Описание дел. Особенности составления заголовков дел

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного, более 10 лет сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным - до 10 лет, временным - свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного, свыше 10 лет хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Тема курсовой работы является актуальной, так как для того, чтобы можно было легко и быстро отыскать в архиве необходимую информацию, она подвергается аналитико-синтетической переработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов - описание.

Цель работы - рассмотреть порядок описания документов в архиве и выявить особенности составления заголовков дел.

Для раскрытия цели ставятся следующие задачи:

1) Изучить архивное описание документов и дел

2) Определить, что такое архивное описание

3) Рассмотреть единицы хранения документов, также описание на уровне фондов

4) Рассмотреть требования к составлению заголовков к различным видам документов

5) Изучить правила систематизации составления заголовков дел

6) Проанализировать сроки хранения документов

Объект исследования: архивные документы.

Предмет исследования: описание архивных документов.

В курсовой работе были использованы методы исследования: анализ литературы; анализ распорядительной документации по теме курсовой; изучение и обобщение отечественной и зарубежной практики; сравнение; моделирование; синтез; теоретический анализ и синтез, конкретизация и идеализация; аналогия; классификация; обобщение

В ходе выполнения курсовой работы были освоены общие и профессиональные компетенции:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.

ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий.

ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.

2.1. Осуществлять экспертизу ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами.

2.2. Вести работу в системах электронного документооборота.

2.3. Разрабатывать и вести классификаторы, табели и другие справочники по документам организации.

2.4. Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в том числе документов по личному составу).

2.5. Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве.

2.6. Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях.

ПК ВЧ 3.4 Осуществлять работу с сайтом архивной отрасли РФ "Портал Архивы России".

Источниками информации для написания работы по теме: «Описание дел. Особенности составления заголовков дел» послужили Федеральные законы, общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства, базовая учебная литература, статьи и обзоры в специализированных и периодических изданиях, посвященных тематике курсовой работы, справочная литература, прочие актуальные источники информации

В учебном пособие Прозорова В.Б. Архивная терминология было использовано понятие архивного описания Прозорова, В.Б. Архивная терминология: учебное пособие / В.Б. Прозорова, В. Буат, М.А. Шабен, Т.И. Хорхордина. - М: Юрайт, 2018. - 319 с..

В учебном пособии Тельчаров А.Д. Архивоведение рассмотрели описание на уровне фонда, единицы хранения документов Тельчаров А.Д. Архивоведение: учеб. пособие / А.Д. Тельчаров - Москва: Дашков и К, 2017. - 184 с. .

Из учебного пособия Цеменковой А.Д. Архивоведение: История архивов России с древнейших времен до начала ХХ века ознакомились с особенностями составления заголовков дел Цеменкова С.И. Архивоведение: История архивов России с древнейших времен до начала ХХ века: учеб. пособие для среднего профессионального образования / С.И. Цеменкова; под научной редакцией Л.Н. Мазур. -- Москва: Юрайт, 2019. -- 153 с. -- (Профессиональное образование). .

В учебнике Раскина Д.И. Методика и практика архивоведения рассмотрели установленные сроки хранения дел Раскин Д.И. Методика и практика архивоведения: учебник для среднего профессионального образования / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. -- Москва: Юрайт, 2019. -- 339 с. -- (Профессиональное образование). .

Учебник Раскина Д.И. Методика и практика архивоведения был использован для общего ознакомления в рассмотрении темы исследования.

В структурном плане работа представлена введением, тремя главами, заключением и списком используемых источников.

1. Архивное описание документов и дел

1.1 Понятие архивного описания

Описание документов и дел - это выявление информационных характеристик, необходимых для определения элементов информации и письменное обозначение этих характеристик на обложках дел. Описание документов и дел раскрывает состав и содержание документов каждого дела и обеспечивает поиск и использование документов.

Основными принципами описания документов и дел являются соответствие описания первичному архивному документу, взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания и недублированность информации всех уровней описания Цеменкова С.И. Архивоведение: История архивов России с древнейших времен до начала ХХ века: учеб. пособие для среднего профессионального образования / С.И. Цеменкова; под научной редакцией Л.Н. Мазур. -- Москва: Юрайт, 2019. -- 153 с. -- (Профессиональное образование). .

Информационными характеристиками при описании являются:

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

- название структурной части;

-индекс дела по номенклатуре дел;

-заголовок дела;

-аннотация;

-крайние даты документов;

-количество листов в единице хранения;

-архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. Если наименование учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имеет структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов - краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Необходимо учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации. В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шрифт - это условное обозначение места хранения дела: название архива, номер фонда, номер описи, номер дела по описи.

К элементам описания относятся:

- информация по идентификации - название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

- информация по истории образования и хранения - история фондообразователя и история фонда;

- информация о составе и содержании - сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

- информация об условиях доступа и использования - условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;

- дополнительная информация - местонахождение оригиналов и копий, библиография.

Описание документов и дел, осуществляемое на уровне фонда, включает название фонда, справочные данные, поисковые данные, характеристику фонда, информацию по истории фондообразователя и фонда, аннотацию, библиографию и условия доступа и использования.

При описании на уровне единицы хранения учитываются:

- название фонда;

- название структурной части фондообразователя;

- справочные данные;

- вид носителя информации;

- условия доступа и использования;

- заголовок, в необходимых случаях с аннотацией Цеменкова С.И. Архивоведение: История архивов России с древнейших времен до начала ХХ века: учеб. пособие для среднего профессионального образования / С.И. Цеменкова; под научной редакцией Л.Н. Мазур. -- Москва: Юрайт, 2019. -- 153 с. -- (Профессиональное образование). .

Следующий уровень описания касается описания на уровне документа и включает такие структурные элементы как заголовок - вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата; справочные данные - поисковые данные; вид носителя информации; условия доступа и использования. Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными. В простом заголовке должны быть отражены: вид дела, вид, разновидность документа, автор, корреспондент, предмет, вопрос, местность, дата и подлинность или копийность, например:

Протокол № 2 заседания комиссии при Главе Карагандинской областной администрации от 03.05.1993 г. Подлинник.;

Штатные расписания Карагандинского областного финансового управления на 1998 год.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков, например:

Список Акимов городов, поселков, сел, сельских округов Карагандинской области на 1997 год.;

Протоколы общих собраний коллективов работников учреждений, организаций, предприятий о выдвижении и протоколы окружных избирательных комиссий о регистрации кандидатов в депутаты областного Совета депутатов трудящихся по избирательным округам г. Абая за 1977 год. Подлинники.

Эти заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых групп документов и было сформировано без всякого учета признаков заведения дел.

Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации. Аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дело. В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация. Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

1.2 Описание на уровне фонда, единицы хранения документа

Описание на уровне фонда включает:

-название фонда;

-справочные данные;

-поисковые данные, характеристику фонда;

-информацию по истории фондообразователя и фонда;

-аннотацию;

-библиографию;

-условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения предполагает:

1) название фонда;

2) название структурной части фондообразователя;

3) справочные данные;

4) вид носителя информации;

5) условия доступа и использования;

6) заголовок, в необходимых случаях -- с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:

- заголовок -- вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющие содержание документа, местность, дата;

- справочные данные -- поисковые данные;

- вид носителя информации;

- условия доступа и использования Раскин Д.И. Методика и практика архивоведения: учебник для среднего профессионального образования / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. -- Москва: Юрайт, 2019. -- 339 с. -- (Профессиональное образование). .

Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.

В простом заголовке должны быть отражены:

- вид дела, вид, разновидность документа;

- автор;

- корреспондент;

- предмет, вопрос;

- местность;

- дата;

- подлинность, копийность.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:

- фамилия, имя, отчество фондообразователя;

- заголовок дела;

- крайние даты документов;

- количество листов;

- архивный шифр.

При описании можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива Раскин Д.И. Методика и практика архивоведения: учебник для среднего профессионального образования / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. -- Москва: Юрайт, 2019. -- 339 с. -- (Профессиональное образование). .

2. Особенности составления заголовков дел

2.1 Требования к составлению заголовка дел и правила их систематизации

Заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с требованиями, указанными в Основных правилах работы архивов организаций: должен четко и в обобщенной форме отражать содержание и состав документов дела, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «материалы»), вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Правда, могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации, к примеру, отложившимися в архиве организации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

- название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы) - это обязательные элементы заголовка;

- название автора документов (организации, структурного подразделения, комиссии, должностного лица);

- краткое содержание документов дела (о чем? по какому вопросу?);

- название адресата (или корреспондента) документа;

- название местности, с которым связано содержание документов;

- даты (периода), к которой относится содержание документов дела;

- указание копийности документов Тельчаров А.Д. Архивоведение: учеб. пособие / А.Д. Тельчаров - Москва: Дашков и К, 2017. - 184 с. .

Не каждое дело в заголовке будет содержать все эти элементы. Набор элементов заголовка зависит от характера документов, которые будут группироваться в данном деле.

Так, период, к которому относятся документы дела, как правило, указывается в плановых и отчетных документах (годовые, квартальные, месячные). Подразумевается, что в остальных делах, где в заголовке не указан период, формируются документы текущего делопроизводственного года. Например:

Годовой план по финансовой деятельности предприятия.

Месячные отчеты о валютных расчетах с поставщиком.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указывают названия форм, их номер или условное обозначение.

Годовой отчет о вывозе и ввозе продукции производственно-технического назначения и оказанных услугах (форма 1-пс).

Если в делах предполагается группировать документы одного вида, то формулирование заголовков не составит проблемы. Например:

Приказы руководителя организации по основной деятельности.

Протоколы заседаний Совета директоров.

Приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме на работу.

Пример формулирования заголовков дел определенного вида:

Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

В формулировке заголовков дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

1) Если это переписка с одним корреспондентом, то необходимо указать название организации и вопрос, по которому ведется переписка:

Переписка с ЗАО «ОКМА» по вопросу поставки каучуковых деталей.

Переписка с военкоматом об учете военнообязанных.

2) В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, содержится их обобщенное название:

Переписка с кадровыми агентствами по подбору персонала.

Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, город, район), целесообразно указывать ее в заголовке:

Переписка с вузами города Перми об открытии факультетов послевузовской подготовки.

3) В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовке дел они не указываются. Заголовок содержит лишь вопрос:

Переписка об организации семинаров.

Сложнее формулировать заголовки дел, содержащих документы различных видов по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства. В таких заголовках следует употреблять обобщающий термин -- «документы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы. В скобках необходимо перечислить основные виды документов, группируемых в данном деле.

Например:

Документы о проведении аттестации сотрудников (протоколы заседаний аттестационных комиссий, аттестационные листы, отчеты, тесты и др.).

Документы о подготовке выставки изделий фирмы (планы, графики, письма, справки и др.).

Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки).

Термин «документы» используется в заголовках дел, содержащих приложения:

Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, представления, справки и др.).

Документы к протоколам заседаний Совета директоров (тексты докладов, выступлений, и др.).

Документы к проведению конкурса на замещение вакантных должностей (отчеты, списки научных работ, выписки из протоколов и др.).

Термин «дело» в заголовке используется только в том случае, если в деле будут группироваться документы, связанные последовательностью делопроизводства (судебное дело, арбитражное дело, личное дело, дело фильма):

Личное дело Семена Семеновича Семенова.

В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел для группировки электронных документов. В данном случае целесообразно придерживаться общих требований. При этом в графе «Примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения (электронный документ: С/Мои документы/Конкурс/ Иванов).

При подготовке номенклатуры дел не всегда ясно, в какой форме будет создан документ (в обычной или электронной). Поэтому соответствующее примечание можно дать уже при работе с номенклатурой дел в течение года. Если единицей хранения будет база данных (например, база данных по персоналу организации), то в заголовке целесообразно раскрыть основное содержание этой базы.

Например:

База данных о персонале фирмы (фамилии, имена, отчества сотрудников, их возраст, адрес, паспортные данные, образование, должность, оклад, результаты аттестаций).

Некоторые документы предшествующего года (нескольких лет), необходимые в делопроизводстве, не передаются в архив, а включаются в номенклатуру дел текущего года как переходящие. В таком случае в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Указание на копийность в заголовке документов делается только в том случае, если в деле будут группироваться копии документов. В таком случае после основного заголовка ставится точка и делается запись: «Копии». Слово «подлинники» не пишется. Отсутствие этого слова автоматически будет означать, что в деле группируются подлинники документов.

2.2 Оформление заголовков к различным видам документов

Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.

При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например:

Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер Тельчаров А.Д. Архивоведение: учеб. пособие / А. Д. Тельчаров - Москва: Дашков и К, 2017. - 184 с..

Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ Р 21.1101.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы и основные размеры

1.1. Нумерация пунктов первого раздела документа

2 Технические требования

2.1 Нумерация пунктов второго раздела документа

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

3.1.1. Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа

3.2 Подготовка к испытанию

3.2.1. Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа

Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.

Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

Пример

а) ______________

б) ______________

1) ______________

2) _____________

в) ______________

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм.

Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при необходимости, на последующих листах помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц).

Если документ разбит на части (книги), то в конце содержания первой части (книги) перечисляют обозначение и наименование (при наличии) остальных частей (книг). Содержание включают в общее количество листов данного документа (части, книги).

Слово "Содержание" записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): учебное пособие / М.И. Басаков. - М: КноРус, 2018. - 596 c..

В конце текстового документа перед листом регистрации изменений допускается приводить список литературы, которая была использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте - по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание документа.

Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная.

Допускается вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа следующим образом: 3 15 (раздел страница).

3. Установление сроков хранения дел

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

- временным (до 10 лет);

- временным (свыше 10 лет);

- постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов -- это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел;

- при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством Тельчаров А.Д. Архивоведение: учеб. пособие / А.Д. Тельчаров - Москва: Дашков и К, 2017. - 184 с. .

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Определение срока хранения документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

- документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

- документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

- документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме Тельчаров А.Д. Архивоведение: учеб. пособие / А.Д. Тельчаров - Москва: Дашков и К, 2017. - 184 с. .

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

- опись дел постоянного срока хранения;

- опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- опись дел по личному составу;

- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации.

архивный документ дело хранение

Заключение

В курсовой работе были рассмотрены описание архивных документов. Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

Рассмотрели как и в результате чего появляется вторичная документная информация архивов - описание. Изучили информационные характеристики документов и дел. Ознакомились с описанием документов и дел личного происхождения, документами и делами досоветского периода. Каких видов бывают заголовки. Какие заголовки составляются для однородных дел в целях облегчения и достижения единства, какие документы аннотируются, варианты составления аннотации. В основе заголовков, например, лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела. В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел. Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

Исходя из материалов, использованных в данной курсовой работе, можно сделать вывод, что описание архивных документов и дел играет важную роль в работе государственных и ведомственных архивах, архивных фондах.

Список используемых источников

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г.

2. Российская Федерация. Кодексы. Гражданский Кодекс Российской Федерации с изменениями и дополнениями от 13 июля 2015 года. - М: Эксмо, 2015. - 736 с.

3. Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон № 125-ФЗ [Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года: одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года] //Правовая система «Гарант»: Сайт.

4. Российская Федерация. Постановления. Постановление от 15 июня 2009 года N 477 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 1 февраля 2020 года) //Правовая система «Гарант»: Сайт.

5. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Национальный стандарт Российской Федерации: издание официальное: утвержден и введен в действие Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст: взамен ГОСТ Р 6.30-2003: дата введения 2017-07-01 // КонсультантПлюс: сайт.

6. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: национальный стандарт Российской Федерации: издание официальное: утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 года N 1185-ст: введен впервые: дата введения 2014-03-01 // КонсультантПлюс: сайт.

7. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования - 26 марта 2019 г. // КонсультантПлюс: сайт.

8. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации: утверждены Приказом Росархива от 13.02.2002.

9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации: утверждены Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций российской Федерации от 18 января 2007 г.

10. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации: утверждены Приказом Росархива от 13.02.2002.

11. Российская Федерация. Перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерством культуры РФ от 20 декабря 2019 г. № 236 // КонсультантПлюс: сайт.

12. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): учебное пособие / М.И. Басаков. - М: КноРус, 2018. - 596 c.

13. Бурова Е.М. Справочник по архивному делу для работников организаций: справочник / Е. М. Бурова, Н. А. Муравьева. - М: Юрайт, 2018. - 398 с.

14. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие/ Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - Москва: ИНФРА-М, 2020. - 304 с.

15. Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М: Юрайт, 2018. - 295 с.

16. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М: Инфра-М, 2017. - 256 с.

17. Козлов В.П. Документальная память в архивоведческом знании: учебное пособие / В.П. Козлов. - М: Юрайт, 2017. - 276 с.

18. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебник / С.Л. Кузнецов - М: Юрайт, 2017. - 470 с.

19. Прозорова В.Б. Архивная терминология: учебное пособие / В.Б. Прозорова, В. Буат, М.-А. Шабен, Т.И. Хорхордина. - М: Юрайт, 2018. - 319 с.

20. Раскин Д.И. Архивоведение: учебник / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. -- Москва: Юрайт, 2019. -- 383 с. -- (Бакалавр. Академический курс).

21. Раскин Д.И. Методика и практика архивоведения: учебник для среднего профессионального образования / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. -- Москва: Юрайт, 2019. -- 339 с. -- (Профессиональное образование).

22. Тельчаров А.Д. Архивоведение: учеб. пособие / А.Д. Тельчаров - Москва: Дашков и К, 2017. - 184 с.

23. Цеменкова С.И. Архивоведение: История архивов России с древнейших времен до начала ХХ века: учеб. пособие для среднего профессионального образования / С.И. Цеменкова; под научной редакцией Л.Н. Мазур. -- Москва: Юрайт, 2019. -- 153 с. -- (Профессиональное образование).

Размещено на Allbest.ru

...