Особенности организации системы внутреннего контроля в торговых организациях

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Суслопарова М.А.,

Магистрант 3 курс, факультет экономики и финансов

«Вятский государственный университет»

Киров, Россия

Грицук Н.В.,

к.э.н., доцент

«Вятский государственный университет» Киров, Россия

Аннотация

Статья посвящена специфике формирования системы внутреннего контроля в организациях оптовой и розничной торговли в современных условиях требования законодательства. В статье рассмотрены различные подходы к понятию внутреннего контроля, а так же различные модели систем внутреннего контроля организации. Основное внимание автором уделено разработке системы внутреннего контроля, для использования в организациях оптово-розничной торговли.

Ключевые слова: контроль, внутренний контроль, виды контроля, методы контроля, внутренний аудит, модель внутреннего контроля, оптово-розничная торговля.

контроль торговля продажа законодательство

Annotation

The article is devoted to the specifics of the formation of the internal control system in wholesale and retail organizations in modern conditions of the requirements of the law. The article discusses various approaches to the concept of internal control, as well as various models of internal control systems of the organization. The author focuses on the development of an internal control system for use in wholesale and retail organizations.

Key words: control, internal control, types of control, control methods, internal audit, model of internal control, wholesale and retail trade.

Особенности функционирования, совокупность процессов и хозяйственных операций, протекающих в организации, занимающейся торговой деятельностью, создают возможности для совершения экономических правонарушений. Так, например, при большом количестве материально-ответственных сотрудников, имеющих доступ к товару или денежной наличности, существует риск использования служебного положения для совершения хищений или мошенничества. Такие правонарушения влияют непосредственно на получение прибыли торговой организации, снижают ее экономическую эффективность, и конкурентоспособность. Для того чтобы снизить эти риски руководству компании необходимо разработать комплекс мер по выявлению и предотвращению подобного рода правонарушений. Основой этих мер является такая функция управления, как - контроль. Внутренний контроль позволяет получать информацию о деятельности компании и принимать решения для дальнейшей ее корректировки.

Одной из основных составляющих Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402 - ФЗ являются положения о внутреннем контроле, которые вменяют хозяйствующим субъектам обязанности по организации и осуществлению внутреннего контроля фактов хозяйственной жизни и, в отдельных случаях, бухгалтерской отчетности. Таким образом, усиливается роль контроля в организациях, обеспечивая эффективность работы, как в экономическом, так и в правовом смысле. Контроль операций в торговле осуществляет следующие функции:

выявление рисков для деятельности организации;

наблюдение за всеми фактами хозяйственной жизни, за экономической эффективностью организации в целом и за частными процессами, такими как поступление товаров, их хранение и реализации в частности;

контроль отклонения исследуемых параметров от заданной величины;

фиксация результатов наблюдения за течением торговых процессов и ходом выполнения плана продаж и суммы полученной прибыли;

оформление результатов сравнения в форме, принятой для использования в организации торговли.

коррекция деятельности организации в соответствии результатами контрольных мероприятий.

По назначению и направленности выделяют два вида контроля: внутренний и внешний.

Внутренний - это контроль, осуществляемый внутри хозяйствующего субъекта (организации), он необходим для нормального функционирования и управления организацией - объектом контроля. Это внутренняя функция контроля вышестоящего органа за нижестоящим.

Внешний контроль необходим для защиты интересов организации от негативных последствий, которые могут наступить в результате экономических или иных правонарушений.

В самом простом понимании определения «внутренний контроль» - это сбор некоторой информации об объекте контроля. Такой контроль может, осуществляется управлением организации или отдельным структурным подразделением в рамках выполняемых им функций. Современные исследователи склоняются к пониманию контроля не только в рамках отдельных действий, но и как непрерывный процесс управления, в деятельности компании, включающий сбор информации, ее анализ, принятие на основе данного анализа решений регулирующего характера, обеспечение обратной связи.

Отечественным исследователем в данной области В.В. Бурцевым приводится следующее обобщающее определение понятия: «Внутренний контроль организации -- это осуществление субъектами организации, наделенными соответствующими полномочиями (субъекты внутреннего контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий [3]:

а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

б) сравнение фактических данных с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рациональности;

в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и их влияние на параметры функционирования организации;

г) выявление причин отклонений исследуемых значений Применительно к торговой организации, внутренний контроль можно охарактеризовать, как процесс управления ее деятельностью, с целью эффективного и результативного использования ее ресурсов, сохранности ее активов, соблюдения законодательных требований, и предоставления достоверной отчетности[2].

Разработка системы внутреннего контроля предприятия торговли, может существенно улучшить его работу и снизить потери от неэффективной организации торговых процессов и, как следствие, от различного рода экономических правонарушений.

Таким образом, внедрение системы внутреннего контроля в деятельность организации, является существенным условием ее эффективности по следующим причинам:

Соответствие требованиям ФЗ № 402 о бухгалтерском учете [5].

Внедрение системы внутреннего контроля является показателем прозрачности хозяйственной деятельности организации и гарантом достоверности финансовой отчетности организации.

Деятельность системы внутреннего контроля оказывает положительное влияние на работу всей организации, увеличивая ее рабочую производительность и экономическую эффективность в целом.

С точки зрения корпоративного управления, внутренний контроль - это процесс, организованный собственниками компании для достижения следующих целей:

Достоверности и надежности корпоративной отчетности;

Получения экономических выгод и прибыли компании;

Рационального использования ресурсов;

Сохранности активов;

Управление рисками компании;

Соответствия деятельности компании законодательным нормам и требованиям;

Предотвращение экономических правонарушений (хищений, мошенничества);

Одной из наиболее используемых систем внутреннего контроля является - система COSO. Она определяет систему внутреннего контроля как процесс, осуществляемый советом директоров компании, руководством или другими сотрудниками, направленный на предоставление разумных гарантий достижения целей в следующих сегментах деятельности:

- эффективность и производительность деятельности - надежность и достоверность финансовой отчетности соответствие применимым законодательством и нормам права» [2]. Система COSO состоит из пяти элементов:

Средства и методы контроля - это основа контроля, составляющая его структуру и обеспечивающая выполнение контрольных процедур. Необходимо, чтобы средства контроля не только выявляли возможные правонарушения, но и обеспечивали их предотвращение.

Методы контроля - это совокупность приёмов и способов достижения цели ревизии (проверки), выявления, предупреждения и устранения недостатков и нарушений. Выделяют 4 группы методов финансового контроля:

1). Методы фактического контроля, основываются на проверке фактического наличия денежных средств, наличия и состояния товарно-материальных ценностей, объёма выполненных работ.

2). расчетно-аналитические методы контроля, основываются на использовании причинно-следственных взаимосвязей экономических явлений процессов, плановых фактических и отчётных данных.

3) Информативные методы контроля, использование которых заключается в получении дополнительной информации для достижений цели проверки, такие как истребование справок, пояснений и т.д.

4) Методы документального контроля, которые основываются на изучении и проверке документов, подтверждающих совершение финансово-хозяйственных операций. Этот метод контроля имеет первостепенную важность для организаций торговли, так как большое количество первичной учетной документации и большое число ее пользователей требует особенно тщательно подходить к ее проверке. Документооборот в торговых предприятиях должен быть составлен подробно, систематизировано, и структурирован в графике документооборота, где следует отражать вид документа, лицо ответственное за его подписание, срок передачи на проверку, так же лицо ответственное за его проверку. План по контролю документов должен содержать в себе все виды методов исследования документов, начиная от приемов исследования отдельного документа (формальная, нормативная, арифметическая проверка) заканчивая приемами исследования этого документа в совокупности с другими, взаимосвязанными с ним документами (например, встречная проверка).

Оценка рисков - эта составляющая системы включает в себя определение и анализ рисков для последующего управления деятельностью организации, с целью минимизации рисков.

Деятельность по контролю -- это действия, политика и процедуры, которые обеспечивают в выполнение всех указаний руководства на всех уровнях компании.

Информационно-коммуникационные технологии обеспечивают пользователей необходимой информацией о деятельности компании, которая должна быть вовремя выявлена, распределена и передана ответственным лицам. Служба информационной поддержки: формирует оперативные отчеты, финансовые отчеты, отчеты о соблюдении законодательных и иных норм. Эти отчеты помогают принимать управленческие решения о дальнейших действиях компании, а также контролировать их.

Мониторинг оценивает качество работы системы внутреннего контроля.

В качестве еще одной модели, рассмотрим систему внутреннего контроля в соответствии со стандартом аудиторской деятельности №8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности». Она включает только три основных элемента [1]:

Среда контроля;

Учетная система (система бухгалтерского учета);

Отдельные процедуры (методы) контроля.

Минусом этой модели является то, что она строится только для оценки рисков искажения бухгалтерской отчетности, и не рассчитана на выявление и предотвращение других рисков, связанных с искажением смысла самих хозяйственных операций, с выявлением их неправомерности. Например, операция по списанию бракованной продукции, сама по себе, является правомерной и не вызывает искажение отчетности, но существует риск того, что товар являлся качественным и был списан с целью присвоения, что ухудшает экономическое положение организации.

Таким образом, модель COSO охватывает все сферы деятельности компании, не ограничиваясь бухгалтерским учетом, она строится на основании определения рисков организации - объекта контроля, и формирования дальнейших мер по их предотвращению. Система COSO подтвердила свою эффективность, и ее принципы используются тысячами компаний при организации систем внутреннего контроля.

При организации системы внутреннего контроля предприятия, в рамках системы COSO возможно, использовать следующие процедуры:

Анализ и оценка рисков организации. В рамках этой процедуры, группа ответственных лиц выявляет экономические и организационные процессы, которые могут повлиять на конечный результат деятельности предприятия.

Разработка мероприятий по контролю и управлению выявленными рисками. Здесь определяются лица, ответственные за проведение мероприятий внутреннего контроля, определяется круг объектов проверки, выбираются методы контроля и на основании выбранных методов необходимо составить план-график проведения мероприятий контроля для каждого проверяемого процесса в отдельности. Мероприятия контроля могут быть текущими, такими как - анализ и проверка ежемесячного отчета о продажах, или - ежеквартальная ревизия остатков товаров на складах.

Выбор лиц, ответственных за информационное обеспечение мероприятий контроля, таких как: сбор информации о контрагентах, составление различного рода отчетов, графиков, необходимых для реализации контрольных процедур.

Составление внутренних отчетов на основании результатов проверки. Необходимо утвердить форму и составить план - график предоставления отчетности.

Анализ эффективности работы предприятия в рамках разработанной системы контроля производится в конце года с целью выявления «слабых мест».

Мониторинг системы внутреннего контроля. Эта процедура определяет - насколько эффективно работает система внутреннего контроля в отношении снижения или предотвращения рисков, проверяет устранение выявленных нарушений.

Наиболее эффективно система внутреннего контроля будет работать на основе специально выделенного обособленного подразделения, функцией которого будет являться проведение мероприятий контроля.

Таким образом, создание системы внутреннего контроля, обеспечивает благоприятные условия для работы торговой организации, снижая риски в ее деятельности и помогая повысить эффективность ее работы.

Использованные источники

1. Аудиторские доказательства ФСАД 7/2011: утв. приказом М-ва финансов РФ от 16 авг.2011 г. №99н [Электронный ресурс] Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

2. Бурцев, В.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. /В.В. Бурцев.// - М.: Экзамен, 2010 - 320 с.

3. Кирилов М.В. Текущий контроль за состоянием продаж/ М.В. Кирилов// Торговля бухгалтерский учет и налогообложение. 2009. - №7

4. По внутреннему контролю/Доклад Комитета Спонсорских Организаций Комиссии «Тредвея» (COSO) [Электронный-ресурс] Американское общество дипломированных бухгалтеров.

5. Федеральный Закон от 06.12.2011 № 402 ФЗ о бухучете

Размещено на Allbest.ru