливо, що виставка передбачає різні форми участі. Це допомагає більш повно, пластично та ефективно використовувати весь потенціал , не обмежуючись лише окремими, чітко окресленими стандартами (реклама, маркетингове дослідження, обговорення актуальних проблем і перспектив розвитку галузі). Очевидно, саме вдале поєднання декількох форм участі й забезпечує позитивні результати для учасників виставки та визначає привабливість виставкової діяльності.

· Істотним чинником, що визначає помітне місце виставкової діяльності серед важливих інструментів розвитку, є вплив виставкової діяльності як на різних учасників ринку (експонентів, відвідувачів, експертів), окремі галузі, які є забезпечуючими, доповнюючими та обслуговуючими на визначеному ринку, так і на динаміку розвитку господарства міст та регіонів.

· Виставкова діяльність пронизує практично всі сфери суспільної діяльності, передусім ті, де є висока конкуренція, значна швидкість впровадження інновацій, високий ступінь ділової активності, спрямованої на здобуття конкурентних переваг. Відповідно, вона є важливим ринковим механізмом саморегулювання й саморозвитку міст та регіонів своєї локалізації. Вона формує сукупність соціально-економічних ефектів у господарстві, що виражається у нарощуванні виробництва, розширенні податкової бази, ввезенні іноземної валюти, формуванні зайнятості.

· На мікроекономічному рівні виставкова діяльність забезпечує розвиток реклами, збут товарів і послуг, здійснює управління відносинами виробників зі споживачами, забезпечує зворотний зв'язок з ринком тощо.

· На макроекономічному рівні виставкова діяльність сприяє розвитку міжнародної торгівлі (як імпорту, так і експорту); стимулює інноваційний процес (у тому числі трансфер технологій); створює коопераційні зв'язки (зокрема міжрегіональні та міжнародні); забезпечує залучення інвестицій; стимулює розвиток споживчого ринку; сприяє скороченню технологічного ланцюжка збуту шляхом встановлення прямих контактів між виробниками і споживачами, виробниками і роздрібною торгівлею тощо (що призводить до зменшення цін).

Размещено на Allbest.ru