Организация работы аптечного предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Знакомство с организацией работы аптечного предприятия

ООО «Аптека на дом» коммерческое учреждение, которое находится по адресу: г. Красноярск, ул. Новгородская, д. 8, тел. 224-36-68. Аптека располагается в жилом доме на первом этаже с отдельным входом, вывеской и баннером. На осуществление фармацевтической деятельности имеется:

1. Лицензия № ЛО-24-02-000680 от 27.10.2011г.

2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе,

3. Свидетельство о регистрации юридического лица,

4. Устав ООО «Аптека на дом».

Штат аптеки состоит:

1. Генеральный директор - Осетров В.И.

2. Заведующая аптекой - Каптел О.Г.

3. Заместитель заведующий - Александрова Л.В.

4. Фармацевты:

Кудашкина А.С.

Хакимова Д.Е.

Заболоцкая С.М.

«Аптека на дом» осуществляет следующие виды деятельности:

1. Фармацевтическая деятельность, отпуск готовых лекарственных форм по рецептам:

· Форма № 148-1/у-88 «Рецептурный бланк»

· Форма № 107-1/у «Рецептурный бланк»

· Форма № 148-1/у-04 (л) «Рецепт»

· Форма № 148-1/у-06 (л) «Рецепт»

2. Осуществление перемещения в другую аптеку,

3. Развита в аптеке служба доставки медикаментов на дом, заказанные через официальный сайт аптеки (siblek.ru), либо через оператора по тел. 275-99-22

4. Осуществляет отпуск лекарственных форм оптом.

Право на осуществление этих видов деятельности дают:

1. Лицензия, выданная Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и социального развития,

2. Вместе с лицензией выдается протокол, который содержит сведения о профилактике или с правом специализации вида фармацевтической деятельности.

Организационная структура аптеки:

· отдел готовых лекарственных форм

· отдел детского и диетического питания

· отдел запасов

· отдел отпуска лекарственных форм по льготе

В аптеке действует система скидок 3%. При единовременной покупке от 1000рублей выдается накопительная дисконтная карта.

Устройство и оборудование аптечной организации:

· торговый зал,

· информационный стенд для потребителей,

· витрины,

· кассовые зоны,

· шкафы накопители,

· холодильники,

· материальная комната,

· комната персонала,

· помещение для хранения дезинфицирующих средств и уборочного инвентаря.

Торговый зал - часть торговой площади предназначенной для реализации аптечной продукции.

Торговый зал оборудован витринами, обеспечивающими возможность обзора и сохранность лекарственных препаратов и товаров других групп, разрешенных к отпуску из аптечных организаций, а также обеспечивать удобство в работе для персонала аптечной организации.

Все оборудование и внешнее оформление помещений в аптеке отвечает санитарно-гигиеническим, противопожарным требованиям и требованиям техники безопасности и охраны труда.

Помещения для хранения лекарственных препаратов (лекарственных средств) в аптеке оснащены специальным оборудованием, позволяющим обеспечить их хранение с учетом физико-химических, фармакологических и токсикологических свойств, а также требований стандартов качества лекарственных средств и Государственной фармакопеи Российской Федерации и их надлежащую сохранность.

В торговом зале аптечной организации на стенде размещена информация для ознакомления покупателям:

· копии лицензий на фармацевтическую деятельность и другие виды деятельности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

· информация о телефонах и адресах органов управления здравоохранением и фармацевтической деятельностью;

· книга отзывов и предложений;

· информация о группах населения, имеющих право на бесплатное и льготное обеспечение и внеочередное обслуживание, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

· информация о номерах телефонов и режиме работы справочной фармацевтической службы;

· телефон бесплатной городской справочной службы о наличии медикаментов в аптеках;

· ценники на предлагаемые безрецептурные лекарственные препараты и другие товары, разрешенные к отпуску из аптечных организаций;

· информация о сотрудниках аптечной организации, непосредственно обслуживающих население (таблички, бейджики и прочие с указанием Ф.И.О. и должности);

· информация о дежурном администраторе (Ф.И.О., должность) и нахождении кнопки сигнального вызова дежурного администратора;

· при наличии пункта проката, информация о перечне предметов, выдаваемых на прокат;

· копия или выписка из Федерального закона «О защите прав потребителей»;

Торговый зал оборудован витринами, обеспечивающими возможность обзора и сохранность лекарственных препаратов и товаров других групп, разрешенных к отпуску из аптечных организаций, а также обеспечивать удобство в работе для персонала аптеки. Возможна открытая выкладка лекарственных препаратов безрецептурного отпуска и других товаров, разрешенных к отпуску из аптечных организаций. Лекарственные препараты (ЛП) на витринах размещаются отдельно:

· ЛП для внутреннего употребления,

· ЛП для наружного применения.

Внутри групп лекарственные препараты располагаются по фармакотерапевтическому признаку.

Витрина - лицо аптеки, и в тоже время граница между зоной клиента и зоной первостольника.

Кассовая зона (оборудование и оснащение для первостольника). За спиной первостольника расположены открытые полки с товаром. Этот шкаф-стеллаж предназначен для наличествующего в ассортименте товара. Располагается товар на открытых полках в максимально удобном для фармацевта порядке: наиболее востребованный товар - на уровне глаз.

Шкафы-накопители. Ящики в шкафах-накопителях легко выдвигаются и самозадвигаются. Шкафы-накопители позволяют максимально эффективно использовать пространство аптеки. Они вместительны и хорошо подходят для торгового зала.

Холодильники. Большинство медицинских препаратов требует хранения при температуре, заметно ниже комнатной. При несоблюдении этих требований, фармацевтические свойства лекарств могут существенно снижаться вплоть до полного исчезновения. Такое хранение медикаментов делает их неполноценными либо совершенно негодными к применению, поэтому в аптеке оборудуются холодильники для хранения медикаментов имеющие внутреннюю температуру, соответствующую температуре, требуемой для хранения данного вида продукции.

Материальная комната или склад - это обязательный атрибут каждой аптеки, место, где происходит разбор, сортировка и хранение фармпрепаратов.

Помещение для хранения лекарственных препаратов (лекарственных средств) в аптеке оснащено специальным оборудованием, позволяющим обеспечить их хранение с учетом физико-химических, фармакологических и токсикологических свойств, а также требований стандартов качества лекарственных средств и Государственной фармакопеи Российской Федерации и их надлежащую сохранность.

Для контроля за основными параметрами, условий хранения (температура и влажность воздуха) в каждом помещении существует термометр и гигрометр. Они располагаются на внутренних стенах вдали от нагревательных приборов на высоте 1,5-1,7м от пола и на расстоянии не менее 3м от дверей. Для поддержания чистоты воздуха есть вентиляция.

Комната персонала оборудована мебелью для приема пищи и отдыха сотрудников. Площадь гардеробной комнаты обеспечивает хранение уличной и рабочей одежды в соответствии с требованиями по санитарному режиму аптек. Верхняя одежда и обувь хранятся отдельно от санитарной одежды и обуви. (Приложение 1)

Помещение для хранения дезинфицирующих средств и уборочного инвентаря. В аптеке имеется специальный шкаф для хранения моющих и дезинфицирующих средств, инвентаря и материалов, применяемых при уборке помещений и обработке оборудования.

Все оборудование и внешнее оформление помещений в аптечной организации отвечает санитарно-гигиеническим, противопожарным требованиям и требованиям техники безопасности и охраны труда.

2. Знакомство с правилами внутреннего трудового распорядка, изучение нормативных документов, инструкций

аптечный лекарство учет доставка

Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (приложение 2).

Трудовой договор - это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставлять работнику работу по обусловленным трудовым функциям, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым Кодексом (ТД РФ, глава 10, статья 56 ТК РФ), своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется выполнять определенные этим соглашением трудовые функции, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. При заключении трудового договора в письменной форме в нем следует указать следующие условия:

· место работы с указанием структурного подразделения;

· дата начала работы;

· трудовые обязанности работника - наименование должности, перечень работ (обязанностей), которые должен выполнять работник в соответствии с его профессией и квалификацией;

· срок действия договора - даты начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой договор. Если срок трудового договора не указан, то он считается заключенным на неопределенное время;

· обязанности работодателя по обеспечению объема работ и охраны труда на предприятии, в учреждении, организации и т. п.;

оплата труда - вид оплаты труда работника (повременная, сдельная, сдельно-премиальная и др.) и ее размеры (оклад, тариф и т. п.).

Вступление трудового договора в силу (Трудовой Кодекс РФ, Глава 10, Статья 61): Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Если работник не приступил к работе в день начала работы, установленный в соответствии с частью второй или третьей настоящей статьи, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в последний день работы (день увольнения):

· трудовую книжку,

· письменное заявление работника,

· копии документа, связанные с работой.

Ознакомилась с нормативными документами и инструкциями аптечного предприятия.

3. Организационная работа на рабочем месте провизора в отделе готовых лекарств и безрецептурного отпуска

Безрецептурный отпуск является составной частью розничной реализации товаров. Рост объемов продаж безрецептурных лекарственных средств объясняется рядом причин:

1. высокая доступность безрецептурных лекарственных средств (ЛС),

2. рост информирования населения,

3. повышение ответственности покупателей за свое здоровье и здоровье семьи,

4. стремление к здоровому образу жизни.

Отпуск ЛС через «прилавок» составляет важную часть деятельности аптечной организации.

Лекарственные средства и изделия медицинского назначения размещены с учетом наиболее полного использования площади, созданы наилучшие условия труда для сотрудников аптеки. Все лекарственные средства размещены в зависимости от фармакологической группы. Торговый зал закрытый, т.е. традиционный с выделением отделов полного обслуживания, на мой взгляд, оформление витрин очень удобное, т.к. клиент может увидеть эти препарата, также найти более дешевый препарат из той же группы, выбрать, то что ему более нужнее и по душе.

Товар в аптеку заказывает маркетолог, которая делает отчеты о движении товаров.

Руководство заключает договор с поставщиками, т.е. обеспечивает создание соответствующих условий хранений, сохранность товаров.

ЛС и другие товары поступают в аптеку от оптовых фармацевтических организаций.

Критерии выбора поставщиков:

1. цена продукции от которого зависит рентабельность аптеки,

2. качество продукции и широта ассортимента ЛС,

3. организация товародвижения

4. соблюдение деловой этики,

5. сервисное обслуживание.

Информация об ассортименте и цене товаров, предлагаемые поставщиками, получают из сводника SEL2. Каждый день товар обновляется и заказывается.

Договор поставки - соглашение сторон, заключающийся в письменной форме, в силу которой поставщик обязуется доставить покупателю в обусловленные сроки определенный товар, а покупатель принять этот товар и оплатить обязательным условием заключения договора поставки является наличие у поставщика и покупателя лицензии на соответствующий вид деятельности.

Договор составляется в двух экземплярах и хранится у каждого из сторон. Получив заказ поставщик определяет цену и сумму по каждому наименованию товара и общую сумму (автоматически). Поле этого формируется заказ и составляется сопроводительные документы, счет фактуры, товарно-транспортная накладная, протокол согласования свободных розничных цен. К сопроводительным документам прилагаются сертификаты соответствия по каждому наименованию поступления товаров и по каждой серии.

Порядок поступления товара в аптеку определяет договор и зависит от удаления поставщиков и наличие транспорта у него.

Вариант доставки: поставщик доставляет товар своим транспортом. Фармацевт принимает доставленный груз в присутствии экспедитора, проверяет сопроводительные документы и доставленный груз по количеству мест. На всех экземплярах сопроводительных документов возвращенных экспедитору подтверждают факт приемке товара, ставят печать аптеки и подпись заверенного лица.

По одному экземпляру каждого сопроводительного документа, остается в аптеке. Они служат основанием для регистрации поступления товара в учетном документе.

Приемка товара по количеству производится путем сопоставления фактического наличия товара, пришедшего в аптеку и товара, выписанного в документе.

Приемка товара по качеству включает в себя проверку сопроводительных документов,

Проверку, соответствующую маркировки НТВ, сохранность целостности упаковки, срок годности, проверяют соответствие серии препарата сериям указанные в сопроводительных документах.

При обнаружении ошибок в сериях препаратов, в ценах, то мы звоним на фирму поставщика в отдел претензии и просим исправить данную ситуацию. Если произошел брак, порча или недовоз, то в электронном виде пишется «Претензионное письмо» (приложение 3)

Приход товара осуществляется заведующей или зам. заведующей, в выходные дни фармацевтами. Приход товара осуществляется в системе 1С. Предприятия -E-фарма. Берем все сопроводительные документы одной фирмы (может быть несколько накладных). В системе нажимаем «Накладная», выбираем «Контрагент» > «Поставщики» > «действие», затем «загрузить электронные накладные». Там высвечиваются все товарные накладные этой фирмы. Мы ищем тот номер, который на нашей товарной накладной и переходим в «загрузка». Там выходит таблица с левой стороны находится то, что нам отписываеи поставщик, с правой происходит привязка уже наших препаратов. Проверяем препараты и страну -производитель, должна быть правильная привязка. Затем записать на накладной поставщика, пишем номер нашей электронной накладной и заходим в таблицу. Там автоматически происходит ценообразование. Проверяем суммы, также протокол проверки (ЖНВЛП). Печатаем приходную накладную, ценники и этикетки.

При поступлении товара в аптеку, происходит его проверка: на наличие, количество, серию, целостность упаковки и целостность самого товара (не разбиты ли ампулы и т.д.). При несоответствии одного из показателей пишется претензия в данную фирму и товар возвращается или меняется.

Также на сайте Росздравнадзора каждый день поступают письма о забраковке. Мы их распечатываем, проверяем и ставим штамп «Фальсифицированных и некачественных ЛС нет, подпись проверившего и дата.

Каждые полгода зам. заведующей делает отчеты по срокам годности препаратов. Фармацевты откладывают в определенное место товары и стараются их продать. Зам.заведующей уменьшает наценку на эти препараты, т.е. делает переоценку. Также делает отчет движения товаров. Фармацевты также собирают препараты в определенное место, чтобы переоценить товар.

4. Организационная работа на рабочем месте провизора в отделе готовых лекарств и безрецептурного отпуска

Информационная работа заключается в сотрудничестве со службой фармацевтической информации. Ежедневно в справочную сообщается о поступлении товаров и их цене.

5. Организационная, аналитическая и производственная деятельность на рабочем месте директора его заместителей

Льготный и бесплатный отпуск лекарств отдельным категориям больных граждан. Наша аптека с 2010 г. отпускает препараты по льготным рецептам.

1. Отпускаем препараты по бланку формы № 148-1/у-88:

· Феназепам,

· Пералиджен,

· Сонапакс.

· Редуксин,

· Табекс

Бланк оформляется штампом ЛПУ, подпись или личной печатью врача, печать «Для рецептов». Срок действия 10 дней, срок хранения 3 года.

2. Отпускаем препараты по бланку формы № 107-1/y:

· Тропикамид,

· Амитриптиллин,

· Баклосан.

Бланк оформляется штампом ЛПУ, подпись или личной печатью врача. Срок действия 2 месяца, срока хранения нет (приложение № 4).

С 2010 года наша аптека заключила договора по отпуску медикаментов по льготным и бесплатным рецептам формы № 148-1/у-06 (л) - региональная льгота (финансирует г.Красноярск):

· с городской поликлиникой № 14,

· городской больницей № 2,

· городской детской поликлиникой № 3.

В аптеке существует два списка медикаментов отпускаемых по льготе:

· для отпуска льготы 50%,

· для отпуска льготы бесплатно (100%).

Практически каждый год списки медикаментов отпускаемых по льготе обновляются, что-то заменяется, что-то добавляется, а иногда просто убирается из списка.

При приеме рецептов вначале мы смотрим:

1. источник финансирования (льгота федеральная или региональная),

2. обращаем внимание на:

· на наличие трех печатей: штамп ЛПУ, печать «Для рецептов», личная печать врача, выдавшего рецепт,

· личная подпись врача,

· дата выписки рецепта (рецепт действителен в течение 1 месяца со дня выписки).

Затем фармацевт заносит рецепт в компьютер по штрих коду на рецепте. Для удобства и быстроты считывания кода, в аптеке поставили сканер, для сканирования штрих-кода на рецепте. После этого мы проверяем правильность заполнения рецепта в компьютере, ставим дату отпуска.

Находим в списке (100% или 50% льгота) по химическому названию препарат и выдаем его пациенту. Список ЛС 100% льгота смотрим в перечне ЛС-890 от 13.08.2010г., а 50% льготу - в перечне ЛС от 01.08.2012г. Рецепт проводим и пробиваем.

С 2012 года наша аптека начала отпускать препараты по рецептам роддома № 2 - форма бланка № 148-1/у-06 (л) (приложение 5,6,7).

При оприходывании товара для роддома №2 происходит внутреннее перемещение с отдела Новгородская основной в отдел Новгородская Роддом № 2. Препараты, которые выдаются по 502 льготе:

· Элевит пронаталь табл. п.о. № 30,

· Витрум Пренатал форте табл. п.о. № 30,

· Эссенциале форте Н капс. № 30,

· Сорбифер Дурулес табл. п.о. № 30,

· Кальцемин табл. п.о. № 120,

· Витамин Е капс. 400 мг № 30.

Рецепт заносится в компьютер так же, как и рецепты из поликлиник.

6. Правила отпуска ЛС, содержащих малые количества НС, ПВ и их прекурсоров

С 01 июня 2012 года отпуск физическим лицам препаратов с малым содержанием кодеина или его солей осуществляется по рецепту врача (фельдшера) в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 559 «О мерах контроля в отношении препаратов, которые содержат малые количества НС, ПВ и их прекурсоров, включенных в Перечень НС, ПВ и их прекурсоров, подлежащих контролю в РФ».

В нашей аптеке согласно информационному письму МИНЗДРАВСОЦРАЗВИТИЯ РФ от23.04.2012 № 25-1/10/2-4131 все комбинированные лекарственные препараты, содержащие кодеин или его соли в количестве до 20 мг на 1 дозу твердой ЛФ или до 200мл на 100мл/100мг жидкой ЛФ для внутреннего применения, отпускаются по рецепту врача.

В аптеке ведется журнал учета кодеин содержащих препаратов, а также комбинированных препаратов, в состав которых входят НС, ПВ и их прекурсоры:

· Бронхолитин сироп,

· Тофф плюс талб.,

· Туссин плюс сироп,

· Коделак фито эликсир.

Данные препараты выписываются на рецептурных бланках формы № 148-1/у-88 (раньше выписывались на бланке № 107-1/у).

При приеме рецептов на данные препараты обращаем внимание:

1. Форма рецептурного бланка,

2. Наличие всех печатей,

3. Правильность выписывания данного препарата (наименование, доза, количество и т.д.),

4. Срок действия рецепта.

Если рецепт выписан правильно, т.е. все соответствует требованиям заполнения данной формы рецепта, то мы забираем рецепт, отпускаем препарат и ставим печать «Лекарство отпущено».

В случае, если рецепт не соответствует хоть одному из пунктов требования, то мы забираем рецепт, ставим печать «Рецепт недействителен», записываем в журнал неправильно выписанных рецептов с отражением выявленных ошибок, а клиенту предлагаем записаться на прием к врачу и выписать новый рецепт (приложение 8).

7. Учет хозяйственных товаров

1. Списание товаров на хозяйственные нужды аптеки.

Санитарка 1 раз в месяц составляет список хозяйственных товаров, необходимые для уборки помещения и отдает заведующей аптеки.

Заведующая в свою очередь делает заявку на хозяйственные товары у наших поставщиков компании «SanLider». При оприходывании товара ведется «Журнал учета товаров, израсходованные на хозяйственные нужды», прикрепляются чеки и копии чеков.

В конце месяца из этого журнала переносятся в «Справку о списании товаров на хозяйственные нужды», которая составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию для занесения в товарный отчет аптеки, а второй - у заведующей.

2. Учет халатов.

Каждые полгода аптека получает медицинские халаты или костюмы.

На каждого сотрудника заводится личная карта с указанием размеров одежды. При получении халатов, происходит их списание, заносится в «Журнал о выдаче халатов медработникам в личной карточке» и передается бухгалтеру для занесения в товарный отчет (приложение 9).

3. Списание товаров, пришедших в негодность.

Потери товаров от боя, брака и порчи списываются в расход за счет аптеки только в том случае, если порча товаров произошла не по вине работников аптеки. При выявлении виновных лиц стоимость испорченных товаров возмещается за их счет.

Основанием для списания является акт, который составляется в трех экземплярах. Два экземпляра акта направляются в вышестоящей организации на утверждение. Только после утверждения акта товара, пришедшие в негодность, могут быть списаны в товарном отчете, а стоимость их отнесена на издержки обращения.

Пришедшие в негодность товары подлежат уничтожению.

8. Доставка медикаментов на дом

В нашей аптеке развита доставка медикаментов на дом, которую клиент может осуществить, заказав препараты по телефону или на нашем сайте: «Siblek. ru».

1. Если заявка оформляется по телефону:

Фармацевт набивает в системе 1:С: Документ > доставка > заявка на доставку. Открывается окно, в котором мы заполняем Ф.И.О. клиента, контактный телефон, домашний адрес, время доставки; затем переходим в прайс лекарственных препаратов и выбираем нужные ЛС, которые необходимо доставить клиенту. Распечатываем заявку, собираем, пробиваем чек и записываем в «Журнал доставок».

* Заявка должна быть не менее 500 руб. и клиент проживать в Советском районе, т.к. этот район обслуживает наша аптека. Остальные районы заявки доставляет наша 2-я аптека по адресу: ул. Кравченко, 8.

2. Если заявка оформляется через интернет, то оператор сам набивает заявку или происходит автоматический выгруз заявок. Нам остается только распечатать, собрать и записать в журнал.

Существует 3 типа заявок:

1. Когда указано время доставки, т.е. время удобное для клиента. Оператор набивает маршрутный лист на курьера, в котором указываются все заявки на данный период времени.

2. «Экспресс заявка» - когда, не указано время доставки, т.е. в этом случае клиент забирает заявку сам в любое время, за это наша аптека дает дополнительную скидку + 2%.

3. Указано «Резерв» - когда в заявке нет времени доставки, значит в заявке отсутствует один или несколько препаратов, которые маркетолог заказал у поставщиков.

4. Также существуют доставки по рецептам. Шапку заявки заполняем как на обычную заявку, но когда входим в таблицу, то нажимаем «новый рецепт», тогда выходит окно электронного рецепта и уже со слов клиента, вручную набиваем необходимые лекарственные средства. При упаковке такой заявки на требовании на доставку делаем пометку для курьева сколько рецептов, он должен забрать у клиента (приложение 10)

9. Внутреннее и внешнее перемещение лекарственных средств

В нашей аптеке осуществляется перемещение лекарственных средств:

1. «Внутреннее» - то есть, из какого либо отдела аптека на «Новгородской» перемещаем товар в другой отдел аптеке на «Новгородской». Самое главное внутреннее перемещение: Акт «Новгородская» основной > Акт «Новгородская» Роддом № 2. При приходе товара для роддома № 2 сразу же происходит перемещение в отдел Роддома № 2, там происходит переоценка товара.

2. «Внешнее» - то есть, из отдела «Новгородская» основной, перемещаем ЛС в отдел «Кравченко» основной (из одной аптеки в другую). В будни, в течение дня происходит сборка перемещений 2 раза:

· утром в 09-00 часов,

· обед в 14-00 часов,

· в выходные дни 1 раз в 12 часов.

Внешнее перемещение происходит следующим образом: оператор по перемещению набивает или загружает автоматически товар, который необходим им на заявку, т.е. перемещение для заявки на доставку. Чтобы увидеть перемещение, мы в программе заходим «Журнал складских документов». Там возле каждого перемещения, которое нужно нам собрать есть квадратик, т.е. мы должны ЛС из нашей аптеке переслать с курьером в аптеку на «Кравченко». Мы распечатываем, ставим у себя пометку, что данное перемещение выгружено, собираем. В назначенное время оператор проводит маршрутный лист на курьера, который повезет данный заказ в аптеку. Мы его распечатываем, сверяем все номера перемещений отдаем курьеру. Тоже самое делает другая аптека (приложение 11).

10. Знакомство с ведением «Журнала кассира - операциониста»

Основным видом расхода товаров в аптеке является реализация её за наличный расчет населению. Для осуществления денежных расчетов с населением в торговом зале аптеки имеется контрольно-кассовая машина, которая является составной частью POS-терминала. Ведение кассовых операций в аптеке возложено на фармацевта. В обязанности фармацевта входят:

· знание ассортимента имеющихся товаров и цены на них;

· знание последовательности расчетов наличными деньгами;

· ведение журнала кассира-операциониста;

· составление справки-отчета кассира-операциониста и акта о возврате денежных сумм покупателю по неиспользованным кассовым чекам.

При закрытии смены (снимается так называемый «Х-отчет»). Затем снимается «Z-отчет». «Х- и Z-отчеты» - это фискальные документы, которые отбивает ККМ. На основании «Z-отчета», кассир-операционист заносит показания в «Журнал кассира-операциониста». Этот журнал пронумерован, прошнурован и зарегистрирован в налоговых органах. Затем фармацевт заполняет «Справку-отчет кассира-операциониста».

Ежедневно кассир составляет кассовый отчет, в который входит следующая информация: сумма имеющихся наличных денег; правая часть кассовой книги; контрольная лента, снятая в конце рабочего дня; приходные и расходные кассовые ордера; доверенности; заявления на выдачу денег под отчет. При этом кассир оформляет ПКО, квитанция от которого подписывается главным бухгалтером, скрепляется печатью и возвращается лицу, сдавшему деньги.

По ошибочно пробитым или возвращенным клиентам кассовым чекам составляется «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам».

Общий итог за месяц отражается в расходной части товарного отчета.

Все кассовые операции по учету движения денежных средств делятся, на приходные и расходные и оформляются приходным кассовым ордером и расходным кассовым ордером соответственно. Таким образом, аналитический учет денежных средств ведется посредством оформления ПКО и РКО.

11. Оформление оптовой доставки товара

Наша аптека занимается также оптом для других компаний. Для этого мы заключаем договор компанией, а они на наш электронный адрес отправляют заявку на медикаменты и реквизиты компании.

Мы делаем в свою очередь заявку у поставщиков на медикаменты. После оприходывании этого товара, мы делаем или нулевой заявкой, либо перемещением данный товар убираем в отдел «Новгородская» резерв.

После того, как придет весь товар, мы звоним компании и оформляем документы, заведующая заверяет эти документы своей подписью и ставит печать.

После оплаты по без наличному расчету компания забирает товар, либо мы сами доставляем заявкой (приложение 13).

12. Ведение учетной документации и составление отчетности

Товарный отчет (АВС анализ) в аптеке составляется за определенный период (месяц), отдельно по каждому отделу. В связи с компьютеризацией данного процесса, данные товарного отчета выдаются после введения даты начала и окончания отчетного периода. В документе имеется остаток на начало отчетного периода, весь приход за месяц, расход и остаток на конец месяца. Документы распечатываются на принтере, подписываются заведующей аптекой, заверяются печатью.

К товарному отчету аптеки прилагаются все первичные документы, в которых отражается приход и расход товаров:

· все счета-фактуры поставщиков;

· все фактуры по возврату товара.

Товарный отчет составляется в двух экземплярах:

· первый - передается в бухгалтерию,

· второй - остается у материально ответственного лица (приложение 14).

Инкассация в аптеке проходит 2 раза в неделю. Лимит составляет 120тыс. рублей. Аптека пользуется услугами инкассатора. Инкассатор предъявляет удостоверение, подтверждающее личность, сопроводительную карточку, где указывается время, номер сумки, сумма для сдачи денег в банк, инкассатор отдает вторую сумку.

Заведующая кладет деньги в сумку и препроводительную ведомость, которая составляется в 3-х экземплярах (1 - в сумку, 2 - инкассатору, 3- остается в аптеке).

На основании препроводительной ведомости и расписки инкассатора составляется расходный кассовый ордер (приложение 15).

Инвентаризация - это периодическая проверка фактического наличия и состояния материальных ценностей денежных средств и расчетов, путем сопоставления результатов проверки с данными учета и отчетности. Инвентаризации в аптеке подлежат:

· товар, тара,

· денежные средства,

· ценные бумаги,

· бланки строгой отчетности,

· расчеты с различными организациями,

· с государственным банком,

· вспомогательный материал,

· малоценный инвентарь.

Цель инвентаризации:

1. выявление фактического наличия имущества,

2. сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета,

3. проверка полноты отражения учета обязательств.

Инвентаризации проводятся по плану-графику, составляемому заведующим аптекой совместно с главным бухгалтером и руководителем отдела организации аптечной сети аптечного управления, за исключением случаев когда проведение инвентаризации обязательно:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при приобретении государственного или муниципального предприятия,

2. перед составление годовой бухгалтерской отчетности по состоянию не ранее, чем на 01 октября отчетного года.

3. при выявлении фактов хищения, порчи имущества

4. при реорганизации организации.

Методические указания о порядке проведения инвентаризации регламентируются приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34 н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (РЕД. ОТ 24.03.2000 с изм. 23.08.2000). ФЗ № 24 и приказ МФ РФ № 49 от 13.06.1995 г. «Методические указания по инвентаризации имущества».

Перед началом инвентаризации, в день ее проведения, необходимо:

1. сформировать все приходно-кассовые ордера и сверить их с Z-отчетами,

2. оприходовать весь товар от поставщиков,

3. оформить все возвратные накладные от поставщиков,

4. заполнить журнал кассира-операциониста по настоящее число.

Материально ответственные лица дают расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие - списаны в расход.

Проверяется фактическое наличие имущества и обязательств, составляются описи и акты (в двух экземплярах).

Далее сопоставляют фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета. Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей комиссия собирает письменное объяснения от материально ответственных лиц. По итогам проверки составляются описи, которые подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.

Далее ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, подписывает главный бухгалтер и руководитель предприятия одновременно с изданием приказа об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. По завершении проверки материалы передаются в бухгалтерию, где хранятся в течение пяти последующих лет (приложение 16).

13. Организация работы с персоналом

Управление персоналом - составная часть стратегии развития любой организации, в том числе и аптеки. Современная концепция управления персоналом аптеки основана как на принципах и методах административного управления, так и на теории человеческих отношений, принципах мотивации и всестороннего развития личности.

Само содержание работы системы управления персоналом заключается в обеспечении аптеки кадрами, повышении их квалификации, стимулировании труда работников и совершенствовании техники безопасности их труда, реализации социальных программ.

Фармацевтические должности в аптеке занимают специалисты-провизоры или фармацевты в соответствии с установленным порядком.

Персонал соблюдает правила личной гигиены, включая использование специальной одежды.

С целью обеспечения санитарных требований, сотрудники аптеки проходят медицинское освидетельствование в установленном порядке.

Не допускаются к работе лица с признаками заболевания, открытыми ранами, пока состояние их здоровья может быть причиной риска контаминации товаров, реализуемых в аптечной организации.

Не разрешается в производственных помещениях, а также на рабочих местах в торговом зале курение, прием пищи, хранение личных лекарственных препаратов, продуктов питания, напитков, табачных изделий.

В своей производственной деятельности сотрудники аптечной организации руководствуются действующими документами в области фармацевтической деятельности, правилами внутреннего трудового распорядка, требованиями техники безопасности и ОСТом.

Расстановкой и перемещением кадров занимается заведующий аптекой, руководствуясь уровнем образования сотрудника, опытом работы, квалификацией, амбициями сотрудника, качеством и скоростью его обучения, желанием работать.

Каждые 5 лет фармацевт или провизор обязан проходить платную сертификацию и аттестацию.

Успешность и стабильность развития аптеки во многом зависит от личности руководителя, его роли в коллективе и стиля руководства.

Размещено на Allbest.ru

...